學(xué)生檔案管理辦法

1、學(xué)生檔案管理辦法（試行）第一章總則第一條為了貫徹落實(shí)教育部普通高等學(xué)校學(xué)生管理 規(guī)定，做好普通高校學(xué)生檔案管理工作，促使我校學(xué)生檔 案管理工作規(guī)范化、制度化，結(jié)合我校實(shí)際情況，特制定本 辦法。第二條學(xué)生檔案是學(xué)生在校期間形成的，反映學(xué)生德、 智、體及家庭政治、經(jīng)濟(jì)狀況的個(gè)人檔案材料。學(xué)生檔案是 學(xué)?？疾臁涍x、培養(yǎng)、教育學(xué)生過程中形成的第一手資料， 是黨和國(guó)家選拔錄用人才的重要參考依據(jù)。學(xué)生檔案管理工 作，是貫徹執(zhí)行黨的教育方針， 為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)培養(yǎng)、 選拔、錄用人才服務(wù)的一項(xiàng)常規(guī)性基礎(chǔ)工作。第三條學(xué)生檔案工作是高校檔案工作的重要組成部 分，學(xué)生檔案管理必須堅(jiān)持集中統(tǒng)一管理的原則，確保學(xué)

2、生 檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)、安全。第四條學(xué)校加強(qiáng)對(duì)學(xué)生檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)，要將學(xué)生檔 案管理工作納入重要議事日程，定期研究、檢查學(xué)生檔案工 作，為學(xué)生檔案管理創(chuàng)造良好的工作環(huán)境和條件。第五條 學(xué)生檔案種類多，流動(dòng)性強(qiáng)，利用率高，工作 量大。為加強(qiáng)管理，學(xué)生檔案由學(xué)生工作部統(tǒng)籌協(xié)調(diào)，各學(xué) 院具體負(fù)責(zé)并設(shè)立學(xué)生檔案室，配備專職人員負(fù)責(zé)學(xué)生檔案 的管理工作。第二章學(xué)生檔案管理職責(zé)第六條 新生檔案，按來檔途徑由各班級(jí)、各學(xué)院接收 后，各學(xué)院統(tǒng)一匯總、整理后按專業(yè)登記造冊(cè)（一式兩份） 并移交學(xué)生檔案室，履行嚴(yán)格的交接手續(xù)。學(xué)生檔案的缺失 情況，各學(xué)院、各班級(jí)及時(shí)反饋信息到學(xué)生本人，催促其盡 快查找或回原學(xué)校

3、補(bǔ)齊相關(guān)檔案材料。第七條 各學(xué)院要做好學(xué)生在校期間的檔案材料收集整 理工作，由專人負(fù)責(zé)學(xué)生在校期間檔案材料的整理，及時(shí)將 完整的檔案材料移交校學(xué)生檔案室并做好歸檔工作。畢業(yè)生 的檔案材料應(yīng)在每年畢業(yè)生派遣前半月內(nèi)向檔案室歸檔完 畢。第八條學(xué)生檔案室工作職責(zé)（一）接收、鑒別和整理學(xué)生檔案材料；（二）辦理學(xué)生檔案的查閱、借閱； （三）辦理學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞，為有關(guān)部門提供學(xué)生相關(guān)資料；（四）做好學(xué)生檔案的安全、保密、保管工作；（五）制定和完善學(xué)生檔案管理規(guī)章制度，做好學(xué)生檔 案分析統(tǒng)計(jì)工作；（六）辦理其它有關(guān)學(xué)生檔案事項(xiàng)。第三章 學(xué)生檔案歸檔范圍及分類第九條 歸檔的學(xué)生檔案，必須客觀地、歷史地、全面

4、地反映學(xué)生的成長(zhǎng)過程及其有關(guān)情況，對(duì)部門及個(gè)人當(dāng)前和 長(zhǎng)遠(yuǎn)具有參考價(jià)值和憑證作用。第十條 學(xué)生檔案的歸檔范圍及其分類 :第一類 學(xué)生登記表、畢業(yè)生登記表；第二類 鑒定、考核、考察材料；第三類 學(xué)生成績(jī)表、授予學(xué)位決定、學(xué)籍異動(dòng)材料；第四類 加入中國(guó)共產(chǎn)黨、共產(chǎn)主義青年團(tuán)或其他黨派、 團(tuán)體等組織的材料； 第五類 獎(jiǎng)勵(lì)材料（含三好學(xué)生，優(yōu)秀黨團(tuán)員、獎(jiǎng)學(xué)金和優(yōu)秀學(xué)生干部等登記表）；第六類 處分材料（包括個(gè)人檢查、調(diào)查報(bào)告、校級(jí)處分決定或免于、撤消處分的意見等）；第七類出國(guó)留學(xué)材料；第八類學(xué)生入學(xué)及畢業(yè)體檢表，大學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn) 登記卡片或免予執(zhí)行體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)申請(qǐng)表；第九類有工作經(jīng)歷的個(gè)人人事檔案材料

5、；第十類 其它可供學(xué)校及社會(huì)錄用人才時(shí)參考的材料。第四章學(xué)生檔案收集與管理第十條學(xué)生檔案室要重視學(xué)生檔案的日常收集、積累 工作，要將真實(shí)反映學(xué)生德、智、體、美方面的材料及時(shí)收 集歸檔。第十一條學(xué)生檔案管理人員要將收集的材料，認(rèn)真鑒別，屬于歸檔的材料必須做到真實(shí)、完整、齊全、文字清楚，并經(jīng)組織審查蓋章后方能歸檔。第十二條 不屬于規(guī)定歸檔的材料，經(jīng)過鑒別，可視情況分別處理。凡不應(yīng)歸檔的，退還材料來源單位處理第十三條 凡收集的歸檔材料，要按歸檔內(nèi)容分類整理。 檔案歸檔前，要使用統(tǒng)一和規(guī)范的學(xué)生檔案袋。第十四條 學(xué)生檔案材料，須統(tǒng)一用十六開規(guī)格的辦公 用紙或?qū)W校規(guī)范表格，用藍(lán)色或黑色鋼筆書寫，不能用圓

6、珠 筆、鉛筆或紅色及純藍(lán)色墨水和復(fù)寫紙書寫。第十五條 學(xué)生檔案信息記載要準(zhǔn)確、規(guī)范。在填寫學(xué) 生履歷等表格時(shí)，學(xué)生姓名書寫要準(zhǔn)確，不能寫同音字，曾 用名要書寫，個(gè)人不能隨意改名。要求身份證、畢業(yè)證、學(xué) 位證、畢業(yè)生派遣證、學(xué)籍卡上的姓名一致，各種表格上的 姓名、出生年月一致。反映聲像特征的照片要求是近照；反 映父母、親屬政治面貌、工作單位、住址、郵編、電話等情 況的文字材料要真實(shí)清楚。第十六條因病休學(xué)學(xué)生的檔案應(yīng)作非在校學(xué)生檔案妥 善保存，學(xué)生復(fù)學(xué)后，應(yīng)及時(shí)將其檔案按所在班級(jí)重新歸入 在校生檔案。第十七條留級(jí)學(xué)生的檔案，每學(xué)年在接到教務(wù)處正式通 知后，將其檔案轉(zhuǎn)到所留班級(jí)并上名冊(cè)，將原在班級(jí)的

7、名字 注銷并說明原因。第十八條退學(xué)學(xué)生的檔案，按有關(guān)規(guī)定將其檔案轉(zhuǎn)給 有關(guān)的人事部門保管。第十九條學(xué)生在受刑事處分和勞動(dòng)教養(yǎng)期間，其檔案 由學(xué)校學(xué)生檔案室保管， 刑滿釋放、解除勞教或重新就業(yè)的， 檔案即按有關(guān)規(guī)定轉(zhuǎn)給其所在單位或居住地的人事部門保 管。第二十條 學(xué)生出國(guó)不歸、失蹤、逃亡，經(jīng)證實(shí)，其檔 案仍由學(xué)生檔案室保管。第二一條對(duì)畢業(yè)離校時(shí)未落實(shí)工作單位的畢業(yè)生， 本人要求人事檔案保留在學(xué)校的，由本人提出申請(qǐng)，所在學(xué) 院領(lǐng)導(dǎo)簽字，方可保留二年，超過二年的，經(jīng)當(dāng)?shù)匚飪r(jià)部門批準(zhǔn)，按學(xué)校所在地人才交流中心檔案管理收費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)，收取 畢業(yè)生人事檔案保管費(fèi)。收取的檔案管理費(fèi)主要用于畢業(yè)生 檔案管理的有關(guān)支

8、出，不得挪作他用。第五章學(xué)生檔案保管與保護(hù)第二十二條根據(jù)安全保密和便于查找的原則，學(xué)生檔 案室對(duì)學(xué)生檔案進(jìn)行嚴(yán)密、科學(xué)地保管。（一）學(xué)生檔案設(shè)立專門檔案室，用鐵皮檔案柜存放， 達(dá)到防火、防潮、防高溫、防盜、防光、防鼠等要求，并經(jīng) 常檢查。（二）要保持檔案室的清潔和室內(nèi)適宜的溫濕度。（三）學(xué)生檔案室統(tǒng)一保管學(xué)生檔案，建立登記和統(tǒng)計(jì) 制度，及時(shí)發(fā)現(xiàn)問題并解決。第二十三條學(xué)生檔案室要不斷研究和改進(jìn)學(xué)生檔案的 管理方法和保護(hù)技術(shù)，逐步實(shí)現(xiàn)科學(xué)化、標(biāo)準(zhǔn)化和現(xiàn)化化管 理。第六章學(xué)生檔案的利用第二十四條 因工作需要查閱學(xué)生檔案，須遵守下列規(guī) 疋：（一）凡來查閱學(xué)生檔案者，須提出書面申請(qǐng)并經(jīng)所在 部門領(lǐng)導(dǎo)和檔

9、案所在學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)簽字同意；（二）學(xué)生檔案一般不得外借，如必須借出使用時(shí)，要 說明理由，嚴(yán)格履行借閱手續(xù)后，方可借出。（三）學(xué)生個(gè)人不能查閱自己的檔案材料；（四）查閱、借用學(xué)生檔案必須遵守保密制度和閱檔規(guī)定， 嚴(yán)禁拆卸、涂改、圈劃、折疊、批注、抽取、撤換檔案材料， 若出現(xiàn)此類情況按學(xué)校有關(guān)規(guī)定處理;第二十五條 畢業(yè)學(xué)生查詢檔案去留情況，應(yīng)出具相關(guān)證明，辦理登記手續(xù)后進(jìn)行查詢第七章學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)遞第二十六條學(xué)生畢業(yè)后，學(xué)生檔案室按機(jī)要件的交送 規(guī)定，將畢業(yè)生檔案及時(shí)寄送到畢業(yè)生就業(yè)報(bào)到證上指定的 就業(yè)報(bào)到部門（或單位）。第二十七條考取外校研究生的學(xué)生檔案，按教務(wù)處或 錄取學(xué)校發(fā)出的正式通知，學(xué)生檔案室將檔案轉(zhuǎn)至相關(guān)提檔 部門或錄取院校。第二十八條嚴(yán)格執(zhí)行學(xué)生檔案轉(zhuǎn)遞制度，避免產(chǎn)生“無 頭檔案”，轉(zhuǎn)遞學(xué)生檔案時(shí)應(yīng)遵守下列規(guī)定：（一）學(xué)生檔案應(yīng)通過機(jī)要投遞或派專人送取，不能郵寄，不得由學(xué)生本人自帶；（二）轉(zhuǎn)出的檔案必須完整、齊全