XX集團公司檔案管理制度

1、xx集團公司檔案管理制度第一章、總則第一條、為了規(guī)范公司檔案管理，特制定本制度。第二條、本制度適用于公司及所屬各單位檔案管理。第二章、檔案管理機構(gòu)的設(shè)置及基本要求第三條、檔案劃分及管理部門一、公司設(shè)立檔案室，隸屬于辦公室，并設(shè)置檔案管理員，負責檔案資料的歸檔督促和日常管理工作。公司制定明確的檔案管理員崗位職責，檔案管理員必須嚴格履行職責。二、公司檔案根據(jù)其重要性和保密程度分為公司級和部門級，公司級檔案應(yīng)按標準規(guī)范進行分類，有規(guī)范的檔案編號和標簽，并建立電子與紙張分類目錄。第四條、各部門資料管理一、公司所屬各部門必須設(shè)兼職的資料管理員，制定明確的資料管理員崗位職責，規(guī)范部門檔案管理，實行部門檔案

2、與公司檔案歸口管理。二、各部門根據(jù)部門資料性質(zhì)結(jié)合公司檔案管理辦法，實行統(tǒng)一的標準分類管理。三、檔案的借閱和移交、銷毀，必須按照公司管理規(guī)定執(zhí)行。第三章、檔案保管第五條、檔案封面應(yīng)逐項按照規(guī)定用碳素鋼筆或中性筆書寫，字跡要工整，清晰，封面題名應(yīng)能準確反映出卷內(nèi)文件材料的內(nèi)容。檔案文件禁止使用鉛筆、圓珠筆、復(fù)寫紙。第六條、檔案必須遵循文件材料形成的規(guī)律和特點，保持文件材料之間的聯(lián)系，區(qū)分不同的價值，便于保管和利用。第七條、要確保檔案的完整，破損的檔案文件要進行修復(fù)處理。第八條、檔案盒表面為檔案目錄，檔案盒內(nèi)文件沒有提名的，由檔案人員根據(jù)內(nèi)容擬定標題。第九條、檔案各級分類應(yīng)賦予統(tǒng)一名稱，其名稱應(yīng)簡

3、明扼要，以充分表示檔案內(nèi)容性質(zhì)為原則，并要一定范疇，不能籠統(tǒng)含糊。（如：證照類目、制度類目、文件類目、合同類目等）。第十條、公司檔案的分類：一、計劃性文件資料：包括公司戰(zhàn)略規(guī)劃、經(jīng)營計劃、各職能部門的工作計劃等。二、批示性文件材料：包括公司各類標準、指標，如考核標準，計劃指標等；公司生產(chǎn)經(jīng)營過程中的各類命令、工作指示、調(diào)度命令等。三、法規(guī)性文件：包括政府、行業(yè)、上級制定和頒發(fā)的各種需公司貫徹和執(zhí)行的規(guī)定、要求、標準等文件；公司內(nèi)部檔案管理制度的各類規(guī)章制度。四、公司重大決議：包括由公司股東大會、董事會、監(jiān)事會、總經(jīng)理辦公會議及其他重要的行政辦公會議所形成的文件和會議材料、會議記錄等。五、總結(jié)性

4、文件：包括公司經(jīng)營活動中年度、季度、月度的工作總結(jié)；下屬單位的工作總結(jié)及單項性的各種總結(jié)報告。六、憑證性材料：包括公司各職能部門在經(jīng)營活動中形成的各類原始記錄、憑證、臺帳等。如產(chǎn)量記錄、質(zhì)量記錄、設(shè)備保養(yǎng)維護記錄，以及材料能源消耗等、產(chǎn)品銷售、合同書、協(xié)議書等原始記錄和文本。七、匯報性材料：包括公司向各上級主管單位的匯報材料、統(tǒng)計報表、財務(wù)報表等；公司領(lǐng)導(dǎo)在外部公共場所發(fā)言或發(fā)布的各類文書資料等。八、勞資人事資料：包括公司的人事任命、人事調(diào)整、認識考勤、人才引進和培訓(xùn)考核、工資核定記錄等相關(guān)資料。九、調(diào)研性資料：包括市場調(diào)研、開發(fā)調(diào)研、行業(yè)及競爭對手資料、供應(yīng)商經(jīng)銷商資料、公司內(nèi)部各策劃方案的

5、技術(shù)經(jīng)濟論證材料等。十、聲像制品資料：包括經(jīng)營活動中、文化活動中、以及員工在外學習、考察時或外單位提供的以聲像形式記錄下來的對公司經(jīng)營活動產(chǎn)生作用的各種資料。十一、證件性文書資料：包括法人營業(yè)執(zhí)照、土地使用許可證、產(chǎn)品檢疫證、衛(wèi)生許可證、出口許可證、產(chǎn)品質(zhì)量認證、各類榮譽牌匾和證書、資產(chǎn)資料如汽車使用和房屋建筑等批文證照。十二、饋贈性資料：包括上級領(lǐng)導(dǎo)、名人、友人、協(xié)作單位提供和贈送的題詞、書畫、文獻資料、有紀念意義的各種工藝制品等。第十一條、檔案的收集一、凡屬本檔案管理制度第十條所涵蓋的文件資料，均應(yīng)歸檔統(tǒng)一管理，各部門應(yīng)做好資料的分類立卷，交到辦公室統(tǒng)一歸檔，每年歸檔一次；會計歸檔類在年度

6、終結(jié)后，由財務(wù)部門編造清冊，每兩年歸檔一次。二、銀行票據(jù)由財務(wù)部立卷留存；各類報表（應(yīng)收帳報表、銷售報表等）報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)閱后由專人回收并即刻銷毀，只財務(wù)部立卷留存。三、各類外來文件、資料由總經(jīng)理辦公室負責立卷留存；內(nèi)部文件原則上各部門傳閱后，即由總經(jīng)理辦公室回收立卷留存。四、公司員工應(yīng)注意隨時收集各種信息資料，并及時匯總到各部門檔案管理員，員工因公外出參觀學習考察和參加個各種會議回到公司后，應(yīng)將相關(guān)資料全部移交檔案管理員。五、凡已辦理完畢的具有保存價值的各種文件資料，均應(yīng)在三日內(nèi)遞交辦公室立卷歸檔。第四章、歸檔及保存年限第十二條、歸檔的文件資料，應(yīng)按自然形成，保持歷史聯(lián)系的原則和歸檔要求特征及文

7、件內(nèi)容進行歸檔，在一個卷內(nèi)要按問題或者文件形成的時間，系統(tǒng)的排列并填寫卷內(nèi)目錄。第十三條、歸檔的同類文件資料在卷內(nèi)應(yīng)按保存期限分別裝訂，保存期限分為定期和永久。定期按文件材料的保持價值分為1年，5年，10年。一、永久保存：（1）公司章程、合同（2）股東名冊（3）組織規(guī)程及辦事細則（4）董事會及股東會記錄（5）財務(wù)報表（6）政府機關(guān)核準文件（7）不動產(chǎn)所有權(quán)及其他債權(quán)憑證（8）工程設(shè)計圖（9）公司規(guī)章制度（10）其他經(jīng)核定須永久保存的文書二、10年保存：（1）預(yù)算、決算書類（2）會計憑證（3）事業(yè)計劃資料（4）其他經(jīng)核定須保存10年的文書三、1年至5年保存：（1）期滿或解除之合約（2）其他經(jīng)核定

8、保存5年的文書四、1年以下暫時保存：（1）結(jié)案后無長期保存必要的資料。第十四條、歸檔的文件資料種類，份數(shù)以及每份的頁數(shù)均應(yīng)齊全完整，每份文件的正件與附件，印件與定稿，請示與批復(fù)，轉(zhuǎn)發(fā)文件與原件，多種文字形成的同一文件，均不得分開。 第五章、檔案日常管理第十五條、借閱手續(xù)：一、各部門經(jīng)辦人員因需要借閱檔案時，應(yīng)由其部門負責人出示書面借閱單向檔案員借閱，經(jīng)辦人必須在公司借閱登記表上簽字。二、檔案員接到借閱條，經(jīng)核查后，取出該項檔案，并在借閱登記表上注明借出日期和歸還日期，以備及時催還。三、檔案歸還時，經(jīng)檔案員核查無異后，檔案即歸入檔夾，填寫歸還日期，取消借閱記錄。四、借閱人不得轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污

9、損所借的檔案，不得在文件上圈點、畫線和涂改，未經(jīng)批準不得復(fù)印和摘抄檔案。五、借閱人確因工作原因需要復(fù)印文件或摘抄文件，需借閱部門負責人書面請示，經(jīng)辦公室主任批準。六、借閱人應(yīng)于規(guī)定期限內(nèi)歸還。如有其他人借閱同一檔案時，應(yīng)變更借閱登記，不得私自授受。第十六條、銷毀手續(xù)一、每年保管期限已滿的檔案由檔案員編制紙質(zhì)和電子的檔案銷毀登記表，報公司負責人審核批準，并指定其監(jiān)銷人后方可進行銷毀。檔案銷毀登記表需注明：銷毀檔案目錄、公司負責人意見、銷毀時間。檔案銷毀登記表需永久保管。二、保管期限已滿但仍不能銷毀的檔案有下列四種：未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)；未了事項；正在項目建設(shè)期間的建設(shè)單位、經(jīng)核定仍有保存參考價值者。

10、應(yīng)單獨抽出立卷，直到事項完結(jié)時為止。第十七條、移交手續(xù)一、需要進行移交的檔案，需由檔案員編制檔案移交登記表，報公司負責人審核批準并指定其監(jiān)交人后，方可進行移交。檔案移交登記表需注明：移交檔案目錄、公司負責人意見、移交方簽章、接收方簽章、移交時間、移交原因。檔案移交登記表一式兩份，移交方和接收方各一份并永久保管。 第十八條、保密一、檔案室的任務(wù)是集中統(tǒng)一管理公司已形成的全部文件資料檔案，維護檔案的完整和安全，任何無關(guān)人員未經(jīng)許可不得入內(nèi)。二、檔案員應(yīng)忠于職守，遵守紀律，保守秘密，樹立全心全意為公司各項工作服務(wù)的思想，主動，準確，迅速地為利用者提供檔案資料。三、愛護檔案室的一切設(shè)施設(shè)備，任何人未經(jīng)

11、許可不得使用及隨意翻動。第六章、附則第十九條、本制度最終解釋權(quán)、修改權(quán)歸泛海集團辦公室，第二十條、本制度從發(fā)布之日起實施。附表檔案員職責1、負責收集、統(tǒng)計、整理、立卷、鑒定、保管公司檔案；積極開展檔案的提供利用工作；2、認真學習檔案管理的相關(guān)規(guī)定、技術(shù)和業(yè)務(wù)知識，掌握歸檔的基本方法，保證檔案質(zhì)量。3、定期擦拭檔案架，保持檔案清潔，以防蟲蛀腐朽，如有破損或褪色的資料，應(yīng)當及時進行修補和復(fù)制，裝訂部分過窄或有字跡的資料，要用紙加以襯邊。紙面過大的書寫材料，要按宗卷大小折疊整齊，對字跡難以辨認的資料，應(yīng)當附上抄件。4、歸檔要注意整潔，歸檔前要先對文件資料進行分類，再把文件資料按類別分組后分別裝入卷宗，以便歸檔時所有資料都能隨手而得，避免盲目查找。5、做好保密工作，并采取防盜、防火、防水、防潮、防塵、防鼠、防高溫、防強光等措施。6、每年進行一次檔案清理，編制或更新文件索引，以便查找。檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負責人檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門所借檔案借閱時間借閱原因部門領(lǐng)導(dǎo)檔案負責人檔案借閱申請單姓名職務(wù)部門