文件和記錄控制程序

1、重慶怡快電梯有限公司 致力于建設平安都市生活電梯安裝改造修理質量保證體系程 序 文 件 文件號：YK-CU-2016版次：A/0分發(fā)號：01受控狀態(tài)： 編制/日期： 審核/日期： 批準/日期： 重 慶 怡 快 電 梯 有 限 公 司CHONGQING YIKUAI ELEVATOR COMPANY LED 2016年3月16日發(fā)布 2016年3月16日實施 地址: 重慶市渝北區(qū)龍塔街道龍越路16號 電話:傳真程 序 文 件 目 錄序號文件編號文件名稱1YK-CU-01-2016文件和記錄控制程序2YK-CU-02-2016合同控制程序5Y

2、K-CU-05-2016設計控制程序4YK-CU-04-2016材料、零部件控制程序5YK-CU-05-2016作業(yè)(工藝)控制程序6YK-CU-06-2016焊接控制程序7YK-CU-07-2016檢驗與試驗控制程序8YK-CU-08-2016設備和檢驗與試驗裝置控制程序9YK-CU-09-2016不合格品(項)控制程序10YK-CU-10-2016質量改進與服務控制程序員11YK-CU-11-2016人員培訓、考核及其管理程序12YK-CU-12-2016其它過程控制程序13YK-CU-15-2016執(zhí)行特種設備許可制度控制程序14YK-CU-14-2016作業(yè)(工藝)文件、質量控制表卡控

3、制程序15YK-CU-15-2016管理評審程序重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號YK-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次 A/0頁 次 1/61. 文件和記錄控制1.1 文件控制1.1.1目的規(guī)定與質量保證體系有關的所有文件的編制、會簽、審批、標示、修改、回收，包括外來文件控制的管理、購買和接收作出規(guī)定，確保在使用場合能夠得到適用文件的有效版本，防止使用無效、過期、作廢文件。1.1.2范圍 本程序適用管理和與質量保證體系有關的文件。1.1.3職責質安部負責： （1）組織編制、會簽和審核、更改質量手冊、程序文件、質量和安全控制文件。 （2）指導各部門按文件和記錄控制程序的按規(guī)定對文件和

4、記錄進行編號； （3）負責對所有監(jiān)視和測量設備技術資料，檢測報告和所有檢驗記錄的歸口管理。行政部負責： （1）組織編制、會簽、審核公司行政、人事類管理文件； （2）負責外來文件的接收，并分發(fā)給相關責任部門； （3）負責與電梯安裝改造維修有關法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準的收集，確保收集最后先版本。 （4）負責所有文件的發(fā)放，回收，銷毀和歸檔管理。 （5）采購計劃的編制和審核； （6）分供方資質資料的管理； 技術部負責： （1）編制電梯安裝、改造、維修作業(yè)所需技術文件、工藝文件的編制和審核，總工程師負責該文件的審批。 （2）負責審核所有操作規(guī)程、作業(yè)指導書，總工負責批準操作規(guī)程、作業(yè)指導書；工程部

5、負責： （1）編制與安裝有關的操作規(guī)程、作業(yè)指導書； （2）負責安裝所需設備技術資料的保管； 重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號YK-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次 A/0頁 次 2/6維保部負責： （1）編制與維保有關的操作規(guī)程、作業(yè)指導書； （2）所有改造、維修技術工藝文件、圖紙、標準的編制和審核； （3）型式實驗報告、監(jiān)督檢驗報告和在維保過程中與甲方和技術技術監(jiān)督部門的相關信息聯(lián)絡歸口管理；銷售部負責： （1）銷售合同及相關銷售資料的歸口管理，將銷售合同原件交財務歸檔。財務部負責： 財務文件制度的編制、審核。1.1.4工作程序及控制要求1.1.4.1體系文件分類 內(nèi)部文件：

6、（1）質量手冊（第一層次文件）； （2）程序文件（第二層次文件）； （3）作業(yè)工藝文件（第三層次文件）； （4）質量記錄（第四層次文件）； 外部文件： （1）法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準； （2）設計文件，設計文件鑒定報告，型式試驗報告，監(jiān)督檢驗報告； （3）分供方產(chǎn)品質量證明文件、資格證明文件等。1.1.4.2程序文件的內(nèi)容 程序文件內(nèi)容主要包括：程序文件名稱、目的、適用范圍、職責、工作程序及控制要求、相關文件、記錄。1.1.4.3文件標示 所有文件必須標識，內(nèi)部文件以編號為標識，編號規(guī)則如下： （1）質量手冊編號 Q/SC- 年代號（該文件批準實施的年份，下同） 手冊代號（用漢語拼音字母表

7、示） 本公司質量（用英語首寫字母表示）重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號YK-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次 A/0頁 次 3/6 (2）程序文件編號YK-CU-XX- 年代號 程序文件序號 程序代號（用漢語拼音字母表示） 本公司名稱（用漢語拼音首大寫字母表示）(5）作業(yè)工藝文件編號YK-ZY-XX- 年代號 作業(yè)文件序號 作業(yè)文件漢語拼音縮寫 本公司名稱（用漢語拼音首大寫字母表示 （4）記錄編號 （A）程序文件所屬記錄編號CU-XX-XX 記錄序號 程序文件序號 程序文件的漢語拼音縮寫 （B）作業(yè)文件所屬記錄編號ZY-XX-XX 記錄序號 作業(yè)文件序號 作業(yè)文件的漢語拼音縮寫 （

8、5）部門代號見附錄A （6）外來文件按原文件編號為標識。1.1.4.4體系文件的批準 （1）質量手冊由總經(jīng)理批準； （2）程序文件由質量保證工程師批準； （3）工藝文件、技術文件、作業(yè)指導書等由技術負責人批準； （4）合同更改的審批。 重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號YK-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次 A/0頁 次 4/61.1.4.5文件的發(fā)放范圍由質量保證工程師控制文件發(fā)放范圍。1.1.4.6文件發(fā)放和回收 所有文件發(fā)放和回收由行政部負責，并做好文件發(fā)放與回收控制清單1.1.4.7文件的修改 （1）體系文件在運行中發(fā)行文件不適宜或不符合最先的法律法規(guī)、標準、安全技術規(guī)范等要

9、求時各部門人員都有提出文件修改的義務和責任，文件更改見文件更改申請表，由質量保證工程師負責組織修改，修改后的審核和批準和發(fā)放按原文件的審核和批準和發(fā)放執(zhí)行。 （2）文件更改以劃改或換頁或換版方式進行。1.4.8受控文件的管理 （1）受控文件分為紙字檔和電子檔，紙字檔在封面上加蓋“受控”鮮章為標識，電子版在OA上發(fā)面的文件，發(fā)布電子版文件以掃描件為準。 （2）受控文件包括：質量手冊、程序文件、產(chǎn)品圖紙、標準、工藝文件/操作規(guī)程/作業(yè)指導、檢驗規(guī)程、檢驗標準、電梯法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準、型式試驗報告、監(jiān)督檢驗報告。1.4.9外來文件管理 （1）公司各部門向行政部提供所需外來文件信息； （2）

10、行政部負責收集適用的法律法規(guī)、安全技術規(guī)范、標準及與質量安全管理、行政管理等有關的外來文件，確保收集的外來文件是最新版本。并建立外來文件發(fā)入臺帳，見外來文件清單。 （3）各責任部門負責對文件進行宣貫和培訓。 （4） 質量保證工程師負責確定外來文件的發(fā)放范圍。1.4.10作廢文件的管理 （1）作廢文件以在文件上劃“”或寫“作廢”或蓋“作廢”章為標識； （2）公司各部門每年對作廢紙質文件和電子檔文件進行一次清理、銷毀。銷毀文件以部門為單位，報質安部，由質安部統(tǒng)一申請審核銷毀，見文件銷毀審批表和文件作廢/銷毀登記表 重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號YK-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次

11、A/0頁 次 5/62. 記錄控制要求2.1目的 為規(guī)定質量保證體系有關記錄格式、填寫、收集、歸檔、貯存要求，制定本要求。2.2適用范圍 本記錄控制適用于質量保證體系有關記錄的控制。2.5職責 質安部負責： （1）記錄總體格式的策劃，指導監(jiān)控記錄填寫、收集、歸檔、貯存等。 （2）組織規(guī)定記錄的保存期限和保管部門。 公司各部門： 按程序文件或作業(yè)工藝文件規(guī)定填寫質量記錄，對填寫記錄的真實性負責，按職責規(guī)定填寫和存檔貯存。2.4控制要求 2.4.1質量記錄可以是書面的、實物，也可以是電子媒體的。 2.4.2記錄包括公司體系運行記錄、拱方提供的有關產(chǎn)品控制方面的記錄、合格證明、樣品，監(jiān)督檢驗報告、型

12、式試驗報告等。 2.4.5記錄填寫要求 2.4.5.1質量體系程序文件和作業(yè)規(guī)程等應按已規(guī)定的統(tǒng)一格式編制和編號； 2.4.5.2各部門為控制過程控制和質量目標需要自行增加所需記錄，其格式、填寫、管理由部門負責人審定。 2.4.5.5記錄填寫要求字跡清晰、易于識別。2.4.5.4用計算機存盤或拷貝形式的記錄應有備份以防丟失。 2.4.5.5每年對記錄進行一次清理，對過期或失效的質量記錄按本程序規(guī)定銷毀。 2.4.5.6質量體系記錄必須有臺帳，見記錄一覽表 5.相關記錄 重慶怡快電梯有限公司 章 節(jié) 號SL-CU-012016 文件和記錄控制程序版 次 A/0頁 次 6/65.1 CU-01-0

13、1 文件發(fā)放與回收控制清單5.2 CU-01-02 文件更改申請表 5.5 CU-01-05 外來文件清單5.4 CU-01-04 文件銷毀審批表5.5 CU-01-05 文件作廢/銷毀登記表5.6 CU-01-06 記錄一覽表5.7 CU-01-07 文件修改記錄 重慶怡快電梯有限公司章 節(jié) 號附錄 A部門代碼版 次 A/0頁 次 1/1序 號部門名稱部門代碼部門編號1總經(jīng)理ZJ012銷售部XS025行政部XZ054維保部WB045工程部GZ056質安部ZA067技術部JS078財務部CW08 記錄一覽表編號：CU-01-06 A / 0 序號： 序號記 錄 編 號 記 錄 名 稱歸口部門保

14、存期備 注1CU-01-01文件發(fā)放與回收控制清單行政52CU-01-02文件更改申請表行政55CU-01-05外來文件清單行政54CU-01-04文件銷毀審批表行政55CU-01-05文件作廢/銷毀登記表行政56CU-01-06記錄一覽表質安57CU-01-07文件修改記錄各部門58CU-02-01安裝合同評審表工程59CU-02-02改造合同評審表工程510CU-02-05維保合同評審表維保511CU-02-04合同更改申請單各部門512CU-02-05合同更改通知單銷售515CU-02-06合同登記表銷售514CU-05-01電扶梯改造信息通知單技術515CU-05-02設計輸入評審報告

15、技術長久保存16CU-05-05設計輸出報告技術長久保存17CU-05-04設計驗證技術長久保存18CU-05-05設計確認技術長久保存19CU-05-05技術文件更改通知書技術長久保存20CU-04-01合格供方評價表采購長久保存21CU-04-02合格供方名單采購長久保存22CU-04-05采購申請單采購525CU-04-04電/扶梯材料庫房 入庫驗收單質安524CU-07-01電梯承重梁埋設隱蔽工程檢查記錄工程525CU-07-02電（扶）梯安裝土建勘測報告書工程526CU-07-05電梯安裝土建交接檢驗記錄工程527CU-07-05安裝日志暨安全會議記錄工程長久保存28CU-07-06

16、電梯施工過程檢驗記錄質安長久保存29CU-07-07曳引驅動電梯自檢報告工程長久保存50CU-07-08自動扶梯與自動人行道自檢報告工程/維保長久保存51CU-07-09電梯調試報告工程長久保存52CU-07-10自動扶梯/自動人行道調試報告工程長久保存55CU-07-11施工機具檢查評分表質安554CU-07-12施工用電檢查評分表質安555CU-07-15施工過程安全檢查表質安556CU-07-14質量安全檢查信息處理反饋單質安557CU-08-01設備開箱安裝調試驗收記錄工程5 編制/日期： 審核/日期： 記錄一覽表編號：CU-01-06 A / 0 序號： 序號記 錄 編 號 記 錄

17、名 稱歸口部門保存期備 注58CU-08-02 施工設備臺帳工程559CU-08-05年設備定期保養(yǎng)計劃工程340CU-08-04設備修理記錄工程541CU-08-05設備事故報告工程/維修542CU-08-06設備報廢申請各部門345CU-08-07計量器具周檢計劃質安344CU-08-08監(jiān)視和測量裝置臺賬質安345CU-08-09監(jiān)視和測量裝置借用記錄質安長久保存46WB-50-2016電梯維保記錄表行政長久保存47CU-10-01 持續(xù)改進項目申報各部門548CU-10-02持續(xù)改進項目實施計劃各部門549CU-10-05持續(xù)改進計劃跟蹤表質安550CU-10-04 持續(xù)改進項目實施評審表質安551CU-10-05公司持續(xù)改進計劃質安152QR-8.2.2-01 年度內(nèi)審計劃質安355QR-8.2.2-02內(nèi)審實施計劃質安354QR-8.2.2-05內(nèi)審首（末）次會議簽到表質安355QR-8.2.2-04內(nèi)部質量管理體系審核報告質安356QR-8.2.2-05不合格項報告質安357QR-8.2.2-06不符合項分布表質安358ZJ-68-2015 顧客滿意程度調查表質安359WB-7.5.1-02 急修報告維保長久保