《國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)函電》課件

1、2021-10-161lesson onelesson one basics of business basics of business lettersletters商務(wù)信函基礎(chǔ)商務(wù)信函基礎(chǔ)2021-10-162Learning ObjectivesAfter studying the lesson, you should be able tolKnow principles of business-letter writinglKnow parts of a business letterlLearn the styles of a business letterlLearn some g

2、eneral tips of writing a business letter by studying sample letters2021-10-163 I. Business Letter-Writing1. Introduction to Business Letter-Writing Q:What do you think is the importance of business letter-writing?Key Terms: International trade Business correspondence Business negotiationImportance:

3、Business letters are of crucial importance in the conduct of business activities. They play an essential role in a companys correspondence with the outside world.2021-10-1642.Principles of Business Letter-Writing 7 “C”s Courtesy 禮貌 Consideration 體諒 Completeness 完整 Clarity 清晰 Conciseness 簡(jiǎn)潔 Concreten

4、ess 具體 Correctness 正確2021-10-165What are the functions of all business letters? 1) To ask for and give a reply to an enquiry, offer, order or complaint. 2)To keep a record of all the important facts for ready reference.2021-10-166LetterheadReference NumberDate Inside Address Particular Address or At

5、tention LineSalutation Subject Line or Caption _ _ _Complimentary CloseSignature c.c. Postscript Body of the letter2021-10-167 LetterheadDate: _ Inside Address_ Salutation: _ _ _ _ _Complimentary Close,SignatureBody2021-10-168 Letterhead Date:_Inside Address_ _Salutation: _ _ _ Complimentary Close,

6、SignatureBody2021-10-169 The Structure and Layout of a Letter 英文書信通常有7個(gè)部分組成，即信頭、日期、封內(nèi)地址、稱呼、正文、結(jié)尾敬語(yǔ)以及簽名。除此之外。還有一些需根據(jù)實(shí)際需要而增加的部分，例如參考標(biāo)號(hào)、經(jīng)辦人姓名、事由標(biāo)題、認(rèn)辨記號(hào)、附件、抄送以及附言等，這些部分可能出現(xiàn)在不同類型的信函中。2021-10-16101）Heading or Letterhead (信頭) 信頭對(duì)于任何信件來(lái)說(shuō)都是重要的組成部分，商業(yè)信函和官方公函尤其如此。 一般社交信函的信頭包括發(fā)信人的姓名、地址、郵政編碼、電話號(hào)碼、電傳及傳真號(hào)碼以及e-mail

7、地址等，置于信箋右上角置于信箋右上角。 大多數(shù)商業(yè)信函和官方公函的信頭一般采用社交信函的信頭，多數(shù)是專業(yè)設(shè)計(jì)的，且是已事先印制好的信頭（printed heading）,進(jìn)行聯(lián)系時(shí)最好使用印有本公司或單位信頭的信箋，2021-10-1611 這樣做出于三個(gè)目的：美觀（appearance）、高效(efficiency)、標(biāo)準(zhǔn)化(standardization)。信箋上沒有印上本公司或單位信頭時(shí)，則需要將上述內(nèi)容打在信箋中上方或上方。2）Reference Number (參考編號(hào))參考編號(hào)常用在商業(yè)信函中。一家公司在致函另參考編號(hào)常用在商業(yè)信函中。一家公司在致函另一家公司時(shí)，會(huì)使用參考編號(hào)，便

8、于歸類存檔。一家公司時(shí)，會(huì)使用參考編號(hào)，便于歸類存檔。參考編號(hào)在縮行式打印的信函中常放在低于信頭一至兩格處，與寫信日期同行；在齊頭式打印的信函中常置于寫信日期之上，也可置于左下角低于署名兩行處。2021-10-1612Your ref. : 345SCB/bxcOur ref. : 532ZXY/mzs注注1.1. 345 為存檔編號(hào)， SCB為署名人首寫字母，bxc為打字員姓名首寫字母。注注2.2. 532 為存檔編號(hào)，ZXY 為署名人首寫字母，mzs 為打字員姓名首寫字母。3）Date (日期)每封信必須標(biāo)明日期，日期常寫在信頭下方2行處，一般置于信箋的右上角，但當(dāng)信函采用全齊頭式時(shí)則置于

9、左上角。2021-10-1613May 4 (th) , 1998 -美國(guó)式 4 (th) May, 1998 -英國(guó)式寫日期時(shí)務(wù)必注意以下各點(diǎn)：寫日期時(shí)務(wù)必注意以下各點(diǎn)：（1）年份必須用阿拉伯?dāng)?shù)字寫全，不能用02代替2002。 （2）月份要用英文拼寫，可全拼也可采用標(biāo)準(zhǔn)的簡(jiǎn)寫。May, June, July 不能簡(jiǎn)寫。（3）日期可用基數(shù)詞(cardinal numbers)也可用序數(shù)詞(ordinal numbers)。2021-10-1614（4）在年份前面必須用逗號(hào)隔開，但在月份和日期之間不能用逗號(hào)隔開。 May 20, 2003（5）寫信日期（Date）不能全部用數(shù)字表示，如 5/4/

10、2003，這樣寫容易引起誤解。4）Inside Address (封內(nèi)地址)封內(nèi)地址是收信人的姓名或商行名，與信封地址相同，一般在寫信日期以下2-4行靠左書寫。封內(nèi)地址內(nèi)容及順序如下：2021-10-1615（1）收信人姓名（或商行名）；（2）收信人頭銜、職務(wù)或職稱；（3）公司（或所屬單位、組織、學(xué)校）名稱；（4）郵政地址（mailing/postal address）和街道地址（street address）, 即門牌和路名；（5）城市、郵編、省名或州名、國(guó)名。2021-10-1616l封內(nèi)地址可采用齊頭式（block style），也可采用縮進(jìn)式（indented style）,齊頭式較為

11、普遍，但采用縮進(jìn)式時(shí)，信函的其他部分也必須都采用縮進(jìn)式。l縮進(jìn)式 Mrs. Miriam Schwarts 1280 Coleman Avenue Omaha, Nebraska, U.S.A. 68014l如果信函時(shí)寫給公司而不是個(gè)人的話，則應(yīng)先如果信函時(shí)寫給公司而不是個(gè)人的話，則應(yīng)先寫公司名稱，后寫公司地址，門牌等。如：寫公司名稱，后寫公司地址，門牌等。如：2021-10-1617 EASTERN TEXTILES IMP. & EXP. CO.,LTD. 72 Flint Street SYDNEY Australia 如果不知道收信人姓名時(shí)，信函常寄給與討論的問題有關(guān)的部門。該部門頭銜

12、一般被認(rèn)為可以處理有關(guān)問題。如：2021-10-1618 The Manager Barminster Bank Ltd London EC2 5BP England5) Attention Line (經(jīng)辦人) 商務(wù)和官方信函雖然寫給公司或政府機(jī)構(gòu)，但常常由某商務(wù)和官方信函雖然寫給公司或政府機(jī)構(gòu)，但常常由某個(gè)成員收閱并辦理信中事務(wù)。若寫上經(jīng)辦人姓名，可以個(gè)成員收閱并辦理信中事務(wù)。若寫上經(jīng)辦人姓名，可以加快信函的處理。加快信函的處理。經(jīng)辦人姓名一般置于封內(nèi)地址和稱呼經(jīng)辦人姓名一般置于封內(nèi)地址和稱呼之間，可左齊，縮行，也可居中。可全部大寫，也可有之間，可左齊，縮行，也可居中?？扇看髮懀部捎写?/p>

13、小寫并下劃線大小寫并下劃線。Attention 后可用冒號(hào)或破折號(hào)，也后可用冒號(hào)或破折號(hào)，也可不用標(biāo)點(diǎn)。例如：可不用標(biāo)點(diǎn)。例如：2021-10-1619 ATTENTION: MR. LAWRENCE WAGNER, EXPORT MANAGER ATTENTION INTERNATIONAL DEPARTMENT Attention - Mr. Lawrence Wagner, Regional Vice President Attention of Marketing Manager For the attention of Marketing Manager Attention Mr.

14、Lawrence Wagner2021-10-16206) Salutation (稱呼)稱呼的具體形式取決于寫信人與收信人之間的關(guān)系：(1)寫信人與收信人非常熟悉，在非正式信函中可直呼其名。(2)半公半私信函可稱呼為Dear, 以示熱情、友好。“Dear” 后面還加上尊稱，如： Dear Mr. Dear Mrs. My dear Dear Dr. Dear Professor Dear President2021-10-1621(3) 官方公函常用 Dear Sir 或 Sir。商務(wù)信函的稱呼通常用的形式是 Dear Sirs, Gentlemen, Dear Madam 。 不管采用何種

15、形式，稱呼總是單獨(dú)出現(xiàn)在一行。 若無(wú)經(jīng)辦人姓名，稱呼緊跟在封內(nèi)地址下2-4 行，左齊，后面常用逗號(hào)或冒號(hào)。7）Subject Line or Caption (事由標(biāo)題)u在商業(yè)信函中常用“事由標(biāo)題”，一則讓收信人盡快了解信函的主要內(nèi)容，二則便于歸檔。下列兩種情況下尤其要使用“事由標(biāo)題” 項(xiàng)。2021-10-1622(1) 當(dāng)對(duì)方來(lái)函已使用了事由標(biāo)題項(xiàng)。(2) 當(dāng)信函內(nèi)容比較復(fù)雜時(shí)。u“事由標(biāo)題”項(xiàng)常介于稱呼和正文之間，可全部大寫，也可有大小寫并下劃線，可左齊，可縮行，也可居中，常用subject 或用Re引導(dǎo)。Dear Sirs,Subject: Alternation to Warehou

16、se2021-10-16238) The Body of the Letter (信函正文)l 要求：安排恰當(dāng)、層次清楚、觀點(diǎn)明確、態(tài)度誠(chéng)懇。l信函正文包括引言、中心部分和結(jié)尾。引言為信函的第一句話或第一段。l一般英文書信沒有固定的引言，但人們常用一些客套話作為引言，如果體積對(duì)方來(lái)函的日期、編號(hào)及主題，以便使對(duì)方一看便知道來(lái)函是回復(fù)先前哪一封信的；或?qū)?duì)方來(lái)表示謝意；假如是首次致函對(duì)方，也可用引言作相應(yīng)的自我介紹，并標(biāo)明寫信的主要目的。如：2021-10-1624 Your kind letter of November 12th arrived this afternoon. Thank y

17、ou very much for your letter of May 15 and the gift you sent me on Christmas Eve. With great delight I learn from your letter of this Saturday that Im very much pleased to inform you that my visit to your company has been approved.2021-10-1625 In reply to your letter of July 12 You were recommended

18、to our company by the BOC, and we wish to u信函的中心部分是正文的主要內(nèi)容，或提供信息，或說(shuō)明情況，或請(qǐng)求解決問題。結(jié)尾部分用來(lái)總結(jié)信函內(nèi)容，表達(dá)謝意與祝愿，請(qǐng)求合作與幫助，或期待回復(fù)等。注意注意：避免使用分詞引導(dǎo)的結(jié)尾語(yǔ)，如Looking forward to your favorable reply. 常用的結(jié)尾語(yǔ)有：2021-10-1626 We are awaiting your good news. We look forward to your reply at your earliest convenience. Please remem

19、ber me to your family. Should there be anything else we can do for you, please let us know. We look forward to your confirmation at your earliest convenience. 如果信函的正文很長(zhǎng)，需要續(xù)頁(yè)時(shí)，則需如果信函的正文很長(zhǎng)，需要續(xù)頁(yè)時(shí)，則需要注意以下細(xì)節(jié)：要注意以下細(xì)節(jié)：2021-10-1627(1)不能只將結(jié)尾敬語(yǔ)及以下各行移于續(xù)頁(yè)，至少要將信的正文最后一段的最后兩行移于續(xù)頁(yè)，最后一個(gè)詞不要使用連詞符號(hào)“ - ” , 須將整詞留在上頁(yè)或移于續(xù)頁(yè)

20、。(2)續(xù)頁(yè)紙張的質(zhì)量、顏色、大小應(yīng)與前頁(yè)紙相同。(3)(3)續(xù)頁(yè)上部注明頁(yè)碼、收信人姓名及寫信日續(xù)頁(yè)上部注明頁(yè)碼、收信人姓名及寫信日期期。其格式如下： Mr. Johnson, July 5, 2003 Page 22021-10-1628 Dr. Johnson - 2 - June 2, 2003 Page 2 International Trading Co. Ltd. May 8, 2002 International Trading Co. Ltd. Page 2 July 8, 20032021-10-1629 稱 呼結(jié)尾敬語(yǔ)正式 Gentlemen/Dear Sir (s)De

21、ar MadamYour truly/faithfully/ sincerely/ cordially半正式Dear Miss Jones (由尊稱和姓構(gòu)成)Yours sincerely / cordially非正式Dear William (使用收信人的first name)Your sincerely/ truly/ lovingly9) The Complimentary Close (結(jié)尾敬語(yǔ)結(jié)尾敬語(yǔ))結(jié)尾敬語(yǔ)僅僅是一種用于結(jié)束信函的禮儀方結(jié)尾敬語(yǔ)僅僅是一種用于結(jié)束信函的禮儀方式，結(jié)尾敬語(yǔ)必須與稱呼配套。如：式，結(jié)尾敬語(yǔ)必須與稱呼配套。如：2021-10-1630 非正式結(jié)尾敬語(yǔ)用于

22、彼此認(rèn)識(shí)的人，或者希望消除拘謹(jǐn)時(shí)也可采用。正式的結(jié)尾語(yǔ)是作為一種標(biāo)準(zhǔn)的慣例而使用的。 結(jié)尾敬語(yǔ)通常置于信函正文以下2-4行處。在縮行式信函中，結(jié)尾敬語(yǔ)大約位于信函中間，一般與日期對(duì)齊，形成視覺對(duì)稱感，但在全齊頭式信函中，結(jié)尾敬語(yǔ)左齊。結(jié)尾敬語(yǔ)中，只有第一個(gè)單詞首寫字母大寫，結(jié)尾敬語(yǔ)后加逗號(hào)。2021-10-163110) The Signature (簽名)每一封信函都必須手寫簽名，為防止簽名潦草，難以辨認(rèn)，常在簽名下打印署名人的姓名。假如稱呼中使用了收信人的名字（first name), 寫信人也必須使用自己的名字來(lái)簽名，然后再在下面打上全名。如：Very sincerely yours,(

23、Signature)Henry Brown2021-10-1632寫信如果是女性，并且與收信人素不相識(shí)，一般在打印的署名前用括號(hào)注上Miss, Mrs. 或者M(jìn)s 字樣，以便對(duì)方回信時(shí)選用適合的稱呼。簽名與結(jié)尾敬語(yǔ)對(duì)齊。有些官方和商務(wù)信函是由秘書或經(jīng)授權(quán)的助理簽名的。假如秘書或助理以自己個(gè)人名義為別人簽名，那么，授權(quán)秘書或助理簽名的人的姓名和頭銜打印在秘書或助理的簽名下面。以下是各種形式的簽名：2021-10-1633 以自己名義簽名的個(gè)人 Yours sincerely, (Signature) (Miss) Edith Underwood 為其公司或部門簽名的官員 Sincerely yo

24、urs, Oriental Horizons Inc. (Signature ) Managing Director2021-10-1634l秘書代表雇主簽名 Very truly yours, (Signature) (Miss) Barbara Nolanl經(jīng)特別授權(quán)的雇員的簽名 Yours very truly, Mulsen Trading Co. Ltd. (Signature) pp Ralph L. Harris, Manager (pp = per pro 代表) 2021-10-1635l未經(jīng)特別授權(quán)的雇員的簽名 Your sincerely, (Signature) Mar

25、ion Edwards For Marketing Director11) Enclosure (附件附件) 出信函外還有其他資料（如廣告冊(cè)子、影印件、發(fā)票、單據(jù)等）也封入信封內(nèi)，可以可以簽名下方二行處使用附件欄，格式左齊簽名下方二行處使用附件欄，格式左齊。表達(dá)方式如下：2021-10-1636 Enclosures 3 Encl. 3 catalogues Enc. 1 invoice Encls: as stated12) Carbon Copy Notation (抄送) 當(dāng)把書信的副本寄給第三者時(shí)，要在左邊齊頭處寫上有關(guān)副本的注明。抄送的表達(dá)方法是抄送的表達(dá)方法是在在cc cc 后加抄

26、送的對(duì)象的姓名或單位名稱（或后加抄送的對(duì)象的姓名或單位名稱（或頭銜）。若信中有附件，則抄送直接置于附頭銜）。若信中有附件，則抄送直接置于附件之下。若信函中無(wú)附件，則抄送緊隨簽名件之下。若信函中無(wú)附件，則抄送緊隨簽名之后。之后。2021-10-1637(1) Copy to John Smith Copies to John Smith(2) cc: Mr. Bruce Warren cc Nancy Hill (兩人以上按姓名字母順序排列兩人以上按姓名字母順序排列) )(3) c/ c: Mr. Richard James13) Postscript (附言附言)除非確屬必要，最好不要用附言。

27、附言通常用P.S.表示，放在信的最后一行，或在附件下。2021-10-16381) 1) 體諒原則體諒原則 一封有效的書信能給收信人以深刻印象和影響，要想達(dá)到此目的，就應(yīng)當(dāng)設(shè)身處地為收件人著想，考慮他的要求、希望和利益等。 周密的思考有助于你更理解你的收件人，因此，你的要求將會(huì)更加實(shí)際和可以理解。寫作時(shí)要注意以下問題：寫作時(shí)要注意以下問題：(1)采取收信人的態(tài)度，即采取收信人的態(tài)度，即“You” attitude, ,避避免采取寫信人的態(tài)度，即免采取寫信人的態(tài)度，即“We” attitude。比較下列句子：比較下列句子：2021-10-1639“We attitude” We allow a

28、5% discount for cash payments. “You attitude” You earn a 5% discount when you pay cash.“We attitude” We are pleased to announce that“You attitude” You will be pleased to know that 下面兩封信是這兩種態(tài)度的典范。第一封信是以下面兩封信是這兩種態(tài)度的典范。第一封信是以“We” attitude 的方式寫的，而第二封信是以的方式寫的，而第二封信是以 “You” attitude 的方式寫的。的方式寫的。2021-10-16

29、40 試對(duì)它們進(jìn)行比較，看看它們給你的印象有什么不試對(duì)它們進(jìn)行比較，看看它們給你的印象有什么不同。同。(a) May I express my thanks for the account you recently opened with our store. We are pleased to furnish a wide variety of products for the home or individual. We trust you will take full advantage of our store services, for we have the largest sto

30、ck in the city. Also we make deliveries of our customers purchases free of charge within thirty miles of our store. We welcome you to Johnsons. If we can be of additional service in any manner, please call on us.2021-10-1641 Translation: 讓我對(duì)你最近在我公司開戶一事表示感讓我對(duì)你最近在我公司開戶一事表示感謝。我們樂意提供家庭和個(gè)人使用的各種產(chǎn)謝。我們樂意提供家

31、庭和個(gè)人使用的各種產(chǎn)品。品。 我們相信你會(huì)充分利用我們的服務(wù)的，我們相信你會(huì)充分利用我們的服務(wù)的，因?yàn)槲夜舅鶄湄浳飼r(shí)本地最充足的。同時(shí)，因?yàn)槲夜舅鶄湄浳飼r(shí)本地最充足的。同時(shí)，我們的顧客所購(gòu)貨物，在距離公司我們的顧客所購(gòu)貨物，在距離公司3030英里范英里范圍內(nèi)，可以免費(fèi)送貨。圍內(nèi)，可以免費(fèi)送貨。 我們歡迎你光臨本公司。如果我們能在我們歡迎你光臨本公司。如果我們能在其他方面為你服務(wù)，請(qǐng)打電話給我們。其他方面為你服務(wù)，請(qǐng)打電話給我們。2021-10-1642(b) Thank you for the account you recently opened at Johnsons. Serving

32、 you with your needs for clothing and home furnishings is a pleasure. You will find 34 departments at Johnsons stocked with a variety of quality items. And courteous sales clerks are here to assist you in selecting the merchandise that best meets your requirements. You are always welcome at Johnsons

33、. Please call on us whenever you need additional service. 2021-10-1643 Translation: 感謝你最近在約翰遜商店開戶。為你服務(wù)、感謝你最近在約翰遜商店開戶。為你服務(wù)、想你提供所需的衣著和室內(nèi)家具與陳設(shè)品感想你提供所需的衣著和室內(nèi)家具與陳設(shè)品感到高興。到高興。 你將看到約翰遜商店有你將看到約翰遜商店有3434個(gè)部門備有各個(gè)部門備有各種高檔貨，彬彬有禮的售貨員幫你挑選最稱種高檔貨，彬彬有禮的售貨員幫你挑選最稱心的商品。心的商品。 永遠(yuǎn)歡迎你光顧約翰遜商店。有別的需永遠(yuǎn)歡迎你光顧約翰遜商店。有別的需要服務(wù)時(shí)，請(qǐng)隨時(shí)光顧本店

34、。要服務(wù)時(shí)，請(qǐng)隨時(shí)光顧本店。2021-10-1644 “You” attitude 并不是在一切場(chǎng)合下都適合并不是在一切場(chǎng)合下都適合表達(dá)表達(dá)“體諒體諒” ” 的，下列情況下使用的，下列情況下使用 “You” attitude 將會(huì)引起反感和不快：將會(huì)引起反感和不快：(1)(1)當(dāng)對(duì)方有錯(cuò)誤時(shí)當(dāng)對(duì)方有錯(cuò)誤時(shí)。例如：(a) Your letter of July 1, tells you plainly that the goods you sent would reach us by the end of this month. (Improper) 貴方7月1日來(lái)函清楚地表明，貴方所寄貨物將于

35、本月底到達(dá)我方。(b) Im very glad to refer to your letter of July 1, from which we knew the goods we ordered would reach us by the end of this month. (Good)2021-10-1645很高興提及貴方很高興提及貴方7 7月月1 1日來(lái)函，從中，我方日來(lái)函，從中，我方得知我方所定貨物將于本月底抵達(dá)我方。得知我方所定貨物將于本月底抵達(dá)我方。(2)(2)當(dāng)對(duì)方表示過(guò)不同意見時(shí)。例如：當(dāng)對(duì)方表示過(guò)不同意見時(shí)。例如：(a) You are entirely wrong in

36、 your attitude. (Improper) 你方的態(tài)度是完全錯(cuò)誤的。你方的態(tài)度是完全錯(cuò)誤的。(b) We know you have analyzed the matter from two viewpoints, but there is still one aspect which extremely important and which is worthy of being discussed by both of us. (Good)2021-10-1646 Translation: 我們知道，你方已從兩個(gè)方面分析了這一事我們知道，你方已從兩個(gè)方面分析了這一事件。但還有及其

37、重要的一個(gè)方面需要我們雙件。但還有及其重要的一個(gè)方面需要我們雙方來(lái)商討一下。方來(lái)商討一下。(2) 盡量以積極的方式談問題，避免以消極的盡量以積極的方式談問題，避免以消極的方式談問題。方式談問題。 比較下列句子，看看哪一個(gè)更比較下列句子，看看哪一個(gè)更好些。好些。(a) We do not believe that you will have cause for dissatisfaction. (Negative) 我們不相信你們會(huì)有理由感到不滿意。我們不相信你們會(huì)有理由感到不滿意。2021-10-1647(b) We feel sure that you will be entirely sa

38、tisfied. (Positive) 我們確信你們會(huì)感到滿意的。我們確信你們會(huì)感到滿意的。(c) Your order will be delayed for two weeks. (Negative) 你方訂貨要延期兩個(gè)星期才能發(fā)出。你方訂貨要延期兩個(gè)星期才能發(fā)出。(d) You order will be shipped in two weeks. (Positive) 貴方訂貨兩周內(nèi)裝船。貴方訂貨兩周內(nèi)裝船。2021-10-16482 2）正確）正確 國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文必須正確，否則就會(huì)引國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文必須正確，否則就會(huì)引起誤解，甚至走入歧途。國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用起誤解，甚至走入歧途。

39、國(guó)際商務(wù)英語(yǔ)應(yīng)用文，特別是商務(wù)信函，常常是各種商貿(mào)文件文，特別是商務(wù)信函，常常是各種商貿(mào)文件如合同、協(xié)議的基礎(chǔ)，所以，常常涉及到貿(mào)如合同、協(xié)議的基礎(chǔ)，所以，常常涉及到貿(mào)易雙方的權(quán)利和義務(wù)等。這一事實(shí)必須引起易雙方的權(quán)利和義務(wù)等。這一事實(shí)必須引起作者的特別注意。作者的特別注意。 為保證商務(wù)應(yīng)用文的正確性，作者應(yīng)當(dāng)記住為保證商務(wù)應(yīng)用文的正確性，作者應(yīng)當(dāng)記住下列幾點(diǎn)：下列幾點(diǎn)：(1)(1)選擇唯一準(zhǔn)確的事實(shí)、詞語(yǔ)和數(shù)據(jù)。如：選擇唯一準(zhǔn)確的事實(shí)、詞語(yǔ)和數(shù)據(jù)。如：2021-10-1649(a) You ask very short delivery for your order. 貴方要求短期內(nèi)貴方所訂

40、貨物。貴方要求短期內(nèi)貴方所訂貨物。 但是，短語(yǔ)“short delivery” 指的是“重量短缺”，而非“迅速交貨”。Revised: You require quick (prompt) delivery of your order. 貴方要求迅速交貨。貴方要求迅速交貨。(b) The goods supplied are exactly equal to the sample. 所供貨物完全與樣品相同。所供貨物完全與樣品相同。Revised: The sample represents as nearly as possible what can supply. 此樣品基本上代表我們可供的

41、貨物。此樣品基本上代表我們可供的貨物。2021-10-1650Or: The sample is the nearest in size to the goods you need. 此樣品的尺碼最接近你們所需貨物的尺碼。此樣品的尺碼最接近你們所需貨物的尺碼。(c) All offers by telegram are open for five days. 所有電報(bào)開盤五天內(nèi)有效。(沒有解釋和說(shuō)明具體的五天)Revised: All offers by telegram are open for 5 days inclusive of the date of dispatch. 所有電報(bào)開盤

42、從發(fā)電之日起五天內(nèi)有效。所有電報(bào)開盤從發(fā)電之日起五天內(nèi)有效。(d) This contract will come into effect from Oct.1. 此合同從此合同從10月月1日起生效。日起生效。未解答涵蓋問題未解答涵蓋問題2021-10-1651Revised: This contract will come into effect from and including October 1, 2008. 本合同從本合同從20082008年年1010月月1 1日起，包括日起，包括1010月月1 1日生效日生效。(2) 以實(shí)事求是的態(tài)度表明你要說(shuō)的事，不要以實(shí)事求是的態(tài)度表明你要說(shuō)

43、的事，不要言過(guò)其實(shí)或者表達(dá)不夠充分。如：言過(guò)其實(shí)或者表達(dá)不夠充分。如：You shouldnt say (a) This product is absolutely the best on the market. Revised: This product is the best one we can supply. (是我們能供應(yīng)的最佳產(chǎn)品之一是我們能供應(yīng)的最佳產(chǎn)品之一)(b) It is the lowest price available to you.2021-10-1652Revised: It is the lowest price we can offer to you now.

44、(現(xiàn)在能提供給貴方的最低價(jià)現(xiàn)在能提供給貴方的最低價(jià))(c) We assure you that this error will never occur.Revised: Well do all we can so that we may not repeat such an error. (一定盡力不一定盡力不再再) )(3)(3)在商務(wù)應(yīng)用文寫作時(shí)，要注意正確理解和在商務(wù)應(yīng)用文寫作時(shí)，要注意正確理解和使用商業(yè)術(shù)語(yǔ)。如：使用商業(yè)術(shù)語(yǔ)。如：l 價(jià)格術(shù)語(yǔ)價(jià)格術(shù)語(yǔ)2021-10-1653 EXW (Export Works) 工廠交貨價(jià)工廠交貨價(jià) FCA (Free Carrier) 貨交承運(yùn)人貨

45、交承運(yùn)人 FAS (Free Alongside Ship) 船邊交貨價(jià)船邊交貨價(jià) FOB (Free on Board) 船上交貨價(jià)，或離岸價(jià)船上交貨價(jià)，或離岸價(jià) CFR (Cost and Freight) 成本加運(yùn)費(fèi)成本加運(yùn)費(fèi) CIF (Cost, Insurance and Freight) 成本成本加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)價(jià)，或加保險(xiǎn)費(fèi)、運(yùn)費(fèi)價(jià)，或(目的港目的港)到岸價(jià)到岸價(jià) CPT (Carriage Paid To) 運(yùn)費(fèi)付至運(yùn)費(fèi)付至價(jià)價(jià) CIP (Carriage and Insurance Paid To) 運(yùn)運(yùn)費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)付至費(fèi)、保險(xiǎn)費(fèi)付至2021-10-1654 DAF (Deliv

46、ered At Frontier) 邊境交貨價(jià)邊境交貨價(jià) DES (Delivered Ex Ship) 目的港船上交貨價(jià)目的港船上交貨價(jià) DEQ (Delivered Ex Quay) 目的港碼頭交貨價(jià)目的港碼頭交貨價(jià) DDU (Delivered Duty Unpaid) 未完稅交貨價(jià)未完稅交貨價(jià) DDP (Delivered Duty Paid) 完稅后交貨價(jià)完稅后交貨價(jià)l裝運(yùn)術(shù)語(yǔ)裝運(yùn)術(shù)語(yǔ)lPartial shipment (s) to be prohibited 不準(zhǔn)不準(zhǔn)分批裝運(yùn)分批裝運(yùn)lShipment not later than May 1. 五月一日前五月一日前裝船裝船 （包括

47、五月一日）（包括五月一日）2021-10-1655lShipment before MAY 1. 五月一日前裝船五月一日前裝船 ( (不不包括五月一日包括五月一日) )lTwo equal monthly shipments-during June and July. 六、七兩月內(nèi)分兩批平均裝六、七兩月內(nèi)分兩批平均裝運(yùn)運(yùn)lMinimum of each lot to be 500 cases. 每每批至少批至少500箱。箱。u報(bào)盤術(shù)語(yǔ)報(bào)盤術(shù)語(yǔ)uPrice subject to change (alteration) with or without notice.無(wú)論是否事先通知，價(jià)格無(wú)論是否事

48、先通知，價(jià)格隨時(shí)變動(dòng)隨時(shí)變動(dòng)2021-10-1656uSubject to our (final) confirmation.以我方以我方( (最后最后) )確認(rèn)為準(zhǔn)。確認(rèn)為準(zhǔn)。uSubject to the goods being unsold on receipt of your reply.此盤以接到貴方答復(fù)此盤以接到貴方答復(fù)時(shí)貨未售出為有效。時(shí)貨未售出為有效。uSubject to market fluctuation. (價(jià)格價(jià)格)隨市隨市價(jià)變動(dòng)而變動(dòng)。價(jià)變動(dòng)而變動(dòng)。p數(shù)量和質(zhì)量術(shù)語(yǔ)數(shù)量和質(zhì)量術(shù)語(yǔ)pInspection by the buyer at the destination

49、to be final.以買方在目的地的檢以買方在目的地的檢驗(yàn)為最后依據(jù)。驗(yàn)為最后依據(jù)。2021-10-1657pPublic surveyors weight at the landing port to be final. 以卸貨港公證人的重量為最以卸貨港公證人的重量為最后依據(jù)。后依據(jù)。pSubject to a variation plus or minus of 5 percent. 容許溢裝或短裝容許溢裝或短裝5%5%為條件。為條件。 此外，句子的結(jié)構(gòu)、單詞的拼寫、標(biāo)點(diǎn)的使此外，句子的結(jié)構(gòu)、單詞的拼寫、標(biāo)點(diǎn)的使用、大寫字母的使用均應(yīng)正確。用、大寫字母的使用均應(yīng)正確。2021-10-1

50、6582. The layout of a letter (信函的格式)英語(yǔ)中有幾種不同卻可以接受的信函格式。四種信函格式分別是縮進(jìn)式、齊頭式、混合式、及半齊頭式。1)Indented Style (縮進(jìn)式) The main feature in the indented style is that each line of the “Inside name Name and Address” should be indented, and the first line of each paragraph should be indented 3-8 spaces.傳統(tǒng)的縮進(jìn)式的特點(diǎn)：傳統(tǒng)的

51、縮進(jìn)式的特點(diǎn)：(1)(1) 信頭、封內(nèi)地址在換行時(shí)，下一行要比上一行往右信頭、封內(nèi)地址在換行時(shí)，下一行要比上一行往右縮進(jìn)縮進(jìn)2-32-3個(gè)字母的位置；個(gè)字母的位置；(2)(2) 每一個(gè)段落開始一行，一般都從左邊空白邊緣往右每一個(gè)段落開始一行，一般都從左邊空白邊緣往右縮進(jìn)縮進(jìn)3-83-8個(gè)字母的位置；也可與稱呼的最后一個(gè)字個(gè)字母的位置；也可與稱呼的最后一個(gè)字母對(duì)齊，各段第一行往右縮進(jìn)時(shí)應(yīng)相互對(duì)齊；母對(duì)齊，各段第一行往右縮進(jìn)時(shí)應(yīng)相互對(duì)齊；2021-10-1659(3) 兩個(gè)段落之間一般不隔行，但也可隔1-2行；(4) 結(jié)尾敬語(yǔ)可正好居中，也可置于中間偏右，縮進(jìn)式不太便于打印，因此現(xiàn)代英語(yǔ)信函中不常用。2）Full or Extreme Block Style (全齊頭式) Every part of such a letter is typed from the left margin. 全齊