材料管理體系

1、材料管理體系設(shè)備、物資、配件材料采購方案及供應(yīng)管理體系前 言為了加強(qiáng)公司全面生 產(chǎn)成本管理，規(guī)范公司采購業(yè)務(wù)，保證設(shè)備使用質(zhì)量，達(dá)到公司規(guī)定的設(shè)備使用率、完好率，費(fèi) 用率的標(biāo)準(zhǔn)。更為 了降低生產(chǎn)成本，提高生產(chǎn)效益，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營的持續(xù)穩(wěn)定發(fā)展，將公司做大做強(qiáng)。依據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和公司項(xiàng)目有關(guān)制度，特制定本方案及管理體系。一、公司物資采購管理組織機(jī)構(gòu)圖：總經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)物資供應(yīng)部長財(cái)務(wù)部長采購員庫管員二、項(xiàng)目部物資采購管理組織機(jī)構(gòu)圖：總經(jīng)理項(xiàng)目經(jīng)理財(cái)務(wù)總監(jiān)材料供應(yīng)部長財(cái)務(wù)部長材料供應(yīng)科長財(cái)務(wù)科長采購員庫管員2三、崗位職責(zé)說明：（一）、材料信息主管崗位職責(zé)崗位名稱：材料信息主管直接上級：總經(jīng)

2、理職責(zé)范圍：1、依據(jù)材料管理體系及公司的規(guī)章制度，根據(jù)項(xiàng)目部及設(shè)備部門提供的實(shí)際需求，制定采購計(jì)劃，根據(jù)項(xiàng)目部的實(shí)際需要，聯(lián)系生產(chǎn)廠家，形成系統(tǒng)的采購信息檔案。2、做好材料部員 工管理工作及工作 計(jì)劃和月、年總結(jié)報(bào) 表并與項(xiàng)目部供應(yīng)科積極溝通，了解項(xiàng)目部在設(shè)備配件、技術(shù) 方面的需求，配件采購做到貨比三家，保證質(zhì)量和供應(yīng)，同廠家協(xié)調(diào)為項(xiàng) 目部提供技 術(shù)支持。3、根據(jù)公司、項(xiàng) 目部的實(shí)際需要對生產(chǎn)廠家、配件供應(yīng) 商進(jìn)行考察，選擇質(zhì)優(yōu)、價(jià)廉、售后服務(wù) 好的供應(yīng)商，簽訂書面采購合同，建立長期合作關(guān)系，保證項(xiàng)目部供應(yīng)科的工作效益化、庫 房和財(cái)務(wù)部門的工作規(guī)范化。4、對項(xiàng)目部采購物品使用、庫存、報(bào)廢、回收

3、情況進(jìn)行監(jiān)督，對項(xiàng)目部采購季度報(bào)表、月報(bào)表、臨時(shí)報(bào) 表進(jìn)行審核，確保無誤情況集中 購買 ，減少費(fèi)用、減少庫存。5、在原有的供應(yīng) 基礎(chǔ)上不斷搜集、整理、聯(lián)系新的信息供 應(yīng)資料，并整理成書面材料供總經(jīng)理參考、決策。6、積極配合項(xiàng)目部，加強(qiáng)同項(xiàng)目部之間的聯(lián)系，對項(xiàng)目部采購信息有全面的掌握，確保項(xiàng)目部的工作正常 進(jìn)行。7、完成總經(jīng) 理臨時(shí)布置的其他方面的工作。3（二）、材料信息員崗位職責(zé)：崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管職責(zé)范圍：公司、項(xiàng)目部材料信息收集、整理工作1、了解公司設(shè)備 配件的規(guī)格、型號，并對項(xiàng) 目采購訂單的要求、交期進(jìn) 行掌控。2、負(fù)責(zé)工程材料、設(shè)備 市場的資料信息收集，市場動態(tài)

4、的調(diào)查，提供最佳采購方案。3、熟悉設(shè)備、配件的市場價(jià)格及來源，每月提交設(shè)備、配件價(jià)格跟蹤情況表及市場調(diào)查報(bào)告。4、保持對行業(yè)的關(guān)注，建立供應(yīng)商檔案，協(xié)助上級領(lǐng)導(dǎo)對 主要供應(yīng)商進(jìn)行資信調(diào)查，建立完善的信息檔案。5、協(xié)助部門主管優(yōu)化工作流程，開發(fā)、建立科學(xué)的材料數(shù)據(jù)庫。積極同項(xiàng)目部采購科聯(lián)系溝通，優(yōu)化采購流程。6、加強(qiáng)與供應(yīng)商的溝通、維護(hù) ，建立長期良好的合作關(guān)系。7、完成領(lǐng)導(dǎo) 交辦其他方面的工作。（三）、采購員崗位職責(zé)崗位名稱：材料信息員直接上級：材料信息主管1、產(chǎn)品供給：根據(jù)市場的需求，采購產(chǎn)品與維修配件，并保證及時(shí)供給；2、供應(yīng)商信息反饋：對供應(yīng)商的價(jià)格、品質(zhì)、交期、交量等作出信息反饋；3、

5、采購成本控制：把握公司所采購產(chǎn)品的主要物料的市 場價(jià)格起伏狀況，4了解市場走勢，加以分析并控制成本，尋找核心配件的供 給來源，對核心配件的供貨渠道加以調(diào)查和把握；4、合同治理：建立完備 的采購合同，降低企業(yè)經(jīng)營風(fēng)險(xiǎn) ；5、訂單治理：做好采購訂單的制定、發(fā)放、跟進(jìn)、保存，并且根據(jù)采購合同與采購訂單做好貨款的請款與付款工作；6、庫存治理：呆料與廢料的預(yù)防與處理；7、發(fā)票治理：做好發(fā)票的跟催、保管、核對工作；8、新供應(yīng)商的開發(fā)：保持對行業(yè)的密切關(guān)注，尋找、開發(fā) 更加優(yōu)秀的供給商，建立供應(yīng)商的資料；9、做到以公司利益為 重，不索取回扣，饋贈錢物上繳公司，遵守國家法律，不構(gòu)成經(jīng)濟(jì)犯罪；（四）、庫房主管崗

6、位職責(zé)1、庫房主管必須具備較高的職業(yè)道德及管理知 識，熱愛本職工作，愛崗敬業(yè)及有較強(qiáng)溝通管理能力。2、負(fù)責(zé)項(xiàng) 目部配件物品的管理供 應(yīng)工作，熟悉生產(chǎn)和機(jī)械設(shè)備的物資、配件、材料的需求及使用情況，努力做好項(xiàng)目的配件物品的保管服 務(wù)工作，不斷提高服務(wù)質(zhì)量和管理水平。3、按照公司材料管理制度的長久性，加強(qiáng)實(shí)施庫房管理工作，嚴(yán)格執(zhí)行庫房管理制度，各類配件物資的入庫要嚴(yán)格驗(yàn)收、上架，在標(biāo)簽 上填寫對應(yīng)的配件名稱、圖 號及貨位號等，及時(shí)記賬；對出庫的配件及物 資要及時(shí)下賬，做到賬目清楚，出、入庫 手續(xù)齊全，賬物相符。4、做好材料統(tǒng)計(jì)賬務(wù) 管理工作，定期向分管 庫房的領(lǐng)導(dǎo)或項(xiàng)目經(jīng)理匯報(bào)5配件物品的消耗和 庫

7、存情況，及時(shí)提出增添和申 購計(jì)劃。5、努力學(xué)習(xí) 先進(jìn)的管理知識的同時(shí)做好對員工工作能力的提高培 訓(xùn)工作及員工是否勝任本崗位工作的考 評，做出相關(guān)的獎(jiǎng)、罰制度。6、日常工作中做好庫 房材料配件物 資保管的安全、質(zhì)量、數(shù)量和入庫、出庫的管理工作。7、庫存配件物資的管理應(yīng)規(guī)范化、科學(xué)化，做好月度、季度、年度對庫房材料盤點(diǎn)，賬物相符的財(cái)務(wù)報(bào)表管理工作，做到各種 領(lǐng)放物品的單據(jù)、憑證 要裝訂成冊，妥善保管。8、做好對庫 存材料的清理，減少庫存及淘汰 換代處理設(shè)備配件，最大的減少材料庫的損失。（五）、材料會計(jì)崗位職責(zé)1、負(fù)責(zé)庫 房的材料物品的出入 庫的賬務(wù)登記、核對，協(xié)助庫房管理人 員處理庫房的日常工作。

8、2、認(rèn)真學(xué)習(xí)、虛心求教，不斷提高業(yè)務(wù)水品和工作能力，收集整理各個(gè)方面的材料數(shù)據(jù)，建檔備查。3、做到帳帳 相實(shí)。每月結(jié)賬結(jié) 束以后，材料會計(jì)要定時(shí)和財(cái)務(wù)部門進(jìn)行對賬，做到材料帳的金額和材料總賬完全相符，一分不差。4、材料在和財(cái)務(wù)對賬 的同時(shí)，也要和庫管進(jìn)行實(shí)物和材料帳上本期庫存余額的核對和檢查，做到帳物相符。5、熟悉配件物品的規(guī)格、型號、性能和用途。整理供應(yīng)商的價(jià)格以及 質(zhì)量等信息資料。6、了解各種設(shè)備 的常用件的使用周期，掌握它的月使用量以及年使用量，6避免出現(xiàn)配件物品的 積壓以及缺庫現(xiàn)象的發(fā)生。同時(shí) 也為物價(jià)上漲時(shí)增加購貨提供了數(shù)據(jù)。7、根據(jù)配件物品的使用周期以及月使用量合理填報(bào)申購單，申購

9、單上要填清是那種 設(shè)備上使用的，配件的名稱、規(guī)格型號、件號、限定購貨時(shí)間 （因我公司有很多配件需在廠家 訂貨，申購的時(shí)間要提前，給材料供應(yīng)留夠足夠時(shí)間），匯總各項(xiàng)材料的需用量要注明需用 時(shí)間，建立需用量臺帳。8、材料物品的入庫 ，要詳細(xì)檢查名稱、規(guī)格、型號、數(shù)量、單價(jià)、總價(jià)與發(fā)票及清單是否相符；合格證、質(zhì)量證明書等憑據(jù)是否 齊全，并與庫房聯(lián)系核對驗(yàn)收情況，只有各項(xiàng)指標(biāo)驗(yàn)收全部合格、保管員簽 字后，方能填制入庫單據(jù)，報(bào)帳付款。9、材料出庫 要登記清配件物品的名稱、單價(jià)、數(shù)量、金額；要有用料單位的主管領(lǐng)導(dǎo)、用料設(shè)備、領(lǐng) 料人簽字，月底進(jìn)行分類匯總，成本核算到單機(jī)、單車和個(gè)人。10、帳帳、帳物的相符

10、。每月月底扎帳時(shí)和項(xiàng)目財(cái)務(wù)部進(jìn)行核對，發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)糾正和合理處理，做到帳帳相符；在和財(cái)務(wù)對賬 的同時(shí)，也要和庫管進(jìn)行帳和實(shí)物的核對，如有問題出現(xiàn)，查明原因、總結(jié)經(jīng)驗(yàn) ，協(xié)助庫房管理人 員合理處理，做到帳物相符；月底根據(jù)對賬情況向主管 領(lǐng)導(dǎo)寫出書面報(bào)告。11、完成財(cái)務(wù)、庫 房主管及有 業(yè)務(wù)往來部門安排的其他 業(yè)務(wù)工作。（六）、倉庫管理員崗位職責(zé)1、按時(shí)上下班，到崗后巡視倉庫，檢查是否有可疑 現(xiàn)象，發(fā)現(xiàn)情況及時(shí)向上級匯報(bào)，下班時(shí)應(yīng)檢查門 窗是否鎖好，所有開關(guān)是否關(guān)好；2、認(rèn)真做好倉庫的安全、整理工作，經(jīng)常打掃倉庫，整理堆放貨物，及時(shí)7檢查火災(zāi)隱患；3、檢查安全措施和 衛(wèi)生措施是否落 實(shí)，保證庫存物

11、資完好無損。4、負(fù)責(zé)項(xiàng) 目物資的收、發(fā)、存工作，收貨時(shí)，對入庫必須嚴(yán)格根據(jù)已審批的請購單按質(zhì)、按量驗(yàn) 收，并根據(jù)發(fā)票記錄的名稱、規(guī)格、型號、單位、數(shù)量、價(jià)格、金額 打印入庫單或直拔單，并在貨物上標(biāo)明進(jìn)貨日期。屬不符合質(zhì) 量要求的，堅(jiān)決退貨，嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)；5、驗(yàn)收后的物 資，必須按類別固定位置堆放，做到整 齊、美觀 ；6、發(fā)貨時(shí) ，一定要嚴(yán)格審核領(lǐng)用手續(xù)是否齊全，并要嚴(yán)格驗(yàn)證審批人的簽名式樣，對于手續(xù)欠妥者，一律拒發(fā)；7、物品出庫 或入庫要及時(shí)打印出庫單或入庫單，隨時(shí)查核，做到入單及時(shí)，當(dāng)日單據(jù)當(dāng)日清理；8、做好月底倉庫盤 點(diǎn)工作，及時(shí)結(jié)出月末庫存數(shù)報(bào)財(cái)務(wù)科，做好各種單據(jù)報(bào)表的歸檔管理工作；四

12、、工作分工和工作流程管理控制（一）具體的工作流程如下：1、在項(xiàng)目的初始運(yùn)作 階段，物資供應(yīng)部（科）根據(jù)項(xiàng)目部、生產(chǎn) 部門的具體要求，進(jìn)行投標(biāo)的材料報(bào)價(jià)，從而達(dá)到在生產(chǎn)中控制成本、增加效益的目的。2、項(xiàng)目正式運(yùn)作后，由項(xiàng)目經(jīng)理、財(cái)務(wù) 部（科）長、物資供應(yīng)部（科）長組成聯(lián)合小組、在第一時(shí)間對 所需材料的供 應(yīng)進(jìn)行市場考察。生產(chǎn)計(jì) 劃部門依據(jù)工程合同和對比庫存后的實(shí)際需求，對供應(yīng)部下達(dá)材料申購單此單 由申請人填寫，生產(chǎn)或者項(xiàng)目負(fù)責(zé)人簽字后生效。83、采購部接到材料申購單后，根據(jù)所需材料的規(guī)格，質(zhì)量要求，數(shù)量，生產(chǎn)地址等實(shí)際情況，向其發(fā)出材料詢 價(jià)單。供應(yīng)商根據(jù)要求確 認(rèn)價(jià)格后對我司的材料詢 價(jià)單簽字

13、，蓋公章后回傳，簽字蓋章的材料詢 價(jià)單會做為 以后向供應(yīng)商付款的依據(jù)之一，需妥善保存。物資 供應(yīng)部、科應(yīng) 根據(jù)幾家供 應(yīng)商的評價(jià)結(jié)果，參照其供應(yīng)能力、歷史信譽(yù)、售后服務(wù)、距離遠(yuǎn)近等。對 比研究后確定其中的一家或者幾家供 應(yīng)商，確定供應(yīng)商后，項(xiàng)目部與供應(yīng)商之間簽訂的確保雙方履行 約定的一份法律文件。向其發(fā)出材料訂購單 ，通知供貨 ，同時(shí)建立供應(yīng)商的供貨記錄臺帳，對于簽訂合同的供應(yīng)商，要建立完善的供應(yīng)商信息檔案，對于沒有合作的供 應(yīng)商，也要將其信息合理保留，以防不 時(shí)之用，通知項(xiàng)目部、生產(chǎn) 部門準(zhǔn)備收貨。4、供應(yīng)商根據(jù)材料訂購單安排生產(chǎn)運(yùn)輸，各項(xiàng)具體要求以與我司 簽訂的供貨合同為準(zhǔn)。隨貨 攜帶各種

14、合格 證和材質(zhì)證明書。5、項(xiàng)目部在所需材料到 場后，庫管員要負(fù)責(zé)材料的質(zhì)量、數(shù)量檢查 ，檢查中必須將供應(yīng)商的送貨單與我司的材料申購單和材料訂購單相對 照，質(zhì)量和數(shù)量都準(zhǔn)確無 誤后才能進(jìn)行收貨，然后填寫材料到貨單 ，相關(guān)責(zé) 任人簽字后回傳采購部。6、采購部根據(jù)與供 應(yīng)商簽訂的合同條款安排付款。付款時(shí)，采購部填寫統(tǒng)一的付款申請單或者支票領(lǐng) 用單，同時(shí)向財(cái)務(wù)部遞交此批材料的材料訂購單和到貨 確認(rèn)單，如有需要，采購 部有義務(wù)向財(cái)務(wù)部提供材料訂購單以及各家供 應(yīng)商簽字蓋章的材料詢 價(jià)單。由財(cái)務(wù)部根據(jù)實(shí)際情況安排付款額度。7、供應(yīng)商應(yīng)于付款前開具出相符的增 值稅發(fā)票或者普通 發(fā)票，財(cái)務(wù)部在9收到發(fā)票后即向

15、供 應(yīng)商付款。（二）、公司材料信息部和項(xiàng)目部材料供應(yīng)科的分工及合作1、公司材料信息部負(fù)責(zé) 供應(yīng)商信息的搜集、整理以及信息檔案的建立；材料供應(yīng)科對于自己掌握的比 較優(yōu)秀的供應(yīng)商資料要報(bào)公司材料信息部存檔。2、材料信息部負(fù)責(zé) 市場信息的考察，和供應(yīng)商隨時(shí)保持溝通，隨時(shí)掌握市場行情的變化及時(shí)上報(bào)公司總經(jīng)理并通知項(xiàng)目部材料供 應(yīng)科，及時(shí)采取應(yīng)急處理意見和處理辦法。3、對年消耗量大的易 損、易耗配件物品由材料信息部制定采購 方案，選定定點(diǎn)供應(yīng)商并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)，和供應(yīng)商簽訂長年的供應(yīng)合同。年終 完成或超過合同量的廠家返點(diǎn) 歸公司所有。4、材料信息部和材料供應(yīng)科共同商定公司各 類設(shè)備的定點(diǎn)供應(yīng)商，寫出書面報(bào)

16、告，報(bào)總經(jīng)理審批。5、材料供應(yīng) 科在總經(jīng)理批復(fù)的定點(diǎn)供 應(yīng)商根據(jù)項(xiàng)目部的材料申 購單向發(fā)出詢價(jià)單或電話詢價(jià)，貨比三家后向 質(zhì)優(yōu)價(jià)廉，供貨時(shí)間最快的供應(yīng)商發(fā)出訂貨單，簽訂供貨合同（公司已經(jīng)簽訂長年供貨合同的除外）進(jìn)行采購工作。6、材料信息部協(xié) 助材料供應(yīng)科做好在西安的供 應(yīng)商的提貨、發(fā)貨、對賬 ，協(xié)助供應(yīng)科查找緊急求購及定點(diǎn)供 應(yīng)商缺貨的配件物品。五、物資采購、庫房管理制度：（一）、物資采購管理1、采購部作為一個(gè)職能部門，在項(xiàng)目的具體生 產(chǎn)經(jīng)營中擔(dān)負(fù)了重要責(zé)任。采購工作的好壞，直接影響了工程的 質(zhì)量、工期、成本。建立高效、實(shí)用、完善10的采購工作流程是提高采 購效率，降低成本最有效的方法。在采購

17、 的過程中，必須堅(jiān)持原則、秉公辦事、維護(hù) 公司利益；堅(jiān)持綜合考慮質(zhì)量、價(jià)格、供應(yīng)時(shí)效、售后服務(wù)四個(gè)方面 擇優(yōu)選取。項(xiàng) 目實(shí)施的過程中，采購部需要生產(chǎn)、設(shè)備、財(cái)務(wù)、技術(shù)等各個(gè)部 門的大力支持才能 順利的完成采 購工作。每個(gè)部門 之間的聯(lián)系需要一個(gè) 標(biāo)準(zhǔn)來規(guī)劃，來提升工作效率，杜絕工作失誤，為項(xiàng)目的順利實(shí)施做出各自的 貢獻(xiàn)。2、采購核決權(quán)限：（1）、采購金額預(yù)估在 1 萬元以的，由科長核準(zhǔn)。（2）、采購金額預(yù)估在 1 萬元以上 3 萬元以下者，由項(xiàng)目部經(jīng)理核決，采購金額預(yù)估在三萬元以上者，項(xiàng)目部匯報(bào)總公司，由總經(jīng)理核決。（二）、庫房管理1、物資驗(yàn) 收凡入庫物資，倉庫管理員必須進(jìn)行認(rèn)真的檢驗(yàn)，經(jīng)檢驗(yàn)

18、合格后在驗(yàn)收單中簽字。驗(yàn)收內(nèi)容包括：（1）、憑證驗(yàn)收：核對入庫材料的質(zhì)保書或合格證，核對無誤后認(rèn)真歸類保存，材料發(fā)出時(shí)隨料同行，給用料單位。（2）、數(shù)量驗(yàn) 收：對入庫物資進(jìn)行計(jì)件，與入庫單數(shù)量不符時(shí)按實(shí)收數(shù)為準(zhǔn)。（3）、質(zhì)量驗(yàn)收：檢查入庫物資，包裝是否完好，有無生銹、變形，規(guī)格是否符合規(guī)定要求。（4）、在驗(yàn)收中發(fā)現(xiàn)不配套及無合格 證或質(zhì)保書的物資，必須另行堆放，不得入庫，并填報(bào)質(zhì)量反饋單，報(bào)告部門負(fù)責(zé)人及時(shí)處理。112、倉儲臺帳物資驗(yàn)收合格后，保管員根據(jù)收料單辦理入庫手續(xù)，并分類建立材料臺帳，倉庫臺帳必須帳物相符。3、物資保管物資驗(yàn)收入庫后，要做到堆放整齊、井然有序、不同型號、規(guī) 格的物資應(yīng)明

19、顯間隔，并掛有標(biāo)識，注明材料名稱、規(guī) 格，易受潮物資要做好防潮防漏工作。4、領(lǐng)料和發(fā)料保管員必須憑材料調(diào)撥單或領(lǐng)料單發(fā)料，做到“先進(jìn)先發(fā)，推陳儲新”。領(lǐng)發(fā)料時(shí)，領(lǐng)、發(fā)雙方都必須認(rèn)真核對物資的品種、規(guī)格、數(shù)量和質(zhì) 量，并由保管員填寫出庫驗(yàn)證單 ，經(jīng)雙方查驗(yàn)合格后，簽字存檔備查。5、物資搬運(yùn)物資的搬運(yùn)質(zhì)量直接關(guān)系到工程的 產(chǎn)品質(zhì)量，因此在物資的搬運(yùn)過程中須嚴(yán)格注意人員、設(shè)備 及被搬運(yùn)物 資的安全，盡量避免物資在搬運(yùn)過程中的劃傷磕碰。有包裝的物品嚴(yán) 格按照包裝上 標(biāo)注的標(biāo)志作業(yè)，保證物品的包裝完好無損，以確保物資搬運(yùn)過程中不受 損壞。6、材料盤點(diǎn)保管員必須按月對材料進(jìn)行核對、盤點(diǎn)，在盤點(diǎn)過程中發(fā)現(xiàn)損壞、短缺時(shí) ，應(yīng)做好標(biāo)識、記錄 ，上報(bào)