《文件資料管理程序》

1、文件資料管理程序1.0 目 的 規(guī)定公司的文件在受控狀態(tài)下運行，確保質(zhì)量管理體系文件在使用及流轉(zhuǎn)過程中的有效性。保證各使用場所獲得適當(dāng)且為最新版本文件，避免誤用失效和作廢的文件。2.0 范 圍 適用于本公司質(zhì)量管理體系文件，包括適用外來技術(shù)和質(zhì)量文件、電子文件的管理。3.0 職 責(zé)部門（個人）職 責(zé)總經(jīng)理1、負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的批準(zhǔn)管理者代表1、 負(fù)責(zé)質(zhì)量手冊的審核2、 負(fù)責(zé)程序文件和管理類文件的批準(zhǔn)品質(zhì)部1、 負(fù)責(zé)編制、會審、修訂管理手冊和程序文件2、 負(fù)責(zé)管理手冊、程序文件和管理類受控文件資料的發(fā)放、管理和協(xié)調(diào)作業(yè)3、 編制和及時更新質(zhì)量體系受控文件清單技術(shù)部1、 負(fù)責(zé)技術(shù)類受控文件的編制、審核

2、、批準(zhǔn)2、 負(fù)責(zé)技術(shù)類文件的發(fā)放、管制與協(xié)調(diào)作業(yè)3、 負(fù)責(zé)外來技術(shù)文件的登記、發(fā)放。各部門1、 負(fù)責(zé)本部門質(zhì)量體系三、四級文件及記錄表格的編制、審核2、 所有已生效的文件在本部門得以貫徹執(zhí)行，并管理本部門的文件3、 編制并及時更新本部門受控文件清單4.0 程 序4.1公司受控文件結(jié)構(gòu)規(guī)定4.1.1第一級：質(zhì)量手冊（包含質(zhì)量目標(biāo)、過程績效指標(biāo)、質(zhì)量方針）。將公司質(zhì)量管理目標(biāo)與質(zhì)量保證體系整合，說明做哪些工作來確保質(zhì)量運行符合TS16949 要求，用字母“A”表示類別。4.1.2第二級：詳述如何進行及完成質(zhì)量手冊內(nèi)所表達(dá)的各類程序文件，用字母“B”表示類別。4.1.3第三級：各類管理制度，規(guī)范等，

3、用字母加數(shù)字“C1”表示類別，加工圖、工程圖紙、作業(yè)指導(dǎo)書、質(zhì)量檢驗標(biāo)準(zhǔn)、包裝作業(yè)指導(dǎo)書、QC工程表、工程變更通知書等各類作業(yè)文件、標(biāo)準(zhǔn)，用字母“C2”表示類別。4.1.4第四級：表單、記錄。為驗證質(zhì)量體系有效運作，而對各個事項持續(xù)不斷加以記錄，用字母“QR”表示。4.1.5受控文件：分發(fā)、修訂或更換均須按書面規(guī)定程序進行控制的文件，以保證文件始終反映現(xiàn)行要求。4.1.6非受控文件：分發(fā)須按文件控制程序進行，但不保證其完全反映現(xiàn)行要求的文件。4.1.7廢棄文件：已作廢的任何文件。4.1.8文本內(nèi)容應(yīng)有文件名稱、文件編號、制定日期、修改版本、頁碼。4.1.9程序文本格式內(nèi)容如下：1.0 目的、

4、2.0范圍、 3.0職責(zé)、 4.0程序、5.0流程圖(可選)、6.0記錄/登記表、7.0 參考文件4.2 文件編碼規(guī)則4.2.1一般文件編碼規(guī)則：HLLGXXXX-XX流水號 文件類別部門縮寫代碼企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼為：HLLG。 部門縮寫代碼部門代碼部門代碼部門代碼公司GS總經(jīng)理ZJL財務(wù)部CW銷售部XS綜管辦ZH技術(shù)部JS生產(chǎn)部SC品質(zhì)部PB采購部CG裝備部ZB 文件類別編號詳見4.1中4.11-4.14所示。 流水號 各級文件流水號為0199。 例： 注：記錄編碼詳見質(zhì)量記錄管理程序。4.2.2圖紙編碼規(guī)則（1）產(chǎn)品圖紙編碼規(guī)則針對XX產(chǎn)品HLX-XXX-AB-K-X

5、XX 產(chǎn)品圖序號產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格序號產(chǎn)品系列號企業(yè)縮寫代碼 企業(yè)縮寫代碼有限公司企業(yè)縮寫代碼：HL。 產(chǎn)品系列號各類產(chǎn)品系列號： 1微通道扁管，2大扁管， 3鋁型材。 產(chǎn)品規(guī)格序號產(chǎn)品規(guī)格序號，為流水號，從1開始。 產(chǎn)品規(guī)格產(chǎn)品規(guī)格：寬度（A）厚度（B）-孔數(shù)（K）。 產(chǎn)品圖序號產(chǎn)品圖序號，為流水號，從1開始例：HL1-2-161.3-16-1 表示XX產(chǎn)品：規(guī)格為寬16、厚1.3、16孔，斷面圖序號為2的第一張成品圖。（2）擠壓圖紙編碼規(guī)則 擠壓圖紙編碼規(guī)則僅針對于微通道扁管產(chǎn)品，編碼規(guī)則如下：HL1-XXX-AB-KHL1-XXX-AB-K與產(chǎn)品圖紙圖號對應(yīng)。例：HL1-2-161.3-1

6、6表示：規(guī)格為寬16、厚1.3、16孔，斷面圖序號為2的擠壓圖。4.2.3版本號最初的文件版本號為“A/0”；第一次修訂后的文件版本號為“A/1”，依次類推。文件修訂5次或發(fā)生較大改動則需要換版，版本號為“B/0”,依次類推。4.2.4文件發(fā)放代碼：收文部門代碼收文部門01總經(jīng)理02管理者代表03銷售部04技術(shù)部05生產(chǎn)部06綜管辦07品質(zhì)部08裝備部09財務(wù)部 注：圖紙發(fā)放采用PDF電子版和紙質(zhì)版兩種形式，PDF電子版圖紙發(fā)放給辦公室人員，紙質(zhì)版圖紙發(fā)放給模具、生產(chǎn)、檢驗等相關(guān)人員，PDF電子版圖紙無分發(fā)號，紙質(zhì)圖紙分發(fā)號如下表所示：分發(fā)號收文崗位01模具工段長02生產(chǎn)工段長03切割班長04

7、質(zhì)檢員4.3外來文件編號規(guī)則4.3.1外來文件的編號規(guī)則應(yīng)利于識別、管控，可直接采用其編碼（如國際、國家標(biāo)準(zhǔn)、客戶的環(huán)保要求等）。4.3.2工程圖紙編號：客戶代號圖紙?zhí)栃蛱枴?.4文件編制、審核、批準(zhǔn)4.4.1公司運行受控文件必須經(jīng)過審查及核準(zhǔn)。（表格除外） 各文件的編制、審核、批準(zhǔn)如下表：文件編制審核批準(zhǔn)管理手冊品質(zhì)部品質(zhì)部負(fù)責(zé)人總經(jīng)理程序文件品質(zhì)部品質(zhì)部負(fù)責(zé)人管代技術(shù)類文件技術(shù)部技術(shù)部門負(fù)責(zé)人技術(shù)部主管領(lǐng)導(dǎo)管理制度各部門部門負(fù)責(zé)人管代4.5文件發(fā)放4.5.1受控文件完成編制、審核、批準(zhǔn)的簽署，由品質(zhì)部在正本上蓋上“受控”章，受控發(fā)行。發(fā)文部門，填寫文件發(fā)放、回收記錄表。 4.5.2外來文件

8、（含國際/國家、標(biāo)準(zhǔn)和客戶標(biāo)準(zhǔn)等）經(jīng)相關(guān)部門接受后，需到技術(shù)部進行登記，填寫外來圖紙及文件登記記錄表作為受控文件保存。需發(fā)行時，再由技術(shù)部受控發(fā)行。各受理部門及技術(shù)部須確保在十個工作日之內(nèi)完成審查、分發(fā)及執(zhí)行，并保存記載每次生產(chǎn)變更的生效日期的記錄，維護工作現(xiàn)場為最新版本。4.5.3受控文件如需用作其它用途，如供應(yīng)商報價用、顧客要求。則需在該受控文件副本上蓋“非受控”章，不具備受控文件的效力，且必須經(jīng)管理者代表批準(zhǔn)，才能發(fā)放至第二方。4.5.4臨時文件：公司在特定的情況下，由于生產(chǎn)應(yīng)急所需，可在審核過的圖面或文件復(fù)印件上加蓋“試生產(chǎn)”章，予以發(fā)行，但必須在上面標(biāo)識清楚，于生效日期內(nèi)收回，并發(fā)放

9、正式的受控圖面及作業(yè)指引類文件。4.5.5電子文件發(fā)放前，需轉(zhuǎn)換成PDF文檔，保留紙質(zhì)的審核、批準(zhǔn)原件，發(fā)文部門通過OA平臺發(fā)布至各相關(guān)部門及人員，并上傳至文檔管理平臺，便于相關(guān)人員查閱。發(fā)文部門需填寫文件發(fā)放、回收記錄表。注：電子文檔通過OA發(fā)布后，發(fā)放部門必須查看文件接收人的查閱情況，及時以短信、電話、口頭等多種形式通知。4.6 文件的評審 文件需定期評審，每年至少一次，由發(fā)文部門組織文件的使用、管理部門對文件的適用性進行評審，評審結(jié)果為“適用”時，文件繼續(xù)使用，評審結(jié)果為“不適用”時，按4.7對文件進行修訂或作廢處理。4.7 文件修訂、作廢4.7.1公司任何人都有權(quán)對受控文件提出修訂申請

10、，申請人需填寫文件修改廢止申請單交部門負(fù)責(zé)人確認(rèn)，可進行相應(yīng)的修改、審核、批準(zhǔn)。更改后的新文件應(yīng)及時報品質(zhì)部受控。4.7.2質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書經(jīng)運行后發(fā)現(xiàn)不再適用，或由于客戶的要求，文件及資料需要變更時，新版文件發(fā)行，舊版文件應(yīng)予以及時回收，簽字確認(rèn)，并蓋上“作廢”章以確?，F(xiàn)場使用的文件為有效版本。填寫文件發(fā)放、回收記錄表。4.8 文件保管及使用4.8.1受控文件不可私自復(fù)印、涂改。4.8.2受控文件須存在適當(dāng)?shù)牡攸c，避免遺失，損壞。4.8.3受控電子文件須上傳至文檔管理平臺，便于使用與保存。4.8.4受控文件應(yīng)展示在有需要的工作場所。4.8.5受控文件具有規(guī)范作業(yè)的效力。4.9文件保存期限4.9.1所有的受控文件須存檔保存并記錄。4.9.2質(zhì)量手冊、作業(yè)指導(dǎo)書、變更后，記錄作廢，副本統(tǒng)一銷毀，正本保存，由技術(shù)品質(zhì)部保存兩年。4.9.3文件作