采購標(biāo)準(zhǔn)作業(yè)流程

1、標(biāo)準(zhǔn)采購作業(yè)細(xì)則 請 購 第一條 請購部門的劃分 各項材料的請購部門如下： (一)常備材料：生產(chǎn)管理部門 (二)預(yù)備材料：物料管理部門 (三)非常備材料： 1.訂貨生產(chǎn)用料：生產(chǎn)管理部門 2.其他用料：使用部門或物料管理部門 第二條 請購單的開立、遞送 (一)請購經(jīng)辦人員應(yīng)依存量管理基準(zhǔn)、用料預(yù)算，參酌庫存情況開立請購單，并注明材料的品名、規(guī)格、數(shù)量、需求日期及注意事項經(jīng)主管審核后依請購核決權(quán)限呈核并編號(由各部門依事業(yè)部別編訂)，請購單(內(nèi)購)(外購)附請購案件寄送清單送采購部門。 (二)需用日期相同且屬同一供應(yīng)廠商供應(yīng)的統(tǒng)購材料，請購部門應(yīng)以請購單附表，一單多品方式，提出請購。 (三)緊急

2、請購時，由請購部門于請購單說明欄注明原因，并加蓋緊急采購章，以急件卷宗遞送。 (四)材料檢驗須待試車方能實施者，請購部門應(yīng)于請購單上注明試車檢驗及預(yù)定試車期限。 (五)庶務(wù)用品由物料管理部門按月依耗用狀況，并考慮庫存情況，填制請購單提出請購。 第三條 免開請購單部分 (一)下列總務(wù)性物品免開請購單，并可以總務(wù)用品申請單委托總務(wù)部門辦理，但其核決權(quán)限另訂，其列舉如下： 1. 賀奠用物品：花圈、花籃、禮物等。 2. 招待用品：飲料、香煙等。 3. 書報(含技術(shù)性書籍及定期刊物)、名片、文具等。 4. 打字、刻印、報表等。 (二)零星采購及小額零星采購材料項目。 第四條 請購核決權(quán)限 (壹) 內(nèi)購：

3、 1. 原物料： (1) 請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由科長核決。 (2) 請購金額預(yù)估在1萬元至5萬元者，由經(jīng)理核決。 (3) 請購金額預(yù)估在5萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 2.財產(chǎn)支出： (1)請購金額預(yù)估在2000元以下者，由科長核決。 (2)請購金額預(yù)估在2000元至2萬元者，由經(jīng)理核決。 (3)請購金額預(yù)估在2萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 3. 總務(wù)性用品： (1)請購金額預(yù)估在1000元以下者，由科長核決。 (2)請購金額預(yù)估在1000元至1萬元者，由經(jīng)理核決。 (3)請購金額預(yù)估在1萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 附注：凡列入固定資產(chǎn)管理的請購項目應(yīng)以財產(chǎn)支出核決權(quán)限呈核。 (二)外購：

4、 1.請購金額預(yù)估在10萬(含)元以下者，由經(jīng)理核決。 2.請購金額預(yù)估在10萬元以上者，由總經(jīng)理核決。 第五條 請購案件的撤銷 (一)請購案件的撤銷應(yīng)立即由原請購部門通知采購部門停止采購，同時于請購單(內(nèi)購)或請購單(外購)第一、二聯(lián)加蓋紅色撤銷的戳記及注明撤銷原因。 (二)采購部門辦妥撤銷后，依下列規(guī)定辦理： 1.采購部門于原請購單加蓋撤銷章后，送回原請購部門。 2.原請購單已送物料管理部門待辦收料時，采購部門應(yīng)通知撤銷，并由物料管理部門據(jù)以將原請購單退回原請購部門。 3. 原請購單未能撤銷時，采購部門應(yīng)通知原請購部門。 采 購 第一節(jié) 一般規(guī)定 第六條 采購部門的劃分 (一)內(nèi)購：由國內(nèi)

5、采購部門負(fù)責(zé)辦理。 (二)外購：由國外采購部門負(fù)責(zé)辦理，其進(jìn)口庶務(wù)由業(yè)務(wù)部門辦理。 (三)總經(jīng)理或經(jīng)理對于重要材料的采購，可直接與供應(yīng)商或代理商議價。專案用料，必要時由經(jīng)理或總經(jīng)理指派專人或指定部門協(xié)助辦理采購作業(yè)。 第七條 采購作業(yè)方式 除一般采購作業(yè)方式外，采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購： (一)集中計劃采購：凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利者，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 (二)長期報價采購：凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知各請購部門依需要

6、提出請購。 第八條 采購作業(yè)處理期限 采購部門應(yīng)依采購地區(qū)、材料特性及市場供需，分類制定材料采購作業(yè)處理期限，通知各有關(guān)部門以便參考，遇有變更時，應(yīng)立即修正。 第二節(jié) 國內(nèi)采購作業(yè)處理 第九條 詢價、比價、議價 (一)采購經(jīng)辦人員接獲請購單(內(nèi)購)后應(yīng)依請購案件的緩急，并參考市場行情及過去采購記錄或廠商提供的資料，除經(jīng)核準(zhǔn)得以電話詢價之外，另需精選三家以上的供應(yīng)商辦理比價或經(jīng)分析后議價。 (二)若廠商報價的規(guī)格與請購材料規(guī)格略有不同或?qū)俅闷氛?，采購?jīng)辦人員應(yīng)檢附資料并于請購單上予以證明，經(jīng)主管核發(fā)后，先會使用部門或請購部門簽注意見后呈核。 (三)屬于買賣慣例超交者(如最低采購量超過請購量)，

7、采購經(jīng)辦人員于議價后，應(yīng)于請購單詢價記錄欄中注明，經(jīng)主管簽認(rèn)后呈核。 (四)對于廠商的報價資料經(jīng)整理后，經(jīng)辦人員應(yīng)深入分析后，以電話等聯(lián)絡(luò)方式向廠商議價。 (五)采購部門接到請購部門以電話聯(lián)絡(luò)的緊急采購案件，主管應(yīng)立即指定經(jīng)辦人員先行詢價、議價，待接到請購單后，按一般采購程序優(yōu)先辦理。 (六)試車檢驗的采購條件，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單注明與廠商議定的付款條件呈核。 第十條 呈核及核決 (一)采購經(jīng)辦人員詢價完成后，于請購單詳填詢價或議價結(jié)果及擬訂訂購廠商交貨期限與報價有效期限經(jīng)主管審核，并依請購核決權(quán)限呈核。 (二)采購核決權(quán)限： 第十一條 訂購 (一)采購經(jīng)辦人員接到經(jīng)核決的請購單后應(yīng)以訂購

8、單向廠商訂購，并以電話或傳真確定交貨(到貨)日期，同時要求供應(yīng)商于送貨單上注明請購單編號及包裝方式。 (二)若屬分批交貨者，采購經(jīng)辦人員應(yīng)于請購單上加蓋分批交貨章以資識別。 (三)采購經(jīng)辦人員使用暫借款采購時，應(yīng)于請購單加蓋暫借款采購章，以資識別。 第十二條 進(jìn)度控制及事務(wù)聯(lián)系 (一)國內(nèi)采購部門應(yīng)分詢價、訂購、交貨三個階段，以采購進(jìn)度控制表控制采購作業(yè)進(jìn)度。 (二)采購經(jīng)辦人員未能按既定進(jìn)度完成作業(yè)時，應(yīng)填制進(jìn)度異常反應(yīng)單并注明異常原因及預(yù)定完成日期，經(jīng)呈主管核示后轉(zhuǎn)送請購部門，依請購部門意見擬訂對策處理。 第十三條 整理付款 (一)物料管理部門應(yīng)按照已辦妥收料的請購單連同材料檢驗報告表(其

9、免填材料檢驗報告表部分，應(yīng)于收料單加蓋免填材料檢驗報告表章)送采購部門，經(jīng)與發(fā)票核對無誤，于翌日前由主管核章后送會計部門。會計部門應(yīng)于結(jié)帳前，辦妥付款手續(xù)。如為分批收料者，請購單(內(nèi)購)的會計聯(lián)須于第一批收料后送會計部門。 (二)內(nèi)購材料須待試車檢驗者，其訂立合同部分，依合同規(guī)定辦理付款，未訂合同部分，依采購部門呈準(zhǔn)的付款條件整理付款。 (三)短交應(yīng)補足者，請購部門應(yīng)依照實收數(shù)量，進(jìn)行整理付款。 (四)超交應(yīng)經(jīng)主管核示始得依照實收數(shù)量進(jìn)行整理付款，否則僅依訂貨數(shù)付款。 第三節(jié) 境外采購作業(yè)處理(含進(jìn)口事務(wù)、關(guān)務(wù)) 第十四條 詢價、比價、議價 (一)外購部門依請購單(外購)的需求日及急緩件加以整

10、理，并依據(jù)供應(yīng)廠商資料，并參考市場行情及過去詢價記錄，以電話或傳真方式進(jìn)行詢價作業(yè)，但因特殊情況(獨家制造或代理等原因)應(yīng)于請購單(外購)注明外，原則上應(yīng)向三家以上供應(yīng)廠商詢價、比價或經(jīng)分析后議價。 (二)請購的材料規(guī)范較復(fù)雜時，外購部門應(yīng)附上各廠商所報材料的重要規(guī)范并簽注意見后，會請購部門確認(rèn)。 第十五條 呈核及核決 (一)比價、議價完成后，外購部門應(yīng)填制請購單(外購)，擬訂訂購廠商預(yù)定裝船日期等，連同廠商報價資料，送請購部門依采購核決權(quán)限核決。 (二)核決權(quán)限 1.采購金額以CIF美元總價折合在元(含)以下者由經(jīng)理核決。 2.采購金額以CIF美元總價折合超過元以上者由總經(jīng)理核決。 (三)采

11、購案件經(jīng)核決后，如發(fā)生采購數(shù)量、金額的變更時，請購部門應(yīng)依更改后的采購金額所需的核決權(quán)限重新呈核；但若更改后的核決權(quán)限低于原核決權(quán)限時仍應(yīng)由原核決主管核決。 第十六條 訂購與合同 (一)請購單(外購)經(jīng)核決送回外購部門后，即向廠商訂購并辦理各項手續(xù)。 (二)需與供應(yīng)廠商簽訂長期合同者，外購部門應(yīng)以簽呈及擬妥的長期合同書，依采購核決權(quán)限呈核后辦理。 第十七條 進(jìn)度控制及異常處理 (一)外購部門應(yīng)以請購單(外購)及采購控制表控制外購作業(yè)進(jìn)度。 (二)外購部門于每一作業(yè)進(jìn)度延遲時，應(yīng)主動開立進(jìn)度異常及反應(yīng)單記明異常原因及處理對策，據(jù)此修訂進(jìn)度并通知請購部門。 (三)外購部門于外購案件裝船日期有延誤時

12、，應(yīng)主動與供應(yīng)廠商聯(lián)系催交，并開立進(jìn)度異常反應(yīng)單記明異常原因及處理對策，通知請購部門，并依請購部門意見處理。 第十八條 進(jìn)口簽證前(請購單(外購)核準(zhǔn)后)的專案申請 (一)專案進(jìn)口機器設(shè)備的申請專案進(jìn)口機器設(shè)備時，外購部門應(yīng)準(zhǔn)備全部文件申請核發(fā)輸入許可證，申請函中并應(yīng)請求國貿(mào)局在輸入許可證加蓋國內(nèi)尚無產(chǎn)制的戳記及核準(zhǔn)章，以便進(jìn)口單位憑以向海關(guān)申請專案進(jìn)口及分期繳稅。 (二)進(jìn)口度量衡器及管理物品時，外購部門應(yīng)于申請輸入許可證之前準(zhǔn)備報價單及其他有關(guān)資料送進(jìn)口單位向政府機關(guān)申請核準(zhǔn)進(jìn)口。 第十九條 進(jìn)口簽證 外購材料訂購后，外購部門應(yīng)即檢具請購單(外購)及有關(guān)申請文件，以申請外匯處理單(需在一星

13、期內(nèi)辦妥結(jié)匯時，加填緊急外購案件聯(lián)絡(luò)單)送進(jìn)口單位辦理簽證。進(jìn)口單位應(yīng)依預(yù)定日期向國貿(mào)局辦理簽證，并于輸入許可證核準(zhǔn)時通知外購部門。 第二十條 進(jìn)口保險 (一)FOB、FAS、CF條件的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購)外購部門指示的保險范圍辦理進(jìn)口保險。 (二)進(jìn)口單位應(yīng)將承保公司指定的公證行在請購單(外購)上標(biāo)示，以便貨品進(jìn)口必須公證時，進(jìn)口單位憑以聯(lián)絡(luò)該指定的公證行辦理公證。 第二十一條 進(jìn)口船務(wù) (一)FOB、FAS的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)于接獲請購單(外購)時，應(yīng)視其裝運口岸及裝船期限并參照航運資料，原則上選定三家以上船公司或承攬商，以便進(jìn)口貨品可機動選擇船只裝運。 (

14、二)進(jìn)口單位(船務(wù)經(jīng)辦人員)應(yīng)將所選定的船公司或承攬商品名稱，提供進(jìn)口結(jié)匯經(jīng)辦人員，于信用狀開發(fā)申請書列明，作為信用狀條款，向發(fā)貨人指示裝船。 (三)如因輸出口岸偏僻或因使用部門急需，為避免到貨延誤，外購部門應(yīng)于請購單(外購)上注明，避免在信用狀指定船公司而委由發(fā)貨人代為安排裝船。 第二十二條 進(jìn)口結(jié)匯 進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購)標(biāo)示的間發(fā)信用狀日期辦理結(jié)匯，并于信用狀(LC)開出后以開發(fā)LC快報通知外購部門聯(lián)絡(luò)供應(yīng)廠商。 第二十三條 稅務(wù) (一)免貨物稅及工業(yè)用證明的申請 1.進(jìn)口的貨品可申請免貨物稅者，外購部門應(yīng)于輸入許可證核準(zhǔn)后，檢具必需文件，向稅捐處申請，經(jīng)取得核準(zhǔn)函后向海關(guān)申請免貨物

15、稅。 2.除免憑經(jīng)濟部工業(yè)局證明辦理具結(jié)免稅進(jìn)口的項目外，其他合于免稅規(guī)定的人造樹脂類材料，外購部門應(yīng)于開發(fā)信用狀后檢具必需文件向經(jīng)濟部工業(yè)局申請非供塑膠用證明，以便于報關(guān)時據(jù)此向海關(guān)申請依工業(yè)用物品稅率繳納進(jìn)口關(guān)稅。 (二)專案進(jìn)口稅則預(yù)估及分期繳稅的申請及辦理外購部門應(yīng)于進(jìn)口前，檢具有關(guān)文件，憑以向海關(guān)申請稅則預(yù)估，等核準(zhǔn)后并辦理分期繳稅及保證手續(xù)。 第二十四條 輸入許可證、信用狀的修改 供應(yīng)商成本公司要求修改輸入許可證或信用狀時，外購部門應(yīng)開立信用狀、輸入許可證修改申請書經(jīng)呈核后，檢具修改申請文件送進(jìn)口事務(wù)科辦理。 第二十五條 裝船通知及提貨文件的提供 (一)外購部門接到供應(yīng)商通知有關(guān)船

16、名及裝船日期時，應(yīng)立即填制裝船通知單分別通知請購部門、物料管理部門及有關(guān)部門。 (二)外購部門收到供應(yīng)商的裝船及提貨文件時，應(yīng)檢具輸入許可證及有關(guān)文件，以裝運文件處理單先送進(jìn)口單位辦理提貨背書。 (三)提貨背書辦妥后，外購部門應(yīng)檢具輸入許可證及提貨等有關(guān)文件，以裝運文件處理單辦理報關(guān)提貨。 (四)管理進(jìn)口物品放行證的申請： 進(jìn)口管理物品時，外購部門應(yīng)于收到裝運文件后，檢具必需文件送政府主管機關(guān)申請進(jìn)口放行證或進(jìn)口護(hù)照，以便據(jù)此報關(guān)提貨。 第二十六條 進(jìn)口報關(guān) (一)關(guān)務(wù)部門收到請購單(外購)及報關(guān)文件時，應(yīng)視買賣、保險及稅率等條件填制進(jìn)口報關(guān)處理單連同報關(guān)文件，委托報關(guān)行辦理報關(guān)手續(xù)，同時開立

17、外購到貨通知單(含外購收料單)送材料庫辦理收料。 (二)不結(jié)匯進(jìn)口物品，進(jìn)口單位(郵寄包裹則為總務(wù)部門)應(yīng)于接獲到貨通知時，查明品名、數(shù)量等資料，并會外購部門確認(rèn)需要提貨者再行辦理報關(guān)提貨。如系無價進(jìn)口的材料、補運賠償及退貨換料等，報關(guān)時關(guān)務(wù)部門應(yīng)開立外購到貨通知單(含外購收料單)通知收貨部門辦理收料，而屬其他材料及物品則由收件部門于聯(lián)絡(luò)單簽收后，送處理部門處理。 (三)關(guān)稅繳納前進(jìn)口單位應(yīng)確實核對稅則、稅率后申請暫借款繳納。 (四)海關(guān)估稅的稅率如與進(jìn)口單位估列者不符時，進(jìn)口單位應(yīng)立即通知外購部門提供有關(guān)資料，于海關(guān)核稅后14天內(nèi)以書面向海關(guān)提出異議，申請復(fù)查，并申請暫借款辦理押款提貨。押款

18、提貨的案件，進(jìn)口單位應(yīng)于進(jìn)口報關(guān)追蹤表記錄，以便督促銷案。 (五)稅捐記帳的進(jìn)口案件，進(jìn)口單位應(yīng)依請購單(外購)，于報關(guān)時檢具必需文件辦理具結(jié)記帳，并將記帳情況記入稅捐記帳額度記錄表及稅捐記帳額度控制表。 (六)船邊提貨的進(jìn)口材料，進(jìn)口單位應(yīng)于貨物抵港前辦妥繳稅或記帳手續(xù)，以便船只抵港時，即時辦理提貨。 第二十七條 報關(guān)進(jìn)度控制 關(guān)務(wù)部門應(yīng)分報關(guān)、驗關(guān)、估稅、繳稅、放行五階段，以進(jìn)口報關(guān)追蹤表控制通關(guān)進(jìn)度。 第二十八條 公證 (一)各公司事業(yè)部應(yīng)依材料進(jìn)口索賠記錄及材料特性等因素，研判材料項目(如外購散裝材料)，通知進(jìn)口單位于材料進(jìn)港時，會同公證行前往公證。 (二)外購材料于驗關(guān)或到廠后發(fā)現(xiàn)短損而合于索賠條件者，進(jìn)口單位應(yīng)于接獲報關(guān)行或材料庫通知時，聯(lián)絡(luò)公證行辦理公證。 (三)進(jìn)口貨品辦理公證時，進(jìn)口單位應(yīng)于公證后配合索賠經(jīng)辦時效，索取公證報告分送有關(guān)部門。 第二十九條 退匯 (一)外購部門依進(jìn)口材料的裝運情況，判斷信用狀剩余金額已無裝船的可能時，應(yīng)于提供報關(guān)文件時提示進(jìn)口單位，并于進(jìn)口材料放行及輸入許可證收回后，開立信用狀退匯通知單連同輸入許可證送進(jìn)口事務(wù)科辦理