采購管理制度和采購流程

1、文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.1文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編借.釆購管理制度和釆購流程方式、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順 利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大 的資金支持。二、 適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、 內(nèi)容（一）總則：為加強采購工作的管理，提髙釆購工作的效率， 制定本制度。所有的釆購人員及相關(guān)人員均應以本制度為依 據(jù)開展工作。（二）基本流程：釆購需求一尋找供應商一詢價、比價、議價 釆購洽談一合同的簽訂一交貨驗收一質(zhì)檢一入庫一計劃 對賬一財務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下：文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.

2、word版本可編輯歡迎下載支持.2文檔收集于互聯(lián)網(wǎng).已整理.word版本可編輯.采購需求尋找供應商詢價比價議價采購洽淡交貨驗收二驗收合格|驗收不合格7；T計劃對帳入庫退、換貨V財務(wù)結(jié)算文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.3文檔收集于互聯(lián)網(wǎng).已整理.word版本可編輯.部門審核總經(jīng)理由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認真詳細、清楚的填寫 采購申請單各項數(shù)據(jù)（垂點要索見細則要求）。填寫后由填寫人簽字確 認。由需求部門經(jīng)理（負責人）進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、 規(guī)格等進行審核確認，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導?？偨?jīng)理簽字批準后，交由采購部進行采購。采購部四、制度

3、細則（一）釆購需求的提請1、定義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的過程。2、采購需求流程如圖:3、請購單的要素完整的請購單應包括以下要素:請購的部門；請購物品所屬項目；請購的用途；請購的物品名；填報申請單采購部收到經(jīng)過簽字批準的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進行核對， 并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)屋、到貨日期進行確認。再根據(jù)庫 存、采購在途等進行訂單數(shù)量的嵌終確認。確認后，進入采購環(huán)節(jié)。文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.4文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.請購的物品數(shù)量；請購的物品

4、規(guī)格； 請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等；請購物品的需求時間；請購如有特殊需要請備注；請購單填寫人；請購的部門負責人；請購單的審核人；財務(wù)審核人；公司總經(jīng)理。4、請購單及其提請規(guī)定請購單應按照要素填寫完整、清晰，由公司領(lǐng)導審 核批準后報釆購部門。請購部門在提交請購單時應要求采購部簽字接收，請 購部門備份。涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的 形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導不在的情 況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部 H,簽字確認手續(xù)后補。如果是單一來源采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品， 申請部門必須作出書面說明。文

5、檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.5文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和 補充的，應以書面形式由公司領(lǐng)導簽字后報采購部。5、公司物資申請采購的提請部門公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他 物品由生產(chǎn)部門提請。公司設(shè)備維修、維護所需的備品備件、維修工具等物 品由生產(chǎn)部門提請。公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公 項目由行政部門提請。公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收釆購部在接收請購單時應檢查表單的填寫是否按照規(guī) 定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導審批。接收請購單時應遵循

6、無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完 整清晰不釆購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲 積壓的物資不釆購的原則。聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采 購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。對于不符合規(guī)定和撤銷的釆購物資應及時通知申請采 購的部門。7、請購單的分工處理核對過的請購單，釆購部應按照人員分工和崗位職責 進行分工處理。文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.6文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.對于緊急采購項目應優(yōu)先處理。無法按照申請部門需求日期完成采購的，應通知申請 部門。重要的項目釆購前應征求公司相關(guān)領(lǐng)導的建議。8、采購周期的規(guī)定 根據(jù)采購物品的

7、金額、特性、地域規(guī)定相應的采購 周期。請購部門應按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批 流程，以便采購部門能按時完成采購。采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應向公司領(lǐng)導說明 原因。遇到緊急釆購應匯報公司領(lǐng)導采取快速優(yōu)先采購的策 略。（二）詢價及其規(guī)定（二）詢價及其規(guī)定詢價請應認真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名 稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應及時與請購部門溝通。屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應整理、歸類集中打 包采購。對于緊急請購項目應優(yōu)先處理。所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應商直接詢價， 原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本 較低的替代品可以推

8、薦采購替代品。采購提出的可替代 文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.7文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品，釆購人員在采購過程中應該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn) 品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應負責。采購對使用部門提出 修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應的減分。遇到重要的物資、項目或預估單次采購金額較大的采 購情況，詢價前應先向公司相關(guān)領(lǐng)導匯報擬邀請報價或投 標單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導批準方可詢價或發(fā)放標 書。詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應對不同品牌進行詢 價。除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單

9、次釆購金額的不同，選擇供應 商詢價、供應商參與比價或招標采購的供應商數(shù)量也要不 同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導參與監(jiān)督。比價采購或招標采購所邀請的單位均應具備一定資質(zhì) 和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。比價采購或招標采購應按照公司規(guī)定的表單格式或擬 定完整的招標文件格式進行詢價。在詢價時遇到特殊情況應書面報請公司領(lǐng)導批示。（三）比價、議價（三）比價、議價對廠商的供應能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行 確認。對于合格供應商的價格水平進行市場分析，是否其他 文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.8文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.廠商的價格最低，所報價格

10、的綜合條件更加突出。收到供應單位第一次報價或進行開標后應向公司領(lǐng)導 匯報情況，設(shè)定議價目標或理想中標價格。重要項目應通過一定的方法對于目標單位的實力，資 質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應商的各 方面的實力等。參考目標或理想中標價格與擬合作單位或擬中標單位 進行價格及條件的進一步談判。（四）（四）比價、議價結(jié)果匯總比價、議價結(jié)果匯總比價、議價匯總前應匯報公司相關(guān)領(lǐng)導，征得同意后 方可匯總。比價、議價結(jié)果匯總應按照規(guī)定的格式完整列出報 價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用 理由，按照一定順序逐一審核。如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導審核應進行修改或 重新處理。（五）（五

11、）合同的簽訂及其規(guī)定合同的簽訂及其規(guī)定（1）合同正文應包含的要素合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總 額，清單、技術(shù)文件與確認文件是合同不可分割的部分。包裝要求，備品備件包裝運輸要求。合同總額應含稅，含運達公司的總價，特殊情況應注 文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.9文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.明。付款方式。交貨期。質(zhì)量保證期。質(zhì)量要求及規(guī)范。違約責任和解決糾紛的辦法。雙方的公司信息。其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責任。擬定合同條款時一定要將各種風險降低到最低。如物

12、品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時， 務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點。質(zhì)保期一定要明確從什么時候開始并應盡量要求廠商 延長產(chǎn)品質(zhì)保期。詳細約定發(fā)票的提供時間及要求。針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合 同一般應分按照預付款、驗收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證 金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。與初次合作的單位合作時，應少付預付款或不付預付 款。違約責任一定要詳細、具體。比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.10文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.X作。合同簽定前應按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審 查

13、。合同巡簽審查通過后應由公司領(lǐng)導簽字，加蓋公司合 同章方可生效。簽訂的所有合同應及時報送財務(wù)部門。（六）付款及合同執(zhí)行（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程（2）付款規(guī)定所有已簽訂合同付款時應參照公司財務(wù)報銷流程及資 金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付 款。按照公司規(guī)定和合同約定達到付款條件的合同在付款 時應按財務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單， 巡簽完畢后提交財務(wù)部付款。財務(wù)部門在接到付款審批單后應在3天內(nèi)付款，以免 影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應 及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導。（3）合同執(zhí)行文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.wor

14、d版本可編輯.歡迎下載支持.11文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.已簽訂合同由采購部項目負責人負責跟進，由采購部 負責人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應及時提出建議或 補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導。已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應及時掌握合作單位對于 合同義務(wù)和責任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按 時履約。合同在履行期間應按照上方約定嚴格執(zhí)行合同，遇未 盡事宜應及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫與退貨（七）驗收入庫與退貨（1）驗收流程（2）報驗供應單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應及時的通知 質(zhì)檢部門進行驗收。文檔來源為:從網(wǎng)絡(luò)收集整理.word版本可編輯歡迎下載支持.12文檔收集于互聯(lián)網(wǎng)，已整理，word版本可編輯.對于不同類型的物品驗收標準參照公司質(zhì)檢部門的相 關(guān)規(guī)定執(zhí)行。質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應及時進行質(zhì)檢， 并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使 用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應負主要責任。用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍 之內(nèi)。(3)入庫公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應通過質(zhì)檢部門 的檢驗或驗收。采購的物品在運達公司后采購部應及時通知請購部 H,由請購部門及時安排卸貨與搬運。質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應將 其作為暫存物資接受，并妥善保管。質(zhì)檢部門已經(jīng)驗收的產(chǎn)品