公司費(fèi)用報(bào)銷管理制度剖析

1、公司費(fèi)用報(bào)銷管理制度第一章 總則2第二章費(fèi)用報(bào)銷制度及流程 2第三章借款標(biāo)準(zhǔn)及流程6第四章費(fèi)用審批管理6第五章附則7第一章 總則第一條：為了加強(qiáng)公司內(nèi)部管理，規(guī)范公司費(fèi)用報(bào)銷流程，合理控制費(fèi)用支出，特制定本制度。第二條：本制度根據(jù)公司的實(shí)際情況，將費(fèi)用報(bào)銷分為行車費(fèi)、市內(nèi)（郊縣）差旅費(fèi)、通訊 費(fèi)、住宿費(fèi)、客情費(fèi)等。第三條：本制度適用公司各部門。第二章費(fèi)用報(bào)銷制度及流程和分類第四條：原始憑證有效性的規(guī)定1、報(bào)銷人應(yīng)取得真實(shí)合法的原始憑證（1） 有效發(fā)票至少需要印有兩個(gè)章：國(guó)家或地方稅務(wù)局專用章 +發(fā)票專用章，如少其中一個(gè) 章，發(fā)票無效。（2）財(cái)政機(jī)關(guān)批準(zhǔn)并統(tǒng)一監(jiān)制的行政事業(yè)性收據(jù)；（3）郵政、快

2、遞、銀行、鐵路系統(tǒng)的各類帶印戳的收據(jù)、支出證明單；2、發(fā)票的真假辨別：發(fā)票章的單位名稱需要和網(wǎng)上注冊(cè)的名稱一致，可以登錄發(fā)票上提供的查詢網(wǎng)址進(jìn)行核實(shí)，但是在出差中也不太方便隨時(shí)核對(duì)發(fā)票的信息，建議大家到正規(guī)的地方消費(fèi)索取發(fā)票，避免出現(xiàn)假票現(xiàn)象。3、經(jīng)辦人員因特殊原因確實(shí)不能取得合法憑證時(shí)，允許以普通收據(jù)報(bào)銷（必須要在收據(jù)上蓋章或按手印及簽名）；對(duì)于既沒發(fā)票，也沒收據(jù)的，一律不予報(bào)銷；第五條：?jiǎn)螕?jù)報(bào)銷分類：1、 管理成本：1）行政部分：后勤費(fèi)用；辦公費(fèi)用、快遞費(fèi)用；客情費(fèi)用；2、 運(yùn)輸及業(yè)務(wù)成本：1）車輛費(fèi)用；2）市場(chǎng)部外交費(fèi)用：吃飯費(fèi)用；處理客訴（生產(chǎn)）費(fèi)用；接送人員費(fèi)用等；3、 折舊成本：就

3、是固定資產(chǎn)物品價(jià)值2000元以上含2000元，使用年限達(dá)到 2年；4、 生產(chǎn)成本：1）生產(chǎn)材料費(fèi)用；2）工模材料費(fèi)用；3）外發(fā)加工費(fèi)用：模胚； 鋁材; 電燒、線割、燒焊、雷雕；第六條：費(fèi)用報(bào)銷單填寫及票據(jù)粘貼要求：1、報(bào)銷單據(jù)填寫應(yīng)力求整潔美觀，不得隨意涂改；2、業(yè)務(wù)員和其他人員差旅費(fèi)報(bào)銷單與后面的原始憑證粘貼單須大小一致，各票據(jù)不得突出于報(bào)銷單和粘貼單之外（票據(jù)過大時(shí)應(yīng)按報(bào)銷單大小折疊好）；3、各票據(jù)應(yīng)均勻貼在報(bào)銷單封面后的粘貼單上，整份報(bào)銷單各部分厚度應(yīng)盡量保持一致；4、若報(bào)銷票據(jù)面積大小相同或相似（如車票等），需有層次序列張貼；5、報(bào)銷單據(jù)金額、類型相同的（如車票等），應(yīng)盡量粘貼在一塊，

4、并按金額大小排列;6、報(bào)銷票據(jù)在粘貼時(shí)，確保審核人能夠完全清楚地審閱到報(bào)銷金額;7、報(bào)銷單據(jù)一律用黑色鋼筆或簽字筆填寫；8、報(bào)銷單據(jù)各項(xiàng)目應(yīng)填寫完整，大小寫金額要一致，并經(jīng)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)才有效；報(bào)銷單據(jù)不得涂改，粘貼好后請(qǐng)仔細(xì)核對(duì)金額，票據(jù)金額與填寫金額不符，財(cái)務(wù)不予報(bào)銷。9、 有實(shí)物的報(bào)銷單據(jù)須由驗(yàn)收人驗(yàn)收后在發(fā)票背面簽名確認(rèn)，需入庫(kù)的實(shí)物單據(jù)應(yīng)附入庫(kù)單；10、出租車票據(jù)需注明業(yè)務(wù)發(fā)生時(shí)間、起止地點(diǎn)、人物事件等資料，每張出租車票背面需有部門主管簽字確認(rèn)；第七條： 在一個(gè)預(yù)算期內(nèi)（一個(gè)月），業(yè)務(wù)員和其他人員的各項(xiàng)費(fèi)用的累積支出原則上不得超出預(yù)算，超出預(yù)算部分不予報(bào)銷。第八條：費(fèi)用報(bào)銷基本流程：第

5、九條：報(bào)銷時(shí)間的具體規(guī)定1、 為了提高費(fèi)用報(bào)銷工作效率，各部門應(yīng)在每月10號(hào)后派專人將費(fèi)用報(bào)銷單遞交到財(cái)務(wù) 部,15號(hào)之前財(cái)務(wù)部完成審核并付款，逾期一律不予受理。2、超過兩個(gè)月以上（含兩個(gè)月）的費(fèi)用將不予報(bào)銷，視自動(dòng)放棄。第十辦人填旅費(fèi) 寫報(bào)銷單報(bào)5部門負(fù)責(zé) 人審批會(huì)計(jì)審核報(bào)銷憑證匚=總經(jīng)理審 批職位區(qū)域住項(xiàng)標(biāo)準(zhǔn)一般員工主管8工程師）10經(jīng)理3L1總監(jiān)晚惠州餐費(fèi)9元/餐15元/餐5元總公司15元/餐客情費(fèi)無50/人/次50/人/次50/人/次深圳住宿標(biāo)準(zhǔn)80/晚100 / 晚120 / 晚140/ 晚餐費(fèi)10元/餐20元/餐20元/餐20元/餐客情費(fèi)無50/人/次50/人/次50/人/次1、公

6、司業(yè)務(wù)人員因公外出所發(fā)生的行車費(fèi)、市內(nèi)（郊縣）差旅費(fèi)、通訊費(fèi)、住宿費(fèi)、客情 費(fèi)等按規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)在限額內(nèi)實(shí)行實(shí)報(bào)實(shí)銷，超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2、出差補(bǔ)貼及標(biāo)準(zhǔn)2.1、住宿費(fèi)報(bào)銷時(shí)必須提供住宿發(fā)票，實(shí)際發(fā)生額未達(dá)到住宿標(biāo)準(zhǔn)金額，差額不予補(bǔ)償， 超出標(biāo)準(zhǔn)部分自行承擔(dān)。2.2、出差期間招待客戶需要事先經(jīng)總經(jīng)理同意后方可報(bào)銷招待費(fèi)，回來后補(bǔ)辦申請(qǐng)手續(xù)。2.3、出差時(shí)由對(duì)方單位提供餐飲、住宿及交通工具等將不予報(bào)銷相關(guān)費(fèi)用。2.4、不同級(jí)別的人員一同出差所乘交通工具可享受最高級(jí)別所使用的工具。2.5、部門經(jīng)理以下（含部門經(jīng)理）出差確需乘坐飛機(jī)的，一律先申請(qǐng)，經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)后方 可乘坐飛機(jī)。2.6、到達(dá)目的地后，除

7、總經(jīng)理外其他員工原則上（市內(nèi)）不得乘坐出租車，應(yīng)乘坐公交汽車。因特殊原因等需乘坐出租車的，應(yīng)在出租車票背面詳細(xì)注明時(shí)間、起止地點(diǎn)及事由。2.7、住宿費(fèi)標(biāo)準(zhǔn)為一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間標(biāo)準(zhǔn)。同性兩人一道出差可一同住宿的僅享受一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)間住 宿標(biāo)準(zhǔn)2.8、出差人員報(bào)銷差旅費(fèi)時(shí)，需附出差清單（注明出差日期、事由、地點(diǎn)、到達(dá)時(shí)間、報(bào)銷金額），同時(shí)注明有無住宿費(fèi)，貼上住宿票費(fèi)用包干部分憑發(fā)票報(bào)銷（發(fā)票金額大于費(fèi)用 包干標(biāo)準(zhǔn)的按標(biāo)準(zhǔn)報(bào)銷，發(fā)票金額小于費(fèi)用包干標(biāo)準(zhǔn)的按實(shí)際金額報(bào)銷）。2.9、 報(bào)銷差旅費(fèi)必須在回公司3天內(nèi)辦理報(bào)銷手續(xù)，繳還預(yù)支差旅費(fèi)，否則作為挪用公款 處理。第十一條：辦公用費(fèi)用管理1、辦公費(fèi)用包括印刷各種帳表

8、、打印紙、辦公用品、筆墨、印制名片、郵寄、書報(bào)等費(fèi)用。各部門總監(jiān)或主管對(duì)所屬單位發(fā)生的辦公費(fèi)負(fù)責(zé)，人資行政部對(duì)整個(gè)公司發(fā)生的辦公費(fèi)用負(fù)有監(jiān)管和控制責(zé)任。2、辦公用品采購(gòu)和印刷各種帳表等由行政負(fù)責(zé)采購(gòu)、印刷。3、各部門工作所需用的專用表格等印刷品，由部門自行制定格式，按規(guī)定報(bào)部門領(lǐng)導(dǎo)審批 后，由行政部統(tǒng)一安排廣告公司印制。4、各部門所需辦公用品，在每月 5號(hào)前編寫“辦公用品計(jì)劃書”，經(jīng)部門和公司領(lǐng)導(dǎo)審批后 交由行政統(tǒng)一采購(gòu)；5、 各部門所需購(gòu)置的辦公用品， 統(tǒng)一到行政部領(lǐng)用，并辦理領(lǐng)用登記，同時(shí)記入部門費(fèi)用;6、辦公用品只能用于辦公，不得移作他用或私用。7、個(gè)人領(lǐng)用的辦公用品、工刃量具要妥善保管

9、，不得隨意丟棄和外借，工作變動(dòng)時(shí)，必須 辦理移交手續(xù)，如有遺失，照價(jià)賠償。&公司辦公費(fèi)用報(bào)銷必須嚴(yán)格按公司費(fèi)用審批程序執(zhí)行，對(duì)各部門每月超出預(yù)算的所有辦 公費(fèi)用將不予審批；第十二條：業(yè)務(wù)招待費(fèi)管理1、招待費(fèi)包括因公請(qǐng)客的餐費(fèi)、禮品費(fèi)、旅游費(fèi)、贈(zèng)送商品、贈(zèng)送返利卡開支等。2、各部門因公招待必須事先申請(qǐng)總監(jiān)或總經(jīng)理批準(zhǔn)，如有特殊原因，必須事先電話請(qǐng)示批準(zhǔn)，原則上不允許先斬后奏。參與招待活動(dòng)的人員中（總經(jīng)理除外），以最高級(jí)別的人員為報(bào)銷申請(qǐng)人，不得指定下級(jí)人員提出申請(qǐng)并自已審批報(bào)銷。3、招待費(fèi)發(fā)票日期欄必須填寫清楚并說明招待事由，應(yīng)詳細(xì)注明招待時(shí)間、地點(diǎn)、對(duì)方人員、己方陪同人員等信息。4、 其它非公

10、招待客人一律個(gè)人承擔(dān)。第十三條：交通費(fèi)1、 市內(nèi)辦理業(yè)務(wù)人員 原則上應(yīng)盡量乘坐公交車，特殊情況下需要乘坐出租車的，必須 事先取得部門經(jīng)理的批準(zhǔn)，報(bào)銷憑證上需注明時(shí)間、路程起始點(diǎn)、外出工作內(nèi)容。2、因公司業(yè)務(wù)使用私家車輛，依據(jù)流程提交申請(qǐng)，由人資行政部確認(rèn)后方可出車，車輛使用費(fèi)（公司費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)：送人、送貨1.0元/公里，此標(biāo)準(zhǔn)在油價(jià)上調(diào)時(shí)作相應(yīng)的變動(dòng)）不得超過公司核定標(biāo)準(zhǔn)，超支部分自行承擔(dān)。第十四條：客訴費(fèi)1、外出處理客訴的人員必須要填寫外出申請(qǐng)單和派車申請(qǐng)單，并注明外出是由、時(shí)間、人員、地點(diǎn)等；2、各部門要嚴(yán)格按照吃飯費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行報(bào)銷，超出部份個(gè)人承擔(dān)，特殊情況需要增加吃飯費(fèi)用的需有總經(jīng)理批準(zhǔn)；

11、3、品質(zhì)：1） 惠州：帶工作人員，長(zhǎng)時(shí)間（超過一天以上的）20元/天；短時(shí)間（一天以內(nèi)的）15元/餐；2） 深圳：帶工作人員，長(zhǎng)時(shí)間（超過一天以上的）20元/天；短時(shí)間（一天以內(nèi)的）15元/餐。第十五條：培訓(xùn)費(fèi)1. 培訓(xùn)費(fèi)用由人資行政部統(tǒng)一進(jìn)行預(yù)算、統(tǒng)一管理、統(tǒng)一安排。2. 費(fèi)用發(fā)生前使用部門應(yīng)向人資行政部門申報(bào)員工培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)時(shí)間、所需經(jīng)費(fèi)，經(jīng)人資行政部門審核總經(jīng)理審批后送一份至財(cái)務(wù)部門。3. 費(fèi)用使用部門應(yīng)嚴(yán)格按照計(jì)劃在申請(qǐng)范圍內(nèi)使用費(fèi)用。第十六條：會(huì)議費(fèi)1. 各部門因工作需要參加各種會(huì)議的，應(yīng)寫申請(qǐng)報(bào)告，詳細(xì)注明會(huì)議性質(zhì)、內(nèi)容、目的、會(huì) 議地點(diǎn)、參會(huì)人數(shù)、會(huì)議天數(shù)及所需經(jīng)費(fèi)，后附“會(huì)議

12、邀請(qǐng)函”，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人核實(shí)、總經(jīng) 理簽字后方可前往，會(huì)議結(jié)束后應(yīng)及時(shí)到財(cái)務(wù)部辦理報(bào)銷手續(xù)。2. 參會(huì)人員應(yīng)嚴(yán)格控制費(fèi)用開支，不得無故超支和浪費(fèi)資源，厲行節(jié)約，反對(duì)鋪張浪費(fèi)；3. 會(huì)議結(jié)束后3日內(nèi)按規(guī)定辦理費(fèi)用報(bào)銷手續(xù)，報(bào)銷單據(jù)后附經(jīng)審批的申請(qǐng)報(bào)告及“會(huì)議邀請(qǐng)函”。第十七條：未涉及的其它事項(xiàng)發(fā)生的費(fèi)用, 理。根據(jù)實(shí)際情況，由人資行政部上報(bào)總經(jīng)理酌情處借款標(biāo)準(zhǔn)及流程第十八條：借款標(biāo)準(zhǔn) 借款人填r1、寫借款因公（因私一律f未特別指明擔(dān)保人時(shí),會(huì)計(jì)審核報(bào) 般不超過證其總經(jīng)理審 月工資總額，超過時(shí)須有 現(xiàn)金借款單上的部門負(fù)責(zé)人為默認(rèn)的擔(dān)保人， 能償還借款，由擔(dān)保人承擔(dān)連帶還款責(zé)任）；5 k公司擔(dān)保人.不

13、部門負(fù)責(zé)U予人支批需要借款人未第三章JL出納審核 飪理手賣并若借款人第四章第二十條：費(fèi)用審批管理費(fèi)用審批管理2、試用期員工原則上不允許借款， 未能償還借款，主管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)負(fù)連帶責(zé)任。3、員工因公需要借款時(shí)，應(yīng)合理預(yù)計(jì)所需金額并填寫借款單，由其主要領(lǐng)導(dǎo)經(jīng)有效批準(zhǔn)后 到財(cái)務(wù)部領(lǐng)取現(xiàn)金；在原有借據(jù)未辦理報(bào)銷手續(xù)或未還清欠款的不得再借。4、員工完結(jié)事務(wù)后，在報(bào)銷時(shí)扣回借款，交回剩余現(xiàn)金。因特殊原因當(dāng)時(shí)不能扣回借款或 交回現(xiàn)金的，在本月發(fā)放工資時(shí)扣回。5、 單筆借支或報(bào)銷金額超過 3000元，需要提前一天通知集團(tuán)出納備款。第十九條：借款流程1、公司所有貨幣資金收付審批權(quán)限屬公司總經(jīng)理。2、總經(jīng)理外出時(shí)可以指

14、定授權(quán)人（或電話授權(quán)），經(jīng)公司財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人審核后予以支付，對(duì) 不符合公司財(cái)務(wù)制度的單據(jù)，有權(quán)拒絕支付，總經(jīng)理回來后要立即補(bǔ)辦審批手續(xù)。3、審批人應(yīng)當(dāng)根據(jù)上述貨幣資金授權(quán)批準(zhǔn)權(quán)限的規(guī)定，嚴(yán)格在授權(quán)范圍內(nèi)進(jìn)行審批，不得 超越審批范圍。4、貨幣資金支付的批準(zhǔn)方式為書面形式。5、公司對(duì)貨幣資金支付的審批建立以“誰批準(zhǔn)、誰負(fù)責(zé)”為原則的責(zé)任追究制度，審核人、批準(zhǔn)人要對(duì)由本人審核、 批準(zhǔn)支付的貨幣資金負(fù)責(zé)任，以防范貨幣資金風(fēng)險(xiǎn)， 保證貨幣資金的安全。對(duì)于違反公司財(cái)務(wù)制度的規(guī)定而批準(zhǔn)支付的單據(jù)，各相應(yīng)審核人或?qū)徟艘允氄撎帲?duì)由此引起的不良后果負(fù)連帶責(zé)任。6、報(bào)銷人徇私舞弊、弄虛作假，對(duì)違規(guī)違紀(jì)金額不予報(bào)銷；對(duì)已經(jīng)報(bào)銷的，除退回違規(guī)報(bào)銷金額外，同時(shí)對(duì)報(bào)銷人予以違規(guī)報(bào)銷金額1 5倍的罰款，情節(jié)嚴(yán)重者一律開除并做進(jìn)一步處理。7、審核人、審批人在資料不全、原始憑證不充分、項(xiàng)目不真實(shí)的情況下簽字準(zhǔn)予報(bào)銷的，對(duì)審核人及審批人予以違規(guī)報(bào)銷金額10%-50%的罰款。&因?qū)徍诉^失造成借款人未在規(guī)定期間內(nèi)報(bào)帳沖銷借款，或者無法從工資扣回逾期借款者，經(jīng)辦責(zé)任人（含：各級(jí)審批人）應(yīng)承擔(dān)不低于流失款總額50%的經(jīng)濟(jì)責(zé)任。按責(zé)任人基本工資比例分別承擔(dān)相應(yīng)損失金額，并在壞帳當(dāng)期應(yīng)發(fā)工