辦公軟件應用技巧-Excel

1、辦公軟件應用技巧辦公軟件應用技巧-Excel主講教師：董愛美Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧分數(shù)的輸入分數(shù)的輸入如果直接輸入如果直接輸入“1/5”，系統(tǒng)會將其變?yōu)?，系統(tǒng)會將其變?yōu)椤?月月5日日”，解決辦，解決辦法是：先輸入法是：先輸入“0”，然后輸入空格，再輸入分數(shù)，然后輸入空格，再輸入分數(shù)“1/5”。 l序列序列“001”的輸入的輸入如果直接輸入如果直接輸入“001”，系統(tǒng)會自動判斷，系統(tǒng)會自動判斷001為數(shù)據(jù)為數(shù)據(jù)1，解決辦，解決辦法是：首先輸入法是：首先輸入“”“”（西文單引號），然后輸入（西文單引號），然后輸入“001”。l日期的輸入日期的輸入 如果要輸入如果要輸入“4月月

2、5日日”，直接輸入，直接輸入“4/5”，再敲回車就行了。，再敲回車就行了。如果要輸入當前日期，按一下如果要輸入當前日期，按一下“Ctrl+；”鍵鍵 Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧填充條紋填充條紋 如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對如果想在工作簿中加入漂亮的橫條紋，可以利用對齊方式中的填充功能。齊方式中的填充功能。先在一單元格內填入先在一單元格內填入“*”或或“”等符號等符號然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干然后單擊此單元格，向右拖動鼠標，選中橫向若干單元格單元格單擊單擊“格式格式”菜單，選中菜單，選中“單元格單元格”命令，在彈出命令，在彈出的的“單元格格式單元

3、格格式”菜單中，選擇菜單中，選擇“對齊對齊”選項卡，選項卡，在水平對齊下拉列表中選擇在水平對齊下拉列表中選擇“填充填充”，單擊，單擊“確定確定”按鈕按鈕 Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧l多張工作表中輸入相同的內容多張工作表中輸入相同的內容 幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作幾個工作表中同一位置填入同一數(shù)據(jù)時，可以選中一張工作表，然后按住表，然后按住Ctrl鍵，再單擊窗口左下角的鍵，再單擊窗口左下角的Sheet1、Sheet2.來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表來直接選擇需要輸入相同內容的多個工作表接著在其中的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時接著在其中

4、的任意一個工作表中輸入這些相同的數(shù)據(jù)，此時這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。這些數(shù)據(jù)會自動出現(xiàn)在選中的其它工作表之中。輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的輸入完畢之后，再次按下鍵盤上的Ctrl鍵，然后使用鼠標左鍵，然后使用鼠標左鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則鍵單擊所選擇的多個工作表，解除這些工作表的聯(lián)系，否則在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內在一張表單中輸入的數(shù)據(jù)會接著出現(xiàn)在選中的其它工作表內 Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧l不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)不連續(xù)單元格填充同一數(shù)據(jù)選中一個單元格，按住選中一個單元格，按住Ctrl鍵，用鼠標單擊其他

5、單鍵，用鼠標單擊其他單元格，就將這些單元格全部都選中了。元格，就將這些單元格全部都選中了。在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住在編輯區(qū)中輸入數(shù)據(jù)，然后按住Ctrl鍵，同時敲一鍵，同時敲一下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù)下回車，在所有選中的單元格中都出現(xiàn)了這一數(shù)據(jù) Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧利用利用Ctrl*選取文本選取文本 如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選如果一個工作表中有很多數(shù)據(jù)表格時，可以通過選定表格中某個單元格，然后按下定表格中某個單元格，然后按下Ctrl*鍵可選定整鍵可選定整個表格。個表格。Ctrl*選定的區(qū)域為：根據(jù)選定單元格向四周輻射選定的區(qū)域為：

6、根據(jù)選定單元格向四周輻射所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可所涉及到的有數(shù)據(jù)單元格的最大區(qū)域。這樣我們可以方便準確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖以方便準確地選取數(shù)據(jù)表格，并能有效避免使用拖動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象動鼠標方法選取較大單元格區(qū)域時屏幕的亂滾現(xiàn)象 Excel使用技巧使用技巧-編輯技巧編輯技巧l快速清除單元格的內容快速清除單元格的內容 如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批如果要刪除內容的單元格中的內容和它的格式和批注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按注，就不能簡單地應用選定該單元格，然后按Delete鍵的方法了。鍵的方法了。要徹底清除單元格要

7、徹底清除單元格,可用以下方法：選定想要清除可用以下方法：選定想要清除的單元格或單元格范圍；單擊的單元格或單元格范圍；單擊“編輯編輯”菜單中菜單中“清清除除”項中的項中的“全部全部”命令，這些單元格就恢復了本命令，這些單元格就恢復了本來面目。來面目。 Excel使用技巧使用技巧-條件顯示條件顯示l我們知道，利用我們知道，利用If函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。函數(shù)，可以實現(xiàn)按照條件顯示。l一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學生成績時，希望輸入一個常用的例子，就是教師在統(tǒng)計學生成績時，希望輸入60以下的分數(shù)時，能顯示為以下的分數(shù)時，能顯示為“不不及格及格”；輸入；輸入60以上的分數(shù)時，顯示為以上的分數(shù)時，

8、顯示為“及格及格”。這樣的效果，利用。這樣的效果，利用IF函數(shù)可以很方便地實函數(shù)可以很方便地實現(xiàn)?，F(xiàn)。 假設成績在假設成績在A2單元格中，判斷結果在單元格中，判斷結果在A3單元格中。那么在單元格中。那么在A3單元格中輸入公式：單元格中輸入公式： =if（A260，“不及格不及格”，“及格及格”） l同時，在同時，在IF函數(shù)中還可以嵌套函數(shù)中還可以嵌套IF函數(shù)或其它函數(shù)。函數(shù)或其它函數(shù)。 例如，如果輸入：例如，如果輸入： =if（A260，“不及不及格格”，if（A2=90，“及格及格”，“優(yōu)秀優(yōu)秀”） 就把成績分成了三個等級。就把成績分成了三個等級。 如果輸入如果輸入 =if（A260，“差差

9、”，if（A2=70，“中中”，if（A20，SUM（A1：A5），），0） 此式就利用了嵌套函數(shù)，此式就利用了嵌套函數(shù)，意思是，當意思是，當A1至至A5的和大于的和大于0時，返回這個值，如果小于時，返回這個值，如果小于0，那么就返回，那么就返回0。 l還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且還有一點要提醒你注意：以上的符號均為半角，而且IF與括號之間也不能有空格。與括號之間也不能有空格。 Excel使用技巧使用技巧-批量刪除空行批量刪除空行 l有時我們需要刪除有時我們需要刪除Excel工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪工作薄中的空行，一般做法是將空行一一找出，然后刪除。如

10、果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用除。如果工作表的行數(shù)很多，這樣做就非常不方便。我們可以利用“自動篩選自動篩選”功能，把空行全部找到，然后一次性刪除功能，把空行全部找到，然后一次性刪除 l先在表中插入新的一個空行，然后按下先在表中插入新的一個空行，然后按下Ctrl+A鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊鍵，選擇整個工作表，用鼠標單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，選擇菜單，選擇“篩選篩選”項中的項中的“自動篩選自動篩選”命令。這時在每一列的頂部，命令。這時在每一列的頂部，都出現(xiàn)一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇都出現(xiàn)一個下拉列表框，在典型列的下拉列表框中選擇“空白空白”，直到頁面內已，直

11、到頁面內已看不到數(shù)據(jù)為止。看不到數(shù)據(jù)為止。 在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊在所有數(shù)據(jù)都被選中的情況下，單擊“編輯編輯”菜單，選擇菜單，選擇“刪除行刪除行”命令，然后按命令，然后按“確定確定”按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊按鈕。這時所有的空行都已被刪去，再單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單，選取菜單，選取“篩選篩選”項中的項中的“自動篩選自動篩選”命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢命令，工作表中的數(shù)據(jù)就全恢復了。復了。l插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。插入一個空行是為了避免刪除第一行數(shù)據(jù)。 如果想只刪除某一列中的空白單元如果想只刪除某一列中的空白單元格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復制

12、格，而其它列的數(shù)據(jù)和空白單元格都不受影響，可以先復制 此列，把它粘貼到此列，把它粘貼到空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工空白工作表上，按上面的方法將空行全部刪掉，然后再將此列復制，粘貼到原工作表的相應位置上作表的相應位置上 Excel使用技巧使用技巧-如何避免錯誤信息如何避免錯誤信息 l在在Excel中輸入公式后，有時不能正確地計算出結果，中輸入公式后，有時不能正確地計算出結果，并在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，并在單元格內顯示一個錯誤信息，這些錯誤的產(chǎn)生，有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹一有的是因公式本身產(chǎn)生的，有的不是。下面就介紹

13、一下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。下幾種常見的錯誤信息，并提出避免出錯的辦法。l錯誤值：錯誤值： 含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長含義：輸入到單元格中的數(shù)據(jù)太長或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，使結果在單元格中或單元格公式所產(chǎn)生的結果太大，使結果在單元格中顯示不下?；蚴侨掌诤蜁r間格式的單元格做減法，出顯示不下。或是日期和時間格式的單元格做減法，出現(xiàn)了負值?，F(xiàn)了負值。 解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完解決辦法：增加列的寬度，使結果能夠完全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負值引起的，全顯示。如果是由日期或時間相減產(chǎn)生了負值引起的，可以改變單元格的格式，比如改為文本格式，結果為可以改變單

14、元格的格式，比如改為文本格式，結果為負的時間量。負的時間量。 Excel使用技巧使用技巧-如何避免錯誤信息如何避免錯誤信息l錯誤值：錯誤值：DIV/0! 含義：試圖除以含義：試圖除以0。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下。這個錯誤的產(chǎn)生通常有下面幾種情況：除數(shù)為面幾種情況：除數(shù)為0、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含、在公式中除數(shù)使用了空單元格或是包含零值單元格的單元格引用。零值單元格的單元格引用。 解決辦法：修改單元格引用，或者解決辦法：修改單元格引用，或者在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。在用作除數(shù)的單元格中輸入不為零的值。l錯誤值：錯誤值：VALUE! 含義：輸入引用文本項的數(shù)學公式。如果使含義：

15、輸入引用文本項的數(shù)學公式。如果使用了不正確的參數(shù)或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不用了不正確的參數(shù)或運算符，或者當執(zhí)行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息能更正公式，都將產(chǎn)生錯誤信息VALUE!。 解決辦法：這時應解決辦法：這時應確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元確認公式或函數(shù)所需的運算符或參數(shù)正確，并且公式引用的單元格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格格中包含有效的數(shù)值。例如，單元格C4中有一個數(shù)字或邏輯值，中有一個數(shù)字或邏輯值，而單元格而單元格D4包含文本，則在計算公式包含文本，則在計算公式=C4D4時，系統(tǒng)不能將時，系統(tǒng)不能將文本轉換為正確的數(shù)據(jù)類型，

16、因而返回錯誤值文本轉換為正確的數(shù)據(jù)類型，因而返回錯誤值VALUE!。 Excel使用技巧使用技巧-如何避免錯誤信息如何避免錯誤信息l錯誤值：錯誤值：REF! 含義：刪除了被公式引用的含義：刪除了被公式引用的單元格范圍。單元格范圍。 解決辦法：恢復被引用的單元解決辦法：恢復被引用的單元格范圍，或是重新設定引用范圍格范圍，或是重新設定引用范圍 l錯誤值：錯誤值：N/A 含義：無信息可用于所要執(zhí)行含義：無信息可用于所要執(zhí)行的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中的計算。在建立模型時，用戶可以在單元格中輸入輸入#N/A，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用，以表明正在等待數(shù)據(jù)。任何引用含有含有#N/A值的單元

17、格都將返回值的單元格都將返回#N/A。 解決辦解決辦法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內填充上數(shù)據(jù)。法：在等待數(shù)據(jù)的單元格內填充上數(shù)據(jù)。 Excel使用技巧使用技巧-如何避免錯誤信息如何避免錯誤信息l錯誤值：錯誤值：NAME? 含義：在公式中使用了含義：在公式中使用了Excel所所不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入不能識別的文本，比如可能是輸錯了名稱，或是輸入了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號了一個已刪除的名稱，如果沒有將文字串括在雙引號中，也會產(chǎn)生此錯誤值中，也會產(chǎn)生此錯誤值 解決辦法：如果是使用了不存解決辦法：如果是使用了不存在的名稱而產(chǎn)生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在的名

18、稱而產(chǎn)生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應就改正過來；將在；如果是名稱，函數(shù)名拼寫錯誤應就改正過來；將文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引文字串括在雙引號中；確認公式中使用的所有區(qū)域引用都使用了冒號（：）。例如：用都使用了冒號（：）。例如：SUM（C1：C10）。）。 注意將公式中的文本括在雙引號中。注意將公式中的文本括在雙引號中。 Excel使用技巧使用技巧-如何避免錯誤信息如何避免錯誤信息l錯誤值：錯誤值：NUM! 含義：提供了無效的參數(shù)給工作表含義：提供了無效的參數(shù)給工作表函數(shù)，或是公式的結果太大或太小而無法在工作表中函數(shù)，或是公式的結果太大或太小

19、而無法在工作表中表示。表示。 解決辦法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。解決辦法：確認函數(shù)中使用的參數(shù)類型正確。如果是公式結果太大或太小，就要修改公式如果是公式結果太大或太小，就要修改公式l錯誤值：錯誤值：NULL！ 含義：在公式中的兩個范圍之間含義：在公式中的兩個范圍之間插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共插入一個空格以表示交叉點，但這兩個范圍沒有公共單元格。比如輸入：單元格。比如輸入：“=SUM(A1:A10 C1:C10)”，就，就會產(chǎn)生這種情況。解決辦法：會產(chǎn)生這種情況。解決辦法： 取消兩個范圍之間的空取消兩個范圍之間的空格。上式可改為格。上式可改為“=SUM(A1:A10 ,

20、C1:C10)” Excel使用技巧使用技巧l如何更改如何更改excel默認的行列標簽的顏色？默認的行列標簽的顏色？l桌面桌面-屬性屬性-外觀外觀-項目項目-高級高級_已選定的項目，設置顏色已選定的項目，設置顏色 l系統(tǒng)提供的排序功能最多只能同時依據(jù)三個關鍵字來進行。如果系統(tǒng)提供的排序功能最多只能同時依據(jù)三個關鍵字來進行。如果需要依據(jù)三個以上的條件來排序，該如何實現(xiàn)？需要依據(jù)三個以上的條件來排序，該如何實現(xiàn)？ l雖然系統(tǒng)一次最多只能同時對三個關鍵字來排序，但是我們可以雖然系統(tǒng)一次最多只能同時對三個關鍵字來排序，但是我們可以利用設置排序關鍵字的優(yōu)先級，通過多次排序來實現(xiàn)關鍵字大于利用設置排序關鍵

21、字的優(yōu)先級，通過多次排序來實現(xiàn)關鍵字大于3個以上的排序。個以上的排序。 具體操作如下：首先打開工作表。單擊具體操作如下：首先打開工作表。單擊“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單中的菜單中的“排序排序”項，依次在項，依次在“主要關鍵字主要關鍵字”、“次要關鍵字次要關鍵字”、“第三關鍵字第三關鍵字”中選擇優(yōu)先級最低的幾個排序關鍵字，然后執(zhí)行中選擇優(yōu)先級最低的幾個排序關鍵字，然后執(zhí)行排序操作。接下來再依次選擇優(yōu)先級較高的幾個關鍵字，進行排序操作。接下來再依次選擇優(yōu)先級較高的幾個關鍵字，進行2次排序。這樣直到最高優(yōu)先級的關鍵字排序完成為止，就可以實次排序。這樣直到最高優(yōu)先級的關鍵字排序完成為止，就可以實現(xiàn)了對三個以上關鍵

22、字的排序操作了現(xiàn)了對三個以上關鍵字的排序操作了 Excel使用技巧使用技巧l勾怎么輸入勾怎么輸入 l按住按住ALT鍵輸入鍵輸入41420后放開后放開ALT鍵鍵 l快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動快速實現(xiàn)整塊數(shù)據(jù)的移動 在工作中常常需要移動單元格中的數(shù)在工作中常常需要移動單元格中的數(shù)據(jù)，請問有比據(jù)，請問有比“粘貼粘貼”操作更快捷的方法嗎？操作更快捷的方法嗎？ l可以直接采用拖動的方法。操作過程如下：首先選擇要移動的數(shù)可以直接采用拖動的方法。操作過程如下：首先選擇要移動的數(shù)據(jù)（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。然后移動鼠標到邊框處，當鼠標據(jù)（注意必須是連續(xù)的區(qū)域）。然后移動鼠標到邊框處，當鼠標指針變成一個四個箭頭標志

23、時，按住指針變成一個四個箭頭標志時，按住“Shift”鍵的同時按下鼠標鍵的同時按下鼠標左鍵，拖動鼠標至要移動的目的區(qū)域（可以從鼠標指針右下方的左鍵，拖動鼠標至要移動的目的區(qū)域（可以從鼠標指針右下方的黃色提示框中獲知是否到達目標位置），放開鼠標左鍵即完成移黃色提示框中獲知是否到達目標位置），放開鼠標左鍵即完成移動。動。 Excel使用技巧使用技巧l固定數(shù)據(jù)輸入時的焦點固定數(shù)據(jù)輸入時的焦點 l在數(shù)據(jù)輸入時，每當我們按下在數(shù)據(jù)輸入時，每當我們按下“Enter”鍵后，光標就會自動跳轉鍵后，光標就會自動跳轉到下一個單元格中。因此在進行數(shù)據(jù)的反復驗證中，就必須反復到下一個單元格中。因此在進行數(shù)據(jù)的反復驗證

24、中，就必須反復地來重新定位焦點。請問有什么方法來固定數(shù)據(jù)輸入的焦點嗎？地來重新定位焦點。請問有什么方法來固定數(shù)據(jù)輸入的焦點嗎？l答：要實現(xiàn)上述要求并不難。輸入數(shù)據(jù)前，在按住答：要實現(xiàn)上述要求并不難。輸入數(shù)據(jù)前，在按住“Ctrl”鍵的鍵的同時單擊選擇該單元格。當單元格邊框的邊很細的時候，再開始同時單擊選擇該單元格。當單元格邊框的邊很細的時候，再開始數(shù)據(jù)的輸入。這樣不管按下多少次數(shù)據(jù)的輸入。這樣不管按下多少次“Enter”鍵，光標始終都不會鍵，光標始終都不會移動到其他單元格。如果要移動到下一單元格，可以使用方向鍵移動到其他單元格。如果要移動到下一單元格，可以使用方向鍵來完成。來完成。 l當然如果當

25、前工作表中要實行數(shù)據(jù)驗證的單元格很多時，每次都當然如果當前工作表中要實行數(shù)據(jù)驗證的單元格很多時，每次都按上述方法來操作未免有些麻煩。那么可以試試以下方法來實現(xiàn)按上述方法來操作未免有些麻煩。那么可以試試以下方法來實現(xiàn)一勞永逸。單擊一勞永逸。單擊“工具工具”菜單中的菜單中的“選項選項”命令，在彈出的設置命令，在彈出的設置框中單擊框中單擊“編輯編輯”選項卡，然后取消選擇選項卡，然后取消選擇“按按Enter鍵后移動鍵后移動”復選框，最后單擊復選框，最后單擊“確定確定”按鈕即可。按鈕即可。 Excel使用技巧使用技巧l在數(shù)據(jù)錄入時自動切換輸入法在數(shù)據(jù)錄入時自動切換輸入法 l由于工作表中數(shù)據(jù)類型的復雜和多

26、變性，所以常常要由于工作表中數(shù)據(jù)類型的復雜和多變性，所以常常要在各種輸入法之間來回切換，請問可以實現(xiàn)一定位到在各種輸入法之間來回切換，請問可以實現(xiàn)一定位到某個單元格系統(tǒng)就會自動切換到相應的輸入法嗎？某個單元格系統(tǒng)就會自動切換到相應的輸入法嗎？ l可以通過下面的設置來實現(xiàn)它：首先選中使用同一種可以通過下面的設置來實現(xiàn)它：首先選中使用同一種輸入法的所有單元格，再單擊執(zhí)行輸入法的所有單元格，再單擊執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單上的菜單上的“有效性有效性”命令，在彈出的對話框中選擇命令，在彈出的對話框中選擇“輸入法模輸入法模式式”選項卡，在選項卡，在“輸入法模式輸入法模式”下拉列表中，根據(jù)需下拉列表中，根據(jù)需要

27、進行設置。如要使用中文字符的話，就選擇要進行設置。如要使用中文字符的話，就選擇“打打開開”，如要使用英文輸入模式，就選擇，如要使用英文輸入模式，就選擇“關閉（英文關閉（英文模式）模式）” Excel使用技巧使用技巧l在信息輸入前就給予提示在信息輸入前就給予提示 l在單元格輸入信息時，希望系統(tǒng)能自動的給予一些必在單元格輸入信息時，希望系統(tǒng)能自動的給予一些必要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可要的提示，這樣不但可以減少信息輸入的錯誤，還可以減少修改所花費的時間。請問該如何實現(xiàn)？以減少修改所花費的時間。請問該如何實現(xiàn)？ l可以按如下操作：首先選擇需要給予輸入提示信息的可以按如下操作：首先選

28、擇需要給予輸入提示信息的所有單元格。然后執(zhí)行所有單元格。然后執(zhí)行“數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)”菜單中的菜單中的“有效性有效性”命令，在彈出的對話框中選擇命令，在彈出的對話框中選擇“輸入信息輸入信息”選項卡。選項卡。接著在接著在“標題標題”和和“輸入信息輸入信息”文本框中輸入提示信文本框中輸入提示信息的標題和內容即可。息的標題和內容即可。 Excel使用技巧使用技巧l選擇大范圍的單元格區(qū)域選擇大范圍的單元格區(qū)域 l由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標拖動操作，總是無法一次由于屏幕大小的局限性，如果利用鼠標拖動操作，總是無法一次性準確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元格區(qū)域。請問有什么別的性準確地選擇大于屏幕顯示范圍的單元

29、格區(qū)域。請問有什么別的好方法嗎好方法嗎 ？l可以進行如下操作：首先在可以進行如下操作：首先在“名稱名稱”框中輸入該操作區(qū)域的起始框中輸入該操作區(qū)域的起始單元格名稱代號，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個單元格名稱代單元格名稱代號，然后輸入該操作區(qū)域的最后一個單元格名稱代號，中間用號，中間用“：”冒號分開。最后按下冒號分開。最后按下“Enter”鍵，這樣以這兩鍵，這樣以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定。個單元格為對角的長方形區(qū)域就會被快速的選定。 l還有個辦法：還有個辦法： 先選中區(qū)域的左上角單元格，按著先選中區(qū)域的左上角單元格，按著shift鍵點擊右鍵點擊右下角單元格，也可以選定以這兩

30、個單元格為對角的長方形區(qū)域。下角單元格，也可以選定以這兩個單元格為對角的長方形區(qū)域。 Excel使用技巧使用技巧如何正確顯示百分數(shù)如何正確顯示百分數(shù) l在單元格中輸入一個百分數(shù)（如在單元格中輸入一個百分數(shù)（如60），按下回車鍵），按下回車鍵后顯示的卻是后顯示的卻是0.6。請問該如何設置才能正確顯示百分。請問該如何設置才能正確顯示百分數(shù)？數(shù)？ l出現(xiàn)這種情況的原因是因為所輸入單元格的數(shù)據(jù)被強出現(xiàn)這種情況的原因是因為所輸入單元格的數(shù)據(jù)被強制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為制定義成數(shù)值類型了，只要更改其類型為“常規(guī)常規(guī)”或或“百分數(shù)百分數(shù)”即可即可 l選擇該單元格，然后單擊選擇該單元格，然后單擊“

31、格式格式”菜單中的菜單中的“單元格單元格”命令，在彈出的對話框中選擇命令，在彈出的對話框中選擇“數(shù)字數(shù)字”選項卡，再在選項卡，再在“分類分類”欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。欄中把其類型改為上述類型中的一種即可。 Excel使用技巧使用技巧在連續(xù)單元格中自動輸入等比數(shù)據(jù)序列在連續(xù)單元格中自動輸入等比數(shù)據(jù)序列 l請問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？請問有什么好的方法來輸入一個較大的等比序列嗎？ l可以通過填充的方法來實現(xiàn)可以通過填充的方法來實現(xiàn) l首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值首先在第一個單元格中輸入該序列的起始值l然后通過拖動操作選擇要填充的所有單元格然后通過拖動操作選

32、擇要填充的所有單元格l再依次單擊再依次單擊“編輯編輯”菜單中的菜單中的“填充填充”項下的項下的“序列序列”命令。命令。l在彈出的在彈出的“序列序列”對話框中，再選擇對話框中，再選擇“類型類型”中中“等比序列等比序列”單單選按鈕，再在選按鈕，再在“步長步長”文本框中輸入等比序列的比值。文本框中輸入等比序列的比值。l最后還要在最后還要在“終止值終止值”文本框中輸入一個數(shù)字。不一定要是該序文本框中輸入一個數(shù)字。不一定要是該序列的最后一個值，只要是一個比最后一個數(shù)大的數(shù)字就可以了。列的最后一個值，只要是一個比最后一個數(shù)大的數(shù)字就可以了。然后單擊然后單擊“確定確定”按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動將序列按照要求

33、填按鈕即可。這樣系統(tǒng)就自動將序列按照要求填充完畢。充完畢。 Excel使用技巧使用技巧同時對多個單元格執(zhí)行相同運算同時對多個單元格執(zhí)行相同運算 l請問有什么好的方法來實現(xiàn)一步完成對多個單元格數(shù)請問有什么好的方法來實現(xiàn)一步完成對多個單元格數(shù)據(jù)執(zhí)行同樣的運算嗎？據(jù)執(zhí)行同樣的運算嗎？ l可以執(zhí)行如下操作：假設要對多個單元格執(zhí)行全部加可以執(zhí)行如下操作：假設要對多個單元格執(zhí)行全部加“1”的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運的相同操作。首先在空白單元格中輸入要執(zhí)行運算的操作數(shù)算的操作數(shù)“1”，再利用，再利用“復制復制”按鈕將其添加到剪按鈕將其添加到剪貼板。然后選擇所有要進行運算的單元格，再單擊貼板。

34、然后選擇所有要進行運算的單元格，再單擊“編輯編輯”菜單中的菜單中的“選擇性粘貼選擇性粘貼”命令。在彈出的對命令。在彈出的對話框中單擊選擇話框中單擊選擇“運算運算”選項區(qū)域下的選項區(qū)域下的“加加”單選按單選按鈕，最后單擊鈕，最后單擊“確定確定”按鈕完成。按鈕完成。 Excel使用技巧使用技巧在公式中引用其他工作表單元格數(shù)據(jù)在公式中引用其他工作表單元格數(shù)據(jù) l公式中一般可以用單元格符號來引用單元格的內容，公式中一般可以用單元格符號來引用單元格的內容，但是都是在同一個工作表中操作的。如果要在當前工但是都是在同一個工作表中操作的。如果要在當前工作表公式中引用別的工作表中的單元格，那該如何實作表公式中引

35、用別的工作表中的單元格，那該如何實現(xiàn)呢？現(xiàn)呢？ l要引用其他工作表的單元格可以使用以下方法格式來要引用其他工作表的單元格可以使用以下方法格式來表示：工作表名稱表示：工作表名稱+“!”+單元格名稱。如要將單元格名稱。如要將Sheet1工作表中的工作表中的A1單元格的數(shù)據(jù)和單元格的數(shù)據(jù)和Sheet2工作表中的工作表中的B1單元格的數(shù)據(jù)相加，可以表示為：單元格的數(shù)據(jù)相加，可以表示為：“Sheet1!A1+Sheet2!B1”。 Excel使用技巧使用技巧不輸入公式直接查看結果不輸入公式直接查看結果 l當要計算工作表中的數(shù)據(jù)時，一般都是利用公式或函數(shù)來得到結當要計算工作表中的數(shù)據(jù)時，一般都是利用公式或

36、函數(shù)來得到結果?？墒羌偃鐑H僅只是想查看一下結果，并不需要在單元格中建果?？墒羌偃鐑H僅只是想查看一下結果，并不需要在單元格中建立記錄數(shù)據(jù)。請問有什么辦法實現(xiàn)嗎？立記錄數(shù)據(jù)。請問有什么辦法實現(xiàn)嗎？ l可以選擇要計算結果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的可以選擇要計算結果的所有單元格，然后看看編輯窗口最下方的狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了狀態(tài)欄上，是不是自動顯示了“求和求和=？”的字樣呢？如果還想的字樣呢？如果還想查看其他的運算結果，只需移動鼠標指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然查看其他的運算結果，只需移動鼠標指針到狀態(tài)欄任意區(qū)域，然后用鼠標右鍵單擊，在彈出的菜單中單擊要進行相應的運算操作后用鼠標右鍵單擊，在

37、彈出的菜單中單擊要進行相應的運算操作命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應的計算結果。這些操作包括：均值、命令，在狀態(tài)欄就會顯示相應的計算結果。這些操作包括：均值、計數(shù)、計數(shù)值、求和等。計數(shù)、計數(shù)值、求和等。 Excel使用技巧使用技巧函數(shù)中快速引用單元格函數(shù)中快速引用單元格 l在函數(shù)使用時，常常需要用單元格名稱來引用該單元格的數(shù)據(jù)。在函數(shù)使用時，常常需要用單元格名稱來引用該單元格的數(shù)據(jù)。如果要引用的單元格太多、太散的話，那么逐個輸入就會很麻煩。如果要引用的單元格太多、太散的話，那么逐個輸入就會很麻煩。請問有什么簡捷的方法嗎？請問有什么簡捷的方法嗎？ l遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標直接選取

38、引用遇到這種情況時，可以試試下面的方法，利用鼠標直接選取引用的單元格。的單元格。 具體操作如下：以具體操作如下：以SUM函數(shù)為例。函數(shù)為例。 我們在公式編輯我們在公式編輯欄中直接輸入欄中直接輸入“SUM()”，然后再將光標定位至小括號內。接，然后再將光標定位至小括號內。接著按住著按住“Ctrl”鍵，在工作表中利用鼠標選擇所有參與運算的單鍵，在工作表中利用鼠標選擇所有參與運算的單元格。這時會發(fā)現(xiàn)，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數(shù)中，元格。這時會發(fā)現(xiàn)，所有被選擇的單元格都自動的填入了函數(shù)中，并用并用“，”自動分隔開。輸入完成后按自動分隔開。輸入完成后按“Enter”鍵結束即可。鍵結束即可。 E

39、xcel使用技巧使用技巧快速找到所需函數(shù)的妙招快速找到所需函數(shù)的妙招 l如果對系統(tǒng)提供的函數(shù)不是很熟悉，有什么辦法可以快速找到需要的函如果對系統(tǒng)提供的函數(shù)不是很熟悉，有什么辦法可以快速找到需要的函數(shù)呢？數(shù)呢？ l對于沒學習過計算機編程的人來說，系統(tǒng)提供的函數(shù)的確是一個比較頭對于沒學習過計算機編程的人來說，系統(tǒng)提供的函數(shù)的確是一個比較頭痛的問題。不過使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函數(shù)：痛的問題。不過使用下述方法可以非常容易地找到你需要的函數(shù)： 1）假如需要利用函數(shù)對工作表數(shù)據(jù)進行排序操作，可以先單擊工具欄的假如需要利用函數(shù)對工作表數(shù)據(jù)進行排序操作，可以先單擊工具欄的“插入函數(shù)插入函數(shù)”按

40、鈕，在彈出的對話框的按鈕，在彈出的對話框的“搜索函數(shù)搜索函數(shù)”項下面直接輸入所項下面直接輸入所要的函數(shù)功能，如直接輸入要的函數(shù)功能，如直接輸入“排序排序”兩個字。兩個字。 2）單擊）單擊“轉到轉到”按鈕，按鈕，在下面的在下面的“選擇函數(shù)選擇函數(shù)”對話框中就會列出好幾條用于排序的函數(shù)。單擊對話框中就會列出好幾條用于排序的函數(shù)。單擊某個函數(shù)，在對話框最下面就會顯示該函數(shù)的具體功能。某個函數(shù)，在對話框最下面就會顯示該函數(shù)的具體功能。 3）如果覺得）如果覺得還不夠詳細，可以單擊還不夠詳細，可以單擊“有關該函數(shù)的幫助有關該函數(shù)的幫助”鏈接來查看更詳細的描述。鏈接來查看更詳細的描述。這樣就再也不會為不懂函

41、數(shù)而頭痛了。這樣就再也不會為不懂函數(shù)而頭痛了。 Excel使用技巧使用技巧利用組合鍵快速隱藏單元格中的公式利用組合鍵快速隱藏單元格中的公式 l如果要隱藏單元格中的公式，除了用系統(tǒng)命令如果要隱藏單元格中的公式，除了用系統(tǒng)命令外，還有什么更快捷的方法嗎？外，還有什么更快捷的方法嗎？ l可以利用以下組合鍵來隱藏公式?？梢岳靡韵陆M合鍵來隱藏公式。 選擇要隱選擇要隱藏公式的單元格，然后按下藏公式的單元格，然后按下“Ctrl+”（數(shù)字（數(shù)字“1”鍵左邊的那個按鍵）組合鍵即可；如果鍵左邊的那個按鍵）組合鍵即可；如果要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組要再次顯示隱藏的公式，只要再按一次上述組合鍵即可重新

42、恢復顯示。合鍵即可重新恢復顯示。 Excel使用技巧使用技巧在工具按鈕之間設置分隔線在工具按鈕之間設置分隔線 l工具欄中只有不同組的工具按鈕才用分隔線來工具欄中只有不同組的工具按鈕才用分隔線來隔開，如果要在每一個工具按鈕之間設置分隔隔開，如果要在每一個工具按鈕之間設置分隔線該怎么操作？線該怎么操作？ l先按住先按住“Alt”鍵，然后單擊并稍稍往右拖動該鍵，然后單擊并稍稍往右拖動該工具按鈕，松開后在兩個工具按鈕之間就多了工具按鈕，松開后在兩個工具按鈕之間就多了一根分隔線了。如果要取消分隔線，只要向左一根分隔線了。如果要取消分隔線，只要向左方向稍稍拖動工具按鈕即可。方向稍稍拖動工具按鈕即可。 Ex

43、cel使用技巧使用技巧同時打開相關聯(lián)的所有工作簿同時打開相關聯(lián)的所有工作簿 l在數(shù)據(jù)輸入或處理時，常?？赡芤獏⒖计渌麛?shù)據(jù)文件在數(shù)據(jù)輸入或處理時，常常可能要參考其他數(shù)據(jù)文件中的內容，這樣就必須一個一個的打開相關聯(lián)的工作中的內容，這樣就必須一個一個的打開相關聯(lián)的工作簿。請問可以讓系統(tǒng)在打開當前工作簿文件時就自動簿。請問可以讓系統(tǒng)在打開當前工作簿文件時就自動打開這些相關聯(lián)的數(shù)據(jù)文件嗎？打開這些相關聯(lián)的數(shù)據(jù)文件嗎？ l可以通過將這些相關聯(lián)的數(shù)據(jù)文件和當前工作簿組成可以通過將這些相關聯(lián)的數(shù)據(jù)文件和當前工作簿組成一個工作區(qū)，只要將該工作區(qū)打開，系統(tǒng)就會打開其一個工作區(qū)，只要將該工作區(qū)打開，系統(tǒng)就會打開其中

44、的每一個工作簿。具體實現(xiàn)方法如下：首先打開所中的每一個工作簿。具體實現(xiàn)方法如下：首先打開所以的工作簿文件，再執(zhí)行以的工作簿文件，再執(zhí)行“文件文件”菜單中的菜單中的“保存工保存工作區(qū)作區(qū)”命令，輸入工作區(qū)名稱后單擊命令，輸入工作區(qū)名稱后單擊“保存保存”按鈕即按鈕即可?？伞?Excel使用技巧使用技巧在工具按鈕直接顯示文字提示在工具按鈕直接顯示文字提示 l工具欄中提供的工具按鈕都是用圖表或符號來表示的，有許多都工具欄中提供的工具按鈕都是用圖表或符號來表示的，有許多都看不懂，請問可以讓工具按鈕像菜單那樣顯示文字提示嗎看不懂，請問可以讓工具按鈕像菜單那樣顯示文字提示嗎 l可以執(zhí)行以下操作來實現(xiàn)：單擊可

45、以執(zhí)行以下操作來實現(xiàn)：單擊“工具工具”菜單中的菜單中的“自定義自定義”命命令，再選擇令，再選擇“命令命令”選項卡。然后用鼠標右鍵單擊系統(tǒng)工具欄上選項卡。然后用鼠標右鍵單擊系統(tǒng)工具欄上希望顯示文字提示的工具按鈕（或者單擊對話框中的希望顯示文字提示的工具按鈕（或者單擊對話框中的“更改所選更改所選內容內容”按鈕），在彈出的菜單中根據(jù)需要選擇按鈕），在彈出的菜單中根據(jù)需要選擇“總是只用文字總是只用文字”或者或者“圖像和文本圖像和文本”。這樣工具按鈕就會顯示文字提示了。不過。這樣工具按鈕就會顯示文字提示了。不過并不是每個工具按鈕都有文字提示的。所以有的工具按鈕彈出菜并不是每個工具按鈕都有文字提示的。所以

46、有的工具按鈕彈出菜單中的對應命令項會是不可用的。單中的對應命令項會是不可用的。 Excel使用技巧使用技巧雙擊功能使雙擊功能使Excel如虎添翼如虎添翼 l在工具欄右側的空白處雙擊，快速打開在工具欄右側的空白處雙擊，快速打開“自定義自定義”對話框對話框 l在單元格中雙擊，單元格進入編輯狀態(tài)。在單元格中雙擊，單元格進入編輯狀態(tài)。 l在在“格式刷格式刷”按鈕上雙擊，格式刷可以反復多次使用。按鈕上雙擊，格式刷可以反復多次使用。 特別提特別提示示 再次單擊再次單擊“格式刷格式刷”按鈕，或者按按鈕，或者按Esc鍵，可以取消鍵，可以取消“格式格式刷刷”功能。功能。 l在標題欄上雙擊，在標題欄上雙擊，Exc

47、el窗口由最大化（原始狀態(tài)）還原到原始窗口由最大化（原始狀態(tài)）還原到原始狀態(tài)（最大化）大小。狀態(tài)（最大化）大小。 l選中某個單元格，并將鼠標移至該單元格的右下角成細十字線狀選中某個單元格，并將鼠標移至該單元格的右下角成細十字線狀時，雙擊鼠標，即可將該單元格中的內容快速填充到下面的單元時，雙擊鼠標，即可將該單元格中的內容快速填充到下面的單元格中。格中。 特別提示特別提示 要實現(xiàn)此填充，該單元格左側（或右側）相要實現(xiàn)此填充，該單元格左側（或右側）相鄰列中必須有連續(xù)的數(shù)據(jù)。鄰列中必須有連續(xù)的數(shù)據(jù)。 Excel使用技巧使用技巧l如果工具條浮動在工作表區(qū)中，我們在工具條的標題欄上雙擊，如果工具條浮動在工

48、作表區(qū)中，我們在工具條的標題欄上雙擊，該工具條返回工作表區(qū)上部或下部位置。該工具條返回工作表區(qū)上部或下部位置。 l在窗口左上角在窗口左上角Excel標志上雙擊，則退出標志上雙擊，則退出Excel（如果當前文檔（如果當前文檔沒有保存，系統(tǒng)會提示保存）。沒有保存，系統(tǒng)會提示保存）。 l在工作表名稱（在工作表名稱（Sheet1等）上雙擊，即可對工作表名稱進行等）上雙擊，即可對工作表名稱進行“重命名重命名” l將鼠標移至垂直滾動條上端與編輯區(qū)交界處成雙向拖拉箭頭狀時，將鼠標移至垂直滾動條上端與編輯區(qū)交界處成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可將編輯區(qū)拆分為上、下兩個窗口。此時，如果將雙擊鼠標，即可將編輯區(qū)

49、拆分為上、下兩個窗口。此時，如果將鼠標移至兩個窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。鼠標移至兩個窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。 l將鼠標移至水平滾動條右端成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即將鼠標移至水平滾動條右端成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可將編輯區(qū)拆分為左、右兩個窗口。此時，如果將鼠標移至兩個可將編輯區(qū)拆分為左、右兩個窗口。此時，如果將鼠標移至兩個窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。窗口分界線上雙擊，即可撤銷窗口的拆分。 Excel使用技巧使用技巧l將鼠標移至列標與列標交界處成雙向拖拉箭頭狀時，將鼠標移至列標與列標交界處成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可快速將左側雙擊鼠標，即可快

50、速將左側1列設置為列設置為“最適合的列最適合的列寬寬”。如果選中多列，然后執(zhí)行此操作，即可將選中。如果選中多列，然后執(zhí)行此操作，即可將選中的多列設置為的多列設置為“最適合的列寬最適合的列寬” l將鼠標移至行標與行標交界處成雙向拖拉箭頭狀時，將鼠標移至行標與行標交界處成雙向拖拉箭頭狀時，雙擊鼠標，即可快速將上面雙擊鼠標，即可快速將上面1行設置為行設置為“最適合的行最適合的行高高”。如果選中多行，然后執(zhí)行此操作，即可將選中。如果選中多行，然后執(zhí)行此操作，即可將選中的多行設置為的多行設置為“最適合的行高最適合的行高”。 l在菜單上雙擊，即可將菜單中所有的菜單項（包括不在菜單上雙擊，即可將菜單中所有的菜單項（包括不常的菜單項）全部展開常的菜單項）全部展開 Excel使用技巧使用技巧l如果某列有多個連續(xù)的空白或有數(shù)據(jù)的單元格，選中最下（上）如果某列有多個連續(xù)的空白或有數(shù)據(jù)的單元格，選中最下（上）面一個單元格，然后將鼠標移至該單元格上（下）邊緣處成梅花面一個單元格，然后將鼠標移至該單元格上（下）邊緣處成梅花狀時，雙擊鼠標，即可跳轉到最上（下）面一個單元格中。狀時，雙擊鼠標，即可跳轉到最上（下）面一個單元格中。 特特別提示別提示 如果下面全部