學(xué)校檔案工作的新思考

1、學(xué)校檔案工作的新思考 面對(duì)檔案工作中的一系列問(wèn)題。應(yīng)該用創(chuàng)新的思維開展高等院校檔案工作，使檔案工作更好的服務(wù)于院校建設(shè)，總結(jié)以下幾點(diǎn): (一)理念創(chuàng)新 理念的提高是檔案工作發(fā)展的重要基石。思路決定了事業(yè)的發(fā)展方向，檔案工作管理應(yīng)該堅(jiān)持創(chuàng)新的理念，運(yùn)用先進(jìn)的檔案管理理念，在科學(xué)發(fā)展觀的指導(dǎo)下，建立科學(xué)規(guī)范管理觀念、培養(yǎng)廣積檔案資源意識(shí)，從而更好的服務(wù)于整個(gè)院校建設(shè)。高等院校的檔案是學(xué)校重要資源，必須引起廣大工作人員的重視，這也是做好檔案工作的第一要?jiǎng)?wù)。建立科學(xué)規(guī)范的管理觀念也就是在認(rèn)識(shí)檔案重要性的基礎(chǔ)上發(fā)揮其服務(wù)作用。檔案工作具有一個(gè)明顯的特點(diǎn)，即時(shí)間越久檔案越多，那么怎樣把日漸增多的檔案管理井

2、井有條，是高等院校檔案工作中突出的問(wèn)題。這就要求檔案管理建立規(guī)范化的理念，按照原則和相關(guān)規(guī)章制度的要求合理的規(guī)整檔案。同時(shí)，也要做到具體問(wèn)題具體分析，按照各自院校實(shí)際情況科學(xué)的制定管理要求，這樣才能促進(jìn)高校檔案的可持續(xù)發(fā)展。檔案的最大價(jià)值不是有序的放置在倉(cāng)庫(kù)中，而是如何更好的提高它的利用價(jià)值，如何更好的利用這一資源。這就要求轉(zhuǎn)變管理觀念，主動(dòng)開發(fā)檔案的價(jià)值，加強(qiáng)檔案的研究工作，使檔案文件資料“活躍”起來(lái)，在院校培養(yǎng)人才、科研教學(xué)中發(fā)揮最大的作用和效益。在這個(gè)基礎(chǔ)上，就要求把檔案工作的落腳點(diǎn)定位于服務(wù)院校建設(shè)。身為院校的一個(gè)部門，理應(yīng)服務(wù)于院校和廣大師生。這也是檔案工作的最大價(jià)值體現(xiàn)。多數(shù)院校由

3、于存在檔案意識(shí)薄弱現(xiàn)象，因此應(yīng)當(dāng)充分利用校內(nèi)外宣傳媒體和工具，大力宣傳檔案工作的重要性，改變和提高部分師生的傳統(tǒng)觀念，提高對(duì)檔案的認(rèn)識(shí)層次，強(qiáng)化檔案意識(shí)，促進(jìn)檔案工作又好又快發(fā)展。 (二)機(jī)制創(chuàng)新 高等院校檔案工作只有提升了管理水平，才能更好地滿足服務(wù)要求，特別是在檔案工作中具有關(guān)鍵作用的歸檔工作。相對(duì)來(lái)說(shuō)，檔案部門在高等院校中處于邊緣低位，因此人力和財(cái)力也相對(duì)薄弱，所以，注重檔案工作機(jī)制的創(chuàng)新，建立有效的檔案運(yùn)行工作機(jī)制勢(shì)在必行。檔案部門在履行管理職能時(shí)力度不夠是普遍存在的問(wèn)題，因此，用制度規(guī)范檔案部門的工作是可行的辦法，這其中包括對(duì)檔案部門的檢查監(jiān)督、批評(píng)表?yè)P(yáng)以及指導(dǎo)意見。盡快把相應(yīng)的制度

4、落實(shí)到檔案管理工作的每一個(gè)方面，避免無(wú)序化帶來(lái)的工作失誤。同時(shí)做到責(zé)任明確、分工明確，以便檔案工作的持久發(fā)展，同時(shí)減少了責(zé)任摩擦。責(zé)任明確要體現(xiàn)在檔案部門的每一位工作人員。上到館長(zhǎng)，下到小職員。充分健全人才評(píng)價(jià)和懲罰機(jī)制。做到獎(jiǎng)懲分明，獎(jiǎng)懲力度要大，特別是責(zé)罰的力度更要加大，有效地個(gè)人激勵(lì)措施也是開展檔案管理工作的必要手段，當(dāng)然激勵(lì)措施應(yīng)當(dāng)根據(jù)院校的具體情況，可以是物質(zhì)上的獎(jiǎng)勵(lì)，也可以是精神上的鼓勵(lì)。 (三)制度創(chuàng)新 檔案工作雖然是院校建設(shè)的一部分，但是它的發(fā)展是多數(shù)人參與的整體性工作。是一項(xiàng)高度規(guī)范化的管理工作。因此，制度創(chuàng)新是可以有效的促進(jìn)檔案工作發(fā)展。完善的、有效的、合理的制度是高等院校

5、檔案工作發(fā)展的重要保障。比如，針對(duì)不同的門類，應(yīng)當(dāng)采用不同的管理方法，包括教學(xué)檔案、會(huì)計(jì)檔案、學(xué)生檔案、人事檔案、科技檔案等等。針對(duì)它們的諸多特點(diǎn)，應(yīng)當(dāng)采取相應(yīng)的管理方法。在檔案立卷歸檔方面，應(yīng)當(dāng)制定有效地制度，越具體越有利于工作人員的操作，同時(shí)方便廣大服務(wù)對(duì)象。與此同時(shí)，還應(yīng)制定相應(yīng)的內(nèi)部管制制度，這包括不同工作人員的具體職責(zé)和檔案的具體管理制度，如何使檔案合理的分類，如何保管檔案，如何統(tǒng)計(jì)檔案，如何鑒定檔案等等。這些制度及工作規(guī)范是學(xué)校檔案管理體系科學(xué)、合理、有序運(yùn)行的基本保障，可以使新的檔案管理體系得到應(yīng)有的導(dǎo)向和約束，積極謀取、促進(jìn)上級(jí)部門建立完善檢查(督查)、評(píng)比、評(píng)估、評(píng)級(jí)和有關(guān)高

6、校檔案行政制度1。具體的管理制度是完善高等院校檔案整體水平的可靠保障。 (四)素質(zhì)創(chuàng)新 “創(chuàng)新是指把舊知識(shí)加以重新組合，形成觀察、認(rèn)識(shí)世界的新知識(shí)、新視窗”。我們知道高校檔案工作時(shí)刻都處于時(shí)代的前沿，因此必須要與時(shí)俱進(jìn)，必須打破因循守舊的老思想老模式，開創(chuàng)新的局面。要想盡快實(shí)現(xiàn)新的目標(biāo)，首先要求高校檔案工作人員的綜合素質(zhì)具有創(chuàng)新性。必須具有創(chuàng)新意識(shí)、創(chuàng)新能力、創(chuàng)新策略。特別是在高科技迅猛發(fā)展的今天，各種載體都呈現(xiàn)多樣化趨勢(shì)的情形下，高校檔案工作凸顯重要。檔案工作人員首先必須克服“保管員”的思維定勢(shì)，依據(jù)規(guī)章結(jié)合實(shí)際，不斷探究、不斷創(chuàng)新、不斷加強(qiáng)調(diào)研與思考，從中發(fā)現(xiàn)工作中的新問(wèn)題，通過(guò)對(duì)新問(wèn)題的

7、分析與處理找出新辦法，從而提高檔案工作人員開拓創(chuàng)新的實(shí)際能力綜合素養(yǎng)。總而言之，作為高校的檔案工作人員從意識(shí)上、技能上、服務(wù)上都要準(zhǔn)確把握規(guī)律富于創(chuàng)新，以提高檔案工作的服務(wù)效率和服務(wù)質(zhì)量為己任;以不斷發(fā)掘高價(jià)值的檔案信息為宗旨;讓高校檔案不斷釋放它特有的文化底蘊(yùn)、人文精神、潛在的經(jīng)濟(jì)效益，實(shí)現(xiàn)高校檔案工作的高效能發(fā)展。 (五)知識(shí)創(chuàng)新 知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，檔案是知識(shí)的存儲(chǔ)器，檔案本身也是一種知識(shí)的觀念得到廣泛認(rèn)同。以特里庫(kù)克(terrycook)為首的檔案學(xué)者們呼吁，檔案人員應(yīng)該“停止扮演保管員的角色，而成為概念、知識(shí)的提供者”，實(shí)現(xiàn)從傳統(tǒng)檔案服務(wù)到知識(shí)服務(wù)的過(guò)渡，從而“重新坐回上帝的身邊”2。傳統(tǒng)

8、意義上的檔案管理工作僅僅是檔案館藏的資源，資源比較單一，但是在現(xiàn)代化的檔案管理中必須要轉(zhuǎn)變檔案的傳統(tǒng)意義，提煉知識(shí)，以便于提供更高層次的知識(shí)服務(wù)。建設(shè)有國(guó)際化水平的現(xiàn)代數(shù)字化檔案體系應(yīng)當(dāng)是每一個(gè)高等院校檔案工作的目標(biāo)。必須要實(shí)現(xiàn)這一目標(biāo)。建設(shè)智慧化的知識(shí)性檔案館。第一，必須將檔案數(shù)字化重視起來(lái)，運(yùn)用院校信息化這一服務(wù)平臺(tái)，增強(qiáng)檔案的開放數(shù)據(jù)和托管力度，同時(shí)應(yīng)當(dāng)保證檔案的有效性和安全性。這樣，就要將檔案數(shù)字化建設(shè)納入到整個(gè)院校的現(xiàn)代化建設(shè)中。第二，學(xué)校應(yīng)當(dāng)加大對(duì)檔案部門的財(cái)政支持，完善硬件設(shè)施。第三，利用這些先進(jìn)的設(shè)施。集中管理學(xué)校各部門在教學(xué)、管理、科研活動(dòng)中產(chǎn)生的各種類型的、具有參考價(jià)值的數(shù)

9、字檔案資產(chǎn)，包括:黨政文件材料、人事、財(cái)務(wù)、基建房產(chǎn)、儀器設(shè)備、教學(xué)、學(xué)生管理、科學(xué)研究、外事、出版、后勤服務(wù)、網(wǎng)站資訊、新聞聲像資料等。利用信息技術(shù)手段，對(duì)數(shù)字檔案資產(chǎn)進(jìn)行存儲(chǔ)、管理、挖掘和再利用，進(jìn)一步提供開放查詢服務(wù)。實(shí)現(xiàn)檔案信息資源的主動(dòng)推送與共享，為學(xué)校的學(xué)科建設(shè)、科研教學(xué)、行政管理、文化生活等提供支撐和服務(wù)，進(jìn)一步增強(qiáng)學(xué)科創(chuàng)新能力，推動(dòng)創(chuàng)新拔尖人才培養(yǎng)2。只有通過(guò)這種高科技的管理手段才能更好的發(fā)揮作用，使高校檔案資源真真正正的成為檔案資料管理中心，從而促進(jìn)整個(gè)學(xué)校的信息化建設(shè)。 (六)服務(wù)創(chuàng)新 為學(xué)校服務(wù)是檔案工作的宗旨，樹立以人為本的服務(wù)理念。強(qiáng)化以廣大師生為主體的檔案資源基礎(chǔ)設(shè)

10、施建設(shè)，在服務(wù)方式和服務(wù)手段上有所轉(zhuǎn)變，因此必須要在傳統(tǒng)意義上檔案工作服務(wù)水平上有創(chuàng)新性提高。第一，增強(qiáng)檔案服務(wù)意識(shí)，樹立主動(dòng)服務(wù)的思想觀念，真心實(shí)意的熱愛檔案管理工作，全身心的投入檔案服務(wù)中，增強(qiáng)工作的責(zé)任心和事業(yè)心。第二，提高檔案工作人員的整體素質(zhì)，加強(qiáng)工作人員的服務(wù)能力，特別是要提高工作人員編研能力，同時(shí)，各個(gè)部門應(yīng)該配備穩(wěn)定的檔案管理人員，對(duì)于一些非專業(yè)畢業(yè)的人員應(yīng)當(dāng)加大培訓(xùn)，定期學(xué)習(xí)國(guó)內(nèi)外先進(jìn)院校的檔案管理經(jīng)驗(yàn)，加強(qiáng)檔案管理人員的職業(yè)道德素質(zhì)的培養(yǎng)。這也是檔案工作數(shù)字化管理的重要人才保障。浙江大學(xué)就采取內(nèi)部培養(yǎng)和外部引進(jìn)相結(jié)合的方法，創(chuàng)造良好的研究性和服務(wù)性人才。建立一支優(yōu)秀的信息化的現(xiàn)代管理隊(duì)伍。第三，注重高等院校檔案教育功能的拓展，檔案是展示大學(xué)文化的平臺(tái)，具有一種與生俱來(lái)的文化內(nèi)涵，在精神文化教育方面，起到一定的促進(jìn)作用:同時(shí)，充分利用文字檔案、電子檔案、實(shí)物檔案的有利資源切合時(shí)宜的開展文化教育活動(dòng)，這樣可以在輕松的氛圍中達(dá)到很好的效果:檔案部門還可積極參加學(xué)校校史編研、宣傳資料編輯等有利于發(fā)展的工作，更加充分的發(fā)揮檔案的資源優(yōu)勢(shì)?？傊D(zhuǎn)變服務(wù)方式，用創(chuàng)新服務(wù)開展院校檔案工作，將會(huì)進(jìn)一步推進(jìn)檔案事業(yè)的蓬勃發(fā)展。 傳承文化，服務(wù)院校是高等院校檔案工作發(fā)