《社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范》

1、社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范國家標準編制說明一、任務來源國家標準社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范已列入國家標準化管理委員會2011年第三批國家標準制修訂計劃，項目編號為20111848-t-316。本標準由人力資源和社會保障部提出，全國社會保險標準化技術(shù)委員會歸口，人力資源和社會保障部社會保險事業(yè)管理中心、天津市社會保險基金管理中心、天津市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督信息研究所、吉林省社會保險事業(yè)管理局、上海市社會保險事業(yè)管理中心、上海市醫(yī)療保險事務管理中心、甘肅省社會保險事業(yè)管理局、河南省洛陽市社會保險事業(yè)管理局、山東省濰坊市社會保險事業(yè)管理中心、四川省瀘州市醫(yī)療保險管理局十家單位聯(lián)合起草。本標準為推薦性國家標準，是我

2、國社會保險標準化體系建設(shè)中急需制定的基礎(chǔ)標準之一。二、編制目的和意義社會保險業(yè)務檔案管理依托于經(jīng)辦業(yè)務，服務于經(jīng)辦業(yè)務，是社會保險經(jīng)辦最重要的一項基礎(chǔ)性工作。制定社會保險業(yè)務檔案管理國家標準，對于規(guī)范社會保險業(yè)務檔案管理工作，維護參保對象的社會保險權(quán)益，提高社會保險經(jīng)辦服務水平，具有重要的現(xiàn)實意義和深遠的歷史意義。1、有利于規(guī)范社會保險經(jīng)辦操作。社會保險經(jīng)辦工作質(zhì)量，直接影響社會保險制度是否能夠健康運行。社會保險檔案是社會保險經(jīng)辦、管理和服務工作的忠實記載，是考量經(jīng)辦工作是否依法合規(guī)的重要載體。無論是績效考核、內(nèi)部控制還是外部監(jiān)督，都需要依托檔案資料。因此，制定統(tǒng)一的社會保險業(yè)務檔案管理標準，

3、是規(guī)范社會保險經(jīng)辦操作的有效手段。2、有利于維護參保對象的社會保險權(quán)益。社會保險業(yè)務檔案是參保單位和參保人員履行繳費義務和享受社會保險權(quán)益的原始憑證，是落實“記錄一生、保障一生、服務一生”的基本前提。隨著社會保險事業(yè)的發(fā)展，參保對象的維權(quán)意識不斷增強，業(yè)務檔案與百姓利益的聯(lián)系也越來越密切，利用率日益提高，服務領(lǐng)域不斷擴展。3、有利于改善民生促進社會和諧。黨的十八大將“全面建成覆蓋城鄉(xiāng)居民的社會保障體系”和“健全社會保障經(jīng)辦管理體制，建立更加便民快捷的服務體系”作為改善民生、加強社會建設(shè)、促進社會和諧穩(wěn)定的重要舉措。一方面，做好業(yè)務檔案管理工作，本身就是提高社會保險經(jīng)辦服務能力的重要前提，在改善

4、民生服務民生方面發(fā)揮著重要作用；另一方面，業(yè)務檔案是研究社會保險事業(yè)運行軌跡和發(fā)展規(guī)律的珍貴史料。充分利用檔案資源，科學評價社會保險制度運行現(xiàn)狀和未來趨勢，有助于不斷完善具體政策乃至制度框架，在更高水平上促進社會公平保障民計民生，保障和推進和諧社會建設(shè)。三、編制原則本標準的起草遵循了以下基本原則：（一）實用性原則本標準作為我國社會保險業(yè)務檔案管理領(lǐng)域的第一項國家標準，在編制過程中既體現(xiàn)了對社會保險業(yè)務檔案管理工作環(huán)節(jié)、操作規(guī)范等方面的共性要求，又充分考慮了不同地域、不同級別社會保險經(jīng)辦機構(gòu)檔案管理工作在內(nèi)容、形式、條件等方面的差異，進而通過分步驟、分階段地推進達到不同目標，因此具有廣泛的實用性

5、和可操作性。（二）專業(yè)性原則作為業(yè)務檔案管理規(guī)范，本標準首先體現(xiàn)了檔案管理的專業(yè)性。嚴格遵照中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實施辦法等檔案法律法規(guī)以及da/t 1檔案工作基本術(shù)語、da/t 13檔號編制規(guī)則、da/t 22歸檔文件整理規(guī)則等相關(guān)檔案工作國家標準和行業(yè)標準，確保本標準中的術(shù)語定義、工作要求、工作標準具有專業(yè)性。其次，本標準體現(xiàn)了社會保險經(jīng)辦工作的專業(yè)性。在嚴格遵照社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)定、中華人民共和國社會保險法、gb/t 27768社會保險服務總則、gb/t 27769社會保障服務中心設(shè)施設(shè)備要求等社會保險行業(yè)法律和相關(guān)標準的基礎(chǔ)上，充分吸收和借鑒了各地社會保險經(jīng)辦機

6、構(gòu)檔案管理的成熟做法和先進經(jīng)驗，力求實現(xiàn)業(yè)務檔案管理與業(yè)務經(jīng)辦的緊密銜接，協(xié)調(diào)發(fā)展。（三）前瞻性原則在兼顧當前我國社會保險業(yè)務檔案管理現(xiàn)實發(fā)展情況的同時，體現(xiàn)了標準的前瞻性和引導性。在對業(yè)務檔案多種介質(zhì)相互轉(zhuǎn)換和備份、電子檔案管理、檔案信息資源建設(shè)、應用管理系統(tǒng)建設(shè)、信息安全保障體系建設(shè)等方面，充分考慮了檔案工作未來的發(fā)展趨勢。四、編制過程社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范國家標準起草工作于2012年6月正式啟動。為充分體現(xiàn)標準的科學性和可操作性，起草小組系統(tǒng)學習了檔案管理相關(guān)法律法規(guī)、國家標準、行業(yè)標準和地方標準，如國家檔案管理標準匯編、上海市醫(yī)療保險業(yè)務檔案管理規(guī)范、甘肅省社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范等

7、，并充分借鑒了gb/t 27768社會保險服務總則、gb/t 27769社會保障服務中心設(shè)施設(shè)備要求的編寫工作經(jīng)驗。同時，起草小組加強與其他成員單位的溝通交流，與整個社會保險標準體系保持協(xié)調(diào)一致。本標準的編制包括以下六個階段：第一階段：2012年6月2日7月10日。6月2日至26日，完成項目啟動，收集基礎(chǔ)文獻資料，確定項目實施方案，制定項目工作計劃。6月27日，參加部中心召開的2012年社會保險國家標準制定工作啟動會暨標準制定工作組第一次會議。會上組織業(yè)務檔案管理國標編寫成員單位召開第一次標準制定工作組會議，討論編寫提綱、職責分工和具體要求。6月28日至7月10日，收集匯總各成員單位反饋意見。

8、第二階段：2012年7月11日7月底。制定檔案管理國標編寫提綱，明確各成員單位的編寫任務、職責分工和具體要求，由各成員單位對應各自任務分頭起草。7月底前收集匯總各部分內(nèi)容，形成檔案管理國標第一稿，并分發(fā)至各成員單位。第三階段：2012年8月1日10月17日。8月1日，召開第二次標準制定工作組會議，就檔案管理國標第一稿進行討論，其間征求部社保中心及八家編寫單位共96條意見。會后，由天津市社會保險基金管理中心、吉林省社會保險事業(yè)管理局、上海市醫(yī)療保險事務管理中心、天津市質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督信息研究所等四家單位針對修改意見逐條修訂完善，形成第二稿。第四階段：2012年10月18日2013年1月22日。10月

9、18日，召開第三次標準制定工作組會議，討論第二稿，共征求意見113條，修改完善后形成第三稿。第五階段：2013年1月23日7月9日。1月23日，在北京召開了專家征詢會，邀請部中心、國家檔案局和標準化研究院的有關(guān)領(lǐng)導和專家進行了研究和把關(guān)，相關(guān)修改意見由天津編寫組進行修改形成第四稿。向人社部有關(guān)司（局、社保中心）、國家檔案局有關(guān)部門、天津市社保中心各業(yè)務處室和22家基層單位征求意見，共征求意見39條，修改后形成第五稿。將第五稿分發(fā)給各成員單位，由成員單位向當?shù)貦n案行政部門、當?shù)厣鐣ｋU經(jīng)辦機構(gòu)業(yè)務管理部門和所屬縣級（含縣級）以上經(jīng)辦機構(gòu)征求意見，并組織修改形成第六稿。第六階段：2013年7月10

10、日至9月24日。7月10日，在山東濰坊召開第四次標準制定工作組會議，討論第六稿，征求意見39條，修改完善并形成第七稿。第七階段：2013年9月24日至今。9月24日，在四川瀘州召開第五次標準制定工作組會議，討論第七稿，修改完善并形成第八稿。五、標準的主要內(nèi)容本標準共分八章，主要內(nèi)容如下：（一）范圍在“范圍”一章中，介紹了本標準的主要內(nèi)容和本標準所適用的領(lǐng)域。（二）規(guī)范性引用文件羅列了本標準中引用的13項國家標準和行業(yè)標準。（三）術(shù)語和定義本章定義了標準中出現(xiàn)的6項社會保險業(yè)務檔案管理術(shù)語。（四）總體要求本章提出了社會保險業(yè)務檔案管理的原則性要求。（五）設(shè)施設(shè)備、崗位及人員要求本章明確了社會保險

11、業(yè)務檔案管理的功能區(qū)設(shè)置、設(shè)施設(shè)備配備以及檔案管理崗位人員和職責。（六）業(yè)務檔案管理本章明確了社會保險業(yè)務檔案收集、整理、立卷、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、移交等十個管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和操作規(guī)則。（七）電子業(yè)務檔案管理本章明確了社會保險業(yè)務電子檔案收集、整理、歸檔、保管、鑒定、銷毀、統(tǒng)計、利用、移交等九個管理環(huán)節(jié)的工作內(nèi)容和操作規(guī)則。（八）信息化本章明確了社會保險業(yè)務檔案信息資源、應用管理系統(tǒng)和信息安全保障體系的建設(shè)要求。六、關(guān)鍵技術(shù)問題的處理（一）標準定位問題的確定社會保險業(yè)務檔案管理規(guī)范定位于對業(yè)務檔案管理各項具體工作的指導性標準，立足全面，突出重點，便于操作。對于檔案行業(yè)已有明確

12、要求或標準的，以直接引用為主；對于體現(xiàn)社會保險行業(yè)特點的，重點進行描述，力求做到細致而不繁瑣，具備可操作性。（二）電子檔案管理社會保險業(yè)務檔案存在紙質(zhì)和電子兩種載體形式，在內(nèi)容、管理環(huán)節(jié)、工作要求等方面既有共性又各有側(cè)重。考慮到目前各地社會保險經(jīng)辦機構(gòu)在管理和服務過程中，電子檔案已經(jīng)成為業(yè)務檔案的重要組成部分和未來的發(fā)展趨勢，所以本標準對電子檔案管理進行了規(guī)范。另外，為體現(xiàn)檔案管理流程的完整性和一致性，本標準將電子檔案管理作為獨立的章節(jié)進行表述。（三）檔號編制規(guī)則社會保險業(yè)務檔案具有案卷、文件兩個層次的檔號。在檔號編制規(guī)則的設(shè)計上，選擇行政區(qū)劃代碼、全宗號（或經(jīng)辦機構(gòu)代碼）、年度、保管期限代碼、檔案類別代碼、案卷類別代碼、案卷號、件號等八個要素作為檔號的基本組成項目，既符合業(yè)務檔案管理自身的需要，確保每卷、每件檔案檔號的唯