信息化技術(shù)檔案管理論文

1、信息化技術(shù)檔案管理論文 1統(tǒng)計報表統(tǒng)計報表 統(tǒng)計報表的作用主要體現(xiàn)在為檔案管理員或借閱人員在相應(yīng)的模塊中自定義查詢的類型、時間、輸出文檔的格式，制定并確定輸出文檔的位置，再通過系統(tǒng)將按照先前設(shè)定路徑進(jìn)行統(tǒng)計，最后將結(jié)果輸出。 2借閱管理 對于紙質(zhì)檔案，用戶可以在查閱檔案后申請借閱檔案，但必須在規(guī)定的時限內(nèi)返還，如在借閱期滿后未有及時交還的，應(yīng)追催其予以返還。對于電子類檔案，則在審核批準(zhǔn)后予以直接下載，不受歸還時間限制。但對這一操作，需要檔案管理人員對下載用戶和文檔現(xiàn)存量進(jìn)行跟蹤統(tǒng)計。上述兩種類型的文檔，都應(yīng)進(jìn)行檢索統(tǒng)計與借閱統(tǒng)計，以便日后完善管理措施。 3銷毀管理 由于檔案數(shù)量是日積月累，庫存

2、日益龐大的，對于其中超出時效的檔案，應(yīng)及時進(jìn)行銷毀處理。由此，在進(jìn)行這一操作時，先要確保銷毀的卷宗對各個部門工作并無影響；其次要進(jìn)行文件鑒定，對于符合銷毀鑒定的劃入執(zhí)行銷毀處理類目，但需要對該范疇內(nèi)的檔案建立系統(tǒng)日志，以供日后查詢。而未能通過銷毀鑒定的檔案則應(yīng)重新收編入庫。 4提升檔案管理信息化技術(shù)的系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計以b/s架構(gòu)為例 4.1系統(tǒng)設(shè)計原則主要遵循以下幾點 第一，操作簡易原則。檔案管理人員對電腦硬件及系統(tǒng)軟件的了解度和實踐經(jīng)驗各有不同，差別較大，但大多數(shù)工作人員對windows微軟系列的辦公軟件認(rèn)知度較高。所以從操作角度出發(fā)，對于檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計，應(yīng)盡量保持與windows微軟系統(tǒng)一

3、致，降低培訓(xùn)難度，順應(yīng)常態(tài)操作慣性。第二，新穎先進(jìn)原則。系統(tǒng)設(shè)計應(yīng)結(jié)合時下最新計算機(jī)科技技術(shù)，與先進(jìn)的檔案管理理念高效融合，保證系統(tǒng)的設(shè)計具有一定現(xiàn)實意義和前瞻性。第三，權(quán)限分明原則。鑒于用戶類型與檔案使用目的的不同，應(yīng)當(dāng)對用戶權(quán)限作出分類，以免檔案資料直接面向復(fù)雜的用戶群，埋下安全隱患。 4.2系統(tǒng)架構(gòu)設(shè)計 信息化實踐中，系統(tǒng)開發(fā)三層b/s結(jié)構(gòu)（如圖3-1所示）即瀏覽器、服務(wù)器、數(shù)據(jù)庫。第一層操作層。用戶操作后，通過瀏覽器將操作指令傳輸?shù)椒?wù)器。瀏覽器的主要功能是用戶操作與呈現(xiàn)查詢的結(jié)果。第二層服務(wù)器。技術(shù)這是一個功能層，主要負(fù)責(zé)分析和執(zhí)行用戶的要求，并直接與數(shù)據(jù)庫進(jìn)行連接。第三層數(shù)據(jù)層。而

4、本次系統(tǒng)開發(fā)使用的是sqlserver數(shù)據(jù)庫。首先，對系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的設(shè)計包括兩大模塊：數(shù)據(jù)庫概念結(jié)構(gòu)與數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)的設(shè)計。數(shù)據(jù)庫邏輯結(jié)構(gòu)就是數(shù)據(jù)庫中的各類數(shù)據(jù)表，而正是這些數(shù)據(jù)表定義了數(shù)據(jù)存儲方式。其次，對用戶信息表的設(shè)計。用戶基本信息就是登記使用系統(tǒng)的每一用戶的詳細(xì)信息（如圖3-2所示）。再有，對統(tǒng)計查詢功能的設(shè)計。統(tǒng)計報表類數(shù)據(jù)要包括審核人、審核時間、報表編號、報表類型、備注、報表類型、操作員編號、生成時間、有效期限等。統(tǒng)計查詢功能是本系統(tǒng)開發(fā)的特點之一，其統(tǒng)計結(jié)果可以在上級決策時作為重要參考。最后，對檔案表的設(shè)計。檔案表是系統(tǒng)區(qū)分不同類型檔案的重要依據(jù)，規(guī)定了不同檔案的類型（如圖3-3所示）。針對紙質(zhì)檔案，需要加設(shè)檔案存放地址與卷標(biāo)；對于電子文檔，則要加入電子存放網(wǎng)址。如檔案名為漢字，最長可以允許25個漢字，檔案編號最長可以允許32位長度，即50位寬度。 5結(jié)語 上述對系統(tǒng)模塊劃分、解析及每一功能模塊的子功能進(jìn)行了論證，確定了系統(tǒng)設(shè)計目標(biāo)及原則，明確了系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫的邏輯及概