淺析路橋工程建設(shè)檔案管理中的問題與對策

1、淺析路橋工程建設(shè)檔案管理中的問題與對策 【摘要】路橋建設(shè)的檔案管理工作涉及到路橋建設(shè)項目決策、設(shè)計、施工到交工、竣工驗收各個環(huán)節(jié)。本文闡述了路橋工程建設(shè)檔案的特點，針對路橋工程建設(shè)檔案管理過程中常見問題進行了分析與研究，并提出了相應(yīng)的對策。 【關(guān)鍵詞】路橋工程建設(shè)；檔案管理；特點；問題；對策 一、路橋工程建設(shè)檔案的特點 路橋工程建設(shè)檔案是指在整個路橋建設(shè)改成中形成的全部有保存價值的信息總稱。其主要有以下特點：（1）專業(yè)性強。路橋工程檔案大部分內(nèi)容是技術(shù)方面的，要做好路橋工程檔案工作，既要有工程方面的知識，也應(yīng)具備檔案管理方面的知識。（2）建設(shè)單位多。整個完整的工程建設(shè)項目，由于各種原因，往往要

2、牽涉到政府部門、業(yè)主、勘察設(shè)計單位、建設(shè)施工單位、運營使用單位、監(jiān)理監(jiān)督單位。（3）形成時間長。一個工程項目從項目立項、勘察設(shè)計、招標確定施工監(jiān)理單位、工程施工、交工驗收、試運營到最后竣工驗收，一般最少要兩年左右時間。（4）載體多樣。路橋工程建設(shè)檔案除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)文件以外，載體形式多樣，有圖紙 、照片、錄音、錄像、磁盤、光盤和其他高科技存儲介質(zhì)。（5）檔案數(shù)量大。一個工程從決策，設(shè)計到最后竣工，每一個階段都會產(chǎn)生大量的原始記錄，到后期便會形成數(shù)量巨大的特點。（6）數(shù)字化管理水平要求高。隨著計算機技術(shù)的應(yīng)用，在路橋建設(shè)設(shè)計、施工、管理、維護等各項工作中都不同程度地采用了先進的信息管理技術(shù)，在不同

3、的的工作環(huán)節(jié)和管理階段，形成的檔案對新時期路橋工程建設(shè)檔案管理提出了更高的要求。 二.路橋工程建設(shè)檔案管理中常見問題分析 1、檔案管理意識不夠強。一些工程建設(shè)單位對項目檔案管理在認識上存在偏差，重視不夠。如有的認為項目檔案是工程建設(shè)的附屬產(chǎn)物，相對諾大的工程項目顯得不重要，微乎其微，從領(lǐng)導(dǎo)到員工都集中精力抓工程質(zhì)量、工程技術(shù)、工期，對項目檔案管理都沒有給予應(yīng)有的重視；有的認為項目檔案管理是額外工作，主要是上級要求做，存在應(yīng)付的意識，認為能應(yīng)付檢查就行了。 2、規(guī)范性不強。資料收集不及時、不完整、不準確。一些工程建設(shè)單位認為項目檔案管理只是工程完工后，后勤資料人員再做的工作，在平時的工程建設(shè)過程

4、中不注意工程資料收集、積累、整理工作，到了工程結(jié)束后為了能應(yīng)付竣工驗收，才組織大量的人力、物力進行突擊。由于在平常的日常工作中對形成的資料收集不及時，造成資料遺漏、缺損，影響了工程資料的質(zhì)量 3、操作方法落后。目前很多路橋建設(shè)項目都是采用傳統(tǒng)的方法來管理項目檔案，就是在資料的形成、收集、整理等平常工作中單純由人工操作和管理，這樣工作量大，工作效率低，不能很好地適應(yīng)項目檔案數(shù)量大和項目檔案利用范圍擴大的需要。在整理方面，傳統(tǒng)方式整理竣工資料就是項目完工后統(tǒng)一整理，組成竣工資料編制小組，一般需要做套紙質(zhì)檔案，一套項目檔案數(shù)量上千卷，需要很多紙張，造成每個單位都有龐大的檔案室，需要配備多人編制和管理

5、，人工建目錄，占用許多資源，造成人力物力的過多利用，甚至是很浪費。 4、檔案管理人員素質(zhì)參差不齊。各參建單位由于各種條件的限制往往很少配備專職資料員，大多是兼職資料員，工程技術(shù)人員兼作資料工作，或是辦公室文員兼作資料員，這就造成資料員素質(zhì)參差不齊，有的具有工程方面的知識，卻不具有檔案方面的知識，有的具有檔案知識，對工程方面知識又缺乏了解，還有的對這兩方面的知識都不甚了解，等等，這給項目檔案管理工作帶來很大的困難。 5、缺乏責(zé)任約束。建設(shè)單位、相關(guān)單位、監(jiān)理的責(zé)任，有的不明確，有的雖然有規(guī)定，但不落實，且不承擔(dān)責(zé)任。建設(shè)單位自身的人員責(zé)任也不落實，一些檔案缺損、錯誤找不到人負責(zé)，缺乏考核約束。

6、6、協(xié)調(diào)性不夠。建設(shè)單位與相關(guān)單位之間、建設(shè)單位內(nèi)部相關(guān)部門和人員相互間工作協(xié)調(diào)、銜接不夠，各自為陣，這樣就使項目檔案管理標準、方法不統(tǒng)一，影響了項目檔案管理的質(zhì)量。 三、 路橋工程建設(shè)檔案管理問題的解決對策 1、依法進行項目檔案工作管理，提高工程整體質(zhì)量。一是按照中華人民共和國檔案法規(guī)定，建設(shè)單位有義務(wù)做好建設(shè)過程中發(fā)生的檔案收集、管理工作。換句話說，項目檔案管理是依法必須完成的工作，不容忽視。二是加強社會監(jiān)督，打擊施工過程中出現(xiàn)的腐敗現(xiàn)象，需要充分發(fā)揮檔案的憑證作用、依據(jù)作用、監(jiān)督作用等社會管理功能，保證檔案質(zhì)量至關(guān)重要。項目檔案收集不完整、管理不科學(xué)，質(zhì)量得不到保證，因此，需要依法對項目

7、檔案進行管理，以提高工程整體質(zhì)量。 2、以人為本，發(fā)揮人的主觀能動性，做好工程檔案的管理工作。（1）加強對工程檔案法律、法規(guī)、標準的宣傳工作，提高全社會的檔案意識和法律意識。（2）是以人為本，培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理專業(yè)隊伍，這就要求工程檔案管理人員要定期參加理論學(xué)習(xí)，懂技術(shù)、會管理、業(yè)務(wù)精，并取得上崗證書。（3）是深入現(xiàn)場，做好對重點工程項目檔案的服務(wù)工作，主動做好對重點工程檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)，現(xiàn)場跟蹤服務(wù)，積極做好項目檔案的收集和整理，做到檔案收集、整理與工程建設(shè)同步，認真抓好檔案整理、歸檔、移交工作。（4）是注重工程檔案信息反饋，掌握最新動態(tài)，即新的項目采用了哪些新技術(shù)、新方式，減少了哪些工作

8、環(huán)節(jié)，同時又改進了哪些工藝，增加了哪些程序，形成了哪些與之配套的新表格資料，及時將相關(guān)信息反饋到管理層，并通過匯總、提煉再補充到相應(yīng)的規(guī)范中。 3、提高檔案管理人員的素質(zhì)。高速公路工程檔案管理人員應(yīng)充分認識到路橋建設(shè)路工程檔案管理的重要性、艱巨性，突破舊的管理概念和固有的模式，學(xué)習(xí)研究國家基礎(chǔ)建設(shè)方面的政策、法規(guī)，增強法制觀念和依法辦事能力，嚴格執(zhí)行路橋工程建設(shè)檔案管理職責(zé)，積極參與路橋工程建設(shè)檔案管理的各項活動，在實踐中鍛煉、提高自身的業(yè)務(wù)素質(zhì)和專業(yè)技能，使路橋工程建設(shè)檔案更好地服務(wù)于路橋建設(shè)建設(shè)的需要。 4、加快檔案信息化建設(shè)，促進檔案工作的持續(xù)發(fā)展。檔案信息能否有效地被開發(fā)利用，除了很大

9、程度上取決于檔案信息的質(zhì)量外，還與檔案信息傳遞的技術(shù)密切有關(guān)。隨著社會的發(fā)展和進步，人類已進入信息時代，特別是政府信息公開工作的逐步開展，社會各界對文件、檔案等政府信息的需求急劇增加，對文件、檔案等的傳統(tǒng)手工操作已遠遠不能適應(yīng)現(xiàn)代社會發(fā)展的趨勢，滿足不了政府信息工作的需要。所以我們必須加快檔案的信息化建設(shè)，具體包括館藏資源的信息化及計算機等高新技術(shù)的應(yīng)用。 5、定期開展資料整理、檢查與監(jiān)督。由于檔案管理是一項瑣碎的工作，不直接產(chǎn)生經(jīng)濟效益，建設(shè)項目施工現(xiàn)場又非常繁忙，施工人員絕大部分精力集中在工地，對資料整理一般都是被動應(yīng)付，如不認真進行督導(dǎo)檢查，到最后很可能一塌糊涂，甚至?xí)写罅抠Y料流失，所以要定期召集有關(guān)參建單位及檔案管理人員參加項目檔案工作會議，對建設(shè)項目中的各種資料應(yīng)定期或不定期進行檢查評比，匯報項目檔案工作進度，安排部署下步工作。 結(jié)束語 作為一名路橋工程建設(shè)檔案管理人員，不僅要做好傳統(tǒng)的檔案管理工作，還要結(jié)合檔案現(xiàn)代化管理需要，充分應(yīng)用