辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識(shí)

1、2014年年2月月16日日辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識(shí)辦公室系統(tǒng)工作規(guī)范知識(shí) 主 要 內(nèi) 容 公文處理 印章管理 檔案管理第一部分 公文處理一、基本概念一、基本概念二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念撰制公文撰制公文 就是根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的基本需要，由法就是根據(jù)公務(wù)活動(dòng)的基本需要，由法定作者的代表一撰稿人通過(guò)領(lǐng)會(huì)意圖并收定作者的代表一撰稿人通過(guò)領(lǐng)會(huì)意圖并收集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核集整理有關(guān)的信息撰擬成文稿，再經(jīng)審核簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過(guò)程

2、，形成簽發(fā)以及整理印制蓋印等工作過(guò)程，形成具有正式效力的公文。具有正式效力的公文。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容辦理傳遞文件辦理傳遞文件 根據(jù)法定的職責(zé)權(quán)利規(guī)定，進(jìn)行收文和發(fā)根據(jù)法定的職責(zé)權(quán)利規(guī)定，進(jìn)行收文和發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)文的處理。發(fā)文處理是指以本機(jī)關(guān)的名義制發(fā)公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、公文的過(guò)程，包括草擬、審核、簽發(fā)、復(fù)核、繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指繕印、用印、登記、分發(fā)等程序。收文程序指對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審對(duì)收到公文的辦理過(guò)程，包括簽收、登記、審核、擬辦、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文核、擬辦

3、、批辦、承辦、催辦等程序。傳遞文件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)則遞送給件是將撰制完畢的文件，根據(jù)有關(guān)規(guī)則遞送給收文單位的過(guò)程。收文單位的過(guò)程。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容管理文件管理文件 是指公文由文秘部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一是指公文由文秘部門(mén)或?qū)Ｂ毴藛T統(tǒng)一收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對(duì)文收發(fā)、審核、用印、歸檔、銷毀。對(duì)文件實(shí)施科學(xué)系統(tǒng)的保管，對(duì)秘密文件進(jìn)件實(shí)施科學(xué)系統(tǒng)的保管，對(duì)秘密文件進(jìn)行保密維護(hù)。行保密維護(hù)。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容 立卷歸檔立卷歸檔 公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)公文辦理完畢后應(yīng)根據(jù)檔案法檔案法和其他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔。要對(duì)和其

4、他有關(guān)規(guī)定，及時(shí)立卷歸檔。要對(duì)在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編在立卷范圍內(nèi)的文件做系統(tǒng)化整理和編目，編制成案卷，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將目，編制成案卷，并在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)將其移交檔案部門(mén)。其移交檔案部門(mén)。一、基本概念一、基本概念（一）基本內(nèi)容（一）基本內(nèi)容嚴(yán)肅性嚴(yán)肅性 公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文公文作者是法定的，具有權(quán)威性的。公文不是個(gè)人的作品，對(duì)內(nèi)對(duì)外代表企業(yè)。在公務(wù)不是個(gè)人的作品，對(duì)內(nèi)對(duì)外代表企業(yè)。在公務(wù)聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此聯(lián)系中，必須以法定的名義行文，因此, ,這種法這種法定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動(dòng)定作者的職能身份，賦予了它在公文處理活動(dòng)中等同的權(quán)威。公文

5、處理活動(dòng)具有一定的秘密中等同的權(quán)威。公文處理活動(dòng)具有一定的秘密性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對(duì)象，一部性，絕大多數(shù)公文都有特定的讀者對(duì)象，一部分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的分公文更因其涉及到企業(yè)利益，必須以有效的保護(hù)手段將其限有于一定的讀者群和特定的時(shí)保護(hù)手段將其限有于一定的讀者群和特定的時(shí)空內(nèi)。空內(nèi)。 一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性 輔助性輔助性 公文處理活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的公文處理活動(dòng)是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供組成部分，它為企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)提供了必要的條件和保障，因而是一項(xiàng)輔助性了必要的條件和保障，因而是一項(xiàng)輔助性活動(dòng)。從

6、管理學(xué)上來(lái)說(shuō)，管理的四項(xiàng)基本活動(dòng)。從管理學(xué)上來(lái)說(shuō)，管理的四項(xiàng)基本職能：計(jì)劃、組織、指揮、控制，這些管職能：計(jì)劃、組織、指揮、控制，這些管理職能的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)公文處理，因此，公理職能的實(shí)現(xiàn)離不開(kāi)公文處理，因此，公文處理活動(dòng)具有輔助性，輔助性又包含業(yè)文處理活動(dòng)具有輔助性，輔助性又包含業(yè)務(wù)性、定向性。務(wù)性、定向性。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性應(yīng)用性應(yīng)用性 公文處理活動(dòng)經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的實(shí)踐，反復(fù)的公文處理活動(dòng)經(jīng)過(guò)了長(zhǎng)期的實(shí)踐，反復(fù)的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強(qiáng)的探索，已經(jīng)逐步形成了基本完整的具有很強(qiáng)的應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公文處理應(yīng)用性的思想、程序、方法和技巧。公

7、文處理的實(shí)踐性要求公文處理的工作人員做為活動(dòng)的的實(shí)踐性要求公文處理的工作人員做為活動(dòng)的主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極主體，應(yīng)該起到主導(dǎo)的作用，充分地發(fā)揮積極性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具性和創(chuàng)造性，不斷提高自身的素質(zhì)，使各種具體門(mén)類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實(shí)體門(mén)類的技術(shù)和方法真正能為我所用，投入實(shí)際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和際。公文處理的應(yīng)用性，派生了它的專業(yè)性和技術(shù)性。技術(shù)性。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性 公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，公文處理還具有特定的技術(shù)規(guī)律，特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方法、特別是各種新的辦公材料和技術(shù)方

8、法、手段的運(yùn)用，正從根本上改變著公文手段的運(yùn)用，正從根本上改變著公文處理活動(dòng)的形式、方向、程序、制度處理活動(dòng)的形式、方向、程序、制度和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)和功用，使之朝著更可靠、更快更優(yōu)的方向發(fā)展。的方向發(fā)展。一、基本概念一、基本概念（二）基本特性（二）基本特性一、基本概念一、基本概念及時(shí)及時(shí) 準(zhǔn)確準(zhǔn)確 保密保密 集中集中（三）基本要求（三）基本要求第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念二、公文種類二、公文種類 從外延上說(shuō)，公文包含文件，公文從外延上說(shuō)，公文包含文件，公文是大概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵是大

9、概念，文件是公文的一種。從內(nèi)涵上講，以上講，以“文件文件”形式出現(xiàn)的公文，在形式出現(xiàn)的公文，在我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、我們現(xiàn)在的擬文中，主要是一些政策性、重要的事項(xiàng)，或者是下級(jí)單位向上級(jí)單重要的事項(xiàng)，或者是下級(jí)單位向上級(jí)單位報(bào)送的公文。位報(bào)送的公文。在處理日常事務(wù)中經(jīng)常在處理日常事務(wù)中經(jīng)常應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行應(yīng)用的具有一定格式的文體一般分為行政公文、事務(wù)文書(shū)和商務(wù)文書(shū)等三類。政公文、事務(wù)文書(shū)和商務(wù)文書(shū)等三類。行政文書(shū)行政文書(shū) 是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中是指行政機(jī)關(guān)在行政管理過(guò)程中形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文形成的具有法定效力和規(guī)范體式的文書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)

10、活動(dòng)的重書(shū)，是依法行政和進(jìn)行公務(wù)活動(dòng)的重要工具。要工具。二、公文種類二、公文種類事務(wù)文書(shū)事務(wù)文書(shū) 是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體和個(gè)人為處理日常事務(wù)所使用的文書(shū)。主要有處理日常事務(wù)所使用的文書(shū)。主要有傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、賀傳真稿、備忘錄、請(qǐng)柬、邀請(qǐng)函、賀信（賀電）、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、信（賀電）、感謝信、啟事、簡(jiǎn)報(bào)、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、會(huì)議記錄、計(jì)劃、總結(jié)、述職報(bào)告、講話稿等等。講話稿等等。二、公文種類二、公文種類商務(wù)文書(shū)商務(wù)文書(shū) 是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)是指機(jī)關(guān)、單位、團(tuán)體為處理商務(wù)業(yè)務(wù)所使用的文書(shū)，主要有意向書(shū)、訂業(yè)務(wù)所使用的文書(shū)，主要有意向書(shū)

11、、訂貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招貨單、商品說(shuō)明書(shū)、市場(chǎng)調(diào)查報(bào)告、招標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同、可行性研究報(bào)告標(biāo)書(shū)、投標(biāo)書(shū)、合同、可行性研究報(bào)告等等。等等。二、公文種類二、公文種類二、公文種類二、公文種類 在日常工作中，行政公文的使用在日常工作中，行政公文的使用極為廣泛。按極為廣泛。按國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法理辦法有關(guān)規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的公文有關(guān)規(guī)定，行政機(jī)關(guān)的公文種類有種類有1313種，命令（令）、決定、公種，命令（令）、決定、公告、通告、通報(bào)、議案、通知、報(bào)告、告、通告、通報(bào)、議案、通知、報(bào)告、請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。請(qǐng)示、批復(fù)、意見(jiàn)、函、會(huì)議紀(jì)要。 1、文件 （1）董事

12、會(huì)、黨委、紀(jì)委文件（3）部門(mén)文件2、情況通報(bào)（2）公司文件3、會(huì)議紀(jì)要（1）專題會(huì)議紀(jì)要（2）辦公會(huì)會(huì)紀(jì)要集團(tuán)公司常用公文種類集團(tuán)公司常用公文種類二、公文種類二、公文種類一、公文種類一、公文種類 適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)適用于批轉(zhuǎn)下級(jí)機(jī)關(guān)公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳上級(jí)機(jī)關(guān)和不相隸屬機(jī)關(guān)的公文，傳達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位達(dá)要求下級(jí)機(jī)關(guān)辦理和需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。周知或者執(zhí)行的事項(xiàng)，任免人員。（一）通知（一）通知一、公文種類一、公文種類 1 1、通知一般是下行文，或者是平行、通知一般是下行文，或者是平行文。不能對(duì)上級(jí)單位發(fā)通知。文。不能對(duì)上級(jí)單位發(fā)通

13、知。 2 2、作為平行文，主要是指發(fā)文單位、作為平行文，主要是指發(fā)文單位（一般指綜合部門(mén)）管理事項(xiàng)需要平級(jí)（一般指綜合部門(mén)）管理事項(xiàng)需要平級(jí)部門(mén)知曉或執(zhí)行的事項(xiàng)。部門(mén)知曉或執(zhí)行的事項(xiàng)。（一）通知（一）通知二、公文種類二、公文種類 注意事項(xiàng)：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)注意事項(xiàng)：日常工作中，批轉(zhuǎn)轉(zhuǎn)發(fā)印發(fā)性通知均有附帶文件，位于正文后的附件性通知均有附帶文件，位于正文后的附件位置，但他們?nèi)匀粚儆谖恢?，但他們?nèi)匀粚儆凇罢恼摹?，而不是，而不是“附件附件”，因此在正文下行文不必?biāo)注，因此在正文下行文不必標(biāo)注“附件附件”及及“附件名稱附件名稱”。如：如：關(guān)于下發(fā)關(guān)于下發(fā)池州海螺道路交通管理池州海螺道路交通

14、管理的通知的通知（一）通知（一）通知二、公文種類二、公文種類 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)匯報(bào)工作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)作、反映情況，答復(fù)上級(jí)機(jī)關(guān)的詢問(wèn)。的詢問(wèn)。 附：附：子公司對(duì)外報(bào)告格式子公司對(duì)外報(bào)告格式（二）報(bào)告（二）報(bào)告二、公文種類二、公文種類 1 1、報(bào)告一定是上行文。、報(bào)告一定是上行文。 2 2、報(bào)告就是反映情況、匯報(bào)工作，具有匯報(bào)性和、報(bào)告就是反映情況、匯報(bào)工作，具有匯報(bào)性和陳述性的特點(diǎn)。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，否則上級(jí)收文陳述性的特點(diǎn)。報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)，否則上級(jí)收文單位可以不予答復(fù)。報(bào)告最好也不要帶建議事項(xiàng)。單位可以不予答復(fù)。報(bào)告最好也不要帶建議事項(xiàng)。 3 3、除

15、安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項(xiàng)外，一、除安全事故、特大自然災(zāi)害等緊急事項(xiàng)外，一般不越級(jí)報(bào)告。般不越級(jí)報(bào)告。 4 4、常用的報(bào)告尾語(yǔ)有：、常用的報(bào)告尾語(yǔ)有：“特此報(bào)告特此報(bào)告”、“專此報(bào)專此報(bào)告告”、“請(qǐng)審閱請(qǐng)審閱”、“請(qǐng)指正請(qǐng)指正”等。等。（二）報(bào)告（二）報(bào)告二、公文種類二、公文種類 5 5、報(bào)告于請(qǐng)示的區(qū)別、報(bào)告于請(qǐng)示的區(qū)別 （1 1）性質(zhì)要求不同。報(bào)告為匯報(bào)工作，反映情）性質(zhì)要求不同。報(bào)告為匯報(bào)工作，反映情況，答復(fù)詢問(wèn)所用，因此報(bào)告機(jī)關(guān)不必等待上級(jí)機(jī)況，答復(fù)詢問(wèn)所用，因此報(bào)告機(jī)關(guān)不必等待上級(jí)機(jī)關(guān)的答復(fù)；而請(qǐng)示則是為了某一問(wèn)題請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)關(guān)的答復(fù)；而請(qǐng)示則是為了某一問(wèn)題請(qǐng)求上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批

16、準(zhǔn)的公文，請(qǐng)示機(jī)關(guān)必須要等待上級(jí)機(jī)關(guān)批示或批準(zhǔn)的公文，請(qǐng)示機(jī)關(guān)必須要等待上級(jí)機(jī)關(guān)的明確回復(fù)。的明確回復(fù)。 （2 2）行文時(shí)限不同。報(bào)告行文的時(shí)限原則是，）行文時(shí)限不同。報(bào)告行文的時(shí)限原則是，可以在事前、事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示則必可以在事前、事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示則必須在事前行文。須在事前行文。（二）報(bào)告（二）報(bào)告二、公文種類二、公文種類注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)： （1 1）報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)。報(bào)告事項(xiàng)務(wù)必真實(shí)，）報(bào)告事項(xiàng)真實(shí)。報(bào)告事項(xiàng)務(wù)必真實(shí)，有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，不能為了取悅上級(jí)，編造有喜報(bào)喜，有憂報(bào)憂，不能為了取悅上級(jí)，編造事實(shí)。（事實(shí)。（2 2）報(bào)告時(shí)間及時(shí)。報(bào)告的目的是為了）報(bào)告時(shí)間及時(shí)

17、。報(bào)告的目的是為了使上級(jí)機(jī)關(guān)了解下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況，違反了時(shí)使上級(jí)機(jī)關(guān)了解下級(jí)機(jī)關(guān)的工作情況，違反了時(shí)效性，報(bào)告也就失去了意義。（效性，報(bào)告也就失去了意義。（3 3）報(bào)告不得夾）報(bào)告不得夾帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如果在洋洋灑灑的長(zhǎng)篇報(bào)告中提出帶請(qǐng)示事項(xiàng)。如果在洋洋灑灑的長(zhǎng)篇報(bào)告中提出了請(qǐng)示事項(xiàng)，并等待批準(zhǔn)，這就難免貽誤工作。了請(qǐng)示事項(xiàng)，并等待批準(zhǔn)，這就難免貽誤工作。 （二）報(bào)告（二）報(bào)告二、公文種類二、公文種類 適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。適用于向上級(jí)機(jī)關(guān)請(qǐng)求指示、批準(zhǔn)。 1 1、和報(bào)告一樣，請(qǐng)示一定是上行、和報(bào)告一樣，請(qǐng)示一定是上行文。因此，同各部門(mén)之間不用請(qǐng)示。嚴(yán)文。因此，同各部門(mén)之間不用請(qǐng)示。嚴(yán)

18、格的說(shuō)應(yīng)該用格的說(shuō)應(yīng)該用“函函”，但在標(biāo)題中用很，但在標(biāo)題中用很客氣、變通的語(yǔ)言，如客氣、變通的語(yǔ)言，如“關(guān)于請(qǐng)求（申關(guān)于請(qǐng)求（申請(qǐng)）的函請(qǐng)）的函”等。等。（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 2 2、請(qǐng)示應(yīng)一事一請(qǐng)。因?yàn)槎嗍抡?qǐng)示，、請(qǐng)示應(yīng)一事一請(qǐng)。因?yàn)槎嗍抡?qǐng)示，收文單位可能在不同的部門(mén)辦理，又可能收文單位可能在不同的部門(mén)辦理，又可能是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)困難，是其不同的領(lǐng)導(dǎo)分管，造成公文運(yùn)轉(zhuǎn)困難，同時(shí)降低辦文效率。同時(shí)降低辦文效率。（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 3 3、請(qǐng)示一般只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，涉及其、請(qǐng)示一般只主送一個(gè)機(jī)關(guān)，涉及其它上級(jí)協(xié)辦部門(mén)的一般用抄送形

19、式，但請(qǐng)它上級(jí)協(xié)辦部門(mén)的一般用抄送形式，但請(qǐng)示不抄送下級(jí)單位。如果不主送一個(gè)部門(mén)，示不抄送下級(jí)單位。如果不主送一個(gè)部門(mén)，可能產(chǎn)生以下兩個(gè)問(wèn)題：一是造成問(wèn)題無(wú)可能產(chǎn)生以下兩個(gè)問(wèn)題：一是造成問(wèn)題無(wú)法解決，因兩個(gè)主辦部門(mén)都認(rèn)為這事不一法解決，因兩個(gè)主辦部門(mén)都認(rèn)為這事不一定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容定是其主辦，特別是不易辦的事；二是容易造成主辦部門(mén)協(xié)調(diào)困難。易造成主辦部門(mén)協(xié)調(diào)困難。（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 4 4、請(qǐng)示類公文應(yīng)在成文日期后、請(qǐng)示類公文應(yīng)在成文日期后的附注位置注明聯(lián)系人及電話，以便的附注位置注明聯(lián)系人及電話，以便主辦部門(mén)及時(shí)聯(lián)系，以便了解情況，主辦部門(mén)及時(shí)聯(lián)系

20、，以便了解情況，及時(shí)辦復(fù)。及時(shí)辦復(fù)。（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 5 5、請(qǐng)示類公文一般不越級(jí)請(qǐng)示。如、請(qǐng)示類公文一般不越級(jí)請(qǐng)示。如遇事情緊急、情況重大，不越級(jí)將貽誤遇事情緊急、情況重大，不越級(jí)將貽誤工作，或已報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)但未得到批復(fù)、工作，或已報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān)但未得到批復(fù)、事情急于處理時(shí)，可作特殊情況處理，事情急于處理時(shí)，可作特殊情況處理，在越級(jí)行文的同時(shí)，必須同時(shí)抄送給直在越級(jí)行文的同時(shí)，必須同時(shí)抄送給直接上級(jí)機(jī)關(guān)。接上級(jí)機(jī)關(guān)。（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 6 6、請(qǐng)示語(yǔ)氣宜溫和謙恭，用詞、請(qǐng)示語(yǔ)氣宜溫和謙恭，用詞應(yīng)采用應(yīng)采用“請(qǐng)請(qǐng)”、“擬擬”、“建議建議”等，等，

21、不可生硬武斷。不可生硬武斷。附：附：子公司內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告格式子公司內(nèi)部請(qǐng)示報(bào)告格式（三）請(qǐng)示（三）請(qǐng)示二、公文種類二、公文種類 適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。適用于答復(fù)下級(jí)機(jī)關(guān)的請(qǐng)示事項(xiàng)。 1 1、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下、批復(fù)一定是下行文，是批復(fù)下級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)非下級(jí)的單位，級(jí)單位的請(qǐng)示事項(xiàng)。對(duì)非下級(jí)的單位，不能使用批復(fù)文種。如：同級(jí)單位的各不能使用批復(fù)文種。如：同級(jí)單位的各組成部門(mén)之間行文，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單組成部門(mén)之間行文，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用位行文都不能用批復(fù)文種，一般是用“函函”。（四）批復(fù)（四）批復(fù)二、公文種類二、公文種類 2 2、批復(fù)一般是對(duì)下級(jí)單

22、位請(qǐng)示事項(xiàng)、批復(fù)一般是對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)批準(zhǔn)答復(fù)。如果對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)不予批準(zhǔn)答復(fù)。如果對(duì)下級(jí)單位請(qǐng)示事項(xiàng)不予同意時(shí)，一般不用批復(fù)，用意見(jiàn)（對(duì)下級(jí)同意時(shí)，一般不用批復(fù)，用意見(jiàn)（對(duì)下級(jí)單位）或函（對(duì)不相隸屬單位）或者用復(fù)單位）或函（對(duì)不相隸屬單位）或者用復(fù)函。函。 （四）批復(fù)（四）批復(fù)二、公文種類二、公文種類 適用于對(duì)重要問(wèn)題提出意見(jiàn)和處理辦適用于對(duì)重要問(wèn)題提出意見(jiàn)和處理辦法。法。 1 1、意見(jiàn)可以是上行文，也可以是下、意見(jiàn)可以是上行文，也可以是下行文，又可以是平行文。使用行文，又可以是平行文。使用“意見(jiàn)意見(jiàn)”文種發(fā)文，形式上可以是文種發(fā)文，形式上可以是“文件文件”形式，也可以是形式，也可以是

23、“（單位）（單位）”（發(fā)（發(fā)文單位的標(biāo)識(shí)）的形式。文單位的標(biāo)識(shí)）的形式。（五）意見(jiàn)（五）意見(jiàn)二、公文種類二、公文種類 2 2、上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位報(bào)送的意見(jiàn)、上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位報(bào)送的意見(jiàn)類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級(jí)單類公文，一般要給予處理或答復(fù)。上級(jí)單位下發(fā)的意見(jiàn)，文中有明確要求的，下級(jí)位下發(fā)的意見(jiàn)，文中有明確要求的，下級(jí)單位就遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的，應(yīng)參照單位就遵照?qǐng)?zhí)行，無(wú)明確要求的，應(yīng)參照?qǐng)?zhí)行。事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示則執(zhí)行。事后或工作進(jìn)行中行文，而請(qǐng)示則必須在事前行文。必須在事前行文。（五）意見(jiàn)（五）意見(jiàn)二、公文種類二、公文種類 適用于不相隸屬單位之間商洽工作，詢適用于不相隸屬單

24、位之間商洽工作，詢問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)事項(xiàng)。問(wèn)和答復(fù)問(wèn)題，請(qǐng)求批準(zhǔn)和答復(fù)事項(xiàng)。 1 1、一定要用于不相隸屬單位之間，一般、一定要用于不相隸屬單位之間，一般是平級(jí)單位之間的行文，對(duì)上級(jí)單位或下級(jí)是平級(jí)單位之間的行文，對(duì)上級(jí)單位或下級(jí)單位一般不用函，用函也不適合。單位一般不用函，用函也不適合。 2 2、注意與批復(fù)文種的區(qū)別使用，上級(jí)單、注意與批復(fù)文種的區(qū)別使用，上級(jí)單位對(duì)下級(jí)單位之間的批準(zhǔn)、答復(fù)事項(xiàng)一般都位對(duì)下級(jí)單位之間的批準(zhǔn)、答復(fù)事項(xiàng)一般都應(yīng)用應(yīng)用“函函”，而不用批復(fù)。，而不用批復(fù)。（六）函（六）函第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程

25、一、基本概念一、基本概念三、公文格式三、公文格式 公文格式指公文的外觀樣式，公文格式指公文的外觀樣式，既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要既公文用紙、印裝的規(guī)格和其需要標(biāo)識(shí)的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。標(biāo)識(shí)的各要素所構(gòu)成的外部形態(tài)。公文格式要素劃分為眉首、主體、版記公文格式要素劃分為眉首、主體、版記3 3部分部分 1、眉首公文的“頭” 2、主體公文的“身” 3、版記公文的“腳” 置于公文首頁(yè)紅色反線（寬度同版心，即 156mm)以上的各要素統(tǒng)稱眉首 置于紅色反線（不含）以下到主題詞之間的 各要素統(tǒng)稱主體 置于主題詞以下各要素統(tǒng)稱版記 三、公文格式三、公文格式 眉首 安徽海螺集團(tuán)公司部室文安海辦20088

26、號(hào) 眉首眉首-公文的“頭”發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文機(jī)關(guān)標(biāo)識(shí)發(fā)文字號(hào)發(fā)文字號(hào)反線反線秘密等級(jí)秘密等級(jí)37mm62mm秘密三、公文格式三、公文格式（一）眉首（一）眉首 二級(jí)部門(mén)行文中的文頭相當(dāng)于公文的二級(jí)部門(mén)行文中的文頭相當(dāng)于公文的眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線眉首主要包括發(fā)文單位、文件類別、劃線和發(fā)文編號(hào)。和發(fā)文編號(hào)。 三、公文格式三、公文格式二級(jí)部門(mén)通知通報(bào)格式二級(jí)部門(mén)通知通報(bào)格式（一）眉首（一）眉首安徽海螺集團(tuán)公司文件安海政20089號(hào) 標(biāo)題標(biāo)題 。 特此通知 主體-公文的“身” 主送機(jī)關(guān)主送機(jī)關(guān)正文正文附件附件成文日期成文日期印章和附注等印章和附注等關(guān)于下發(fā)的通知公司各單位： 附件：1、二八

27、年四月十六日 2、（二）公文主體（二）公文主體三、公文格式三、公文格式 公文標(biāo)題為黑體二號(hào)字、居中，上、下各公文標(biāo)題為黑體二號(hào)字、居中，上、下各空一行?？煞忠恍谢蚨嘈信挪?；回行時(shí)，要做空一行?？煞忠恍谢蚨嘈信挪迹换匦袝r(shí)，要做到詞義完成，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題到詞義完成，排列對(duì)稱，間距恰當(dāng)。公文標(biāo)題應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公應(yīng)當(dāng)準(zhǔn)確簡(jiǎn)要地概括公文的主要內(nèi)容并標(biāo)明公文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名文種類。公文標(biāo)題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。三、公文格式三、公文格式主體主體1 1、標(biāo)題、標(biāo)題公文標(biāo)題應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：公文標(biāo)題應(yīng)注意

28、以下幾點(diǎn)： （1 1）標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映概括公文內(nèi)容。）標(biāo)題應(yīng)簡(jiǎn)明扼要，準(zhǔn)確反映概括公文內(nèi)容。 （2 2）除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用）除法規(guī)、規(guī)章名稱加書(shū)名號(hào)外，一般不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。這也是對(duì)標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要的要求，如標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。這也是對(duì)標(biāo)題簡(jiǎn)明扼要的要求，如“關(guān)關(guān)于印發(fā)于印發(fā)（內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件）的通知（內(nèi)部制度、轉(zhuǎn)發(fā)文件）的通知”，都，都不應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。不應(yīng)加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。 （3 3）一定要表明文種。）一定要表明文種。 （4 4）還有一些簡(jiǎn)單事項(xiàng)可以不用標(biāo)題。如：告）還有一些簡(jiǎn)單事項(xiàng)可以不用標(biāo)題。如：告訴一個(gè)簡(jiǎn)單的情況，或者給某單位反饋一個(gè)意見(jiàn)，訴一個(gè)簡(jiǎn)單的情況，或者給某單位反饋一個(gè)意見(jiàn)

29、，或者僅對(duì)某一個(gè)單位發(fā)個(gè)通知等?；蛘邇H對(duì)某一個(gè)單位發(fā)個(gè)通知等。1 1、標(biāo)題、標(biāo)題三、公文格式三、公文格式主體主體 是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱是指公文的主要受理單位，應(yīng)當(dāng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱。或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱、統(tǒng)稱或同類型單位的統(tǒng)稱。同類型單位的統(tǒng)稱如：同類型單位的統(tǒng)稱如：“公司各單位公司各單位”。 （1 1）在通常情況下，上行文（如請(qǐng)示、報(bào)）在通常情況下，上行文（如請(qǐng)示、報(bào)告）、特指性下行文（如批復(fù)）、平行文（如告）、特指性下行文（如批復(fù)）、平行文（如函），只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；普發(fā)性下行文（如函），只寫(xiě)一個(gè)主送機(jī)關(guān)；普發(fā)性下行文（如決定、通知、通報(bào)）寫(xiě)數(shù)個(gè)主送機(jī)

30、關(guān)；周知性決定、通知、通報(bào)）寫(xiě)數(shù)個(gè)主送機(jī)關(guān)；周知性公文（如公告、通告等）可以不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。公文（如公告、通告等）可以不寫(xiě)主送機(jī)關(guān)。2 2、主送機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)三、公文格式三、公文格式主體主體 （2 2）主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空）主送機(jī)關(guān)在標(biāo)題下空1 1行，左側(cè)行，左側(cè)頂格用三號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，回行仍須頂格。頂格用三號(hào)仿宋字體標(biāo)識(shí)，回行仍須頂格。其標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法是：同類機(jī)關(guān)、單位之其標(biāo)點(diǎn)符號(hào)的用法是：同類機(jī)關(guān)、單位之間用頓號(hào)、不同類機(jī)關(guān)、單位之間用逗號(hào)，間用頓號(hào)、不同類機(jī)關(guān)、單位之間用逗號(hào)，最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。最后一個(gè)主送單位名稱后標(biāo)全角冒號(hào)。2 2、主送機(jī)關(guān)、主送機(jī)關(guān)三、公文格式三、公文格

31、式主體主體 （1 1）從公文的起草方面：一是符合黨和國(guó)）從公文的起草方面：一是符合黨和國(guó)家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級(jí)家的路線方針政策和法律法規(guī)；二是符合上級(jí)機(jī)關(guān)的有關(guān)指示和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公機(jī)關(guān)的有關(guān)指示和要求；三是要同現(xiàn)行有關(guān)公文相銜接；四是要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位文相銜接；四是要完整、準(zhǔn)確地體現(xiàn)發(fā)文單位的意圖；五是全面準(zhǔn)確的反映客觀實(shí)際情況；的意圖；五是全面準(zhǔn)確的反映客觀實(shí)際情況；六是提出的政策措施要切實(shí)可行；七是文字要六是提出的政策措施要切實(shí)可行；七是文字要精確簡(jiǎn)練，表達(dá)要準(zhǔn)確嚴(yán)密。精確簡(jiǎn)練，表達(dá)要準(zhǔn)確嚴(yán)密。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 （2 2

32、）從辦公室核文的角度，總的要求）從辦公室核文的角度，總的要求是：觀點(diǎn)明確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，是：觀點(diǎn)明確，條例要清晰，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，內(nèi)容從事，文字精煉，表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)句通內(nèi)容從事，文字精煉，表達(dá)準(zhǔn)確，語(yǔ)句通順。順。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 （3 3）正文在主送單位名稱下）正文在主送單位名稱下1 1行，每自然段行，每自然段左空左空2 2字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字字，回行頂格。數(shù)字、年份不能回行。字體為仿宋三號(hào)字，若正文中含有子標(biāo)題，則該體為仿宋三號(hào)字，若正文中含有子標(biāo)題，則該子標(biāo)題加粗，不再采用黑體。子標(biāo)題加粗，不再采用黑體。附：附：關(guān)于開(kāi)展一線計(jì)劃?rùn)z修勞動(dòng)競(jìng)賽

33、的通知關(guān)于開(kāi)展一線計(jì)劃?rùn)z修勞動(dòng)競(jìng)賽的通知3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體審核公文內(nèi)容注意事項(xiàng)：審核公文內(nèi)容注意事項(xiàng)： 一是應(yīng)用公文應(yīng)完整，如：一是應(yīng)用公文應(yīng)完整，如：“發(fā)文單位名稱發(fā)文單位名稱公文公文標(biāo)題標(biāo)題（發(fā)文字號(hào)）（發(fā)文字號(hào)）”。 二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)二是公文出現(xiàn)的單位名稱要用法定名稱或規(guī)范化簡(jiǎn)稱，不要造成歧義。如果文中要用簡(jiǎn)稱，一般首次用全稱，不要造成歧義。如果文中要用簡(jiǎn)稱，一般首次用全稱（以下簡(jiǎn)稱稱（以下簡(jiǎn)稱），然后再用簡(jiǎn)稱。），然后再用簡(jiǎn)稱。 三是公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序三是公文中的數(shù)字，除成文日期，部分結(jié)構(gòu)層次序數(shù)和在一些

34、詞語(yǔ)中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當(dāng)數(shù)和在一些詞語(yǔ)中作為修辭色彩的數(shù)字用漢字外，應(yīng)當(dāng)用阿拉伯?dāng)?shù)字。用阿拉伯?dāng)?shù)字。 四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、（一）、四是結(jié)構(gòu)層次序數(shù)：一、（一）、1 1、（、（1 1）。）。3 3、正文、正文三、公文格式三、公文格式主體主體 附件是對(duì)公文的補(bǔ)充或說(shuō)明，是正文附件是對(duì)公文的補(bǔ)充或說(shuō)明，是正文的補(bǔ)充材料或參考材料。目的是使正文的的補(bǔ)充材料或參考材料。目的是使正文的主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空主題內(nèi)容更清晰、明了。附件在正文下空1 1行左空行左空2 2字，用三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)字，用三號(hào)仿宋字標(biāo)識(shí)“附件附件”，后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。（如附件：后標(biāo)全角冒號(hào)和名稱。（如附件

35、：1 1、 ）。附件應(yīng)與正文一起裝訂。）。附件應(yīng)與正文一起裝訂。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： （1 1）公文的主體部分不能作為附件。）公文的主體部分不能作為附件。如：如：“關(guān)于印發(fā)關(guān)于印發(fā)辦法（規(guī)定、制度、辦法（規(guī)定、制度、意見(jiàn)）的通知意見(jiàn)）的通知”，經(jīng)常把，經(jīng)常把“辦法辦法”作為附作為附件，這是不正確的，因?yàn)樗枪牡闹黧w。件，這是不正確的，因?yàn)樗枪牡闹黧w。 （2 2）在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加）在正文中涉及附件的內(nèi)容處應(yīng)加括號(hào)注明括號(hào)注明“見(jiàn)附件見(jiàn)附件”。公文主體中的附件。公文主體中的附件名稱應(yīng)與附件

36、材料上的名稱一致。名稱應(yīng)與附件材料上的名稱一致。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： （3 3）附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。若無(wú)）附件應(yīng)與公文主體裝訂在一起。若無(wú)法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁(yè)右上角注明法裝訂在一起，應(yīng)在附件的首頁(yè)右上角注明“發(fā)文字號(hào)附件：發(fā)文字號(hào)附件：”。 （4 4）如果附件很多，有的材料作為附件又）如果附件很多，有的材料作為附件又不好表明名稱，可以在正文中進(jìn)行不好表明名稱，可以在正文中進(jìn)行“文字處文字處理理”，如，如“現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報(bào)，請(qǐng)審定現(xiàn)將有關(guān)材料隨文上報(bào)，請(qǐng)審定”等，這樣就不需要再用等，這

37、樣就不需要再用“附件附件”。4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面：附件部分，應(yīng)注意以下幾個(gè)方面： （5 5）如附件不止一份，則用阿拉伯?dāng)?shù)）如附件不止一份，則用阿拉伯?dāng)?shù)字編列序號(hào)，上下排布；附件名稱后不加字編列序號(hào)，上下排布；附件名稱后不加標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如多個(gè)附件的格式排列：標(biāo)點(diǎn)符號(hào)。如多個(gè)附件的格式排列： 附件：附件：1 1、 2 2、 3 3、4 4、附件、附件三、公文格式三、公文格式主體主體 確定成文日期應(yīng)掌握以下原則：確定成文日期應(yīng)掌握以下原則： （1 1）公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)）公司領(lǐng)導(dǎo)或部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)簽發(fā)的，以簽發(fā)日期為準(zhǔn)。日期為準(zhǔn)。 （2

38、 2）聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)簽字日）聯(lián)合行文的，以最后一個(gè)機(jī)關(guān)簽字日期為準(zhǔn)。期為準(zhǔn)。 （3 3）需經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的，以通過(guò)日期為）需經(jīng)會(huì)議討論通過(guò)的，以通過(guò)日期為準(zhǔn)。準(zhǔn)。 （4 4）須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，以）須經(jīng)上級(jí)機(jī)關(guān)或立法機(jī)關(guān)批準(zhǔn)的，以批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。批準(zhǔn)日期為準(zhǔn)。5 5、成文日期、成文日期三、公文格式三、公文格式主體主體 成文日期一律用漢字書(shū)寫(xiě)，成文日期一律用漢字書(shū)寫(xiě)，“零零”寫(xiě)寫(xiě)為為“二二八年四月八年四月”。如。如“二二八年八年四月十五日四月十五日”不能寫(xiě)為不能寫(xiě)為“二二八年四月八年四月十五日十五日”，不能寫(xiě)為，不能寫(xiě)為“20082008年年4 4月月1414日日”也也不能寫(xiě)

39、為不能寫(xiě)為“二二八年四月十五日八年四月十五日”。成。成文日期應(yīng)右空文日期應(yīng)右空4 4格，上下位置要視印章大小格，上下位置要視印章大小而定，一般情況下應(yīng)空而定，一般情況下應(yīng)空2-32-3行，以保證印章行，以保證印章上距正文在一行之內(nèi)。上距正文在一行之內(nèi)。5 5、成文日期、成文日期三、公文格式三、公文格式主體主體版記-公文的“腳”安徽海螺集團(tuán)公司文件安海政20081號(hào)主題詞：項(xiàng)目 評(píng)估 報(bào)告 抄送：省發(fā)改委,省國(guó)資委。安徽海螺集團(tuán)總經(jīng)辦 2008年4月16日 共?。?份主題詞主題詞抄送機(jī)關(guān)抄送機(jī)關(guān)印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期印發(fā)機(jī)關(guān)和印發(fā)日期反線反線印制份數(shù)印制份數(shù)頁(yè)碼頁(yè)碼三、公文格式三、公文格式（三）版記

40、（三）版記 主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最主題詞：公文中代表其內(nèi)容特征的、最能說(shuō)明問(wèn)題的、起關(guān)鍵作用的詞。能說(shuō)明問(wèn)題的、起關(guān)鍵作用的詞。 目的：為了便于制作公文索引和計(jì)算目的：為了便于制作公文索引和計(jì)算機(jī)存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要。機(jī)存貯和檢索，以適應(yīng)辦公自動(dòng)化的需要。 步驟：分析歸納出公文中具有檢索意步驟：分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念再查閱主題詞表（如國(guó)務(wù)院公文義的主題概念再查閱主題詞表（如國(guó)務(wù)院公文主題詞表）主題詞表） 三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 （1 1）確定主題詞的方法、步驟：）確定主題詞的方法、步驟： 主題詞是確切表達(dá)公文主題的規(guī)范化

41、主題詞是確切表達(dá)公文主題的規(guī)范化名詞或名詞性短語(yǔ)，一般由三至五個(gè)構(gòu)成。名詞或名詞性短語(yǔ)，一般由三至五個(gè)構(gòu)成。準(zhǔn)確標(biāo)注主題詞，必須先分析歸納出公文準(zhǔn)確標(biāo)注主題詞，必須先分析歸納出公文中具有檢索意義的主題概念。要將主題概中具有檢索意義的主題概念。要將主題概念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一念轉(zhuǎn)換成主題詞，需要查閱各地政府統(tǒng)一編制使用的編制使用的公文主題詞表公文主題詞表，從而將自，從而將自然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語(yǔ)言。然后將其標(biāo)注然語(yǔ)言轉(zhuǎn)化為規(guī)范化語(yǔ)言。然后將其標(biāo)注在版記處規(guī)定的位置上。在版記處規(guī)定的位置上。三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 （2 2）標(biāo)注主題詞的原則：）標(biāo)注主題詞

42、的原則： 先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)先標(biāo)類別詞，再標(biāo)類屬詞。在標(biāo)類屬詞時(shí)先標(biāo)內(nèi)容詞，再標(biāo)形式詞。如先標(biāo)內(nèi)容詞，再標(biāo)形式詞。如國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)國(guó)務(wù)院關(guān)于發(fā)布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知布國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法的通知，它的主題詞是它的主題詞是“文秘工作文秘工作 公文公文 辦法辦法”。所有主題詞的最后一個(gè)詞均指該文種。主題詞所有主題詞的最后一個(gè)詞均指該文種。主題詞按規(guī)定應(yīng)標(biāo)注在公文末頁(yè)下部，抄送范圍上方。按規(guī)定應(yīng)標(biāo)注在公文末頁(yè)下部，抄送范圍上方。主題詞用主題詞用3 3號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)黑體字，居左頂格標(biāo)識(shí)，后標(biāo)冒號(hào)，詞目之間空號(hào)，詞目之間空1 1字，不可用逗號(hào)取代空格。字，不

43、可用逗號(hào)取代空格。三、公文格式三、公文格式版記版記1 1、主題詞、主題詞 是指抄送給除主送機(jī)關(guān)之外還需是指抄送給除主送機(jī)關(guān)之外還需要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。要執(zhí)行或知曉公文內(nèi)容的其他機(jī)關(guān)。2 2、抄送、抄送三、公文格式三、公文格式版記版記 應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題：應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題： （1 1）按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已）按新的公文處理辦法，現(xiàn)在已無(wú)無(wú)“抄報(bào)抄報(bào)”概念，不管對(duì)上級(jí)還是下級(jí)概念，不管對(duì)上級(jí)還是下級(jí)單位都使用單位都使用“抄送抄送”。 （2 2）主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用）主送和抄送單位的名稱應(yīng)使用全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者統(tǒng)稱。全稱或者規(guī)范化簡(jiǎn)稱或者統(tǒng)稱。2 2、抄送、抄送三、公文格式三

44、、公文格式版記版記 應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題：應(yīng)注意的幾個(gè)問(wèn)題： （3 3）主送和抄送單位的排序。上級(jí)單位在）主送和抄送單位的排序。上級(jí)單位在前，下級(jí)單位在后。同級(jí)單位之間一般順序是黨前，下級(jí)單位在后。同級(jí)單位之間一般順序是黨委在前。同時(shí)主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)委在前。同時(shí)主送和抄送單位在內(nèi)部和外部，應(yīng)“先外后內(nèi)先外后內(nèi)”。 （4 4）一般公文不主送（或抄送）受理（或）一般公文不主送（或抄送）受理（或知曉）的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。知曉）的內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)。 版記一定要置于公文的最后一頁(yè)，版記的版記一定要置于公文的最后一頁(yè)，版記的最后一個(gè)要素要置于最后一行。最后一個(gè)要素要置于最后一行。 2 2、抄送、抄送三、公文格式

45、三、公文格式版記版記 1 1、排版規(guī)格、排版規(guī)格 除發(fā)文機(jī)關(guān)、公文標(biāo)題、主題詞以及除發(fā)文機(jī)關(guān)、公文標(biāo)題、主題詞以及正文小標(biāo)題有規(guī)定外，全部用正文小標(biāo)題有規(guī)定外，全部用3 3號(hào)仿宋體字，號(hào)仿宋體字，一般每面排一般每面排2222行，每行排行，每行排2828個(gè)字。行距一個(gè)字。行距一般為固定值般為固定值2828磅，隨機(jī)調(diào)整范圍為磅，隨機(jī)調(diào)整范圍為26263030磅磅 三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 2 2、制版要求：、制版要求： 除首頁(yè)紅頭部分，雙面印刷，版除首頁(yè)紅頭部分，雙面印刷，版面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺面干凈無(wú)底灰，字跡清楚無(wú)斷劃，尺寸標(biāo)

46、準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)寸標(biāo)準(zhǔn)，版心不斜，誤差不超過(guò)lmmlmm。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 3 3、印刷要求：、印刷要求： 雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差雙面印刷；頁(yè)碼套正，兩面誤差不得超過(guò)不得超過(guò)2mm2mm。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所。黑色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)標(biāo)BLl00BLl00，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)，紅色油墨應(yīng)達(dá)到色譜所標(biāo)Y80Y80，M80M80。印品著墨實(shí)、均勻；。印品著墨實(shí)、均勻；字面不花、不白、無(wú)斷劃。字面不花、不白、無(wú)斷劃。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求 4 4、裝訂要求：、裝訂

47、要求： 公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁(yè)。包本公文公文應(yīng)左側(cè)或騎馬裝訂，不掉頁(yè)。包本公文的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)的封面與書(shū)芯不脫落，后背平整、不空。兩頁(yè)頁(yè)碼之間誤差不超過(guò)碼之間誤差不超過(guò)4mm4mm。騎馬訂或平訂的訂位為。騎馬訂或平訂的訂位為兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各兩釘釘鋸?fù)庥喲劬鄷?shū)芯上下各l/4l/4處，允許誤差處，允許誤差4mm4mm。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為。平訂釘鋸與書(shū)脊間的距離為3mm3mm5mm5mm；無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可無(wú)壞釘、漏釘、重釘，釘腳平伏牢固；后背不可散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差散頁(yè)明訂。裁切成品尺寸誤差lmmlmm，四角成，四角成9

48、090度，無(wú)毛茬或缺損。度，無(wú)毛茬或缺損。三、公文格式三、公文格式（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求（四）排版規(guī)格與印刷裝訂要求第一部分 公文處理二、公文種類二、公文種類三、公文格式三、公文格式四、處理流程四、處理流程一、基本概念一、基本概念擬稿擬稿審核審核會(huì)簽會(huì)簽簽發(fā)簽發(fā)復(fù)核復(fù)核繕印繕印用印用印登記登記分發(fā)分發(fā)四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理1 1、擬稿。、擬稿。 就是擬寫(xiě)公文草稿。公文擬稿的基就是擬寫(xiě)公文草稿。公文擬稿的基本規(guī)則：行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。本規(guī)則：行文應(yīng)當(dāng)確有必要，注重效用。人名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。人

49、名、地名、數(shù)字、引文要準(zhǔn)確。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理2 2、審核。、審核。 就是對(duì)公文文稿進(jìn)行審查核定。就是對(duì)公文文稿進(jìn)行審查核定。公文排版完畢后打印出文本，此文本公文排版完畢后打印出文本，此文本并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需并不能作為正式公文向外發(fā)出，還需要進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的校對(duì)工作，以發(fā)要進(jìn)行認(rèn)真、仔細(xì)的校對(duì)工作，以發(fā)現(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏，確保公文質(zhì)量?，F(xiàn)并糾正各種錯(cuò)漏，確保公文質(zhì)量。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理3 3、會(huì)簽。、會(huì)簽。 有兩種情況需要會(huì)簽：一是擬文內(nèi)有兩種情況需要會(huì)簽：一是擬文內(nèi)容涉及本單位其他部門(mén)時(shí)，擬稿部門(mén)主要容涉及本單位

50、其他部門(mén)時(shí)，擬稿部門(mén)主要負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，再送辦負(fù)責(zé)人審核后應(yīng)送相關(guān)部門(mén)會(huì)簽，再送辦公室核稿；二是涉及外單位的或需要與外公室核稿；二是涉及外單位的或需要與外單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送單位聯(lián)合發(fā)文的，應(yīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)審簽后送外單位會(huì)簽。外單位會(huì)簽。如：如：公司文件會(huì)簽單公司文件會(huì)簽單四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理4 4、簽發(fā)。、簽發(fā)。 就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、就是負(fù)責(zé)人對(duì)已審核的文稿予以審定、簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行簽字，準(zhǔn)予印發(fā)。以本單位名義制發(fā)的上行文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽文，由主要負(fù)責(zé)人或者主持工作的負(fù)責(zé)人簽發(fā)；

51、以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，發(fā)；以本單位名義制發(fā)的下行文或平行文，由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)由主要負(fù)責(zé)人或由主要負(fù)責(zé)人授權(quán)的其他負(fù)責(zé)人簽發(fā)。責(zé)人簽發(fā)。四、處理流程四、處理流程（一）發(fā)文處理（一）發(fā)文處理5 5、繕印。、繕印。 是對(duì)文件進(jìn)行謄抄繕寫(xiě)和打字、油印、是對(duì)文件進(jìn)行謄抄繕寫(xiě)和打字、油印、電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。文件的電腦打印以及復(fù)印機(jī)復(fù)印等工作。文件的繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份繕印應(yīng)該以定稿為依據(jù)，以簽發(fā)批準(zhǔn)的份數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。數(shù)為準(zhǔn)，不能隨意增減。 繕印好的文件就可以交印章管理人員繕印好的文件就可以交印章管理人員用印，然后進(jìn)行登記和分發(fā)。用印，然

52、后進(jìn)行登記和分發(fā)。附：附：二級(jí)部門(mén)發(fā)文登記表二級(jí)部門(mén)發(fā)文登記表 文件資料發(fā)放清單文件資料發(fā)放清單簽收登記審核擬辦批辦承辦催辦歸檔四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理1 1、收文的審核：、收文的審核： 主要是指對(duì)收到的下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要主要是指對(duì)收到的下級(jí)機(jī)關(guān)上報(bào)的需要辦理的公文。文秘部門(mén)對(duì)收文的審核重點(diǎn)是：辦理的公文。文秘部門(mén)對(duì)收文的審核重點(diǎn)是：是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)是否應(yīng)由本機(jī)關(guān)辦理；是否符合行文規(guī)則；內(nèi)容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；容是否符合國(guó)家法律、法規(guī)及其他有關(guān)規(guī)定；涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)商妥涉及其他部門(mén)或地區(qū)職權(quán)的事項(xiàng)是否已協(xié)

53、商妥當(dāng)；文種使用、公文格式是否規(guī)范。當(dāng)；文種使用、公文格式是否規(guī)范。附：附：二級(jí)部門(mén)收文登記表二級(jí)部門(mén)收文登記表四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理2 2、擬辦、擬辦指由綜合辦公部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員對(duì)需指由綜合辦公部門(mén)或業(yè)務(wù)部門(mén)的負(fù)責(zé)人及有關(guān)人員對(duì)需要辦理的公文提出建議性處理意見(jiàn)的參謀性活動(dòng)。通過(guò)擬要辦理的公文提出建議性處理意見(jiàn)的參謀性活動(dòng)。通過(guò)擬辦，能充分發(fā)揮文秘部門(mén)及其人員的工作積極性和主觀能辦，能充分發(fā)揮文秘部門(mén)及其人員的工作積極性和主觀能動(dòng)性，履行其輔助決策和參謀助手的職責(zé)；切實(shí)可行的擬動(dòng)性，履行其輔助決策和參謀助手的職責(zé)；切實(shí)可行的擬辦意見(jiàn)能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批

54、辦公文時(shí)參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦辦意見(jiàn)能夠方便領(lǐng)導(dǎo)人批辦公文時(shí)參考，能使領(lǐng)導(dǎo)的批辦意見(jiàn)在擬辦意見(jiàn)的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)意見(jiàn)在擬辦意見(jiàn)的基礎(chǔ)上高度明確而具體，有助于節(jié)省領(lǐng)導(dǎo)人大量的時(shí)間和精力。因此，擬辦意見(jiàn)雖然不是公文辦導(dǎo)人大量的時(shí)間和精力。因此，擬辦意見(jiàn)雖然不是公文辦理的最后意見(jiàn)，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)有著重要的參考價(jià)值。擬辦理的最后意見(jiàn)，但對(duì)領(lǐng)導(dǎo)來(lái)說(shuō)有著重要的參考價(jià)值。擬辦人員，通常是辦公室負(fù)責(zé)人，在必要時(shí)，也可授權(quán)。人員，通常是辦公室負(fù)責(zé)人，在必要時(shí)，也可授權(quán)。四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理3 3、批辦、批辦是指由機(jī)關(guān)（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)人對(duì)公文辦理提出是指由機(jī)關(guān)（部門(mén)）領(lǐng)導(dǎo)

55、人對(duì)公文辦理提出最終處理意見(jiàn)的決策性活動(dòng)最終處理意見(jiàn)的決策性活動(dòng). .。批辦是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)。批辦是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)行使職權(quán)、履行職責(zé)的重要手段，領(lǐng)導(dǎo)通過(guò)對(duì)公文的批示，指出其采取行動(dòng)的原則，提出解公文的批示，指出其采取行動(dòng)的原則，提出解決問(wèn)題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過(guò)程中既決問(wèn)題的方法和措施，領(lǐng)導(dǎo)人在這一過(guò)程中既依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時(shí)又依法履行依法行使其決策權(quán)、處置權(quán)，同時(shí)又依法履行其職責(zé)，完成各項(xiàng)管理活動(dòng)。其職責(zé)，完成各項(xiàng)管理活動(dòng)。四、處理流程四、處理流程（二）收文處理（二）收文處理如：如：公司收文處理標(biāo)簽公司收文處理標(biāo)簽第二部分 印章管理二、印章分類二、

56、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性一、印章特性一、印章特性 印章是企業(yè)對(duì)公文、證件生印章是企業(yè)對(duì)公文、證件生效負(fù)責(zé)的憑證，具有法定性、權(quán)效負(fù)責(zé)的憑證，具有法定性、權(quán)威性和憑證性。威性和憑證性。一、印章特性一、印章特性 任何一個(gè)企業(yè)的印章都有它的法定名任何一個(gè)企業(yè)的印章都有它的法定名稱，表明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或稱，表明企業(yè)的合法存在，在公務(wù)處理或?qū)?nèi)外聯(lián)絡(luò)中，都以有無(wú)法人印章作為是對(duì)內(nèi)外聯(lián)絡(luò)

57、中，都以有無(wú)法人印章作為是否合法和有效的標(biāo)志。表現(xiàn)在其刻制、啟否合法和有效的標(biāo)志。表現(xiàn)在其刻制、啟用、保管、停用、銷毀等必須嚴(yán)格按照規(guī)用、保管、停用、銷毀等必須嚴(yán)格按照規(guī)范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。范化的程序執(zhí)行，不可隨意而為之。（一）法定性（一）法定性一、印章特性一、印章特性 按法定程序生成和使用的印章，按法定程序生成和使用的印章，是一個(gè)企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在是一個(gè)企業(yè)權(quán)力的代表，但必須在所限定的范圍內(nèi)使用。所限定的范圍內(nèi)使用。（二）權(quán)威性（二）權(quán)威性一、印章特性一、印章特性 印章的使用是文件生效印章的使用是文件生效的重要標(biāo)志，是處理法律糾的重要標(biāo)志，是處理法律糾紛的重要依據(jù)。紛的重要

58、依據(jù)。（三）憑證性（三）憑證性第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求四、用印流程四、用印流程一、印章特性一、印章特性二、印章分類二、印章分類 印章主要分為法人印章、私印章主要分為法人印章、私章、專用章、鋼印及二級(jí)機(jī)構(gòu)部章、專用章、鋼印及二級(jí)機(jī)構(gòu)部門(mén)印章等。門(mén)印章等。 二、印章分類二、印章分類 代表企業(yè)的法定職權(quán)，印代表企業(yè)的法定職權(quán)，印章的文字部分為單位全稱，即與章的文字部分為單位全稱，即與公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人公司營(yíng)業(yè)執(zhí)照的名稱相同。法人印章在行使權(quán)力時(shí)，不得超越所印章在行使權(quán)力時(shí)，不得超越所在公司董事會(huì)所授權(quán)的范圍。在公司董事會(huì)所授權(quán)的

59、范圍。（一）法人印章（一）法人印章二、印章分類二、印章分類 主要有手章和名章，手章是主要有手章和名章，手章是領(lǐng)導(dǎo)人的手寫(xiě)字體，名章是是個(gè)領(lǐng)導(dǎo)人的手寫(xiě)字體，名章是是個(gè)人姓名印章，主要用于銀行支票、人姓名印章，主要用于銀行支票、合同、協(xié)議類憑證、各種報(bào)表上。合同、協(xié)議類憑證、各種報(bào)表上。（二）私章（二）私章二、印章分類二、印章分類 是在日常工作中若全部使是在日常工作中若全部使用法人印章的話，會(huì)造成諸多不用法人印章的話，會(huì)造成諸多不便，因此，產(chǎn)生了具有專門(mén)業(yè)務(wù)便，因此，產(chǎn)生了具有專門(mén)業(yè)務(wù)用途的專用章。常見(jiàn)的有財(cái)務(wù)專用途的專用章。常見(jiàn)的有財(cái)務(wù)專用章、合同專用章等。用章、合同專用章等。（三）專用章（三）

60、專用章二、印章分類二、印章分類 主要用于粘貼照片的證件主要用于粘貼照片的證件上，有時(shí)用于票據(jù)的連接處，上，有時(shí)用于票據(jù)的連接處，鋼印不能獨(dú)立使用，必須和印鋼印不能獨(dú)立使用，必須和印章同時(shí)使用方能生效。章同時(shí)使用方能生效。（四）鋼?。ㄋ模╀撚《⒂≌路诸惗?、印章分類 是在公司內(nèi)部以其職責(zé)行使部是在公司內(nèi)部以其職責(zé)行使部門(mén)的權(quán)力和憑證，對(duì)外在一定范圍門(mén)的權(quán)力和憑證，對(duì)外在一定范圍內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對(duì)外不具有它內(nèi)起到聯(lián)絡(luò)作用，但對(duì)外不具有它所在公司的法人資格。所在公司的法人資格。（五）二級(jí)部門(mén)印章（五）二級(jí)部門(mén)印章第二部分 印章管理二、印章分類二、印章分類三、印章管理內(nèi)容和要求三、印章管理內(nèi)容和要求