外貿(mào)函電的語言特點及其寫作的若干原則.doc

1、外貿(mào)函電的語言特點及其寫作的若干原則管理與評價:!-器!外貿(mào)函電的語言特點及其寫作的若干原則林春華(揭陽職業(yè)技術(shù)學(xué)院廣東揭陽522000)摘要:外貿(mào)函電是國際貿(mào)易中溝通信息最基本的途徑之一.要書寫好外貿(mào)函電,必須了解外貿(mào)函電的語言特點及其寫作應(yīng)遵循的原x,I,以塑造良好形象,追求更好經(jīng)濟效益.關(guān)鍵詞:外貿(mào)函電語言特點寫作原則中圖分類號:F7I文獻標(biāo)識碼:A文章編號:I6739795(2008)02(c)一024902外貿(mào)函電又稱商業(yè)書信,包括外貿(mào)書信,傳真和電子郵件等形式.英語函電的使用貫穿對外貿(mào)易交往的各個環(huán)節(jié),是互通商業(yè)信息,聯(lián)系商業(yè)事務(wù)及促進貿(mào)易關(guān)系的重要橋梁.隨著國際間的商務(wù)活動往來更

2、加頻繁,商務(wù)交際進入了一個全新的發(fā)展階段.質(zhì)量上乘的函電則能幫助商家達到有效交流的目的,促進貿(mào)易雙方的相互理解和長期合作,也有利于規(guī)避風(fēng)險,取得雙贏的效果.因此,在商務(wù)寫作中,我們要注意以下幾點:1語言特點1.1語言簡潔明確當(dāng)代國際貿(mào)易中競爭日趨激烈,時間,速度和效率顯得更為重要.從語言特征上看,在外貿(mào)函電中,人們很少考慮用詞是否華麗,優(yōu)美,語句是否風(fēng)趣,幽默或富有想象力.而更加注重的是表達是否貼切,清楚,能否給對方留下良好的印象,最終達成交易.眾所周知,寫好外貿(mào)函電必須遵循”7c原則”(SevenCSprinciple),即體貼(consideration),禮貌(C0urtesY),簡潔(

3、C0nCiseness),準(zhǔn)確(correctness),具體(concreteness),清楚(clarity),完整(completeness).那么一封簡潔明確的外貿(mào)信函是如何體現(xiàn)呢,我們從以下幾點分析:1.1.1適當(dāng)選用那些為人熟知的外貿(mào)縮略語.這一方面與國際外貿(mào)函電本身性質(zhì)有關(guān),同時也反映出21世紀快捷溝通的特點.準(zhǔn)確使用縮略語可減少信件的篇幅,節(jié)省讀者的閱讀時間.例如,L/C(1etterofcredit信用證),B/L(billoflading提單),CIF(cost,insuranceandfreight到岸價),FOB(freeonboard離岸價),C&F(cost

4、andfreight成本加運費價),A/S(atsight即期),FCL(fullcontainerload整柜),SC(salescontract銷售合同),T.T.(telegraphictransfer電匯),D/P(documentsagainstpayment付款交單),LCL(1essfhanafullcontainerloadcargo拼箱貨),L/G(1etterofguarantee保函).其它信函縮略語,如Re(regard關(guān)于),Enc./Enc1.(隨附),P.S.(postscript附筆)等等.1.1.2避免使用大詞,不必要的重復(fù)和冗長的句子函電的寫作應(yīng)使用短小精悍

5、,意義明確,易讀易懂的常用詞,避免浮夸的辭藻,有歧視色彩的詞匯,畫蛇添足的空話.它不同干學(xué)術(shù)論文等正式文體,講究的是實效性.寫作的目的是盡量與對方建立互利互惠和友善的關(guān)系.WewishtoacknowledgereceiptofyourletterofOct,l4.如果改為WeappreciateyourletterofOct.14.就更加簡潔易懂.再如:(1)Itseemsasifwemightpossiblygettheorder.(有畫蛇添足的句型和詞匯)Wemaygettheorder.(moreeffective)(2)Theworkoffersextraordinarychalle

6、ngesandaverylargesalary.(有浮夸的詞匯)Theworkofferschallengesanda表1largesalary,(moreeffective)1.1.3句子結(jié)構(gòu)簡潔,用單詞替代詞組,用短語及非謂語動詞等形式替代從句Werequirefurniturewhichisofthenewtype.Werequirenewtypefurniture.第二句講究簡潔,第一句顯得煩冗累贅.Becausethearticleisverypopular,itwillenjoyfastsalesatyourend.用現(xiàn)在分詞結(jié)構(gòu)來代替原因狀語從句,即Beingverypopula

7、r,thearticlewillenjoyfastsalesatyourend.顯得短小精悍,句意明確.1.2用詞禮貌,語氣委婉外貿(mào)函電英語十分注重禮節(jié).明智的外貿(mào)函電寫作者會尊重貿(mào)易伙伴,會從對方的角度看問題,理解對方的難處.在尊重對方感情和利益的同時,獲得對方的好感,促進交易成功.即使雙方在貿(mào)易中產(chǎn)生分歧,甚至提出索賠,在外貿(mào)函電中也要有禮貌,為今后合作打下基礎(chǔ).1.2.1使用簡潔的客套語一些簡潔的客套語,如thankyou,Weareglad/pleased/,Wehavepleasure,Wewouldlikeyou,Wewouldbeobliged/grateful/apprecia

8、tedif等.例如,WethankyouforyourletterofJune18andhavepleasuretoinformyouthatthecatalogueyouaskedforhasbeenairmailedunderseparatecover.(貴方6月18日來函已收悉,謝謝!茲奉告所索取目錄已另由航空寄發(fā).)1.2.2注意措辭Weviewpoint(我方觀點)Youviewpoint(對方觀點)WeregrettosaythatwehavetocancelyourPleaseletUSknowifthereissomethingintheorderbecauseofyourfa

9、iluretoopentheL/Cwaythatprecludesyoufromestablishingtheintime.L/C.WecannotofferyouanyrefundsbecausetheYoucouldobtainarefundifthegoodsyougoodsyoureturnedaredirtyandunusable(以returnedremainedcleanandusable.(以客為我為本:我不能退錢1本:滿足條件,你能退錢)中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊ChinaEdUCationInnovationHeFald2492008N0.06ChinaEducationInnova

10、tionHePld在競爭激烈的涉外商務(wù)活動中,禮貌與委婉語言的運用往往能起到以柔克剛的作用.如果用詞不妥,就會冒犯對方,引起對方的不滿和反感,從而影響貿(mào)易的順利進行.WerejectyourorderNo,85for100,000yardsofCottonPrintsArt.No,1002,此句單刀直入地用reject(K絕)不太好,可改成Unfortunately,wehavebeenunabletoaccept(很遺憾,我們不能接受)其它如使用suggest,hadbetter等表示建議的詞語,使語氣更加溫和,留有商量的余地,創(chuàng)造了友好的合作氣氛.1.2.3使用虛擬語氣使用虛擬語氣可以使句

11、子更婉轉(zhuǎn),具有更多的磋商余地,更有利于達成貿(mào)易協(xié)議,例如:Ifanotherinstanceofthisdiscrepancybetweenthesampleandthegoodsreceivedshouldoccur,itwouldbeveryembarrassing.(如果訂貨樣品與收到的貨物不符的情況再發(fā)生的話,會令人十分困窘.)Couldyoualsosupplysamplesofthevariousskinsofwhichtheglovesaremade,weshouldfinditmosthelpfu1.(如也能寄來各種用于制手套的皮樣將是極為有幫助的.)1.2.4使用對方觀點即從

12、收信人的視角看問題.若在交際中采用體諒對方的態(tài)度(You-viewpoint),考慮對方的處境,明白對方的難處,那么這種友善的效果就能贏得對方的好感,從而增加商機,鼓勵對方與我們合作.1.2.5采用圓通手段外貿(mào)英語信函切忌生硬,死板.在商務(wù)活動中,要盡量避免使用表示不良情緒如claim,defective,delay,unacceptable等負面消極詞匯;少用否定詞,如not,Cant;避免使用譏諷的語氣.多使用積極詞匯,如reasonable,appreciate等.有時為了使對方更加放心,更有信心,多用Pleasebeassuredthat/Wearesurethat這樣的句型.隨著全球

13、經(jīng)貿(mào)一體化的不斷推進,國際貿(mào)易的競爭日益激烈,彬彬有禮的外貿(mào)英語信函營造一種尊重對方,尋求合作的氣氛,使對方樂意與我們合作,從而有助與在競爭中站據(jù)一席之地.1.3使用外貿(mào)函電專業(yè)術(shù)語,套語在長期的發(fā)展中外貿(mào)行業(yè)逐步形成了許多既定俗成的專業(yè)術(shù)語,套語,使信函既簡潔又經(jīng)濟,有效地傳遞商貿(mào)信息.譬如,術(shù)語LetterofCredit(信用證),firmoffer(實盤),demurrage(滯期費),atsight(見票即付)等.許多具體業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)的各種套語,譬如tOdraw(adraft)onsomeone(開具以某人為付款人的匯票),toopenanL/CinoneSfavor(開立以某人為抬頭的

14、信用證)等等.Weherebymakeyouanofferfor5.000setsofSewingMachinesontheb酗硝IFincluding3%commission.(我方在此報給貴方5000臺縫紉機到岸價格,包括3%傭金價格.)2須注意原則2,1得體原則外貿(mào)英語函電是一種以國際商務(wù)為目的的書面語言交際工具,除了詞匯,語法上準(zhǔn)確無誤外,還要注意表達恰當(dāng),得體.2.1.1重視文化背景在跨文化的實際商務(wù)活動中,由于各國的政治,經(jīng)濟環(huán)境以及傳統(tǒng)習(xí)俗的不同,人們的商業(yè)價值觀,消費心理,經(jīng)營習(xí)慣有很大的差異,不同國家,不同民族,不同地區(qū)的商務(wù)交往,涉及到不同的文化心理和風(fēng)俗習(xí)慣.這些細節(jié),作

15、為學(xué)習(xí)外貿(mào)英語的學(xué)生.都要緊記心中.2.1.2注意寫作的對象寫外貿(mào)信函時,除了注意對方的文化背景,還要留意對方是潛在客戶,新客戶還是老客戶,根據(jù)環(huán)境,對象,選用最恰當(dāng)?shù)难哉Z體式,以營造和諧的言語氛圍,取的最佳的交際效果.2.2合作原則Grice認為,在所有的語言交際活動中為了達到特定的目標(biāo),說話人與聽話人之間存在著一種默契,一種雙方都遵守的原則,這就是會話的合作原則.商務(wù)英語尤其要遵守這種原則,因為只有相互合作才能建立良好的貿(mào)易關(guān)系,合作原則包括了4個范疇:2.2.1數(shù)量與質(zhì)量原則商務(wù)活動講究工作效率,注重實效,不浪費時間,信函等一般直截了當(dāng)?shù)乇磉_主題,直達意圖.數(shù)量與質(zhì)量原則在外貿(mào)函電中的體

16、現(xiàn)就是函電內(nèi)容要敘述得正確,如函電中的數(shù)字和術(shù)語:Wecablebackthismorning,offeringyou250metrictonsShangdongGroundnuts.WehavereceivedyouL/CNo.1377/348/75issuedbytheYemen.BankforReconstruction&DevelopmentfortheamountofUS$43,720covering16,000DozenstretchNylonSocks.這兩個例子中均涉及到數(shù)字250;43,720;16,000,這三個數(shù)字,無論是誤加一個零,還是誤250中國科教創(chuàng)新導(dǎo)刊C

17、hinaEducationInnovationHerald管理與評價減一個零.都會”失毫厘,謬以千里”3結(jié)果不是給對方造成布必要的損失;就是對方不愿按函電中數(shù)目付款,繼而造成糾紛,影響今后貿(mào)易活動2芝2蘋等的原則貿(mào)易雙方平等互惠,以誠相待.禮貌是通常的準(zhǔn)則,但禮貌不是曲意奉承,貿(mào)易雙方的交往應(yīng)建立在平等的基礎(chǔ)上.如lPleasesendusyournewestsamples.Thankyouinadvanee-旬中Thank8onin氈dh.預(yù)先致謝)會使收佶入覺樽jlE做不可.與其說是慊恭不如說不禮.總之,世界市場已經(jīng)形成,世界各國的經(jīng)濟相互依存的的程度日益加深,國際貿(mào)易需要更頻繁的溝通,外貿(mào)函電將目趨重要,在其寫作中一定要好好把握得體,