稽核檔案整理方法

1、稽核檔案規(guī)范化管理方法一、搜集重視平時(shí)積累，確保文件材料齊全完整。（一）嚴(yán)格登記：來往行文、會(huì)議材料、內(nèi)部文件以及外出參加會(huì)議、檢查工作的人員帶回的文件均應(yīng)逐件登記建賬。（二）及時(shí)收集：對辦理完畢，屬于歸檔范圍的文件材料應(yīng)辦完一件收集一件或定期清理。（三）嚴(yán)格檢查：同一事由的文件是否齊全，正本、底稿、附件等是否齊全， 應(yīng)逐一進(jìn)行檢查。 并逐件檢查是否處理完畢為生效文件，文件材料的字跡，用紙是否符合歸檔要求等。（四 ）隨辦隨歸： “辦”是指辦理完畢， “歸”是指文件經(jīng)若干個(gè)整理環(huán)節(jié)整理后歸入檔案盒內(nèi)。（五 ）妥善保管：包括辦理完畢后已整理的和未辦理完畢不需辦理的閱文等， 進(jìn)行分門別類， 做到有目

2、可查、 運(yùn)轉(zhuǎn)有序、 保管安全。二、材料歸檔范圍（一）歸檔的文件1 、 上級文件類： 上級部門制定的稽核工作規(guī)章制度、 實(shí)施細(xì)則、通報(bào)、便函、傳真及有關(guān)法律、法規(guī)和針對本社的各項(xiàng)工作、重要問題和事件等的決定、決議、指示、批示等（含復(fù)印件） ；上級部門召開的需要貫徹執(zhí)行的會(huì)議主要文件材料；代上級部門草擬并被采用的文件的最后草稿和印本； 上級部門轉(zhuǎn)發(fā)本部門的文件（包括報(bào)紙、刊物轉(zhuǎn)載）等。2、本級文件類：本部門的請示與上級部門的批復(fù)文件；對本級部門開展稽核工作和調(diào)查研究形成的稽核工作意見、 計(jì)劃、 總結(jié)、會(huì)議記錄、綜合性報(bào)告、專題報(bào)告、重要匯報(bào)、具有參考和憑證作用的文件、圖表資料等；本部門制定的稽核工

3、作制度、辦法、通報(bào)、便函等文件材料；本級職能部門印發(fā)的相關(guān)文件等（含復(fù)印件） ；本部門編印的簡報(bào)、情況反映、動(dòng)態(tài)等刊物的定稿、印本、編輯出版物的定稿、樣本和各種匯編資料等。3、下級文件類：下級稽核部門報(bào)送的重要工作計(jì)劃、報(bào)告、總結(jié)、典型材料、報(bào)表等文件材料；下級部門報(bào)送的法規(guī)性備案文件等；對下級部門開展專項(xiàng)、常規(guī)稽核檢查工作時(shí)形成的報(bào)告、總結(jié)、重要匯報(bào)、經(jīng)驗(yàn)材料、會(huì)議記錄等具有參考和憑證作用的文件、圖表資料等。4、其他類：其他具有參考、憑證作用的文件和資料等。（二）不歸檔的文件1 、重份文件2、無查考和利用價(jià)值的事務(wù)性、臨時(shí)性、普發(fā)性文件。3、一般性文電、人民來信、來訪和工作記錄。4、下級稽核

4、部門報(bào)送的一般性工作總結(jié)、月報(bào)、季報(bào)、信息等材料。5、與有關(guān)部門的一般性來往文件。26、越級抄送的一般不需要辦理的文件材料。7、下級稽核部門抄報(bào)備案的一般性文件材料。三、歸檔材料質(zhì)量要求（一）文本文件字體必須用微機(jī)打印，紙型A4 （寬度 21cm, 高度 29.7cm ） ；文件題名小二號宋體加粗，內(nèi)容小三號仿宋體；單倍行距； 上、 下頁邊距各2.54cm ， 左、 右頁邊距各3.17cm ；版式距邊界頁眉 1.5cm ，頁腳 1.75cm 。（二） 對不符合歸檔質(zhì)量要求的文件材料進(jìn)行必要的修整： 歸檔文件應(yīng)齊全完整， 已破損文件應(yīng)予復(fù)制。 字跡模糊或易褪變的文件應(yīng)予復(fù)制。所使用的書寫材料、紙

5、張、裝訂材料等要符合檔案保護(hù)要求。1 、文件材料產(chǎn)生破損或局部殘缺現(xiàn)象的，整理時(shí)要進(jìn)行修補(bǔ)或托裱。2、復(fù)制字跡模糊或易褪變的文件：最耐久的字跡材料是碳素墨水和油墨， 比較耐久的字跡材料是藍(lán)黑墨水和印泥， 對純藍(lán)墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、傳真、鉛筆等字跡需要復(fù)制。復(fù)制時(shí)原件在復(fù)制件上面進(jìn)行裝訂。3、超大紙張的折疊：實(shí)際工作中產(chǎn)生的報(bào)表等超大紙張需折疊 ,并與A4 文件統(tǒng)一大小。4、去除易銹蝕的金屬物：文件整理裝訂時(shí)需去除訂書釘、曲別針、大頭針等易生銹的金屬物。（三）上級或本級的紅頭文件（如通知、通報(bào)等） ，由辦公室 3按文書檔案管理，稽核科在組卷稽核項(xiàng)目檔案時(shí)保存復(fù)印件。四、立卷分類是指將歸檔文件按

6、其來源、 時(shí)間、 內(nèi)容和形式等方面的異同，按確定的分類方法分成若干層次和類型， 構(gòu)成一個(gè)有機(jī)體系的過程。（一）分年度：即先對歸檔文件按文件形成時(shí)間（落款日期）或針對的年度分類。 一般性文件歸入文件形成年度； 跨年度的請示與批復(fù)，歸入批復(fù)年度；跨年度的規(guī)劃、計(jì)劃，歸入文件內(nèi)容針對的第一個(gè)年度；跨年度的會(huì)議文件，歸入會(huì)議開幕的年度；法規(guī)性文件，歸入公布或批準(zhǔn)年度。（二）分問題：將文件按其內(nèi)容所反映的問題分開。把文件分成文書檔案和業(yè)務(wù)檔案兩種： 文書檔案是指上級和本級職能部門下發(fā)、印發(fā)的相關(guān)紅頭文件（含復(fù)印件） 。業(yè)務(wù)檔案分為稽核工作檔案和稽核項(xiàng)目檔案， 稽核工作檔案包括計(jì)劃、 總結(jié)、 會(huì)議記錄、學(xué)

7、習(xí)記錄等； 稽核項(xiàng)目檔案包括常規(guī)稽核、 專項(xiàng)稽核相關(guān)文件和材料等。（三）分保管期限：分為短期（5 年）、長期 （15 年）、永久（ 15年以上）三種。1 、短期保管是指從檔案所屬年份的次年 1 月 1 日起， 保存 5 年。包括一般稽核會(huì)議的典型材料、會(huì)議記錄、學(xué)習(xí)記錄、代表發(fā)言材料、簡報(bào)；季度、月份的稽核工作計(jì)劃；與本社其他職能部門協(xié)商工作的來往文件；下級稽核部門報(bào)送的年底以下的總 4結(jié)、 報(bào)表、 計(jì)劃、 一般專題報(bào)告和備案的材料； 學(xué)習(xí)、 培訓(xùn)材料；考核類資料； 稽核工作調(diào)研材料； 稽核工作登記簿等其他需要的短期保管的稽核檔案和有關(guān)資料。2 、長期保管是指從檔案所屬年份的次年1 月 1 日

8、起，保存15 年。包括序時(shí)、專項(xiàng)稽核類資料；半年的、季度的、一般專題的工作總結(jié)、報(bào)告；上級部門送來的重要文件；下級稽核部門報(bào)送的年底和年度以上的總結(jié)、 報(bào)表、 重大問題的專題報(bào)告等其他需要長期保管的稽核檔案和有關(guān)資料。3、永久保管檔案包括稽核工作制度、辦法、條例、實(shí)施細(xì)則等資料；重點(diǎn)監(jiān)控農(nóng)村信用社的檢查資料或解剖材料；離崗、離任審計(jì)和在職審計(jì)類資料； 反映本部門主要職能活動(dòng)的年度和年度以上的工作總結(jié)、報(bào)告、計(jì)劃、報(bào)表等上級部門頒發(fā)的屬本部門主管業(yè)務(wù)并要貫徹執(zhí)行的主要文件材料； 崗位輪換類資料； 重大稽核項(xiàng)目文件、報(bào)告、結(jié)論、決定、證明材料等資料； 檔案登記簿 、 檔案銷毀清冊 、 檔案管理人員

9、移交清冊等其他需要永久保管的稽核檔案和有關(guān)資料等。五、排列是指遵循一定的原則，確定歸檔文件先后順序的過程。(一) 遵循同一事由的文件排列為一卷。1 、文件資料類(包括文書檔案和稽核工作檔案)一般按時(shí)間順序排列，要求完整、有序、齊全。2 、稽核項(xiàng)目檔案一般按卷內(nèi)文件材料的重要性排列順序， 5即正件在前，附件在后；批復(fù)在前，請示在后；定稿在前，修改稿在后；匯總表在前，附表在后等。序時(shí)、專項(xiàng)稽核組卷內(nèi)容及排列順序?yàn)椋?1)卷內(nèi)目錄一(2)通報(bào)(根據(jù)需要)-(3)稽核報(bào)告(稽核匯總表)一(4)稽核方案審批表、稽核方案7(5)稽核通知書7(6)內(nèi)部稽核調(diào)閱資料清單(根據(jù)需 要)一(7)稽核檢查工作底稿(

10、根據(jù)需要后面附佐證材料、附表) 7(8)稽核檢查交換意見書(根據(jù)需要)-(9)稽核結(jié)論和處理決定7(10)稽核移送處理函(根據(jù)需要)f(11)稽核處罰處理決定 書(根據(jù)需要)f(12)稽核檢查情況和整改情況登記(根據(jù)需要 登記整改情況)7(13)卷內(nèi)備考表離任稽核組卷內(nèi)容及排列順序?yàn)椋?1)卷內(nèi)目錄一(2)通報(bào)(根據(jù) 需要)-(3)離任稽核報(bào)告(離任稽核匯總表)-(4)離任稽核方案 審批表、稽核方案一(5)離任稽核通知書7(6)被稽核人述職報(bào)告 及補(bǔ)充說明7(7)對被稽核人座談?dòng)涗?(8)內(nèi)部稽核調(diào)閱資料清 單(根據(jù)需要)-(9)離任稽核檢查工作底稿(根據(jù)需要后面附佐 證材料、附表)一(10)

11、被稽核單位的整改報(bào)告(根據(jù)需要)7(11) 稽核移送處理函（根據(jù)需要）一 （12）卷內(nèi)備考表（二）同一年度，同一保管期限的案卷按照時(shí)間順序排列案卷號, 并跨年連續(xù)使用。（三）本單位業(yè)務(wù)活動(dòng)形成的業(yè)務(wù)文件、調(diào)研材料、制度辦法、法 規(guī)等，一般按單一問題組合；工作計(jì)劃、總結(jié)等文件，一般按責(zé) 任者或名稱組合。6五、編頁號有圖文面即為一頁，用3位數(shù)正面在右下角，反面在左下角 編打頁號。（一）單份文件：只有正稿且頁號已編排，無須重新編打。（二）多份文件：排序后重新編寫頁號，大張的文件或圖表折疊后仍按未折疊前有圖文面編打頁號。六、編目即編制歸檔文件目錄，包括編寫卷內(nèi)目錄和卷內(nèi)備考表，都不編打頁號。（一）卷內(nèi)

12、目錄：放在每一卷所有歸檔文件之前，用來記錄本 卷歸檔文件的內(nèi)容。卷內(nèi)目錄式樣（不含字體式樣）卷內(nèi)目錄 .件號責(zé)任者文號題名 日期頁數(shù)備注件號：按每份文件（或事由）分類按順序 2位數(shù)依次編制。責(zé)任者： 指制發(fā)文件的組織或個(gè)人， 既文件的發(fā)文機(jī)關(guān)署7名者， 可以使用單位內(nèi)部一個(gè)機(jī)構(gòu)的全稱或通用簡稱； 未屬責(zé)任者的“白頭文件” ，根據(jù)文件內(nèi)容特征考證并填寫?；斯ぷ髦兄疙?xiàng)目責(zé)任人或撰寫報(bào)告的組織或個(gè)人。文號：即發(fā)文的字號。一般由機(jī)關(guān)代字、年度、順序號組成，如 “ *辦稽通 2000 第 *號” 。填寫文號項(xiàng)應(yīng)照實(shí)抄錄，不能省略，沒有文號的此項(xiàng)不填。 （紅頭文件、稽核通知書、處罰決定通知書等）題名：

13、即文件標(biāo)題或材料的統(tǒng)稱 （如稽核工作檢查記錄） 。完整文件材料的題名，要準(zhǔn)確擬寫，不要空缺，且不能隨意更改和簡化。日期： 即文件或資料的形成時(shí)間， 此項(xiàng)應(yīng)以 8 位阿拉伯?dāng)?shù) 字標(biāo)注年、月、日 ,不足補(bǔ)“ 0” ，如果文件未標(biāo)注日期應(yīng)根據(jù)文 件內(nèi)容加以考證弁填寫。頁數(shù)：以3位數(shù)字按順序編排每件文件的起始頁號，最后一份文件填寫起至頁號。備注：用于填寫歸檔文件、資料需要補(bǔ)充和說明的情況，包括 密級、缺損、修改、補(bǔ)充、移動(dòng)、銷毀等。（二）卷內(nèi)備考表：備考表放在每一卷所有歸檔文件之后，用 以對本卷內(nèi)歸檔文件整理情況及保存階段變動(dòng)情況進(jìn)行必要的 注釋說明。若無情況可說明，也應(yīng)將立卷人、檢查人的姓名和時(shí) 間

14、填上。卷內(nèi)備考表式樣（不含字體式樣）8卷內(nèi)備考表本卷情況說明立卷人 檢查人立卷時(shí)間填寫卷內(nèi)歸檔文件中需說明的情況，包括文件收集的齊全完 整程度，文件本身狀況（如字跡模糊缺損等）及整理工作完畢后歸 檔文件修改、補(bǔ)充、移出、銷毀等情況。歸檔文件卷內(nèi)目錄備注 項(xiàng)如須說明內(nèi)容較復(fù)雜（超過9個(gè)字），則可注明并引至本卷備考 表詳細(xì)說明。填寫負(fù)責(zé)整理該卷歸檔文件的人員姓名，以明確責(zé)任。填寫負(fù)責(zé)檢查歸檔文件整理質(zhì)量的人員姓名，此項(xiàng)一般由 稽核部門負(fù)責(zé)人填寫。立卷時(shí)間：以項(xiàng)目結(jié)束日為準(zhǔn)，以8位阿拉伯?dāng)?shù)字填寫年、 9月、日，不足補(bǔ)“ 0”。七、裝訂對修正后的文件材料按符合檔案保護(hù)要求的材料（無酸牛皮紙）加以固定（

15、采用左側(cè)暗線裝訂，將文件左、下側(cè)對齊），包括打印卷皮等內(nèi)容。（卷皮立卷單位、類別1號楷體加粗打印； 案卷名稱小2號楷體加粗打?。弧捌鹬谷掌凇?、“保管期限”、“本 卷共件數(shù)、頁數(shù)”、“目錄號”、“案卷號”小2號仿宋加粗打印。） 卷皮正面式樣（不含字體式樣）自 年 月 日至 年 月 日 保管期限 案卷號本卷共 件 頁目錄號 全宗名稱：填寫各單位全稱。 機(jī)構(gòu) ： 填寫該卷所屬立檔單位， 各單位稽核部門未分設(shè)的打印“稽核類” ，分設(shè)的打印“稽核部”或“稽核科” 。案卷題名：即案卷標(biāo)題。完整題名由責(zé)任者、問題、文種三部分組成，此項(xiàng)內(nèi)容（不包括責(zé)任者項(xiàng)）最多不超過50 個(gè)字，如正題名不能完全反映文件內(nèi)容，

16、 或題名含義不清的， 應(yīng)根據(jù)文 10件內(nèi)容重新擬寫 50 字以內(nèi)標(biāo)題并加“ ” 。 年度 ：填寫資料最早形成日期至最后形成日期， “年”用4 位數(shù)填寫， “月” 、 “日”分別用 2 位數(shù)填寫。 保管期限： 填寫歸檔案卷保管期限的簡稱即 “永久” 、 “15年” 、 “ 5 年” 。件：該卷文件總件數(shù)，以 2位數(shù)填寫，不足補(bǔ)“ 0”。頁：用3位數(shù)填寫本卷總頁數(shù)，不足補(bǔ)“0”，頁數(shù)與卷尾 頁號相同。目錄號：由各單位辦公室分不同保管期限 2位數(shù)給定3個(gè)目錄 號。案卷號：同一保管期限的案卷依辦結(jié)時(shí)間 4位數(shù)編排，從“0001 開始標(biāo)注，不得有重號或空號，并跨年連續(xù)使用。八、裝盒即將歸檔案卷按卷號順序

17、裝入檔案盒，并編制檔案盒封面及 脊背項(xiàng)目等。（一）裝盒方法嚴(yán)格按照案卷號的先后順序裝入檔案盒。1、不同年度的歸檔案卷不能放入同一檔案盒。2、不同保管期限的歸檔案卷不能放入同一檔案盒。3、同一年度、同一保管期限的歸檔案卷按案卷號排列先后順序， 依次裝盒，一盒裝滿后，順序裝入下一盒。（二）檔案盒格式：大小適用于 A4型紙，要求統(tǒng)一使用無酸紙制作的檔案盒。ii（三）檔案盒脊背的填寫：3號宋體加粗打印。檔案盒脊背式樣（不含字體式樣）全宗保管期目錄起止案卷館編12全宗號：填寫當(dāng)?shù)貦n案館給定的全宗號，位數(shù)為四位，不足補(bǔ)“0” ，無進(jìn)館任務(wù)或暫未給定的可先空置。年度：填寫盒內(nèi)案卷的形成年度，即案卷歸檔年度，

18、如2004年稽核檔案，打印“ 2004般以漢字全稱保管期限：填寫盒內(nèi)案卷所屬保管期限， 表示，如“永久”、“15年”、“5年”。機(jī)構(gòu)：填寫盒內(nèi)案卷所屬內(nèi)部機(jī)構(gòu)名稱。目錄號：由各單位辦公室分不同保管期限2位數(shù)給定3個(gè)目錄號。起止案卷號：填寫盒內(nèi)排列最前和排列最后的歸檔案卷卷號。統(tǒng)一采用豎寫式。如：0012I0016館編號：檔案移交檔案館時(shí)，按進(jìn)館要求填寫，無進(jìn)館要 求的可先空置。盒號：是指檔案盒的順序號，檔案移交檔案館時(shí)按進(jìn)館要 求填寫，無進(jìn)館要求的可先空置。（四）檔案盒正面填寫全宗名稱及機(jī)構(gòu)（類別），1號楷體加粗 打印。檔案盒正面式樣（不含字體式樣）13填寫單位全宗名稱。，分設(shè)的打填寫類別：稽

19、核部門未分設(shè)的打印“稽核類”印“稽核部”或“稽核科” O九、裝箱即把整理后的稽核檔案存入檔案柜保管，弁貼上標(biāo)簽。標(biāo)簽式樣箱號：保管期限：一 案卷號： o 0”箱號：3位數(shù)編制，不足補(bǔ)“年”?；颉?5保管期限：“永久”、“15年”案卷號：標(biāo)注檔案柜保管案卷的起止案卷號。十、編寫登記箭包括順序號、全宗號、年度、保管期限、共件數(shù)、頁數(shù)、機(jī) 構(gòu)（問題）、備注等內(nèi)容。式樣如下：稽核檔案登記簿 年度：單位：14內(nèi)卷順序號保管期限案卷號案起卷題名）（年.月止日期共件數(shù)備注頁數(shù)頁 第機(jī)構(gòu)：全宗號：單位：填寫單位全稱。年”。年度：填寫檔案形成年度，如“2006 2位填寫。順序號：依順序（永久、長期、短期檔案）年

20、”?；颉?5保管期限：填寫“永久” 、“15年” 4位填寫案卷號碼。案卷號：案卷題名：填寫案卷標(biāo)題。如“2006.02-2006.03 起止日期：12位填寫案卷起止日期，位填寫每卷的件數(shù)。共件數(shù)：2位填寫每卷的總頁數(shù)。頁數(shù)：3備注：填寫其它需要注明的事項(xiàng)。十一、移交檔案必須在離職前將其檔案的移交和檔案管理人員調(diào)動(dòng)工作時(shí)，稽核檔案所保管檔案數(shù)量和狀況交待清楚，弁辦理交接手續(xù)。管理人員序號所屬年度應(yīng)保管期限已保管期限卷數(shù)起止案卷號 例如移交人簽字移交時(shí)間例如接交人簽辦辦公室4 位2永久位12 0001-0012稽核檔案員 2007.01.30檔案員15年移交清冊式樣如下:稽核檔案管理人員移交清冊單

21、位:監(jiān)交人簽稽核、辦室負(fù)責(zé)15年5十二、檔案的銷毀 由檔案人員和有關(guān)部門在稽核分管領(lǐng)導(dǎo)和辦公室的領(lǐng)導(dǎo)下，對超過保管期限的檔案逐件重新準(zhǔn)業(yè)務(wù)人員共同 組成鑒定小組，確劃定其存毀。確已失去保管和利用價(jià)值的檔案要編制銷毀清繼續(xù)保連同鑒定報(bào)告呈本社主管人員審核批準(zhǔn)后 予以銷毀；冊，存的檔案應(yīng)分別歸入相應(yīng)案卷。銷毀的檔案，應(yīng) 與本社保密、保由兩名或兩名以上人員負(fù)責(zé)到指定專銷點(diǎn)進(jìn)行衛(wèi) 部門取得聯(lián)系，嚴(yán)防散失。銷毀，統(tǒng)一銷毀和監(jiān)銷，銷毀過程中注意保密和安全后由銷毀人員及監(jiān)銷人員在銷毀清冊上共同簽字。式樣如下：稽核檔案銷毀清冊稽核檔案銷毀清冊單位：全稱.內(nèi)卷銷毀日期監(jiān)銷人批準(zhǔn)人銷毀人起止日期（年.月）案卷號案卷題名保管期限年月日）（件數(shù)頁數(shù)稽核、15永久、 辦公室 4位標(biāo)題 例 如:2012.01.01 :2006.03-200