1、陜西行政管理制度

1、HMM陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司行政管理制度中國(guó)西安2013年10月目錄第一章 會(huì)議管理制度. 1第二章 公文管理制度. 7第三章 證件管理制度. 12第四章 保密管理制度. 15第五章 信息管理制度. 17第六章 檔案管理制度. 19第七章 辦公用品管理制度 . 25第八章 車(chē)輛管理制度. 28第九章 衛(wèi)生管理制度. 35第十章 附則 . 38附件： . 38第一章會(huì)議管理制度第一節(jié) 總則第一條目的為提高會(huì)議效率，會(huì)議質(zhì)量，特制定本制度。第二條原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)的四項(xiàng)原則第三條適用范圍本制度適用于公司所有正式員工。第二節(jié)會(huì)議內(nèi)容和形式第四條周例會(huì)1、周例會(huì)于每

2、周一下午2： 00召開(kāi)，如有變動(dòng)由辦公室負(fù)責(zé)通知。2、周例會(huì)出席人員為公司中高層，根據(jù)情況增加列席人員。會(huì)議由辦公室 主任主持，辦公室主任因故不能出席時(shí)，授權(quán)公司其他領(lǐng)導(dǎo)主持。3、周例會(huì)會(huì)議內(nèi)容主要包括匯報(bào)各部門(mén)及上周工作情況；制定本周的工作 計(jì)劃；并就一些重大事項(xiàng)做出決定。4、周例會(huì)由辦公室秘書(shū)做好會(huì)議記錄，在會(huì)議上形成決議的由辦公室根據(jù) 會(huì)議記錄擬定周例會(huì)紀(jì)要，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)。5、周例會(huì)的材料、記錄、紀(jì)要等均為公司涉密文件，由辦公室妥善保管， 并于每年年底前歸檔。查閱會(huì)議材料、記錄等須由辦公室主任批準(zhǔn)。第五條部門(mén)例會(huì)1、 部門(mén)例會(huì)每周召開(kāi)一次，原則上，各部門(mén)于每周一下午 4: 00召開(kāi)。特

3、殊情況下，各部門(mén)例會(huì)具體召開(kāi)時(shí)間可由各部門(mén)自行安排， 但必須服從公司統(tǒng)一 安排，開(kāi)會(huì)時(shí)間、參會(huì)人員等不得與公司會(huì)議沖突。2、部門(mén)例會(huì)由部門(mén)負(fù)責(zé)人主持，部門(mén)內(nèi)部全體人員參加，部門(mén)負(fù)責(zé)人因公出差無(wú)法主持時(shí)，由部門(mén)指定人員主持。3、部門(mén)會(huì)議內(nèi)容主要包括總結(jié)匯報(bào)本部門(mén)及各崗位上周工作情況；制定本周的工作計(jì)劃，提出本周工作具體安排和有關(guān)要求；傳達(dá)公司有關(guān)精神，并就本部門(mén)的一些重大事項(xiàng)做出決定。4、部門(mén)會(huì)議由部門(mén)負(fù)責(zé)人安排專(zhuān)人進(jìn)行會(huì)議記錄，會(huì)議記錄資料留存，由 辦公室每月進(jìn)行一次不定期檢查，并報(bào)人力資源部作為考核依據(jù)。第六條現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議1、由總經(jīng)理召集中高層相關(guān)管理者與施工單位參與的現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議。2、現(xiàn)場(chǎng)

4、工作會(huì)議不定期召開(kāi)。3、現(xiàn)場(chǎng)工作會(huì)議主要解決項(xiàng)目施工現(xiàn)場(chǎng)急需解決的問(wèn)題，以及與施工單位 協(xié)調(diào)、協(xié)商的問(wèn)題。4、由總經(jīng)理助理負(fù)責(zé)會(huì)議記錄，并形成會(huì)議紀(jì)要，報(bào)總經(jīng)理簽發(fā)后執(zhí)行。第七條經(jīng)營(yíng)分析會(huì)經(jīng)營(yíng)分析會(huì)分為年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、半年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)。1、年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每年1月份召開(kāi)，總經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人 員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)上年工作； 對(duì)本年工作做出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)的工作做出評(píng) 價(jià)；確定公司的發(fā)展戰(zhàn)略；并就公司的一些特大事項(xiàng)做出決定。2、半年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每年7月份召開(kāi)，總經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人 員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)半年工作；對(duì)下半年工作做

5、出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)及所屬公司 的工作做出評(píng)價(jià)；并就公司的一些特大事項(xiàng)做出決定。3、季度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)由辦公室組織，于每季最后一個(gè)月的最后一個(gè)星期的星期五下午召開(kāi)，總 經(jīng)理主持。參加人員為中高層管理人員，會(huì)議內(nèi)容包括總結(jié)上季度工作；對(duì)下季 度工作做出計(jì)劃；對(duì)各部門(mén)及所屬公司的工作做出評(píng)價(jià)； 并就公司的一些特大事 項(xiàng)做出決定。若集團(tuán)召開(kāi)年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)，邀請(qǐng)各分公司參加的，各分公司應(yīng)邀參加集 團(tuán)年度分析會(huì)，本公司年度經(jīng)營(yíng)分析會(huì)取消；反之則自行組織召開(kāi)并邀請(qǐng)集團(tuán)公 司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參加。第八條專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議1、公司專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議是公司領(lǐng)導(dǎo)依據(jù)公司工作部署和要求，按照工作分工或受 總經(jīng)理委托，就專(zhuān)項(xiàng)工作召開(kāi)的辦公會(huì)議。2、專(zhuān)項(xiàng)

6、會(huì)議由總經(jīng)理或其他公司領(lǐng)導(dǎo)成員召集和主持，有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人參 加。3、專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議由專(zhuān)項(xiàng)工作牽頭部門(mén)負(fù)責(zé)組織和記錄，辦公室配合。4、專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議議定事項(xiàng)形成專(zhuān)項(xiàng)會(huì)議紀(jì)要，由專(zhuān)項(xiàng)工作牽頭部門(mén)起草，經(jīng) 辦公室審核，報(bào)主持會(huì)議的公司領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)。第九條臨時(shí)會(huì)議公司及部門(mén)其他的臨時(shí)會(huì)議，另行安排。第三節(jié) 會(huì)議程序和執(zhí)行標(biāo)準(zhǔn)第十條會(huì)議通知1、常規(guī)會(huì)議，無(wú)變更情況，不再另行通知。2、其他會(huì)議，按“誰(shuí)主辦，誰(shuí)通知”原則進(jìn)行會(huì)議通知。3、會(huì)議通知期一般應(yīng)提前一天通知與會(huì)人員和會(huì)務(wù)服務(wù)部門(mén)。4、會(huì)議通知形式一般為電話(huà)通知。但需特別說(shuō)明的會(huì)議，應(yīng)以會(huì)議書(shū)面通 知單形式通知。第十一條會(huì)議其他準(zhǔn)備工作1、根據(jù)需要，會(huì)議主辦部門(mén)應(yīng)提

7、前準(zhǔn)備好會(huì)議資料（包括擬好會(huì)議議程、 提案、匯報(bào)總結(jié)提綱、發(fā)言要點(diǎn)、工作計(jì)劃草案、決議決定草案、與會(huì)人應(yīng)提交 的資料等）；落實(shí)布置會(huì)場(chǎng)，準(zhǔn)備會(huì)議所需各種設(shè)施、用品等。2、公司召開(kāi)的公司級(jí)會(huì)議會(huì)務(wù)服務(wù)統(tǒng)一歸口辦公室負(fù)責(zé)。3、各部門(mén)召開(kāi)部門(mén)例會(huì)需用會(huì)議室的，應(yīng)向辦公室提出，由辦公室統(tǒng)籌安 排。第十二條會(huì)議組織1、會(huì)議組織遵照“誰(shuí)主辦，誰(shuí)組織”的原則2、會(huì)議主持人須遵守以下規(guī)定：（1）主持人應(yīng)不遲于會(huì)前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)，檢查會(huì)務(wù)落實(shí)情況，做好會(huì)前 準(zhǔn)備。（2）主持人一般應(yīng)于會(huì)議開(kāi)始后，將會(huì)議的議題、議程、須解決的問(wèn)題及 目標(biāo)、議程推進(jìn)中應(yīng)注意的問(wèn)題等，進(jìn)行必要的說(shuō)明。（3）會(huì)議進(jìn)行中，主持人應(yīng)根據(jù)會(huì)議

8、進(jìn)行中的實(shí)際情況，對(duì)議程進(jìn)行適時(shí)、必要的控制，并有權(quán)限定發(fā)言時(shí)間和中止與議題無(wú)關(guān)的發(fā)言，以確保議程順利推進(jìn)及會(huì)議效率。（4）屬討論、決策性議題的會(huì)議，主持人應(yīng)引導(dǎo)會(huì)議作出結(jié)論。對(duì)須集體 議決的事項(xiàng)應(yīng)加以歸納和復(fù)述，適時(shí)提交與會(huì)人表明意見(jiàn)；對(duì)未議決事項(xiàng)亦應(yīng)加 以歸納并引導(dǎo)會(huì)議就其后續(xù)安排統(tǒng)一意見(jiàn)。（5）主持人應(yīng)將會(huì)議議決事項(xiàng)付諸實(shí)施的程序、實(shí)施部門(mén)、達(dá)成標(biāo)準(zhǔn)和完 成時(shí)限等會(huì)后跟進(jìn)安排向與會(huì)人員明確。3、參會(huì)人員須遵守以下規(guī)定：（1）應(yīng)準(zhǔn)時(shí)到會(huì)，并在會(huì)議簽到表上簽到；（2）會(huì)議發(fā)言應(yīng)言簡(jiǎn)意賅，緊扣議題；（3）遵循會(huì)議主持人對(duì)議程控制的要求；（4）屬工作部署性質(zhì)的會(huì)議，原則上不在會(huì)上進(jìn)行討論性發(fā)言；

9、（5）遵守會(huì)議紀(jì)律，與會(huì)期間應(yīng)將手機(jī)調(diào)到振動(dòng)或?qū)⑹謾C(jī)呼叫轉(zhuǎn)移至部門(mén) 另一未與會(huì)人處，原則上不允許接聽(tīng)電話(huà)，如須接聽(tīng)，請(qǐng)到會(huì)場(chǎng)外接聽(tīng)；（6）必須做好本人的會(huì)議紀(jì)錄。第十三條會(huì)議記錄會(huì)議記錄遵照“誰(shuí)組織，誰(shuí)記錄”的原則，且公司各類(lèi)會(huì)議均應(yīng)設(shè)專(zhuān)用記錄 本進(jìn)行會(huì)議記錄。1、會(huì)議記錄應(yīng)遵守以下規(guī)定：（1）以專(zhuān)用會(huì)議記錄本做好會(huì)議的原始記錄及會(huì)議考勤記錄，根據(jù)需要整 理會(huì)議紀(jì)要；（2）對(duì)會(huì)議已議決事項(xiàng)，應(yīng)在原始記錄中括號(hào)注明“議決”字樣；（3）會(huì)議原始記錄應(yīng)于會(huì)議當(dāng)日、會(huì)議紀(jì)要最遲不遲于會(huì)議次日呈報(bào)會(huì)議 主持人審核簽名;（4）負(fù)責(zé)會(huì)議考勤記錄，并報(bào)會(huì)議主持人核準(zhǔn)；（5）做好會(huì)議原始記錄的日常歸檔、保管工作

10、，及時(shí)將經(jīng)主持人核準(zhǔn)的會(huì) 議簽到表的考勤記錄報(bào)考勤人員。2、會(huì)議紀(jì)要和會(huì)議記錄的發(fā)放、傳閱、歸檔：（1）公司會(huì)議紀(jì)要的發(fā)放或傳閱范圍由會(huì)議主持人確定，并由辦公室存檔 備查；（2）各部門(mén)的會(huì)議記錄，由本部門(mén)常設(shè)會(huì)議記錄員負(fù)責(zé)日常歸檔、保管， 同時(shí)將一份副本送辦公室統(tǒng)一歸檔備查；（3）會(huì)議記錄為公司的機(jī)要檔案，保管人員不得擅自外泄，其調(diào)閱應(yīng)嚴(yán)格 按照公司文檔管理制度和保密制度的有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。第十四條會(huì)議跟進(jìn)與落實(shí)1、會(huì)議決議、決策事項(xiàng)需要會(huì)后跟進(jìn)落實(shí)的，按照部門(mén)職責(zé)分工由主辦部 門(mén)跟進(jìn)落實(shí)，會(huì)議主持人另有指定的，從主持人指定；2、會(huì)議跟進(jìn)的依據(jù)以會(huì)議決議、紀(jì)要及會(huì)議原始記錄為準(zhǔn)；3、主辦部門(mén)或會(huì)議

11、主持人負(fù)責(zé)會(huì)議議定事項(xiàng)的督辦和催辦，定期檢查會(huì)議 決議、紀(jì)要及會(huì)議記錄及落實(shí)情況；4、部門(mén)會(huì)議的跟進(jìn)落實(shí)、督促檢查工作由各部門(mén)自行安排。第四節(jié)會(huì)議處罰規(guī)定第十五條如確有特殊情況不能按時(shí)參會(huì)的，需向會(huì)議的主持人請(qǐng)假，并獲 得準(zhǔn)許，否則依然按遲到處理。第十六條處罰1、關(guān)于會(huì)議遲到問(wèn)題的處理：會(huì)議遲到 10分鐘內(nèi)，高管每人每次罰款100 元，各部門(mén)經(jīng)理每人每次處罰款 50元，普通員工處罰款20元；遲到超過(guò)10分 鐘的，高管每人每次罰款200元，各部門(mén)經(jīng)理每人每次處罰款100元，普通員工 處罰款40元。2、 無(wú)故缺勤處理：會(huì)議參加人員無(wú)故缺席會(huì)議的處罰款300元并給予行政 處分。3、處罰方式：被處罰人

12、當(dāng)場(chǎng)交納處罰金。第十七條免罰規(guī)定1、關(guān)于會(huì)議遲到問(wèn)題的處理，凡是事先向會(huì)議主持人請(qǐng)假并獲得批準(zhǔn)的參 會(huì)人員，遲到免于處罰；沒(méi)有接到會(huì)議通知的（即不知情）的情況下免予處罰2、確有特殊原因的，須經(jīng)公司總經(jīng)理特批才能免予處罰。第一章公文管理制度第一節(jié)總則第一條目的為規(guī)范和嚴(yán)肅公司發(fā)文工作，提高發(fā)文效率、保證發(fā)文質(zhì)量，保證文書(shū)的安 全、及時(shí)傳遞，特制定本制度。第二條管理部門(mén)公司所有文書(shū)的呈批和發(fā)文由辦公室統(tǒng)一管理。第二節(jié)行文規(guī)則第三條公文的種類(lèi)公文類(lèi)別主要有：通知、通報(bào)、報(bào)告、請(qǐng)示、決定、決議、批復(fù)、函、會(huì)議 紀(jì)要、總結(jié)、計(jì)劃、簡(jiǎn)報(bào)、制度、規(guī)定、辦法等。第四條公文的要求1、公文必須簡(jiǎn)明扼要，一文一事，

13、語(yǔ)言措詞力求準(zhǔn)確規(guī)范。2、公文應(yīng)注明以下事項(xiàng)：文號(hào)、發(fā)文日期、發(fā)文組織（發(fā)文者）、收文組織 （收文者）、文件標(biāo)題、文件擬稿人及有關(guān)責(zé)任者。3、公文標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)潔明了、準(zhǔn)確地體現(xiàn)文件內(nèi)容。4、文字表達(dá)應(yīng)盡可能標(biāo)準(zhǔn)化、規(guī)范化，切忌口語(yǔ)化。5、行文要層次清楚，重點(diǎn)突出。6、對(duì)于文書(shū)中引用的其他相關(guān)文件，要注明其文號(hào)及日期。第五條公文的格式公文格式一般包括：標(biāo)題、主送部門(mén)（領(lǐng)導(dǎo)）、正文、附件、發(fā)文單位（單 位公章）、發(fā)文時(shí)間、抄送單位、文件版頭、公文編號(hào)、機(jī)密等級(jí)、緊急程度、 閱讀范圍等項(xiàng)。后附通報(bào)、通知、會(huì)議紀(jì)要等公文具體行文格式。1、標(biāo)題：公文的標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確、簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明發(fā)文部門(mén)、事

14、由和公文種類(lèi)。2、主送部門(mén)：指公文主要送達(dá)的單位（領(lǐng)導(dǎo)）或部門(mén)，凡是向上級(jí)報(bào)送均 為主送部門(mén)；一般只寫(xiě)一個(gè)主送部門(mén)，不得多頭主送。如需要同時(shí)報(bào)送另一上級(jí)， 可以用抄報(bào)的形式。3、正式公文的主體：文字簡(jiǎn)明扼要、條理清楚、實(shí)事求是。4、發(fā)文單位：寫(xiě)在公文下面偏右，要寫(xiě)全稱(chēng)，如以領(lǐng)導(dǎo)個(gè)人名義行文，應(yīng) 冠以職務(wù)身份。5、發(fā)文日期：公文必須注明發(fā)文日期，以表明從何時(shí)開(kāi)始下文。發(fā)文日期 在發(fā)文部門(mén)下面向右錯(cuò)開(kāi)，要寫(xiě)全年月日。發(fā)文日期一般以簽發(fā)人簽發(fā)日期為準(zhǔn)。6、抄報(bào)、抄送單位：屬上級(jí)的列入抄報(bào)，平行或下級(jí)列入抄送。7、文件版頭：正式公文一般都有版頭，版頭以紅色大寫(xiě)印上“陜西華尊立 達(dá)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司文件

15、”，下面加一道紅線(xiàn)，通常稱(chēng)為紅頭文件。所有以公 司名義下發(fā)的公文一律用紅頭文件形式。8 公文編號(hào)：一般包括編字、年號(hào)、順序號(hào)。9、 機(jī)密等級(jí)：機(jī)密公文應(yīng)當(dāng)根據(jù)機(jī)密程度劃分等級(jí)， 分別注明“絕密”、“機(jī) 密”、“秘密”、“公開(kāi)”字樣。10、附件：公文如有附件，應(yīng)當(dāng)在正文之后，發(fā)文部門(mén)之前注明附件名稱(chēng)和 件數(shù)。第六條公司發(fā)文字號(hào)集團(tuán)：寧華尊集字（XX年）XX號(hào)，由辦公室辦理，董事長(zhǎng)簽署，使用“寧 夏華尊立達(dá)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)集團(tuán)”印章。陜西公司：陜?nèi)A尊立房字（XX年）XX號(hào)，由辦公室辦理，總經(jīng)理簽署，使用“陜西華尊立達(dá)房地產(chǎn)開(kāi)發(fā)有限公司”印章。第三節(jié)發(fā)文程序及要求第七條發(fā)文程序包括擬稿、校對(duì)、審核、簽發(fā)、

16、用印、發(fā)文、歸檔等程序。1、公文的草擬、打印、校對(duì)（1）經(jīng)辦人負(fù)責(zé)公文的起草（包括錄入、排版）。草擬公文必須使用統(tǒng)一格 式的公文稿紙，起草公文的人名、地點(diǎn)、數(shù)字、標(biāo)點(diǎn)符號(hào)要準(zhǔn)確，時(shí)間要寫(xiě)具體 的年月日。人名、地名、文件名稱(chēng)、事物名稱(chēng)等，不得用簡(jiǎn)稱(chēng)。（2）起草公文后，到辦公室統(tǒng)一打印，辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)核對(duì)公文符合公文 格式后加蓋“擬文專(zhuān)用章”。（3）公文打印后、由擬稿人校對(duì)無(wú)誤后簽字。2、公文審核文件起草后，由經(jīng)辦部門(mén)經(jīng)理審核、簽字。如涉及其他部門(mén)，經(jīng)辦部門(mén)送相 關(guān)部門(mén)會(huì)簽。把“文件呈批單”（具體格式見(jiàn)附表），同文件一并交辦公室。3、公文的核稿所有公文呈批前由辦公室負(fù)責(zé)核稿。核稿的主要內(nèi)容包括：（

17、1）文件呈批單是否填寫(xiě)準(zhǔn)確，完整。所有相關(guān)部門(mén)是否都已簽字。（2）公文打印、排版格式是否符合公司要求；（3）公文意思是否得表達(dá)清楚、準(zhǔn)確。如核稿不合格，辦公室簽署修改意見(jiàn)后交經(jīng)辦人重新辦理。4、公文的呈批辦公室核稿通過(guò)后，在“文件呈批單”上填寫(xiě)公文編號(hào)和密級(jí)，簽署處理意 見(jiàn)。在“發(fā)文登記表”上登記后，由辦公室主任根據(jù)事情的輕重緩急，在文件呈 批表上加蓋“特急”和“急件”字樣。按審批權(quán)限、業(yè)務(wù)性質(zhì)分類(lèi)，分別呈相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)審批。辦公室不得積壓文件，要及時(shí)呈批或下發(fā)。5、公文批閱（1）公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批閱文件，“特急”文件須馬上批辦，“急件”須當(dāng)天批 辦。所有文件的必須在兩個(gè)工作日之內(nèi)閱批完畢。（2）公司

18、相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為文稿與原意不符，由辦公室退回?cái)M稿人重寫(xiě)。如果 僅涉及文字問(wèn)題，直接由辦公室負(fù)責(zé)修改。（3）擬稿人重寫(xiě)后，再次送簽時(shí)必須附上修改前的所有原稿。辦公室負(fù)責(zé) 核對(duì)修改稿與原稿，確保公文嚴(yán)格按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)進(jìn)行了修改， 并且經(jīng)辦人已經(jīng)告知 相關(guān)部門(mén)經(jīng)理（由辦公室副主任或秘書(shū)電話(huà)查詢(xún)）。6、公文打?。?）公文簽發(fā)后，交辦公室主任。辦公室主任審查后交辦公室副主任或秘 書(shū)登記、打印正式文稿；打印前辦公室副主任或秘書(shū)瀏覽文件內(nèi)容，檢查所打印 文件的合法性、并在打印登記簿上詳細(xì)登記文件名、份數(shù)、頁(yè)數(shù)、經(jīng)辦人等；（2）對(duì)于不需要蓋章的文件，在打印正式文稿后，由辦公室副主任或秘書(shū) 填寫(xiě)“發(fā)文登記簿”后，進(jìn)行發(fā)

19、文，同時(shí)將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的 終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。（3）對(duì)于需要蓋章的文件見(jiàn)下一步。7、公文蓋印、登記（1）需要蓋章的文件，打印后由辦公室副主任或秘書(shū)履行蓋章手續(xù)。對(duì)兩 張以上的文件另外加蓋騎縫蓋。“文件呈批單”由辦公室副主任或秘書(shū)留存?zhèn)洳椋?辦公室副主任或秘書(shū)須在文件呈批單上簽字。（2）文件蓋章后，將一份正式文件、領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的原稿中的終稿、文件呈批單及該文件電子版存檔備案。同時(shí)由辦公室副主任或秘書(shū)填寫(xiě)“發(fā)文登記表”后發(fā)文。&發(fā)文對(duì)外發(fā)文要求：（1）辦公室副主任或秘書(shū)通知經(jīng)辦人到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)后，由經(jīng)辦人帶文件外出自行辦理（特殊情況下，如絕密文件須有他人

20、陪同前往）；領(lǐng)取文書(shū)的當(dāng)事人必須在登記簿上簽名。（2）需要以信函、特快專(zhuān)遞或以電子郵件形式發(fā)文的，統(tǒng)一由辦公室副主 任或秘書(shū)辦理。（3）公司對(duì)外發(fā)放的紅頭文件，必須經(jīng)由辦公室統(tǒng)一發(fā)放，并在辦公室存 底，不允許各部門(mén)私自發(fā)出，否則給公司帶來(lái)?yè)p失，追究其責(zé)任。對(duì)內(nèi)發(fā)文要求：（1）對(duì)內(nèi)發(fā)文采取在公司局域網(wǎng)上公布或加蓋“對(duì)內(nèi)發(fā)文章”后向相關(guān)部 門(mén)發(fā)文（紙質(zhì)文件）兩種方式；（2）對(duì)于在公司局域網(wǎng)上公布的公文，由辦公室副主任或秘書(shū)通知相關(guān)人員及時(shí)上網(wǎng)查閱，并在發(fā)文登記簿上登記；（3）對(duì)于確需發(fā)紙質(zhì)文件的，只發(fā)復(fù)印件。并由辦公室專(zhuān)人在文件上加蓋 “對(duì)內(nèi)發(fā)文章”并復(fù)印后，通知相關(guān)部門(mén)到辦公室辦理文件領(lǐng)用手續(xù)，

21、 領(lǐng)取復(fù)印件。第八條文件分發(fā)處理要求1、所有對(duì)內(nèi)對(duì)外文件分發(fā)時(shí)必須登記，注明發(fā)文字號(hào)、文件標(biāo)題、發(fā)文份 數(shù)、收文部門(mén)（收文者）簽名，并注明收文日期。辦公室要不定期抽查發(fā)文接收 情況。2、重要文件、專(zhuān)遞文件直接送達(dá)文件接收人，在接收人不在的情況下，可 委托部門(mén)主管轉(zhuǎn)交，接收文書(shū)者在接收單上簽名。3、凡機(jī)密或親啟文書(shū)，辦公室可標(biāo)明“絕密”、“密”“親啟”等字樣后發(fā)送。第三章 證件管理制度第一節(jié) 總 則第一條 目的為切實(shí)加強(qiáng)員工資質(zhì)證書(shū)的管理工作，促進(jìn)公司經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的良好開(kāi)展，結(jié)合 公司實(shí)際，特制定本制度。第二節(jié) 證件種類(lèi)第二條 證件含員工職業(yè)資質(zhì)證書(shū)和個(gè)人證書(shū)。第三條 員工資質(zhì)證書(shū)分以下類(lèi)別：1、職

22、（執(zhí)）業(yè)資格證書(shū)（建造師證、物業(yè)管理師證、注冊(cè)會(huì)計(jì)師證，經(jīng)濟(jì) 師證、項(xiàng)目經(jīng)理資質(zhì)證書(shū)、 注冊(cè)安全工程師執(zhí)業(yè)資格證書(shū)、 注冊(cè)質(zhì)量工程師執(zhí)業(yè) 資格證書(shū)、注冊(cè)造價(jià)工程師 造價(jià)員 執(zhí)業(yè)資格證書(shū)、試驗(yàn)檢測(cè)證、測(cè)繪證、專(zhuān)業(yè) 技術(shù)人員職稱(chēng)證等）；2、崗位證書(shū)（安全生產(chǎn)考核合格證、質(zhì)檢證、內(nèi)審員證、施工員、預(yù)算員、 統(tǒng)計(jì)員、爆破員證、材料員等） ；3、職業(yè)技能鑒定等級(jí)證書(shū)（鋼筋工、測(cè)量工、龍門(mén)吊司機(jī)、鉗工等） ；4、專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員培訓(xùn)合格證（專(zhuān)業(yè)技術(shù)人員知識(shí)更新培訓(xùn)證書(shū)等）等；5、個(gè)人證書(shū)：?jiǎn)T工個(gè)人的學(xué)歷證、學(xué)位證等。第三節(jié) 證書(shū)管理機(jī)構(gòu)第四條 必須建立員工證件登記臺(tái)帳。記載證件名稱(chēng)、數(shù)量、批準(zhǔn)時(shí)間、批 準(zhǔn)部門(mén)

23、、證書(shū)經(jīng)營(yíng)范圍、有效時(shí)間、年檢時(shí)間。第五條 員工證件由人力資源部統(tǒng)一專(zhuān)人保管。第六條 人力資源部對(duì)相關(guān)崗位資格予以審核并造表，報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)審批后存 檔。第四節(jié)證件保管和使用第七條 嚴(yán)禁任何人擅自復(fù)印員工證件，更不得涂改、出租、出借、偽造、 轉(zhuǎn)讓或出賣(mài)員工證件，違反上述規(guī)定者，追究證件管理人員及當(dāng)事人責(zé)任，嚴(yán)肅處理。第八條建立員工證書(shū)使用登記簿。第九條員工證書(shū)的借用、借出及復(fù)?。河山枳C人在企業(yè)證書(shū)使用登記簿上 進(jìn)行登記。證書(shū)管理人員必須在證書(shū)復(fù)印件加蓋“注明用途、使用范圍”的專(zhuān)用 章，并注明有效期限。任何證件（包含原件及復(fù)印件），均需總經(jīng)理簽字批準(zhǔn)后， 人力資源部才予辦理。第五節(jié)責(zé)任罰則第十條 未

24、按規(guī)定時(shí)間和要求上報(bào)相關(guān)資料，造成與企業(yè)相關(guān)資質(zhì)證申辦、 變更、注銷(xiāo)和年檢不能辦理的和不按規(guī)定時(shí)間送交員工資質(zhì)證書(shū)的，處以責(zé)任部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)500元/本罰款，處以直接責(zé)任人200元/本罰款；第十一條 證書(shū)保管部門(mén)和個(gè)人，未經(jīng)批準(zhǔn)擅自借出資質(zhì)證書(shū)的和未經(jīng)批準(zhǔn) 轉(zhuǎn)借資質(zhì)證書(shū)的，處以保管個(gè)人 500元/本罰款；第十二條 出賣(mài)或變相出賣(mài)資質(zhì)證書(shū)的，對(duì)責(zé)任部門(mén)主要領(lǐng)導(dǎo)和直接責(zé)任人 分別處以3000元5000元的罰款。第十三條 損毀或丟失資質(zhì)證書(shū)的，處以直接責(zé)任人 3000元/本罰款。第十四條 一旦發(fā)現(xiàn)用假證冒充，處以直接責(zé)任人 5000元罰款/本罰款。第六節(jié)取得相關(guān)資質(zhì)證書(shū)的獎(jiǎng)勵(lì)、補(bǔ)助發(fā)放第十五條一次性獎(jiǎng)

25、勵(lì)范圍及標(biāo)準(zhǔn)1、 凡已考取一級(jí)建造師執(zhí)業(yè)資格并已在人資部門(mén)注冊(cè)者，一次性獎(jiǎng)勵(lì)3000元；又考取第二專(zhuān)業(yè)一級(jí)建造師執(zhí)業(yè)資格并在人資部門(mén)注冊(cè)的再獎(jiǎng)勵(lì)2000元。公司原則上不再給不適用的專(zhuān)業(yè)提供報(bào)名審查材料。2、凡已考取注冊(cè)會(huì)計(jì)師證、注冊(cè)質(zhì)量工程師、造價(jià)工程師、注冊(cè)安全工程 師、并已在人資部門(mén)注冊(cè)者，一次性獎(jiǎng)勵(lì) 2000元。3、以上人員的報(bào)名費(fèi)用、考試費(fèi)用和年審費(fèi)用由公司按每證一次，全額報(bào)銷(xiāo)。4、現(xiàn)在崗人員，無(wú)崗位資格證的，公司鼓勵(lì)大家積極報(bào)考，待取得相關(guān)證 件的，費(fèi)用公司全額報(bào)銷(xiāo)。5、以上人員必須在獲得證件后在公司服務(wù)期滿(mǎn) 5年，不滿(mǎn)5年離職者退回獎(jiǎng) 勵(lì)以及相關(guān)報(bào)銷(xiāo)費(fèi)用。第十六條相關(guān)資質(zhì)證書(shū)的月補(bǔ)

26、助范圍、標(biāo)準(zhǔn)及發(fā)放1、月補(bǔ)貼800元的資質(zhì)證書(shū)：一級(jí)建造師，注冊(cè)安全工程師、注冊(cè)質(zhì)量工 程師、注冊(cè)造價(jià)工程師、注冊(cè)會(huì)計(jì)師、物業(yè)管理師、經(jīng)濟(jì)師證。2、 同一人有多個(gè)注冊(cè)證件在本公司的，每證月補(bǔ)貼增加300元。3、從外單位借調(diào)入本公司注冊(cè)的人員，補(bǔ)貼待遇按協(xié)商標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。4、執(zhí)業(yè)注冊(cè)證書(shū)使用期間，月補(bǔ)貼標(biāo)準(zhǔn)每年評(píng)估一次，由人力資源部審查 會(huì)簽補(bǔ)貼人員名單。經(jīng)公司總經(jīng)理審批后，方可執(zhí)行。第十七條領(lǐng)取資質(zhì)證書(shū)時(shí)獎(jiǎng)勵(lì)及補(bǔ)貼費(fèi)用退還標(biāo)準(zhǔn)：凡領(lǐng)取了執(zhí)業(yè)資格一 次性獎(jiǎng)勵(lì)和月補(bǔ)貼的員工，其資質(zhì)證書(shū)按兩項(xiàng)累加每年扣繳 10%（經(jīng)公司批準(zhǔn)的 內(nèi)部正常調(diào)動(dòng)除外），但其資格證書(shū)須在注冊(cè)期滿(mǎn)后方能領(lǐng)取。第七節(jié)錄用第十八條考

27、慮。第十九條則上將不予錄用第二十條工作人員應(yīng)具備與崗位職責(zé)相應(yīng)的資質(zhì)證書(shū)根據(jù)崗位需要，有崗位資格證的人員優(yōu)先錄取，升職加薪均優(yōu)先 今后公司招聘新員工，部門(mén)提出任職資質(zhì)要求，無(wú)資質(zhì)的人員原第四章保密管理制度第一節(jié)總則第一條目的為保守公司秘密，維護(hù)公司權(quán)益，特制定本制度。第二條適用范圍本制度適用于公司所有正式員工。第二節(jié)保密分類(lèi)第三條 保密等級(jí)分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。第四條絕密指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損害的 文件資料，包括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算材料；合同、協(xié)議文本；對(duì)高層管理 者的考核報(bào)告、評(píng)議等；對(duì)工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn)的報(bào) 告或論證材料；如投

28、資計(jì)劃與分析、 項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在實(shí)施 的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；其它按檔案法或公司規(guī)定認(rèn)為 應(yīng)列入絕密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料。第五條機(jī)密指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文件資 料，包括：公司注冊(cè)及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào)告、 業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；各種未正式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案；涉及公司尚未公開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書(shū)，政府部門(mén)對(duì)公司的處罰決定等；其它按檔案法或 公司規(guī)定認(rèn)為應(yīng)列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料，如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。第六條 秘密是指與本公司經(jīng)營(yíng)、人事有較大利益關(guān)系，一旦泄露會(huì)使公司 的安全和利益遭

29、受損害的文件資料，包括：各種證明材料；工程方面的洽商等； 其它按檔案法或公司規(guī)定認(rèn)為應(yīng)列入秘密范疇內(nèi)的文件資料及聲像材料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。第三節(jié)保密措施第七條任何個(gè)人或部門(mén)不得為外單位人員提供保密資料或信息，不得利 用各種工具進(jìn)行復(fù)制、翻拍、影印、毀損。第八條發(fā)現(xiàn)盜竊或故意損壞公司保密資料或信息的，公司有權(quán)對(duì)其作出 行政或經(jīng)濟(jì)處罰直至追究法律責(zé)任。第九條公司員工發(fā)現(xiàn)內(nèi)部人員或他人有竊取企業(yè)機(jī)密的現(xiàn)象，應(yīng)立即向 有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，并協(xié)助查清事實(shí)。第十條 對(duì)舉報(bào)泄密、竊密人員，將依據(jù)具體情況給予嘉獎(jiǎng)。第四節(jié)責(zé)任與處罰第一條 出現(xiàn)下列情況之一者，給予通報(bào)批評(píng)，并扣發(fā)工資10元以上50

30、0 元以下：1、泄露公司秘密，尚未造成嚴(yán)重后果或經(jīng)濟(jì)損失的；2、已泄露公司秘密但采取補(bǔ)救措施的。第十二條出現(xiàn)下列情況之一的，予以辭退并酌情賠償經(jīng)濟(jì)損失。1、故意或過(guò)失泄露公司秘密，造成嚴(yán)重后果或重大經(jīng)濟(jì)損失的；2、違反本保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買(mǎi)或違章提供公司秘密的；3、利用職權(quán)強(qiáng)制他人違反保密規(guī)定的。第五章 信息管理制度第一節(jié)總則第一條目的為加強(qiáng)對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)的管理，提高工作質(zhì)量和管理有效性，實(shí)現(xiàn)計(jì)算機(jī)信息維護(hù)、操作規(guī)范化，確保計(jì)算機(jī)信息安全、可靠運(yùn)作，結(jié)合公司實(shí)際情況，特制定本制度。第二節(jié)信息管理體制第二條信息管理模式實(shí)行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、垂直管理的信息管理模式。統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)：即公司對(duì)信息

31、管理政策、規(guī)章制度、具體工作等方面做出統(tǒng)一安 排與部署。垂直管理：集團(tuán)對(duì)子公司的信息管理工作實(shí)行垂直管理。第三條職能部門(mén)公司辦公室配備兼職網(wǎng)絡(luò)維護(hù)和信息管理人員，是具體承擔(dān)公司信息管理工 作的職能部門(mén)。第三節(jié)計(jì)算機(jī)信息管理制度第四條公司電腦使用1、公司辦公室負(fù)責(zé)電腦日常使用管理工作，未經(jīng)許可，任何人不得隨便使 用其他電腦設(shè)備。2、未經(jīng)許可，任何人不得更換電腦硬件和軟件，拒絕使用來(lái)歷不明的軟件 和光盤(pán)。3、嚴(yán)格按規(guī)定程序開(kāi)啟和關(guān)閉電腦系統(tǒng)。4、公司嚴(yán)禁上班時(shí)間玩電腦游戲。第五條電腦維護(hù)1、公司確立專(zhuān)職網(wǎng)絡(luò)工程師負(fù)責(zé)電腦系統(tǒng)的維護(hù)。2、電腦發(fā)生故障時(shí)，使用者作簡(jiǎn)易處理仍不能排除的，應(yīng)立即報(bào)告網(wǎng)絡(luò)工

32、 程師。3、電腦維修維護(hù)過(guò)程中，首先確保對(duì)公司信息進(jìn)行拷貝，造成信息遺失后 果自負(fù)。4、電腦軟硬件更換需經(jīng)主管同意，報(bào)辦公室批準(zhǔn)。5、造成重大電腦軟件、硬件損失事故的，如人為破壞列入專(zhuān)案調(diào)查處理， 追究其責(zé)任。6、外請(qǐng)人員對(duì)電腦進(jìn)行維修時(shí)，公司應(yīng)有人自始至終地陪同。7、凡因個(gè)人使用不當(dāng)所造成的電腦維護(hù)費(fèi)用和損失，酌情由使用者賠償。 第六條電腦病毒的防治1、凡需引入使用的軟件，均須首先防止病毒傳染。2、電腦出現(xiàn)病毒，操作人員不能殺除的，須及時(shí)報(bào)網(wǎng)絡(luò)工程師處理。3、建立雙備份制度，對(duì)重要資料除在電腦貯存外，還應(yīng)拷貝到軟盤(pán)上，以 防遭病毒破壞而遺失。第七條 公用電腦、復(fù)印機(jī)、打印機(jī)、傳真機(jī)、相機(jī)的使

33、用規(guī)定1、辦公室指定專(zhuān)人管理。2、打印、復(fù)印、傳真時(shí)只需將文件資料利用局域網(wǎng)操作，并做登記。3、所有打印的文件、資料辦公室不負(fù)責(zé)保存，由各部室自己負(fù)責(zé)保存。辦 公室將定期清理共用電腦的硬盤(pán)，如因清理過(guò)程中造成其他部門(mén)文件丟失概不負(fù) 責(zé)。第八條電話(huà)的使用規(guī)定1、業(yè)務(wù)聯(lián)系應(yīng)長(zhǎng)話(huà)短說(shuō)，不得長(zhǎng)時(shí)間占用電話(huà)閑聊。2、各部門(mén)應(yīng)厲行節(jié)約、合理控制電話(huà)費(fèi)。3、私事不能使用公司電話(huà)。第六章檔案管理制度第一節(jié)總則第一條目的為規(guī)范公司各部門(mén)的文件和檔案的管理，做到文檔流轉(zhuǎn)及時(shí)、保管安全，特 制定本制度。第二條檔案管理的原則1、歸檔原則（1）集中管理原則公司各檔案資料由辦公室集中管理，辦公室檔案管理員為檔案管理責(zé)任人

34、。（2）各部門(mén)主動(dòng)上交與檔案管理員主動(dòng)催收相結(jié)合原則1）檔案管理員主動(dòng)催收各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案，監(jiān)督各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案的歸檔，特 別是工程施工資料，每個(gè)環(huán)節(jié)應(yīng)交納的資料如果沒(méi)有交付，應(yīng)限期施工單位交納。 否則，不予結(jié)算，工程款不予支付。工程部項(xiàng)目經(jīng)理、畐9總、法律顧問(wèn)必須監(jiān)督 執(zhí)行。檔案管理員定期每半年度對(duì)各檔案資料進(jìn)行檢查。2）財(cái)務(wù)部的各檔案資料在半年內(nèi)由財(cái)務(wù)部門(mén)保管，財(cái)務(wù)總監(jiān)為各財(cái)務(wù)檔案 資料負(fù)責(zé)人，半年后交由辦公室管理。3）工程部、預(yù)算部、前期部等業(yè)務(wù)部門(mén)各檔案資料按項(xiàng)目完成時(shí)間界定， 在項(xiàng)目結(jié)項(xiàng)后一個(gè)月之內(nèi)，所有資料 （包括所有原始資料和手續(xù)等） 交由辦公室 管理。任何領(lǐng)導(dǎo)、個(gè)人手中不得留有上述

35、文件、資料、合同、協(xié)議等資料的原件。 一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的處罰責(zé)任。 在項(xiàng)目未結(jié)前，各業(yè)務(wù)部門(mén)檔案資料由各業(yè) 務(wù)部門(mén)保管，各部門(mén)負(fù)責(zé)人對(duì)各檔案資料安全負(fù)責(zé)。4）前期、工程、預(yù)算、財(cái)務(wù)、銷(xiāo)售、辦公室、物業(yè)、法律顧問(wèn)除移交的資 料、文件屬單個(gè)的外，整批、數(shù)量大、多的資料，文件，應(yīng)由相關(guān)部門(mén)按照檔案 室的規(guī)定，制定表格，登記造冊(cè)，并向檔案室提交電子版。以減少不必要的重復(fù) 勞動(dòng)。5）所有的資料、文件歸檔后，檔案員要向移交人出具收條、清單。雙方簽字確認(rèn)。6）人力資源部門(mén)的人事檔案由人力資源部集中管理，人力資源部經(jīng)理對(duì)公司人事檔案負(fù)責(zé)，并指定人力資源專(zhuān)員負(fù)責(zé)保管。2、詳細(xì)登記原則各部門(mén)將原文或其他各種介

36、質(zhì)的預(yù)歸資料整理完好，標(biāo)注清楚，以便分類(lèi)歸 檔。3、交接原則（1）員工離職或請(qǐng)假超過(guò)15個(gè)工作日的，當(dāng)事人必須主動(dòng)將經(jīng)辦的檔案資料向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷(xiāo)毀。檔案資料有損壞或缺失的，根據(jù)檔案資料的重要性，每損壞或缺失一份，在考核結(jié)果中對(duì)相關(guān)責(zé)任人進(jìn)行責(zé)任處 理；（2）檔案資料交接單是員工辦理離職或請(qǐng)假時(shí)必須具備的文件，沒(méi)有合法 的檔案資料交接單，公司不予辦理相關(guān)手續(xù)。第二節(jié)公司文檔分類(lèi)第三條文檔分類(lèi)1、合同類(lèi)文檔：指公司與其他法律實(shí)體簽訂的具有法律效力的文件，包括 合同、協(xié)議以及備忘錄等。2、規(guī)劃類(lèi)文檔：指涉及到公司發(fā)展和計(jì)劃的各種文件。公司發(fā)展規(guī)劃、公 司年度經(jīng)營(yíng)計(jì)劃、公司市場(chǎng)營(yíng)

37、銷(xiāo)計(jì)劃、公司年度銷(xiāo)售計(jì)劃、公司人力資源計(jì)劃、 公司年度預(yù)算方案等。3、制度、政策類(lèi)文檔：指公司各種規(guī)章制度文件、公司銷(xiāo)售政策和公司的各類(lèi)通知及公司的各類(lèi)人事檔案如日常收集員工履歷表、轉(zhuǎn)正定級(jí)審批表、各種獎(jiǎng)勵(lì)、職務(wù)任免、異動(dòng)表、續(xù)簽合同等資料等。4、報(bào)告類(lèi)文檔：指各種最終提交的方案或者分析結(jié)果。各期財(cái)務(wù)分析報(bào)告、 市場(chǎng)分析報(bào)告、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃的報(bào)告、廣告和促銷(xiāo)方案的報(bào)告等。5、方案類(lèi)文檔：指各種未最終獲得通過(guò)的申請(qǐng)報(bào)告、計(jì)劃或者方案。各種計(jì)劃方案、工程建設(shè)方案、廣告促銷(xiāo)方案、項(xiàng)目策劃及設(shè)計(jì)變更方案等。6、信息類(lèi)文檔：指記錄客戶(hù)信息的各種文檔以及財(cái)務(wù)部的各種會(huì)計(jì)記錄。客戶(hù)檔案和會(huì)計(jì)帳目、會(huì)計(jì)憑證等。7、

38、表單類(lèi)文檔：指公司運(yùn)作過(guò)程中產(chǎn)生的各種表單。借款單、報(bào)銷(xiāo)單、銷(xiāo) 售訂單、出庫(kù)單、入庫(kù)單、采購(gòu)申請(qǐng)單、送貨單、辦公用品領(lǐng)用單等等。8 外來(lái)文檔：指和公司業(yè)務(wù)無(wú)直接聯(lián)系的各種外來(lái)文檔。書(shū)籍、報(bào)刊、雜 志、信件等。9、使用說(shuō)明書(shū)：機(jī)械設(shè)備、電器、辦公設(shè)備等。第四條文檔的編號(hào)和管理規(guī)劃類(lèi)檔案、報(bào)告類(lèi)檔案和制度政策類(lèi)檔案的編號(hào)：檔案按照留存部門(mén)進(jìn)行編號(hào)，編號(hào)規(guī)則：總經(jīng)理存檔：【總】年檔類(lèi)號(hào)【】辦公室存檔：【辦】年檔類(lèi)號(hào)【】人力資源部存檔：【人】年檔類(lèi)號(hào)【】市場(chǎng)部存檔：【市】年檔類(lèi)號(hào)【】銷(xiāo)售部存檔：【銷(xiāo)】年檔類(lèi)號(hào)【】設(shè)計(jì)部存檔：【設(shè)】年檔類(lèi)號(hào)【】財(cái)務(wù)部存檔：【財(cái)】年檔類(lèi)號(hào)【】規(guī)則說(shuō)明：前一個(gè)“【】”內(nèi)文字

39、為部門(mén)第一個(gè)字;后一個(gè)“【】”填“絕密”、“機(jī)密”或“秘密”，表示該檔案是否屬于公司秘密，機(jī)密檔案按照保密管理制度進(jìn)行管理?！澳隀n類(lèi)號(hào)”早某年某個(gè)類(lèi)別第幾 個(gè)檔案 年份和編號(hào)人早某、丨某、丨類(lèi)刀第丿幾丨1_ 案和丿編號(hào)用阿拉伯?dāng)?shù)字，類(lèi)別主要為:規(guī)劃類(lèi)、計(jì)劃類(lèi)、預(yù)算類(lèi)、報(bào)告類(lèi)、制度類(lèi)、政策類(lèi)。第三節(jié) 檔案借閱管理第五條借閱權(quán)限公司員工可以根據(jù)公司確定的查閱權(quán)限，查閱有關(guān)文件。由辦公室秘書(shū)按相應(yīng)的查閱權(quán)限原則上執(zhí)行，如需越權(quán)查閱，需上一級(jí)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。序號(hào)職位查閱權(quán)限（A級(jí)一絕密，B級(jí)一機(jī)密，C級(jí)一秘密，D級(jí)一公開(kāi)）1總經(jīng)理A B C D級(jí)文件資料2公司咼層管理人員B級(jí)（含）以下文件資料3部門(mén)經(jīng)理

40、C級(jí)（含）以下文件資料4一般員工D級(jí)文件資料A級(jí)文件（絕密）：指最重要的公司秘密，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到重大損 害的文件資料，包括：財(cái)務(wù)分析報(bào)告、工程決算資料；合同、協(xié)議文本；對(duì)高層 管理者的考核報(bào)告、評(píng)議等；對(duì)工資分配方案及所屬文件；涉及項(xiàng)目成本、利潤(rùn) 的報(bào)告或論證資料；如投資計(jì)劃與分析、 項(xiàng)目可研報(bào)告等；公司尚未實(shí)施或正在 實(shí)施的經(jīng)營(yíng)戰(zhàn)略決策、公司項(xiàng)目技術(shù)的核心資料；公司其它認(rèn)為應(yīng)列入絕密范疇 內(nèi)的文件資料及聲像資料。B級(jí)文件（機(jī)密）：指重要的公司文件，一旦泄露會(huì)使公司權(quán)益受到損害的文 件資料，包括：公司注冊(cè)及相關(guān)文件；技術(shù)資料、工程建設(shè)的重要圖紙；立項(xiàng)報(bào) 告、業(yè)務(wù)進(jìn)度分析報(bào)告；各種末正

41、式批復(fù)或采取的計(jì)劃、方案；涉及公司尚未公 開(kāi)或不宜公開(kāi)情報(bào)的來(lái)往文書(shū)，政府部門(mén)對(duì)公司的處罰決定等；公司其它認(rèn)為應(yīng) 列入機(jī)密范疇內(nèi)的文件資料及聲像資料。如經(jīng)濟(jì)糾紛、工程招投標(biāo)文件等。C級(jí)文件（秘密）：包括：各種證明資料；工程方面的洽商等；公司其它應(yīng)列 為秘密的文件資料及聲像資料，如給領(lǐng)導(dǎo)的函件、竣工圖、竣工資料等。D級(jí)文件（公開(kāi)）：指一般性的，可以提供給所有的員工查考利用的文件資料， 包括：平時(shí)各種工作條例、規(guī)章制度；一般業(yè)務(wù)工作來(lái)往文件 （不涉及絕密、機(jī)密 的文件）；各類(lèi)一般性的請(qǐng)示、通知、會(huì)議紀(jì)要，簡(jiǎn)報(bào)、情況反映等；行政管理 工作的計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告；一般性的月、季工作計(jì)劃與總結(jié)報(bào)告；有關(guān)干部

42、任免、 調(diào)配、定級(jí)等的文件；財(cái)產(chǎn)、物資、檔案等各類(lèi)行政交接手續(xù)憑證，其它。查（借）閱檔案（包括資料、文件、光盤(pán)）必須在檔案查（借）閱登記簿登記 后方可查（借）閱；密級(jí)檔案在辦公室查閱，不能帶出，必須帶出辦公室查閱的，需辦公室主任 審核報(bào)總經(jīng)理簽字方可。第六條檔案的外借檔案原件一般不外借，如必須借閱，一般檔案時(shí)間不超過(guò)十天，密級(jí)檔案不 超過(guò)一周。并且必須得到辦公室主任審批并辦理相關(guān)手續(xù)。借閱檔案的人必須愛(ài)護(hù)檔案，要保護(hù)檔案的安全與保密，不得擅自涂改、勾 畫(huà)、裁減、抽取、拆散、摘抄、復(fù)印、攝影、轉(zhuǎn)借或損壞。第七條 檔案的打印復(fù)印和摘抄借檔人確因工作原因需要打印、復(fù)印、摘抄文件， 須經(jīng)辦公室主任批準(zhǔn)

43、并辦 理相關(guān)手續(xù)。并由辦公室秘書(shū)負(fù)責(zé)打印、復(fù)印。但須進(jìn)行技術(shù)處理，保證復(fù)印件 與原件有明顯的區(qū)別，并且只復(fù)印文件上相關(guān)的部分，其他與其查閱無(wú)關(guān)的內(nèi)容 在復(fù)印時(shí)必須進(jìn)行遮蔽處理。第八條檔案的借閱期限借用的檔案，當(dāng)事人必須在規(guī)定時(shí)間歸還辦公室；如確需延期，當(dāng)事人必須 提前一個(gè)工作日辦理續(xù)借手續(xù)。否則視為無(wú)故不及時(shí)歸還，在考核結(jié)果中對(duì)責(zé)任 人進(jìn)行責(zé)任處理。借閱檔案交還時(shí)，必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，如發(fā)現(xiàn)遺失或損壞，應(yīng)立即報(bào)告辦公 室主任，并根據(jù)文件性質(zhì)、損壞程度對(duì)責(zé)任人進(jìn)行處理。第九條 外部合作單位的借閱外部合作單位查閱檔案，應(yīng)持有單位介紹信，并經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方能查閱， 但不能將檔案帶離辦公室。外部合作單位

44、摘抄卷內(nèi)檔案，應(yīng)經(jīng)總經(jīng)理同意，對(duì)摘抄的資料要進(jìn)行審查、 簽章。第四節(jié)檔案的其他管理第十條檔案的銷(xiāo)毀1、任何個(gè)人或部門(mén)非經(jīng)公司總經(jīng)理書(shū)面同意，不得銷(xiāo)毀檔案資料。2、檔案資料失效需要銷(xiāo)毀時(shí)，由檔案管理員填寫(xiě)公司檔案資料銷(xiāo)毀審批 表交由辦公室主任審核報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。3、經(jīng)批準(zhǔn)銷(xiāo)毀的公司檔案，檔案管理員須認(rèn)真核對(duì)，將批準(zhǔn)的公司檔案 資料銷(xiāo)毀審批表和將要銷(xiāo)毀的檔案資料做好登記并歸檔，登記表永久保存。4、銷(xiāo)毀檔案資料時(shí)，必須由總經(jīng)理指定專(zhuān)人銷(xiāo)毀，辦公室主任、各部門(mén)經(jīng) 理監(jiān)督。第十一條檔案的保管1、公司各種門(mén)類(lèi)和載體的檔案均由辦公室集中統(tǒng)一保管，辦公室在接收檔 案時(shí)必須認(rèn)真檢查驗(yàn)收并履行交接手續(xù)。2、存

45、放檔案要用專(zhuān)用箱柜并進(jìn)行科學(xué)分類(lèi)、排列、編目，以便查找。3、檔案室內(nèi)必須做好防盜、防高溫、防火、防潮、防塵、防鼠、防蟲(chóng)等設(shè) 施。4、做到檔案室內(nèi)無(wú)雜物堆放、經(jīng)常保持室內(nèi)清潔衛(wèi)生。5、檔案保管員定期檢查檔案保管狀況，每年核對(duì)一次，做到資料盒內(nèi)資料 與電子目錄相符，對(duì)破損和變質(zhì)檔案要及時(shí)修復(fù)和復(fù)制，發(fā)現(xiàn)問(wèn)題及時(shí)報(bào)告， 時(shí)處理、并認(rèn)真做好記錄。6、檔案室鑰匙由辦公室檔案員保管，非檔案人員不得擅自進(jìn)入檔案庫(kù)房， 進(jìn)出應(yīng)隨手關(guān)門(mén)。7、檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，對(duì)所管檔案必須嚴(yán)格辦理移交手續(xù)，交接雙 方和監(jiān)交人都必須簽名。第十二條檔案的統(tǒng)計(jì)制度1、檔案統(tǒng)計(jì)工作必須遵循國(guó)家統(tǒng)計(jì)工作要求，用科學(xué)的標(biāo)準(zhǔn)和方法，做

46、好 檔案統(tǒng)計(jì)工作，進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供可靠的科學(xué)依據(jù)。2、建立各種資料臺(tái)賬，及時(shí)做好檔案收進(jìn)、移出、整理、保管、利用等方 面的登記。3、檔案統(tǒng)計(jì)工作，必須做到實(shí)事求是。第七章辦公用品管理制度第一節(jié)總則第一條 為規(guī)范公司辦公用品的計(jì)劃、購(gòu)買(mǎi)、領(lǐng)用、維護(hù)、報(bào)廢等管理，特 制定本制度。第二條 本制度適用于公司各部門(mén)。第三條 辦公室是公司辦公用品的歸口管理部門(mén)，負(fù)責(zé)審批及監(jiān)控各部門(mén)辦 公用品的申購(gòu)及使用情況，負(fù)責(zé)辦公用品的驗(yàn)收、發(fā)放和管理等工作。第四條 財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)辦公用品費(fèi)用的監(jiān)控。第五條 使用部門(mén)和個(gè)人負(fù)責(zé)辦公用品的日常保養(yǎng)、維護(hù)及管理。第六條 本制度所指辦公用品包括：1耐用品：第一類(lèi)：辦公

47、家俱類(lèi)，如：各類(lèi)辦公桌、辦公椅、會(huì)議椅、檔案柜、沙發(fā)、 茶幾、電腦臺(tái)、保險(xiǎn)箱及室內(nèi)非電器類(lèi)較大型的辦公陳設(shè)等。第二類(lèi)：辦公設(shè)備類(lèi)，如：電腦、打印機(jī)及其耗材、電話(huà)、傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)、 碎紙機(jī)、電視機(jī)、攝像機(jī)、投影儀、照相機(jī)、電風(fēng)扇、音響器材及相應(yīng)耗材（如 機(jī)器耗材）等。2低值易耗品：第三類(lèi)：辦公文具類(lèi)，如：復(fù)印紙、鉛筆、膠水、單（雙）面膠、圖釘、回 形針、筆記本、信封、便箋、簽字筆、白板筆、螢光筆、涂改液、剪刀、釘書(shū)釘、 復(fù)寫(xiě)紙、大頭針、紙類(lèi)印刷品等。第四類(lèi)：生活用品，如：面巾紙、衛(wèi)生紙、布碎、茶具等。第二節(jié) 辦公用品的采購(gòu)程序第七條采購(gòu)辦公用品由辦公室根據(jù)部門(mén)需要申請(qǐng)購(gòu)買(mǎi)，統(tǒng)一領(lǐng)出保管、按標(biāo)準(zhǔn)發(fā)

48、放，原 則上每季度一次。第八條 辦公用品的定額管理各部門(mén)所需的辦公用品實(shí)行定額管理，每年的額度由辦公室根據(jù)部門(mén)實(shí)際情 況和歷史需求量確定，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行。第九條 辦公用品的招標(biāo)工作辦公室每年年初應(yīng)做好辦公用品采購(gòu)的招標(biāo)工作，盡量做到“貨比三家” 降低成本。由辦公室主任、辦公室副主任、采購(gòu)人員組成招標(biāo)小組，開(kāi)展招標(biāo)工 作，招標(biāo)合同實(shí)行一年一簽。第三節(jié) 辦公用品的費(fèi)用控制及申領(lǐng)流程第十條 辦公用品申購(gòu)實(shí)行費(fèi)用預(yù)算制度，各部門(mén)本著實(shí)事求是，節(jié)約經(jīng)營(yíng)成本的原則，每年年初編制本部門(mén)本年度辦公用品費(fèi)用預(yù)算并報(bào)辦公室審批，每月辦公用品的購(gòu)置應(yīng)嚴(yán)格按照審批的部門(mén)辦公用品費(fèi)用預(yù)算編制月度申領(lǐng)計(jì)劃。第十一條 辦

49、公用品統(tǒng)一由辦公室負(fù)責(zé)申購(gòu)，具體流程如下：填寫(xiě)“辦公用品購(gòu)置需求表” 部門(mén)負(fù)責(zé)人審核 辦公室審批一財(cái)務(wù)部 總經(jīng)理審批 一辦公室購(gòu)置 一登記入庫(kù)一配發(fā)。第十二條 第三、四類(lèi)辦公用品的申領(lǐng)流程：填寫(xiě)“辦公/生活用品申領(lǐng)計(jì)劃表”（各部門(mén)，每月2日前）一部門(mén)負(fù)責(zé)人 審核 一辦公室審批 一領(lǐng)取發(fā)放（每月5日后）。第四節(jié) 辦公用品的使用、保養(yǎng)、維修和報(bào)廢第十三條 辦公用品應(yīng)愛(ài)惜使用、厲行節(jié)約，打印或復(fù)印資料時(shí)紙張要雙面 使用；回形針、大頭針應(yīng)重復(fù)使用，不得隨意丟棄；圓珠筆應(yīng)更換筆芯使用。第十四條 辦公用品的保養(yǎng)，主要由各部門(mén)自行負(fù)責(zé)，辦公室將進(jìn)行不定期 檢查。第十五條 各部門(mén)辦公用品在日常使用中，發(fā)現(xiàn)有故

50、障或損壞，應(yīng)及時(shí)通知 辦公室安排維修（主指第一、二類(lèi)辦公用品）。第十六條 價(jià)值低于2000元的辦公用品的報(bào)廢流程：填寫(xiě)“辦公用品報(bào)廢單”一部門(mén)負(fù)責(zé)人審核一辦公室復(fù)核總經(jīng)理-f 審批辦公室變賣(mài)財(cái)務(wù)部入賬。第五節(jié)附則第十七條 屬固定資產(chǎn)范圍（價(jià)值2000元以上）的辦公用品的購(gòu)置、維護(hù)、 報(bào)廢等，按財(cái)務(wù)部固定資產(chǎn)管理制度執(zhí)行。第十八條 辦公室應(yīng)每月公布各部門(mén)辦公用品的用量。第十九條 個(gè)人使用的辦公用品，因調(diào)動(dòng)或辭職時(shí)，須到辦公室管理人員處 辦理清還手續(xù)。第二十條辦公室負(fù)責(zé)根據(jù)實(shí)際情況對(duì)員工級(jí)別變動(dòng)后的辦公用品進(jìn)行增 補(bǔ)或削減。第八章車(chē)輛管理制度第一節(jié)總則第一條 根據(jù)公司的業(yè)務(wù)發(fā)展?fàn)顩r及車(chē)輛配備情況，

51、 規(guī)范車(chē)輛日常管理，保證車(chē)輛安全行駛，降低費(fèi)用開(kāi)支，特制定本制度。第二條本制度所稱(chēng)車(chē)輛是公司所有車(chē)輛。 第二節(jié)管理原則第三條 車(chē)輛實(shí)行賬實(shí)分管的模式。公司財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)車(chē)輛的預(yù)算管理、價(jià)值 核算；辦公室負(fù)責(zé)車(chē)輛的實(shí)物管理和日常維護(hù)等工作。第四條辦公室是車(chē)輛實(shí)物管理部門(mén)，履行車(chē)輛配置、調(diào)撥的審批及報(bào)批組 織工作。財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)車(chē)輛的預(yù)算管理調(diào)撥的賬務(wù)處理審批及報(bào)批。第五條 司機(jī)負(fù)責(zé)車(chē)輛的實(shí)物管理及日常維護(hù)保養(yǎng)工作， 辦公室人員負(fù)責(zé)車(chē) 輛使用維護(hù)保養(yǎng)的監(jiān)督管理。第六條公司所有車(chē)輛實(shí)行專(zhuān)管員制度，辦公室應(yīng)指定人員專(zhuān)門(mén)負(fù)責(zé)車(chē)輛的 管理，負(fù)責(zé)對(duì)本單位車(chē)輛進(jìn)行統(tǒng)一的日常臺(tái)賬登記、維護(hù)、保養(yǎng)、年檢等。第七條 未經(jīng)公

52、司批準(zhǔn)，各部門(mén)不得私自報(bào)廢、出租、出售、贈(zèng)予車(chē)輛或?qū)?車(chē)輛調(diào)往其他部門(mén)。擅自租用車(chē)輛的，已租車(chē)輛予以退租，由此引起的所有費(fèi)用及造成的實(shí)際經(jīng)濟(jì)損失由相關(guān)責(zé)任人承擔(dān)，并給予責(zé)任人相應(yīng)的行政處分。第三節(jié)車(chē)輛派遣第八條 辦公室在保證業(yè)務(wù)優(yōu)先的前提下，統(tǒng)籌安排好車(chē)輛的調(diào)配，行政管 理部門(mén)用車(chē)可以臨時(shí)調(diào)派給業(yè)務(wù)部門(mén)， 業(yè)務(wù)用車(chē)一般不得調(diào)派給行政管理部門(mén)使 用；第九條 部門(mén)因工作需要外出有三人以上（需有一個(gè)中層干部）且同一地點(diǎn) 的可申請(qǐng)使用公司車(chē)輛；因公出差往返機(jī)場(chǎng)、 火車(chē)站、汽車(chē)站的一律乘坐民航班 車(chē)或市內(nèi)公交車(chē)，產(chǎn)生的費(fèi)用按照公司財(cái)務(wù)部相關(guān)要求結(jié)報(bào)；特殊情況需辦公室 負(fù)責(zé)人簽批同意后方可派車(chē)接送； 公司

53、高管人員已享受車(chē)貼的，市區(qū)公出不再派 遣車(chē)輛，省內(nèi)公出的原則上不派遣車(chē)輛，特殊情況經(jīng)總經(jīng)理審批后可派遣車(chē)輛。第十條 普通員工原則上不予派車(chē)，以下情況可申請(qǐng)派車(chē)1、財(cái)務(wù)出納人員前往銀行提款；2、各部門(mén)提貨、發(fā)貨（憑收發(fā)貨單據(jù)視情況派車(chē)）；3、突發(fā)事件確需用車(chē)的，由辦公室負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后方可派車(chē)。第十一條 車(chē)輛申請(qǐng)一般應(yīng)提前一天由使用人提出，到車(chē)管員處填寫(xiě)派車(chē) 單，經(jīng)所在部門(mén)負(fù)責(zé)人簽署意見(jiàn)后交車(chē)輛管理人員處，由車(chē)輛管理員報(bào)送辦公室負(fù)責(zé)人簽字同意后根據(jù)需要統(tǒng)籌安排車(chē)輛。第十二條 駕駛員出車(chē)必須有車(chē)輛管理員簽發(fā)的派車(chē)單，特殊情況下， 經(jīng)車(chē)輛管理員同意，可以先出車(chē)后補(bǔ)辦派遣手續(xù)。第十三條 駕駛員必須按派車(chē)單

54、上注明的車(chē)輛行車(chē)路線(xiàn)和時(shí)間執(zhí)行任務(wù)， 中途不得隨意改變線(xiàn)路，如有特殊情況要及時(shí)向車(chē)輛管理員報(bào)告。第十四條 使用人在中途提出非派車(chē)單上注明線(xiàn)路或其他事項(xiàng)的，在未 得到車(chē)輛管理人員允許的情況下，駕駛員有權(quán)拒絕。如因私自改變行駛線(xiàn)路發(fā)生 交通事故的，全部責(zé)任及經(jīng)濟(jì)損失由使用人和駕駛員承擔(dān)連帶責(zé)任。第十五條 派車(chē)單按不同行駛區(qū)域或范圍實(shí)行分級(jí)簽發(fā)管理，市區(qū)內(nèi)用車(chē) 由車(chē)管員簽批、省內(nèi)用車(chē)由辦公室負(fù)責(zé)人簽批、出省用車(chē)由總經(jīng)理簽批。第十六條 工作時(shí)間內(nèi)駕駛員無(wú)出車(chē)任務(wù)的，應(yīng)隨時(shí)在辦公室區(qū)域等候。出 車(chē)回來(lái)后應(yīng)立即向車(chē)輛管理員報(bào)到。第十七條 駕駛員應(yīng)執(zhí)行車(chē)輛管理員的工作安排，不準(zhǔn)借故拖延或拒不出車(chē)。 對(duì)工作安

55、排有意見(jiàn)的應(yīng)先執(zhí)行車(chē)管員工作安排，事后可向辦公室負(fù)責(zé)人反映。第四節(jié)車(chē)輛保管第十八條車(chē)輛應(yīng)指定專(zhuān)人駕駛與保管，駕駛員要對(duì)所保管的車(chē)輛安全和使 用負(fù)責(zé)。車(chē)輛專(zhuān)管員應(yīng)建立車(chē)輛資料檔案，并妥善保管車(chē)輛有關(guān)資料及各項(xiàng)證件。第十九條 駕駛員不得私自交換駕駛與保管車(chē)輛，更不得將車(chē)交給他人駕 駛。公司其他人員不允許自己駕駛車(chē)輛，有違反規(guī)定者，對(duì)該駕駛員進(jìn)行相應(yīng)的行政處分并承擔(dān)由此發(fā)生的一切后果。對(duì)私自駕駛車(chē)輛者，按照情節(jié)進(jìn)行處罰。第二十條 公司車(chē)輛原則上不得外借他人，如因工作需要必須外借車(chē)輛，則 須由辦公室負(fù)責(zé)人同意，在外借結(jié)束后，原保管人須對(duì)車(chē)輛進(jìn)行外觀和性能檢查， 對(duì)異常情況進(jìn)行登記并上報(bào)。第二一條 在工作日內(nèi)，駕駛員必須保持車(chē)輛外觀清潔。 在當(dāng)日工作結(jié)束 時(shí)，駕駛員必須對(duì)車(chē)輛進(jìn)行內(nèi)外清潔和整理工作。第二十二條 下班后和節(jié)假日期間，駕駛員必須將車(chē)輛集中停放在公司指定 的停車(chē)場(chǎng)內(nèi)，完成必要的安全防范措施后駕駛員方可離開(kāi)。駕駛員不得將車(chē)輛行 駛證、車(chē)輛停放憑