如何寫(xiě)好一封好郵件PPT課件

1、如何寫(xiě)好郵件博迪電子內(nèi)部培訓(xùn)資料12021/7/24什么情況需要寫(xiě)郵件要寫(xiě)郵件的要寫(xiě)郵件的5種情況種情況慎寫(xiě)郵件的慎寫(xiě)郵件的5種情況種情況1. 要留下官方的記錄內(nèi)容1，處于激烈的負(fù)面情緒時(shí)2. 同時(shí)與多人交流2，溝通敏感話題時(shí)3. 需要對(duì)方做出回復(fù)前仔細(xì)思考此話題3，話題復(fù)雜，需要多方深入了解時(shí)4. 需要將對(duì)方的信息轉(zhuǎn)發(fā)給第三者4，需要保密的內(nèi)容22021/7/24寫(xiě)好郵件的6個(gè)要素32021/7/241.郵件的主題/標(biāo)題好的標(biāo)題是一封郵件的基礎(chǔ)不知道這封郵件的重點(diǎn)，從而忽略掉不看.（經(jīng)常有會(huì)有收件人說(shuō)，我知道你發(fā)了郵件，但是我還沒(méi)看）。不方便日后查詢。時(shí)間一久，看到這樣的主題，完全不知道是干

2、什么的，他會(huì)又來(lái)找你，要你再發(fā)一遍。42021/7/24郵件不要使用無(wú)空白或無(wú)意義的主題，商務(wù)人士通常郵件繁多，需要能夠快速檢索郵件、篩選垃圾郵件，所以無(wú)意義的郵件通常不會(huì)打開(kāi)。就算打開(kāi)事后再查找時(shí)也很難被發(fā)現(xiàn)；郵件主題要簡(jiǎn)短明確，能夠突出內(nèi)容的重要性，切忌冗長(zhǎng)復(fù)雜；如果主題中有關(guān)鍵詞想突出，可以添加適當(dāng)?shù)姆?hào)加以著重，例如【】；如果確實(shí)很緊急，在郵件開(kāi)頭注明【緊急】或【Urgent】；千萬(wàn)不要把轉(zhuǎn)了N層的郵件發(fā)給別人，顯得非常業(yè)余。52021/7/24【重點(diǎn)】關(guān)于客戶名+項(xiàng)目名+郵件主題+日期例如：【緊急】關(guān)于重慶采埃孚DemoShow方案的說(shuō)明2018010562021/7/242. 稱呼

3、與稱謂72021/7/24開(kāi)場(chǎng)一定要說(shuō)“XX你好”，如果不熟悉的話，可以稱呼別人的職稱，例如“劉經(jīng)理你好”，哪怕搞不清楚對(duì)方職位，叫聲“唐工你好！”總是不會(huì)錯(cuò)的。結(jié)尾的時(shí)候不要偷懶，加幾句祝福的話顯得非常周到。切忌：要搞清楚對(duì)方職位和性別再叫，否則慎用82021/7/243. 郵件正文92021/7/24正文首先要求簡(jiǎn)明扼要，多用短句。內(nèi)容一長(zhǎng)可能沒(méi)耐心看完，也會(huì)容易遺漏里面的重要信息；行文通順，避免文字中出現(xiàn)歧義，盡量通過(guò)圖片、表格、鏈接等形式加以說(shuō)明，盡可能讓信息通暢；語(yǔ)氣盡量用論述的，少談及個(gè)人情感，而且盡量少用感嘆號(hào)。盡量一次性交待清楚，如果反復(fù)丟三落四，錯(cuò)字連篇，就會(huì)給人非常不專業(yè)的

4、印象，想要在客戶和老板那里得到尊重就更不太可能了；如果有重要的信息，適當(dāng)用紅字或者大兩號(hào)字提醒，但一封郵件里的重要提醒不可多于3處，如果一封郵件里有10個(gè)重點(diǎn)，那跟沒(méi)有重點(diǎn)是一樣的。102021/7/244. 夾帶附件112021/7/24首先如果有附件的話，正文里一定要有提示，并且要對(duì)附件有一定的說(shuō)明；附件一定要有一個(gè)有意義的名字，我收到過(guò)大量的簡(jiǎn)歷的名字就叫“簡(jiǎn)歷”，請(qǐng)把名字命為“XXX應(yīng)聘無(wú)錫博迪策劃運(yùn)營(yíng)職位的簡(jiǎn)歷” ；如果附件超過(guò)5M，甚至20M以上，郵件傳遞就會(huì)特別慢，建議把文件放在網(wǎng)盤(pán)上；附件的數(shù)量3個(gè)以內(nèi)為宜，如果超過(guò)請(qǐng)用壓縮包傳輸，但不要用除了RARZIP以外的格式，否則解壓又

5、是個(gè)麻煩。122021/7/245. 發(fā)件人對(duì)外顯示132021/7/24142021/7/246. 1 郵件的回復(fù)152021/7/24如果你收到了一封收件人為自己的郵件，那么意味著你有必要對(duì)此郵件進(jìn)行回復(fù)。回復(fù)郵件也有一些要注意的：1. 及時(shí)，對(duì)方肯定希望盡快得到你的回復(fù)，所以來(lái)不及正式回應(yīng)或解決，在時(shí)間允許的情況下，可以先簡(jiǎn)單回復(fù)一下“郵件已收到，我會(huì)盡快回復(fù)你的。”2. 針對(duì)對(duì)方郵件里提到的問(wèn)題進(jìn)行回復(fù)，確保提到的問(wèn)題都有對(duì)應(yīng)的回復(fù)，這封郵件的使命才算完成，如果有未完成的可以說(shuō)明以下，隨后再補(bǔ)充。3. 請(qǐng)學(xué)會(huì)區(qū)分“回復(fù)”“回復(fù)所有”162021/7/246.2. 發(fā)送、抄送、密送的區(qū)分

6、1. 如果你看到你是郵件的收件人，就意味著你必須對(duì)郵件做出回應(yīng)；2. 如果你是被抄送人，只需要了解無(wú)需回復(fù)，但是如果有想補(bǔ)充的信息也可以參與；3. 密送一般情況下不使用。172021/7/24182021/7/24案例說(shuō)明192021/7/241. 正文第一句話，請(qǐng)說(shuō)明你的結(jié)論或者你發(fā)這封郵件的目的，再解釋事情經(jīng)過(guò)。2. 大篇幅的圖片盡量放在文件最后，不要夾在文字中間。202021/7/241.一定要多用項(xiàng)目符號(hào)2.大部分人發(fā)郵件都是眉毛胡子一把抓，和平時(shí)說(shuō)話一樣把所有內(nèi)容全寫(xiě)在一起而不分開(kāi)（哪怕有分段，但是還是看不清）。212021/7/24能夠用表格的信息一定要用表格，不能用表格的也要用項(xiàng)目符號(hào)222021/7/24如果正文有圖片，請(qǐng)務(wù)必在所有圖片上做文字標(biāo)注說(shuō)明，哪怕你正文中也有說(shuō)明。因?yàn)槊總€(gè)人看郵件習(xí)慣第一時(shí)間看圖片，如果圖片上什么文字信息都沒(méi)有，收件人會(huì)很迷惑，還需要在正文中查找，這樣增加了收件人的閱讀成本。圖片一定不放在正文中間（除非圖片比較?。?，一定要放在所有正文最后。因?yàn)閳D片會(huì)占用很大的面積，導(dǎo)致圖片下面的的正文常常被忽略。232021/7/24發(fā)附件不是說(shuō)你把附件貼上去，然后發(fā)出去就這么簡(jiǎn)單的。附件的文件名：也和主題一樣重要！必須盡可能信息完整。正文里一定要把