內(nèi)外部溝通控制程序

1、 程序文件.內(nèi)外部溝通控制程序gc-qp5.5.3- 2010-03 版本b/1 *有限公司程序文件內(nèi)外部溝通控制程序文件編號(hào)： gc-qp5.5.3-2010-03 文件版本： b/1 編制/日期： 審核/日期： 批準(zhǔn)/日期： 2010年10月20日發(fā)布 2010年10月20日實(shí)施 *有限公司發(fā)布程序文件.內(nèi)外部溝通控制程序1 目的運(yùn)用有效的溝通方式,使公司全體員工在和諧、友好的氛圍中開展工作,為更好地完成和實(shí)現(xiàn)公司工作任務(wù)與既定發(fā)展目標(biāo)而達(dá)成共識(shí),通力協(xié)作并有效地與相關(guān)方進(jìn)行溝通協(xié)作以實(shí)現(xiàn)組織目標(biāo)。2 范圍公司全體員工、各職能部門以及相關(guān)方。3 職責(zé)3.1人事行政部負(fù)責(zé)公司內(nèi)橫向、縱向的溝

2、通協(xié)調(diào)工作；以及與外部相關(guān)方進(jìn)行溝通聯(lián)絡(luò)。 3.2營(yíng)銷部負(fù)責(zé)與客戶的溝通。3.3品質(zhì)部負(fù)責(zé)客戶抱怨、供貨商材料不良處理及內(nèi)部各部門之間的溝通。3.4 采購(gòu)部負(fù)責(zé)與供應(yīng)商及外發(fā)加工廠之間的有效溝通。4.工作程序4.1內(nèi)部溝通4.1.1內(nèi)部溝通方式包括但不限于以下形式：內(nèi)審會(huì)議、管理評(píng)審會(huì)議、公司大會(huì)、主管例會(huì)、部門會(huì)議、班組會(huì)議、書面聯(lián)絡(luò)、電子平臺(tái)、現(xiàn)場(chǎng)交流、電話聯(lián)絡(luò)、公告、標(biāo)語(yǔ)。4.1.2內(nèi)審會(huì)議、管理評(píng)審會(huì)議參照內(nèi)部審核控制程序、管理評(píng)審控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.1.3公司大會(huì)。4.1.3.1會(huì)議內(nèi)容包括：上月重大事件的回顧與總結(jié)，后期公司發(fā)展方向性展望與宣導(dǎo)。4.1.3.2會(huì)議由行政部經(jīng)理主持

3、，公司全體人員必須參加。4.1.4主管例會(huì)4.1.4.1一般為每周一次。a.會(huì)議內(nèi)容包括上周各部門重大事件的回顧與總結(jié)，后期各部門發(fā)展的計(jì)劃與展望，對(duì)各部門的合理建議。b.主管例會(huì)由部門負(fù)責(zé)人輪流主持，由各部門負(fù)責(zé)人參加。必要時(shí)，部門負(fù)責(zé)人可帶與會(huì)議相關(guān)的本部門員工參加會(huì)議。c.會(huì)議記錄執(zhí)行情況由人事行政部追蹤落實(shí)，并于下一次主管例會(huì)上公布。4.1.5部門會(huì)議4.1.5.1各部門根據(jù)部門運(yùn)作情況召開部門會(huì)議。4.1.5.2門會(huì)議一般由部門負(fù)責(zé)人主持，部門內(nèi)中基層干部參加；必要時(shí)可全體參加，部門會(huì)議可形成記錄。4.1.6班組會(huì)議4.1.6.1班組會(huì)議可采用早會(huì)、班前會(huì)等形式進(jìn)行。4.1.6.2班

4、組會(huì)議由班組長(zhǎng)主持，各班組員工參加。a.班組會(huì)議一般不會(huì)形成記錄，但會(huì)議內(nèi)容在班組范圍內(nèi)具有強(qiáng)制性。b.書面聯(lián)絡(luò)、電子平臺(tái)、現(xiàn)場(chǎng)交流、電話聯(lián)絡(luò)、公告等。4.1.7各部門之間進(jìn)行信息傳遞和交流，屬較簡(jiǎn)單處理的事宜可用現(xiàn)場(chǎng)口頭交流或電話方式溝通；屬較重要的事宜應(yīng)以書面聯(lián)絡(luò)或電子郵件的形式溝通。書面溝通必須確保相關(guān)信息的傳遞質(zhì)量、及時(shí)性、有效性，以免耽誤處理問題的時(shí)機(jī)。4.1.8行政部對(duì)公司的規(guī)章制度、會(huì)議精神或各部門的好人好事、獎(jiǎng)罰公告等在公布欄內(nèi)公布，以傳遞公司管理趨向和員工操行現(xiàn)狀。4.1.9標(biāo)語(yǔ)是宣導(dǎo)公司精神和管理目標(biāo)的標(biāo)識(shí)，亦是更新員工的思想理念，營(yíng)造團(tuán)隊(duì)精神和管理氛圍的有效工具。行政部可

5、根據(jù)公司現(xiàn)狀及發(fā)展要求，張貼相關(guān)的企業(yè)文化標(biāo)語(yǔ)等宣傳品。4.1.10上司與下屬以談話方式進(jìn)行溝通或布置工作任務(wù),在巡視與指導(dǎo)工作時(shí)進(jìn)行現(xiàn)場(chǎng)的機(jī)會(huì)教育。4.1.11下屬在工作中發(fā)現(xiàn)問題及時(shí)向上司口頭報(bào)告或以書面形式匯報(bào)上司,上司應(yīng)作相應(yīng)的處理并反饋給下屬。下屬要適時(shí)向上司匯報(bào)所交付工作任務(wù)的完成情況。4.1.12可利用公司內(nèi)部網(wǎng)站發(fā)布相關(guān)信息。4.2外部溝通4.2.1外部溝通包括與客戶、供應(yīng)商、相關(guān)方的溝通。4.2.1.1與客戶的溝通a.與客戶的溝通一般以營(yíng)銷部為窗口，必要時(shí)，其它部門應(yīng)參與和協(xié)助。b.與客戶相關(guān)的訂單接收與評(píng)審、客戶意見反饋、滿意度調(diào)查、退貨處置的相關(guān)溝通過程參照與顧客有關(guān)的過

6、程控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.2.1.2與供應(yīng)商的溝通a.與供應(yīng)商的溝通一般以采購(gòu)部為窗口，必要時(shí)，其它部門應(yīng)參與和協(xié)助。b.與供應(yīng)商相關(guān)的評(píng)審、退料處置等參照采購(gòu)控制程序規(guī)定執(zhí)行。4.2.1.3與外部相關(guān)方溝通時(shí)，各部門與對(duì)應(yīng)的相關(guān)方進(jìn)行溝通。包括聯(lián)絡(luò)的接收，文件形成和答復(fù)。4.2.1.4無論內(nèi)部、外部溝通。屬較重要事項(xiàng)的溝通效果都要上報(bào)部門負(fù)責(zé)人。必要時(shí)，須在溝通記錄上簽核。4.3記錄4.3.1各種溝通后可形成的記錄，應(yīng)在相應(yīng)層級(jí)予以保存，以作后續(xù)跟蹤與追溯。4.3.2各層級(jí)溝通形成的記錄形式可包括書面、電子檔、影像、實(shí)物等多種形式。4.3.3各種溝通記錄作為公司管理文件的合理補(bǔ)充，具有相應(yīng)層級(jí)的強(qiáng)制性，任何部門及個(gè)人都必須遵照?qǐng)?zhí)行。必要時(shí)，記錄內(nèi)容可分解到各級(jí)管理文件內(nèi)，以便標(biāo)準(zhǔn)化的執(zhí)行。5 相關(guān)文件5.1 內(nèi)部審核控制程序5.2 管理評(píng)審控制程序5.3 與顧客有關(guān)的過程控制程序6 相關(guān)記錄5.1 qr/5.5.3-01 會(huì)議記錄5.2 qr/5.5.3-02 工作聯(lián)絡(luò)單附加說明：本標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì)部起草本標(biāo)準(zhǔn)由品質(zhì)部歸口管理附：內(nèi)外部溝通流程控制圖主管部門收集信息外部信