行政辦公室檔案管理規(guī)范化的對策分析

1、行政辦公室檔案管理規(guī)范化的對策分析 摘要：行政工作能否順利開展很大程度上取決于檔案工作水平，特別是科學(xué)、規(guī)范化的管理工作已經(jīng)成為順應(yīng)行政工作發(fā)展趨勢的具體要求。然而，很多人員并未認(rèn)識到檔案管理工作的重要意義，誤認(rèn)為該項工作可有可無。其實(shí)不然，檔案工作涉及多方面工作，與很多行政工作形影不離。由于目前檔案管理工作依舊采取傳統(tǒng)模式，使得檔案管理工作較為混亂，無法滿足行政現(xiàn)代化建設(shè)及發(fā)展需求。本文將從檔案管理概念入手，立足于檔案規(guī)范化管理的重要意思深入探究實(shí)現(xiàn)規(guī)劃化目標(biāo)的建議及措施。 關(guān)鍵詞：行政辦公室：檔案管理：規(guī)范化對策 一、前言 自改革開放以來，我黨立足于全心全意為人民服務(wù)，并加大了服務(wù)型政府建

2、設(shè)，對行政各項工作進(jìn)行了調(diào)整和優(yōu)化。辦公室作為行政工作的基本部門，主要負(fù)責(zé)檔案管理、信息上傳下達(dá)等工作，工作內(nèi)容較多，且占據(jù)十分重要的地位。但是當(dāng)前檔案管理工作由于各部門之間缺少溝通和交流，出現(xiàn)了各自為政的現(xiàn)象，無法將資料有機(jī)整合到一起，在一定程度上增加了檔案工作開展難度，且效率較低，缺乏規(guī)范性，不利于行政辦公室各項工作的開展。因此加強(qiáng)對辦公室檔案管理規(guī)范化對策的研究具有積極的借鑒意義，能夠幫助我們正視該項工作的同時，還能夠注重細(xì)節(jié)工作，提高管理規(guī)范化水平。 二、檔案管理概念 所謂檔案管理，主要是指檔案的收集、整理及保管等活動的總和。就本質(zhì)來看，檔案管理工作是一項管理性、服務(wù)性及政治性工作，在

3、整個管理過程中，它不生產(chǎn)物質(zhì)財富，主要負(fù)責(zé)各個部門歷史文件管理工作。同時檔案管理并非獨(dú)立性工作，滲透至社會管理系統(tǒng)中的各個環(huán)節(jié)，為社會實(shí)踐工作提供服務(wù)和支持，這也是區(qū)別于其他工作的主要特點(diǎn)。目前，我國檔案管理工作尚處于發(fā)展階段，整體管理水平還有待提升，需要我們給予更多的關(guān)注，并加大研究力度，從根本上實(shí)現(xiàn)檔案管理制度化、規(guī)劃化發(fā)展目標(biāo)。 三、檔案管理規(guī)范化的重要意義 加強(qiáng)對檔案的規(guī)范化管理是一項具有現(xiàn)代意義的工作，特別是在信息時代下，檔案中蘊(yùn)含著的大量資料信息，也是以往工作的總結(jié)，能夠?yàn)樾姓k公室未來工作提供更多依據(jù)和支持。具體來說，規(guī)范化管理的意義表現(xiàn)在以下幾個方面： 第一，順應(yīng)時代發(fā)展趨勢。

4、新經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，市場經(jīng)濟(jì)、新理念等外部環(huán)境發(fā)生了根本性變化。而萬物發(fā)展規(guī)律證明了應(yīng)時而謀、因勢而動、順勢而為，才是持續(xù)、穩(wěn)定發(fā)展的基本規(guī)律，只有順應(yīng)時代發(fā)展，反思自身存在的不足，不斷革新自身理念、處事方式，才能夠獲得長足發(fā)展。檔案管理工作作為行政工作的一部分，記載著行政工作的過往，具有較強(qiáng)的參考意義，落實(shí)好該項工作，是行政工作順應(yīng)時代的具體表現(xiàn)。 第二，提高服務(wù)中心管理水平的具體表現(xiàn)。檔案管理是行政辦公室的主要內(nèi)容，具體來說，就是檔案人員對以往工作相關(guān)的資料等進(jìn)行整理、歸檔，并幫助行政工作發(fā)現(xiàn)其中存在的不足及問題，采取針對性措施，加以調(diào)整和優(yōu)化，不斷提高行政服務(wù)質(zhì)量。同時，檔案管理作為行政文化建

5、設(shè)的基本內(nèi)容，對于樹立良好政府形象具有積極地推進(jìn)作用，最為關(guān)鍵的是能夠通過對檔案資料的充分利用，對職工進(jìn)行績效考核，實(shí)現(xiàn)對職工的全面、具體化管理，從而真正意義上落實(shí)行政現(xiàn)代化管理目標(biāo)。 第三，有利于行政事業(yè)持續(xù)發(fā)展。管理工作貫穿于行政服務(wù)工作全過程，檔案管理作為其中的一部分，通過行政工作的歷程、經(jīng)驗(yàn)等資料進(jìn)行回顧和整理，能夠總結(jié)其中的經(jīng)驗(yàn)。尤其是檔案中的資料都是部門的精華之所在，任何事物發(fā)展過程都并非一帆風(fēng)順，通過檔案工作這一載體，我們能夠進(jìn)行反思，并結(jié)合外部發(fā)展趨勢，制定科學(xué)的發(fā)展規(guī)劃，從而促進(jìn)服務(wù)中心持續(xù)發(fā)展，為社會主義社會建設(shè)奠定堅實(shí)的基礎(chǔ)，取得公眾們的信任和認(rèn)可，并與我黨共同創(chuàng)建美好的

6、未來。 四、提高規(guī)范化水平的措施 現(xiàn)階段，規(guī)范化管理是行政服務(wù)中心新時期發(fā)展的必然要求，其不僅體現(xiàn)在制度、管理等方面，還表現(xiàn)在管理方式及人員培訓(xùn)等更為具體的方面。因此筆者結(jié)合多年工作經(jīng)驗(yàn)，建議該項工作可以從下列方面人手： （1）重視規(guī)劃管理，完善管理制度 目前，我國正處于市場經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型階段，人民群眾對于行政服務(wù)質(zhì)量提出了更高的要求，而作為影響質(zhì)量的主要因素，檔案管理工作規(guī)范化水平成為實(shí)現(xiàn)上述目標(biāo)的重中之重，只有真正落實(shí)了規(guī)劃化管理目標(biāo)，才能夠?yàn)闄n案管理工作提供保障。具體來說，行政部門領(lǐng)導(dǎo)作為個部門的組織者和引導(dǎo)者，要從自身人手，樹立新型管理理念，重視檔案管理工作在整個行政服務(wù)中心的積極作用的發(fā)揮

7、，并經(jīng)常過問該項工作實(shí)施現(xiàn)狀，適當(dāng)增加人力、資金等方面的投入，為該項工作的有序開展保駕護(hù)航。同時在部門內(nèi)部應(yīng)積極宣傳該項工作，并成立專門的管理部門，由領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)，領(lǐng)導(dǎo)檔案人員全面開展檔案規(guī)劃化管理工作，立足于當(dāng)前工作現(xiàn)狀，收集并梳理存在的問題，提出解決對策，提供組織保障。 制度具有根本、長期等特點(diǎn)，是檔案規(guī)范化管理的關(guān)鍵。因此在檔案規(guī)劃化管理工作中，我們要充分利用制度手段，約束和限制不規(guī)范行為。在實(shí)踐中，要立足于部門發(fā)展新目標(biāo)、新形勢，將制度完善工作列入到重點(diǎn)工作列表當(dāng)中，對現(xiàn)有檔案制度中存在的不足和缺陷進(jìn)行完善，及時取消不合理內(nèi)容，并在此基礎(chǔ)上提出相應(yīng)的內(nèi)容，形成系統(tǒng)化制度體系。不僅如此，還應(yīng)

8、重視對制度的執(zhí)行，定期對檔案人員進(jìn)行培訓(xùn)，構(gòu)建相應(yīng)的激勵機(jī)制，促使檔案管理人員能夠在工作中，發(fā)揮主觀能動性，實(shí)現(xiàn)對檔案管理的規(guī)劃化處理，減少檔案遺漏、丟失等不良問題。 （2）強(qiáng)化管理體系，保證信息真實(shí)性 筆者認(rèn)為針對檔案規(guī)范化管理工作，我們在開展工作中，應(yīng)進(jìn)一步完善檔案管理體系，實(shí)現(xiàn)對檔案工作的統(tǒng)一管理，形成合力，重視對該項工作的協(xié)同體系建設(shè)，將各個部門整合到一起，共同構(gòu)建聯(lián)席會議制度，將該項工作拓展至領(lǐng)域、部門及環(huán)節(jié)全過程，特別是要重視人員能力建設(shè)。21世紀(jì)，知識更新速度遠(yuǎn)遠(yuǎn)超過我們的想象，只有掌握新知識、新技術(shù)，才能夠更好地?fù)?dān)任這份工作，繼而實(shí)現(xiàn)對檔案資源的深度挖掘，提高信息資源利用價值。

9、值得注意的是，不同于其他信息，檔案信息資源具有保密性特點(diǎn)，需要我們對管理人員進(jìn)行保密知識教育，保證管理人員的綜合素質(zhì)能夠與時代發(fā)展趨勢相契合。 新時期下的檔案管理人員要轉(zhuǎn)變工作風(fēng)格，由原來的等、靠、要被動狀態(tài)轉(zhuǎn)變?yōu)橹鲃优c其他部門保持非常密切的聯(lián)系，能夠在第一實(shí)踐收集各類資料信息，做到認(rèn)真檢查和核實(shí)，科學(xué)歸檔并保存，從而確保信息的真實(shí)、可靠性。不同于傳統(tǒng)時代，如果一味堅持傳統(tǒng)方式無法全面反映行政事業(yè)發(fā)展歷程，且信息價值也無法得到最大限度的發(fā)揮。因此檔案人員應(yīng)立足于社會發(fā)展現(xiàn)狀，擴(kuò)大檔案資料收集范圍，無論是業(yè)務(wù)、還是職工都應(yīng)成為其中的一部分，促使檔案規(guī)范化工作能夠改進(jìn)行政工作，從而為進(jìn)一步挖掘行政

10、工作資源創(chuàng)建良好的平臺。 （3）構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)體系，規(guī)范檔案利用 現(xiàn)階段，信息技術(shù)與我國行政工作的深度結(jié)合，電子政務(wù)應(yīng)運(yùn)而生。在此基礎(chǔ)上，行政工作信息化、現(xiàn)代化建設(shè)已然成為現(xiàn)實(shí)。目前，筆者所在行政服務(wù)中心基本實(shí)現(xiàn)了網(wǎng)絡(luò)服務(wù)系統(tǒng)，為檔案管理工作提供了技術(shù)保障。同時在計算機(jī)飛速發(fā)展趨勢下，檔案網(wǎng)絡(luò)化將會得到了進(jìn)一步推廣和普及。但是信息化水平尚未達(dá)到預(yù)期的目標(biāo)。因此服務(wù)中心應(yīng)堅持與時俱進(jìn)，積極引進(jìn)先進(jìn)信息處理技術(shù)，邀請專業(yè)技術(shù)人員，結(jié)合服務(wù)中心的工作特點(diǎn)，構(gòu)建針對性的網(wǎng)絡(luò)服務(wù)體系，提高檔案管理規(guī)范化水平，促使檔案資料收集、整理及歸檔等工作都能夠按照既定的要求進(jìn)行，從而有效提高管理有效性。為了加快檔案規(guī)劃化

11、管理進(jìn)程，我們要明確認(rèn)識到培養(yǎng)技術(shù)人員的重要性，促使其能夠兼顧檔案與技術(shù)操作等專業(yè)知識，在系統(tǒng)出現(xiàn)問題時，能夠及時解決問題，確保系統(tǒng)始終處于健康運(yùn)行狀態(tài)當(dāng)中。更為重要的是，我們還需要與政府其他部門建立合作關(guān)系，構(gòu)建網(wǎng)絡(luò)化管理體系，實(shí)現(xiàn)信息共享及傳達(dá)，以此來適應(yīng)服務(wù)型政府發(fā)展需求。 檔案管理工作的終極目標(biāo)是發(fā)揮其保存及應(yīng)用價值，為社會實(shí)踐提供借鑒和參考。只有開發(fā)和利用檔案的應(yīng)用價值，才能夠?yàn)樾姓ぷ魉降奶嵘龀龈嘭暙I(xiàn)。因此在行政服務(wù)中心內(nèi)部，我們應(yīng)在現(xiàn)有檔案基礎(chǔ)之上舉辦檔案展覽等活動，充分發(fā)揮檔案資源的社會宣傳功能，將靜態(tài)的檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閯討B(tài)的資源，以此來引導(dǎo)職工能夠樹立正確檔案規(guī)范化理念。不但

12、如此，還應(yīng)創(chuàng)新檔案利用方式，進(jìn)一步拓展檔案的服務(wù)范圍，深化其服務(wù)功能，逐步朝著電子化、網(wǎng)絡(luò)化等方向發(fā)展，形成一體化檔案信息體系，從而激活檔案的社會效益。 五、結(jié)論 根據(jù)上文所述，隨著社會不斷進(jìn)步和發(fā)展，檔案管理的時代意義及社會效益越來越突出，然而當(dāng)前檔案管理工作不夠規(guī)范，使得檔案信息的利用價值大打折扣。本文在檔案管理工作概念基礎(chǔ)上，分析和研究了檔案規(guī)范化管理工作對于服務(wù)中心的重要意義，從網(wǎng)絡(luò)層面、檔案資源利用等角度提出了相應(yīng)的建議及對策。在此基礎(chǔ)上我們也能夠進(jìn)一步明確檔案管理工作的內(nèi)涵，在日后工作中逐步重視該項工作，并構(gòu)建立體化工作體系，從而促進(jìn)我國行政事業(yè)的改革及發(fā)展。 參考文獻(xiàn)： 1李艷.如何推進(jìn)事業(yè)單位檔案的規(guī)范化管理j.才智，2014，（33）：303， 2姜春麗.淺析新形勢下檔案管理工作的規(guī)范化j.現(xiàn)代經(jīng)濟(jì)信息，2014，（22）：74+76. 3張磊.探究如何推行檔案工作規(guī)范化與標(biāo)準(zhǔn)化j.黑龍江史志，2014，（21）：234. 4尤衛(wèi)玲，王琦.學(xué)生檔案管理規(guī)范化對高校學(xué)風(fēng)建設(shè)的意義j.中國成人教育，2015，（01）：75-77. 5王芙寧.檔案管理規(guī)范化對現(xiàn)代企業(yè)管理的重要性