紅頭文件的制作標準和排版

1、紅頭文件的制作標準和排版一、紅頭文件的制作標準1、進行頁面設置選擇 文件” 一一頁面設置”選擇 頁邊距”附簽，上：3.7厘米 下：3.5厘米 左：28厘米 右：26厘米。選擇 版式”附簽，將 頁眉和頁腳”設置成 奇偶頁不同”，在 該選項前打“七”選擇文檔網(wǎng)格”附簽，字體設置”，中文字體”設置為仿宋”;字 號”設置成 三號”，單擊確定”按鈕，選中指定行網(wǎng)格和字符網(wǎng)格”；將每行”設置成 28”個字符；每頁”設置成22 ”行。然后單擊 確定”按鈕，這樣 就將版心設置成了以 三號字為標準、每頁22行、每行28個漢字的國家標準。2、插入頁號選擇插入” 一一頁碼”，位置”設置為頁面底端（頁腳）”，對齊方式

2、”設置為 外側(cè)”。然后單擊 格式”按鈕，數(shù)字格式”設置為全角的顯示格式，單擊確定”按鈕， 再次單擊確定”按鈕完成頁碼設置。雙擊頁碼，在頁碼兩邊各加上一條全角方式的短 線；并將頁碼字號設置成四號”;字體任意；奇數(shù)頁的頁碼設置成右空一個漢字，偶數(shù) 頁的頁碼設置成左空一個漢字。3、發(fā)文機關標識制作選擇插入” 一一文本框” 一一橫排”菜單項，鼠標將會變成“七”在Word 2000版面 上單擊鼠標左鍵，出現(xiàn)一個文本框，在該文本框內(nèi)輸入發(fā)文機關標識，輸入完成后，選中 該文本框，單擊鼠標右鍵一一設置文本框格式”，在這里來設 置紅頭的屬性。選擇顏色和線條”附簽，顏色”設置成無填充顏色”。選擇大小”附簽，高度”

3、 設置成2cm” ；寬度設置成15. 5cm。注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào)節(jié)尺寸。選擇版式”附 簽，單擊 高級”按鈕，水平對齊：對齊方式”設置成 居中”，度量依 據(jù)”設置成頁 面”；垂直對齊：絕對位置”設置成頁邊距”，下側(cè)”設置成2. 5cm 一-行文標準，8. 0cm；行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況調(diào) 節(jié)尺寸。然后單 擊確定”選擇文本框”附簽，左、右、上、下都設置成Ocm”單擊確定”完成。文本框?qū)傩?全部設置完成，單擊 確定”按鈕。選中文本框內(nèi)的全部文字，將顏色設 置成紅色”，字 體設置成小標宋簡體”字號根據(jù)文本框的大小設置成相應字號，但要盡量充滿該文本 框，這樣，寬為155mm高為20mm距

4、上25mn!勺紅頭制作完 成。4、紅線制作首先將 視圖” 一一工具欄” 一一繪圖”選中，單擊 繪圖”工具條的直線工具，鼠 標會變成 十”字形，左手按住鍵盤上的Shift鍵，右手拖動鼠標從左到右劃一條水平 線，然后選中直線單擊鼠標右鍵，選擇設置自選圖形格式”紅線的屬性在這里進行設置。選擇 顏色和線條”附簽，顏色”設置為 紅色”虛實”設置為 實 線”；粗線”設置為2. 25磅”選擇大小”附簽，寬度”設置為155cm”。選擇版式” 附簽，單擊 高級”按鈕，水平對齊：對齊方式”設置成 居中”度量依據(jù)”設置成頁 面”，垂直對齊：絕對位置”設置成頁邊距”下側(cè)”設置成7cnT 一平行文標準， 13.5cm”

5、行文標準，注：用戶可根據(jù)實際情況進行調(diào)節(jié)。單擊確定。5、文號制作平行文文號：文號三號仿宋、居中顯示。上行文文號：文號三號仿宋字體、左空一個字的距離；簽發(fā)人三號仿宋字體；簽發(fā)人姓名一一三號楷體、右空一個字的距離。注：文號一定要使用六角符號。六角符號插入方法：選擇插入” 一一符號” 一一符號”附簽，找到六角符號后，將光標置于準備插入的地方，單擊 插入”按鈕 即可。6主題詞制作選擇 表格” 一一插入” 一一表格”，選中表格，單擊鼠標右鍵一一表格屬性表格”附簽，對齊方式”設置為居中”；然后單擊邊框和底紋”按鈕，在預覽”窗口中將每行的下線選中，其它線取消，在表格中填寫具體內(nèi)容：主題詞用三號黑體；主題詞詞

6、目用三號小標宋；抄送、抄送單位、印發(fā)單位及印發(fā)日期用三號仿宋。7、保存成模板文件單擊文件” 一一保存”，保存類型”:選擇文檔模板（*dot ）” ；文件名”：給模板命名；保存位置”:模板所在路徑（一般不做，默認即可）。至此，模板制作完成。以后所有屬于此種類型的公文都可以調(diào)用該模板，直接進行公文正文的排版。要對該模板進行修改，可以調(diào)岀相應模板，方法是：選擇文件” 一一打開”，找到 相應的模板路徑，若模板保存時按系統(tǒng)默認設置的，然后單擊打開”按鈕調(diào)出模板即可 進行修改。二、公文正文排版1依據(jù)模板建立新公文選擇文件” 一一新建” 一一常用”附簽，選中所需模板，單擊確定，調(diào)出模板。2制作公文正文內(nèi)容正

7、文內(nèi)容根據(jù)用戶的實際需求，可以直接錄入文字，也可以從其它軟件中將文字復 制進來，但必須遵循以下國家標準：標 題 二號小標宋字體，居中顯示；主送機關一一三號仿宋字體，頂格，冒號使用全角方式；正 文三號仿宋字體；成文日期一一三號仿宋字體，右空四個字的距離，“ G和六角符號的輸入方 法一 致，不能使用字母0或數(shù)字0”代替。文號、簽發(fā)人、主題詞一一按照模板定義的字體填寫完整。最后，將紅頭、紅線、文號、簽發(fā)人、標題、主送機關、正文、成文日期、主題詞 的相互位置調(diào)整好。國家行政機關公文格式GB/T9704-1999國家行政機關公文格式 GB/T9704-1999 1范圍本標準規(guī)定了國家行政機關公文通用的紙

8、張要求、印刷要 求、公文中各要素排列順序和標識規(guī)則。本標準適用于國家各級行政機關制發(fā)的公文。其他機關可參 照執(zhí)行。使用少數(shù)民族文字印制的公文，其格式可參照本標準按有關 規(guī)定執(zhí)行。2引用標準下列標準所包含的條文,通過在本標準中引用面成為本標準的條文。 本標準出版時，所標版本均為有效。所有標準都會被修訂，使用本 標準的各方應探討使用下列標準最新版本的可能性。GB/T148- 1997印制、書寫和繪圖紙幅面尺寸3定義本標準米用下列定義3. 1 字 word標識公文中橫向距離的長度單位。一個字指一個漢字所占空間。3. 2 行 line標識公文中縱向距離的長度單位。本標準以 3號字高度加3號字高度7/8

9、倍的距離為一基準行。4公文用紙主要技術指標公文用紙一般使用的紙張定量為60g/m2-80g/ m2的膠版印刷紙或復印紙。紙張白度為85%90%,橫向折度15次，不透明度85%, PH值為7.59.5。5公文用紙幅面及版面尺寸5. 1公文用紙幅面尺寸公文用紙采用GB/T148中規(guī)定的A4型紙，其成品幅面尺寸為210mnX 297mm尺寸允許偏差見GB/T14&5. 2公文頁邊與版心尺寸公文用紙?zhí)祛^（上白邊）為:37mn lmm公文用紙訂口（左白邊）為：28mn lmm版心尺寸為：156mnX 225mm （不含頁碼）6文中圖文的顏色未作特殊說明公文中圖文顏色均為黑色。7排版規(guī)格與印刷裝訂要求7.

10、 1排版規(guī)格正文用3號仿宋體字，一般每面排22行，每行28個字7. 2制版要求版面干凈無底灰，字跡清楚無斷劃，尺寸標準，版心不斜，誤差不超過1mm7. 3印制要求雙面印刷；頁碼套正，兩面誤差不得超過2mm黑色油墨應達到色譜所標BL100 %,紅色油墨應達到色譜所標丫 80%, M80%o印品著墨實，均勻；字面不花、不白、無斷 劃。7.4裝訂要求公文應左側(cè)裝訂，不掉頁。包本公文的封面與書芯不脫落， 后背平整、不空。兩頁頁碼之間誤差不超過4mm騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸處訂眼距書芯上下各1/4處，允許誤差土 4mm平訂釘鋸與書脊間的距離為3mnT5nim無壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可

11、散頁明訂。裁切 成品 尺寸誤差土 1mm四角成90o,無毛茬或缺損。8公文中各要素標識規(guī)則本標準將組成公文的各要素劃分為眉首、主體、版記三部 分。置于公文首頁紅色反線（寬度同版芯，即156mm以上的各要素統(tǒng)稱訓眉首；置于紅色反線（不含）以下至主題詞 （不含）之間的各要素統(tǒng)稱主體；置于主題詞以下的各要素統(tǒng)稱版記8. 1. 1公文份數(shù)序號公文份數(shù)序號是將同一文稿印制若干份時每份公文的順序編 號。用阿拉伯數(shù)碼頂格標識在版心左上角第1行。8. 1.2秘密等級和保密期限如需標識秘密等級，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角 第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級和保密期限， 用3號黑體字，頂格標識在

12、版心右上角第1行，秘密等級各保密期限之間用“”隔開。8. 1. 3緊急程度如需標識緊急程度，用3號黑體字，頂格標識在版心右上角 第1行，兩字之間空1字；如需同時標識秘密等級與緊急程度， 秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。8. 1. 4發(fā)文機關標識由發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”組成；對一些特 定的公文可只標識發(fā)文機關全稱或規(guī)范化簡稱。發(fā)文機關標識上 邊緣至版心上邊緣為25mm對于上報的公文，發(fā)文機關標識上邊緣 至版心上邊緣為80mm發(fā)文機關標識推薦使用小標宋體字，用紅色標識。字號由發(fā) 文機關以醒目美觀為原則酌定，但是最大不能等于或大于22mnK 15

13、mm聯(lián)合行文時應使用主辦機關名稱在前,“文件”二字置于發(fā)文機關名稱右側(cè)，上下居中排布；如聯(lián)合行文機關過多，保 證公文首頁顯示正文。8.1.5發(fā)文字號發(fā)文字號由發(fā)文機關代字、年份和序號組成。發(fā)文機關標識 下空2行，用3號仿宋體字，居中排布；年份、序號用阿拉伯數(shù) 碼標識；年份應標全稱，用六角括號”括入；序號不編虛位 （即1不編為001）,不加“第”字。發(fā)文字號之下4nun處印一條與版心等寬的紅色反線。8.1. 6簽發(fā)人上報的公文需標識簽發(fā)人姓名,平行排列于發(fā)文 字號右側(cè)。發(fā)文字號居左空1字，簽發(fā)人姓名居右空1字；簽發(fā)人后標 全角冒號，冒號后用2號楷體字標識簽發(fā)人姓名。如有多個簽發(fā)人，主辦單位簽發(fā)人

14、姓名置于第 1行，其 他簽發(fā)人姓名從第2行起在主辦單位簽發(fā)人姓名之下按發(fā)文 機關 順序依次順排，下移紅色反線，應使發(fā)文字號與最后一個簽發(fā)人 姓名處在同一行并使紅反線與之的距離為4mm8. 2主體821公文標題紅色反線下空2行，用2號小標宋體字，可分一行或多行居 中排布；回行時，要做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。8.2.2主送機關標題下空1行，左側(cè)頂格用3號仿宋體字標識，回行時仍頂 格；最后一個主送機關名稱后標全角冒號。如主送機關名稱過多 而使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關名稱移至版記中的 主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。8. 2.3公文正文主送機關名稱下一行，每自然段左空 2字，

15、回行頂格。 數(shù)字、年份不能回行。824附件公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體 字標 識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù) 碼（如：“附件：1. XXXX”）；附件名稱后不加標點符號。附件 應與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附 件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應一致。 如附件與公文正文不能一起裝訂，就在 附件左上角第1行頂格標 識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。825 成文時間用漢字將年、月、日標全； “零”寫為“ 0;成文時間 的標識位置見8. 2. 6o826公文生效標識8. 2. 6. 1單一發(fā)文印章單一機關制

16、發(fā)的公文在落款處不署發(fā)文機關的名稱，只標識 成文時間。成文時間右空4字；加蓋印章應上距正文2mm-4mm端正、居中下壓成文時間，印章用紅色。當印章下弧無文字時，采用下套方式，即僅以下弧壓在 成文 時間上；當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓 在成 文時間上。8. 262聯(lián)合行文印章當聯(lián)合行文需加蓋兩個印章時，應將成文時間拉開，左右各 空7字；主辦機關印章在前；兩個印章均壓成文時間，印章用紅 色。只能采用同種加蓋印章方式，以保證印章排列整齊。兩印章 間互不相交或相切，相距不超過3mm當聯(lián)合行文需加蓋3個以上印章時，為防止出現(xiàn)空白印章， 應將各發(fā)文機關名稱（可用簡稱）排在發(fā)文時間和正文

17、 之間。主 辦機關印章在前，每排最多3個印章，兩端不得超過版心；最后一排如余一個或兩個印章，均居中排布；印章之間 互不相交或相切；在最后一排印章之下右空2字標識成文時間。& 263特殊情況說明當公文排版后所?？瞻滋幉荒苋菹掠≌挛恢脮r，應采取調(diào)整 行距、字距的措施加以解決，務使印章與正文同處一面，不得采 取標識“此頁無正文”的方法解決。& 2. 7附注公文如有附注，用3號仿宋體字，居左空2字加圓括號標識 在成文時間下一行。& 3版記& 3.1主題詞“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號； 詞目用3號小標宋體字；詞目之間空一字。& 3. 2抄送公文如有抄送，在主題詞下 1行；左空一字用

18、3號仿宋 體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送機關間用頓號隔開，回 行時與冒號后的抄送機關對齊；在最后一個抄送機關標句號。如 主送機關移至主題詞之下，標識方法同抄送機關。833印發(fā)機關和印發(fā)時間位于抄送機關之下（無抄送機關在主題詞之下）占1行位 置；用3號仿宋體字。印發(fā)機關左空1字，印發(fā)時間右空1字。 印發(fā)時間以公文付印的日期為準，用阿拉伯數(shù)碼標識。8. 3. 4版記中的反線版記中各要素下均加一條反線，寬度同版心。& 3. 5版記的位置版記應置于公文最后一頁（封四），版記的最后一個要素置于最后一行。9頁碼用4號半角白體阿拉伯數(shù)碼標識，置于版心下邊緣之下一 行，數(shù)碼左右各放一條4號一字線，一字線

19、距版心下邊緣7mm單 頁碼居右空1字，雙頁碼居左空1字?？瞻醉摵涂瞻滓院蟮捻摬?標識頁碼。10公文中的表格公文如需附表，對橫排A4紙型表格，應將頁碼放在橫表的 左側(cè)，單頁碼置于表的左下角，雙頁碼置于表的左上角，單頁碼 表頭在訂口一邊，雙賈碼表頭在切口一邊。公文如需附A3紙型表格，且當最后一頁為A3紙型表格 時， 封三、封四（可放分送，不放頁碼）應為空白，將A3紙型表格貼在圭寸三前，不應貼在文件最后一頁（圭寸四）上。11公文的特定格式11. 1信函式格式發(fā)文機關名稱上邊緣距上頁邊的距離為30mm推薦使用小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定；發(fā)文機關全稱下4mn處為一條武文線（上粗下細），距下頁邊20m

20、m處為一條武文線（上細下粗），兩條線長均為170mm每行距中排28個字。發(fā)文機關名稱及雙線均印紅色。兩線之間各要素的標識方法從本 標準相應要素說明。11. 2命令格式命令標識由發(fā)文機關名稱加“命令”或“令”組成，用 紅色 小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。命令標識上邊緣距 版心上邊 緣20mm下邊緣空2行居中標識令號；令號下空2行標識正文；正 文下一行右空4字標識簽發(fā)人名章，簽名章左空2字標識簽發(fā)人 職務；聯(lián)合發(fā)布的命令或令的簽發(fā)人職務應標識全稱。在簽發(fā)人 名章下一行右空2字標識成文時間。分送機關標識方法同抄送機 關。其他從本標準相關要素說明。11. 3會議紀要格式會議紀要標識由“XXXX會議紀

21、要”組成。其標識位 置同 8.1.4,用紅色小標宋體字，字號由發(fā)文機關酌定。會議紀要不加 蓋印章。其他要素從本標準規(guī)定。12式樣A4型公文用紙頁邊及版心尺寸見圖1 ;公文首頁版式見圖2;上報公文首頁版式見圖3;公文末頁版式見圖4;聯(lián)合 行文公 文末頁版式見圖5;聯(lián)合行文公文末頁版式見圖6o注：圖片尺寸已縮成1： 2o（完）附：新國家行政機關公文格式簡要介紹一、新格式的幾個主要特點1、改變了名稱，確定了適用范圍原公文格式（98版）稱為國家機關公文格式，而新 公文格式（99版）名稱改為國家行政機關公文格式。確 定了國家行政機關公文格式的適用范圍。保證了公文的統(tǒng)一 性，名稱的變化不影響非國家機關的單

22、位和部門采用該標準。2、改變了公文用紙幅面尺寸公文用紙的幅百尺寸是這次修訂主要調(diào)整的內(nèi)容。原標準中，用紙采用16開型（260 mmx 184mn） o新修訂的標準中規(guī)定一 般采用A4型（297mnX 210mm這是公文新標準的最 大特點。3、實行了新的定位方法在新修訂的標準中，為使公文制作者能夠比較方便清楚地掌 握標準。采用了比較通俗易懂的形式來確定公文中各要 素的定 位，即釆用了 “字“和“行“的概念，然后按定義的字和行確定公文中各要素的具體位置。同時，新標準將公文分為 眉頭、主題、版記三部分。并把各要素進行了歸類。4、縮小了圖文區(qū)新修訂的標準時，將左右白邊增加 19mm ”天頭地角增 加了

23、 45mm這樣的版心制作公文一方面為領導閱示發(fā)文留有相對寬 余的批示空間，另一方面也使公文更加美觀。5、增加了內(nèi)容新修訂的標準在原標準的基礎土增加了一些內(nèi)容，主要有：公文的排版規(guī)格、印刷要求、裝訂要求、公文中表格的處理。還 增加了公文的特定格式，即信函式公文格式、命令格式、會議紀 要格式。增加新內(nèi)容的出發(fā)點就是從開始制作到最后形式公文的全過程能夠有統(tǒng)一的依據(jù)。使公文制作的水平和質(zhì)量有較大提高。6、提高了公文的防偽性公文具有法定效力，目前社會上偽造公文招搖撞騙的犯罪活動時 有發(fā)生。新標準對公文防偽性做了一些硬性規(guī)定。例如：不得出現(xiàn)空白印章；不得再使用“此頁無正文“、空白頁不 標識 頁碼等等。這樣

24、不給別有用心偽造公文可乘之機，從格式上維護 了法律地位，是新標準最顯著的特點之一，也是掌握和執(zhí)行新標 準時特別注意的一個重點。7、有利于計算機的處理新標準主要目的有兩個，一個是行政機關公文格式達到規(guī)范和統(tǒng) 一，提高公文制作的水平和質(zhì)量，二是有利于辦公自動化的實 現(xiàn)。二、“文件式“公文的格式變化1、尺寸的變化上行文：凡上報的公文發(fā)文機關標識上邊緣至版心上邊緣為 80mm也就是說發(fā)文機關紅頭上邊緣至上頁邊為37十80=117mm下行文：凡用于平行文或下行文的公文發(fā)文機關標識上邊緣 至版心上邊緣為25mm也就是說發(fā)文機關紅頭上邊緣至上頁邊為 37+25=62mm2、各標識中部分要素變化發(fā)文字號：凡是上報的公文，發(fā)文字號一律在紅線上方左側(cè)，左 空1個字，簽發(fā)人右空1個字，發(fā)文字號與簽發(fā)人同處在紅反線 上同一行。3、增加的要素標識 新標準中增加了發(fā)文的保密期限，按照國家保密局的要 求，在 密級后標注保密期限，中問用