物業(yè)財(cái)務(wù)部工作手冊(cè)

1、物業(yè)財(cái)務(wù)部工作手冊(cè)質(zhì)量體系文件目錄序號(hào)文件編號(hào)文件名稱文件性質(zhì)01FD-CW-001備用金管理制度02FD-CW-002代收備用金管理制度03FD-CW-003財(cái)務(wù)報(bào)表作業(yè)04FD-CW-004催繳作業(yè)05FD-CW-005發(fā)票收據(jù)管理制度06FD-CW-006資產(chǎn)管理制度07FD-CW-007收款作業(yè)流程08FD-CW-008請(qǐng)款及付款管理制度09FD-CW-009工程物品米購制度10FD-CW-010押金申請(qǐng)申退作業(yè)流程11FD-CW-011預(yù)算作業(yè)12FD-CW-012緊急采購作業(yè)13FD-CW-013交通費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)14FD-CW-014招待費(fèi)使用標(biāo)準(zhǔn)15FD-CW-015職務(wù)代理人作業(yè)

2、16FD-CW-016工程物品采購流程17FD-CW-017工程物品驗(yàn)收制度18FD-CW-018請(qǐng)采購流程質(zhì)量記錄表格目錄序號(hào)表格編號(hào)名稱備注1FD-H-001備用金申請(qǐng)表2FD-H-002備用金保管收據(jù)3FD-H-003備用金報(bào)銷單4FD-H-004個(gè)人備用金報(bào)銷明細(xì)表5FD-H-005備用金報(bào)銷明細(xì)表6FD-H-006代收備用金申請(qǐng)單7FD-H-007代收備用金報(bào)銷明細(xì)表8FD-H-008代收備用金保管收據(jù)9FD-H-009資產(chǎn)負(fù)債表10FD-H-010損益表11FD-H-011預(yù)算對(duì)比表12FD-H-012收支表13FD-H-013固定資產(chǎn)明細(xì)表14FD-H-014應(yīng)收賬款明細(xì)表15F

3、D-H-015應(yīng)付賬款明細(xì)表16FD-H-016預(yù)收賬款明細(xì)表17FD-H-017其他應(yīng)收款明細(xì)表18FD-H-018其他應(yīng)付款明細(xì)表19FD-H-019預(yù)提費(fèi)用明細(xì)表20FD-H-020待攤費(fèi)用明細(xì)表21FD-H-021低值易耗品明細(xì)表22FD-H-022管理費(fèi)收款明細(xì)表23FD-H-023應(yīng)交稅金明細(xì)表24FD-H-024管理費(fèi)催繳明細(xì)表25FD-H-025催繳通知單26FD-H-026寄發(fā)律師函明細(xì)表27FD-H-027提請(qǐng)?jiān)V訟申請(qǐng)表28FD-H-028發(fā)票、收據(jù)申請(qǐng)單29FD-H-029發(fā)票記錄本FD-H-030資產(chǎn)登記卡FD-H-031資產(chǎn)轉(zhuǎn)移申請(qǐng)單FD-H-032資產(chǎn)遺失申報(bào)單FD

4、-H-033資產(chǎn)報(bào)廢申報(bào)單FD-H-034資產(chǎn)清冊(cè)FD-H-035資產(chǎn)盤點(diǎn)清冊(cè)FD-H-036付款通知單FD-H-037收款日?qǐng)?bào)表FD-H-038車位管理費(fèi)等收款清單FD-H-039物業(yè)管理費(fèi)收款清單FD-H-040其他收入收款清單FD-H-041代收項(xiàng)目收款清單（一）FD-H-042代收項(xiàng)目收款清單（二）FD-H-043押金收款清單FD-H-044費(fèi)用申請(qǐng)單FD-H-045物料請(qǐng)購單FD-H-046物料采購單FD-H-047物料驗(yàn)收單FD-H-048付款明細(xì)表FD-H-049支票付款記錄FD-H-050付款日?qǐng)?bào)表FD-H-051工程物品請(qǐng)購單FD-H-052工程物品米購單FD-H-053工程

5、物品驗(yàn)收單FD-H-054廚房用品請(qǐng)購單FD-H-055押金收取申退收據(jù)FD-H-056押金收據(jù)遺失證明FD-H-057押金退款簽收單FD-H-058啟動(dòng)預(yù)算表FD-H-059年度預(yù)算表FD-H-060緊急米購報(bào)告單（一）FD-H-061緊急米購報(bào)告單（二）FD-H-062市內(nèi)交通費(fèi)報(bào)銷單FD-H-063招待費(fèi)預(yù)先申請(qǐng)單FD-H-064招待費(fèi)報(bào)銷單FD-H-065月度報(bào)銷單程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-001財(cái)務(wù)部備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制一備用金額度依據(jù)每個(gè)項(xiàng)目規(guī)格經(jīng)公司物業(yè)部與財(cái)務(wù)部審核后根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)存放一定金額的備用金。 二備用金保管人各項(xiàng)目出納三

6、備用金使用范圍1、使用上限以10000元為限。2、使用項(xiàng)目為郵資、日常用品、員工車費(fèi)(僅限于各項(xiàng)目一般員工)及一般 小額雜項(xiàng)。3、零用金每月補(bǔ)發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理必須于額度內(nèi)加強(qiáng)控管使用。四.備用金使用程序負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用表單說 明時(shí)點(diǎn)使用申請(qǐng)使用人備用金申請(qǐng)表依各駐點(diǎn)現(xiàn)場(chǎng)情況提報(bào)駐點(diǎn)成立或 設(shè)置必要時(shí)總部。備用金保管1).由出納人員保管并收據(jù)簽署備用金保管收據(jù)。備用金投入2).保管人員應(yīng)設(shè)置現(xiàn) 金流水帳，以記錄 各項(xiàng)備用金收支情 形。時(shí)備用金報(bào)銷備用金申請(qǐng)人填寫備用單金報(bào)銷單及“個(gè)人備用個(gè)人備用金金報(bào)銷明細(xì)表”，并附發(fā)每周一報(bào)銷明細(xì)表票。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-001版本：A財(cái)務(wù)部備

7、用金管理制度修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制主管簽核支付備用金備用金撥補(bǔ)手人壬物業(yè)總經(jīng)理項(xiàng)目出納1).物業(yè)總經(jīng)理審核支 出的必要性及數(shù)據(jù) 實(shí)際購入的品目，每周一數(shù)量，金額是否準(zhǔn) 確。1) .出納人員核對(duì)憑證及簽署權(quán)限。母周一2) .支付備用金并要求領(lǐng)款簽章。備用金報(bào)銷1).出納人員根據(jù)當(dāng)月所明細(xì)表有支出編制“備用金報(bào) 銷明細(xì)表”項(xiàng)目出納2).由物業(yè)總經(jīng)理依據(jù) 請(qǐng)款程序申請(qǐng)補(bǔ)發(fā), 并由總部物業(yè)經(jīng)理、 財(cái)務(wù)部審核。備用金不足時(shí)備用金撥補(bǔ)入公司出納目出納1).由總部出納撥發(fā)備用 金。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-002財(cái)務(wù)部代收備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽

8、發(fā)日期編制一、前言為配合項(xiàng)目現(xiàn)場(chǎng)申退各項(xiàng)押金及代付款項(xiàng)而設(shè)置一定金額的“代收備用金“二、代收備用金額度設(shè)置依據(jù)項(xiàng)目實(shí)際狀況，由物業(yè)總經(jīng)理申報(bào)，并財(cái)務(wù)部主管核準(zhǔn)確認(rèn)后，存放一定金 額與現(xiàn)場(chǎng)。三、代收備用金保管人項(xiàng)目出納保管備用金，但物業(yè)總經(jīng)理需承擔(dān)監(jiān)督保管責(zé)任。四、代收備用金使用范圍申退各項(xiàng)押金1. 出入證押金2. 車位證押金3. 裝修押金4. 其他押金五、相關(guān)規(guī)定1、代付項(xiàng)目如可評(píng)估或明確應(yīng)付項(xiàng)目金額，應(yīng)采用月結(jié)方式申請(qǐng)，以支票或現(xiàn)金支 付。2、代收備用金每月補(bǔ)發(fā)一次，物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)于額度內(nèi)控管使用。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-002財(cái)務(wù)部代收備用金管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2

9、頁共2頁簽發(fā)日期編制六、代收備用金管理程序負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用表單說明時(shí)點(diǎn)物業(yè)總經(jīng)理代收備用金申請(qǐng)單1).由物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)現(xiàn)場(chǎng)實(shí)際狀況提出申請(qǐng)。申請(qǐng)財(cái)務(wù)部主管2).經(jīng)總公司總經(jīng)理及財(cái)務(wù)部主管審核。1出納，物業(yè)總f*代收備用金保管1).由出納人員及物業(yè)經(jīng)理設(shè)置備用金設(shè)置發(fā)放經(jīng)理收據(jù)簽時(shí)署代收備用金收據(jù)。r出納*收據(jù)1).依據(jù)“押金收取/申退作業(yè)申退當(dāng)日代收備用金使*押金收據(jù)遺失證“執(zhí)行退款。明單1出納*代收備用金報(bào)銷1).出納人員根據(jù)當(dāng)月所有備用金不足代收備用金明細(xì)表/申時(shí)補(bǔ)發(fā)手續(xù)退及付款編制“代收備用金報(bào)銷明細(xì)表“。2).應(yīng)依據(jù)報(bào)銷程序申請(qǐng)補(bǔ)1r發(fā)，并由物業(yè)部主管，財(cái)務(wù)部主管簽核。公司出納1).由

10、公司補(bǔ)發(fā)出納補(bǔ)發(fā)代代收備用金收補(bǔ)登入帳備用金。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-003財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制、項(xiàng)目1. 月財(cái)務(wù)報(bào)表制作提報(bào)每月各項(xiàng)財(cái)務(wù)分析表至主管及業(yè)主委員會(huì)/發(fā)展商2. 年度財(cái)務(wù)報(bào)表制作提報(bào)年度各項(xiàng)財(cái)務(wù)分析表至?xí)?jì)事務(wù)所二、制作程序報(bào)表編制負(fù)責(zé)執(zhí)行人員項(xiàng)目會(huì)計(jì)月報(bào)表月報(bào)表：1.資產(chǎn)負(fù)債表1）收入項(xiàng)目結(jié)至2.損益表30日/31日3.預(yù)算對(duì)比表2）支出項(xiàng)目結(jié)至4.收支表30日/31日5固定資產(chǎn)明細(xì)表3）會(huì)計(jì)人員依當(dāng)月6.應(yīng)收物業(yè)管理費(fèi)明細(xì)收入支出情形，表編制報(bào)表7.應(yīng)付賬款明細(xì)表8.預(yù)收賬款明細(xì)表9.其他應(yīng)收款明細(xì)表10.其他應(yīng)付款

11、明細(xì)表11.預(yù)提費(fèi)用明細(xì)表12.待攤費(fèi)用明細(xì)表13.低值易耗品明細(xì)表14.管理費(fèi)收款明細(xì)表15.應(yīng)交稅金明細(xì)表程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-003財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)報(bào)表作業(yè):版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制1r年度報(bào)表：1. 資產(chǎn)負(fù)債表2. 損益表3. 現(xiàn)金流量表財(cái)報(bào)復(fù)核公司財(cái)務(wù)經(jīng)理同上以備提報(bào)會(huì)計(jì)事項(xiàng) 查賬業(yè)主委員會(huì)/發(fā)展商審 核物業(yè)總經(jīng)理/同上項(xiàng)目會(huì)計(jì)公告及r2存檔物業(yè)總經(jīng)理/1）物業(yè)管理處項(xiàng)目會(huì)計(jì)收支費(fèi)用表2）物業(yè)管理處管理費(fèi)收繳 情況年度報(bào)表：每年11）所有賬目結(jié)至12月31日月 31日月報(bào)表1）將各項(xiàng)財(cái)報(bào)送交公司財(cái)每月6務(wù)經(jīng)理復(fù)核。日2）送公司物業(yè)部主管簽核。年度財(cái)報(bào)

12、每月81）將年度財(cái)報(bào)送公司財(cái)務(wù)日經(jīng)理復(fù)核2）送公司物業(yè)部主管簽核。每年2 月1日 月報(bào)表每月101）業(yè)主要求情形，應(yīng)將財(cái)報(bào)提報(bào)業(yè)日主委員會(huì)/發(fā)展商參閱。年度財(cái)報(bào)1）原則上須呈報(bào)業(yè)主委員會(huì)/發(fā)展 商1）視業(yè)主委員會(huì)要求可將財(cái)每月15報(bào)公布于該管理中心日2）審核之財(cái)務(wù)報(bào)表正本應(yīng)存 公司財(cái)務(wù)部，副本應(yīng)存管理 中心以便查閱。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-004財(cái)務(wù)部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期:編制為維護(hù)項(xiàng)目正常運(yùn)作，對(duì)逾期未繳物業(yè)管理費(fèi)之用戶需按下列流程于不同階段實(shí)施不同催繳占八、作業(yè)，唯電話及口頭催繳在任何階段都應(yīng)持續(xù)進(jìn)行。負(fù)責(zé)執(zhí)行物業(yè)總經(jīng)1）.物業(yè)總經(jīng)理及客戶服務(wù)

13、人逾繳費(fèi)通知理/客服人員應(yīng)主動(dòng)以電話或登門拜單上之繳費(fèi)員訪方式提醒業(yè)主催繳物業(yè)期限管理費(fèi)。物業(yè)總經(jīng)1）管理費(fèi)催繳明細(xì)表1）依據(jù)未繳款資料等制作“催逾繳費(fèi)通知_平田/ 會(huì)計(jì)/繳明細(xì)表”。單上之繳費(fèi)理/會(huì)計(jì)/客服人員2）催繳通知單2）依據(jù)“催繳明細(xì)表”依次制期限（如管理作催繳通知單有約定，則根據(jù)管理合約約定的日期催繳）人員制作催繳單第一次催繳通知單年收第二次催繳通知單第1月15日第三次催繳通知單第2月15日 第3月15日程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-004財(cái)務(wù)部催繳作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制催繳通知單之寄發(fā)客服人員催繳通知單記錄表物業(yè)部物業(yè)經(jīng)1） 寄發(fā)律師理/物業(yè)

14、總經(jīng)函明細(xì)表1）由物業(yè)總經(jīng)理統(tǒng)籌寄發(fā)2）郵寄應(yīng)以掛號(hào)方式寄出3）物業(yè)總經(jīng)理將處理情形記錄于住戶催繳明細(xì)表，并附于財(cái)舸報(bào)表上。4）（催繳通知單影本），郵寄掛號(hào)信證明單，連同本次催繳明細(xì)表應(yīng)一并存檔。1）物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)對(duì)多次催繳仍不繳納視管理合約者,申請(qǐng)寄發(fā)律師函之規(guī)定催繳2).編制寄律師函明細(xì)表，經(jīng)物業(yè)部物期限2）律師函業(yè)經(jīng)理簽發(fā)。3）郵寄記錄表3).并應(yīng)提報(bào)業(yè)主委員會(huì)/發(fā)展商同意寄發(fā)律師函寄發(fā)4).律師函內(nèi)容由律師岀具。5).郵寄掛號(hào)信證明，寄發(fā)律師函明細(xì)表連同律師函影印本應(yīng)一并存檔。物業(yè)部物業(yè)經(jīng)提請(qǐng)?jiān)V訟申請(qǐng)1）物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)就惡意不繳納者提報(bào)業(yè)主委欠繳管理費(fèi)理/物業(yè)總經(jīng)員會(huì)經(jīng)業(yè)主大會(huì)（業(yè)主代表大

15、會(huì)，發(fā)展商）決滿半年者訴訟函議同意授權(quán)后執(zhí)行。（首次決議）2）所有訴訟函資料應(yīng)留底存檔。3）.申請(qǐng)法院就債務(wù)人財(cái)產(chǎn)提請(qǐng)法院訴訟甲、凍結(jié)財(cái)產(chǎn)乙、拍賣財(cái)產(chǎn)，以便清算依法院判決程序程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-005財(cái)務(wù)部發(fā)票收據(jù)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制、發(fā)票1、發(fā)票使用范圍一般有以下各項(xiàng)收入時(shí)必須開具發(fā)票：物業(yè)管理費(fèi)收入，車位管理費(fèi)收入，清潔收入（有償服務(wù)部份）及其他必須繳納稅收的各項(xiàng)收入。2、發(fā)票領(lǐng)用1）項(xiàng)目設(shè)置發(fā)票管理員，負(fù)責(zé)領(lǐng)用，保管，使用發(fā)票。2）項(xiàng)目所開具的發(fā)票均需向總公司領(lǐng)用，并統(tǒng)一加蓋公司發(fā)票章，不得私自購買發(fā)票 使用。3）如需向總部申請(qǐng)領(lǐng)用發(fā)

16、票時(shí)，應(yīng)提前二天以書面形式向總部申請(qǐng)。（見附表）3、發(fā)票填寫1）物業(yè)管理處應(yīng)在收訖業(yè)主繳納的現(xiàn)金，支票或其他收款憑證后向業(yè)主開具發(fā)票。2）發(fā)票填寫時(shí)，應(yīng)做到按號(hào)碼順序開具。3）發(fā)票三聯(lián)一次填寫，內(nèi)容需完全一致。必須填寫的內(nèi)容包括：業(yè)主名稱及單元號(hào), 開具日期，收費(fèi)項(xiàng)目，金額（大小寫金額需保持一致），開票人。收取物業(yè)管理費(fèi) 時(shí)，開具的發(fā)票上應(yīng)明確是收取物業(yè)管理費(fèi)的日期。4）發(fā)票不得隨意涂改，如發(fā)現(xiàn)開錯(cuò)現(xiàn)象，應(yīng)三聯(lián)同時(shí)復(fù)寫“作廢”字樣，重新開具正確發(fā)票。并在發(fā)票封面上填寫作廢張數(shù)。4、開具紅字發(fā)票1）發(fā)票核銷后，或隔月發(fā)現(xiàn)發(fā)票開具錯(cuò)誤，需重新開具發(fā)票時(shí)，必須先收回原發(fā)票, 開具紅字發(fā)票以抵消開具錯(cuò)

17、誤的發(fā)票。 紅字發(fā)票的填寫項(xiàng)目應(yīng)與原開具發(fā)票所有項(xiàng) 目一致。2）各項(xiàng)目出納在開具紅字發(fā)票時(shí)必須向項(xiàng)目會(huì)計(jì)或總部會(huì)計(jì)申請(qǐng)備案，不得隨意開 具。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-005財(cái)務(wù)部發(fā)票收據(jù)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制5、發(fā)票的核銷1) 項(xiàng)目應(yīng)備有發(fā)票記錄，核銷本。(見附件)2) 發(fā)票記錄本上應(yīng)明確填寫發(fā)票號(hào)，每張發(fā)票所開具的內(nèi)容等項(xiàng)目，每本發(fā)票使用 結(jié)束后應(yīng)及時(shí)上繳公司總部以換取新發(fā)票，并請(qǐng)公司總部會(huì)計(jì)核銷，簽字確認(rèn)。二、收據(jù)1、收據(jù)的使用范圍稅務(wù)局統(tǒng)一印制的收據(jù)一般使用于各代收代付項(xiàng)目，收取出入證押金 外購收據(jù)一般用于維修費(fèi)，復(fù)印費(fèi)等小額收費(fèi)。注：收據(jù)的

18、使用，填寫，紅字收據(jù)的開具，收據(jù)的核銷均與發(fā)票相同。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-006財(cái)務(wù)部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共3頁簽發(fā)日期編制一、前言固定資產(chǎn)是物業(yè)運(yùn)作的基礎(chǔ)。為配合各項(xiàng)業(yè)務(wù)的拓展，需購置、更新各種物品及設(shè) 備。其項(xiàng)目繁多，故應(yīng)通過公司行政部管理及使用單位妥善管理，才能更好發(fā)揮資產(chǎn)之 效能。二、固定資產(chǎn)的定義固定資產(chǎn)于財(cái)務(wù)上與行政上有不同之定義：財(cái)務(wù)上：固定資產(chǎn)指單筆金額超過 2,000元人民幣，且使用年限超過兩年以上的有形資 金。并按照稅法規(guī)定于若干年期間內(nèi)提列折舊。行政上：1.上述帳上資產(chǎn)2. 帳上已盡折舊之資產(chǎn)，但事實(shí)上仍繼續(xù)使用之資產(chǎn)。3. 金額未達(dá)

19、一定標(biāo)準(zhǔn)（2,000），但可供長期使用，雖然于帳務(wù)上未列作資產(chǎn)， 仍應(yīng)管理記錄。4. 業(yè)主移交或受贈(zèng)而來，雖無成本記錄，仍需使用保管者。三、固定資產(chǎn)的分類1. 辦公設(shè)備：電腦軟硬件、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、影印機(jī)、裝訂器、打卡鐘、計(jì)算器等。2. 辦公家具：辦公桌椅、檔案柜、白板、辦公廳隔間設(shè)備等。3. 電器設(shè)備：冰箱、微波爐、冷氣機(jī)、電視機(jī)、風(fēng)扇、飲水機(jī)、錄影機(jī)等。4. 通訊設(shè)備：電話機(jī)組、無線電機(jī)組、對(duì)講機(jī)等。5. 保安設(shè)備：電機(jī)棒、手電筒、巡邏鐘等。6. 機(jī)電設(shè)備：儀器設(shè)備、機(jī)電工具等。7. 其他設(shè)備：未列入上述分類之各項(xiàng)設(shè)備、器具、工具。四、資產(chǎn)管理權(quán)責(zé)的劃分財(cái)務(wù)部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)成本的記錄，折舊的攤

20、提，依據(jù)稅務(wù)規(guī)定編制資產(chǎn)清單。行政部：負(fù)責(zé)資產(chǎn)之購置、分類編號(hào)、登錄造冊(cè)、使用分配、變動(dòng)登記、實(shí)地盤點(diǎn)、報(bào)廢拍賣等。為資產(chǎn)之廣泛管理者。使用部門：物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)為業(yè)主委員會(huì)資產(chǎn)負(fù)最高的管理責(zé)任，須妥善保管使用。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-006財(cái)務(wù)部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共3頁簽發(fā)日期編制五、固定資產(chǎn)購置程序作業(yè)流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用報(bào)表說明提出需求n需求單位請(qǐng)購單請(qǐng)依照“請(qǐng)購作業(yè)程序”執(zhí)清查資產(chǎn)可否移轉(zhuǎn)使用N評(píng)估作業(yè)丿依采購作辦理采購F后業(yè)驗(yàn)收:Y”行政部門資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申請(qǐng)單1.請(qǐng)依照“采購作業(yè)程序”登錄“資產(chǎn)登記卡”提列折舊行政部門采購單執(zhí)行2.電腦設(shè)備應(yīng)由公司IT人

21、員協(xié)助購買使用單位或工程主管或采購人員行政部門財(cái)務(wù)部驗(yàn)收單資產(chǎn)登記資產(chǎn)清冊(cè)固定資產(chǎn)清請(qǐng)依照“驗(yàn)收作業(yè)程序”記錄成本、利息于帳上。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-006財(cái)務(wù)部資產(chǎn)管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁共3頁簽發(fā)日期編制六、資產(chǎn)轉(zhuǎn)移由移出單位填寫“資產(chǎn)移轉(zhuǎn)申報(bào)單”經(jīng)移入單位確認(rèn)后并簽收，送交行政部門于資產(chǎn)登 記卡上做更改記錄、移轉(zhuǎn)保管責(zé)任。資產(chǎn)如未經(jīng)核準(zhǔn)，不得外借他用。不同業(yè)主之轉(zhuǎn)移須取 得業(yè)主同意的書面文件，才可執(zhí)行轉(zhuǎn)移。七、資產(chǎn)遺失由資產(chǎn)使用人（保管人）填寫“資產(chǎn)遺失申報(bào)單”送交行政部門簽核，并由行政部門至 現(xiàn)場(chǎng)查明原因，對(duì)疏失之使用人（保管人）追究其責(zé)任，申報(bào)單位經(jīng)部門

22、核準(zhǔn)后。由財(cái)務(wù)部 報(bào)銷資金，并送財(cái)務(wù)部依稅法規(guī)定辦理。八、資產(chǎn)報(bào)廢資產(chǎn)因使用年限已至，老舊過時(shí)，意外損壞等因素致使功能降低或喪失，不堪使用。應(yīng) 由資產(chǎn)使用人填寫“資產(chǎn)報(bào)廢申報(bào)單”，經(jīng)部門主管核準(zhǔn)后，由行政部門及財(cái)務(wù)部門依規(guī)定報(bào) 廢。對(duì)于仍有部分功能或仍具剩余價(jià)值者，應(yīng)由行政部門得以集中進(jìn)行拍賣、出售。九、資產(chǎn)之保養(yǎng)作業(yè)資產(chǎn)使用人（保管人）應(yīng)善盡資產(chǎn)保管維護(hù)之責(zé)任。如有重大損壞，需回報(bào)行政部門， 提出修繕申請(qǐng)。經(jīng)行政部門主管同意后進(jìn)行修繕。十、資產(chǎn)折舊之提列財(cái)務(wù)部門依稅法規(guī)定逐年提列折舊，并應(yīng)于每年稅務(wù)申報(bào)后，將上年度折舊提列清單送 交行政部門，以便行政部門更新資產(chǎn)登記卡資料。十一、資產(chǎn)盤點(diǎn)行政

23、部門應(yīng)定期（每年至少一次），依據(jù)資產(chǎn)清冊(cè)進(jìn)行實(shí)地盤點(diǎn)，以掌握資產(chǎn)之實(shí)際狀 況并對(duì)于變動(dòng)項(xiàng)目，作資料之更新。編制“資產(chǎn)盤點(diǎn)清冊(cè)”，記錄數(shù)量的變動(dòng)，對(duì)于變動(dòng)數(shù)量，查明原因后會(huì)同財(cái)務(wù)部門依 規(guī)定辦理。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-007財(cái)務(wù)部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制.收款項(xiàng)目1. 物業(yè)管理費(fèi)2. 車位管理費(fèi)3. 各項(xiàng)租金收入4. 各項(xiàng)維修收入 5有償清潔費(fèi)收入 6.其他業(yè)務(wù)收入.收款流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員使用表單編制付物業(yè)總經(jīng) 款通知理，客戶服 務(wù)人員，出 納1r發(fā)付/殳送 款通 田單管理費(fèi)分?jǐn)?表車位維護(hù)分 攤表其他相關(guān)資 料付款通知單1) 應(yīng)隨時(shí)更新各項(xiàng)分?jǐn)?/p>

24、表，以確保付款通知單的準(zhǔn) 確性。2) 付款通知單應(yīng)一式二聯(lián)。3) 各項(xiàng)費(fèi)用分?jǐn)偙響?yīng)每月提供給財(cái)務(wù)部以便帳務(wù)管 理及查對(duì)。每上一 收款期 的25日 以前客戶服務(wù)人付款通知單 1).應(yīng)在付款通知單上加蓋物業(yè)管理處印章。 員2).將正聯(lián)郵寄或發(fā)送至住戶處。3).副聯(lián)應(yīng)妥善保管以便查核，并保存至收到款 項(xiàng)為止。每期25日程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-007財(cái)務(wù)部收款作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制收取款項(xiàng)并開出發(fā)票攵據(jù))出納發(fā)票，收據(jù)(收1) .住戶繳款方式：*現(xiàn)金*電匯*支票2) .處各項(xiàng)管理費(fèi)收入以外應(yīng)包含現(xiàn) 場(chǎng)提供的各項(xiàng)服務(wù)收入。3) .經(jīng)辦人應(yīng)于發(fā)票或收據(jù)“開票

25、人” 處簽名，以便核查。收款時(shí)填寫收款清單出納現(xiàn)金管控出納會(huì)計(jì) 公司會(huì)計(jì) 主管*物業(yè)管理費(fèi)收 款清單*車位管理費(fèi)收 款清單*其他收款清單 *傳真，復(fù)印服 務(wù)收費(fèi)登記表 收款日?qǐng)?bào)表1) .應(yīng)于收款當(dāng)日填寫各項(xiàng)收款清單 以便日后查核。2) .傳真“現(xiàn)金解款單“至財(cái)務(wù)部。收款當(dāng)日帳務(wù)沖銷駐場(chǎng)會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)應(yīng)收賬款明細(xì)表1) .將每日收取的現(xiàn)金，支票應(yīng)于當(dāng)日 存入銀行。2) .填寫收款日?qǐng)?bào)表并傳真至財(cái)務(wù)部 以便于查核。3) .公司會(huì)計(jì)應(yīng)每日核查“現(xiàn)金解款單 “之準(zhǔn)確性。1).依據(jù)出納提供的報(bào)表明細(xì)，經(jīng)核查 確認(rèn)后，即登入賬簿并沖銷相關(guān)科目.收款當(dāng)日收款當(dāng)日程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-008財(cái)務(wù)部請(qǐng)

26、款及付款管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共2頁簽發(fā)日期編制一. 請(qǐng)款項(xiàng)目1. 各類外包合約項(xiàng)目請(qǐng)款（如清潔，工程維護(hù)等）2. 根據(jù)采購流程規(guī)定辦理驗(yàn)收的非合約廠商請(qǐng)款（指金額超備用金使用上限的）3. 公用事業(yè)費(fèi)用：水費(fèi)，電費(fèi)，電話費(fèi)，煤氣費(fèi)等。三. 付款方式1. 合約及非合約廠商按下列程序請(qǐng)款，開立書明抬頭，禁止轉(zhuǎn)讓，劃線的支票支付。2. 公用事業(yè)費(fèi)用以銀行自動(dòng)扣款繳納。四. 請(qǐng)款及付款程序負(fù)責(zé)執(zhí)行人 員使用表單說明時(shí)付款申請(qǐng)費(fèi)用申請(qǐng)人費(fèi)用申請(qǐng)單1）附相關(guān)單據(jù)（發(fā)票，工程材料請(qǐng)購請(qǐng)附每日請(qǐng)購申請(qǐng)單付款申請(qǐng)單，請(qǐng)購申請(qǐng)單，米購單，物料采購單驗(yàn)收單，工程驗(yàn)收單）1物料驗(yàn)收單工程驗(yàn)收單付款

27、審核物業(yè)總經(jīng)理1）物業(yè)總經(jīng)理依據(jù)合約內(nèi)容，請(qǐng)米購流程每日及實(shí)施狀況，核實(shí)付款內(nèi)容。匯總當(dāng)月項(xiàng)目出納付款明細(xì)表1）項(xiàng)目出納根據(jù)當(dāng)月所有經(jīng)物業(yè)總經(jīng)理簽核的費(fèi)用申請(qǐng)單，編制“付款明細(xì)表每月25日程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-008財(cái)務(wù)部請(qǐng)款及付款管理制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共2頁簽發(fā)日期編制供應(yīng)商領(lǐng)款領(lǐng)取支票物業(yè)經(jīng)理/ 物業(yè)部主管 /財(cái)務(wù)部付款明細(xì)表1）公司總部逐筆審閱費(fèi)用申請(qǐng)單項(xiàng)目及金 額，并簽核。總部會(huì)計(jì)/ 出納1）總部出納梱據(jù)付款明細(xì)表開立支票。2）總部會(huì)計(jì)，財(cái)務(wù)經(jīng)理審核蓋章。項(xiàng)目出納1）項(xiàng)目出納人員至公司總部領(lǐng)取支票。項(xiàng)目出納支票付款記錄1）項(xiàng)目出納向供應(yīng)商發(fā)放支票，并由領(lǐng)

28、款人簽署“支票付款記錄本“?？偛繉徍舜卧麻_立支票次月次月程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-009財(cái)務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共4頁簽發(fā)日期編制采購作業(yè)分為二類：1. 物料米購2. 工程施工米購（包括外判維護(hù)合同，購置設(shè)備，大型工具）一.物料采購（W 2000）1. 先由公司挑選供應(yīng)商，并經(jīng)過“供應(yīng)商評(píng)估表”，經(jīng)評(píng)為A級(jí)供應(yīng)商，且同意配合公司付款 辦法，則簽到合同，列入公司執(zhí)行采購物料的配合供應(yīng)商。2. 每年度必需針對(duì)配合供應(yīng)商重新執(zhí)行“供應(yīng)商評(píng)估表”以淘汰提供服務(wù)品質(zhì)較差的供應(yīng)商 并加入新廠商。3. 一般物料則由采購人員從公司指定“配合供應(yīng)商”中執(zhí)行采購作業(yè)。4.

29、如采購物料項(xiàng)目特殊，無法由公司“配合供應(yīng)商”購得，則需視同為“工程采購”，執(zhí)行工程米購制度。二.工程采購作業(yè)（2000） （包括各類外判合同，購置設(shè)備，大型工具）（一）采購價(jià)格介于2001至5000者，按以下程序執(zhí)行采購1. 擬標(biāo)：由采購人員及工程部主管擬定采購內(nèi)容， 包括工程方案，施工要求及維護(hù)保養(yǎng)，清潔等要求。2. 報(bào)價(jià)采購人員應(yīng)采用電話或書面形式邀請(qǐng)供應(yīng)商或承包商報(bào)價(jià)。3. 議價(jià)在采購部門收到至少3家（含）以上的供應(yīng)商報(bào)價(jià)后，由采購人員進(jìn)行議價(jià)，且將議價(jià)結(jié)論， 填寫“工程采購單”并附各項(xiàng)報(bào)價(jià)，送交主管進(jìn)行權(quán)限簽核并核定中標(biāo)供應(yīng)商。4. 簽訂合同將“工程采購單”經(jīng)權(quán)限主管簽核及核定中標(biāo)供應(yīng)

30、商。由采購人員及工程主管進(jìn)行合約內(nèi)容 商定并進(jìn)行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-009財(cái)務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共4頁簽發(fā)日期編制簽發(fā)日期編制（二）.米購價(jià)格介于5001-10000者，按以下程序執(zhí)行米購1. 擬標(biāo)由采購人員及工程部主管共同擬定標(biāo)書內(nèi)容，包括（視需要）項(xiàng)目名稱，地址，改建或新 建工程方案，施工范圍，維護(hù)保養(yǎng)，技術(shù)資料，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，免費(fèi)保修及投標(biāo)權(quán)限要求。2. 招標(biāo)由采購人員將標(biāo)書向3家（含）以上供應(yīng)商或承包商發(fā)出邀請(qǐng)函。若需要應(yīng)會(huì)同工程部主 管至現(xiàn)場(chǎng)說明。3. 投標(biāo)所有標(biāo)書應(yīng)用A4信圭寸，膠圭寸且無任何破損，直接寄至米購部門4. 揭標(biāo)

31、及議價(jià)由采購人員會(huì)同采購部主管共同啟封投標(biāo)書，經(jīng)議價(jià)后裁定中標(biāo)供應(yīng)商，并填寫“工程采 購單”進(jìn)行簽核。5. 簽訂合約由采購人員，工程主管及核定供應(yīng)商或承包商商討合約條款，并送至發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)） 確定確認(rèn)，將合同及相關(guān)采購證明文件送至公司進(jìn)行合約簽署程序。（三）.采購價(jià)格高于10000元者，按以下程序執(zhí)行采購1. 擬標(biāo)由采購人員及工程部主管共同擬定標(biāo)書內(nèi)容，包括（視需要）項(xiàng)目名稱，地址，技術(shù)規(guī)格， 改建或新建工程方案，施工范圍，維修保養(yǎng)，技術(shù)資料，驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，免費(fèi)保修，投標(biāo)期限 及培訓(xùn)要求，擬定后送公司審閱。2. 招標(biāo)由采購人員將標(biāo)書向3家（含）以上供應(yīng)商或承包商發(fā)出邀請(qǐng)函。若需要應(yīng)會(huì)同工程部

32、主 管至現(xiàn)場(chǎng)說明。3. 投標(biāo)所有標(biāo)書應(yīng)用A4信圭寸，膠圭寸且無任何破損，直接寄至米購部門。4. 議標(biāo)由采購人員及采購主管共同啟封標(biāo)簽，若需要可同工程主管召集投標(biāo)供應(yīng)商或承包商召開 投標(biāo)說明會(huì)，并裁定2家作為中標(biāo)供應(yīng)商。5. 揭標(biāo)由采購人員與中標(biāo)供應(yīng)商進(jìn)行洽談及標(biāo)價(jià)，在裁定中標(biāo)供應(yīng)商后填寫“工程采購單”進(jìn)行 簽核。6. 簽訂合同由米購人員，工程部主管與中標(biāo)供應(yīng)商商討具體合約條款送發(fā)展商 （業(yè)主委員會(huì)）代表確 認(rèn)，由采購人員附投標(biāo)說明等相關(guān)文件及發(fā)展商確認(rèn)證明送交公司，進(jìn)行合約簽署程序。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-009財(cái)務(wù)部工程物品采購制度版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁共4頁簽發(fā)日期編

33、制簽發(fā)日期編制（四）若該外判工程為發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)）指定承包商，而無法按上述規(guī)定執(zhí)行時(shí)，需 注意如下事項(xiàng)：1. 需有發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)）書面通知或指示。2. 若由于種種原因無法獲得發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)）書面證明，可以以會(huì)議紀(jì)要形式，但需 發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)）簽收確認(rèn)。3. 發(fā)展商（業(yè)主委員會(huì)）的正式簽字或簽收的證明或會(huì)議紀(jì)要原件與合同正本一同送公司 審核，批準(zhǔn)及簽署。4. 對(duì)發(fā)展商（大業(yè)主）一般工作人員推薦的承包商，將視作一般的投標(biāo)單位處理，若價(jià)格 及其他條件相同，可優(yōu)先考慮。三. 其他類合同（一）基本參照工程類合同的簽署程序。（二）所參與的人員，除了公司負(fù)責(zé)人員，采購部及總部工程主管之外，還

34、包括負(fù)責(zé)該合 同所涉事宜的專職人員。（三）書內(nèi)容則根據(jù)外判項(xiàng)目的類別而定。例如，日常清潔標(biāo)書內(nèi)容包括：合約期限，合 約范圍，清潔工作基本要求，清潔用具，清潔費(fèi)收取方式，對(duì)清潔人員之要求，合 約轉(zhuǎn)包及修改的要求，賠償，合約中止及工作細(xì)則等。四. 采購單核準(zhǔn)金額核準(zhǔn)金額0-2000工程部主管 會(huì)米購人員審米購主管核財(cái)務(wù)發(fā)展商 （業(yè)主）2000以上會(huì)審審核視管理合約規(guī)定0 2000會(huì)審審核2001以上會(huì)審審審核程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-010財(cái)務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第1頁共3頁簽發(fā)日期編制一、押金項(xiàng)目1）出入證押金2）裝修押金3）車位證押金4）其他項(xiàng)目押金二.

35、押金收款規(guī)定1. 出納應(yīng)依申請(qǐng)人申請(qǐng)的項(xiàng)目，分別收取押金金額。2. 出納應(yīng)開立“高力公司印制之收據(jù)”并加蓋“公司發(fā)票章”。第一聯(lián)保留于收據(jù)本上由管理中心歸檔留存，以便于申退押金時(shí)核對(duì) 第二聯(lián)交由申請(qǐng)人保管，作為申退押金的收據(jù)第三聯(lián)交會(huì)計(jì)用于做帳。三. 押金退款規(guī)定1. 申退人應(yīng)憑收據(jù)第二聯(lián)收據(jù)，連同身份證復(fù)印件至管理處出納處辦理申退。2. 如申退人遺失收據(jù)或收據(jù)損壞無法辨認(rèn)，則出納應(yīng)不予接受申退。3. 上述第二項(xiàng)規(guī)定，如有特殊狀況必需申退押金時(shí)，則應(yīng)讓申退人簽立“押金收 據(jù)遺失證明”并附身份證復(fù)印件。4. 出納應(yīng)取出原收據(jù)本第三聯(lián)，依據(jù)證件退款處理方式退款。5. 出納將押金退還，并同時(shí)請(qǐng)申請(qǐng)人

36、簽收。6. 出納應(yīng)將申請(qǐng)人繳回的第二聯(lián)或申請(qǐng)人簽署的“押金收據(jù)遺失證明單”裝訂回 原收據(jù)上。文件名稱編號(hào)：FD-CW-010程序文件版本：A財(cái)務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共3頁簽發(fā)日期編制四. 押金收款流程負(fù)責(zé)執(zhí)行使用表單 人 員說明 時(shí) 點(diǎn)申請(qǐng)證件申請(qǐng)人保安人員客戶人員出納，物業(yè)*收據(jù)1f總經(jīng)理收取押金1出納*收款款日?qǐng)?bào)表現(xiàn)金管控會(huì)計(jì)*押金收款清單公司會(huì)計(jì))f會(huì)計(jì)公司會(huì)計(jì)*押金收款清單帳務(wù)處理1) 由保安或客戶服務(wù)人員確認(rèn)申 請(qǐng)人的需求后，帶至出納處辦理申 請(qǐng)作業(yè)。1) .開立收據(jù)并填寫相關(guān)資 料。2) .加蓋“公司財(cái)務(wù)”章。3) .出納應(yīng)于“收款人”簽名1) .應(yīng)將收

37、款金額全數(shù)填入銀收款當(dāng)日行。2) .填寫“收款日?qǐng)?bào)表”并傳真至財(cái)務(wù)部，以便查核。1).根據(jù)出納提供報(bào)表明細(xì)， 經(jīng)查核明細(xì)，經(jīng)查核無 誤，即登入賬簿。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-010版本：A財(cái)務(wù)部押金收取申退作業(yè)流程修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共3頁簽發(fā)日期編制五. 押金退款流程負(fù)責(zé)執(zhí)行 人員使用表單*身份證*第二聯(lián)退證甲請(qǐng)人出納，物*收據(jù)第一聯(lián)1業(yè)總經(jīng)理*押金收據(jù)遺失退回押金證明出納*付款日?qǐng)?bào)表會(huì)計(jì)*押金收款清單現(xiàn)金管控公司會(huì)計(jì)會(huì)計(jì)*押金收據(jù)余額公司會(huì)計(jì)清單帳務(wù)沖銷*押金收取/申退收據(jù)第一，二歸檔聯(lián)。說明 時(shí) 點(diǎn)*押金遺失證明單程序文件1)由申退人攜帶身份證及相關(guān)收據(jù)至物業(yè)管理處辦理。1

38、) .核對(duì)相關(guān)單據(jù)及身份證原件。2) .申退人遺失申退收據(jù)時(shí)，應(yīng)簽署“押金收據(jù)”遺失證明單“并檢附身份證復(fù) 印件。3) .由“代收備用金“項(xiàng)下執(zhí)行退款。1) .于“押金收款清單“注銷。2) .填寫“付款日?qǐng)?bào)表”并傳真至財(cái)務(wù)部，以便查核。1).依據(jù)出納提供報(bào)表，經(jīng)查核并沖銷相關(guān)科目。1).將相關(guān)文件裝訂一起。文件名稱編號(hào)：FD-CW-011簽發(fā)人：簽發(fā)日期財(cái)務(wù)預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0第1頁共3頁編制目的1. 維持業(yè)主委員會(huì)財(cái)務(wù)收支及資金管理。2. 嚴(yán)格掌握各項(xiàng)支出適度，并依其必要性規(guī)劃各項(xiàng)工程實(shí)施順序。二. 項(xiàng)目1. 開盤預(yù)算作業(yè)(物業(yè)管理費(fèi)啟動(dòng)預(yù)算，物業(yè)管理費(fèi)收支預(yù)算)2. 年度預(yù)算作業(yè)。

39、三. 開盤預(yù)算作業(yè)程序提列預(yù)算負(fù)責(zé)執(zhí)行人員物業(yè)總經(jīng)理使用表單占八、預(yù)算科目表物業(yè)管理啟動(dòng)預(yù)算物業(yè)管理收支預(yù)算1)算2)算3)依項(xiàng)目實(shí)際維修項(xiàng)目提列預(yù)依項(xiàng)目實(shí)際人員要求提列預(yù)考慮項(xiàng)目財(cái)務(wù)狀況提列必要提報(bào)管理合 約之前1個(gè) 月建議。公司FDD部審核物業(yè)經(jīng)理/ 部門主管1)需送FDD部門主管及物業(yè)經(jīng) 理審核其支出之必要性及金 額，預(yù)算基礎(chǔ)之合理性，及建 議之可行性。提報(bào)管理合 約之前3周程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-011財(cái)務(wù)部預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第2頁共3頁簽發(fā)日期編制財(cái)務(wù)主管行政主管業(yè)主委員會(huì) /發(fā)展商/物 業(yè)總經(jīng)理物業(yè)總經(jīng)理/會(huì)計(jì)物業(yè)總經(jīng)理/會(huì)計(jì)每月收支預(yù)算表1）預(yù)算需送財(cái)

40、務(wù)部審核其費(fèi)用之提報(bào)管理合合理性及預(yù)算科目之準(zhǔn)確性約之前2周2）需送人事行政部審核其人事費(fèi)用之合理性。1）物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢提報(bào)管理合的預(yù)算及建議報(bào)告提送發(fā)展商約之前1周或業(yè)主委員會(huì)2）業(yè)主委員會(huì)或發(fā)展商審核并確認(rèn)預(yù)算1）將經(jīng)業(yè)主委員會(huì)或發(fā)展商審核確收樓認(rèn)的預(yù)算編制成冊(cè)，妥善保管2）及時(shí)送公司總部FDD部，財(cái)務(wù)部，行政人事部執(zhí)行控管。1）每月由會(huì)計(jì)編制預(yù)算差異分次月5日析表，并由物業(yè)總經(jīng)理填列差異原因程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-011財(cái)務(wù)部預(yù)算作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁共3頁簽發(fā)日期編制五.年度預(yù)算作業(yè)程序負(fù)責(zé)執(zhí)行人使用表單說公司FDD部物業(yè)總經(jīng) 審核理1).預(yù)算需送F

41、DD物業(yè)經(jīng)理及部門 主管審核其支出之必要性及金 額，預(yù)算基礎(chǔ)之合理性，及建 議之可行性。每年11月16日至20日公司財(cái)務(wù)財(cái)務(wù)主管 部，人事行行政主管 政部1) .預(yù)算需送財(cái)務(wù)部審核其費(fèi)用之合理性及預(yù)算科目之準(zhǔn)確性2) .需送人事行政部審核其人事費(fèi)用之合理性。每年11月21日至30日業(yè)主委員會(huì)，發(fā)展商審核業(yè)主委員 會(huì)/發(fā)展 商/物業(yè)總經(jīng)理1) .物業(yè)總經(jīng)理將公司審核完畢的預(yù)算及建議報(bào)告提送發(fā)展商 或業(yè)主委員會(huì)2) .業(yè)主委員會(huì)或發(fā)展商審核并確認(rèn)預(yù)算每年12月1日至15日編冊(cè)存O理業(yè)總經(jīng)1) .將經(jīng)業(yè)主委員會(huì)或發(fā)展商審核確認(rèn) 每年12月的預(yù)算編制成冊(cè)，妥善保管16日至312) .及時(shí)送公司總部FD

42、D部，財(cái)務(wù)日部，行政人事部執(zhí)行控管。程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-012財(cái)務(wù)部緊急米購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：:第1頁共3頁簽發(fā)日期編制預(yù)算差異核對(duì)物業(yè)總經(jīng)理/會(huì)計(jì)每月收支預(yù)1).每月由會(huì)計(jì)編制預(yù)算差異分析表，并次月5日算表由物業(yè)總經(jīng)理填列差異原因一適用條件二.廠商之選用三相關(guān)規(guī)定說明四. 付款方式五. 流程六. 相關(guān)表單一. 適用條件1. 適用于突發(fā)狀況，并嚴(yán)重影響正常運(yùn)作之特殊情形。2. 在執(zhí)行此辦法前，物業(yè)總經(jīng)理必需取得物業(yè)部門主管及采購部門主管口頭核準(zhǔn)，立可執(zhí)行二. 廠商之選用1. 原則皆應(yīng)采用公司配合之廠商為主。2. 如無法使用公司配合廠商，駐廠經(jīng)理應(yīng)提出相關(guān)說明。三.

43、相關(guān)規(guī)定及說明1. 物業(yè)總經(jīng)理應(yīng)于第2個(gè)工作日內(nèi)，提報(bào)緊急采購報(bào)告 ？一n。2. 緊急采購報(bào)告單?-代替原“請(qǐng)購單”緊急采購報(bào)告單n-代替原“驗(yàn)收單”3. 不論金額多少，皆應(yīng)呈報(bào)“物業(yè)部、采購部、財(cái)務(wù)部”部門主管簽核。4. 應(yīng)由采購部門統(tǒng)一執(zhí)行，緊急采購報(bào)告單之編號(hào)。編號(hào)方式：前2位為年份“ 05”；后3位為流水號(hào)“ 001-”例如第一張緊急采購編號(hào)05001第二張緊急采購編號(hào)05002程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-012財(cái)務(wù)部緊急米購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：:第2頁共3頁簽發(fā)日期編制5. 米購無需填補(bǔ)一般之米購。6. 所有緊急采購報(bào)告單，應(yīng)由物業(yè)部指派之專人，執(zhí)行跑單，避免文件遺

44、失，及時(shí)效監(jiān)管。四. 付款方式1. 原則應(yīng)并歸屬于一般“請(qǐng)款作業(yè)”執(zhí)行月結(jié)付款。2. 如廠商非公司配合廠商，無法執(zhí)行月結(jié)，則將緊急付款，應(yīng)由物業(yè)總經(jīng)理即時(shí)提出付款申請(qǐng)單，及注明緊急付款日期。并檢附相關(guān)文件（緊急采購報(bào)告單？、n，發(fā)票憑證）執(zhí)行請(qǐng)款程序。3. 財(cái)務(wù)部應(yīng)于接到緊急采購之付款申報(bào)單后 3個(gè)工作日內(nèi)執(zhí)行付款。4. 如檢附相關(guān)文件不合規(guī)定，則財(cái)務(wù)部應(yīng)即時(shí)將申請(qǐng)單退回物業(yè)部。而因退件延誤支付的產(chǎn)生之 損失、滯納金等，公司不予負(fù)擔(dān)，由相關(guān)人員自行負(fù)責(zé)。五流程負(fù)責(zé)執(zhí)行人員執(zhí)行表單說明時(shí)點(diǎn)緊急事件r項(xiàng)目由物業(yè)總經(jīng)理自行判斷緊急 事件之嚴(yán)重性發(fā)生當(dāng)日口頭核準(zhǔn)物業(yè)部主管 采購部主管由物業(yè)總經(jīng)理口頭呈

45、報(bào)主管發(fā)生當(dāng)日并取得口頭核準(zhǔn)后方可執(zhí)行“緊急事件采購”物業(yè)總經(jīng)理緊急采購報(bào)告單？、n提報(bào)“緊急采購報(bào)告單”填具報(bào)告單并說明1. 取得核準(zhǔn)人對(duì)象2. 選用廠商理由3. 執(zhí)行驗(yàn)收情況4. 處理方式2個(gè)工作日程序文件文件名稱編號(hào)：FD-CW-012財(cái)務(wù)部緊急米購作業(yè)版本：A修改狀態(tài)：0簽發(fā)人：第3頁共3頁簽發(fā)日期編制物業(yè)部簽核相關(guān)主管緊急采購報(bào)告單？、n采購部簽核相關(guān)主管緊急采購報(bào)告單？、n財(cái)務(wù)部簽核相關(guān)主管提出請(qǐng)款物業(yè)總經(jīng)理付款申請(qǐng)單財(cái)務(wù)部付款付款申請(qǐng)單 緊急采購報(bào)告單？、n1. 確認(rèn)是否事先取得口頭核準(zhǔn)提報(bào)當(dāng)2. 審核相關(guān)說明是否合理日3. 如提報(bào)理由有異常事項(xiàng)，應(yīng)要求 補(bǔ)增說明或即時(shí)退件至物業(yè)總經(jīng)理1. 確認(rèn)是否事先取得口核準(zhǔn)提報(bào)當(dāng)2. 編寫緊急采購報(bào)告單編號(hào)日3. 審核購買、