內部控制手冊-14.4備品備件采購_最新修正版

1、最新修正版14.4備品備件采購管理1.1 概述規(guī)定了 XX股份有限公司集團總部及其下屬公司（下屬公司是指XX股份有限公司投資（參股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）有關備品備件采購的申請、審批、供應商選擇、合同簽訂、驗收入庫、結算的工作流程，旨在規(guī)范集團備品配件采購管理，提高備品配件采購質量，降低采購成本，提高集團的經濟效益，促進企業(yè)持續(xù)發(fā)展。1.2 適用范圍適用于XX股份有限公司集團總部及其下屬公司。1.3 相關制度備品備件采購管理程序人事管理規(guī)定請采購審批層次。1.4 職責分工使用部門：提出備品備件使用申請，制定采購計劃。采購部：執(zhí)行采購計劃，簽訂采購合同。授權審批部門：審批采

2、購申請，審核采購合同財務部：支付采購貨款，并入賬等。物流部：負責采購品驗收、入庫1.5 流程圖14.4備品備件采購管理使用部門采購部授權審批部門財務部物流部最新修正版1.6控制目標序號內控手冊唯一具體控制目標編號控制目標目標類別114.4-CT1確保備品備件采購數(shù)量合理經營效率目標214.4-CT2確保采購到符合集團要求的備品備件經營效率目標314.4-CT3杜絕采購過程中可能存在的舞弊行為經營效率目標414.4-CT4確保采購經過適當授權審批經營效率目標514.4-CT5確保采購成本效率最優(yōu)化經營效率目標614.4-CT6確保采購價格合理經營效率目標714.4-CT7確保及時取得發(fā)票經營效率

3、目標814.4-CT8確保貨款支付得到適當審批資產保全目標914.4-CT9確保及時收到采購備件經營效率目標1014.4-CT10確保接收的貨符合訂單要求經營效率目標1114.4-CT11確保采購過程進行了正確的賬務處理財務信息真實性目標1214.4-CT12確保采購資料及時歸檔經營效率目標1.7控制矩陣會計1123414.4-R1各部門未按實際要 求提出備件請購 單，導致采購數(shù)量 超過實際需求，造 成集團資源浪費14.4-CT114.4-CA1制造部按各自實際需求進行采購申請， 填寫備件請購單預防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R2備件請購單對備件 要求不明確，導致 備件不符合實

4、際規(guī) 格，造成集團經濟 損失14.4-CT214.4-CA2備件請購單必須明確備件的規(guī)格預防型備品備 件采購 管理程 序請購單14.4-R3采購計劃的制定、 審批、執(zhí)行、驗收 等重要流程由一個14.4-CT314.4-CA3采購計劃的制定與審批、審批與執(zhí)行、執(zhí)行與驗收均不能由同一人負責，應做到不相容職責分離，采購各環(huán)節(jié)責任人經辦/ 審批/ 驗收預防型備品備 件采購 管理程采購計 劃流程 優(yōu)化VVV原材料-備品備件會計1234人負責，導致舞弊 風險，造成產品質 次價高，采購人員 收受回扣相互牽制序14.4-R4采購人員未執(zhí)行定 期輪崗制度，導致 米購人員與供應商 暗中操縱采購成 本，形成舞弊風險

5、， 給集團造成經濟損 失14.4-CT314.4-CA4采購相關人員實行定期輪崗， 并簽訂誠 信承諾書（或類似的行為保證書） ，承 諾在米購過程中不接受供應商回扣或好處，避免發(fā)生與企業(yè)利益相沖突的行 為，并在存在利益沖突時向集團及時報 告。預防型人事理規(guī)定管誠信諾書承VVV原材料品備件-備14.4-R5未具體明確各直屬 單位多少金額以上 的備品備件采購需 要向集團公司申報 審批，導致備品備14.4-CT414.4-CA5對不同的備品備件采購金額應設置相應的審批層級，超過一定金額的采購訂單應報公司審批預防型備 件 管 序品采理備購程請購審批表單V原材料品備件-備會計三4件采購權限設置不 明確，造

6、成直屬單 位備品備件采購管 理混亂14.4-R6備品備件米購前未進行相關市場調 查，未對零配件基 本情況信息進行了 解從而影響備品備 件采購計劃的制定14.4-CT514.4-CA6備品備件米購計劃制定前應進行充分的備品備件市場調查，了解備品備件基本信息，合理預測市場變化趨勢， 形成 書面報告并提交設備管理部審核， 以便 合理制定采購年、月度計劃，避免備品 備件庫存短缺或積壓預防型備品備 件采購 管理程 序市場調查報告14.4-R7未對市場價格變動 進行分析，預測市 場價格趨勢，導致 預期價格制定不合 理，增加采購成本14.4-CT614.4-CA7備品備件米購計劃制定前進行充分的市場價格調查

7、，合理預測價格趨勢，形 成備品備件市場調查報告，提交評審委 員組審核，以確定合理采購時機，保證物資供應，降低采購成本預防型價格分析表會計三414.4-R8備品備件采購計劃 制定不合理，導致 備品備件采購數(shù)量 超過實際需求量，14.4-CT114.4-CA8下屬單位的設備使用單位按時提交備品配件采購計劃，采購部根據(jù)使用單位 提交的備品配件采購計劃，結合本單位 生產經營任務、設備的維護、保養(yǎng)和修理，考慮設備的使用年限，按備品管理 辦法，提出備品配件的年、月采購計劃， 并按規(guī)定提交審批編制/審批預防型備品備 件采購 管理程 序采購計劃V原材料-備品備件造成集團資源浪費14.4-CT114.4-CA9

8、備品配件采購的臨時采購計劃由設備使用部門根據(jù)生產需要提出，審批程序同一般采購計劃編制/審批預防型備品備 件采購 管理程 序采購計劃V原材料-備品備件14.4-R9備品備件采購計劃 未經部門領導及總 經理審批，導致未 經領導審批越權采14.4-CT414.4-CA10采購部負責人負責本單位的備品配件采購計劃的審批工作編制/審批預防型備品備 件采購 管理程 序6.4采購計劃V原材料-備品備件會計11購，造成舞弊風險14.4-CT414.4-CA11采購部對超出本部門審批權限的備品配件采購計劃應提出處理意見，報本單位主管領導審批編制/審批預防型請米購 審批層 次采購計劃V原材料-備品備件14.4-R

9、10備品備件米購之前 未執(zhí)行詢價比價或 詢價比價不充分， 導致備品備件采購 價格過高，增加采 購成本14.4-CT614.4-CA12應根據(jù)經審批的采購計劃，按照采購詢 價管理制度相關規(guī)定組織詢價活動，擬定編制詢價文件詢價單，經審查批準后 實施詢價；詢價供應商原則上不少于二 家，并且被詢價供應商之間沒有關聯(lián)關 系預防型備品備 件采購 管理程 序詢價比價單14.4-R11設備管理部門領導 未經總經理授權簽 訂采購合同，導致 舞弊風險，造成集 團經濟損失14.4-CT414.4-CA13對經過審批的采購申請，應按照規(guī)定授權層級，大額需求由總經理及其他相關授權人員簽訂采購合同中清/審批預防型備品備

10、件采購 管理程 序米購審 批單采 購合同V原材料-備品備件會計11234514.4-R12備品備件采購合同 未經相關部門及領 導會審，可能導致 合同條款存在風險 漏洞，包括交易數(shù) 量及價格、付款時 間及方式、違約責 任等，造成集團經 濟損失14.4-CT414.4-CA14對于非標準合同采購：采購人員應與供 應商就備品配件采購的規(guī)格、數(shù)量、價格、質量、供貨周期、質量保證、付款 時間及方式、違約責任等與供應商仔細 協(xié)商，并就針對各合同條款與相關部門 及領導進行會審， 達成一致意見后，按 規(guī)定的權限及時簽訂采購合同，按規(guī)定程序進行報批中清/審批預防型備品備 件采購 管理程 序采購合 同會簽 單V原

11、材料-備品備件14.4-CT414.4-CA15對于標準合同按正常生產采購審批流程14.4-R13未及時取得供應商 開具的增值稅發(fā) 票，不能及時抵扣 稅款，造成集團稅 務風險14.4-CT714.4-CA16對正常履行的采購合同，采購人員應及時向供應商催收相應增值稅發(fā)票，并提交財務部門保管作相應賬務處理預防型備品備 件采購 管理程 序增值稅發(fā)票V應交稅金會計2414.4-R14貨款支付未按規(guī)定 程序及權限審批， 導致資金管理混舌L,造成集團資金 損失14.4-CT814.4-CA17明確付款審核人的責任和權力，按應付管理流程進行審批中清/審批預防型備品備 件采購 管理程 序付款申請單V應付賬款

12、、銀行存款14.4-R15集團支付貨款后， 供應商未按合同及 時交貨，導致集團 無法進行正常生 產，造成集團經濟 損失14.4-CT914.4-CA18對已簽訂的采購合同，采購人員應與供 應商保持必要的聯(lián)系，關注供應商對合 同的履行情況，發(fā)現(xiàn)或預測到備品配件 采購合同可能不能正常履行時，應及時采取措施，盡量減少由于該合同不能履 行而造成的經濟損失預防型備品備 件采購 管理程 序14.4-R16備品備件到貨后采 購人員未將所到貨 物與采購訂單進行 核對，導致收貨數(shù) 量缺失，造成集團14.4-CT1014.4-CA19建立嚴格的采購驗收制度，確定檢驗方式，由專門的驗收機構或驗收人員根據(jù) 采購訂單或

13、合同對到貨數(shù)量進行核對，核對無誤出具收貨單， 并遞交下一級驗收程序相關人員采購/驗收預防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗收報 告V原材料-備品備件會計 12叵4資產損失14.4-R17備品備件入庫驗收 時僅有集團采購人 員參與，無其他相 關人員參與，包括 倉庫管理人員、集團設備技術人員 等，導致舞弊風險， 造成集團經濟損失14.4-CT1014.4-CA20對采購項目的品種、規(guī)格、數(shù)量、質量 等相關內容的驗收，應由集團設備技術 人員及倉庫管理人氏-同參與，驗收無誤出具驗收單。驗收過程中發(fā)現(xiàn)的異常 情況，負責驗收的機構或人員應當立即 向有權管理的相關機構報告，相關機構應當查明原因并及時處理

14、采購/驗收預防型備品備 件采購 管理程 序收貨單 驗收報 告14.4-R18備品備件入庫時未 記入備品備件臺賬 并開具入庫單，導 致財務無法及時入 賬，造成賬實不符14.4-CT1214.4-CA21到貨經驗收無誤后， 倉庫管理人員出具 入庫單，并登記備品備件庫存臺賬，入 庫單交財務部門進行賬務處理采購/驗收/記賬預防型備品備 件采購 管理程 序記賬憑證V原材料-備 品備件會計鼻2414.4-R19備品備件驗收完畢 后未出具相關的驗 收單并由驗收雙方 簽字確認，導致備 品備件驗收結果失 真，影響正常生產 使用14.4-CT1014.4-CA22完成驗收后，相應驗收機構負責人或驗收人員均要在驗收單上簽字確認，并需送貨人員簽字方可啟效采購/驗收預防型備品備 件采購 管理程 序驗收單V原材料-備品備件14.4-R20備品備件入庫后財 務未及時入賬，導 致財務賬記錄不完 整，賬實不符14.4-CT1114.4-CA23備品備件入庫后，財務部門人員應