風險控制(采購部)

1、采購規(guī)避風險內部控制指引為了加強和規(guī)范企業(yè)內部控制，提高經(jīng)營管理水平和風險防范能力，促進企業(yè)可持續(xù)發(fā)展?，F(xiàn)公司為了提高規(guī)避、降低、分擔、承受風險的各種能力，現(xiàn)提出各部門要加強內部風險評估管控的要求。采購部門響應公司要求，現(xiàn)剖析目前采購工作中可能出現(xiàn)的所有風險：（一）、采購部門組織架構設計和運行架構不齊全，人員編制不全，容易造成工作效率的下降，會導致采購工作開展不全面不細致，進而影響到采購部門的總購置成本的把控和出現(xiàn)產(chǎn)品質量隱患的可能。（二）、流程制度要齊全，明確制度條款一，如果不增強采購流程完善，將會出現(xiàn)采購工作混亂，影響工作效率。二，如果不加強采購制度建設，將缺少規(guī)范和約束采購行為的能力，將

2、會導致采購工作無章可循，進而影響整個公司的發(fā)展。（三）、授權制如果采購內部授權不合理，權責不清晰，可能會出現(xiàn)內部與外部（供應商）串通舞弊的風險，進而影響到采購部門的形象和發(fā)展，也會給公司帶來經(jīng)濟利益的損失。（四）、集中采購制度亞士是集團制運營模式，企業(yè)需要運用集中采購的模式，應由總部集中把控采購成本。如果不以集中采購模式為主導，將出現(xiàn)缺乏監(jiān)督制約機制的可能，影響到企業(yè)總購置成本的把控和原料設備等出現(xiàn)質量隱患。（五）、招聘的人員的素質和數(shù)量要求一，如果招聘人員的素質不能滿足公司整體發(fā)展需求，將會導致采購工作擱置，影響整體工作效率和進程。二，如果招聘人員的數(shù)量的缺少或增多，影響到組織架構的運行，也

3、會影響采購工作的進展。（六）、設置績效考核條款如果條款不合理，導致獎罰不均，進而影響工作的士氣和開展。（七）、erp/oa系統(tǒng)審批erp/oa系統(tǒng)審批要設有時間節(jié)點，保證審批的及時性。如果不及時，將會出現(xiàn)后續(xù)工作的停滯，影響到整個工作進程和效率。（八）、輪崗制在三權分離制的基礎上采取輪崗制，保證每個組及時添加新血液，避免出現(xiàn)內部與供應商串通舞弊的隱患。（九）、三權分離制為了確保采購工作的有效進行，按照職能權利的不同分成3各組：供應商管理組、采購訂單組、付款組。三個組相輔相成，同時也相互獨立監(jiān)督。如果不采取該方式，可能會出現(xiàn)權責不明確，導致內部腐敗的出現(xiàn)，進而影響到公司的整體利益?，F(xiàn)細分三個組中

4、可能出現(xiàn)的風險：一，供應商管理組1，供應商開發(fā)供應商開發(fā)的數(shù)量不夠，將會面臨行業(yè)壟斷，采購成本失控；也會失去議價主動權，供應商供貨能力不足，導致生產(chǎn)成本增加。2，供應商選擇選擇不合適的供應商，其失誤將導致成本上升，供貨不能保證。3，供應商詢價a，對所需采購的材料進行詢價時，需要供應商提供品牌、規(guī)格、型號以及包裝（特殊原料或設備），內部上報審批時，要將其上采購信息一一對應，保證準確無誤，否則信息錯誤，影響整體工作效率。b，技術研發(fā)新的產(chǎn)品時，供應商確認并議價時，需要采購部門主導，保證產(chǎn)品的成本的合理控制。4，供應商議價成本控制不到位a，內部：調價機制信息尤其價格上下浮動調整后，要及時上報審核，更

5、新的價格需要同步鎖定，否則會導致與供應商串通舞弊的風險。b，外部：對政策導向、市場變動信息類的比價工具的缺乏，會導致成本核算錯誤，導致公司成本增加的風險。5，對供應商的評審需要對供應商的質量加強把控，如果對關鍵部位把控不到位，可能忽略供應商的供貨能力，進而增加采購運作成本。6，對供應商的審核如果審核不到位，對供應商實際的情況審核漏缺，會產(chǎn)生供貨能力不足的情況。生產(chǎn)能力不足會導致供貨能力不足會導致生產(chǎn)停工待產(chǎn)，進而影響了公司在市場上的企業(yè)形象。7，合同管理當根據(jù)確定的供應商、采購方式、采購價格等情況擬訂采購合同，準確描述合同條款，明確雙方權利、義務和違約責任，按照規(guī)定權限簽訂采購合同。a，如果不

6、簽訂合同，公司的合法經(jīng)濟利益在出現(xiàn)法律糾紛時，得不到保障；b，簽訂合同條款中涉及到的性能、技術指標、有效期、違約責任、價格變動機制等不全時，會整體影響合同的效用，會削弱對供應商的管理制約力度，進而導致采購成本和質量風險的增加。c，合同履行跟蹤環(huán)節(jié)：合同形同虛設，跟蹤不到位，尤其設備類的質保金等不落實會導致貨物驗收得不到有效保證。8，招標文書設置a，需要確認結標時間，如果標樣延期，將會導致招標工作無法正常進行，影響整個工作進程，增加運作成本的可能性。b，標書里要有詳細明確的技術指標包括規(guī)格型號等系列技術參數(shù)，如果缺少，將影響到標書的合理性及效用。c，評標小組的組建，尤其是大型設備，需要相關部門參

7、與，否則會使招標失去有效性。9，系列供應商管理的數(shù)據(jù)以及市場信息整理系列供應商管理的文檔以及市場信息，需要及時整理和存儲，如果不當會導致供應商評估數(shù)據(jù)不準確，對供應商供貨能力的認知不足，會影響到生產(chǎn)進度；同時也容易造成市場信息變動走勢的失誤把控，進而影響成本控制。二、采購訂單組1，有計劃性采購a，不按計劃采購，將導致庫存增加或缺貨：a，庫存增加，會導致積壓資金，降低公司資金周轉率，不利于成本控制。b，缺貨不及時到達，會導致生產(chǎn)停工待產(chǎn)，影響交貨周期，進而影響企業(yè)的市場形象和品牌效應。b，生產(chǎn)計劃部門，計劃性較弱時，將會導致采購成本增加以及到貨的不及時影響生產(chǎn)進程。c，其他需求部門，直接下訂單給

8、供應商，將會導致采購流程的混亂，同時也會導致總購置成本的上升。2，單據(jù)齊全入庫材料的單據(jù)（送貨單、質檢報告等）需要齊全，縮減入庫時間和提高整個工作流程的效率， 否則會影響入庫，降低工作效率，為企業(yè)帶來負面效應。3，發(fā)票到達公司的及時性在合同范圍內，確保當月到貨的發(fā)票，當月到齊，否則會影響財務進項稅的抵扣，進而增加企業(yè)運作成本。4，系列采購統(tǒng)計以及內部投訴的數(shù)據(jù)的整理采購統(tǒng)計以及內部投訴的數(shù)據(jù)，需要及時整理和存儲，如果不當會導致供應商評估數(shù)據(jù)不準確，對供應商供貨能力的認知不足，會影響到生產(chǎn)進度；同時也容易造成市場信息變動走勢的失誤把控，進而影響成本控制。三、付款組1，加強采購付款的管理，完善付款流程執(zhí)行合同條款，按時付款，如果不施行付款默認制度，將會來帶企業(yè)信譽的缺失，進而影響企業(yè)在市場上的品牌和形象。2，嚴格審查采購發(fā)票在付款過程中，應當嚴格審查采購發(fā)票的真實性、合法性和有效性。發(fā)現(xiàn)虛假發(fā)票的，應查明原因，及時報告處理。如果