28記錄控制程序.doc

1、記錄控制程序1 目的規(guī)范記錄的形成、流轉(zhuǎn)、收集、標(biāo)識(shí)、歸檔、保管、查閱、處置工作，為工程（產(chǎn)品）、施工（生產(chǎn)）滿足有關(guān)法律、法規(guī)及規(guī)定要求和質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系有效運(yùn)行提供可靠的證據(jù)。2 適用范圍適用于集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部與質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系、工程 (產(chǎn)品 ) 質(zhì)量、施工（生產(chǎn)）有關(guān)的各類記錄的控制。3 術(shù)語和定義3.1 本程序引用質(zhì)量手冊(cè) 、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理手冊(cè)中有關(guān)術(shù)語和定義。4 職責(zé)4.1 集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部的質(zhì)量安全、環(huán)境管理部門負(fù)責(zé)記錄的歸口管理，并對(duì)其控制進(jìn)行監(jiān)督檢查。4.2 集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部的各部門負(fù)責(zé)管理、控制

2、本部門的記錄。5 工作程序5.1 記錄控制見記錄控制流程圖5.2 記錄的分類按使用要求，記錄分為兩類：5.2.1 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行記錄，如管理評(píng)審、內(nèi)部審核、質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理培訓(xùn)、事故調(diào)查處理、糾正和預(yù)防措施以及其它體系運(yùn)行記錄等。 5.2.2 工程（產(chǎn)品）、安全文明施工及服務(wù)符合性記錄，如施工過程、質(zhì)量檢驗(yàn)、試驗(yàn)、工程驗(yàn)收、技術(shù)管理、質(zhì)量安全環(huán)境檢查、質(zhì)量安全會(huì)議、危險(xiǎn)作業(yè)審批、隱患整改驗(yàn)收、設(shè)備運(yùn)行以及其它記錄等。5.3 記錄表格編制5.3.1 凡質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行的記錄在編制質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系文件時(shí)一并給予規(guī)定，見附表 “記

3、錄清單 ”?！坝涗浨鍐?”中的 “責(zé)任部門 ”為該記錄相關(guān)程序的主管部門。5.3.2 凡施工、生產(chǎn)過程中涉及的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄，在編制作業(yè)指導(dǎo)書時(shí)一并給予明確規(guī)定。工作流程圖記錄格式編制記錄填寫記錄收集記錄流轉(zhuǎn)查詢、記錄存檔借閱記錄保管長(zhǎng)期保存整理過期記錄NY銷 毀保 存5.3.3 凡業(yè)主或其代理人指定的施工生產(chǎn)方面的質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全記錄( 表格 )，應(yīng)使用其指定表格，并編制表格清單。5.3.4 新增記錄的審批與備案凡工作和施工、生產(chǎn)實(shí)際需要補(bǔ)充記錄表格，由集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部及時(shí)補(bǔ)充，但需所在部門領(lǐng)導(dǎo)簽字批準(zhǔn)報(bào)質(zhì)量安全環(huán)境部門備案，應(yīng)及時(shí)更新記錄清單。5.3.5

4、 記錄表格的修改執(zhí)行文件控制程序的有關(guān)規(guī)定。5.3.6 記錄表格的內(nèi)容至少包括：名稱、編號(hào)、記錄內(nèi)容、記錄日期、記錄人、審核人。5.4 記錄標(biāo)識(shí)5.4.1 記錄表格采用表格名稱、順序號(hào)、產(chǎn)生日期等進(jìn)行標(biāo)識(shí)。當(dāng)合同或業(yè)主另有規(guī)定時(shí)，按規(guī)定標(biāo)識(shí)。5.4.2 施工記錄、質(zhì)量檢查、驗(yàn)收、評(píng)定記錄，環(huán)境監(jiān)測(cè)、安全檢查、危險(xiǎn)作業(yè)審批、隱患整改驗(yàn)收等記錄，以工程名稱、部位、日期、簽字等進(jìn)行標(biāo)識(shí)，以便實(shí)現(xiàn)可追溯性。5.4.3 竣工記錄除采取5.4.2 方法進(jìn)行標(biāo)識(shí)外，還應(yīng)標(biāo)識(shí)匯總裝盒后的卷號(hào)及卷內(nèi)目錄編號(hào)，當(dāng)合同或業(yè)主另有規(guī)定時(shí)，按規(guī)定標(biāo)識(shí)。5.4.4 質(zhì)量、環(huán)境與職業(yè)健康安全管理體系運(yùn)行記錄以記錄名稱、程序

5、文件編號(hào)及記錄日期標(biāo)識(shí)。5.4.5 記錄經(jīng)收集整理，登記在“記錄登記表 ”上，同時(shí)在記錄上登記順序號(hào)，以便檢索。5.5 記錄填寫記錄要及時(shí)填寫、內(nèi)容完整、字跡清楚、標(biāo)識(shí)明確、簽字和印章清晰，手續(xù)齊全。各部門負(fù)責(zé)人或記錄審批人對(duì)記錄的真實(shí)性負(fù)責(zé)。5.6 記錄收集5.6.1 集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部各部門應(yīng)按職責(zé)范圍建立記錄清單，并按記錄清單完整的收集記錄。5.6.2 集團(tuán)公司 / 公司 / 項(xiàng)目部各部門應(yīng)指定人員負(fù)責(zé)記錄的收集、整理、登記和保管。5.7 記錄流轉(zhuǎn)5.7.1 記錄在流轉(zhuǎn)時(shí)應(yīng)進(jìn)行自檢與互檢，以防漏填。承接者有權(quán)拒收不完善的記錄。5.7.2 流轉(zhuǎn)中的記錄不得污損、失落，若發(fā)現(xiàn)失落

6、和污損應(yīng)盡快報(bào)告該記錄的主管部門并及時(shí)補(bǔ)上或修復(fù)。5.8 記錄存檔5.8.1 各部門記錄管理集團(tuán)公司 / 公司 /項(xiàng)目部各部門的記錄保管人應(yīng)按記錄的分類保存在專用文件夾、文件盒內(nèi)，并存放在專用文件柜內(nèi)，不得散落。5.8.2 特殊記錄的保存有特殊要求的記錄，應(yīng)與相關(guān)卷宗一起裝訂保存。5.8.3 存放記錄的文件夾、文件盒內(nèi)，必須按“記錄登記表 ”填寫卷內(nèi)目錄。5.8.4 記錄歸檔手續(xù)各有關(guān)部門有關(guān)人員根據(jù)記錄產(chǎn)生的頻次，視情況進(jìn)行歸檔，交與記錄保管人員時(shí)應(yīng)填寫“記錄交接登記表 ”5.9 記錄的貯存與保管5.9.1 記錄應(yīng)保存在安全、干燥和方便查找的地點(diǎn)，做好防火、防蟲蛀、防潮等工作。5.9.2 對(duì)

7、于保存在磁盤中的記錄，應(yīng)防壓、防磁、防曬、并應(yīng)有備份以防記錄內(nèi)容丟失。5.9.3 記錄的保存期限按附表“記錄清單 ”中要求予以保存，當(dāng)有合同要求時(shí)，按合同規(guī)定保存。5.9.4 記錄應(yīng)由專人管理。5.10 記錄的查詢和借閱5.10.1 記錄查詢查詢記錄需經(jīng)記錄存檔部門負(fù)責(zé)人同意，查閱者經(jīng)過登記（見記錄借閱登記表），可在記錄存檔處查詢所需記錄。5.10.2 記錄借閱借閱記錄需經(jīng)記錄存檔部門負(fù)責(zé)人同意，并填寫記錄借閱登記表。記錄保管人員在記錄借出后要督促借閱者按期歸還。5.11 記錄處置5.11.1 記錄保存期滿，記錄保管人員整理出超過存檔年限的記錄，填寫銷審批單毀記錄，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后由記錄保管

8、人員按審批意見進(jìn)行處置。5.11.2 對(duì)于過期記錄需要作為參考資料保留時(shí)，需在記錄封面醒目處加蓋 “過期 ”章或填寫“過期 ”字樣，并與有效記錄分開存放。6 相關(guān)文件文件控制程序 ZHACX423B17 記錄以下記錄中， 1）的保存期限與記錄的保存期限相同，2）、 3）的保存期限為3 年，4）為長(zhǎng)期保存。1）記錄登記表2）記錄借閱登記表3）銷毀記錄審批單4）記錄交接登記表8 附錄記錄清單記錄登記表序號(hào)記錄名稱產(chǎn)生時(shí)間保存期處理日期備注第5頁共20頁5記錄借閱登記表序號(hào)記錄名稱借閱人用途批準(zhǔn)人 / 時(shí)間借閱日期歸還日期備注第6頁共20頁6銷毀記錄審批表序號(hào)記錄名稱記錄產(chǎn)生時(shí)間保存期過期日期處置方

9、式備注審批人：審批時(shí)間：填報(bào)人：填報(bào)時(shí)間：第7頁共20頁7記錄交接登記表移交單位移交人時(shí)間負(fù)責(zé)人接收單位接收人時(shí)間負(fù)責(zé)人序號(hào)記錄名稱備注第8頁共20頁8附錄 ：記錄清單序號(hào)1234567891011121314相關(guān)程序文件控制程序記錄控制程序環(huán)境因素識(shí)別與評(píng)價(jià)控制程序記錄名稱保存期限中國(guó)葛洲壩水利水電工程集15 年以上團(tuán)有限公司文件擬文稿中國(guó)葛洲壩水利水電工程集3 年團(tuán)有限公司發(fā)文單收發(fā)文登記表長(zhǎng)期收文處理單15 年以上文件、資料查（借）閱登記表 長(zhǎng)期作廢文件清單3 年文件更改申請(qǐng)單3 年文件銷毀處理申請(qǐng)單3 年記錄登記表同記錄保存期限記錄借閱登記表3 年銷毀記錄審批單3 年記錄交接登記表長(zhǎng)期

10、環(huán)境因素識(shí)別與評(píng)價(jià)表工程竣工重要環(huán)境因素清單工程竣工15危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)清單工程竣工和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃程序危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)匯總清16工程竣工單第9頁共20頁9序號(hào)相關(guān)程序17危險(xiǎn)源辨識(shí)、風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)18 和風(fēng)險(xiǎn)控制策劃程序記錄名稱保存期限危險(xiǎn)源辨識(shí)與風(fēng)險(xiǎn)評(píng)價(jià)表工程竣工重大危險(xiǎn)源清單工程竣工重大及以上風(fēng)險(xiǎn)控制策劃清19單工程竣工20 法律法規(guī)其他要求控制程序21方針、目標(biāo)、指標(biāo)和管22理方案控制程序23 安全責(zé)任制管理程序2425 施工現(xiàn)場(chǎng)職業(yè)健康安全管理控制程序26272829消防安全管理程序303132危險(xiǎn)化學(xué)品和易燃易爆33品控制程序法律、法規(guī)及其它要求識(shí)別登長(zhǎng)期保存記

11、錄表法律、法規(guī)及其它要求獲取長(zhǎng)期保存（更新）確認(rèn)記錄表目標(biāo)、指標(biāo)和管理方案完成情3 年況檢查評(píng)審記錄表安全責(zé)任制落實(shí)情況檢查、 考3 年核記錄危險(xiǎn)預(yù)知活動(dòng)記錄表工程竣工后 3 年單項(xiàng)工程安全技術(shù)交底表工程竣工后 3 年檢查監(jiān)測(cè)表工程竣工后 3 年業(yè)主對(duì)項(xiàng)目施工的安全評(píng)價(jià)長(zhǎng)期表消防檢查 (巡查 )記錄3 年消防 (控制室 )設(shè)施運(yùn)行記錄3 年火災(zāi)隱患整改記錄3 年接處警記錄3 年消防工作會(huì)議記錄3 年危險(xiǎn)化學(xué)品采購(gòu)單3 年第10頁共20頁10序號(hào)相關(guān)程序記錄名稱保存期限34危險(xiǎn)化學(xué)品和易燃易爆危險(xiǎn)化學(xué)品入庫(kù)單3 年品控制程序35危險(xiǎn)化學(xué)品發(fā)放單3 年36安全與衛(wèi)生控制程序辦公設(shè)施設(shè)備購(gòu)置計(jì)劃表3

12、 年37醫(yī)療垃圾處理記錄表3 年38職業(yè)體檢人員申報(bào)名單3 年39 員工健康與女工保護(hù)程序404142 勞動(dòng)保護(hù)用品管理程序職業(yè)體檢結(jié)果報(bào)告單長(zhǎng)期有害因素測(cè)定結(jié)果通知單長(zhǎng)期工地食堂衛(wèi)生檢查記錄3 年勞動(dòng)保護(hù)用品發(fā)放登記表3 年434445能源資源管理程序能源資源定額表3 年能源、資源消耗月報(bào)表3 年環(huán)境保護(hù)檢查表3 年工程項(xiàng)目環(huán)境保護(hù)控制46程序4748廢棄物控制程序4950 相關(guān)方管理程序環(huán)境保護(hù)監(jiān)督檢查整改通知3 年書環(huán)境保護(hù)月報(bào)表3 年危險(xiǎn)廢物轉(zhuǎn)移聯(lián)單3 年廢棄物處理統(tǒng)計(jì)表3 年合格工程分包方名冊(cè)3 年第11頁共20頁11安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查事故、事件和不符合調(diào)查 符合）整改通知書與處理程序

13、序號(hào)相關(guān)程序51相關(guān)方管理程序5253合規(guī)性評(píng)價(jià)控制程序5455應(yīng)急準(zhǔn)備與響應(yīng)控制程56序575859 監(jiān)測(cè)和測(cè)量控制程序60616263646566記錄名稱保存期限工程分包方評(píng)價(jià)表工程竣工后3年工作聯(lián)絡(luò)單3年合規(guī)性自查自評(píng)表3年合規(guī)性抽查評(píng)價(jià)表3年應(yīng)急預(yù)案演習(xí)記錄3年應(yīng)急預(yù)案監(jiān)督檢查記錄3年應(yīng)急預(yù)案的評(píng)審記錄3年環(huán)境監(jiān)測(cè)報(bào)告3年環(huán)境保護(hù)檢查表3年環(huán)境保護(hù)監(jiān)督檢查整改通知書3年企業(yè)員工傷亡事故月（年）報(bào)表5年企業(yè)員工傷亡事故月 (年)報(bào)表5年(事故、事件、不10 年安全生產(chǎn)監(jiān)督檢查 (事故、事件、不10 年符合）整改情況復(fù)查驗(yàn)證意見書傷亡事故基本情況卡片長(zhǎng)期傷亡事故結(jié)案卡片長(zhǎng)期第12頁共20頁

14、12序號(hào)相關(guān)程序67 事故、事件和不符合調(diào)查與處理程序6869職責(zé)管理程序70717273 管理評(píng)審控制程序747576 人力資源管理控制程序777879培訓(xùn)實(shí)施程序808182838485記錄名稱保存期限安全事故罰款通知書5 年事故調(diào)查報(bào)告長(zhǎng)期機(jī)構(gòu)設(shè)置、調(diào)整報(bào)告永久保存職責(zé)擬定、調(diào)整記錄永久保存征集管理評(píng)審議題的通知3 年評(píng)審前各部門提交的專題報(bào)告3 年評(píng)審會(huì)議記錄及會(huì)議人員簽到單3 年管理評(píng)審紀(jì)要3 年管理評(píng)審決議實(shí)施及驗(yàn)證表3 年應(yīng)聘登記表1 年職工培訓(xùn)申報(bào)表3 年職工培訓(xùn)情況登記表3 年培訓(xùn)班考核表3 年培訓(xùn)滿意度調(diào)查表3 年職工培訓(xùn)計(jì)劃摸底調(diào)查表3 年培訓(xùn)計(jì)劃變更表3 年設(shè)備到貨驗(yàn)收

15、單3 年設(shè)備采購(gòu)情況季度匯總報(bào)表3 年紅旗設(shè)備檢查評(píng)比登記表3 年紅旗設(shè)備技術(shù)經(jīng)濟(jì)情況統(tǒng)計(jì)季( 年 )868788899091929394設(shè)施設(shè)備控制程序度報(bào)表3 年主要機(jī)電設(shè)備大 ( 中) 修和項(xiàng)修計(jì)劃3 年（完成）半年（年）統(tǒng)計(jì)報(bào)表固定資產(chǎn)內(nèi)部調(diào)撥通知單3 年機(jī)電設(shè)備使用情況統(tǒng)計(jì)月報(bào)3 年閑置設(shè)備季度報(bào)表3 年年機(jī)電設(shè)備清查登記表3 年機(jī)械設(shè)備事故報(bào)告表3 年主要機(jī)械設(shè)備事故統(tǒng)計(jì)月報(bào)3 年機(jī)械設(shè)備報(bào)廢鑒定表3 年第13頁共20頁13序號(hào)相關(guān)程序959697項(xiàng)目信息與合同評(píng)審控98制程序99100101102103104105 設(shè)計(jì)控制程序106107108109110 技術(shù)開發(fā)控制程序11

16、1記錄名稱保存期限工程信息申報(bào)表3 年投標(biāo)可行性報(bào)告至開標(biāo)日期后第3年未招標(biāo)文件評(píng)審意見書至開標(biāo)日期后第3年未投標(biāo)書評(píng)審會(huì)議紀(jì)要至開標(biāo)日期后第3年未授權(quán)委托書至開標(biāo)日期后第3年未履約期合同評(píng)審報(bào)告3 年修改合同評(píng)審會(huì)議紀(jì)要3 年設(shè)計(jì)策劃書竣工后 1年設(shè)計(jì)輸入清單竣工后 1年設(shè)計(jì)輸出清單竣工后 1年設(shè)計(jì)評(píng)審會(huì)議紀(jì)要竣工后 1年設(shè)計(jì)驗(yàn)證報(bào)告竣工后 1年設(shè)計(jì)確認(rèn)通知書竣工后 1年設(shè)計(jì)更改通知書竣工后 1年科技項(xiàng)目立項(xiàng)申請(qǐng)書5 年科技項(xiàng)目合同5 年立項(xiàng)評(píng)審記錄3 年第14頁共20頁14序號(hào)相關(guān)程序記錄名稱112技術(shù)開發(fā)控制程序驗(yàn)收記錄113物資需用量計(jì)劃114物資采購(gòu)計(jì)劃表115供應(yīng)方調(diào)查表116合格

17、供應(yīng)方選擇會(huì)簽單117合格供應(yīng)方名冊(cè)118合格供應(yīng)方評(píng)價(jià)記錄表119物資采購(gòu)合同臺(tái)帳120各類物資采購(gòu)合同統(tǒng)計(jì)季度報(bào)表物資管理程序121物資進(jìn)貨登記表122待驗(yàn)收物資記錄表123物資驗(yàn)收單124物資標(biāo)簽125物資標(biāo)牌126物資保管明細(xì)帳127物資價(jià)撥單128物資代用申請(qǐng)表保存期限3 年工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年工程竣工后 3 年以上工程竣工后 3 年以上工程竣工后

18、 3 年以上工程竣工后 3 年以上第15頁共20頁15序號(hào)相關(guān)程序記錄名稱保存期限129年度物資清倉(cāng)盤點(diǎn)報(bào)表工程竣工后 3年以上130年度物資清倉(cāng)盤點(diǎn)分類匯總表工程竣工后 3年以上131物資管理程序物資超時(shí)復(fù)檢申請(qǐng)單工程竣工后 3年以上132物資報(bào)廢報(bào)損申請(qǐng)單3 年以上133主要物資材料消耗季（年）度報(bào)表工程竣工驗(yàn)收3 年以上134注冊(cè)登記的證件與資料清單工程竣工135勞務(wù)登記表工程竣工136勞務(wù)管理程序勞務(wù)業(yè)績(jī)表工程竣工137合格勞務(wù)名冊(cè)工程竣工138勞務(wù)評(píng)價(jià)表工程竣工139注冊(cè)登記證件與資料清單工程竣工140工程分包單位基本情況登記表工程竣工工程分包控制程序141工程分包單位工作業(yè)績(jī)表工程

19、竣工142工程分包合同評(píng)審記錄表工程竣工143設(shè)備監(jiān)造工作組成員構(gòu)成評(píng)審表竣工后 3年144設(shè)備監(jiān)造過程控制程序設(shè)計(jì)圖紙審查登記表竣工后 3年145設(shè)計(jì)聯(lián)絡(luò)記錄表竣工后 3年第16頁共20頁16序號(hào)相關(guān)程序146147148149 設(shè)備監(jiān)造過程控制程序150151152153154施工管理程序155156157158159運(yùn)輸過程控制程序160161162記錄名稱駐廠監(jiān)造代表登記表制造方案及加工工藝流程審查記錄表制造加工設(shè)備及環(huán)境實(shí)地審查記錄表原材料驗(yàn)證記錄表半成品及重要部件抽檢記錄表成品檢驗(yàn)記錄表成品包裝檢驗(yàn)記錄表施工技術(shù)交底記錄生產(chǎn)調(diào)度會(huì)議記錄工程回訪記錄表工程保修記錄表境外工程設(shè)備承運(yùn)人

20、資格審查表接貨記錄裝卸、運(yùn)輸不符合處理單裝車、運(yùn)輸、卸車前檢查表交貨記錄運(yùn)輸項(xiàng)目質(zhì)量回訪記錄保存期限竣工后 3年竣工后 3年竣工后 3年竣工后 3年竣工后 3年竣工后 3年竣工后 3年工程保修期結(jié)束工程保修期結(jié)束工程保修期結(jié)束永久保存工程竣工后 1 年工程竣工后 1 年工程竣工后 1 年工程竣工后 1 年工程竣工后 1 年工程竣工后 1 年第17頁共20頁17序號(hào)相關(guān)程序163164165監(jiān)視和測(cè)量裝置控制程166 序167168169170171172173 顧客溝通與滿意度評(píng)價(jià)程序174175176177178內(nèi)部審核控制程序179記錄名稱保存期限監(jiān)視和測(cè)量裝置購(gòu)置申請(qǐng)表2年監(jiān)視和測(cè)量裝置檔案卡保存至設(shè)備報(bào)廢監(jiān)視和測(cè)量裝置臺(tái)帳2年監(jiān)視和測(cè)量裝置年度周期檢定( 校2年驗(yàn))計(jì)劃監(jiān)視和測(cè)量裝置周期檢定 （校驗(yàn)）實(shí)2 年施情況報(bào)表監(jiān)視和測(cè)量裝置啟用、 停用、封存、年降級(jí)、報(bào)廢、丟失、損壞報(bào)告單2監(jiān)視和測(cè)量裝置啟用、 停用、封存、降級(jí)、報(bào)廢、丟失、損壞年度匯總表2年顧客溝通與滿意度調(diào)查表工程竣工專訪滿意度調(diào)查表工程竣工顧客來電、來函、來訪記錄及處理意工程竣工見表上級(jí)主管部門、地方政府對(duì)工程的有工程竣工關(guān)批示和意見記錄表報(bào)刊、電臺(tái)、電視等媒體對(duì)工程的評(píng)長(zhǎng)期保存價(jià)與意見記錄表竣工工程質(zhì)量評(píng)價(jià)記錄表長(zhǎng)期保存每期