電子檔案管理系統(tǒng)技術(shù)方案

1、精品文檔電子檔案管理系統(tǒng)二O六年十月第一章系統(tǒng)簡(jiǎn)介第一節(jié)研發(fā)背景隨著各行業(yè)各領(lǐng)域的信息化水平的不斷提高以及檔案管理工作日益受到重視，檔案管理信息化的重要 意義和作用越來(lái)越被廣泛認(rèn)同。另外，隨著檔案管理信息化的工作全面深入地開(kāi)展，人們對(duì)檔案信息化的 認(rèn)識(shí)不斷深入和提高。這樣，對(duì)檔案管理信息系統(tǒng)的定位提出了越來(lái)越高的要求，同時(shí)也面臨著許多新的 更高的問(wèn)題。檔案管理信息化主要面臨著如下新的應(yīng)用需求和挑戰(zhàn)：檔案類型繁多、層出不窮。檔案管理信息系統(tǒng)需要管理的檔案種類越來(lái)越多、越來(lái)越復(fù)雜，幾乎涉及 到了各行各業(yè)所有的檔案信息，包括實(shí)體檔案和電子檔案，這要求檔案管理信息系統(tǒng)幾乎要包容所有的檔 案實(shí)體類型和電

2、子檔案類型，并能管理好。同時(shí)，還要適當(dāng)兼容將來(lái)可能出現(xiàn)的檔案實(shí)體類型和電子檔案 類型。信息檔案化。各行各業(yè)的大多數(shù)單位都建立了各種信息系統(tǒng)，但在經(jīng)過(guò)一定的產(chǎn)生和利用后，這些系 統(tǒng)中的信息累計(jì)得越來(lái)越多，這些信息系統(tǒng)內(nèi)的電子信息的出口卻是一個(gè)重大問(wèn)題，需要按檔案管理規(guī)章 制度的要求歸檔到檔案管理系統(tǒng)中。企業(yè)級(jí)應(yīng)用。在較大的集團(tuán)化行業(yè)或單位中，存在著多級(jí)單位管理和跨地域單位管理的要求，因而， 檔案管理信息系統(tǒng)不再是管理某一具體單位的封閉的系統(tǒng)，而應(yīng)具有跨地域管理全集團(tuán)、全行業(yè)的能力。開(kāi)放性應(yīng)用。檔案管理信息系統(tǒng)不再是一個(gè)簡(jiǎn)單的封閉的管理系統(tǒng)，它應(yīng)是整個(gè)信息化平臺(tái)中的重要應(yīng)用系統(tǒng)。它需要與幾乎所有的

3、信息系統(tǒng)、尤其是業(yè)務(wù)系統(tǒng)進(jìn)行一體化聯(lián)接，實(shí)現(xiàn)信息的雙向流動(dòng)和共享。 因而，要求檔案系統(tǒng)具有良好的開(kāi)放性和數(shù)據(jù)兼容能力。檔案管理工作前移，為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。檔案管理信息系統(tǒng)不再被認(rèn)為是起到保管過(guò)期資料的作用，而 被要求深入到各個(gè)業(yè)務(wù)過(guò)程中，從信息的產(chǎn)生階段和現(xiàn)行階段就介入，以便為現(xiàn)實(shí)工作服務(wù)。這樣就要求 檔案管理工作前移，與各項(xiàng)工作緊密結(jié)合。新應(yīng)用要求和新技術(shù)集成。隨著檔案管理應(yīng)用需求的不斷深入，需要集成進(jìn)入更多的新技術(shù)成果。這要求檔案管理信息系統(tǒng)具有良好的可擴(kuò)展性，以便集成新的應(yīng)用技術(shù)。異構(gòu)數(shù)據(jù)海量存儲(chǔ)。在檔案管理范圍不斷擴(kuò)大、應(yīng)用不斷深入的同時(shí)，不得不面臨日益增長(zhǎng)的海量檔 案數(shù)據(jù)的存儲(chǔ)問(wèn)題，并

4、且這些檔案數(shù)據(jù)是異構(gòu)的多種類型的。因而，要求檔案管理信息系統(tǒng)具備靈活高效 的存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)。針對(duì)上述出現(xiàn)的新的問(wèn)題和要求，我們?cè)诳偨Y(jié)17年檔案管理軟件開(kāi)發(fā)經(jīng)驗(yàn)和技術(shù)儲(chǔ)備的基礎(chǔ)之上，投 入了大量的人力和物力，開(kāi)發(fā)和完善電子檔案管理系統(tǒng)檔案管理信息平臺(tái)，并在此基礎(chǔ)之上，開(kāi)發(fā)了針對(duì) 各個(gè)行業(yè)的行業(yè)版。知識(shí)資源管理是未來(lái)企、事業(yè)單位信息管理的重要組成部分，也是企業(yè)信息管理的基礎(chǔ)，是未來(lái)的發(fā) 展趨勢(shì)和發(fā)展方向。檔案是一個(gè)單位知識(shí)資源的核心部分，也是知識(shí)資源管理的最基礎(chǔ)部分。因此，要實(shí) 現(xiàn)本單位的知識(shí)資源管理，首先要做好電子檔案的管理，才能以檔案管理為核心和基礎(chǔ)，逐步擴(kuò)大和延伸 管理范圍，最終實(shí)現(xiàn)知識(shí)資源的

5、管理。檔案管理無(wú)論從人才儲(chǔ)備、信息分類和組織、管理制度以及方式、 檢索利用手段和信息收集的模式等方面都是未來(lái)知識(shí)資源管理所必須的。電子檔案管理系統(tǒng)從設(shè)計(jì)時(shí)就考 慮了知識(shí)資源管理發(fā)展趨勢(shì)，因此在系統(tǒng)中功能更加側(cè)重于文件的收集整理和開(kāi)發(fā)利用、側(cè)重于各種知識(shí) 管理方式和結(jié)構(gòu)的定制工具的提供，為進(jìn)行知識(shí)資源管理提供了技術(shù)手段。第二節(jié)目標(biāo)應(yīng)用電子檔案管理系統(tǒng)平臺(tái)主要面對(duì)各行各業(yè)的中高端用戶，用以解決復(fù)雜的檔案管理應(yīng)用?？蓮V泛應(yīng)用 于企業(yè)、機(jī)關(guān)和事業(yè)單位。例如，大型企業(yè)集團(tuán)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理總部及其所屬二級(jí)單位和三級(jí)單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔案管理應(yīng)用。其特點(diǎn)是數(shù)據(jù)集中/相對(duì)集中、業(yè)務(wù)分

6、布式處理、實(shí)體屬地管理。同樣，可實(shí)現(xiàn)具體行業(yè)的全行業(yè)的統(tǒng)一檔案管理，可統(tǒng)一規(guī)劃和管理全行業(yè)各單位的檔案，并可實(shí)現(xiàn)跨地域的檔 案管理應(yīng)用；對(duì)具有多全宗檔案管理要求的單位或具有復(fù)雜的檔案種類管理要求的單位等。第三節(jié)主要特點(diǎn)系統(tǒng)是一個(gè)平臺(tái)化的產(chǎn)品，一方面，它可作為開(kāi)發(fā)平臺(tái)，針對(duì)各種復(fù)雜的大中型應(yīng)用項(xiàng)目進(jìn)行二次開(kāi)發(fā)，以滿足特定應(yīng)用的特定需求；另一方面，對(duì)于比較成熟的應(yīng)用，也可作為產(chǎn)品化系統(tǒng)直接應(yīng)用。電子 檔案管理系統(tǒng)是一個(gè)開(kāi)放性的檔案管理平臺(tái)，它可與各種流行的應(yīng)用系統(tǒng)環(huán)境進(jìn)行集成，例如，各種流行 的數(shù)據(jù)庫(kù)、操作系統(tǒng)、服務(wù)器設(shè)備、存儲(chǔ)設(shè)備、門戶系統(tǒng)、安全系統(tǒng)等；同時(shí)，也可以與各種應(yīng)用系統(tǒng)進(jìn) 行一體化集成

7、，進(jìn)行數(shù)據(jù)交換和數(shù)據(jù)共享，例如，0A、ERP、各種業(yè)務(wù)管理系統(tǒng)等。系統(tǒng)是一個(gè)適應(yīng)能力較強(qiáng)的系統(tǒng)，系統(tǒng)提供了強(qiáng)大的、完善的定制工具，可定義各種檔案的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、屏幕顯示布局、打印格 式、數(shù)據(jù)完整性限制要求、數(shù)據(jù)正確性限制要求、輔助組卷規(guī)則、快速輸入輔助信息等。通過(guò)這些定制工 具，可針對(duì)用戶的特定需求定制出滿足用戶實(shí)際需要的檔案管理信息系統(tǒng)；同時(shí)，系統(tǒng)采用結(jié)構(gòu)化思想開(kāi) 發(fā)，各項(xiàng)功能采用積木式組合與集成，可針對(duì)用戶的特定需求，組合出用戶需要的管理平臺(tái)。系統(tǒng)是一個(gè) 具有較強(qiáng)安全性的檔案管理信息平臺(tái)。它內(nèi)置了較強(qiáng)的安全控制體系統(tǒng)，同時(shí)也可與各種安全系統(tǒng)集成， 確保了用戶對(duì)安全性的要求。系統(tǒng)是一個(gè)穩(wěn)定性較強(qiáng)

8、的成熟的檔案管理信息系統(tǒng)。它是基于公司十多年以來(lái)的檔案研發(fā)成果之上開(kāi)發(fā)出的新一代成果，并經(jīng)過(guò)近兩年的完善和實(shí)際應(yīng)用考驗(yàn)，穩(wěn)定而成熟；系統(tǒng)平 臺(tái)具有良好的兼容性，一方面，它兼容以往的各種版本，使老用戶在升級(jí)時(shí)，數(shù)據(jù)得以良好的兼容；另一 方面，設(shè)置了專用的數(shù)據(jù)導(dǎo)入工具，可兼容用戶的其它系統(tǒng)產(chǎn)生的歷史數(shù)據(jù)；系統(tǒng)集成應(yīng)用了大量的新技 術(shù)，系統(tǒng)應(yīng)用集成了在線 OCR技術(shù)、全文檢索技術(shù)、雙層PDF技術(shù)、數(shù)據(jù)交換技術(shù)、圖形圖像處理技術(shù)、流文件瀏覽技術(shù)和與 OA、MIS、PDM、PORTAL、CA等其他系統(tǒng)的接口技術(shù)；系統(tǒng)支持多種電子文件的 瀏覽和顯示，系統(tǒng)提供了 200多種圖形、圖像、文本和電子表格等文件格

9、式的歸檔管理和顯示功能，為高 水平的用戶提供了更廣泛的應(yīng)用空間。系統(tǒng)是一個(gè)功能強(qiáng)大的、適應(yīng)能力較強(qiáng)的檔案管理信息平臺(tái)，可適應(yīng)各行各業(yè)的主流檔案管理應(yīng)用需求。第一節(jié)系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)第二章體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)邏輯結(jié)構(gòu)可以分為以下四個(gè)部分：信息采集、檔案管理、檔案利用、系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)。其體系結(jié)構(gòu)示意圖如下:系統(tǒng)結(jié)構(gòu)示意圖信息采集部分，主要完成各種渠道的數(shù)據(jù)采集工作。通過(guò)數(shù)據(jù)一體化接口，按信息采集流程要求，將 各個(gè)信息系統(tǒng)中的待歸檔信息直接采集到檔案管理信息系統(tǒng)中或通過(guò)通用數(shù)據(jù)交換平臺(tái)采集到檔案管理信 息系統(tǒng)中；通過(guò)收集整編流程，可實(shí)現(xiàn)分散式、集中式檔案整理和移交，對(duì)多全宗的單位，可實(shí)現(xiàn)逐級(jí)整 理和移交；通過(guò)數(shù)據(jù)

10、導(dǎo)入功能，可實(shí)現(xiàn)離線數(shù)據(jù)的收集、歷史數(shù)據(jù)的導(dǎo)入以及將數(shù)字化加工系統(tǒng)產(chǎn)生的電 子檔案數(shù)據(jù)導(dǎo)入到系統(tǒng)中。與電子檔案的信息采集過(guò)程相對(duì)應(yīng)，往往伴隨著實(shí)體檔案的收集、整理、移交 和接收，在處理電子檔案的業(yè)務(wù)流程中，同時(shí)處理了實(shí)體檔案的這些相關(guān)工作。檔案管理部分，主要完成日常的檔案管理工作。其中，檔案數(shù)據(jù)管理，主要完成檔案信息的日常管理 和維護(hù)工作；綜合管理，主要完成與實(shí)體保管相關(guān)的各項(xiàng)工作；檔案統(tǒng)計(jì)，主要完成與檔案管理工作相關(guān) 的各種統(tǒng)計(jì)工作；鑒定銷毀，主要完成檔案的鑒定工作和銷毀管理工作。開(kāi)發(fā)利用部分，主要完成檔案的研究開(kāi)發(fā)工作，并提供各種方式的檔案利用。一方面提供與實(shí)體相關(guān) 的利用，另一方面通過(guò)網(wǎng)

11、絡(luò)提供各種方式的檔案檢索和利用，包括信息發(fā)布、全文檢索、分類檢索等多種 網(wǎng)上信息檢索利用方式。專用檢索引擎是針對(duì)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)檔案信息的特殊需求專門開(kāi)發(fā)，供各業(yè)務(wù)系統(tǒng) 調(diào)用，以便為各業(yè)務(wù)系統(tǒng)提供專用信息服務(wù)，使各業(yè)務(wù)系統(tǒng)能方便地提取檔案信息并按業(yè)務(wù)系統(tǒng)要求展現(xiàn)。系統(tǒng)維護(hù)部分，主要完成與系統(tǒng)運(yùn)行相關(guān)的各種數(shù)據(jù)維護(hù)工作。包括各種數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)置和維護(hù)、權(quán)限 管理、系統(tǒng)參數(shù)設(shè)置和維護(hù)、日志管理等。系統(tǒng)設(shè)置與維護(hù)為整個(gè)檔案管理系統(tǒng)提供了全部后臺(tái)的支持， 是檔案管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)平臺(tái)。它提供了檔案類型、全宗、分類結(jié)構(gòu)的定制，可以使檔案系統(tǒng)滿足用戶的各 類檔案資源的管理需求，并可以滿足系統(tǒng)的擴(kuò)展需求；同時(shí)將歸檔文件

12、整理的規(guī)則形成系統(tǒng)的控制設(shè)置， 使得整個(gè)歸檔流程規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化；另外提供了數(shù)據(jù)日常維護(hù)、系統(tǒng)維護(hù)的一些必要設(shè)置工具，是系統(tǒng)管 理員的強(qiáng)大工具包。第二節(jié)存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)系統(tǒng)對(duì)異構(gòu)數(shù)據(jù)的組織和存儲(chǔ)采取了“目錄一文件”存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)，檔案的屬性信息以目錄數(shù)據(jù)的形式存 儲(chǔ)在數(shù)據(jù)庫(kù)中，與之相對(duì)應(yīng)的電子檔案原文件存放在文件服務(wù)器中，數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄信息與電子原文通過(guò) 存儲(chǔ)路徑指針相關(guān)聯(lián)，一條目錄信息可對(duì)應(yīng)多個(gè)電子原文。通過(guò)這種存儲(chǔ)體系結(jié)構(gòu)，不同類型的檔案信息 可存放在不同的存儲(chǔ)位置，以靈活的實(shí)現(xiàn)分類存儲(chǔ)和分布式海量存儲(chǔ)。這樣，可滿足不斷增長(zhǎng)的檔案信息 對(duì)存儲(chǔ)容量的擴(kuò)充要求。第三節(jié)技術(shù)路線系統(tǒng)采用C/S和B/S混合方式

13、實(shí)現(xiàn)不同的功能需求。其中系統(tǒng)維護(hù)功能、檔案管理功能、文件管理功能、收集整編功能、數(shù)據(jù)導(dǎo)入功能、編研開(kāi)發(fā)功能、借閱管理功能、光盤制作功能等交互性處理要求較強(qiáng) 的部分采用C/S方式實(shí)現(xiàn)，采用 DELPHI語(yǔ)言開(kāi)發(fā)；面向廣大檔案利用用戶的檔案檢索功能和利用賦權(quán)申 請(qǐng)功能采用B/S方式實(shí)現(xiàn)，B/S模式通過(guò)WEB/中間件/服務(wù)器”的J2EE技術(shù)架構(gòu)實(shí)現(xiàn)。系統(tǒng)以XML作為數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)， 以Web Service標(biāo)準(zhǔn)作為基礎(chǔ)服務(wù)描述標(biāo)準(zhǔn)和數(shù)據(jù)接口標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí)采用成熟的主流技術(shù)， 這些技術(shù)包括：OCR技術(shù)，全文檢索技術(shù)， XML技術(shù)，檔案管理平臺(tái)技術(shù)，雙層PDF 技術(shù)、流媒體技術(shù)等。第三章檔案管理系統(tǒng)功能介紹檔

14、案管理系統(tǒng)功能模塊圖綜合檔案管理系統(tǒng)功能圖匕賽業(yè)務(wù)管理（C/S）丈怦普理科最転用乘軌維護(hù)7 3tff 査詢利審|密聞円董|鑿星發(fā)嵩動(dòng)ilm i7 亠 一 _ 一巖室備理如上圖所示，系統(tǒng)功能根據(jù)使用者的不同分為以下三個(gè)部分：1. 針對(duì)普通用戶的部分：針對(duì)普通用戶的部分主要包括上述模塊中的：網(wǎng)站，主要提供檔案的信息服務(wù)，例如：檢索查詢、瀏覽、下載、網(wǎng)上借閱等功能，并且可以嵌入用戶的應(yīng)用系統(tǒng)之中 （如0A、MIS或PDM） 提供用戶網(wǎng)上查詢?yōu)g覽和下載的功能。 為方便用戶使用和管理員維護(hù)， 本部分以B/S的方式實(shí) 現(xiàn)。2. 針對(duì)檔案管理員的部分：針對(duì)檔案管理員的部分主要包括上述模塊中的：文件管理、收集

15、整編、檔案管理、開(kāi)發(fā)利用四個(gè)模塊，主要提供檔案管理員和部門的兼職檔案員對(duì)歸檔文件的錄入、收集和整理，同時(shí)提供檔案管理人員對(duì)電子檔案的管理、檔案實(shí)體的輔助管理和對(duì)檔案信息的開(kāi)發(fā)利用。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能方便實(shí)用、簡(jiǎn)單快捷。3. 針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分：針對(duì)系統(tǒng)維護(hù)人員的部分主要指系統(tǒng)維護(hù)， 是提供系統(tǒng)維護(hù)人員 （可以是信息人員、 也可以是 檔案人員）對(duì)整個(gè)系統(tǒng)進(jìn)行定制和維護(hù)的工具包。 系統(tǒng)維護(hù)主要提供了以下工具： 系統(tǒng)權(quán)限的 定制、檔案管理架構(gòu)的定制、檔案整理規(guī)則的定制和對(duì)數(shù)據(jù)及用戶使用的維護(hù)和設(shè)置工具。本部分只能提供給對(duì)系統(tǒng)和檔案業(yè)務(wù)熟悉的管理員使用，用于針對(duì)本單位情況建立檔案管理系統(tǒng)

16、的架構(gòu)、對(duì)系統(tǒng)進(jìn)行日常的維護(hù)和備份以及可以針對(duì)今后的發(fā)展和變化進(jìn)行適應(yīng)性修改。本部分以C/S方式實(shí)現(xiàn)，功能強(qiáng)大，并可擴(kuò)充?？傊到y(tǒng)既可以自成體系，提供用戶完整的電子檔案管理和網(wǎng)絡(luò)查詢利用，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化或PDM設(shè)計(jì)過(guò)程管理或 MIS信息管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善和高效的現(xiàn)代化信息 管理網(wǎng)絡(luò)。下面將詳細(xì)描述電子檔案管理系統(tǒng)的各項(xiàng)功能。3.1、系統(tǒng)維護(hù)【系統(tǒng)維護(hù)】模塊為各行各業(yè)的不同檔案用戶提供了一個(gè)功能豐富的自我設(shè)計(jì)平臺(tái)，用戶可以根據(jù)本單位檔案管理的規(guī)范和需求，對(duì)綜合檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行自由的定義（其中包括各種檔案類型，數(shù)據(jù)庫(kù)的結(jié)構(gòu)，用戶錄入的界面，分類方法等），使綜合檔案管理系

17、統(tǒng)在用戶手中變成一套為用戶所在單位量身定制的檔案管理系統(tǒng)。當(dāng)用戶開(kāi)始使用本軟件時(shí)，首先應(yīng)進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】功能模塊，進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的定制，然后才 能使用其他功能模塊，按照定制好的方式進(jìn)行檔案管理工作。用戶在使用本軟件之前，一般需建立以下檔案管理的結(jié)構(gòu)：全宗1全宗2全宗3全宗N編與檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)相同檔案庫(kù)檔案檔案類型2。類型N 刀類表目錄樹盒檔案數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文件歸檔流程參數(shù)設(shè)置如上圖所示，縱橫兩個(gè)箭頭之間的部分，就是檔案系統(tǒng)所需要建立的管理結(jié)構(gòu)，而報(bào)表維護(hù)和數(shù)據(jù) 字典維護(hù)功能，則為檔案系統(tǒng)的定制提供服務(wù)。比如報(bào)表維護(hù)可以定義各類檔案所需打印的目錄和報(bào)表, 用于系統(tǒng)使用過(guò)程中的打印；數(shù)據(jù)字典則將常用數(shù)據(jù)分

18、類存儲(chǔ)，可以在系統(tǒng)中隨時(shí)選用。我們可以看到上圖從左到右的箭頭，表明了文件的歸檔流程， 不同單位對(duì)歸檔文件的整理都有不同的規(guī)范和制度，比如：檔號(hào)的組成、文件的排序、歸檔文件所需要著錄的字段等規(guī)定，可以通過(guò)【參數(shù) 設(shè)置】功能進(jìn)行定制，這樣就可以控制使用系統(tǒng)的單位和部門按照定制好的規(guī)范和制度去進(jìn)行檔案的整 理和管理。為了更加形象和直觀地展現(xiàn)出檔案數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)，系統(tǒng)提供了目錄樹和分類表兩種展現(xiàn)數(shù)據(jù)的方式， 即類似 WINDOWS資源管理器的方式，這樣可以展現(xiàn)出用戶檔案的目錄樹或分類表，數(shù)據(jù)區(qū)可以顯示 出相應(yīng)節(jié)點(diǎn)下的數(shù)據(jù)條目。 目錄樹和分類表可以是不同的，也可以相同，可以完全根據(jù)用戶的喜好和需求來(lái)進(jìn)行定義

19、，只要能夠形象直觀地展現(xiàn)出數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)就可以了。根據(jù)手工管理檔案業(yè)務(wù)流程我們知道，從文件到檔案存在一個(gè)歸檔的流程：即從文件庫(kù)t整編庫(kù)t檔案庫(kù)的過(guò)程，因?yàn)檎帋?kù)與檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)相同，因此我們?cè)诙ㄖ频臅r(shí)候只需要定制好檔案庫(kù)的結(jié)構(gòu)， 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)形成與檔案庫(kù)結(jié)構(gòu)完全一致的整編庫(kù)，而文件庫(kù)就需要使用文件庫(kù)設(shè)置功能重新進(jìn)行定制 了。上述過(guò)程完成之后，針對(duì)這個(gè)全宗的檔案系統(tǒng)就算定制完成了，用戶可以進(jìn)行基本的操作和使用了。其它全宗的定制方式與此相同。上述工作可以通過(guò)全宗管理、檔案庫(kù)管理、文件庫(kù)管理、分類表管理、報(bào)表維護(hù)、數(shù)據(jù)字典維護(hù)等 功能模塊實(shí)現(xiàn)。? 全宗管理本軟件可以支持多全宗管理，針對(duì)檔案館或大型集團(tuán)企業(yè)，

20、可以用全宗區(qū)分館藏不同單位的檔案或 下屬不同單位的檔案。 全宗一般由全宗號(hào)和全宗名稱組成，系統(tǒng)可以用一個(gè)數(shù)據(jù)庫(kù)管理多個(gè)全宗的檔案數(shù)據(jù)，并且全宗之間擁有良好的安全性和權(quán)限控制，為檔案館和大型集團(tuán)用戶進(jìn)行檔案的集中管理提供了技術(shù)手段。第一次使用系統(tǒng)，必須先定義全宗，進(jìn)入【系統(tǒng)維護(hù)】【檔案設(shè)置】【全宗管理】，模塊，將出現(xiàn)如下界面：【增加】：可增加新的全宗號(hào)及全宗名稱?！緞h除】：可刪除任一全宗號(hào)及全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中某一全宗，單擊【刪除】按鈕即可。【修改】：可修改已經(jīng)存在全宗的全宗名稱，具體操作是：用鼠標(biāo)選中需要修改的全宗，單擊【修改】按鈕，在彈出的修改窗口中修改全宗名稱，單擊【確定】按鈕

21、即可，全宗號(hào)不能修改。? 分類表管理分類表是指企業(yè)檔案管理中所遵循的分類規(guī)范表。建立分類表是為了對(duì)案卷的分類信息即目錄信息進(jìn)行管理及樹狀檢索。 用戶可以自己定義分類表的層次和內(nèi)容，具有很高的靈活性。 分類表管理就是按照層次結(jié)構(gòu)建立一個(gè)分類表。增加節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分類號(hào)和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。增加子節(jié)點(diǎn)在分類字維護(hù)頁(yè)面上的分類號(hào)和分類名稱兩個(gè)編輯框中分別輸入分類號(hào)和分類名稱，然后點(diǎn)擊【增加子節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。刪除節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要?jiǎng)h除的分類，然后點(diǎn)擊【刪除節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。修改節(jié)點(diǎn)在分類表信息文本框內(nèi)選擇要修改的分類，在分類字

22、維護(hù)頁(yè)面就會(huì)顯示當(dāng)前分類信息，在分類字頁(yè)面上修改需要修改的內(nèi)容，然后點(diǎn)擊【修改節(jié)點(diǎn)】按鈕即可。連接符維護(hù)即制定各級(jí)分類之間的連接符。例如：1 1 1、1.1.1等。? 檔案庫(kù)管理【檔案庫(kù)管理】功能提供用戶針對(duì)本單位各全宗的檔案管理情況，建立符合本單位檔案管理需求的管理架構(gòu)，例如：檔案類型、各類型的管理層次（項(xiàng)目、卷、盒）、各層次的庫(kù)結(jié)構(gòu)（著錄信息）、錄入界面和錄入方式等。通過(guò)檔案庫(kù)設(shè)置，可以根據(jù)本單位檔案管理實(shí)際情況，結(jié)合檔案管理的制度和規(guī)范，形成符合本單位檔案管理系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。第一次使用系統(tǒng)，必須通過(guò)【檔案庫(kù)管理】功能定制本單位的檔案管理結(jié)構(gòu)。添加檔案類型在【系統(tǒng)維護(hù)】一【檔案設(shè)置】下，選擇【檔

23、案庫(kù)管理】項(xiàng)，如下圖：可以增加檔案類型，維護(hù)檔案類型的字段和錄入界面。添加檔案類型時(shí)，可以根據(jù)要求選擇是否包含項(xiàng)目、案卷、分類表，如下圖用戶也可以根據(jù)自己的需要添加字段，方法如下圖:1411* J4SKj忤秸LEH*用斗忤言,.tt 中 rr+s?XHJSi?XKVF 4 H舲鑿S宇芍4宇袴LL自去4+Si+5宇肖1 4 r：l*- t $卡吾爺殺 + 4錄匿半 * 4兄曲Jt $冒瞌瑞雷 r J 土 A匾村 -n f由國(guó)H孚齡MIk體詆矍護(hù)0孚詩(shī)利怎盂rj&ATKiRt件位F4申TWiRf信弼I舊0事說(shuō)吾iWfitffLZ訥豐詩(shī)L二幕琴靜務(wù)牙百哥門僵cr亍稲HWS AID算腳 纏輕1掘豆引分

24、環(huán)撅100E 10D托的週如=覘電, LKiti iau的耐n、即電,inc m MbWUX柞的連如* H*ironen|,.*1.|( iinuMn.我m :扛I53E當(dāng)廿旳屮b爭(zhēng)Fni|= iok愷厲尸YOOFAL【所有部門數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)的所有數(shù)據(jù)【本部門數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶所在部門的所有數(shù)據(jù)【本人數(shù)據(jù)】當(dāng)前數(shù)據(jù)范圍內(nèi)用戶著錄的數(shù)據(jù)數(shù)據(jù)檢索檢索是檔案管理員日常的工作之一，系統(tǒng)為用戶提供了方便快捷的查詢工具，系統(tǒng)提供了 “直接檢索”、“組合檢索”和“特殊檢索”三種檢索方式?！爸苯訖z索”中支持跨字段的模糊檢索。批量修改批量修改即對(duì)多條數(shù)據(jù)按照一定規(guī)則進(jìn)行修改，女口：把多條記錄的某個(gè)字

25、段清空、把多條記錄的某個(gè)字段添加固定的值、在多記錄信息某個(gè)字段中查找替換等。檔案目錄打印報(bào)表打印是檔案工作人員日常工作之一，本系統(tǒng)中為用戶提供各種符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的檔案報(bào)表 如：案卷目錄、分類目錄、備考表、卷內(nèi)目錄等，打印方法簡(jiǎn)便快捷。打印之前利用檢索工具檢索 出要打印的檔案信息，然后點(diǎn)擊工具欄上的【打印】按鈕，調(diào)出在報(bào)表設(shè)計(jì)中已經(jīng)做好的報(bào)表模版 進(jìn)行打印。個(gè)性設(shè)置利用此功能用戶可以根據(jù)需要選擇要顯示的字段信息和顯示順序，以方便查看檔案信息。并且可以設(shè)置在著錄時(shí)，字段值的屬性，如自增、重復(fù)等。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)出利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、M

26、icrosoftExcel格式和dbf格式。數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)入利用此功能可以將選中數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入，目前可以支持三種文件格式，Microsoft Access格式、MicrosoftExcel格式和dbf格式。加入專題將檢索出的檔案信息加入已建立好的檔案編研庫(kù)。復(fù)制到鑒定庫(kù)將檢索出的檔案信息復(fù)制到鑒定庫(kù)，供檔案鑒定和銷毀使用。鎖定上級(jí)在進(jìn)行全部數(shù)據(jù)查找時(shí)，為了方便數(shù)據(jù)察看隸屬關(guān)系，通過(guò)鎖定上級(jí)，鎖定文件（案卷）對(duì)應(yīng) 的案卷（項(xiàng)目）。移交檔案用來(lái)將一個(gè)全宗中檢索出的數(shù)據(jù)（含目錄和電子文件）以復(fù)制的方式移交到另一個(gè)全宗下，在移交時(shí)，檔案數(shù)據(jù)的接受者為復(fù)制的檔案的新的擁有者。文件遷移用來(lái)將一個(gè)案卷中的文件遷移調(diào)整到

27、另一個(gè)案卷。臨時(shí)排序用來(lái)設(shè)置檔案數(shù)據(jù)的臨時(shí)排序，可以進(jìn)行組合排序設(shè)置。綜合管理【綜合管理】的主要操作界面如下：設(shè)備管理，可用來(lái)記錄設(shè)備名稱、購(gòu)進(jìn)日期、設(shè)備型號(hào)、數(shù)量等基本信息。庫(kù)房管理，可用于記錄庫(kù)房溫度、濕度記錄。資料管理，可用于記錄資料的作者、標(biāo)題、出版日期、出版社等信息。統(tǒng)計(jì)200年文書檔案共有多檔案統(tǒng)計(jì)功能是幫助檔案管理員來(lái)了解檔案中某種分類下檔案的數(shù)量如:少卷文書檔案各個(gè)保管期限各有多少件等，并可將統(tǒng)計(jì)結(jié)果生成多樣式的圖表，同時(shí)支持統(tǒng)計(jì)結(jié)果保存為Excel格式供后續(xù)利用。檔案統(tǒng)計(jì)功能窗口，如下圖所示：新建統(tǒng)計(jì)方案按照需求新建需要的統(tǒng)計(jì)方案選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型選擇需要統(tǒng)計(jì)的檔案類型

28、選擇分類字段選擇統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)按照哪個(gè)字段分類 選擇統(tǒng)計(jì)字段選擇按照哪個(gè)字段進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，即運(yùn)算方式檢索數(shù)據(jù)從選的檔案類型中選擇需要統(tǒng)計(jì)的數(shù)據(jù)出統(tǒng)計(jì)表和統(tǒng)計(jì)圖系統(tǒng)按照設(shè)定的統(tǒng)計(jì)項(xiàng)及數(shù)據(jù)范圍自動(dòng)出統(tǒng)計(jì)報(bào)表及統(tǒng)計(jì)圖? 鑒定銷毀檔案鑒定、銷毀操作的主要界面如下圖:用戶可【檔案鑒定】中完成對(duì)已鑒定檔案的標(biāo)記、銷毀、還原等操作。已銷毀數(shù)據(jù)管理界面如下:邑 AB7傳用按QL |衽汕毘：_ia購(gòu)處巧邑K打印卽巷燒）47用戶：竺代苦豎覽】站用戶.g 1豈竊香當(dāng)訂訶PS 1尋gw1刨匡時(shí)舊1修坨町間UtMT20M-5-5 $監(jiān)骷MOT3005-3-L! IA廠基虧瞬L6海庇取巴槪:貌m |JlIM軍冷尺立拌當(dāng)前石L j國(guó)

29、 i；”krwT怦聞看|fflr*ani=i L_L：sooa-as ii0l3Sl4i-開(kāi)牡利吊11職砂皆當(dāng)前囲戶EttiT戶帶相 沽停常七撫于匸岸宮自怦燈20101-上圖中，黑顏色的數(shù)據(jù)行為已銷毀的檔案數(shù)據(jù)，對(duì)于已經(jīng)銷毀的檔案數(shù)據(jù)，可以通過(guò)打回鑒定、再還原到檔案庫(kù)中的方式進(jìn)行可逆銷毀處理。3.5、開(kāi)發(fā)利用使用管理等方面的開(kāi)發(fā)利用主要提供檔案管理人員對(duì)大量歸檔信息方便地提供用戶使用進(jìn)行提煉、 功能。包括：檔案檢索、借閱管理、統(tǒng)計(jì)年報(bào)、檔案編研、光盤制作和工作量統(tǒng)計(jì)六項(xiàng)功能。開(kāi)發(fā)利用借 統(tǒng) 檔 編 閱 計(jì) 案 研 管 年 編 管 理 報(bào) 研 理如上圖所示，其中檔案檢索主要提供檔案管理人員對(duì)檔案

30、數(shù)據(jù)的檢索查詢功能。借閱管理針對(duì)檔案實(shí)體提供借閱的登記、歸還和催還管理，輔助檔案管理員方便地完成實(shí)體借閱的工作。年報(bào)系統(tǒng)可以生成國(guó)家檔案局要求的年報(bào)。檔案編研提供了管理員對(duì)檔案信息的提煉和加工手段一一專題庫(kù)，用戶可以對(duì)專題庫(kù)進(jìn)行管理和利用。光盤制作可以將電子檔案數(shù)據(jù)打包成符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)的光盤檔案，可以用于脫機(jī)保管和對(duì)外數(shù)據(jù)交換。工作量統(tǒng)計(jì)可以對(duì)檔案管理人員的工作量進(jìn)行方便的統(tǒng)計(jì)。檔案檢索檔案檢索也叫跨庫(kù)檢索，能夠幫助用戶快速而全面的查找需要的數(shù)據(jù)。如下圖:在輸入關(guān)鍵字部分輸入檢索字，檢索字為文件信息著錄字段中任意內(nèi)容，支持模糊檢索。? 借閱管理借閱管理子系統(tǒng)主要是對(duì)紙介質(zhì)的工程圖紙、文書檔案等文

31、件的借閱管理。它幫助管理員記錄每次的借閱人姓名、借閱文件的有關(guān)信息、借閱時(shí)間以及設(shè)置借閱人的借閱期限、每個(gè)人最多借閱文件的個(gè)數(shù)，還能判斷每個(gè)借閱人是否有權(quán)借閱該文件等。另一方面，借閱管理子系統(tǒng)還能用歸還管理對(duì)已借出的文檔進(jìn)行歸還和續(xù)借管理，利用催還管理檢索到期未歸還的文檔，利用借閱統(tǒng)計(jì)查看所有借閱已歸還和未歸還的文檔情況。工作人員不需要再像以往那樣手工整理大量借閱卡，而是在計(jì)算機(jī)上指定應(yīng)歸還日期，便可檢索出所有當(dāng)日應(yīng)歸還的文件的信息和借閱人的情況，以及查看所有被預(yù)約檔案的情況。因此，利用借閱管理子系統(tǒng)管理借閱，不但大大提高了工作人員的效率，并且實(shí)現(xiàn)了智能化辦公。借閱管理分為借閱登記、歸還管理、

32、借閱設(shè)定三部分功能。借閱登記當(dāng)有客戶借閱檔案的時(shí)候，管理員可以利用借閱登記來(lái)進(jìn)行登記。如下圖通過(guò)工具條來(lái)維護(hù)借閱清單里的檔案信息力認(rèn) 取消 刷新 港空【加入】將檢索到的案卷或文件加入到借閱列表中【取消】 將案卷或文件從借閱列表中清除【刷新】更新借閱列表【清空】清空借閱列表將借閱檔案加入到右下方借閱文件中去，重復(fù)檢索、加入，直到所有需借閱檔案加入右下方列表，點(diǎn)擊工具欄上【借閱】按鈕，出現(xiàn)借閱操作界面填寫借閱人借閱日期借閱期限借閱目的等信息，然后點(diǎn)擊【確定】按鈕。借閱完成。歸還管理當(dāng)用戶歸還檔案的時(shí)候，管理員利用歸還管理來(lái)進(jìn)行歸還登記，檔案管理員還可以利用 催還 管理來(lái)查看過(guò)期未還的檔案， 并可以

33、打印催還單， 通知客戶歸還檔案， 利用 借閱統(tǒng)計(jì)用戶可以根 據(jù)設(shè)定的條件來(lái)統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況。點(diǎn)擊【歸還管理】出現(xiàn)如下界面窗口中間的【管理項(xiàng)】中包含歸還管理、催還管理、借閱統(tǒng)計(jì)三部分?！練w還管理】 當(dāng)用戶歸還檔案的時(shí)候進(jìn)行歸還登記、續(xù)借【催還管理】 提示用戶有哪些檔案過(guò)期未還，并可以打印催還單【借閱統(tǒng)計(jì)】 按照設(shè)定的條件統(tǒng)計(jì)檔案被借閱的情況借閱設(shè)定點(diǎn)擊借閱設(shè)定，進(jìn)入借閱設(shè)定頁(yè)面，選擇不同的檔案類型，設(shè)置相應(yīng)借閱的天數(shù)和份數(shù)，以及 資料過(guò)期是否允許借閱選項(xiàng)。點(diǎn)擊預(yù)約設(shè)置可以設(shè)置預(yù)約的默認(rèn)時(shí)間、份數(shù)、以及預(yù)約通知方式置完畢，點(diǎn)擊保存，提示成功保存記錄。? 統(tǒng)計(jì)年報(bào)提供符合國(guó)家檔案局標(biāo)準(zhǔn)的年報(bào)格式，支持導(dǎo)出、導(dǎo)入和自動(dòng)匯總功能。同時(shí)支持自定義年報(bào)功能,用戶可以通過(guò)字定義年報(bào)建立年度統(tǒng)計(jì)表格。? 檔案編研創(chuàng)建編研庫(kù)根據(jù)編研需要?jiǎng)?chuàng)建不同類型的編研庫(kù)。檔案編研設(shè)置字段對(duì)應(yīng)關(guān)系