關(guān)于電算化會計帳表審計問題的探討

1、關(guān)于電算化會計帳表審計問題的探討 電算化會計在我國開展20多年來，已經(jīng)歷了萌芽、緩慢發(fā)展和逐步完善等三個階段。在這期間，財務(wù)軟件的功能趨于更加完善和科學(xué)，電算化會計理論已從無到有建立和完善起來，同時也產(chǎn)生了大批電算化會計復(fù)合型人才，這一切都大大地促進(jìn)了我國電算化會計事業(yè)和經(jīng)濟(jì)建設(shè)的發(fā)展。相反，為經(jīng)濟(jì)建設(shè)“保駕護(hù)航”的審計，由于理論和實踐研究的滯后，人才的匱乏而處于落后地位，尤其在電算化會計普遍開展的今天，在實際審計工作中，審計人員對以磁性介質(zhì)（或光質(zhì)）形式存在的帳表數(shù)據(jù)不適應(yīng)，難以開展有效的電算化審計。本文中，筆者以ufsoft 8.x的帳表系統(tǒng)為基礎(chǔ)，對電算化會計帳表審計的前提、開展方式、實

2、施步驟、技術(shù)方法和審計要點等幾個問題進(jìn)行探討，期望能對審計人員解決實際難題有所裨益。 一、電算化會計帳表審計的前提 電算化會計帳表審計的前提是：必須保證電子數(shù)據(jù)的“原始性”，即電子數(shù)據(jù)是真實、可靠的、可以作為有效數(shù)據(jù)來進(jìn)行審計。按照1996年12月聯(lián)合國通過的正式法律范本電子商務(wù)示范法的規(guī)定，電子數(shù)據(jù)作為有效的法律依據(jù)，必須滿足三個條件：（1）電子數(shù)據(jù)的生成、存儲和傳遞過程是可靠的；（2）有關(guān)責(zé)任人已對數(shù)據(jù)進(jìn)行加密式的數(shù)字簽名；（3）執(zhí)行數(shù)據(jù)專人管理和確保數(shù)據(jù)的完整性和安全性。在我國，以聯(lián)合國的電子商務(wù)示范法為標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格制定“電子數(shù)據(jù)”的有效條件是不現(xiàn)實的，在實踐中也難以貫徹下去。目前，行之有效

3、的方法是按照有關(guān)財經(jīng)法規(guī)的規(guī)定，制定切實有效的內(nèi)部控制制度，并嚴(yán)格貫徹實施。只有這樣，才能最大程度上保證電子數(shù)據(jù)的“原始性”，否則，電算化會計帳表審計就失去意義。 二、電算化會計帳表審計的開展方式 電算化會計帳表審計的開展，就其實施的技術(shù)手段或?qū)τ嬎銠C(jī)利用程度來說，可分為繞過計算機(jī)審計方式、通過計算機(jī)審計方式和利用計算機(jī)審計方式三種。雖說這三種方式是隨電算化審計的發(fā)展而先后產(chǎn)生的，其技術(shù)含量也各不相同，但其實施的主要對象都是電子數(shù)據(jù)，并且在實際應(yīng)用中也絕不是對立的，可根據(jù)審計對象和審計人員業(yè)務(wù)素質(zhì)等實際情況而靈活選擇。 1.繞過計算機(jī)審計方式 這種審計方式大約產(chǎn)生在20世紀(jì)50年代中期60年代

4、中期。在這一方式下，審計人員只是對帳表的輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)（指對紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)）進(jìn)行靜態(tài)審計，而對電算化會計信息系統(tǒng)置之不理，是一種最簡單和最直接的電算化審計方式。 2.通過計算機(jī)審計方式 隨著計算機(jī)技術(shù)和財務(wù)軟件技術(shù)的發(fā)展，大約在20世紀(jì)70年代80年代，審計人員越來越發(fā)現(xiàn)帳表軟件輸入數(shù)據(jù)和輸出數(shù)據(jù)缺乏必然的聯(lián)系；另外，數(shù)據(jù)文件的更新方法和速度以及打印輸出的滯后性，讓審計人員覺得有必要適時地對電算化會計信息系統(tǒng)進(jìn)行審計。在這種審計方式下，電算化會計信息系統(tǒng)開始被作為審計的對象，但計算機(jī)主要是作為審計對象而存在著。 3.利用計算機(jī)審計方式 20世紀(jì)80年代以來，在審計人員掌握了一定的計算機(jī)

5、知識及其應(yīng)用技術(shù)后，他們發(fā)現(xiàn)許多電算化審計工作可以由計算機(jī)代替人來完成，而且工作效率較高。計算機(jī)作為有力的審計工具，被用來進(jìn)行隨機(jī)抽樣（生成隨機(jī)數(shù)表）、打印函證、打印數(shù)據(jù)，進(jìn)行實質(zhì)性測試中的趨勢分析、完成情況分析、比較分析，以及基于應(yīng)用軟件，如excel和程序的自動審計（從獲取審計資料到具體審計，直至出具標(biāo)準(zhǔn)審計報告，皆由計算機(jī)來自動完成）等，是電算化審計方式中技術(shù)含量最高、對人員素質(zhì)要求也最高的一種審計方式。 三、電算化會計帳表審計的實施步驟 電算化會計帳表審計基本上都有三個步驟，即符合性測試、實質(zhì)性測試和審計報告。符合性測試階段，審計的對象主要是企業(yè)的內(nèi)部控制制度，包括帳務(wù)系統(tǒng)和報表系統(tǒng)的

6、內(nèi)部控制制度，從而決定數(shù)據(jù)有效性的高低（h高l低）；實質(zhì)性測試階段，被審計的對象不同，則步驟不同，其主要目的在于根據(jù)符合性測試的結(jié)果，決定重點審計的項目和抽取樣本的數(shù)量（hs小lb大，h、l為數(shù)據(jù)有效性，s、b為樣本量），進(jìn)行實質(zhì)性審計，最后確定審計結(jié)論。審計報告是在審計結(jié)束階段完成的，主要就審計結(jié)論，提出糾錯措施和合理化建議。在這三個階段當(dāng)中，實質(zhì)性測試是工作量最大、持續(xù)時間最長的一步，直接關(guān)系到審計工作的效果。下面就帳表系統(tǒng)實質(zhì)性測試的具體環(huán)節(jié)加以說明： 1、對帳務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)性測試 帳務(wù)系統(tǒng)的實質(zhì)性測試應(yīng)確立“總帳”的核心地位，從總帳開始，按照總帳科目匯總表日記帳、重點科目明細(xì)帳憑證匯總表

7、或抽樣憑證原始數(shù)據(jù)資料的順序來進(jìn)行。 2、對報表系統(tǒng)的實質(zhì)性測試 報表系統(tǒng)的實質(zhì)性測試應(yīng)確立“取數(shù)公式”和“報表文件”同等的核心地位，按照從報表格式和欄目取數(shù)公式報表文件的次序來開展審計工作。在這里，需要指出的是審計人員不要只對輸出數(shù)據(jù)的載體“報表文件”予以特別的關(guān)注。 另外，在實際工作中，如何確定電算化會計帳表的綜合審計步驟，即先帳后表或先表后帳，關(guān)鍵在于認(rèn)清帳表各項目間的聯(lián)系，審計的順序根據(jù)審計人員的經(jīng)驗和實際情況來確定。 四、電算化會計帳表審計的技術(shù)方法 電算化會計帳表審計的技術(shù)方法，是指在審計實踐中，針對某一審計對象或內(nèi)容所采用的帶有一般性特征的具體方法。 1、對于內(nèi)部控制制度（含內(nèi)部

8、控制方法）的審計 對于內(nèi)部控制制度（含內(nèi)部控制方法）的審計，一般采用查詢、調(diào)研、函證、實地驗證、重復(fù)驗證等方法。 2、對于軟件及程序功能的審計 對于軟件及程序功能的審計，一般采用查詢、專家會議、實地驗證、重復(fù)驗證等方法。 3、對于以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計 對于以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計，可采用傳統(tǒng)審計的一些技術(shù)方法，如函證、統(tǒng)計抽樣、比較、查詢、統(tǒng)計分析、點估計和區(qū)間估計等。 4、對于電子數(shù)據(jù)（主要指電子數(shù)據(jù)樣本）的審計 對于電子數(shù)據(jù)（主要指電子數(shù)據(jù)樣本）的審計是電算化會計帳表審計的難點。就技術(shù)方法而言，與以紙質(zhì)形式存在的數(shù)據(jù)的審計方法相似，但采用的具體做法則有所不同： 第一種做法，將有關(guān)數(shù)

9、據(jù)打印出來，然后對傳統(tǒng)形式帳簿和報表進(jìn)行審計； 第二種做法，利用帳務(wù)系統(tǒng)的“計劃管理功能”、報表系統(tǒng)的“用戶菜單”功能（二次開發(fā)窗口），編制用戶程序，進(jìn)行有關(guān)的自動取數(shù)、比較、分析； 第三種做法，使用實用軟件，如excel編制一個模板進(jìn)行數(shù)據(jù)的采集、比較、分析。excel電子表有強(qiáng)大的數(shù)據(jù)管理功能，在會計和審計電算化中的應(yīng)用都非常廣泛。審計人員可利用excel中的query功能將帳表的有關(guān)數(shù)據(jù)庫自動轉(zhuǎn)換成excel能識別的數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)，然后利用excel的命令或函數(shù)來完成數(shù)據(jù)的比較分析等諸工作。當(dāng)然，用戶若能使用excel的“宏”功能編制一個宏程序來自動完成有關(guān)數(shù)據(jù)的采集、比較、分析為最好。 第

10、四種做法，利用軟件技術(shù)開發(fā)一個審計軟件（在多數(shù)單位采用同一公司產(chǎn)品的行業(yè)或集團(tuán)，如煙草行業(yè)，開發(fā)和推廣商品化通用審計軟件不僅可行而且前景良好），替代審計人員的如數(shù)據(jù)的采集，比較、分析等部分審計工作。但這種做法和上面做法一樣，其技術(shù)上存在一定難題，即必須充分了解帳表系統(tǒng)的數(shù)據(jù)庫文件（含數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)）的設(shè)計。目前，數(shù)據(jù)庫技術(shù)可以說是財務(wù)軟件的核心技術(shù)，事關(guān)一個軟件公司的生存和發(fā)展。雖然，財務(wù)軟件功能規(guī)范和財務(wù)軟件數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)對財務(wù)軟件的功能和數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)等作了明確的規(guī)定，以便于財務(wù)數(shù)據(jù)的合并、相互轉(zhuǎn)換和二次開發(fā)，但軟件廠商在確保商業(yè)秘密、建立競爭優(yōu)勢的利益驅(qū)動下，總將數(shù)據(jù)庫設(shè)計得讓人很難看出端倪。所以

11、，要開展真正意義上的審計電算化，還不僅是審計本身的事。 五、電算化會計帳表審計的要點 把握電算化會計帳表審計的要點，可以避免審計工作中出現(xiàn)“揀了芝麻，丟了西瓜”式的抓不住重點和“只見樹木，不見森林”式看不到全面的現(xiàn)象，也可以節(jié)時省力，提高工作效率。 1、賬務(wù)系統(tǒng)的審計要點 賬務(wù)系統(tǒng)的審計要點有以下五個方面：（1）財務(wù)分工設(shè)置及其權(quán)限保證功能和具體設(shè)置；（2）憑證的填制、修改、刪除功能和具體操作；（3）復(fù)核人員的綜合素質(zhì)和職責(zé)履行狀況；（4）轉(zhuǎn)帳憑證的定義功能及已進(jìn)行的定義；（5）上機(jī)日志及保管情況。 2、報表系統(tǒng)的審計要點 報表系統(tǒng)的審計要點有下列三個方面：（1）報表的格式設(shè)計功能和表樣；（2）取數(shù)公式設(shè)置和實際應(yīng)用情況；（3）用戶的批命令（shl）、菜單命令（。mnu）的設(shè)置和實際應(yīng)用情況。參考文獻(xiàn) 1袁樹民。電算化審計m.上海：上海財經(jīng)