工程項目管理-建筑工程檔案(資料)管理01

1、1建設工程技術資料管理概述建設工程技術資料管理概述 本章主要內容包括：建設工程文件和檔案資本章主要內容包括：建設工程文件和檔案資 料的概念，建設工程文件和檔案資料的載體與特料的概念，建設工程文件和檔案資料的載體與特 征，建設工程文件和檔案資料管理的意義與職責，征，建設工程文件和檔案資料管理的意義與職責， 建設工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質量要求，建設工程文件和檔案資料的歸檔范圍與質量要求， 建設工程文件和檔案資料的組卷，建設工程文件建設工程文件和檔案資料的組卷，建設工程文件 和檔案資料的驗收與移交。和檔案資料的驗收與移交。 本章提要本章提要 本本 章章 內內 容容 1.1 建設工程文件和檔案

2、資料建設工程文件和檔案資料 概述概述 1.2 建設工程文件和檔案資料建設工程文件和檔案資料 管理管理 1.1 建設工程文件和檔案資料概述建設工程文件和檔案資料概述 建設工程文件（construction project document）是 指在工程建設過程中形成的各種形式的信息記錄，包 括工程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖 和竣工驗收文件，也可簡稱為工程文件。 工程準備階段文件（seedtime document of a construction project）是指在工程開工以前，在立項、 審批、征地、勘察、設計、招投標等工程準備階段形 成的文件。 1.1.1 建設工程文件和檔

3、案資料的概念建設工程文件和檔案資料的概念 1.1.1.1 建設工程文件的概念建設工程文件的概念 監(jiān)理文件（project management document）是指監(jiān) 理單位在工程設計、施工等監(jiān)理過程中形成的文件； 施工文件（constructing document）是指施工單位 在工程施工過程中形成的文件； 竣工圖（asbuild drawing）是指在工程竣工驗收 后，真實反映建設工程項目施工結果的圖樣； 竣工驗收文件（handing over document）是指在 建設工程項目竣工驗收活動中形成的文件。 建設工程檔案（project archive）是指在工程建設 活動中直接形成

4、的具有歸檔保存價值的文字、圖表、 聲像等各種形式的歷史記錄，也可簡稱為工程檔案。 建設工程檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設文 件資料、施工技術資料、竣工圖與竣工測量資料和 竣工驗收資料、聲像資料等資料。 資料是一個相對性、動態(tài)性極強的概念，外延 極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支持價 值，無論其具體是什么，均可視為資料。 1.1.1.2 建設工程檔案與檔案資料的概念建設工程檔案與檔案資料的概念 檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件 （或叫文書）轉化而來的。廣義的“文件”不僅指 常規(guī)的機關文書，也包括技術文件、各種手稿等工 作中直接使用的材料。 文件轉化為檔案是有條件的。主要有以下三點：

5、（1）辦理完畢（或叫處理完畢）的文件才能作 為檔案。 （2）對日后實際工作和科學研究等活動具有一 定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。 （3）按照一定的規(guī)律保存起來的文件，才能最 后成為檔案。 檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質材料 之外，還存在大量其他形式的載體，包括磁性材料、 感光材料和其他合成材料等。 建設工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括 聲像檔案、縮微檔案和電子檔案。 建設工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要 組成部分，是反映建設工程現(xiàn)場原地物、地貎和工 程施工主要過程及建成后的建（構）筑物的照片和 錄音、錄像檔案。 1.1.2 建設工程文件和檔案資料的載體與特征建設工程

6、文件和檔案資料的載體與特征 1.1.2.1 建設工程文件和檔案資料的載體建設工程文件和檔案資料的載體 錄音、錄像檔案，是指用專門的器械和材料， 采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特 殊載體的檔案，分為機械錄音檔案（唱片檔案）、 磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。 照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法 記錄形象的歷史記錄。 電子檔案，是指利用計算機技術形成的，以代 碼形式存儲于特定介質上的檔案，如磁盤、磁帶、 光盤等。 （1）真實性和全面性 （2）分散性和復雜性 （3）繼承性和時效性 （4）隨機性 （5）多專業(yè)性和綜合性 1.1.2.2 建設工程文件和檔案資料的特征建設工程文件和檔案資料

7、的特征 1.2 建設工程文件和檔案資料管理建設工程文件和檔案資料管理 （1）按照規(guī)范的要求積累而成的完整、真實、 具體的工程技術資料，是工程竣工驗收交付的必備 條件； （2）工程技術資料為工程的檢查、維護、改造、 擴建提供可靠的依據(jù)； 1.2.1 建設工程文件和檔案資料管理的建設工程文件和檔案資料管理的 意義與職責意義與職責 1.2.1.1 建設工程文件和檔案資料管理的意義建設工程文件和檔案資料管理的意義 （3）一個質量合格的工程必須要有一份內容齊 全、原始技術資料完整、文字記載真實可靠的技術 資料； （4）對于優(yōu)良工程的評定，更有賴于技術資料 的完整無缺； （5）做好建設工程文件和檔案資料管

8、理工作也 是項目管理的重要內容； （6）建設工程文件和檔案資料是建設單位對建 設工程管理的依據(jù)。 （1）在工程文件與檔案的整理立卷、驗收移交 工作中，建設單位應履行下列職責： 在工程招標及勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位簽訂協(xié)議、 合同時，應對工程文件的套數(shù)、費用、質量、移交時間等提出 明確要求。 收集和整理工程準備階段、竣工驗收階段形成的文件， 并應進行立卷歸檔。 負責組織、監(jiān)督和檢查勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位 的工程文件的形成、積累和立卷歸檔工作。 收集和匯總勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位立卷歸檔的 工程檔案。 1.2.1.2 建設工程文件和檔案資料管理的職建設工程文件和檔案資料管理的職 責責

9、 在組織工程竣工驗收前，應提請當?shù)氐某墙n案管理機 構對工程檔案進行預驗收；未取得工程檔案驗收認可文件的， 不得組織工程竣工驗收。 對列入城建檔案館（室）接收范圍的工程，工程竣工驗 收后的3個月內向當?shù)爻墙n案館（室）移交一套符合規(guī)定的 工程檔案。 （2）勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位應將本單 位形成的工程文件立卷后向建設單位移交。 （3）建設工程項目實行總承包的，總包單位負 責收集、匯總各分包單位形成的工程檔案，并應及 時向建設單位移交；各分包單位應將本單位形成的 工程文件整理、立卷后及時移交總包單位。建設工 程項目由幾個單位承包的，各承包單位負責收集、 整理立卷其承包項目的工程文件，并應及時

10、向建設 單位移交。 （4）城建檔案管理機構應對工程文件的立卷歸 檔工作進行監(jiān)督、檢查、指導。在工程竣工驗收前， 應對工程檔案進行預驗收，驗收合格后，須出具工 程檔案認可文件。 建設工程文件歸檔是指工程文件形成單位完成 其工作任務后，將形成的文件整理立卷后，按規(guī)定 移交檔案管理機構。 對一個建設工程而言，歸檔有兩方面含義：一 是建設、勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本單位 在工程建設過程中形成的文件向本單位檔案管理機 構移交；二是勘察、設計、施工、監(jiān)理等單位將本 單位在工程建設過程中形成的文件向建設單位檔案 管理機構移交。 1.2.2 建設工程文件和檔案資料的歸檔建設工程文件和檔案資料的歸檔 范圍

11、與質量要求范圍與質量要求 歸檔（putting into record）應符合下列規(guī)定： （1）歸檔文件必須完整、準確、系統(tǒng)，能夠反 映工程建設活動的全過程。文件材料歸檔范圍詳見 表1.1（P5）。 （2）根據(jù)建設程序和工程特點，歸檔可以分階 段進行，也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后 進行。 （3）勘察、設計、施工單位在收齊工程文件并 整理立卷后，建設單位、監(jiān)理單位應根據(jù)城建管理 機構的要求對檔案文件的完整、準確、系統(tǒng)情況和 案卷質量進行審查，審查合格后向建設單位移交。 （4）工程檔案一般不少于兩套，一套由建設單 位保管，一套（原件）移交當?shù)爻墙n案館（室）。 （5）勘察、設計、施工、監(jiān)理

12、等單位向建設單 位移交檔案時，應編制移交清單，雙方簽字、蓋章 后方可交接。 （6）凡設計、施工及監(jiān)理單位需要向本單位歸 檔的文件，應按國家有關規(guī)定和表1.1的要求單獨立 卷歸檔。 歸檔范圍的基本原則是：對與工程建設有關的 重要活動、記載工程建設主要過程和現(xiàn)狀、具有保 存價值的各種載體的文件，均應收集齊全，整理立 卷后歸檔。 工程文件的具體歸檔范圍應符合表1.1（詳見P5） 的要求。 1.2.2.1 建設工程文件和檔案資料的歸檔范建設工程文件和檔案資料的歸檔范 圍圍 （1）歸檔的工程文件應為原件。 （2）工程文件的內容及其深度必須符合國家有 關工程勘察、設計、施工、監(jiān)理等方面的技術規(guī)范、 標準和

13、規(guī)程。 （3）工程文件的內容必須真實、準確，與工程 實際相符合。 （4）工程文件應采用耐久性強的書寫材料，如 碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料， 如紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復寫紙、鉛筆等。 1.2.2.2 建設工程文件和檔案資料的質量要建設工程文件和檔案資料的質量要 求求 （5）工程文件應字跡清楚，圖樣清晰，圖表整 潔，簽字蓋章手續(xù)完備。 （6）工程文件中文字材料幅面尺寸規(guī)格宜為A4 幅面（297mm210mm）。圖紙宜采用國家標準圖 幅。 （7）工程文件的紙張應采用能夠長期保存的韌 性大、耐久性強的紙張。 （8）所有竣工圖均應加蓋竣工圖章。 （9）竣工圖章的基本內容應包括“竣

14、工圖”字 樣、施工單位、編制人、審核人、技術負責人、編 制日期、監(jiān)理單位、現(xiàn)場監(jiān)理、總監(jiān)?？⒐D章尺 寸為50mm80mm?？⒐D章應使用不易褪色的紅 印泥，應蓋在圖標欄上方空白處。竣工圖章示例如 圖1.1。 （10）利用施工圖改繪竣工圖，必須標明變更 修改依據(jù)；凡施工圖結構、工藝、平面布置等有重 大改變，或變更部分超過圖面1/3的，應當重新繪制 竣工圖。 （11）不同幅面的工程圖紙應按技術制圖復制 圖的折疊方法（GB/10609389）統(tǒng)一折疊成A4 幅面（297mm210mm），圖標欄露在外面。 圖1.1竣工圖章式樣 立卷（filing）是指按照一定的原則和方法，將 有保存價值的文件分門別

15、類地整理成案卷，亦稱組 卷。案卷（file）是指由互有聯(lián)系的若干文件組成的 檔案保管單位。 立卷的基本原則為：立卷應遵循工程文件的自 然形成規(guī)律，保持卷內文件的有機聯(lián)系，便于檔案 的保管和利用。一個建設工程由多個單位工程組成 時，工程文件應按單位工程組卷。 1.2.3 建設工程文件和檔案資料的組卷建設工程文件和檔案資料的組卷 1.2.3.1 立卷的原則和方法立卷的原則和方法 立卷的方法為：工程文件可按建設程序劃分為工 程準備階段文件、監(jiān)理文件、施工文件、竣工圖、竣 工驗收文件五部分。工程準備階段文件可按建設程序、 專業(yè)、形成單位等組卷；監(jiān)理文件可按單位工程、分 部工程、專業(yè)、階段等組卷；施工文

16、件可按單位工程、 分部工程、專業(yè)、階段等組卷；竣工圖可按單位工程、 專業(yè)等組卷；竣工驗收文件按單位工程、專業(yè)等組卷。 立卷過程中宜遵循以下要求：案卷不宜過厚，一 般不超過40mm。案卷內不應有重份文件；不同載體的 文件一般應分別組卷。 文字材料按事項、專業(yè)順序排列。同一事項的 請示與批復、同一文件的印本與定稿、主體與附件 不能分開，并按批復在前、請示在后，印本在前、 定稿在后，主體在前、附件在后的順序排列。圖紙 按專業(yè)排列，同專業(yè)圖紙按圖號順序排列。既有文 字材料又有圖紙的案卷，文字材料排前，圖紙排后。 1.2.3.2 卷內文件的排列卷內文件的排列 （1）編制卷內文件頁號應符合下列規(guī)定： 卷內

17、文件均按有書寫內容的頁面編號。每卷單獨編號， 頁號從“1”開始。 頁號編寫位置：單面書寫的文件在右下角；雙面書寫的 文件，正面在右下角，背面在左下角。折疊后的圖紙一律在右 下角。 成套圖紙或印刷成冊的科技文件材料，自成一卷的，原 目錄可代替卷內目錄，不必重新編寫頁碼。 案卷封面、卷內目錄、卷內備考表不編寫頁號。 1.2.3.3 案卷的編目案卷的編目 （2）卷內目錄的編制應符合下列規(guī)定： 卷內目錄式樣宜符合圖1.2的要求。 序號：以一份文件為單位，用阿拉伯數(shù)字從1依次標注。 責任者：填寫文件的直接形成單位和個人。有多個責任 者時，選擇兩個主要責任者，其余用“等”代替。 文件編號：填寫工程文件原有

18、的文號或圖號。 文件題名：填寫文件標題的全稱。 日期：填寫文件形成的日期。 頁次：填寫文件在卷內文件首頁之前。 卷內目錄排列在卷內文件首面之前。 （3）卷內備考表的編制應符合下列規(guī)定： 卷內備考表的式樣宜符合圖1.3的要求。 卷內備考表主要標明卷內文件的總頁數(shù)、各類文件頁數(shù) （照片張數(shù)），以及立卷單位對案卷情況的說明。 卷內備考表排列在卷內文件的尾頁之后。 說明：案卷備考表的說明，主要說明卷內文件復印件情況、 頁碼錯誤情況、文件的更換情況等。沒有需要說明的事項可不 必填寫說明。 （4）案卷封面的編制應符合下列規(guī)定： 案卷封面印刷在卷盒、卷夾的正表面，也可采用內封面 形式。案卷封面的式樣宜符合圖

19、1.4的要求。 案卷封面的內容應包括檔號、檔案館代號、案卷題名、 編制單位、起止日期、密級、保管期限、共幾卷、第幾卷。 檔號應由分類號、項目號和案卷號組成。檔號由檔案保 管單位填寫。 檔案館代號應填寫國家給定的本檔案館的編號。檔案館 代號由檔案館填寫。 案卷題名應簡明、準確地提示卷內文件的內容。案卷題 名應包括工程名稱、專業(yè)名稱、卷內文件的內容。 編制單位應填寫案卷內文件的形成單位或主要責任者。 起止日期應填寫案卷內全部文件形成的起止日期。 保管期限分為永久、長期、短期三種期限。 密級分為絕密、機密、秘密三種。同一案卷內有不同 密級的文件，應以高密級為本卷密級。 （5）卷內目錄、卷內備考表、案卷內封面應采 用 70g以上白色書寫紙制作，幅面統(tǒng)一采用 A4幅面。 圖1.2卷內目錄式樣 圖1.3卷內備考表式樣 圖1.4案卷封面式樣 案卷可采用裝訂與不裝訂兩種形式。裝訂應采 用線繩三孔左側裝訂法，要整齊、牢固，便于保管 和利用。裝訂時必須剔除金屬物。 案卷裝具一般采用卷盒、卷夾兩種形式。卷盒 的外表尺寸為310mm220mm，厚度分別為20mm、 30mm、40mm、50mm。卷夾的外表尺