企業(yè)考勤管理的“常見病”

1、企業(yè)考勤管理的“常見病”考勤管理是人力資源管理的基礎工作之一，但卻常常被管理者所忽視，以致因考勤而產生的勞動爭議案件居高不下。而諸多考勤管理工作中的“常見病”，也直接導致用人單位承擔起了巨大的法律風險。用人單位無考勤制度在企業(yè)用工實踐中，用人單位對勞動者進行管理約束最基本的手段，就是要求員工按時上下班，這也是企業(yè)對員工實施有效管理的重要前提。因此，大多數(shù)用人單位都有相對系統(tǒng)的考勤管理制度，以便對員工出勤狀況實行有效的監(jiān)督和管理。但另一方面，用人單位不實施考勤的現(xiàn)象也不少見：有些是因為公司規(guī)模較小、剛成立等原因，導致企業(yè)考勤管理處于空白期；也有些規(guī)模較大、管理比較規(guī)范的企業(yè)，對司機、外勤銷售人員

2、、24小時輪值班人員等部分特殊崗位缺乏認識，以為這類崗位無法考勤或者沒有必要，而不實施考勤管理，這些都直接或間接地為用工風險埋下隱患。在勞動爭議案件中，涉及出勤時間的爭議非常多見，如加班費爭議、曠工爭議、拖欠勞動報酬等爭議，都直接或間接地與出勤時間的確認有關。如果企業(yè)未實施考勤，將無法提供有效的考勤記錄，而考勤制度是企業(yè)的一項基礎管理工作，用人單位對其員工在本單位的出勤情況應負有舉證責任。若無法提供考勤記錄，則仲裁機構或法院將可能采信員工的主張。屆時是否加班、加班時間長短、是否曠工等均由不得用人單位做主，顯然，這是任何用人單位都不愿意看到的局面。多重考勤方式并存當前科技迅猛發(fā)展，考勤方式也日新

3、月異，從紙片打卡鐘考勤到射頻IC卡打卡考勤，從指紋打卡考勤到人臉識別考勤，不一而足。雖然企業(yè)大都執(zhí)行單一的考勤方式，但多重考勤方式并存的企業(yè)也不占少數(shù)。個別用人單位為了減少電子考勤的差錯（如漏打卡、設備損害、設備誤差等），還另外增加了手工考勤方式，而這兩種考勤方式在記錄結果上很可能存在較大差異。在許多加班工資爭議案件中，用人單位主張將手工考勤作為認定工作時間的依據(jù)，而勞動者則主張以電子考勤為準。管理上的不嚴謹導致考勤記錄的不明確性，用人單位應當承擔主要責任。很多用人單位對出勤時間的認定標準并無制度規(guī)定或合同約定，這也導致在實際的爭議處理中，仲裁員或法官會從有利于勞動者角度考慮?？记谝?guī)定不明確企

4、業(yè)的考勤制度往往涉及工時制度、工作時間安排、加班的申請程序等，如果這些內容不夠明確或與勞動合同存在沖突，同樣會為勞動爭議埋下隱患。問題之一，是企業(yè)考勤規(guī)定沒有規(guī)定工作時間的統(tǒng)計及確認方法，由于工作時間直接涉及薪資結算，往往直接影響到勞動者權益，故用人單位應當加以明確。如門禁記錄是否作為統(tǒng)計工作時間的依據(jù)、員工的考勤記錄是否須經(jīng)相關部門核對校準。如果規(guī)定明確的話，將大大減少爭議發(fā)生的可能性。問題之二，是企業(yè)考勤規(guī)定往往忽視對休息時間的安排。有些單位規(guī)定每天工作9小時，并未規(guī)定中間有1小時休息時間。但員工可能以為存在1小時加班時間而申請仲裁，盡管員工并不一定勝訴，但仲裁本身也消耗了企業(yè)的管理成本。

5、特別是對制造業(yè)企業(yè)而言，對于“工間休息時間”更應有明確的規(guī)定。問題之三，是企業(yè)考勤規(guī)定忽視對加班的認定標準。加班是否須經(jīng)審批？員工超時工作究竟是個人行為，還是公司行為？這方面問題往往是勞動爭議中非常常見的爭論焦點。用人單位明確加班須經(jīng)審批的程序，可以避免員工因個人原因超時工作卻可以索要加班費的情況。缺勤記錄未注明事由在企業(yè)日?？记诠芾懋斨校瑔T工因病假、事假等而缺勤是常有的事，但若對有關缺勤缺乏明確的標準，則員工是否屬于曠工、是否屬于休假、休了什么假等，都將成為疑問。職工帶薪年休假條例規(guī)定，職工連續(xù)工作1年以上，用人單位應當安排職工休假。如未休假，則用人單位應當支付未休年假的三倍工資。在年假爭議

6、的案件類型中，由于用人單位在休假安排上居主導地位，故對是否已休假、休了多少天假，均應由用人單位舉證。若缺乏相應的缺勤記錄，用人單位將處于極為不利的境地。已休過假的員工也可能主張未休年假的三倍工資，如沒有其他證據(jù)，則用人單位極有可能敗訴。而涉及加班調休的爭議中，有些用人單位的考勤記錄只記載了調休的日期，而未注明是哪一時間段的加班調休，在具體爭議中，用人單位或稱2010年的加班已在2010年安排調休，而勞動者則主張2010年的調休日期是針對2009年的加班。對這些問題若用人單位不能給予合理解釋，都有可能要承擔不利后果。所以，缺勤記錄應明確事由，必須做到對出勤狀態(tài)的精確掌控?？记谟涗洘o簽名核對考勤記

7、錄是勞動爭議當中的典型證據(jù)形式，而該類證據(jù)的真實性、關聯(lián)性也是各方爭論的焦點。其中最典型的爭議是，沒有員工簽字確認的考勤記錄是否具有證明效力?？记谟涗涥P乎員工的工資休假等權益，對其真實性的判斷至關重要。而用人單位提供的考勤記錄是否屬于原始證據(jù)、是否形成于當時、是否具有更改可能性、是否經(jīng)員工簽字確認等，都是判斷考勤記錄真實與否的重要標準。通常，人工考勤記錄往往有部門主管簽字，這些證據(jù)也往往形成于當時，事后補救可以通過特殊手段（司法鑒定等）加以驗證，若無員工簽字必然導致該證據(jù)無效。而電子考勤記錄則不然，其具有物質依賴性和易更改性，企業(yè)出示的往往都是電子考勤記錄的打印件。而未經(jīng)員工簽字確認的打印件，

8、從證據(jù)形式上看，其屬于非原始證據(jù)，而該打印件是否與原始保存的考勤記錄完全一致是值得懷疑的。因此，在司法實踐中，用人單位需要提供其他證據(jù)加以佐證電子考勤記錄打印件的真實性，如制作考勤記錄導出過程的視頻，以證明該證據(jù)的形成過程是真實的，如提供工資發(fā)放情況與考勤記錄核對。若不能提供其他證據(jù)加以佐證，或者其他證據(jù)存在自相矛盾之處，則用人單位將面臨訴訟風險。從控制風險角度來看，電子考勤記錄定期交由員工簽字，是確?？记谟涗浾鎸?、合法、有效的重要手段?？记谟涗浭栌诒９茉趧趧訝幾h案件中，與考勤記錄相關的曠工爭議、加班費爭議往往存在仲裁時效限制。但時效限制的背后，卻要求用人單位務必要保管相關的管理文件，考勤記錄

9、便是其中之一。舉例來說，員工主張離職前5年的加班費，那么對爭議發(fā)生前2年的考勤記錄，用人單位負有舉證義務。若勞動者能舉證證明用人單位掌握管理考勤記錄，則用人單位應當提供該勞動者2年內的考勤記錄，不能提供的將承擔不利后果。有些用人單位以為離職員工已經(jīng)不是公司的人了，所以對其過往的資料疏于保管，或銷毀或遺棄，一旦涉訴，則往往面臨舉證不足的問題。那么，考勤記錄應該保存多久呢？對于主動離職、合同期滿終止、與單位協(xié)商解除的離職員工，筆者建議最低保管期限為1年（自員工離職之日起計算），因該類員工發(fā)生勞動爭議的概率較小。而對于單位單方辭退、被動離職的職工，筆者建議保管期限為2年。以上均需要保存該員工在職期間

10、的所有考勤資料?？记谝?guī)定與實際處理不一致企業(yè)員工關系管理應當做到“有法必依、執(zhí)法必嚴”，否則所有的制度規(guī)定都將形同虛設，更不利于建立管理威信，更重要的是，還會制造各種訴訟風險，而企業(yè)的考勤管理規(guī)定與實際執(zhí)行情況便是其中之一。如，大多數(shù)企業(yè)對曠工行為都做出了相應的懲處規(guī)定，或扣減工資或給予書面警告等，有些單位一方面認定員工曠工，另一方面卻正常發(fā)放工資，這就導致企業(yè)對該缺勤記錄判斷和實際處理發(fā)生偏差。如果員工主張休假且領導口頭同意，則勢必“曠工”難以認定。又如，有些公司規(guī)定，員工請假須書面申請并經(jīng)人力資源部批準，超過10天假期應當經(jīng)總經(jīng)理書面批準。但這些規(guī)定在實際操作中卻變成“請假口頭化，審批口頭

11、化”，有些部門主管甚至代行人力資源部職權，直接批準員工請假。久而久之，請假手續(xù)和相關統(tǒng)計極為混亂，甚至造成薪資計算的差錯，為勞動爭議埋下伏筆。以上，足以說明用人單位在員工管理上必須做到“言行一致”、“權責統(tǒng)一”，否則，既不利于管理，也不利于風險控制。未及時申報、續(xù)延特殊工時制企業(yè)由于部分員工工作崗位的特殊性（如外勤人員、司機、高級管理人員等）而執(zhí)行不定時工時制和綜合工時制，既是控制成本的需要，也便于管理統(tǒng)計。但部分用人單位卻對特殊工時制存在誤解。第一，認為特殊工時制只需合同約定或制度規(guī)定即可。根據(jù)現(xiàn)行政策，實行綜合工時或不定時工時制度須經(jīng)勞動行政部門批準。未經(jīng)批準，即使雙方有約定也不得執(zhí)行特殊

12、工時制，而只能按照標準工時制統(tǒng)計加班。第二，認為只要勞動行政部門批準，就可全員執(zhí)行特殊工時制或永久執(zhí)行特殊工時制。根據(jù)特殊工時有關申報規(guī)定，經(jīng)批準的特殊工時制有適用期限、適用崗位的限制。不是所有的崗位都能執(zhí)行特殊工時制度，也不是申請?zhí)厥夤r制獲得批準后便可一勞永逸。第三，認為執(zhí)行特殊工時制無須告知員工。盡管是否執(zhí)行特殊工時制主要取決于是否獲得審批而非員工知曉，但員工不知情容易埋下勞動爭議隱患，更為重要的是，究竟哪些崗位屬于審批范圍，需要企業(yè)事先規(guī)定或及時與員工溝通確認，以減少爭議發(fā)生的可能性。出勤違紀處理不當員工涉及出勤違紀的情況，主要包括曠工、代打卡、遲到早退、缺失考勤記錄（忘打卡）等情形。

13、對于“曠工”行為，很多企業(yè)認為只要離開工作崗位未報告即屬于曠工，這種理解是錯誤的。員工缺勤可能有諸多原因，最典型的是因病休息卻沒有及時提交病假單。如果事后證明員工卻因病休息，而用人單位以曠工解除，用人單位就存在極大的訴訟風險。在司法實踐中，用人單位負有核查員工缺勤原因的義務，并盡到合理的告知義務。用人單位應當首先核查員工為何不出勤，告知員工恢復上班或履行請假手續(xù)，在盡到合理的提示義務而員工未能做出反應的情況下，用人單位方可依據(jù)規(guī)章制度做出處理。對“代打卡”的行為，很多企業(yè)直接規(guī)定屬于嚴重違紀行為，一旦在監(jiān)控資料中員工手拿多張考勤卡，或發(fā)現(xiàn)兩名員工多次同一時間刷卡，即認為員工存在代打卡行為?？紤]到“代打卡”行為需要用人單位舉證，而監(jiān)控錄像又往往模糊不清，特別是小物件的考勤卡更是難以辨認，有些監(jiān)控錄像記錄時間與標準時間存在誤差，這些都會影響該類證據(jù)的效力，從而使得用人單位面臨舉證不足的風險。筆者建議，對該類違紀行為，應當向員工展示有關證據(jù)，要求員工給予合理解釋、加以辨認，以確認其真?zhèn)?。若有可能，還應取得員工的簽字確認或對有關談話作錄音，以確保對違紀行為證據(jù)的完整性。對缺失考勤記錄情形，由于沒有刷卡記錄，究