飲食通庫(kù)存管理.doc

1、飲食通庫(kù)存管理操作手冊(cè)一、啟動(dòng)飲食通庫(kù)存管理軟件1、雙擊桌面快捷方式啟動(dòng)2、鼠標(biāo)點(diǎn)擊開始程序飲食通網(wǎng)絡(luò)版庫(kù)存管理，啟動(dòng)飲食通庫(kù)存管理程序。安裝完軟件后在桌面上建立一快捷方式，啟動(dòng)時(shí)請(qǐng)雙擊此圖標(biāo)二、登錄飲食通庫(kù)存管理系統(tǒng)2.1 什么叫登錄登錄是對(duì)用戶身份的驗(yàn)證過(guò)程。需要用戶有庫(kù)存管理權(quán)限才能登錄飲食通庫(kù)存管理程序。2.2 如何登錄到飲食通庫(kù)存管理系統(tǒng)在啟動(dòng)飲食通庫(kù)存管理程序后，在彈出的對(duì)話框中輸入用戶編號(hào)和密碼，點(diǎn)擊“登錄（功能鍵alt+l）”按鈕即可。三、填寫憑證飲食通庫(kù)存管理模塊通過(guò)憑證進(jìn)行日常的庫(kù)存業(yè)務(wù)管理和控制；計(jì)算機(jī)能夠隨時(shí)盤點(diǎn)當(dāng)前的庫(kù)存，并可以打印庫(kù)存盤點(diǎn)表，便于庫(kù)存管理人員盤點(diǎn)實(shí)際

2、的庫(kù)存；通過(guò)日結(jié)業(yè)務(wù)處理，能夠產(chǎn)生庫(kù)存物品的相關(guān)帳務(wù)科目數(shù)據(jù)并根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)憑證生成應(yīng)付帳款數(shù)據(jù)，提供給飲食通帳務(wù)管理模塊進(jìn)行后處理；期末庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)處理過(guò)程，能夠?qū)?dāng)前月份已經(jīng)做過(guò)日結(jié)業(yè)務(wù)處理的庫(kù)存憑證轉(zhuǎn)移到歷史記錄中，以提高日常業(yè)務(wù)的處理速度和效率。3.1驗(yàn)收入庫(kù)單業(yè)務(wù)目的：記錄各種物品的驗(yàn)收入庫(kù)情況。數(shù)據(jù)來(lái)源：對(duì)入庫(kù)物品進(jìn)行質(zhì)量和數(shù)量檢查的實(shí)際結(jié)果。財(cái)務(wù)發(fā)生：借庫(kù)存原材料或庫(kù)存商品；貸應(yīng)付賬款或現(xiàn)金、支票詳細(xì)說(shuō)明：企業(yè)對(duì)已實(shí)際擁有或已取得所有權(quán)的原材料作為購(gòu)進(jìn)原材料的入賬時(shí)間。在外購(gòu)原材料的過(guò)程中，常常會(huì)出現(xiàn)支付貨款與收到原材料的時(shí)間不一致的情況。在會(huì)計(jì)處理上，如果先付款后收貨，以支付貨款的時(shí)

3、間作為原材料購(gòu)進(jìn)的入賬時(shí)間；如果先收貨后付款，以驗(yàn)收入庫(kù)的時(shí)間作為原材料購(gòu)進(jìn)的入賬時(shí)間。企業(yè)對(duì)外購(gòu)原材料的計(jì)價(jià)，應(yīng)按采購(gòu)過(guò)程中實(shí)際發(fā)生的成本、費(fèi)用為依據(jù)，其實(shí)際成本應(yīng)由兩部分內(nèi)容組成：買價(jià)，即供貨單位的銷售價(jià)格；進(jìn)貨費(fèi)用，即能直接認(rèn)定或易分?jǐn)偟倪\(yùn)輸費(fèi)、裝卸費(fèi)、保管費(fèi)及繳納的稅金等。對(duì)分不清受益對(duì)象，或品種較多，分?jǐn)偫щy的進(jìn)貨費(fèi)用，也可在營(yíng)業(yè)費(fèi)用賬戶中列支。企業(yè)購(gòu)進(jìn)原材料，通常有兩種方法：直接采購(gòu)：根據(jù)生產(chǎn)部門（廚房、生產(chǎn)加工車間）提出的原材料請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)員購(gòu)進(jìn)后將原材料直接交生產(chǎn)部門，由其驗(yàn)收簽字后，交采購(gòu)員轉(zhuǎn)財(cái)會(huì)部門入賬；對(duì)于直接采購(gòu)的的原材料，在填寫入庫(kù)憑證的時(shí)候請(qǐng)選擇領(lǐng)料部門，保存憑證后

4、，系統(tǒng)對(duì)于直接采購(gòu)的憑證會(huì)打上標(biāo)記，如下圖所示：庫(kù)房采購(gòu)：由倉(cāng)庫(kù)管理員按照定額管理要求，提出原材料請(qǐng)購(gòu)單，采購(gòu)員采購(gòu)后交倉(cāng)庫(kù)驗(yàn)收，填寫入庫(kù)單后交財(cái)會(huì)部門入賬。企業(yè)購(gòu)入原材料并已驗(yàn)收入庫(kù)的，借記原材料賬戶；購(gòu)入原材料直接交生產(chǎn)加工部門耗用的，則不通過(guò)原材料賬戶核算，可直接借記營(yíng)業(yè)成本賬戶。當(dāng)入庫(kù)時(shí)，按照公式：庫(kù)存原材料單價(jià)(單價(jià)+進(jìn)貨費(fèi)用)/數(shù)量，可能會(huì)出現(xiàn)計(jì)算單價(jià)無(wú)法除盡。針對(duì)這種情況的處理辦法是：對(duì)分不清受益對(duì)象，或品種較多，分?jǐn)偫щy的進(jìn)貨費(fèi)用，可在營(yíng)業(yè)費(fèi)用賬戶中列支。采購(gòu)入庫(kù)業(yè)務(wù)的進(jìn)貨金額（入庫(kù)物品單價(jià)數(shù)量）例 飯店4月1日發(fā)生以下業(yè)務(wù)： 向第六糧店購(gòu)進(jìn)大米500千克，單價(jià)1.80元，金額

5、900元，貨款尚未支付，大米已驗(yàn)收入庫(kù)，另以現(xiàn)金支付大米運(yùn)費(fèi)10元，作分錄如下：借： 原材料-糧食類 900 營(yíng)業(yè)費(fèi)用-進(jìn)貨費(fèi)用 10 貸：應(yīng)付帳款-第六糧店 900 現(xiàn)金 10其中，借：原材料-糧食類的會(huì)計(jì)分錄由飲食通庫(kù)存管理程序自動(dòng)完成，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核之后記帳；借：營(yíng)業(yè)費(fèi)用-進(jìn)貨費(fèi)用的會(huì)計(jì)分錄和貸方的會(huì)計(jì)分錄，由財(cái)務(wù)人員通過(guò)飲食通帳務(wù)管理模塊進(jìn)行輸入。 購(gòu)進(jìn)河蝦10千克，單價(jià)40元，金額400元，以現(xiàn)金支付，河蝦已由廚房直接領(lǐng)用，作分錄如下：借：營(yíng)業(yè)成本-餐飲業(yè)務(wù) 400 貸：現(xiàn)金 400該會(huì)計(jì)分錄由飲食通庫(kù)存管理程序自動(dòng)完成，經(jīng)財(cái)務(wù)人員審核之后記帳。原材料是資產(chǎn)類帳戶，可以核算企業(yè)庫(kù)存和

6、在途的各種原材料的實(shí)際成本。購(gòu)進(jìn)并已入庫(kù)的各種原材料，記入借方帳戶；耗用各種原材料時(shí)記入貸方帳戶，余額在借方，表示企業(yè)庫(kù)存的原材料的實(shí)際成本。原材料帳戶除按材料類別設(shè)置二級(jí)帳進(jìn)行核算。3.2退貨出庫(kù)單業(yè)務(wù)目的：記錄因?yàn)橘|(zhì)量或者銷售情況等原因，與供貨商達(dá)成一致，將庫(kù)存的物品退還給供貨商，并辦理出庫(kù)的情況。依據(jù)某個(gè)供應(yīng)商當(dāng)時(shí)的驗(yàn)收入庫(kù)單，按照物品的采購(gòu)價(jià)格，進(jìn)行退貨出庫(kù)處理。數(shù)據(jù)來(lái)源：對(duì)出庫(kù)物品進(jìn)行數(shù)量檢查的實(shí)際結(jié)果。財(cái)務(wù)發(fā)生：借庫(kù)存原材料或庫(kù)存商品（紅沖）；貸應(yīng)付帳款（紅沖）3.3部門領(lǐng)料單業(yè)務(wù)目的：記錄部門領(lǐng)用的庫(kù)存物品，并辦理出庫(kù)的情況。數(shù)據(jù)來(lái)源：對(duì)出庫(kù)物品進(jìn)行數(shù)量檢查的實(shí)際結(jié)果。財(cái)務(wù)發(fā)生：

7、借營(yíng)業(yè)成本；貸庫(kù)存原材料或庫(kù)存商品生產(chǎn)部門（廚房、生產(chǎn)車間）根據(jù)生產(chǎn)需要領(lǐng)用原材料時(shí)，應(yīng)填制領(lǐng)料單憑以領(lǐng)料，不管領(lǐng)料單數(shù)量多少，飲食通庫(kù)存管理模塊均能夠自動(dòng)進(jìn)行相關(guān)處理，而不必由倉(cāng)庫(kù)管理員定期編填領(lǐng)料單匯總表交財(cái)會(huì)部門，讓財(cái)會(huì)部門據(jù)以借記-營(yíng)業(yè)成本帳戶，貸記-原材料帳戶了。例 4月1日飯店廚房領(lǐng)用大米100千克，單價(jià)1.76元，金額176元，系統(tǒng)自動(dòng)作分錄如下：借：營(yíng)業(yè)成本-糧食成本 176貸：原材料-糧食類 176餐飲企業(yè)庫(kù)存物品采購(gòu)并驗(yàn)收入庫(kù)之后，某些物料的實(shí)際存放地點(diǎn)不在庫(kù)房，而是交由制作部門進(jìn)行使用和管理，流程上只是填寫一張驗(yàn)收入庫(kù)單。庫(kù)存管理人員會(huì)定期進(jìn)行實(shí)地盤存，根據(jù)帳面結(jié)余數(shù)量和

8、實(shí)地盤存數(shù)量倒擠出部門的領(lǐng)料數(shù)量。程序提供了直接填寫實(shí)地盤存數(shù)量的簡(jiǎn)單操作，剩余的計(jì)算交由程序自動(dòng)完成。在上圖中點(diǎn)擊實(shí)地盤存，如下圖所示：3.4部門退料單業(yè)務(wù)目的：記錄部門退還庫(kù)房已經(jīng)領(lǐng)用的庫(kù)存物品，并辦理入庫(kù)的情況。數(shù)據(jù)來(lái)源：對(duì)退還物品進(jìn)行數(shù)量檢查的實(shí)際結(jié)果。財(cái)務(wù)發(fā)生：借營(yíng)業(yè)成本（紅沖）；貸庫(kù)存原材料或庫(kù)存商品（紅沖）3.5倉(cāng)庫(kù)調(diào)撥單記錄撥入和撥出倉(cāng)庫(kù)及物品代碼、物品數(shù)量。改變庫(kù)存物品在各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的分布存放數(shù)量，不涉及財(cái)務(wù)處理。3.6庫(kù)存盤盈單通過(guò)庫(kù)存盤點(diǎn)，產(chǎn)生盤盈和盤虧的結(jié)果，并輸入盤盈和盤虧單。盤盈會(huì)計(jì)分錄：借 原材料（或庫(kù)存商品）二級(jí)科目；貸 待處理財(cái)產(chǎn)損溢庫(kù)存盤點(diǎn)盈虧損溢3.7庫(kù)存盤虧

9、單盤虧會(huì)計(jì)分錄：與盤盈相反。3.8物料轉(zhuǎn)換單在餐飲企業(yè)的經(jīng)營(yíng)過(guò)程中，往往會(huì)發(fā)生物料在倉(cāng)庫(kù)中進(jìn)行轉(zhuǎn)換的業(yè)務(wù)。例如：一料一檔：購(gòu)進(jìn)的鮮牛肉，經(jīng)過(guò)廚師的制作，做成鹵牛肉進(jìn)行存放和領(lǐng)用；一料多檔：購(gòu)進(jìn)的三文魚是整條的，經(jīng)過(guò)廚師處理之后，變成三文魚肉和三文魚頭，分別進(jìn)行存放和領(lǐng)用；還有多料一檔、多料多檔的情況，在此就不一一列舉。這種業(yè)務(wù)的特點(diǎn)是內(nèi)部進(jìn)行了制作處理，前后的總成本價(jià)格不變，而制成品或者半成品不是馬上進(jìn)行銷售，是交由庫(kù)存進(jìn)行管理。物料轉(zhuǎn)換單就能夠解決上述問(wèn)題。通過(guò)填寫物料轉(zhuǎn)換單，能夠反映出庫(kù)存的這種變化情況。例如：已經(jīng)購(gòu)進(jìn)的10公斤三文魚，每公斤12元，總計(jì)120元，經(jīng)過(guò)廚師的分切加工處理后，

10、變成6公斤三文魚肉和3公斤的三文魚頭，則填寫物料轉(zhuǎn)換單如下：名稱規(guī)格數(shù)量單價(jià)小計(jì)三文魚公斤-1012-120三文魚肉公斤616.66100三文魚頭公斤36.6620注意：如果是原料物品，則填寫的數(shù)量應(yīng)該小于零，表示該物品是原料，然后填寫物品數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)取最近一次日結(jié)業(yè)務(wù)處理所計(jì)算出來(lái)的移動(dòng)加權(quán)平均單價(jià)，并計(jì)算合計(jì)價(jià)格；如果是新物品，則填寫的數(shù)量應(yīng)該大于零，表示該物品是新的物料，然后需要填寫新物料的數(shù)量，系統(tǒng)自動(dòng)給出合計(jì)價(jià)格，操作員也可以手工修改合計(jì)價(jià)格。該憑證的原則是物料品種發(fā)生了轉(zhuǎn)換，但是庫(kù)存物品的總價(jià)值保持不變，所以只有原料的總價(jià)格與新物料的總價(jià)格匹配，該憑證才能夠保存。下圖給出的是一張

11、物料轉(zhuǎn)換憑證的例子，表示20瓶燕京冰啤轉(zhuǎn)換為10瓶燕京精啤酒和1桶燕京扎啤。3.9期初結(jié)存單期末庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)的時(shí)候自動(dòng)生成，記錄上期期末時(shí)各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的物品結(jié)存情況。3.10物品初始化單程序運(yùn)行之前的庫(kù)存盤點(diǎn)結(jié)果通過(guò)物品初始化單的方式進(jìn)行錄入。和驗(yàn)收入庫(kù)單（1）基本相同，只是沒(méi)有供貨商信息。日結(jié)業(yè)務(wù)處理的結(jié)果是單向的借庫(kù)存商品，沒(méi)有貸方。餐飲企業(yè)采購(gòu)入庫(kù)的原材料，在銷售或者領(lǐng)用的過(guò)程中，出現(xiàn)出庫(kù)數(shù)量大于入庫(kù)數(shù)量并且有實(shí)際結(jié)存的情況，例如：海鮮在銷售過(guò)程中，實(shí)際出售數(shù)量大于采購(gòu)數(shù)量。飲食通提供的解決辦法不是盤盈和盤虧，而是通過(guò)填寫一張?jiān)搨}(cāng)庫(kù)的零金額初始化單，即單價(jià)和金額均為零，數(shù)量為庫(kù)存帳面盤點(diǎn)的負(fù)庫(kù)存

12、，既能正確進(jìn)行日結(jié)操作和成本核算，又能夠真實(shí)反映庫(kù)存實(shí)際數(shù)量。注：零金額的初始化單因?yàn)闆](méi)有金額變化，所以不會(huì)生成憑證，不影響采購(gòu)和消耗成本。3.11期末假退料單業(yè)務(wù)目的：假退料單在期末最后一天填寫。在一個(gè)會(huì)計(jì)期間內(nèi)，餐飲企業(yè)的各個(gè)制作部門會(huì)定期或者不定期的到庫(kù)房領(lǐng)取原材料或者庫(kù)存商品，并填寫相應(yīng)的部門領(lǐng)料單。在會(huì)計(jì)期末的時(shí)候，各個(gè)制作部門往往會(huì)存有一定數(shù)量的未完全消耗掉的物品。為能夠相對(duì)準(zhǔn)確的反映餐飲企業(yè)在一個(gè)會(huì)計(jì)期間的營(yíng)業(yè)成本的實(shí)際發(fā)生情況，就需要對(duì)各個(gè)制作部門所剩余的物品進(jìn)行盤點(diǎn)，將所得的盤點(diǎn)結(jié)果填入假退料單。飲食通庫(kù)存管理模塊的期末業(yè)務(wù)處理過(guò)程會(huì)根據(jù)假退料單的物品明細(xì)內(nèi)容自動(dòng)生成下一會(huì)計(jì)

13、期間期初第一天的部門領(lǐng)料單。數(shù)據(jù)來(lái)源：對(duì)各個(gè)制作部門所剩余的物品進(jìn)行盤點(diǎn)的實(shí)際結(jié)果。財(cái)務(wù)發(fā)生：貸營(yíng)業(yè)成本；借庫(kù)存原材料或庫(kù)存商品四、修改刪除憑證對(duì)于只用有庫(kù)存管理權(quán)限的用戶，只能夠修改自己添加的憑證。擁有財(cái)務(wù)權(quán)限的用戶能夠修改其他用戶錄入的憑證，并且修改之后，會(huì)更新憑證的制單人信息。如果憑證日期大于上次日結(jié)業(yè)務(wù)處理日期，就能夠進(jìn)行如下操作：修改憑證明細(xì)：倉(cāng)庫(kù)、供貨商、備注、憑證清單、入庫(kù)方式。修改憑證明細(xì)和填寫新憑證的界面類似。修改憑證日期具體操作如下：在庫(kù)存管理的“填寫憑證”標(biāo)簽下面，在下拉框中選擇需要編輯的憑證類別，然后選擇日期，展開日期下的所有此種類型的憑證，找到要編輯的憑證，鼠標(biāo)右鍵單

14、該憑證，可做如下操作。修改憑證日期有兩種修改方式，根據(jù)需要選擇適合酒店的修改方式。刪除（只有擁有財(cái)務(wù)權(quán)限的用戶才能夠刪除憑證）五、庫(kù)存盤點(diǎn)基本數(shù)據(jù)錄入完成之后，所需要進(jìn)行的下一步工作就是進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)，并將盤點(diǎn)的結(jié)果錄入計(jì)算機(jī)。庫(kù)存盤點(diǎn)工作是指盤點(diǎn)物品在各個(gè)倉(cāng)庫(kù)的現(xiàn)有庫(kù)存數(shù)量和金額，或者計(jì)算出物品的加權(quán)平均價(jià)格，作為庫(kù)存管理運(yùn)行的初始條件。確認(rèn)上面填寫的價(jià)格和數(shù)量并保存到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，初始化工作完成。每次日結(jié)業(yè)務(wù)處理的時(shí)候，如果相關(guān)物品有出入庫(kù)業(yè)務(wù)發(fā)生，飲食通庫(kù)存管理程序會(huì)按照移動(dòng)加權(quán)平均的原則，自動(dòng)計(jì)算并更新物品價(jià)格，無(wú)需任何人為的計(jì)算。5.1 按數(shù)量金額匯總首先從左側(cè)的日期區(qū)間、倉(cāng)庫(kù)、物品類

15、型選項(xiàng)里選擇庫(kù)存盤點(diǎn)的條件，然后點(diǎn)擊“計(jì)算盤點(diǎn)表”按鈕，得到右側(cè)的盤點(diǎn)表。主要記錄物品的期初結(jié)存、增加、減少、結(jié)存、庫(kù)存報(bào)警值等數(shù)據(jù)。注意?。?在講算盤點(diǎn)表的時(shí)候應(yīng)確認(rèn)你計(jì)算區(qū)間的憑證已經(jīng)做完日結(jié)業(yè)務(wù)，否則統(tǒng)計(jì)出來(lái)的結(jié)果有可能不正確。5.2 按憑證分類匯總?cè)缟鲜觯紫冗x擇盤點(diǎn)條件，然后點(diǎn)擊“計(jì)算盤點(diǎn)表”，得到下表：該表按憑證分類匯總，詳細(xì)記錄了驗(yàn)收入庫(kù)、假退料、盤盈、初始化幾種方式的物料增加數(shù)量和部門領(lǐng)料、自動(dòng)銷售、盤虧等幾種方式的物料減少數(shù)量。5.3報(bào)表打印在所有的查詢結(jié)果界面，點(diǎn)擊鼠標(biāo)右鍵，就能夠彈出如下的菜單，能夠?qū)⒉樵兘Y(jié)果打印、另存為excel、rtf、txt、html等常用的文件。同

16、時(shí)，還可以調(diào)整字體、列寬、行高和數(shù)字顯示格式等個(gè)性設(shè)置。六、查詢歷史憑證經(jīng)過(guò)期末庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)處理的庫(kù)存憑證可以通過(guò)查詢歷史憑證的功能進(jìn)行查詢和打印。在查詢的時(shí)候請(qǐng)選擇查詢的憑證類型及月分份，并可對(duì)查詢的憑證進(jìn)行選擇打印七、查詢物品出入庫(kù)記錄在選擇物品進(jìn)行查詢的輸入框中輸入物品代碼或者物品的拼音首字母，就可以查詢?cè)撐锲吩诒驹禄蛘邭v史的出入庫(kù)流水記錄。用鼠標(biāo)雙擊每一條流水記錄，可以顯示包含該物品的整張憑證，并且所查詢的物品用明黃色突出顯示。八、庫(kù)存統(tǒng)計(jì)報(bào)表8.1 物品出入庫(kù)情況統(tǒng)計(jì)表物品出入庫(kù)情況統(tǒng)計(jì)表主要是對(duì)選擇物品在一定時(shí)期內(nèi)、在所選擇的倉(cāng)庫(kù)里物品的增加、減少的數(shù)量統(tǒng)計(jì)。8.2 部門領(lǐng)料退料統(tǒng)計(jì)表

17、部門領(lǐng)料退料統(tǒng)計(jì)表主要是對(duì)所選部門在日期區(qū)間內(nèi)的倉(cāng)撥領(lǐng)料、直撥領(lǐng)料和退料的統(tǒng)計(jì)。8.3 供貨商進(jìn)退貨統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)所選供貨商在日期區(qū)間進(jìn)、退貨的數(shù)量、金額。8.4 憑證分類統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)所選憑證在日期區(qū)間內(nèi)記錄物品發(fā)生的數(shù)量、金額。8.5 物品采購(gòu)價(jià)格統(tǒng)計(jì)表統(tǒng)計(jì)所選擇的物品在日期區(qū)間內(nèi)的采購(gòu)均價(jià)和每天的采購(gòu)價(jià)格。圖8.1：圖8.2：圖8.3圖8.圖8.九、庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)處理點(diǎn)擊庫(kù)存管理界面的“結(jié)轉(zhuǎn)處理”按鈕，可以進(jìn)行日結(jié)業(yè)務(wù)、取消日結(jié)、月結(jié)業(yè)務(wù)、取消月結(jié)等結(jié)轉(zhuǎn)處理，還可以從備份文件中恢復(fù)因取消結(jié)轉(zhuǎn)操作丟失的庫(kù)存憑證。9.1 日結(jié)業(yè)務(wù)處理日結(jié)業(yè)務(wù)處理按照如下流程進(jìn)行：確認(rèn)所有憑證的正確性：庫(kù)房管理人員應(yīng)該針對(duì)

18、發(fā)生業(yè)務(wù)的各個(gè)庫(kù)房進(jìn)行庫(kù)存盤點(diǎn)、核對(duì)。通過(guò)計(jì)算盤點(diǎn)表，能夠按照倉(cāng)庫(kù)、類別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)。注意?。哼M(jìn)行日結(jié)業(yè)務(wù)處理的時(shí)候應(yīng)該確保所有的物品入庫(kù)數(shù)量應(yīng)該大于或等于出庫(kù)數(shù)量，否則請(qǐng)修正錯(cuò)誤憑證后再做日結(jié)處理。若結(jié)存數(shù)為負(fù)數(shù)時(shí)出錯(cuò)的報(bào)告如下圖：按照“移動(dòng)加權(quán)平均”的原則，計(jì)算庫(kù)存的物品單價(jià)并更新相關(guān)的出入庫(kù)憑證的物品單價(jià)、物品金額小計(jì)和憑證合計(jì)金額。飲食通庫(kù)存管理模塊所采用的移動(dòng)加權(quán)平均法是在每次日結(jié)業(yè)務(wù)處理的時(shí)候，按原材料在計(jì)算期內(nèi)的加權(quán)平均單價(jià)來(lái)計(jì)算原材料發(fā)出成本和期末結(jié)存價(jià)值的一種方法，由于計(jì)算機(jī)能夠完成大量的繁瑣數(shù)據(jù)運(yùn)算，所以比全月一次加權(quán)平均法更具有實(shí)時(shí)性。其計(jì)算公式為：加權(quán)平均單價(jià)上次原材料結(jié)存

19、金額+本次原材料變化金額（收入減少）上次原材料結(jié)存數(shù)量+本次原材料變化數(shù)量（收入減少）在加權(quán)平均單價(jià)的計(jì)算中，金額和數(shù)量的變化涉及到驗(yàn)收入庫(kù)單、退貨出庫(kù)單、物品初始化單、物料轉(zhuǎn)換單4種憑證。計(jì)算本次原材料發(fā)出成本本次原材料發(fā)出數(shù)量加權(quán)平均單價(jià)。在日常工作中，加權(quán)平均單價(jià)常常除不盡，計(jì)算的結(jié)果就會(huì)產(chǎn)生尾差。為了保證庫(kù)存期末結(jié)存原材料金額的準(zhǔn)確性，飲食通庫(kù)存管理軟件能夠判斷原材料的剩余數(shù)量是否0，如果是，則將原材料的全部剩余金額更新到領(lǐng)料業(yè)務(wù)中。注：除期初結(jié)存單、驗(yàn)收入庫(kù)單、退貨出庫(kù)單、物品初始化單、物料轉(zhuǎn)換單之外，其他庫(kù)存憑證的價(jià)格，均依據(jù)本次日結(jié)業(yè)務(wù)處理所計(jì)算出的原材料單價(jià)進(jìn)行計(jì)算。生成每日財(cái)

20、務(wù)發(fā)生數(shù)據(jù)：以日期為分組條件，針對(duì)每日的所有相關(guān)庫(kù)存憑證，統(tǒng)一計(jì)算其財(cái)務(wù)發(fā)生情況，生成相關(guān)科目的借貸金額，寫入后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)。通過(guò)日結(jié)業(yè)務(wù)處理，能夠產(chǎn)生庫(kù)存物品的相關(guān)帳務(wù)科目數(shù)據(jù)并根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)憑證生成應(yīng)付帳款數(shù)據(jù)，提供給飲食通帳務(wù)管理模塊進(jìn)行后處理。由于實(shí)際的庫(kù)存管理業(yè)務(wù)并不象前臺(tái)業(yè)務(wù)那樣要求實(shí)時(shí)處理，所以日結(jié)業(yè)務(wù)處理也并不要求每天都進(jìn)行。操作員只要確認(rèn)該天所涉及的庫(kù)存業(yè)務(wù)均已經(jīng)填寫了相關(guān)的憑證，并且憑證均正確無(wú)誤，就可以進(jìn)行日結(jié)業(yè)務(wù)處理。因?yàn)榭赡墚a(chǎn)生自動(dòng)銷售憑證，所以日結(jié)業(yè)務(wù)處理的日期必須小于當(dāng)前的酒店日期。日結(jié)業(yè)務(wù)處理之后：飲食通報(bào)表分析才能夠看到該天的營(yíng)業(yè)成本數(shù)據(jù)；該日期不能夠再輸入新的憑證

21、，已有的憑證也不能夠進(jìn)行修改。日結(jié)業(yè)務(wù)處理的操作界面如下：選擇需要進(jìn)行日結(jié)處理的日期，點(diǎn)擊“開始”按鈕，程序?qū)⒏鶕?jù)所選的日期進(jìn)行庫(kù)存日終處理業(yè)務(wù)。9.2取消日結(jié)業(yè)務(wù)用戶可以取消本月日結(jié)業(yè)務(wù)處理。來(lái)重新修改憑證。點(diǎn)擊“是”則取消本月日結(jié)業(yè)務(wù)處理，點(diǎn)擊“否”則不執(zhí)行取消日結(jié)業(yè)務(wù)處理操作。9.3 月結(jié)業(yè)務(wù)處理期末庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)處理過(guò)程，能夠?qū)?dāng)前月份已經(jīng)做過(guò)日結(jié)業(yè)務(wù)處理的庫(kù)存憑證轉(zhuǎn)移到歷史記錄中，以提高日常業(yè)務(wù)的處理速度和效率。能夠進(jìn)行期末庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)，需要具備如下條件：庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)期間每日的日結(jié)業(yè)務(wù)處理已經(jīng)完成；當(dāng)前的酒店日期大于庫(kù)存結(jié)轉(zhuǎn)的終止日期。9.4 取消月結(jié)業(yè)務(wù)如果發(fā)現(xiàn)上月的憑證錄入有問(wèn)題，可以使用這個(gè)

22、功能，退回到上月，進(jìn)行憑證編輯并重新執(zhí)行日結(jié)業(yè)務(wù)處理和月結(jié)業(yè)務(wù)處理的流程。：一般在進(jìn)行實(shí)物、數(shù)據(jù)盤點(diǎn)核對(duì)無(wú)誤后方能進(jìn)行日結(jié)業(yè)務(wù)、月結(jié)業(yè)務(wù)。一旦處理完成請(qǐng)不要頻繁使用取消月結(jié)，不然可能導(dǎo)致庫(kù)存憑證丟失！十、庫(kù)存管理相關(guān)參數(shù)設(shè)置10.1 編輯憑證打印模板出入庫(kù)憑證的打印格式，包括字體、紙張等等，均可以通過(guò)“編輯憑證打印模板”由使用者來(lái)自行定義。打印模板存放在操作系統(tǒng)的臨時(shí)目錄下，名字叫storebill.rtm。將該文件復(fù)制到其他使用庫(kù)存程序的計(jì)算機(jī)的臨時(shí)目錄下，就可以生效。如果打印模板制作的有問(wèn)題，可以通過(guò)“清除憑證打印模板”來(lái)刪除模板文件，程序?qū)⑹褂迷瓉?lái)默認(rèn)的模板進(jìn)行打印，除非重新編輯了新的憑

23、證模板?？梢詠?lái)定義錄入憑證時(shí)是不否需要自動(dòng)打印憑證，以及憑證的打印名稱，當(dāng)打印名稱修改后想復(fù)原可以通過(guò)“恢復(fù)默認(rèn)名稱”可以復(fù)原。定義“填寫憑證日期延長(zhǎng)天數(shù)”可以在當(dāng)月不做月結(jié)的情況下填寫下月的憑證的天數(shù)，此時(shí)間可根據(jù)自己需要來(lái)改變，做出我們需要的改動(dòng)后點(diǎn)“保存”按鈕即可；若不想保存改動(dòng)點(diǎn)“取消”。10.2 入庫(kù)單價(jià)限制酒店可以根據(jù)實(shí)際情況對(duì)物品的采購(gòu)價(jià)格填寫進(jìn)行限制，從下列選項(xiàng)中選擇即可。對(duì)物品采購(gòu)價(jià)格的限制在輔助工具下的物品采購(gòu)價(jià)格設(shè)置里完成。10.3 庫(kù)管權(quán)限設(shè)置“具有庫(kù)存管理權(quán)限的操作員能夠修改刪除自己錄入的憑證”選項(xiàng)不打勾：具有庫(kù)存管理要限的操作員不能夠修改刪除自己和他人錄入的憑證；如

24、果該選項(xiàng)打勾，具有庫(kù)存管理要限的操作員只能夠修改刪除自己錄入的憑證。“具有財(cái)務(wù)管理權(quán)限的操作員能夠修改刪除他人錄入的憑證”選項(xiàng)不打勾：具有財(cái)務(wù)管理權(quán)限的操作員不能夠修改刪除他人錄入的憑證；如果該選項(xiàng)打勾，具有財(cái)務(wù)管理權(quán)限的操作員能夠修改他人錄入的憑證。十一、庫(kù)存相關(guān)科目設(shè)置下面給出一個(gè)餐飲企業(yè)與庫(kù)存相關(guān)的帳務(wù)科目設(shè)置列表：一級(jí)科目二級(jí)科目121原材料12101肉類庫(kù)存12102蔬菜類庫(kù)存12103調(diào)料類庫(kù)存124低值易耗品12401工裝庫(kù)存12402文具庫(kù)存126物料用品12601洗滌用品庫(kù)存12602餐具庫(kù)存128庫(kù)存商品12801香煙類庫(kù)存12802酒水類庫(kù)存12803飲料類庫(kù)存151固定

25、資產(chǎn)15101家具類庫(kù)存181待處理財(cái)產(chǎn)損溢18101庫(kù)存盤點(diǎn)盈虧損溢203應(yīng)付帳款20301清華農(nóng)貿(mào)市場(chǎng)20302海淀區(qū)副食品公司20303清華園酒店用品供應(yīng)公司502營(yíng)業(yè)成本50201肉類成本50202蔬菜類成本50203調(diào)料類成本50204香煙類成本50205酒水類成本503營(yíng)業(yè)費(fèi)用50301物料用品費(fèi)用50302低值易耗品費(fèi)用十二、供貨商資料設(shè)置庫(kù)存管理模塊的日結(jié)業(yè)務(wù)處理過(guò)程，除了產(chǎn)生庫(kù)存物品的相關(guān)帳務(wù)科目數(shù)據(jù)之外，還能夠根據(jù)驗(yàn)收入庫(kù)憑證生成應(yīng)付帳款數(shù)據(jù)，提供給飲食通帳務(wù)管理模塊進(jìn)行后處理。這就要求整理供貨商的資料并錄入計(jì)算機(jī)。編號(hào)：長(zhǎng)度6個(gè)字符, 不能重復(fù)，必須填寫。建議的編碼規(guī)則：

26、“203”3位（或者2位）順序號(hào)。程序能夠根據(jù)已有的供貨商和上述編碼規(guī)則進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，在增加新的供貨商的時(shí)候，操作員可以修改編號(hào)；但是，在修改供貨商信息的時(shí)候，為保證數(shù)據(jù)的一致性，編號(hào)不允許修改。名稱：不能重復(fù)，必須填寫。電話、傳真、地址、郵編、聯(lián)系人等相關(guān)信息按照實(shí)際情況進(jìn)行填寫。十三、物品類別明細(xì)設(shè)置13.1新增物品類別類別編號(hào)：長(zhǎng)度2個(gè)字符, 不能重復(fù)。程序能夠根據(jù)已有的庫(kù)存類別自動(dòng)編號(hào)，在增加新的庫(kù)存類別的時(shí)候，操作員可以修改類別編號(hào)；但是，在修改庫(kù)存類別的時(shí)候，為保證數(shù)據(jù)的一致性，只能夠修改庫(kù)存類別的名稱。類別名稱：長(zhǎng)度10個(gè)漢字，不能重復(fù)。出庫(kù)時(shí)借方科目：在下拉菜單中選取。出庫(kù)時(shí)貸

27、方科目：在下拉菜單中選取。關(guān)于科目的說(shuō)明：當(dāng)出庫(kù)業(yè)務(wù)發(fā)生的時(shí)候，借記成本類科目，貸記庫(kù)存類科目。程序已經(jīng)按照規(guī)則進(jìn)行了過(guò)濾，操作員只要在下拉菜單中進(jìn)行選取就可以了。如果沒(méi)有相關(guān)的科目，可以點(diǎn)擊“新增財(cái)務(wù)科目”按鈕，增加相關(guān)的科目，然后進(jìn)行選取。保存：點(diǎn)擊“保存并新建”按鈕，能夠保存物品類別信息，并且繼續(xù)輸入；點(diǎn)擊“保存并退出”按鈕，能夠保存物品類別信息并退出。13.2新增物品明細(xì)物品編號(hào)：長(zhǎng)度5個(gè)字符, 不能重復(fù)，必須填寫。建議的編碼規(guī)則：2位類別編號(hào)3位順序號(hào)。這樣可以保證每一類物品下面至少可以建立1000種物品，能夠滿足絕大多數(shù)餐飲企業(yè)的庫(kù)存管理需求。程序能夠根據(jù)已有的物品明細(xì)和上述編碼規(guī)

28、則進(jìn)行自動(dòng)編號(hào)，在增加新的物品的時(shí)候，操作員可以修改物品編號(hào)；但是，在修改物品信息的時(shí)候，為保證數(shù)據(jù)的一致性，物品編號(hào)不允許修改。物品名稱：長(zhǎng)度15個(gè)漢字，不能重復(fù)，必須填寫。庫(kù)存單位：長(zhǎng)度4個(gè)漢字，必須填寫。成本卡單位：長(zhǎng)度4個(gè)漢字，可以不填。換算關(guān)系：庫(kù)存單位換算系數(shù)成本卡單位。例如：牛肉，庫(kù)存單位：公斤；成本卡單位：克；換算系數(shù)1000。最大庫(kù)存量：數(shù)字；最小庫(kù)存量：數(shù)字。庫(kù)存管理系統(tǒng)根據(jù)庫(kù)存量的最大值和最小值進(jìn)行報(bào)警。供貨單位：長(zhǎng)度4個(gè)漢字。對(duì)于某些庫(kù)存物品，供貨商的供貨單位和庫(kù)存單位不一致，就需要填寫供貨單位。例如：青島啤酒，庫(kù)存單位是瓶；供貨單位是箱，每箱24瓶；而且如果存在商家的

29、促銷活動(dòng)，買2箱送2瓶，則進(jìn)貨數(shù)據(jù)應(yīng)該是：2箱，50瓶。上述設(shè)置就能夠?qū)⑦M(jìn)貨數(shù)據(jù)的信息完整的錄入到庫(kù)存進(jìn)貨憑證中。13.3修改類別13.4刪除類別如果物品已經(jīng)有出入庫(kù)業(yè)務(wù)發(fā)生，是不允許進(jìn)行刪除操作的。13.5物品查找通過(guò)輸入物品編號(hào)和助記碼可以快速找到該物品。十四、庫(kù)存物品助記碼設(shè)置通過(guò)生成庫(kù)存物品助記碼，能夠?qū)崿F(xiàn)憑證的快速錄入。2.58以前的版本，由于數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)的限制，庫(kù)存物品的助記碼在每次登錄的時(shí)候都要重新生成，并且不能夠保存，以至于登錄后等待的時(shí)間比較長(zhǎng)?，F(xiàn)在的方式是將生成的助記碼直接保存到后臺(tái)數(shù)據(jù)庫(kù)中，每次登錄的時(shí)候直接讀取就可以了，效率比以前有所提高。在保存之前，生成的助記碼還能夠自行

30、修改十五、物品采購(gòu)價(jià)格控制為了方便酒店管理人員對(duì)物品采購(gòu)的控制，系統(tǒng)可以對(duì)物品采購(gòu)價(jià)格進(jìn)行控制。點(diǎn)擊庫(kù)存管理界面“輔助工具”下的“設(shè)置物品采購(gòu)價(jià)格控制”選項(xiàng)，彈出如下圖。通過(guò)輸入物品的助記碼快速的找到該物品，在控制價(jià)格列表里填寫價(jià)格，完成后點(diǎn)擊“保存”按鈕。設(shè)置采購(gòu)物品的價(jià)格后，庫(kù)管員在錄入憑證的時(shí)候不能手動(dòng)錄入物品的單價(jià)，這時(shí)物品的單價(jià)以設(shè)置的價(jià)格為準(zhǔn)，若價(jià)格有變化請(qǐng)通過(guò)此項(xiàng)來(lái)更改。設(shè)置物品控制價(jià)格的人員需要有財(cái)務(wù)管理權(quán)限。十六、直撥、調(diào)撥憑證更新對(duì).595版本及以后版本的用戶，在升級(jí)成.598以后請(qǐng)執(zhí)行此操作，進(jìn)行直撥、調(diào)撥歷史憑證的更新。此操作由系統(tǒng)自動(dòng)進(jìn)行匹配，用戶只需要進(jìn)行查詢，進(jìn)行核對(duì)，然后“執(zhí)行更新”，等系統(tǒng)完成計(jì)算就可以了。十七、從菜譜導(dǎo)入物品名稱如果菜譜中已經(jīng)有香煙、飲料、酒水等物品名稱，可以直接導(dǎo)入到庫(kù)存物品明細(xì)中，免去了重復(fù)錄入的過(guò)程。十八、注銷用戶 用戶在庫(kù)存管理的操作完成后，直接點(diǎn)擊屏幕右上角的即可退出操作；或是點(diǎn)擊操作按鈕下面的退出按鈕。如果是更換用戶，首先需要注銷當(dāng)前用戶，點(diǎn)擊操作按鈕下面的“注銷”按鈕，然后再點(diǎn)擊操作下面的登錄按鈕，在彈出的登錄界面