04實驗四總賬管理系統(tǒng)日常業(yè)務處理葉憲章

1、實驗四 總賬管理系統(tǒng)日常賬務處理【實驗目的】 掌握會計電算化通用教學軟件中總賬系統(tǒng)日常賬務處理的相關內容，熟悉總賬系統(tǒng)日常賬務處 理的各種操作，掌握憑證管理和賬簿管理的具體內容和操作方法?！緦嶒瀮热荨?.憑證管理：填制憑證、出納簽字、審核憑證、憑證記賬2.賬簿管理：總賬、明細賬、輔助賬管理【實驗準備】系統(tǒng)管理員進入系統(tǒng)管理，引入“ 附錄一練習數(shù)據(jù)備份”文件夾下的實驗三數(shù)據(jù)?！緦嶒炠Y料】1 月份經濟業(yè)務如下：(1)1 月 3日，銷售部購買了 500 元的辦公用品，以現(xiàn)金支付，附單據(jù)一張。付款憑證：0001，摘要：購辦公用品。借：營業(yè)費用 (5501)500貸：現(xiàn)金 (1001)500(2)1 月

2、 5日，財務部從工行提取現(xiàn)金 9000 元，作為備用金， 支票號 111。付款憑證： 0002，摘 要：提現(xiàn)。借：現(xiàn)金 (1001)9000貸：銀行存款 / 工行存款 (100201)9000(3)1 月 7日，采購部采購電腦 10臺，每臺不含稅價為 4000 元，貨款以銀行存款支付，支票號 114。付款憑證： 0003，摘要：購電腦。借： 庫存商品 / 硬件 (124301)40000應交稅金 / 應交增值稅 / 進項稅 (21710101)6800貸：銀行存款 / 工行存款 (100201)46800(4)1 月 11日，銷售部收到北京 育新小學 轉來一張轉賬支票，金額 30000 元，用

3、以償還前欠貨 款。收款憑證： 0001 ，摘要：收到貨款。借：銀行存款 / 工行存款 (100201)30000貸： 應收賬款 (1131)30000(5)1 月 11日，收到大洋集團投資資金 20000 美元，匯率 1:8.5 。收款憑證： 0002，摘要：收到 投資。借： 銀行存款 / 中行存款 (100202)170000貸：實收資本 (3101)170000(6)1 月 12日，采購部從 深圳華光 軟件公司購入 “輕松英語” 光盤 500張，不含稅單價為 10 元， 貨稅款暫欠，商品已驗收入庫(適用稅率17%)。轉賬憑證： 0001，摘要：購光盤借：庫存商品 / 軟件 (124302)

4、 5000 應交稅金 / 應交增值稅 / 進項稅 (21710101)850貸： 應付賬款 (2121) 5850(7)1 月 16日， 管理部李同 出差歸來，報銷差旅費 2000元。轉賬憑證： 0002，摘要：報銷差旅費。借：貸：管理費用 / 差旅費 (550203) 其他應收款 (1133)20002000(8)1 月 23日，銷售部售給 天津宏達公司 A軟件 100 套，每套不含稅價為 200 元，貨款未收 (適 用稅率 17%)。轉賬憑證： 0003，摘要：售 A 軟件，款未收。借： 應收賬款 (1131)23400貸：主營業(yè)務收入 (5101)20000應交稅金 / 應交增值稅 /

5、銷項稅 (21710102)3400(9)1 月 31日，結轉 A軟件產品銷售成本。數(shù)量： 100 套，單位： 80元。轉賬憑證： 0004，摘 要：結轉 A 軟件成本。借：主營業(yè)務成本( 5401)8000貸：庫存商品 / 軟件( 124302)8000(10)1 月 31 日，結轉收入和費用。轉賬憑證： 0005 ，摘要：結轉收入和費用(本業(yè)務可以通過期末期間損益轉賬憑證生成)。借：主營業(yè)務收入( 5101)20000貸：本年利潤( 3131)9500主營業(yè)務成本( 5401)8000管理費用 / 差旅費 (550203)2000營業(yè)費用 (5501)500(11)1 月 31 日，結轉本

6、年利潤。轉賬憑證： 0006，摘要：結轉本年利潤(本業(yè)務可以通過自定義轉賬憑證生成)。借：本年利潤( 3131)9500貸：利潤分配 / 未分配利潤 (314115)9500【實驗要求】1.以“趙超”的身份進行填制憑證，憑證查詢操作。2.以“學員”的身份進行出納簽字3.以“王剛”的身份進行審核、記賬、賬簿查詢操作【操作指導】1. 填制憑證(增加憑證、增加其他核算信息憑證、修改憑證、刪除憑證、查詢憑證) 以“趙超” 的身份啟動與注冊會計電算化通用教學軟件：用戶名“ 001”；密碼“ 1”；賬套“ 666”；會計年度“ 2006”；日期“ 2006-01-31 ”。提示：因為每張憑證的制單日期不一

7、樣，所以注冊用友通時把操作日期設置為 2006-01-31 。這 樣，只需注冊一次，在填制憑證時可輸入本月不同日期的憑證。增加普通憑證(業(yè)務 1、9、 11) 例25增加普通憑證(1)執(zhí)行“總賬憑證填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2)單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3)選擇憑證類型“付款憑證”，輸入制單日期“ 2006-01-03 ”，附單據(jù)數(shù)“ 1”。(4)輸入摘要“購辦公用品”，科目名稱“5501”，借方金額“ 500”，回車(摘要自動帶到下一行)，輸入科目名稱“ 1001”，貸方金額“ 500”。(5)單擊“保存”按鈕，彈出“憑證已成功保存！”信息提示框(6)單擊“確定”按

8、鈕(7)同理，輸入其他業(yè)務的普通憑證。采用序時控制時，憑證日期應大于等于啟用日期，不能超過業(yè)務日期。憑證一旦保存，其憑證類別、憑證編號不能修改。不同行的摘要可以相同也可以不同，但不能為空。每行摘要將隨相應的會計科目在明細賬、日 記賬中出現(xiàn)?？颇烤幋a必須是末級，既可以手工直接輸入，也可以利用右邊的放大鏡按鈕選擇輸入。 金額不能為“零”；紅字以“”號表示?？砂础?=”鍵取當前憑證借貸方金額的差額到當前光標位置。增加帶有其他核算信息的憑證(業(yè)務2、3、4、 5、6、7、8、 10)在憑證填制過程中，若某科目為“銀行科目”、“外幣科目”、“數(shù)量科目”、“輔助核算科 目”，輸完科目名稱后，則須繼續(xù)輸入該

9、科目的輔助核算信息。例26增加有銀行科目和客戶往來輔助核算業(yè)務的憑證(1)執(zhí)行“總賬憑證填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2)單擊“增加”按鈕，增加一張空白憑證。(3)選擇憑證類型“收款憑證”；輸入制單日期“ 2006-01-11 ”。(4)輸入摘要“收到貸款” , 科目名稱“ 100201”，輔助項(結算方式“ 2 支票”，發(fā)生日期“ 2006.01.11 ”)，借方金額“ 30000”，回車(摘要自動帶到下一行)，輸入科目名稱“1131”，輔助項(客戶“育新小學” ，票號“ 113”，發(fā)生日期“ 2006.01.11 ”)，貸方金額“ 30000”。(5)單擊“保存”按鈕，彈出“憑證

10、已成功保存！”信息提示框。(6)單擊“確定”按鈕(7)同理，輸入其他帶有輔助核算的憑證。如果往來單位不屬于已定義的往來單位, 則要正確輸入新往來單位的輔助信息, 系統(tǒng)會自動追加到往來單位目錄中。在輸入個人信息時，若不輸“部門名稱”只輸“個人名稱”時，系統(tǒng)將根據(jù)所輸個人名稱自動 輸入其所屬的部門。在輸入數(shù)量時，系統(tǒng)根據(jù)“數(shù)量單價”自動計算出金額，并將金額先放在借方，如果方向不 符，可將光標移動到貸方后，按空格鍵即可調整金額方向。修改憑證(可選做)(1)執(zhí)行“總賬憑證填制憑證”命令，進入“填制憑證”窗口。(2)單擊“查詢”按鈕，輸入查詢條件(例如：收款憑證 0001 號)，找到要修改的憑證。(3)

11、對于憑證的一般信息， 將光標放在要修改的地方， 直接修改； 如果要修改憑證的輔助項信息， 首先選中輔助核算科目行，然后將光標置于備注欄輔助項，待鼠標變形時雙擊，彈出“輔助項”對 話框，在對話框中修改相關信息。(4)單擊“保存”按鈕，保存相關信息。未經審核的錯誤憑證可通過“填制憑證”功能直接修改；已審核的憑證應先取消審核后，再進 行修改。若已采用制單序時控制，則在修改制單日期時，不能在上一張憑證的制單日期之前。 若選擇“不允許修改或作廢他人填制的憑證”權限控制，則不能修改或作廢他人填制的憑證。 如果涉及銀行科目的分錄已錄入支票信息，并對該支票做過報銷處理，修改操作將不影響“支 票登記簿”中的內容

12、。外部系統(tǒng)傳過來的憑證不能在總賬系統(tǒng)中進行修改，只能在生成該憑證的系統(tǒng)中進行修改。刪除憑證(可選做)刪除憑證要分兩步操作(先作廢后整理)：作廢憑證(1)在“填制憑證”窗口，先查詢到要刪除的憑證。(2)執(zhí)行“制單作廢 / 恢復”命令(3)憑證的左上角顯示“作廢”，表示該憑證已作廢。作廢憑證仍保留憑證內容及編號，只顯示“作廢”字樣。 作廢憑證不能修改，不能審核。在記賬時，已作廢的憑證應參與記賬，否則月末無法結賬，但不對作廢憑證作數(shù)據(jù)處理，相當 于一張空憑證。賬簿查詢時，查不到作廢憑證的數(shù)據(jù)。若當前憑證已作廢，可執(zhí)行“編輯作廢 / 恢復”命令，取消作廢標志，并將當前憑證恢復為有 效憑證。整理憑證(1

13、)在“填制憑證”窗口中執(zhí)行“制單憑證刪除 / 整理”命令，打開“選擇憑證期間”對話框。(2)選擇要整理的“月份”(3)單擊“確定”按鈕，打開“作廢憑證表”對話框。(4)選擇真正要刪除的作廢憑證(5)單擊“確定”按鈕，系統(tǒng)將這些憑證從數(shù)據(jù)庫中刪除并對剩下憑證重新排號。如果作廢憑證不想保留時，則可以通過“憑證刪除 / 整理”功能，將其徹底刪除，并對未記賬憑證重新編號。只能對未記賬憑證作憑證整理。 對已記賬憑證作憑證整理，應先恢復本月月初的記賬前狀態(tài)，再作憑證整理。 查詢憑證 例27查詢未記賬的付款憑證(1)執(zhí)行“總賬憑證查詢憑證”命令，打開“憑證查詢”對話框。(2)選擇輸入查詢條件“付款憑證、未記

14、賬憑證”。單擊“輔助條件”按扭，可輸入更多查詢條 件。(3)單擊“確認”按鈕，進入“查詢憑證”窗口。(4)雙擊某一憑證行，則屏幕可顯示出此張憑證。 2出納簽字(更換操作員、出納簽字)更換操作員(1)在“會計電算化通用教學軟件” 的初始窗口， 執(zhí)行“文件重新注冊” 命令， 打開“注冊 【控 制臺】”對話框。(2)以“學員”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件：用戶名： 003；密碼： 3；賬套： 666；會計年度： 2006；操作日期： 2006-01-31 。(3)單擊“確定”按鈕憑證填制人和出納簽字人可以為不同的人，也可以為同一個人。 按照會計制度規(guī)定，憑證的填制與審核不能是同一個人。 在進

15、行出納簽字和審核之前，通常需要先更換操作員。出納簽字(1)執(zhí)行“總賬憑證出納簽字”命令，打開“出納簽字”查詢條件對話框。(2)輸入查詢條件：單擊“全部”單選按鈕，輸入月份“ 2006 - 01”。(3)單擊“確認”按鈕，進入“出納簽字”的憑證列表窗口。(4)雙擊某一要簽字的憑證或者單擊“確定”按鈕，進入“出納簽字”的簽字窗口。(5)單擊“簽字”按鈕，憑證底部的“出納”處自動簽上出納人姓名。(6)單擊“下張”按鈕，對其他出納憑證簽字。(7)最后單擊“退出”按鈕涉及指定為現(xiàn)金科目和銀行科目的憑證才需出納簽字。 憑證一經簽字，就不能被修改、刪除，只有取消簽字后才可以修改或刪除，取消簽字只能由出 納人

16、自己進行。憑證簽字并非審核憑證的必要步驟。若在設置總賬參數(shù)時，不選擇“出納憑證必須經由出納簽字”，則可以不執(zhí)行“出納簽字”功能?？梢詧?zhí)行“簽字” | “成批出納簽字”功能對所有憑證進行出納簽字(要求逐張審核)。3.審核憑證 例28更換審核的操作員，以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。(1)執(zhí)行“文件重新注冊”命令，打開“注冊控制”對話框。(2)以“王剛”的身份重新注冊會計電算化通用教學軟件。用戶名：002；密碼： 2；賬套： 666；會計年度： 2006；操作日期： 2006-01-31 。(3)單擊“確認”按鈕。例29審核憑證(1)執(zhí)行“總賬憑證審核憑證”命令，打開“憑證審核”查

17、詢條件對話框。(2)輸入查詢條件，可采用默認值。(3)單擊“確認”按鈕，進入“憑證審核”的憑證列表窗口。(4)雙擊要審核的憑證或單擊“確定”按鈕，進入“憑證審核”的審核憑證窗口。(5)檢查要審核的憑證，無誤后，單擊“審核”按鈕，憑證底部的“審核”處自動簽上審核人姓 名。(6)單擊“下張”按鈕，對其他憑證簽字。(7)最后單擊“退出”按鈕注意：所有填制的憑證必須經過審核。 審核人必須具有審核權。 作廢憑證不能被審核，也不能被標錯。 審核人和制單人不能是同一個人。 憑證一經審核，不能被修改、刪除，只有取消審核簽字后才可修改或刪除，已標記作廢的憑證 不能被審核，需先取消作廢標記后才能審核。4.記賬例3

18、0記賬(1)執(zhí)行“總賬憑證記賬”命令，進入“記賬”窗口。(2)第一步，單擊“全選”按鈕，選擇所有要記賬的憑證。(3)單擊“下一步”按鈕。(4)第二步顯示記賬報告， 如果需要打印記賬報告， 可單擊“打印”按鈕。 如果不打印記賬報告， 單擊“下一步”按鈕。(5)第三步記賬，單擊“記賬”按鈕，打開“試算平衡表”對話框。(6)單擊“確認”按鈕，系統(tǒng)開始登錄有關的總賬和明細賬、輔助賬。登記完后，彈出“記賬完 畢”信息提示對話框。(7)單擊“確定”，記賬完畢。第一次記賬時，若期初余額試算不平衡，不能記賬。 上月未記賬，本月不能記賬。未審核憑證不能記賬，記賬范圍應小于等于已審核范圍。 作廢憑證不需審核可直接記賬。記賬過程一旦斷電或其它原因造成中斷后，系統(tǒng)將自動調用“恢復記賬前狀態(tài)”恢復數(shù)據(jù)，然 后再重新記賬。5.取消記賬(可選做) 取消記賬操作，不符合會計制度規(guī)定，只是為了學員實驗方便，介紹此功能。 激活“恢復記賬前狀態(tài)”菜單(1)執(zhí)行“總賬期末對賬”命令，進入“對賬”窗口。(2)按 Ctrl+H 鍵，彈出“恢復記賬前狀態(tài)功能已被激活”信息提示框。(3)單擊“確定”按鈕，單擊“退出”按鈕。如果退出系統(tǒng)后又重新進入系統(tǒng)或在“對賬”中按“ Ctrl+H ”鍵將重新隱藏“恢復記賬前狀態(tài)” 功能。取消記賬(1)執(zhí)行“總賬憑證恢復記賬前狀態(tài)”命令，打開“恢復記賬前