淺談如何加強中等職業(yè)學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)

1、淺談如何加強中等職業(yè)學(xué)校綜合檔案室的建設(shè) 【摘 要】中等職業(yè)學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)以教育教學(xué)檔案為主體，面向教育科研，積極開發(fā)利用檔案信息資源，采取各種有效途徑，為教職員工和教育教學(xué)及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的提供科學(xué)依據(jù)是職業(yè)學(xué)校檔案工作的首要任務(wù)和服務(wù)方向。文章圍繞檔案管理水平的提高，闡述了檔案室建設(shè)的種種舉措。 【關(guān)鍵詞】中等職業(yè)學(xué)校；綜合檔案室；建設(shè)；策略 中等職業(yè)學(xué)校綜合檔案室是以教育教學(xué)檔案為主體，對教學(xué)檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、學(xué)籍檔案、科技檔案實行集中存放，統(tǒng)一管理。面向教育科研，積極開發(fā)利用檔案信息資源，采取各種有效途徑，為教職員工和教育教學(xué)及時、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的提供科學(xué)依據(jù)是職業(yè)

2、學(xué)校檔案工作的首要任務(wù)和服務(wù)方向。為提高檔案管理水平，更好的為學(xué)校發(fā)展提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)，我們要切實加強檔案室的建設(shè)，完善和提高服務(wù)質(zhì)量，最大限度地滿足教職員工和教育教學(xué)工作的需要。 一、領(lǐng)導(dǎo)重視，硬件投入是做好檔案工作的關(guān)鍵 作為職業(yè)學(xué)校檔案室的主管領(lǐng)導(dǎo)，首先要重視檔案管理工作，加強檔案室基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)。職業(yè)學(xué)校的檔案工作是由主管領(lǐng)導(dǎo)直接負(fù)責(zé)管理的，這為檔案室的建設(shè)提供了有利條件。在檔案室、閱覽室、辦公室的基礎(chǔ)建設(shè)上，檔案室的溫濕度計、除濕機(jī)、滅火器的配置，檔案材料的微機(jī)管理，檔案的安全保護(hù)措施等方面進(jìn)行必要的投資是搞好檔案管理工作的硬件基礎(chǔ)。只有領(lǐng)導(dǎo)重視檔案工作，才能做好檔案工作的硬件投入，也才能

3、更好地為教育教學(xué)提供科學(xué)的服務(wù)。 二、制度健全，管理規(guī)范是做好檔案工作的有力保障 檔案管理制度是檔案管理人員做好檔案工作的行為準(zhǔn)則和依據(jù)。為了加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，應(yīng)根據(jù)本部門的實際情況結(jié)合上級檔案部門制定的檔案管理規(guī)章制度制定本部門檔案管理有關(guān)制度。如：檔案庫房管理制度、檔案保密制度、檔案借閱制度、檔案銷毀制度、各類檔案歸檔制度、文書予立卷制度、收進(jìn)移出檔案制度、檔案員工作目標(biāo)責(zé)任制等，這些制度涉及到各處室檔案資料的收集、整理、歸檔、立卷等各個環(huán)節(jié)，使檔案的管理工作做到有章可循，是做好檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、制度化的有力保障。 三、認(rèn)真學(xué)習(xí)檔案法，增強檔案意識和法制觀念 認(rèn)真

4、學(xué)習(xí)檔案法，使檔案管理人員堅持依法治檔，是為教育教學(xué)提供依據(jù)的重要保障。學(xué)習(xí)宣傳檔案法，可以增強全員的檔案意識和法制觀念，提高大家保護(hù)檔案、利用檔案的自覺性和責(zé)任感。通過各種宣傳學(xué)習(xí)強化法制宣傳力度，增強學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)和廣大教職員工的檔案意識，使依法治檔工作健康發(fā)展，使檔案管理工作做到有法可依。 四、參加業(yè)務(wù)培訓(xùn)，提高自身素質(zhì)是做好檔案工作的先決條件 檔案管理工作是一項科學(xué)性、技術(shù)性很強的工作，也是一項復(fù)雜、細(xì)致、繁瑣的工作。檔案管理人員既要有一定的政治素質(zhì)、科學(xué)文化水平及高尚的職業(yè)道德，又要有一定的技術(shù)業(yè)務(wù)素質(zhì)，才能保證檔案工作的順利開展。因此，檔案管理人員應(yīng)積極利用一切可以學(xué)習(xí)的機(jī)會學(xué)習(xí)檔案管理

5、學(xué)、文書學(xué)、檔案文獻(xiàn)編纂學(xué)、檔案法等專業(yè)知識，積極參加各種檔案學(xué)習(xí)班。通過學(xué)習(xí)，對檔案管理知識有了更全面、更系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，才能提高對檔案管理工作的重要性的認(rèn)識，掌握檔案管理方面的先進(jìn)技術(shù)，增強做好檔案管理工作的信心和決心，為教育教學(xué)提供科學(xué)依據(jù)。 五、做好檔案工作目標(biāo)管理，使檔案管理跨上新臺階 中等職業(yè)學(xué)校的綜合檔案室檔案人員一般一人兼多職，應(yīng)積極協(xié)調(diào)好各處室檔案兼職人員開展檔案工作目標(biāo)管理活動。根據(jù)活動要求，從檔案工作的組織管理、設(shè)施配備、基礎(chǔ)業(yè)務(wù)建設(shè)、開發(fā)利用等方面認(rèn)真地進(jìn)行自評工作，找出不足之處，并對之加以改進(jìn)，在活動中不斷提高檔案管理的水平。積極地進(jìn)行檔案室考評定級的申報工作是反映

6、檔案管理水平高低的一種標(biāo)志。檔案目標(biāo)管理認(rèn)定工作的準(zhǔn)備過程能夠提高檔案的管理水平，促使檔案工作跨上一個新臺階。 六、開發(fā)利用檔案信息資源，發(fā)揮檔案的服務(wù)作用 中等職業(yè)學(xué)校的檔案工作是一項服務(wù)性工作，主要表現(xiàn)在檔案的提供利用上。檔案人員要想查檔者所想，急查檔者所急，為其創(chuàng)造并提供便利條件，在不違背原則的前提下想方設(shè)法為查檔者提供方便，積極、主動、準(zhǔn)確地提供檔案資料，為查檔者提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。 檔案管理人員應(yīng)熟悉所管范圍及相關(guān)業(yè)務(wù)，調(diào)卷迅速準(zhǔn)確?？梢酝ㄟ^開放閱覽室、匯編和公布編研材料等形式及時了解教職工的需求，為教育教學(xué)及時提供各種服務(wù)。檔案管理是手段 ，充分發(fā)揮作用是目的。檔案管理人員在整理、保管好

7、檔案的同時還應(yīng)改進(jìn)服務(wù)方式，多搜集和了解教職工的意見，積極參與教育教學(xué)、科研、課題等學(xué)校重大活動并留好記錄。只有提供大量的檔案資料才能體現(xiàn)出檔案工作的重要性，充分發(fā)揮檔案的潛在作用。中等職業(yè)學(xué)校的檔案資料為教育教學(xué)所提供的依據(jù)是重大的。例如我校在2004年國家級重點中等職業(yè)學(xué)校評估中所提供的各種檔案資料，經(jīng)過專家組的論證評估，順利通過驗收，充分體現(xiàn)了檔案在教育教學(xué)工作中不可或缺的作用。 七、利用現(xiàn)代化技術(shù)，提高檔案管理水平 檔案的現(xiàn)代化管理水平主要體現(xiàn)在對先進(jìn)技術(shù)的應(yīng)用上。計算機(jī)技術(shù)的飛速發(fā)展為檔案資料的存儲、檢索提供了良好的技術(shù)設(shè)備。檔案管理人員應(yīng)努力學(xué)習(xí)計算機(jī)技術(shù)，把它應(yīng)用于檔案管理之中。計算機(jī)應(yīng)用于檔案管理工作能進(jìn)一步促進(jìn)檔案管理的規(guī)范化。我校于2005年安裝了“杰瑞”檔案管理軟件，可以快速、準(zhǔn)確地進(jìn)行檔案資料的檢索、查詢、統(tǒng)計等工作，提高了檔案管理的現(xiàn)代化水平。 總之，中等職業(yè)學(xué)校綜合檔案室的建設(shè)應(yīng)逐步進(jìn)行完善，不斷加強檔案管理工作，提高檔案管理水平，為學(xué)校教育教學(xué)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)并為學(xué)校的發(fā)展提供有力的保障。 【參考文獻(xiàn)】 1吳青霞.人事檔案基礎(chǔ)數(shù)字匯集的編制實踐及價值探析j.檔案時空，2011，（04）. 2 鄒金嫦