ERP系統(tǒng)控制程序

1、ERP系統(tǒng)控制程序序 號修 改 內(nèi) 容版本提 出 部 門生效日期1首次發(fā)行A/0 1.目的 建立程序以控制公司ERP系統(tǒng)正常運(yùn)作以及規(guī)范各部門的操作流程。2.適用范圍 該流程所涉及的所有ERP系統(tǒng)內(nèi)部的操作。3.定義無4.職責(zé)與權(quán)限4.1 ERP: 4.1.1 負(fù)責(zé)ERP系統(tǒng)基礎(chǔ)資料的建立，監(jiān)控公司ERP系統(tǒng)的整個(gè)運(yùn)作流程，協(xié)調(diào)處理和解決各部門遇到的系統(tǒng)問題，負(fù)責(zé)ERP操作人員的權(quán)限開放； 4.1.2 負(fù)責(zé)所有系統(tǒng)單的輸入和輸出，負(fù)責(zé)單據(jù)處理和溝通，協(xié)助部門單據(jù)的查詢和導(dǎo)出，負(fù)責(zé)公司系統(tǒng)單位的打印。5.程序5.1 工程部5.1.1 商品信息的建立A) 點(diǎn)擊基本信息中的商品信息，按新增，根據(jù)編碼

2、原則輸入商品的品號（即物料編碼）。B) 庫存單位，根據(jù)物料的實(shí)際情況確定單位，如PCS，M等。C) 商品分類：根據(jù)物料類型選擇相應(yīng)的分類。D) 主要倉庫：必須給物料選定歸屬倉位。E) 主要來源：如分為廠內(nèi)生產(chǎn)件，采購件，委外件三種，根據(jù)實(shí)際情況確定物料來源。F) 主供應(yīng)商：確定此物料從哪個(gè)供應(yīng)商采購加工。G) 采購單位：一般情況下采購單位和庫存單位一致，若不一致，一定要根據(jù)實(shí)際情況選擇采購單位變更。H) 特別注意：按需要補(bǔ)貨欄必須要勾選。5.1.2 BOM資料的建立及維護(hù)A) 點(diǎn)擊生產(chǎn)選擇產(chǎn)品結(jié)構(gòu)，進(jìn)入BOM界面，按新增或更改。B) 根據(jù)工程師提供的BOM清單或技術(shù)更改逐一輸入系統(tǒng)可進(jìn)行相應(yīng)更

3、改。C) 對于需物料編碼的新物料,請按第“5.1.1”項(xiàng)執(zhí)行。D) 輸入完后，對需要委外的物料進(jìn)行展料，展料的未階應(yīng)該為該物料的采購件。E) 在單頭輸入文件編號，版本及建立日期。F) 確認(rèn)無誤后進(jìn)行保存。5.1.3 用戶名的建立及權(quán)限的開放點(diǎn)擊公用設(shè)置中的用戶錄入/權(quán)限，在操作界面上按新增，根據(jù)不同部門不同操作人新增用戶代碼及密碼，完成后點(diǎn)選裝入作業(yè)，根據(jù)操作人的實(shí)際系統(tǒng)需要操作項(xiàng)目，選擇相對應(yīng)的作業(yè)，在不同的作業(yè)區(qū)開通適當(dāng)?shù)臋?quán)限，檢查無誤后進(jìn)行保存。5.1.4 數(shù)據(jù)庫的備份為了保證系統(tǒng)不因操作失誤或外部環(huán)境影響而使數(shù)據(jù)丟失，系統(tǒng)應(yīng)設(shè)置自動(dòng)備份以保存數(shù)據(jù)。操作流程如下：點(diǎn)擊SQL-Server

4、并一直打開其下面的目錄，直到出現(xiàn)數(shù)據(jù)維護(hù)計(jì)劃，在右邊圖框雙擊點(diǎn)開，設(shè)置備份路徑，備份周期及備份的時(shí)間。5.2 計(jì)劃部5.2.1 訂單接到客戶訂單評審確認(rèn)后，輸入轉(zhuǎn)成系統(tǒng)訂單，點(diǎn)擊訂單選擇新增，在單頭里輸入訂單號，客戶代碼及業(yè)務(wù)代碼，在單身里輸入所有訂單產(chǎn)品型號,注意預(yù)交貨日期必須根據(jù)出貨日期做出相應(yīng)更改，核對檢查無誤后，進(jìn)行保存，并通知部門經(jīng)理對訂單進(jìn)行審核。5.2.2 物料需求計(jì)算訂單審核后，需要轉(zhuǎn)成各種工單，采購單及委外單那么就要經(jīng)過物料需求計(jì)算來完成，點(diǎn)擊物料需求計(jì)算，進(jìn)入?yún)?shù)設(shè)置檢查，此時(shí)無需做任何操作，按下一步，默認(rèn)項(xiàng)為訂單，此時(shí)需要輸入訂單單號，完成后按下一步，此界面展算公式有四種

5、計(jì)算方式：A) 需求量。B)需求量-實(shí)際在庫量。C)需求量-(實(shí)際在庫量-安全庫存)。D)需求量-(實(shí)際在庫量-安全庫存量+預(yù)計(jì)入庫量-預(yù)計(jì)出庫量)。計(jì)劃可根據(jù)實(shí)際需要選擇相應(yīng)的展算公式在生產(chǎn)及采購計(jì)劃合并欄統(tǒng)一選擇同品號，預(yù)計(jì)完工日合并發(fā)放，在單身欄出現(xiàn)要發(fā)放的產(chǎn)品型號，可全選也可只選擇要發(fā)放的產(chǎn)品，確認(rèn)無誤后按下一步，進(jìn)入訂單生產(chǎn)確定，全選后,按下一步，此時(shí)進(jìn)入需求建議生產(chǎn)界面，點(diǎn)開廠內(nèi)源工單按全選(也可只選要發(fā)放的)，點(diǎn)開工單按全選(也可只選要發(fā)放的)，點(diǎn)開委外按全選(也可只選要發(fā)放的)。確認(rèn)先誤后按發(fā)放，此時(shí)所有物料需求計(jì)算完成。5.3 采購部5.3.1 采購底稿A) 采購底稿是由計(jì)劃

6、物料需求計(jì)算生產(chǎn)，其中采購數(shù)量計(jì)劃已根據(jù)損耗修改好，采購部不得私自更改。B) 采購底稿由采購部經(jīng)理審核，在審核采購底稿前，應(yīng)對供應(yīng)商做正確的選擇。C) 對于采購數(shù)量較大的物料，一家供應(yīng)商可能難以滿足我司的交期，需要把物料分成幾家供應(yīng)商來做，采購部經(jīng)理在拋轉(zhuǎn)采購底稿前應(yīng)該事先把此物料在采購底稿中分配好供應(yīng)商及數(shù)量，但數(shù)量總數(shù)不可改變（如計(jì)劃給 的損耗量太少，可與計(jì)劃負(fù)責(zé)人商討修改）。 D) 為避免采購訂單中沒有單價(jià)，在拋轉(zhuǎn)前最好事先在采購底稿中輸入單價(jià)，注意若是含稅必須勾選含稅字樣。E) 確認(rèn)采購底稿修改完善后，再進(jìn)行審核，最后進(jìn)行拋轉(zhuǎn)采購單。5.3.2采購單A) 采購單是由采購底稿拋轉(zhuǎn)生產(chǎn)，負(fù)

7、責(zé)采購單人員應(yīng)該填寫訂單號（訂單號需在備注和訂單號中同時(shí)填寫）采購人必須是下單本人（采購人選擇更改）同時(shí)再次確認(rèn)供應(yīng)商是否正確，采購單中是否單價(jià)都有（注意含稅情況）。B) 若在采購底稿中對物料數(shù)量較大沒有事先分配好，在采購單中進(jìn)行分 配時(shí)，應(yīng)該新增采購單據(jù)，新增單據(jù)按以上要求重復(fù)，但數(shù)量總數(shù)不可有變化。C) 采購單做好確認(rèn)無誤后，采購人應(yīng)該通知采購經(jīng)理進(jìn)行確認(rèn)審核，其他人不可代替審核，只有審核后的采購單方可外發(fā)采購。D) 對于已發(fā)出去的采購單，某些供應(yīng)商不能滿足我司交期或做不了貨，采購人員必須事先以書面形式取消之前的訂單，并通知相關(guān)部門和供應(yīng)商，然后再取消審核更改此份訂單，最后相關(guān)人員審核外發(fā)

8、。E) 供應(yīng)商做出的物料必須和采購單上完全一致，若供應(yīng)商答復(fù)達(dá)不到采購單上的要求（如采購單上要求為電鍍件而供應(yīng)商只能做粗胚件），有兩種解決 方法：a.取消此采購單,轉(zhuǎn)新供應(yīng)商,按4項(xiàng)操作；b.更改采購物料名稱(特別注意:不能把名稱更改，必須是重取實(shí)際要采購物料的物料編碼)。F) 若因資料少下或漏下的物料，采購部應(yīng)知會計(jì)劃部門，由計(jì)劃部門補(bǔ)單，采購根據(jù)計(jì)劃單據(jù)再新增采購單。G) 沒有單價(jià)的采購單一律不準(zhǔn)外發(fā)采購。5.3.3 委外單A) 委外單也是由計(jì)劃物料需求計(jì)算生產(chǎn)，負(fù)責(zé)委外單人員必須在備注和訂單號中填寫我司的訂單號，同時(shí)根據(jù)訂單的出貨日期、修改預(yù)計(jì)開工日和預(yù)計(jì)完工日。B) 委外單必須要輸入產(chǎn)

9、品單價(jià)（注意是否含稅）另外稅率處全部更改為零。C) 委外單在沒外發(fā)前不得審核，以區(qū)分有外發(fā)和沒外發(fā)。D) 對于委外單數(shù)量較大的貨，一家供應(yīng)商可能沒辦法滿足我司要求，采購部根據(jù)情況把這類委外單分配好供應(yīng)商及數(shù)量，采購部可以根據(jù)系統(tǒng)新增分配供應(yīng)商及數(shù)量，新增的委外單必須要有訂單號，預(yù)計(jì)完工日期及單價(jià)。注明用途和原因，并在子件品號末尾的備注欄注明原因。5.3.4 委外送料單A) 委外送料單應(yīng)該根據(jù)委外單的單據(jù)填寫。B) 委外送料單必須在訂單號及備注中注明相關(guān)的訂單號C) 供應(yīng)商選擇時(shí)必須同委外單一致，否則沒辦法取單D) 委外送料單在取單前，首先檢查確認(rèn)相應(yīng)的委外單有無審核，未審核的單據(jù)委外送料單是無

10、法取單。E) 在取單時(shí)，選擇相應(yīng)的委外單號，并選擇與委外單相對應(yīng)的委外倉。F) 按重查，系統(tǒng)自動(dòng)帶出單據(jù)，帶出單據(jù)后注意查看帶出送料數(shù)量，若數(shù)量與要求相符就可直接按確定。若不符請根據(jù)實(shí)際情況更改數(shù)量，但數(shù)量不可大于委外單數(shù)量。G) 數(shù)據(jù)輸入后進(jìn)行檢查確認(rèn)，無誤后方可保存審核 H) 對于同一委外單，可能供應(yīng)商分幾次送貨，來滿足這個(gè)委外單數(shù)量，則 委外送料單可以根據(jù)供應(yīng)商送貨情況分批次外發(fā)，但取單和供應(yīng)商必須是同一個(gè)委外單號及供應(yīng)商，否則無法取單。I) 委外送料單外發(fā)后，如果因供應(yīng)商忙或回復(fù)不能準(zhǔn)時(shí)交貨，這種情況下， 首先取消委外單和委外送料單，通知相關(guān)部門和供應(yīng)商后，然后在系統(tǒng)中刪除委外送料單，

11、刪除后，返回委外單對供應(yīng)商進(jìn)行更改，（操作步驟按前面委外送料單相關(guān)條款）。J) 采購人員必須憑電腦系統(tǒng)的委外送料單到倉庫備料，不得以手工單據(jù)和 口頭通知倉庫備料。K) 委外送料單因每一張一個(gè)單，這樣打印煩瑣又浪費(fèi)，可以從報(bào)表中打印，進(jìn)入相應(yīng)的委外送料表根據(jù)需要在表中進(jìn)行篩選，然后轉(zhuǎn)入EXCEL進(jìn)行打印外發(fā)。5.3.5 委外報(bào)表查詢(進(jìn)入系統(tǒng)后，點(diǎn)擊生產(chǎn)管理，點(diǎn)擊報(bào)表)A) 委外明細(xì)表查詢，若要查看訂單的委外數(shù)量是多少，可點(diǎn)擊此表委外明細(xì)表系統(tǒng)有四種查詢方式：a按單據(jù)查詢b按主件查詢c按供應(yīng)商查詢，根據(jù)實(shí)際情況及方便度，選擇其中的查詢方式，進(jìn)入后，直接接左上角的查詢，然后出現(xiàn)前面選擇方式的委外明

12、細(xì)表，明細(xì)表內(nèi)容比較多而雜，讓人一下子無法查到想要的資料或無從入手，這時(shí)可以點(diǎn)擊設(shè)置屬性，選擇篩選，這時(shí)題目欄每個(gè)名稱可以選擇你想要看的資料，從而縮小查看范圍。B) 委外送料明細(xì)表要查我司外發(fā)給供應(yīng)商有哪些物料及數(shù)量，可點(diǎn)擊此進(jìn)入查詢，步驟及選擇可參看委外明細(xì)表C) 委外退料明細(xì)表我司外發(fā)給供應(yīng)商加工的物料，供應(yīng)商發(fā)現(xiàn)我們送去的物料有明顯缺陷而不能加工退回我司，這種退貨可能會影響我司的訂單出貨，采購負(fù)責(zé)人應(yīng)及時(shí)查看此表，決定是否要重新補(bǔ)料給供應(yīng)商。D) 委外送退料明細(xì)表可以有三種查詢方式a按日期a按供應(yīng)商a按委外。根據(jù)需要選擇查詢方 式，此表綜合第3、4條，在表內(nèi)可以同時(shí)看到委外送料情況和退料

13、情況。E) 委外進(jìn)退貨明細(xì)表有四種查詢方式：a按日期 b按主件 c按供應(yīng)商 d按委外。可以根據(jù) 需要及方便情況選擇查詢方式，此表可以查看供應(yīng)商的送貨情況以及不良品我們退供應(yīng)商情況。E) 超期未完工跟催表此表可查看我司委外物料到期后，哪些料還沒有回來以及沒回來的物料還有多少，此表可以幫助提醒采購部跟催未回來的物料。F) 生產(chǎn)進(jìn)度表此表記錄了我司委外的數(shù)量，以及供應(yīng)商交了多少貨回來，有助于了解訂單物料的狀態(tài)及采購部的跟蹤。G) 生產(chǎn)月報(bào)表通過此表可以清楚的看到哪些供應(yīng)商在哪個(gè)月做了什么產(chǎn)品以及做了多少數(shù)量，有助于幫助財(cái)務(wù)對賬，以及對供應(yīng)商結(jié)貨款。H) 委外倉分庫明細(xì)表此表主要反映我司物料或委外尾數(shù)

14、有多少在供應(yīng)商那里，如果訂單完成供應(yīng)商找不到此物料退還我司，證明在供應(yīng)商處丟失，我司可以根據(jù)表內(nèi)數(shù)量及成本扣供應(yīng)商的款。5.3.6 采購報(bào)表查詢(點(diǎn)擊訂單/采購選擇報(bào)表)A) 采購明細(xì)表采購明細(xì)表有五種查詢方式：a按單據(jù)b按供應(yīng)商c按采購d按產(chǎn)品e按預(yù)交貨日，可以根據(jù)實(shí)際情況和需要來選擇查詢方式，進(jìn)入后點(diǎn)擊上角的查詢，出現(xiàn)相對應(yīng)的采購明細(xì)表，明細(xì)表中的內(nèi)容多而雜，這時(shí)可以點(diǎn)擊設(shè)置屬性，選擇篩選，則表框內(nèi)的題目欄都變成了有選擇性，這樣可以根據(jù)自己的需要選擇了。B) 采購未進(jìn)明細(xì)表采購未進(jìn)明細(xì)表有四種查詢方式：a按供應(yīng)商b按采購c按產(chǎn)品d按預(yù)交貨日，同樣也是根據(jù)需要和方便情況選擇查詢方式，步驟可參

15、看采購明細(xì)表，此表可查采購數(shù)量、已交數(shù)量、未交數(shù)量，采購部可以根據(jù)此表來追蹤物料。C) 采購超交明細(xì)表采購超交明細(xì)表有兩種查詢方式：a按供應(yīng)商b按產(chǎn)品，此表可查看哪些產(chǎn)品有超交量的及超交數(shù)量是多少。5.4 生產(chǎn)部5.4.1 生產(chǎn)領(lǐng)料單A) 工單領(lǐng)料a) 生產(chǎn)部根據(jù)計(jì)劃提供的某訂單中工單明細(xì)表完善各個(gè)工單屬于的線別及工單單號數(shù)量。b) 完善后交系統(tǒng)組輸單打印工單。c) 生產(chǎn)部憑系統(tǒng)工單到倉庫領(lǐng)料。e) 倉庫必須嚴(yán)格的按照系統(tǒng)工單的數(shù)量和名稱規(guī)格顏色備料發(fā)料。f) 對于系統(tǒng)打出工單物料的數(shù)量，有兩種情況一定要及時(shí)解決。第一種， 系統(tǒng)數(shù)量大于倉庫數(shù)量，這種情況下，生產(chǎn)領(lǐng)料員必須及時(shí)到系統(tǒng)組進(jìn)行數(shù)量銷

16、帳，若未銷帳，系統(tǒng)會認(rèn)為發(fā)出了那么多物料；第二種，系統(tǒng)數(shù)量小于倉庫數(shù)量,這種情況，庫一定按單據(jù)上的數(shù)量發(fā)料，同時(shí)記錄下發(fā)完料后的庫存數(shù)量，交系統(tǒng)組進(jìn)行物料的數(shù)量調(diào)整。B) 工單以外的領(lǐng)料a) 生產(chǎn)領(lǐng)料員填寫領(lǐng)料單據(jù)，領(lǐng)料單據(jù)必須清楚的寫明訂單號，工單號，型號規(guī)格顏色，數(shù)量，線別以及領(lǐng)料原因。同一工單號的物料必須寫在一起，同時(shí)領(lǐng)料單必須有部門主管和計(jì)劃的簽名，否則視為無效的領(lǐng)料單據(jù)。 b) 填寫完領(lǐng)料單據(jù)后,交系統(tǒng)組進(jìn)行輸單打印。 c) 倉庫根據(jù)系統(tǒng)打印的領(lǐng)料單進(jìn)行發(fā)料。 d) 正常情況下，倉庫不得借料給生產(chǎn)部，特殊情況借料的，必須在兩天之內(nèi)補(bǔ)回領(lǐng)料單(按a項(xiàng)操作),并在單上注明此物料已領(lǐng)。e)

17、 所有工單的物料領(lǐng)料都嚴(yán)禁超單，原則上是先退料后領(lǐng)料，這樣容易控制物料的超單情況。5.4.2 生產(chǎn)退料流程A) 生產(chǎn)部退料員根據(jù)工單的領(lǐng)料情況認(rèn)真填寫退料單，原則上必須領(lǐng)哪個(gè)工單的物料就退哪個(gè)工單的物料，不可張冠李戴，否則數(shù)量會形成兩倍的差異。B) 同一工單的退料必須寫在一起，退料單上必須有正確的訂單號，工單號，名稱規(guī)格型號顏色數(shù)量，必須有部門主管和品管負(fù)責(zé)人的簽字，然后交系統(tǒng)組輸單打印(退倉庫的物料生產(chǎn)部門必須按原包裝好并且分類好)。C) 系統(tǒng)組輸單在生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)退料中進(jìn)行輸單,特別注意,生產(chǎn)退回的物料領(lǐng)料倉應(yīng)該改為不良品倉。D) 退料員憑系統(tǒng)打印的單據(jù)到倉庫退貨,若物料沒包裝好或分類好

18、,倉庫可以拒收。E) 倉庫應(yīng)把生產(chǎn)退的物料分類擺放好,并做好相關(guān)記錄,以便到時(shí)再開單退給相應(yīng)的供應(yīng)商。F) 退料單必須在成品入庫之前全部系統(tǒng)打單退完，否則系統(tǒng)成品入庫后無法再進(jìn)行退料。規(guī)定成品入庫后兩天之內(nèi)必須要退完所有物料。5.4.3 生產(chǎn)入庫流程A) 生產(chǎn)部根據(jù)工單填寫好入庫單，單據(jù)必須有正確的工單號，訂單號，數(shù)量以及線別。并有部門主管的簽名。B) 系統(tǒng)組根據(jù)生產(chǎn)交上來的單據(jù)輸入系統(tǒng)，若單據(jù)有問題，反映給生產(chǎn)部協(xié)助解決。注意數(shù)量必須與生產(chǎn)填寫的數(shù)量一致。C) 單據(jù)輸入系統(tǒng)后(單據(jù)必須在生產(chǎn)管理中的生產(chǎn)入庫單中輸入)，輸入員打印單據(jù)給生產(chǎn)部(成品入庫不用打印)。5.5 倉庫5.5.1 收貨流

19、程A) 供應(yīng)商送來的貨首先要檢查單據(jù)是否符合我司要求，例如訂單號,工單號等。若無任何單號，倉庫不得接收單據(jù)收貨。B) 單據(jù)沒問題后,初步檢查送貨數(shù)量及送貨款數(shù)是否與送貨單上一致，檢查數(shù)量時(shí)要用電子秤取樣秤重。C) 品管判定物料品質(zhì)沒問題后,倉庫把單據(jù)交系統(tǒng)組輸單打單。D) 憑系統(tǒng)單據(jù)將物料入庫分類擺放好。E) 若供應(yīng)商沒有任何的送貨單,倉庫不得將貨收下。倉庫所收的貨都必須要有我司的相關(guān)單號，沒有的一律不能收貨。5.5.2 退貨流程A) 包括進(jìn)貨退貨和生產(chǎn)品質(zhì)異常的退貨。B) 倉庫根據(jù)倉庫的不良品數(shù)量和供應(yīng)商填寫手工退貨單，退貨單要求物料名稱規(guī)格顏色數(shù)量及供應(yīng)商退貨倉必須準(zhǔn)確,不得隨意填寫。C) 對于特急物料和價(jià)格貴重的物料應(yīng)該及時(shí)開退貨單,退貨單要求同2項(xiàng)。D) 將開好的手工退貨單交系統(tǒng)組輸單打單。E) 倉庫檢查核對系統(tǒng)單的正確性,然后憑系統(tǒng)退貨單進(jìn)行退貨。F)