辦公設備管理制度、和維護

1、辦公設備管理制度一、目的為了更有效地管理和使用公司的計算機、傳真機等辦公設備，使現代辦公設備在本公司生產和管理中充分發(fā)揮作用，并進一步提高員工的計算機應用水平，把企業(yè)計算機信息管理提到公司戰(zhàn)略管理日程，特制定本制度。 二、范圍計算機等辦公設備，包括計算機及附屬設備、網絡設施、電話機、傳真機、復印機、音響及附屬設備、投影儀等專用于公司辦公、開會及培訓所用的資訊設備。 三、職責（一）、計算機等辦公設備使用人負責計算機等辦公設備的正確使用和日常維護與保養(yǎng)。（二）、信息管理課負責計算機等辦公設備的采購、維修與故障排除、報廢判定、日常管理等工作。（三）、公司資材管理部負責計算機等辦公設備的報廢處理工作。

2、（四）、集團公司行政管理部為本制度的歸口部門，負責本制度的編制、培訓及落實執(zhí)行工作。（五）、集團公司企業(yè)管理委員會負責本制度的審議及授權主管人簽核，總裁負責本制度的批準執(zhí)行。四、作業(yè)內容（一）、相關作業(yè)流程圖和責任人、配合人。（二）、流程圖相關事項說明 1、辦公設備請購 辦公設備請購，由使用人提出申請，填寫“計算機等辦公設備請購單”，經部門部長審核確認后提交信息管理課（若同一部門多個員工均須請購，則由部門匯總、部長簽字，統一提交信息管理課）。信息管理課根據具體情況進行審核，填寫意見（包括預計費用），依照審批權限報主管領導審批。在信息管理課課長審核權限之內的，由課長確認簽字直接安排采購（若有庫存

3、貨，則直接按領用程序領用）；在信息管理課長審核權限之外的，報主管領導審批后，由信息管理課安排采購（若有庫存貨，則直接按領用程序領用）。2、辦公設備入庫、驗收 采購回來的辦公設備須辦理入庫、驗收手續(xù)，信息管理課負責設備質量的驗收，驗收合格后，保管員根據實際入庫數量填寫“計算機等辦公設備入庫單”入庫。3、辦公設備領用與配置 （1）、計算機等辦公設備專用于員工辦公使用，不得挪于非工作之外其它用途。員工領用、配置標準依照崗位職務說明書中辦公設備配置要求，填寫“計算機等辦公設備領用單”，按照財務審批制度審批權限要求進行審批后，到信息管理課領用。（2）、電話機、傳真機的領用與配置，各部門根據實際工作需要，

4、確定要安裝、及須增加的電話機和傳真機。安裝內線電話須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長簽字后，提交到信息管理課直接安排人員安裝。安裝長途電話、傳真，須填寫“電話、傳真服務聯系單”，由本部門部長、分管總監(jiān)簽字，提交人力資源總監(jiān)審核，報總裁批準后，交信息管理課負責辦理。 4、辦公設備使用與維護 計算機及附屬設備的使用與維護 （1）、計算機及附屬設備由使用人負責保管，除電腦工程師外，任何人不得私自拆開計算機及附屬設備、更換配置、隨意搬離辦公地點。若出現人事變動（調崗、離職等），辦公設備交接參照公司員工異動、移交管理制度執(zhí)行。 （2）、計算機使用人要負責所使用的計算機及相關設備始終處于整潔、無

5、灰塵的狀態(tài)。 （3）、規(guī)定在工作時間內不得做與工作無關事情，禁止在計算機上安裝各種游戲。違反者按公司獎懲管理制度執(zhí)行，信息管理課對上述違紀現象須作定期或不定期抽查，并對違紀行為作出處罰建議，交主管部門執(zhí)行。 (4)、接收e-mail的時，須使用殺毒軟件徹底查收郵件無病毒后，才能打開郵件以免帶入病毒影響公司計算機網絡。 (5)、禁止私自更改計算機的ip地址，以免影響網絡上其他計算機的正常工作。 (6)、電腦使用人在利用網絡給其他員工共享文件須設置密碼，以免被他人給破壞。 （7）、電腦使用人須遵守公司的保密規(guī)定，電腦信息屬公司機密，不得向公司外部人員泄露。 （8）、電腦使用人不得有意破壞電腦硬件設

6、備，若經發(fā)現、核實后，照原價3倍進行賠償。 （9）、電腦使用人在關機時，不得強行切斷電源進行關機，應按操作規(guī)范進行關機。 （10）、電腦使用人須經信息管理課確認上崗資級，不具備操作資格者，須經事先培訓上崗（參見員工培訓管理制度）。非計算機使用人不得上機操作，如有發(fā)現或造成計算機無法正常使用者，按制度處罰外，一切后果自負。 （11）、計算機使用人要做好日常數據備份工作，堅持做到數據雙備份，重要文件資料可以備份到軟盤。如有特殊要求，可以把季度或年度的資料匯總做成光盤作永久性保存。 （12）、打印機的日常使用中，色帶、墨合用完需及時更換，更換時須嚴格按操作說明操作。 5、電話機、傳真機、復印機、音響

7、及附屬設備、投影儀等辦公設備的使用與維護 （1）、以上辦公設備操作，詳見使用說明書，出現故障須叫專業(yè)人員維修。 （2）、若使用過程中出現人為損壞，經發(fā)現、核實后，照原價3倍進行賠償。 6、辦公設備的維修 (1)、計算機及附設備的維修：計算機使用者在使用過程中出現軟、硬件問題時，使用人需填寫“維修服務聯系單”提交到信息管理課，信息管理課憑“維修服務聯系單”安排技術人員進行維修。修好后，使用人須在“維修服務聯系單”上簽字、確認。 (2)、其它辦公設備的維修：一般異常，由信息管理課技術人員排除，填寫“維修記錄表”；若涉及更換配件，使用人須填寫“維修服務聯系單”提交信息管理課報修，信息管理課根據“維修

8、服務聯系單”安排相關技術人員維修，修好后，使用人須在“維修服務聯系單”確認、簽字。 (3)、所有辦公設備，在保修期內，參照設備保修協議執(zhí)行，保修期外，由信息管理課依實際情況安排相關技術人員（可以外請，涉及費用須事先上報核準）進行維修。 7、辦公設備的報廢認定與處理 (1)、計算機、打印機、復印機、傳真機等辦公用品，由于故障而無法修復或無維修價值需要報廢的，設備使用部門須填寫“計算機等辦公設備報廢單”，交信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，將“計算機等辦公設備報廢單”及待報廢辦公設備交公司資材管理部處置。 (2)、資材管理部確認無誤后，填寫“待報廢物品入庫單”入庫。資材管理部出售或報

9、廢處理物品時，須填寫“報廢物品處理確認單”。附上“計算機等辦公設備報廢單”一起交給信息管理課進行審核，按審批權限報主管領導批準后，進行出售或報廢處理。 (3)、資材管理部出售或報廢處理的辦公設備，其現金上交財務部入帳，同時，財務部負責對出售或報廢處理的辦公設備進行銷帳。 五、本制度相關支持文件及表單 （1）、財務審批制度 （2）、采購物資驗收入庫管理制度 （3）、員工異動、移交管理制度 （4）、公司獎懲管理制度 （5）、員工培訓管理制度 （6）、辦公設備操作說明書 （7）、設備保修協議 （8）、報廢物品處理管理制度 （9）、計算機相關操作教材 六、記錄與表式 （1）、計算機等辦公設備申請單 （

10、2）、計算機等辦公設備入庫單 （3）、報廢物品入庫單 （4）、報廢物品出庫單 （5）、維修服務聯系單 （6）、計算機等辦公設備領用單 （7）、計算機等辦公設備報廢單 （8）、計算機維修記錄單辦公設備維護辦法一（一）、為了提高辦公設備的使用效率,保持其設備性能,有效節(jié)約費用開支,根據公司實際情況制定本辦法。 （二）、本辦法所指辦公設備包括為完成工作而購買的攝像機、照相機、便攜式計算機、移動硬盤、u盤、手機等。 二、辦公設備的配備及管理 （一）、因工作需要，確需購買的辦公設備由當事人所在部門提出申請，報單位領導審批后再購買,所購辦公設備要經公司機關有關部門備案。(配備人員見附表1) （二）、新購辦

11、公設備采取公司與個人按照一定出資比例購買，在規(guī)定使用年限后歸個人所有。在規(guī)定使用年限期間，一般情況是公司所有，個人使用。（見附表1） （三）、原購辦公設備由所在單位登記后統一在公司綜合工作部備案,原則上在規(guī)定使用年限內不再重復購買，達到規(guī)定使用年限后，由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。 （四）、在規(guī)定使用年限期間，因個人原因造成辦公設備毀損、滅失、被盜等，所造成的經濟損失由個人負責。 （五）、在辦公設備規(guī)定使用年限期間，配備人員因工作需要發(fā)生調動的，公司范圍內調動辦公設備采取“機隨人走”，公司范圍外調動辦公設備上交公司，由公司返還其剩余年份的出資額。所交辦公設備由綜合工作部會同相關部門對其評估后折價處理，原使用人有優(yōu)先購買權。 （六）、在規(guī)定使用年限期間，辦公設備的維修與保養(yǎng)由使用人負責，所發(fā)生的費用按照年限費用遞增辦法包干使用,據實列銷（見附表2） （七）、辦公設備購買費用按照崗位不同采取不同的出資比例。 公司經理、書記的辦公設備購買