外貿(mào)公司銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制設(shè)計——以xx公司為例

1、摘 要隨著全球管理理論及信息技術(shù)迅速發(fā)展，要求我們的企業(yè)建立現(xiàn)代化制度，完善內(nèi)部控制體系的構(gòu)建，防止因內(nèi)部控制失效而發(fā)生的各類惡性事件。有效的企業(yè)銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制體系，將會保證各項業(yè)務(wù)的處理均經(jīng)授權(quán)，防止并及時發(fā)現(xiàn)錯誤及舞弊，避免管理漏洞。保證了會計核算真實合規(guī)，如實反映銷售、發(fā)貨、收款、退貨等業(yè)務(wù)信息。因此內(nèi)部控制的加強與完善是各個企業(yè)勢在必行的舉措。本文將介紹內(nèi)部控制的相關(guān)概念，闡述內(nèi)部控制的發(fā)展歷程，以及對企業(yè)的重要性。同時將詳細闡述銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的建立。文章還會通過對山州美公司在銷售與收款環(huán)節(jié)的內(nèi)部控制的實例分析，找出其存在的不足與缺陷同時建議其采取相應(yīng)的加強內(nèi)部控制

2、的措施。關(guān)鍵詞：外貿(mào)公司；內(nèi)部控制；銷售與收款I(lǐng)AbstractWith global management theory and information technology rapid development, we are required to establish a modern enterprise system, perfect the internal control system construction, due to the failure of the internal control of vicious incidents happened. Effective b

3、usiness sales and payment link, ensure the internal control system of various business processing are authorized, prevent and the discovery of the error in time and fraud, avoid management disfigurement. Ensure the accounting real compliance, and truthfully reflect the sales, delivery, collection, r

4、eturn of business information.So the strengthening and improving the internal control is the measure of each enterprise 。This paper will introduce the internal control relevant concept, this paper expounds the development course of internal control, and the importance of enterprises. Meanwhile will

5、detail sales and gathering links the establishment of internal control. The article also will be based on WanShiXing import &export Co., LTD, hangzhou in sales and gathering link of internal control case analysis, find out the deficiency and defects also advised them to adopt corresponding strengthe

6、ning internal control measures. Keywords: Internal control; Sales and payment;Foreign trade company II目 錄1 內(nèi)部控制理論研究及其評述11.1 內(nèi)部控制的發(fā)展演進11.1.1 國外內(nèi)部控制的發(fā)展歷程11.1.2 國內(nèi)內(nèi)部控制的發(fā)展歷程11.2 內(nèi)部控制的基礎(chǔ)理論21.3 內(nèi)部控制的框架31.4 內(nèi)部控制的評價31.5 內(nèi)部控制的實踐與經(jīng)驗42 銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制研究52.1 銷售與收款業(yè)務(wù)的控制流程52.2 銷售與收款業(yè)務(wù)的控制目標62.3 銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計63 山州美公司

7、銷售與收款內(nèi)部控制簡介83.1 公司概況83.2 公司組織架構(gòu)83.3 公司銷售與收款業(yè)務(wù)流程94 山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制體系的評價與分析144.1 山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的缺陷與不足144.1.1 銷售控制環(huán)節(jié)154.1.2 收款控制環(huán)節(jié)154.2 對于山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制缺陷的建議164.2.1 銷售控制環(huán)節(jié)164.2.2 收款控制環(huán)節(jié)16結(jié) 論18參考文獻19致 謝20III近年來，國際國內(nèi)一些著名的企業(yè)相繼爆出丑聞，引發(fā)一系列連鎖反應(yīng)，造成了及其嚴重的后果。探其原因，最重要的是企業(yè)內(nèi)部控制存在缺陷，不能及時發(fā)現(xiàn)和有效控制經(jīng)營中存在的風險。內(nèi)部控制是現(xiàn)代企業(yè)管理框

8、架的組成部分，是企業(yè)持續(xù)發(fā)展的制度保證?，F(xiàn)代企業(yè)理論和管理實踐表明，企業(yè)的一切管理工作都是從建立和健全內(nèi)部控制開始的，企業(yè)的一切活動都無法游離于內(nèi)部控制之外。1 內(nèi)部控制理論研究及其評述1.1 內(nèi)部控制的發(fā)展演進1.1.1 國外內(nèi)部控制的發(fā)展歷程在國外，內(nèi)部控制的發(fā)展歷程一般可以劃分為五個階段：內(nèi)部牽制、內(nèi)部控制制度、內(nèi)部控制結(jié)構(gòu)、內(nèi)部控制整體框架和基于風險管理整合框架的內(nèi)部控制（潘琰，2008）。內(nèi)部控制的思想源遠流長，據(jù)史料記載公元前3600年前的美索不達米亞文化就已經(jīng)出現(xiàn)了內(nèi)部牽制的做法，這是內(nèi)部控制的雛形，也是早期的內(nèi)部控制。19世紀中葉至20世紀初期，伴隨著資本與技術(shù)的發(fā)展內(nèi)部牽制逐

9、步走向成熟。一般認為，20世紀40年代至70年代屬于內(nèi)部控制階段。在這一階段，內(nèi)部控制逐步形成了基于業(yè)務(wù)結(jié)構(gòu)進行控制的特點，除了在資產(chǎn)保管和記錄方面發(fā)揮作用外，還擴展到組織的其他領(lǐng)域。20世紀70年代，內(nèi)部控制研究的重點從一般含義向具體內(nèi)容延伸。美國反虛假財務(wù)報告委員會自成立之日起就致力于對內(nèi)部控制的不懈探索。1992年9月，其下屬的COSO委員會發(fā)布了指導(dǎo)內(nèi)部控制實踐的綱領(lǐng)性文件內(nèi)部控制整體框架，這一報告的出現(xiàn)在內(nèi)部控制發(fā)展史上留下了濃墨重彩的一筆。2004年10月，COSO委員會在吸收了各方面關(guān)于風險管理研究成果的基礎(chǔ)上，正式頒布了企業(yè)風險管理整合框架。1.1.2 國內(nèi)內(nèi)部控制的發(fā)展歷程我

10、國內(nèi)部控制管理仍以政府為主導(dǎo)，通過政府頒布的法規(guī)從外部要求企業(yè)進行內(nèi)部控制規(guī)范（劉曉蕓，2005）。我國企業(yè)內(nèi)部控制制度的建設(shè)，經(jīng)歷了循序漸進、逐步完善的過程，各單位內(nèi)部控制制度的建立完善程度和運行狀況不盡相同（王俊霞，2010）。1986年，財政部頒布的會計基礎(chǔ)工作規(guī)范，提出內(nèi)部會計控制的要求，這是新中國成立后最早提及內(nèi)部控制的規(guī)范文件。中國注冊會計師協(xié)會1996年發(fā)布的獨立審計具體準則第九號內(nèi)部控制與審計風險定義為：內(nèi)部控制是指被審計單位為了保證業(yè)務(wù)活動的有效進行，保證資產(chǎn)的安全和完整、防止、發(fā)現(xiàn)、糾正錯誤與舞弊，保證會計資料的真實、合法、完整而制定和實施的程序。我國財政部2001年6月發(fā)

11、布的內(nèi)部會計控制規(guī)范基本規(guī)范中定義為：內(nèi)部控制是指單位為了提高會計信息質(zhì)量，保護財產(chǎn)的安全、完整，確保有關(guān)法律法規(guī)和規(guī)章制度執(zhí)行而制定和實施的和方法和程序。通過相關(guān)學者的研究和以我國目前的情況來看，我國的內(nèi)部控制相對于國外來講起源較晚。相比較國外的內(nèi)部控制，我國的內(nèi)部控制還存在著很多缺陷與不足。我國最初的內(nèi)部控制僅僅只是在財務(wù)會計上做了相關(guān)控制，目的是為了提高企業(yè)的會計信息質(zhì)量，保護資產(chǎn)的安全、完整。而發(fā)展至今，我國的內(nèi)部控制雖然有了一定程度的提高，但仍然相對滯后，很多企業(yè)的內(nèi)部控制，還只是停留在內(nèi)部牽制這一階段。把目標僅僅放在崗位分離，職責分工等相對基礎(chǔ)層面上。因此內(nèi)部控制并沒有在這些企業(yè)中

12、起著應(yīng)有的作用。1.2 內(nèi)部控制的基礎(chǔ)理論內(nèi)部控制的基礎(chǔ)理論是指為內(nèi)部控制體系的構(gòu)建及其作用的發(fā)揮指明方向和提供各種支持的理論（朱榮恩，2005）。由于內(nèi)部控制系統(tǒng)涉及到了各個方面，因此有必要提出一些基本的理論。（1）內(nèi)部控制的基本假設(shè)，當人們在面對未經(jīng)確切認識和無法正面論證的經(jīng)濟事務(wù)與現(xiàn)象時，根據(jù)已有的知識與經(jīng)驗，經(jīng)過思考后提出了一些假定和設(shè)想。有控制實體假設(shè)，它是對內(nèi)部控制活動空間范圍的假定；可控性假設(shè)，它假定控制對象是可控的；復(fù)雜人性假設(shè)，它假定人性的最復(fù)雜，難以琢磨的；不串通假設(shè)，它假定任何控制實體的相關(guān)人員都不會合謀。（2）內(nèi)部控制的基本原則：合法性原則，它指內(nèi)部控制應(yīng)該是符合法律和

13、行政法規(guī)的；全面性原則，指的是內(nèi)部控制在層次上涵蓋企業(yè)的各個層面；重要性原則，在控制過程中對具有關(guān)鍵意義的那些因素或業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)加以重點控制；有效原則，指內(nèi)部控制應(yīng)當能夠為內(nèi)部控制目標的實現(xiàn)提供合理保證；制衡性原則，指人們在辦理具有風險的經(jīng)濟業(yè)務(wù)時，對涉及不相容的職務(wù)應(yīng)該嚴格分離；適應(yīng)性原則，指內(nèi)部控制應(yīng)當合理體現(xiàn)企業(yè)經(jīng)營規(guī)模、業(yè)務(wù)范圍、業(yè)務(wù)特點、風險狀況以及所處具體環(huán)境等方面的要求；成本效益原則，指在保證有效性的原則下，合理權(quán)衡成本與效益的關(guān)系，爭取以合理的成本實現(xiàn)更為有利的收益。1.3 內(nèi)部控制的框架按照企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范的規(guī)定，我國企業(yè)內(nèi)部控制整體框架由五要素組成：內(nèi)部環(huán)境、風險評估、控制

14、活動、信息與溝通和內(nèi)部監(jiān)督。內(nèi)部環(huán)境是影響和制約企業(yè)內(nèi)部控制建立與執(zhí)行的各種內(nèi)部因素的總稱，是企業(yè)實施內(nèi)部控制的基礎(chǔ)。包括公司治理結(jié)構(gòu)、機構(gòu)設(shè)置及權(quán)責分配、內(nèi)部審計、人力資源政策、企業(yè)文化等。良好合理的內(nèi)部環(huán)境將有利于內(nèi)部控制的實施。風險評估，風險是指一個潛在事物的發(fā)生對目標的實現(xiàn)產(chǎn)生影響的可能性。由于企業(yè)所處環(huán)境的不確定性，可能隨時會面臨不同的風險。因此內(nèi)部控制就要對這些風險加以識別和評估，并采取相應(yīng)的措施以規(guī)避或降低風險?？刂苹顒樱瞧髽I(yè)管理層制定和實施的各種政策與程序。企業(yè)應(yīng)當結(jié)合風險評估結(jié)果，通過各種控制活動，運用相應(yīng)控制措施，將風險降低在可承受范圍內(nèi)。信息與溝通，指企業(yè)及時、準確、

15、完整地收集各種與企業(yè)經(jīng)營相關(guān)的信息，并用適當?shù)姆绞桨研畔⒃谄髽I(yè)相關(guān)層級、員工之間及時傳遞、有效溝通和正確運用的過程。內(nèi)部監(jiān)督，企業(yè)在設(shè)計內(nèi)部控制時，由于認識局限等原因不能設(shè)計出完美的制度或者在實施過程中由于種種原因不能有效運行，因此在實際過程中應(yīng)該對內(nèi)部控制的運行情況加以監(jiān)督檢查，及時發(fā)現(xiàn)不足，從而完善內(nèi)部控制制度。1.4 內(nèi)部控制的評價內(nèi)部控制的評價，是指企業(yè)董事會和管理層實施的，對企業(yè)內(nèi)部控制的合理性、健全性和有效性進行評價，形成評價結(jié)論，出具評價報告的過程。企業(yè)通過一般標準，即完整性、有效性、經(jīng)濟性，根據(jù)企業(yè)的整體實際情況，制定內(nèi)部控制評價工作方案，明確評價目的、范圍、組織、標準、方法、

16、進度安排和費用預(yù)算等內(nèi)容。通過對以上介紹的內(nèi)部控制框架的五個要素及詳細評價得出相應(yīng)結(jié)論，匯總評價結(jié)果，編制評價報告。1.5 內(nèi)部控制的實踐與經(jīng)驗企業(yè)的內(nèi)部效果不佳的原因有：（1）公司治理層面控制無效，致使內(nèi)部控制失效。中航油 （新加坡） 公司因石油衍生產(chǎn)品交易，總計虧損5.5億美元的事實，完全是由于中航油的內(nèi)控機制失靈， 決策者一意孤行造成的結(jié)果。 “三鹿集團” 的奶粉事件， 導(dǎo)致三鹿集團破產(chǎn)。（2）內(nèi)部控制制度總體性不足，導(dǎo)致可操作效果不佳（周志勇，2009）。隨著我國經(jīng)濟的日益發(fā)展，在我國特殊的文化背景下，絕大多數(shù)民營企業(yè)都是私人所有，就算是上市股份有限公司，實際控股也是個人。因此企業(yè)往往

17、存在著“一把手”說了算的現(xiàn)象，雖然公司有完整的組織架構(gòu)，但往往到最后實際做決策的還是公司老總一個人。這樣實際上就使得公司的治理層面控制失效，不能充分發(fā)揮公司治理層的作用。在我國目前的企業(yè)內(nèi)部控制制度下，其主要作用的是審計部或財務(wù)部。財務(wù)部主導(dǎo)的內(nèi)部控制制度往往側(cè)重于企業(yè)的會計信息的正確、完整或者財務(wù)的運營效率等，因此它往往忽視了企業(yè)在經(jīng)營過程中其他各個流程制度運行的效率。而企業(yè)審計部門往往只停留在職責分工，職責分離的基礎(chǔ)層面上，缺乏事前和事后的控制。因此為了企業(yè)長期健康合理有效的發(fā)展，企業(yè)必須建立健全企業(yè)內(nèi)部控制制度，嚴格執(zhí)行各項規(guī)章制度。（1）在企業(yè)經(jīng)營權(quán)和管理權(quán)分離的情況下，企業(yè)管理層必須

18、得到充分授權(quán)，有權(quán)決定相關(guān)政策，而不是到最后還是由老總說了算，損害了公司的利益。（2）企業(yè)必須完善內(nèi)部控制制度建設(shè)，通過各種渠道提升員工對內(nèi)部控制的認識。加強各部門之間的有效溝通。通過各部門的有效協(xié)作，完整執(zhí)行公司的內(nèi)部控制制度。2 銷售與收款循環(huán)內(nèi)部控制研究銷售與收款是指企業(yè)銷售商品、提供勞務(wù)以及由此引起的款項收取的業(yè)務(wù)活動。銷售與收款業(yè)務(wù)是企業(yè)的基本業(yè)務(wù)，而且銷售與收款的每一筆業(yè)務(wù)的發(fā)生都涉及企業(yè)內(nèi)部多個部門和多個環(huán)節(jié)。由于銷售與收款涉及的部門多、環(huán)節(jié)多，再加上銷售收入確認的復(fù)雜性以及應(yīng)收賬款收回中的風險性，所以，銷售與收款業(yè)務(wù)容易產(chǎn)生舞弊行為。因此，更應(yīng)加強和健全銷售與收款的內(nèi)部控制。2

19、.1 銷售與收款業(yè)務(wù)的控制流程銷售與收款循環(huán)涉及的業(yè)務(wù)流程（圖1）。銷售計劃接受訂單授信額度收款發(fā)貨會計記錄應(yīng)收款開票圖1 銷售與收款業(yè)務(wù)流程圖資料來源：自己整理得出制定銷售計劃，根據(jù)企業(yè)的生產(chǎn)能力和市場對產(chǎn)品的需求情況，確定銷售計劃。訂單處理，根據(jù)客戶的訂單，結(jié)合企業(yè)的生產(chǎn)能力決定是否接收客戶訂單。賒銷批示，由信用部門根據(jù)客戶信用狀況確定是否賒銷以及賒銷信用額度。發(fā)貨，倉庫根據(jù)銷售通知單組織發(fā)貨，并編制發(fā)貨憑證。開票，在對銷售訂單、銷售通知單和出庫單等核對無誤的前提下，會計部門開具發(fā)票給客戶。會計記錄，會計部門根據(jù)發(fā)票、出庫單等原始憑證對企業(yè)銷售業(yè)務(wù)進行會計核算。2.2 銷售與收款業(yè)務(wù)的控制

20、目標對銷售與收款業(yè)務(wù)進行控制，必須首先明確其控制目標。（1）保證銷售收入真實，合理地確認銷售與收入。企業(yè)通過銷售，商品價值得以實現(xiàn)，既可以收回成本，還可以獲得利潤，保證企業(yè)再生產(chǎn)和不斷壯大。（2）保證應(yīng)收賬款的真實性，及時足額收回貨款。企業(yè)為了占領(lǐng)市場，往往采取靈活多樣的銷售方式，如賒銷、分期收款、委托代銷等方式，從而產(chǎn)生了大量的應(yīng)收賬款，致使企業(yè)管理面臨困難。因此企業(yè)必須對應(yīng)收賬款采取嚴格的控制，保證應(yīng)收賬款的真實性和完整性，以及在會計報表上的正確披露。（3）保證銷售會計記錄的完整和正確。企業(yè)銷售收入的核算關(guān)系到企業(yè)的損益計算，也直接關(guān)系著國家稅收的計算和繳納。因此在對銷售與收入業(yè)務(wù)進行會計

21、核算時，應(yīng)根據(jù)審核無誤的銷售發(fā)票，發(fā)貨單以及辦理的其他相關(guān)手續(xù)進行會計記錄，保證會計核算真實反映銷售、發(fā)貨、回款、退貨等業(yè)務(wù)信息。2.3 銷售與收款業(yè)務(wù)內(nèi)部控制制度設(shè)計企業(yè)制定切實可行的銷售與收款內(nèi)部控制制度,可提高企業(yè)經(jīng)濟效益,使企業(yè)具有強盛的生命力,進入良好和健康的發(fā)展軌道（郭興華，2009）。所以在當下競爭日趨激烈的市場環(huán)境下，各企業(yè)必須加強與完善企業(yè)內(nèi)部銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制體系，使企業(yè)在激烈的競爭環(huán)境中占有一席之地。筆者通過相關(guān)文獻的閱讀與思考，歸納總結(jié)出以下幾點。（1）崗位分工控制，為了保證銷售循環(huán)業(yè)務(wù)的有效性和可靠性。應(yīng)按各相關(guān)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)進行明細分工，以加強內(nèi)部牽制，防止錯誤和舞

22、弊行為的發(fā)生。因此企業(yè)應(yīng)當建立銷售與收款業(yè)務(wù)的崗位責任制，明確相關(guān)部門和崗位的職責和權(quán)限，確保辦理銷售與收款業(yè)務(wù)的不相容崗位相互分離、制約和監(jiān)督。不相容崗位至少包括：客戶信用調(diào)查評估；銷售合同的審批、簽訂與辦理發(fā)貨；銷售貨款的確認、回收與相關(guān)會計記錄；銷售退回貨品的驗收、處置與相關(guān)會計記錄；壞賬準備的計提與審批、壞賬的核銷與審批。（2）授權(quán)批準控制，授權(quán)審批是指每一項經(jīng)濟業(yè)務(wù)的執(zhí)行必須經(jīng)過一定形式的授權(quán)或批準；有效的授權(quán)審批應(yīng)明確授權(quán)的責任和建立經(jīng)濟業(yè)務(wù)授權(quán)審批的程序。企業(yè)應(yīng)當根據(jù)具體情況對辦理銷售業(yè)務(wù)的人員進行崗位輪換或者管區(qū)、管戶調(diào)整，防止銷售人員將企業(yè)客戶資源變?yōu)閭€人私屬資源，從事舞弊活

23、動，損害企業(yè)的利益。（3）銷售與發(fā)貨控制，銷售環(huán)節(jié)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)。企業(yè)要提高在市場經(jīng)濟環(huán)境中的競爭能力，就必須擴大銷售，提高市場占有率。隨著市場經(jīng)濟的發(fā)展，社會競爭的加劇，我們必須制定相應(yīng)的措施，具體措施如下：企業(yè)對銷售業(yè)務(wù)建立嚴格的預(yù)算管理制度；企業(yè)建立銷售定價控制制度，定期審核并嚴格執(zhí)行；選擇客戶：充分考慮客戶信譽、財務(wù)狀況，防范不能收回貨款的風險；企業(yè)應(yīng)加強賒銷業(yè)務(wù)的管理； 企業(yè)應(yīng)當按照規(guī)定程序辦理銷售和發(fā)貨業(yè)務(wù)。（4）收款控制，企業(yè)應(yīng)按照現(xiàn)金管理暫行條例、支付結(jié)算辦法、內(nèi)部會計制度規(guī)范貨幣資金(試行)等規(guī)定，及時辦理銷售收款業(yè)務(wù)。對賒銷業(yè)務(wù)的應(yīng)收賬款或應(yīng)收票據(jù)必須及時分

24、戶登記。企業(yè)應(yīng)當按照客戶設(shè)置應(yīng)收賬款明細賬，及時登記每一個客戶的應(yīng)收賬款增減變動情況和信用額度情況。3 山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制簡介3.1 公司概況山州美公司是一家集外貿(mào)、外運、外經(jīng)經(jīng)營權(quán)為一體的綜合性進出口公司，主要從事自營和代理各類商品及技術(shù)的進出口業(yè)務(wù)，經(jīng)營進料加工和“三來一補”業(yè)務(wù)，開展對銷貿(mào)易和轉(zhuǎn)口貿(mào)易。經(jīng)營范圍：山州美公司提供各種精密鑄件、沙鑄件、五金工具、各種機械配件；自行車、電動車，索具等系列產(chǎn)品的出口業(yè)務(wù)。公司憑借著誠實守信、服務(wù)優(yōu)質(zhì)，與美國、德國、歐洲等地區(qū)市場合作密切，并取得了良好的經(jīng)濟效益，公司依靠自身進出口經(jīng)營權(quán)的優(yōu)勢，成功的代理多項進出口業(yè)務(wù)，在供應(yīng)商和采購商之

25、間搭起一座互利雙贏的橋梁。3.2 公司組織架構(gòu)山州美公司組織結(jié)構(gòu)圖（見圖2）?？偨?jīng)理業(yè)務(wù)部物流部財務(wù)部人事行政部生產(chǎn)部一部二部圖2 山州美公司組織架構(gòu)圖資料來源：公司內(nèi)部員工手冊組織職能：總經(jīng)理負責公司一切事物，主要對各項業(yè)務(wù)、計劃的審批；業(yè)務(wù)部負責對外貿(mào)易的各項事物，主要是取得業(yè)務(wù)，報價等；財務(wù)部負責公司的各種財務(wù)事項，包括款項的收取，財務(wù)報表的制作；人事行政部負責人事調(diào)動，員工薪酬的計算以及日常行政的一切事物；物流部負責日常貨物運輸?shù)墓芾恚簧a(chǎn)部負責客戶下訂單后的貨物生產(chǎn)。3.3 公司銷售與收款業(yè)務(wù)流程（1）接受訂單通常在正式下單之前客戶會通過相應(yīng)的途徑，比如傳真，電子郵件之類的工具了解相

26、關(guān)產(chǎn)品的一些數(shù)據(jù)、信息之類的。比如一些鑄件的型號，質(zhì)地等。在業(yè)務(wù)員接收到這些信息后會把對方需要了解的各種信息及時的反饋給對方同時確認對方需要的型號，質(zhì)地等要求。接著業(yè)務(wù)員會詢問關(guān)于材料采購的一切信息，包括需要材料的單價、數(shù)量以及生產(chǎn)周期等資料，將這些資料交由核算員匯總相關(guān)總的成本。在總成本價格之上，由業(yè)務(wù)員與對方最終確認一個價格，最后形成訂單。流程如下（見圖3）。反饋客戶信息，確認客戶需求收到客戶詢價資料后翻譯客戶詢價，咨詢相關(guān)信息確認采購信息，匯總總成本整合報價信息，制作報價單與客戶協(xié)商確認訂單圖3 訂單形成過程資料來源：根據(jù)公司流程制作（2）審核訂單并下達生產(chǎn)通知對于對方的訂單，如果貨物為

27、公司自營范圍內(nèi)，根據(jù)與對方確認的訂單中的交貨期，制作相應(yīng)的生產(chǎn)計劃。督促相關(guān)人員在規(guī)定的生產(chǎn)計劃內(nèi)完成生產(chǎn)任務(wù)。（3）驗貨在交貨期前的一周，通知公司驗貨員詳細查驗貨物。如果客人要自己或指定專門驗貨人員來驗貨的，要在交貨期一周前，通知客戶前來查驗貨物并確定驗貨日期并在驗貨日由本公司驗貨人員同時在場查驗貨物。如果客人指定由第三方驗貨公司或公正行等驗貨的，要在交貨期兩周前與驗貨公司聯(lián)系，預(yù)約驗貨時間，確保在交貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。（4）供貨與發(fā)運： 租船訂倉，如果跟客戶簽訂的合同是FOB CHINA條款，通?？蛻魰约褐付ㄟ\輸代理公司或船公司。這個時候公司會盡早與對方指定的運輸

28、公司聯(lián)系，告知公司的發(fā)貨意向，了解將要安排的出口口岸，船期等情況，同時確認工廠的交貨能否早于開船期至少一周以前，以及船期能否達到客人要求的交貨期。公司會在交貨期兩周之前向?qū)Ψ街付ㄘ涍\公司發(fā)出公司書面定倉通知，通常在開船一周前可拿到貨運公司確認的訂艙紙。但是如果是由賣方支付運費，山州美公司會在盡量短的時間內(nèi)向貨運公司或船公司咨詢船期，運價，開船口岸等相關(guān)信息。經(jīng)過逐一比較，選擇價格優(yōu)惠，信譽良好，并且船期合適的船公司，并由業(yè)務(wù)員將將相關(guān)的信息通知對方客戶。但是如客人不同意時可以由客戶指定相應(yīng)的貨運公司。安排拖柜： 工廠加工完訂單指定的貨物并且由工廠的驗貨員查驗完整貨物后，由物流部相關(guān)人員委托拖車

29、公司提柜，裝柜。同時給拖車公司傳真以下資料：定倉確認書/放柜紙，船公司，定倉號，拖柜委托書，注明裝柜時間，柜型及數(shù)量，裝柜地址，報關(guān)行，及裝船口岸等。如果有驗貨公司看裝柜，要專門聲明，不能晚到。并要求回傳一份上柜資料，列明柜號、車牌號、司機及聯(lián)系電話等。 而且要求工廠在貨柜離開工廠后盡快傳真一份裝貨通知給業(yè)務(wù)部，列明貨柜離廠時間、實際裝貨數(shù)量等，并記裝箱號碼和封條號碼作為提單的資料。要求工廠裝柜后一定要記住上封條。如果是代理出口的貨物，山州美公司會根據(jù)要求代理的公司的實際裝箱明細將對方要求代理出口的貨物按照本工廠生產(chǎn)出口的貨物流程一樣進行發(fā)貨，同時制作發(fā)票、裝箱單、提單等傳發(fā)給代理公司。具體流

30、程圖如下（見圖4）。賣方付運費FOB CHINA條款客戶不滿意自己聯(lián)系運輸公司聯(lián)系客戶指定運輸公司通過比較，選擇好的公司發(fā)貨2周前發(fā)訂艙通知告知發(fā)貨意向，了解出口口岸、船期等信息開船一周前拿到訂艙紙安排拖柜圖4 山州美公司供貨與發(fā)運過程資料來源：根據(jù)公司流程編制（5）記錄銷售每單出口業(yè)務(wù)在完成后完成登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統(tǒng)計等。 文件存檔，所有的文件、L/C和議付文件留存一整套以備查用。單證員平時收集運價變動，船期，航線，等信息，為業(yè)務(wù)員報價提供幫助。（6）收取款項準備相應(yīng)文件：如果對方客戶采取的是信用證，則要求提供的文件中，發(fā)票的日期要確定在開證日之后，交貨期之前。發(fā)票

31、中的貨物描述要與L/C上的完全相同，小寫和大寫金額都要正確無誤。L/C上對發(fā)票的條款應(yīng)顯示出來，要顯示嘜頭。如果發(fā)票需辦理對方大使館認證，一般要提前20天辦理。FORMA原產(chǎn)地證書：FORMA 原產(chǎn)地證要在發(fā)貨之前到檢驗檢疫局申辦。運輸日期要在L/C 的交貨期和開船日之前，在發(fā)票日期之后。未能在發(fā)貨之前辦理的，要辦理后發(fā)證書，需提供報關(guān)單，提單等文件。經(jīng)香港轉(zhuǎn)運的貨物，F(xiàn)ORM A證書通常要到香港的中國商檢公司辦理加簽，證明未在港對貨物進行再加工。一般原產(chǎn)地證：一般原產(chǎn)地證可在中國貿(mào)易促進會辦理。裝運通知：一般是要求在開船后幾天之內(nèi)，要通知客人發(fā)貨的細節(jié)，包括船名，航班次，開船日，預(yù)計抵港日，

32、貨物及數(shù)量，金額，包裝件數(shù)，嘜頭，目的港代理人等。有時信用證要求提供發(fā)送證明，如傳真報告書，發(fā)函底單等，必須按客人要求的時間內(nèi)辦理。裝箱單：裝箱單應(yīng)清楚地表明貨物裝箱情況。要顯示每箱內(nèi)裝的數(shù)量，每箱的毛重，凈重，外箱尺寸。按外箱尺寸計算出來的總體積要與標明的總體積相符。要顯示嘜頭和箱號，以便于客人查找。裝箱單的重量，體積要于提單相符。 交單：如果與客戶采用信用證收匯的，山州美公司會在規(guī)定的交單時間內(nèi)，備齊全部單證，并經(jīng)過相應(yīng)人員嚴格審單后，在確保沒有錯誤的情況下，才交銀行議付。但如果與客戶采用的是T/T收匯的，山州美公司會在取得提單后立即給客人傳真提單付款，在確認受到余款后的情況下公司再將提單

33、正本及相應(yīng)的其他文件寄給客人。如果與客戶采取的是T/T收匯的，公司會要求收齊全部款項后才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提單后可立即寄正本提單給客人。（7）會計記錄銷售部門在收到款項后，對需要開具增值稅專用發(fā)票的客戶開具發(fā)票。發(fā)票如圖（見圖5）。增值稅專用發(fā)票發(fā)票聯(lián)開票日期： 年 月 日購貨單位名稱納稅人識別號地址電話開戶行及賬號密碼區(qū)貨物或應(yīng)稅勞務(wù)名稱 合 計規(guī)格型號單位數(shù)量單價金額稅率稅額價稅合計（大寫） （小寫）銷貨單位名稱備注納稅人識別號地址、電話開戶行及賬號收款人： 復(fù)核： 開票人： 銷貨單位（章）圖5 增值稅專用發(fā)票樣本資料來源：公司內(nèi)部銷售人員會根據(jù)已開具發(fā)票的銷售發(fā)貨單編制

34、每日的銷售報表，財務(wù)部會根據(jù)接到銷售人員移交的發(fā)票或者相關(guān)原始憑證對其進行審核后編制收款憑證，并對其進行審核確認無誤后蓋章。出納根據(jù)收款憑證出列的金額收取款項，并登記現(xiàn)金日記賬和銀行存款日記賬，月末再由會計人員對其核對后登記總賬。具體流程圖如下（見圖6）。會計審核發(fā)票或原始憑證等銷售人員移交核對編制現(xiàn)金、銀行存款日記賬出納收取款項編制收款憑證并蓋章圖6 山州美公司收款流程資料來源：根據(jù)公司流程編制4 山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制體系的評價與分析。為了能正確調(diào)查山州美公司在銷售與收款環(huán)節(jié)內(nèi)部控體系中是否存在問題，筆者根據(jù)山州美公司的生產(chǎn)經(jīng)營特點和運行方式，設(shè)計了內(nèi)部控制調(diào)查表。這張調(diào)查表采用的是

35、封閉式問題并采取不記名的形式，參與這次調(diào)查的有公司主要領(lǐng)導(dǎo)、業(yè)務(wù)部門的主體人員、財務(wù)部及行政人事部。這次調(diào)查共發(fā)出問卷32份，有效回收率達100%，統(tǒng)計過程中，答“否”的百分比為100%,則是不健全的。答“是”的分三種情況，強、弱、一般。通過回收的表格整理統(tǒng)計總的表格（見表1）。表1 調(diào)查回收統(tǒng)計表序號調(diào)查內(nèi)容是否強一般弱1員工是否清楚了解自己的職責以及必須遵守的政策25%50%25%2公司的組織架構(gòu)是否有利于公司的長期發(fā)展12.5%40%48.5%3員工是否存在一人兼兩職以上100%4是否對市場銷售形勢及價格趨勢有專門的研究記錄10%15%75%5公司是否銷售利益最大化為目標90%10%6公

36、司是否有嚴格的價格制定程序20%25%55%7公司的訂單及價格調(diào)整是否有專門的審批程序20%35%45%8是否有對客戶的信用進行定期的評估100%9是否對發(fā)生信用風險時的應(yīng)對政策10%90%10公司的授信額度是否根據(jù)客戶的信用定期調(diào)整100%11是否對應(yīng)收賬款嚴格控制評估10&90%資料來源：調(diào)查統(tǒng)計得出4.1 山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制存在的缺陷與不足通過這次的問卷調(diào)查以及筆者在企業(yè)內(nèi)部進行相關(guān)調(diào)研后，筆者認為山州美公司在銷售與收款循環(huán)的內(nèi)部控制體系中存在著以下的問題。 4.1.1 銷售控制環(huán)節(jié)從山州美公司的組織結(jié)構(gòu)圖上來看，最上層只有一個總經(jīng)理，由總經(jīng)理負責公司日常的全部事物，再下面就是

37、部門經(jīng)理負責各個部門自己相應(yīng)的事物。這樣公司的大小事物的決定權(quán)全在總經(jīng)理一個人身上，從而會影響公司的經(jīng)營效率，因為總經(jīng)理并不是每日都在公司從事管理工作，有時還會出差等事項會影響日常的管理工作。銷售部門是業(yè)務(wù)最忙的一個部門，每天隨時都有可能有重大的訂單下達，但都必須經(jīng)過總經(jīng)理的審核確認才能正式有效。假如總經(jīng)理不在，一旦有很急的訂單需要確認，此時若得不到經(jīng)理的審核批準可能就會給公司帶來難以估計的嚴重后果。同時從組織架構(gòu)來看，山州美公司的職權(quán)分配不當，沒有信用管理部門，目前公司的客戶訂單是由銷售主管審核是否符合公司的授權(quán)標準，這樣一來充當公司信用審核的是銷售主管。由此難免會帶來不可預(yù)計的后果。銷售主

38、管為了個人利益勢必會想方設(shè)法提高自己的銷售業(yè)績，從而就會忽視客戶的信用問題。作為一個外貿(mào)公司，銷售是最主要利益的來源，如果不能在貨物已發(fā)的情況下收到款項就會給公司帶來嚴重的后果。再者公司在驗貨方面也存在著漏洞，驗貨是貨物在銷售過程中很重要的一個程序。這是關(guān)系到公司誠信問題。如果驗貨員在驗貨過程中發(fā)生錯誤，導(dǎo)致客戶在收到貨物后發(fā)生貨物的數(shù)量、質(zhì)量、型號等問題，公司就必須承擔全部的責任。到時公司不僅在財力上產(chǎn)生損失，還會損壞公司的信譽，由此可能會帶來失去客戶的嚴重后果。然而山州美公司在驗貨時是由生產(chǎn)部內(nèi)部的員工來承擔驗貨。由于貨物本身是由生產(chǎn)部生產(chǎn)，因此生產(chǎn)部內(nèi)部的員工可能會對自己生產(chǎn)的貨物盲目自

39、信，導(dǎo)致驗貨馬虎、敷衍了事。一旦驗貨發(fā)生錯誤就會給公司帶來損失。4.1.2 收款控制環(huán)節(jié)由于山州美公司本身人力及財力相對較弱，而且公司運營本身主要以銷售為導(dǎo)向的，因此目前山州美公司在運營管理中，財務(wù)部門對企業(yè)經(jīng)營戰(zhàn)略等重大決策的影響力要遠遠小銷售部門，財務(wù)部門僅僅只有3個會計和一個出納，主要負責日常賬目的記錄以及現(xiàn)金的日常管理并沒有對企業(yè)的經(jīng)營決策起到相關(guān)的作用，同時更有甚者包括公司高層管理者也是一直都認為業(yè)務(wù)部門是企業(yè)利潤的重要創(chuàng)者，從而忽視財務(wù)部門在企業(yè)經(jīng)營中的作用。沒有對應(yīng)收賬款應(yīng)有的重視，由于現(xiàn)代企業(yè)的激烈競爭，往往都會采取賒銷的方式。山州美公司同樣采取賒銷的銷售方式，對于客戶的欠款額

40、度，公司并沒有嚴格按照客戶的信用狀況分析來確定，只是主觀上根據(jù)與客戶的關(guān)系而批準客戶的欠款。對于已經(jīng)發(fā)生的應(yīng)收賬款，山州美公司并沒有嚴格控制。只是安排業(yè)務(wù)員適時地催款。財務(wù)上也沒有對應(yīng)收賬款采取嚴格的賬齡分析，提取壞賬準備。4.2 對于山州美公司銷售與收款內(nèi)部控制缺陷的建議 4.2.1 銷售控制環(huán)節(jié)（1）建立合理的組織架構(gòu)筆者認為山州美公司在組織結(jié)構(gòu)中在部門經(jīng)理之上還應(yīng)設(shè)置一至兩個副總經(jīng)理，由他們負責相應(yīng)部門的管理，不涉及重大關(guān)系的事項完全可由他們負責決定，當然如果是涉及重大事件由總經(jīng)理親自批準?？偨?jīng)理可隨時抽查各項計劃的執(zhí)行情況。這樣就可以大大提高公司的經(jīng)營效率，避免由此產(chǎn)生的損失。對于銷售

41、部門的管理應(yīng)該更加全面，對于銷售訂單的審核確認，當經(jīng)理不在時可以委托一名職務(wù)代理人根據(jù)公司的規(guī)章制度代為審核，避免由此帶來的損失。（2）嚴格職責分工筆者認為山州美公司應(yīng)該專門成立一個信用管理部門或者由業(yè)務(wù)部以外的專門人員負責管理客戶的信用問題。這不僅僅包括客戶的信用，還有貨運公司等與之相關(guān)公司的信用。通過這個信用部門及時準確地收集有效的市場動態(tài)信息。包括來自于競爭對手方面的信息和來自于商家方面的信息等。針對山州美公司在驗貨過程中存在的問題，筆者認為在驗貨的過程中，驗貨員一角應(yīng)該由生產(chǎn)部以外的員工來承擔，可以專門成立信用部門，不僅及時了解搜集客戶的信用狀況、市場行情，還可以對本部門的信用及時把握，因為貨物不對就會影響公司自己的信用問題。4.2.2 收款控制環(huán)節(jié)筆者認為，山州美公司必須逐步加強財務(wù)部門在企業(yè)經(jīng)營中的作用。通過財務(wù)部門的專業(yè)知識判斷企業(yè)在財務(wù)上所存在的問題，以及根據(jù)企業(yè)自身的財務(wù)狀況制定相應(yīng)的財務(wù)計劃。為企業(yè)的經(jīng)營決策提供依據(jù)。同時在一些細節(jié)上山州美公司也應(yīng)該加強重視。例如對于會計人員根據(jù)原始憑證制作的收款憑證應(yīng)該由其他的會計人員進行審核而不是由自己審核。這樣起不到應(yīng)有的審核作用。對于出納人員應(yīng)該及時地編制現(xiàn)金和銀行存款日記賬，對于每日的超出規(guī)定的現(xiàn)金應(yīng)該及時送存銀行，而不是隔三差五的積累到一定的數(shù)目才去送存銀行。因為現(xiàn)