檔案管理系統(tǒng)解決方案

1、數(shù)字化檔案管理系統(tǒng) 方案書目錄方案背景.31 設(shè)計(jì)目標(biāo).32 設(shè)計(jì)理念.53 系統(tǒng)特點(diǎn).54 功能介紹.71 登陸界面.72 系統(tǒng)界面布局.83 功能說明.83.1 全宗管理.83.2 檔案錄入.93.2.1 立卷歸檔 . 113.2.2 以件歸檔 .173.3 檔案整理.183.3.1 檔案整理流程 .183.3.2 鑒定及回收站 . 檔案保管期限鑒定 . 密級(jí)鑒定 . 檔案回收站.234 檔案檢索.244.1 直接檢索 .244.2 組合檢索 .264.3 定制檢索 .284.4 系統(tǒng)條件 .294.5 未歸檔檢索.295 檔案統(tǒng)計(jì).3

2、05.1 檔案數(shù)量統(tǒng)計(jì) .305.2 目錄數(shù)量統(tǒng)計(jì) .325.3 檔案利用情況統(tǒng)計(jì)：.336 檔案借閱.336.1 借閱審批 .346.2 我的借閱 .357 檔案保管.357.1 庫房溫濕度登記.357.2 八防管理 .367.3 存放位置索引 .368 資料管理.378.1 資料管理 .378.1.1 目錄管理 .378.1.2 資料錄入 .388.1.3 資料回收站 .398.2 資料借閱審批 .398.3 我的借閱 .409 數(shù)據(jù)處理.405 系統(tǒng)技術(shù)架構(gòu)與平臺(tái)設(shè)計(jì).416 系統(tǒng)運(yùn)行環(huán)境推薦.427 技術(shù)服務(wù)與支持.43方案背景隨著科學(xué)技術(shù)的不斷進(jìn)步，越來越多的檔案管理單位通過采用先進(jìn)

3、的檔案保存及維護(hù)技 術(shù)，從硬件條件提升了檔案的保存、維護(hù)能力，但與此對(duì)應(yīng)的是，面對(duì)累積得越來越多的檔 案資料，檔案管理單位苦于昂貴的檔案管理人力資源成本以及檔案存放空間場(chǎng)所的限制，使 得檔案管理工作舉步維艱。采用傳統(tǒng)檔案管理方式，更是出現(xiàn)了下列常見的“難題”：1. 頻繁的檔案原件借閱調(diào)用，使得檔案原件面臨“消耗性”損毀或破壞的問題。2. 傳統(tǒng)人工管理檔案的方式由于檔案資料的累積，尤其是在面臨大容量檔案庫的情形 下，更加凸顯工作效率較低的難題。3. 對(duì)于多種類檔案的保管，存在檢索效率低下，準(zhǔn)確性較差的問題。4. 涉及檔案資料安全部分，可能存在只想授權(quán)某個(gè)范圍內(nèi)人員許可檢索、查閱、調(diào)用， 而現(xiàn)實(shí)中

4、無法嚴(yán)格區(qū)分界定上述權(quán)限設(shè)置。5. 傳統(tǒng)檔案管理以及借閱受制于地域限制，無法滿足跨區(qū)域異地檔案申請(qǐng)檢索、查閱、 調(diào)用功能。檔案管理系統(tǒng)即是在這一背景下而開發(fā)，系統(tǒng)采用 java 技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定 struts mvc 框架， 采用 spring 為中間層，以 ibatis 作為持久化層；設(shè)計(jì)和架構(gòu)具備良好的穩(wěn)定性、 擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。本檔案管理系統(tǒng)可使檔案管理單位檔案管理的運(yùn)行體系更為系統(tǒng)化，同時(shí)，以檔案的歸 檔、保存、維護(hù)、借閱為主線來驅(qū)動(dòng)的檔案管理流程將更為高效、便捷；由于系統(tǒng)采用了網(wǎng) 絡(luò)無紙化辦公模式，在節(jié)省了辦公成本的情況下，還減輕了檔案工作人員的工作負(fù)荷，提升

5、 了檔案工作人員的工作積極性，另外，檔案管理系統(tǒng)也為檔案利用對(duì)象提供了更為簡(jiǎn)潔的檔 案借閱體驗(yàn)，提高了檔案利用的滿意度。一 設(shè)計(jì)目標(biāo)檔案管理系統(tǒng)的開發(fā)是為了通過建立一個(gè)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)交流平臺(tái)，在規(guī)范化檔案資料收集 整理的前提下，實(shí)現(xiàn)檔案及文檔信息最大化有效利用，從而為各項(xiàng)工作提供準(zhǔn)確詳實(shí)的參考 信息。本系統(tǒng)具體設(shè)計(jì)目標(biāo)包含以下幾個(gè)方面：1.實(shí)現(xiàn)標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的文檔入庫管理及維護(hù)管理檔案管理單位具有部分傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案資料，在本系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初，即考慮到將上述紙質(zhì) 檔案資料通過掃描儀進(jìn)行統(tǒng)一掃描，成為電子檔案后對(duì)其進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)統(tǒng)一的錄入操作，將其錄 入到檔案管理系統(tǒng)中，并對(duì)這些掃描后的電子檔案，賦予各自的檔案題名、

6、檔號(hào)等相關(guān)關(guān)鍵 字，以供檔案利用者網(wǎng)絡(luò)查詢，這樣既實(shí)現(xiàn)了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案的電子化標(biāo)準(zhǔn)入庫管理，又可以 很好的保護(hù)極具價(jià)值的檔案原件，一舉兩得。除了將上述紙質(zhì)檔案電子化，實(shí)施具體的統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)入庫之外，系統(tǒng)還為用戶提供了包括 影像、照片等多類別的電子檔案歸檔入庫整理操作；這些措施為標(biāo)準(zhǔn)檔案庫的建設(shè)打下了堅(jiān) 實(shí)的基礎(chǔ)。與此同時(shí)，相對(duì)于標(biāo)準(zhǔn)檔案入庫后的檔案維護(hù)管理部分，系統(tǒng)提供了諸如八防管 理、銷毀等功能管理模塊，規(guī)范化了檔案的維護(hù)管理。2.實(shí)現(xiàn)檔案資料的有效利用檔案資料在已經(jīng)入庫的基礎(chǔ)上，如何提高有效利用率，一直是檔案管理部門的重要需求， 檔案管理系統(tǒng)采用 b/s 模式，在嚴(yán)格的權(quán)限控制下，授予用戶訪問查

7、詢功能，由于采用b/s 模式，所以，用戶可以不受地域限制，在相應(yīng)權(quán)限下，可實(shí)現(xiàn)遠(yuǎn)程訪問查詢借閱，檔案管理 系統(tǒng)提供了，直接檢索，組合檢索，定制檢索，系統(tǒng)條件，歸檔檢索等多種檢索方式，用戶 可自定義選擇檢索方式，以便檢索出最直接的需求檔案資料，最大限度的提高了檔案資料的 有效利用率。3.實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的有效共享本檔案系統(tǒng)采用 java 技術(shù)開發(fā)，具有跨平臺(tái)的先天性優(yōu)勢(shì)，可以實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)共享，對(duì)信 息進(jìn)行充分的發(fā)掘利用，最終為各項(xiàng)工作的決策提供充分詳實(shí)的數(shù)據(jù)參考信息。二 設(shè)計(jì)理念規(guī)范檔案資料錄入及整理的工作流程，提高檔案利用效率，賦予用戶簡(jiǎn)潔直觀的系統(tǒng)操 作功能。1. 檔案管理部門對(duì)檔案資料首先存在兩個(gè)

8、基本需求，一方面，用戶需要將需求錄入的檔 案資料進(jìn)行規(guī)范化的錄入，另一方面，面對(duì)整理完畢的檔案，如何進(jìn)行流程化維護(hù)操作，如 何最大化發(fā)掘檔案的利用率，提升檔案資料的使用價(jià)值，也是系統(tǒng)用戶面對(duì)的迫切需求，因 此，系統(tǒng)開發(fā)以上述用戶基本需求為導(dǎo)向，以滿足用戶實(shí)際功能需求為理念而設(shè)計(jì)了開發(fā)了 檔案管理系統(tǒng)。1. 檔案管理系統(tǒng)開發(fā)之初即是希望減少傳統(tǒng)檔案管理工作量，有效提高檔案管理人員 的工作效率，在更少的時(shí)間利用的情況下，為更多的檔案資料利用者提供資料需求利用，同 時(shí)本系統(tǒng)在檔案資料的日常管理以及維護(hù)中，以人為本，實(shí)現(xiàn)了操作功能最大的簡(jiǎn)潔化，以 便于管理人員的操作，從而對(duì)本部門、本檔案管理單位形成的

9、電子文件實(shí)行自動(dòng)化、網(wǎng)絡(luò)化 管理，實(shí)現(xiàn)高效、快捷的電子檔案信息管理模式；并相應(yīng)的成立部門性電子檔案中心或電子 文件檔案館，發(fā)揮檔案部門的管理和技術(shù)優(yōu)勢(shì)，相對(duì)集中地保存和管理電子文件，為本單位 提供真實(shí)、準(zhǔn)確、快捷的檔案信息服務(wù)。三 系統(tǒng)特點(diǎn)1.檔案管理系統(tǒng)強(qiáng)大的檢索功能檔案管理系統(tǒng)內(nèi)設(shè)強(qiáng)大的檔案檢索功能模塊，下設(shè)直接檢索，組合檢索，定制檢索，系 統(tǒng)條件，歸檔檢索多種檢索方式，通過建立索引，對(duì)檔案目錄數(shù)據(jù)及其全文實(shí)現(xiàn)多關(guān)鍵字、 多條件的檢索，本系統(tǒng)可實(shí)現(xiàn)對(duì)檔案附件檢索、跨庫檢索、多用戶并發(fā)檢索，同時(shí)，檔案管 理系統(tǒng)從用戶自身應(yīng)用出發(fā)，提供了定制檢索功能，該功能可根據(jù)用戶常用檢索習(xí)慣進(jìn)行自 定義定

10、制，優(yōu)化了檢索流程，提高了工作效率。2.檔案管理系統(tǒng)安全性檔案管理系統(tǒng)在用戶權(quán)限設(shè)置方面，采用了將用戶操作權(quán)限與用戶主題權(quán)限雙頁面單獨(dú) 設(shè)置的模式，其優(yōu)勢(shì)是避免了系統(tǒng)超級(jí)管理員對(duì)系統(tǒng)數(shù)據(jù)進(jìn)行無限制的增、刪、改、查的操 作，從而對(duì)整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的安全性造成巨大威脅。在檔案管理系統(tǒng)中，根據(jù)角色區(qū)分， 可定義檔案系統(tǒng)操作人員以及檔案功能操作人員，這樣就有效的解決了信息化檔案工作中存 在多年的角色定義不清，權(quán)限定義不清的痼疾，完善了信息化檔案管理的安全理念和模式。與此同時(shí)，檔案管理系統(tǒng)還可通過利用系統(tǒng)用戶身份認(rèn)證、檔案信息的認(rèn)證。來規(guī)范用 戶訪問系統(tǒng)流程，通過系統(tǒng)的授權(quán)，可控制用戶訪問檔案資源的范圍

11、，防止非授權(quán)訪問，保 證系統(tǒng)的安全。3.任意報(bào)表設(shè)計(jì)，使用簡(jiǎn)單檔案管理系統(tǒng)自身集成了報(bào)表插件，可以有效利用既有系統(tǒng)中的相關(guān)數(shù)據(jù)，根據(jù)用戶實(shí) 際需求，進(jìn)行自定義報(bào)表設(shè)置，并形成有效打印。4.系統(tǒng)模塊獨(dú)立性與協(xié)同性的統(tǒng)一系統(tǒng)內(nèi)涉及全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案借閱，資料管理等模塊都 可實(shí)現(xiàn)獨(dú)立管理運(yùn)行，與此同時(shí)，系統(tǒng)也強(qiáng)調(diào)了網(wǎng)絡(luò)協(xié)同化辦公理念，用戶可根據(jù)系統(tǒng)賦予 的權(quán)限設(shè)置，對(duì)上述功能模塊進(jìn)行協(xié)同管理操作。5.先進(jìn)的技術(shù)架構(gòu)平臺(tái)檔案管理系統(tǒng)采用 java 技術(shù)開發(fā)，基于成熟穩(wěn)定 struts mvc 框架， 采用 spring 為中 間層，以 ibatis 作為持久化層；具備良好的穩(wěn)

12、定性、擴(kuò)展性、安全性、靈活地需求變動(dòng)功能。 該平臺(tái)同比.net 平臺(tái)能更好的實(shí)現(xiàn)跨平臺(tái)運(yùn)行操作，同比 c 平臺(tái)具備強(qiáng)大的技術(shù)先進(jìn)性，并 且開發(fā)周期更短，實(shí)現(xiàn)功能更為強(qiáng)大，維護(hù)成本更低；擴(kuò)展空間更為廣闊。同比 asp 及 php 開發(fā)的檔案管理系統(tǒng)，在功能的擴(kuò)展方面更是 asp 及 php 開發(fā)平臺(tái)所不能比擬的。6.系統(tǒng)操作簡(jiǎn)易便捷檔案管理系統(tǒng)設(shè)計(jì)之初即是考慮到通過利用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)辦公平臺(tái)，降低檔案工作者的勞 動(dòng)強(qiáng)度，提高檔案工作者的工作效率，因此本系統(tǒng)為用戶提供了更為直接、簡(jiǎn)潔的操作流程 以符合用戶在檔案的收集、整理、保存、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用的各個(gè)環(huán)節(jié)的工作需求。7.界面美觀，簡(jiǎn)潔統(tǒng)一系統(tǒng)采用統(tǒng)一

13、的界面，色調(diào)淡雅，美觀大方，簡(jiǎn)潔明了，能有效緩解長(zhǎng)時(shí)間使用系統(tǒng)產(chǎn) 生的用眼疲勞。四 功能介紹檔案管理系統(tǒng)模塊結(jié)構(gòu)圖檔案管理系統(tǒng)功能模塊分為兩類：基礎(chǔ)模塊、后臺(tái)模塊?；A(chǔ)模塊內(nèi)容包含全宗管理、檔案錄入、檔案整理、檔案檢索、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案借閱、 檔案保管、資料保管等，該模塊主要面對(duì)使用對(duì)象為日常檔案（文檔）操作人員以及檔案（文 檔）利用者。對(duì)于后臺(tái)模塊部分，主要是針對(duì)檔案系統(tǒng)管理者的操作，如檔案數(shù)據(jù)的備份恢復(fù)、用戶 及用戶組的管理、角色管理、模版管理、系統(tǒng)管理、歸檔類目管理等檔案（文檔）管理核心 操作。1 登陸界面如下圖所示，在下面的窗口內(nèi)填寫正確的用戶名和密碼，點(diǎn)擊登錄按鈕即可登錄本系統(tǒng)， 如果

14、發(fā)生登錄異?；蛘哌z失密碼請(qǐng)及時(shí)與系統(tǒng)管理員聯(lián)系。2 系統(tǒng)界面布局如圖所示，可以看到系統(tǒng)的主界面基本上由三部分組成，即：導(dǎo)航欄、左側(cè)樹狀菜單區(qū)、 以及系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)。導(dǎo)航欄分布著系統(tǒng)的一級(jí)菜單，點(diǎn)擊一級(jí)菜單，窗口左側(cè)樹狀結(jié)構(gòu)菜 單對(duì)應(yīng)顯示。點(diǎn)擊樹狀菜單的各個(gè)模塊。系統(tǒng)內(nèi)容區(qū)顯示該模塊的詳細(xì)內(nèi)容。本系統(tǒng)的界面 風(fēng)格均采用這種窗口布局方式。如上圖所示，系統(tǒng)為用戶提供了“用戶注銷”“個(gè)人設(shè)置”操作于系統(tǒng)頁面右上角，用 戶可通過點(diǎn)擊上述兩個(gè)圖示進(jìn)入其相應(yīng)功能操作。3 功能說明3.1 全宗管理全宗管理功能模塊是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)的主干功能模塊，所有入庫檔案文件追根溯源最 終都需要分類歸總到各類別對(duì)應(yīng)的所屬全

15、宗下，方便檔案管理部門對(duì)檔案資料的管理操作的 同時(shí)，也可有效的為檔案查詢者提供更準(zhǔn)確詳實(shí)的檔案文件。在檔案管理系統(tǒng)的全宗管理模塊中，系統(tǒng)主要提供了兩個(gè)可操作選項(xiàng)，其一，全宗“檢 索”，即有權(quán)限的用戶可根據(jù)系統(tǒng)提供的檢索功能，對(duì)系統(tǒng)中的全宗進(jìn)行檢索操作，具體如 圖：其二，全宗“應(yīng)用”操作，在系統(tǒng)存在多全宗的情況下，根據(jù)用戶實(shí)際使用情況，系統(tǒng) 為避免用戶在進(jìn)行多全宗選擇操作時(shí)出現(xiàn)的誤操作，提供了根據(jù)應(yīng)用狀態(tài)而區(qū)分的方法，如 圖：系統(tǒng)可提供用戶在被“應(yīng)用”全宗上選擇“應(yīng)用”操作打“”的方式，幫助用戶查看 全宗的應(yīng)用狀態(tài)為“應(yīng)用中”，或“未應(yīng)用”，從而清晰的了解正在進(jìn)行操作的全宗，避免出 現(xiàn)誤操作，簡(jiǎn)

16、潔明了，同時(shí)，用戶也可對(duì)應(yīng)用中全宗選擇”查看”操作，如圖：3.2 檔案錄入一則檔案信息資料在授權(quán)需求用戶查詢使用之前，必須首先經(jīng)檔案管理部門檔案錄入人 員的錄入操作，進(jìn)入檔案庫之后，才能被查詢，因此，檔案錄入工作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)功 能操作的前提，要賦予一則檔案信息被查詢利用，那么必須在檔案錄入時(shí)，為檔案信息添加 相關(guān)的可供查詢的“關(guān)鍵字”，這些關(guān)鍵字包括：檔案提名，檔號(hào)、文件字號(hào)，密級(jí)、保管 期限、份數(shù)、頁數(shù)、文種，實(shí)物存放位置、責(zé)任人、主辦部門、會(huì)辦部門、所屬部門、簽收 人、主題詞、檔案類別、歸檔年度、歸檔日期等等。如圖：檔案管理系統(tǒng)為本系統(tǒng)用戶提供了文檔插件可選功能應(yīng)用，系統(tǒng)用戶在完成檔

17、案錄入表 單填寫后，系統(tǒng)頁面如下：如圖所示，本插件為高級(jí)選項(xiàng)，用戶可根據(jù)本機(jī)或本檔案管理單位所應(yīng)用文檔處理軟件 （微軟 office,金山 wps，永中 office 等）來創(chuàng)建檔案錄入正文本，該插件可為用戶提供模版 類創(chuàng)建正文，可極大便捷系統(tǒng)操作用戶使用，減輕工作量。用戶選擇點(diǎn)擊“新建 word 文檔”按鈕后，系統(tǒng)顯示以下界面：如圖所示，系統(tǒng)提供了多達(dá) 20 余種檔案錄入正文本操作，可實(shí)現(xiàn)痕跡顯示、文檔保護(hù)、 簽名印章等高級(jí)功能，使系統(tǒng)具備任意用戶操作的完整記錄，通過嚴(yán)格的安全認(rèn)證，實(shí)現(xiàn)操 作的不可推諉性。用戶在填寫完畢上述圖示正文本文件后，需點(diǎn)擊系統(tǒng)頁面中“保存”按鈕來進(jìn)行對(duì)該文 檔的保存

18、，保存完畢后，系統(tǒng)彈出提示窗口，如圖：對(duì)于添加保存操作后的文檔，系統(tǒng)顯示以下界面：如圖所示，系統(tǒng)根據(jù)權(quán)限劃分，對(duì)該保存文檔提供了修改（無痕跡），修改（有痕跡），刪除 操作，可供有權(quán)限的系統(tǒng)用戶對(duì)該保存的文檔進(jìn)行上述具體操作。同時(shí)，系統(tǒng)也提供了對(duì)保存后的正文檔的“刪除”操作功能，用戶只需通過點(diǎn)擊鼠標(biāo)， 選擇相應(yīng)文檔后，點(diǎn)擊“刪除”按鈕即可實(shí)現(xiàn)相應(yīng)操作。本系統(tǒng)提供了兩種檔案錄入方式：一種為傳統(tǒng)的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式；另一種為以件歸檔 模式。如圖所示：3.2.1 立卷歸檔首先進(jìn)入系統(tǒng)檔案錄入的標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式，標(biāo)準(zhǔn)立卷歸檔模式與以件歸檔模式在本系 統(tǒng)中同樣根據(jù)文件的來源方向分別提供了“收文登記”，“發(fā)文

19、登記”，“內(nèi)部文件登記”共三 種檔案分類錄入方式，檔案錄入工作人員可根據(jù)錄入文件的來源方式對(duì)應(yīng)正確分類錄入檔案 資料。系統(tǒng)賦予檔案錄入工作者“操作”，“工具”，“打印”“檢索”四個(gè)按鈕選項(xiàng)，用戶將鼠 標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)自動(dòng)出現(xiàn)下拉菜單，具體如圖：用戶可選擇“添加”功能，將需要被錄入的文件檔案信息錄入，點(diǎn)擊“添加”功能選項(xiàng) 后，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)將為用戶直接顯示下列圖示：用戶可在此頁面內(nèi)填寫被錄入檔案信息的詳細(xì)細(xì)則，同時(shí)，針對(duì)部分掃描后文檔信息， 系統(tǒng)還提供了附件上傳功能，用戶可將掃描文檔壓縮后統(tǒng)一上傳，通過上述操作，最終形成 檔案錄入（著錄）卡片信息，該卡片信息可進(jìn)行備份打印，統(tǒng)一管理。另：

20、用戶在完成檔案錄入卡片填寫登記后，應(yīng)選擇上述圖示中左上角的保存按鈕，對(duì)所 填寫的錄入信息進(jìn)行確認(rèn)保存，如用戶對(duì)所填寫的信息存在疑義，可點(diǎn)擊“重置”按鈕，對(duì) 上述所填寫的信息進(jìn)行重置操作，重新填寫著錄內(nèi)容并保存。在進(jìn)行檔案錄入或重置操作時(shí)，系統(tǒng)用戶都可以通過點(diǎn)擊“返回”按鈕，返回上級(jí)操作 菜單。對(duì)已保存的檔案錄入信息，系統(tǒng)的操作按鈕提供了“修改”與“刪除”操作，用戶可對(duì) 該檔案信息進(jìn)行修改以及刪除的操作。在完成檔案錄入的創(chuàng)建流程后，用戶需在收文登記列表中選擇該條檔案信息，如圖將鼠標(biāo)移至工具按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：選擇立卷歸檔按鈕，對(duì)已選擇的檔案錄入信息進(jìn)行立卷歸檔操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn) 提示

21、框，提示是否對(duì)已選擇的檔案信息進(jìn)行歸檔操作，選擇“確定”選項(xiàng)，如圖：系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出對(duì)話框：提示“檔案歸檔成功”窗口，選擇點(diǎn)擊“確定”按鈕，如 圖：通過上述操作，用戶已經(jīng)成功的將一個(gè)檔案文件由其初始未歸檔狀態(tài)，改變?yōu)橐蚜⒕須w 檔至文件目錄的狀態(tài)，即實(shí)現(xiàn)了標(biāo)準(zhǔn)的檔案立卷歸檔流程。對(duì)于通過上述操作后立卷歸檔的檔案信息，有權(quán)限的用戶可在“檔案錄入”的左側(cè)樹狀 欄下“立卷歸檔”的子樹“文件目錄”中查詢到該檔案信息。針對(duì)本系統(tǒng)中所有的檔案信息錄入，即“收文登記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”， 任意一類形式檔案信息，在經(jīng)過初始的信息錄入填寫保存，并進(jìn)行“立卷歸檔”操作后，都 會(huì)統(tǒng)一流轉(zhuǎn)至“立卷歸檔”

22、下的“文件目錄”中，如圖：如上圖所示，對(duì)于已歸檔的所有檔案信息，系統(tǒng)在內(nèi)容顯示區(qū)的左上角均提供了“操作”， “工具”，“檢索”的操作按鈕。將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，顯示“修改”，“刪除”兩個(gè)功能選項(xiàng)，用戶 可通過上述兩個(gè)功能選項(xiàng)，對(duì)已經(jīng)歸檔的文件進(jìn)行二次“修改”，“刪除”的操作。將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單（如圖）：如用戶在“立卷歸檔”的“文件目錄”菜單中已選擇一條或多條檔案記錄的前提下，進(jìn) 行“歸檔”操作，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點(diǎn)擊確定，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)彈出以下窗口：選擇目錄名稱“new”的目錄，點(diǎn)擊“歸檔”按鈕，則上述所被選擇的檔案信息，將自 動(dòng)流轉(zhuǎn)至“案卷目錄”下的”n

23、ew”目錄中。在上述歸檔操作中，如“new”為最底層目錄但該目錄存在于多個(gè)同級(jí)目錄之中，或者 “new”目錄為非最底層目錄，同時(shí)用戶選擇歸檔的目標(biāo)目錄又在“ new”目錄下，不便于 查找來實(shí)現(xiàn)最終的歸檔，則用戶可通過點(diǎn)擊彈出窗口左上角的“檢索”按鈕，來進(jìn)行目標(biāo)目 錄的檢索，點(diǎn)擊檢索按鈕后，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：系統(tǒng)在這里提供了“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種檢索方式，便于用戶將上述文件 目錄通過檢索后歸檔至“案卷目錄”下的各級(jí)子目錄中?！捌胀z索”主要是指系統(tǒng)對(duì)“案 卷目錄”下的只存在一級(jí)子目錄的情況進(jìn)行檢索查詢，而“跨目錄檢索”可對(duì)案卷目錄下多 級(jí)別子目錄進(jìn)行檢索操作，這主要是由于系統(tǒng)默認(rèn)

24、提供的檔案文件歸檔至“案卷目錄”下， 必須是最后一級(jí)的子目錄，即檔案文件必須依存于最底層的案卷目錄；因此，如選擇上級(jí)父 目錄便進(jìn)行歸檔操作，則系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)提示用戶“該目錄為非最底層目錄，無法進(jìn)行操作”， 如圖：系統(tǒng)用戶可根據(jù)普通檢索舉例來進(jìn)行“跨目錄檢索”歸檔的操作，兩者操作流程相似， 唯一有所不同的只是“跨目錄檢索”需要用戶通過多次點(diǎn)擊查詢到最底層目錄，再進(jìn)行操作。首先點(diǎn)擊“普通檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示窗口（如圖）：系統(tǒng)提供了“目錄編號(hào)”，“目錄名稱”等多個(gè)關(guān)鍵字做為的用戶提供檢索條件，用戶可 根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行選擇填寫，在這里選擇在“目錄名稱”中填寫之前通過“系統(tǒng)管理”模塊 中已設(shè)置完畢的目錄

25、名稱“new”，點(diǎn)擊“檢索”按鈕，系統(tǒng)彈出提示框（如圖）：窗口詳細(xì)顯示了檢索的“new”目錄的細(xì)則情況，選擇點(diǎn)擊該目錄，最后點(diǎn)擊上述圖示 中的“歸檔”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)彈出窗口：點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)提示，“系統(tǒng)歸檔成功”，對(duì)于通過上述一系列操作而最終歸檔到“案 卷目錄”的子目錄“new”下的文件，可以直接在“案卷目錄”的子目錄“new”下，對(duì)其 進(jìn)行“內(nèi)部文件查看”操作，即可發(fā)現(xiàn)該文件正依存于“new”目錄下。如圖所示：現(xiàn)在在“案卷目錄”下的“文件目錄”中選擇另一條已歸檔完畢的檔案記錄，再次將鼠 標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：選擇點(diǎn)擊“檔案返回至文件管理”，這時(shí)系統(tǒng)會(huì)彈出提示框“是否確定返

26、回至文件管理”， 如用戶點(diǎn)擊確定，則將使這條已歸檔的檔案重新返回至文件管理的初始“未歸檔”狀態(tài)中， 該功能在“以件歸檔”中同樣存在，方便用戶對(duì)已歸檔的檔案信息進(jìn)行二次操作。由于實(shí)際用戶在進(jìn)行檔案錄入信息的同時(shí)，不可避免的會(huì)出現(xiàn)多種檔案類別的區(qū)分，因 此在本系統(tǒng)中，除提供了標(biāo)準(zhǔn)的檔案信息錄入外，還為用戶提供了多種檔案類別的整理操作， 可以幫助用戶根據(jù)檔案信息不同類別進(jìn)行自定義整理，從而使系統(tǒng)內(nèi)的檔案文件更為清晰明 了，便于檔案信息的二次利用及整理。用戶通過檔案整理功能，極大的幫助了檔案工作者減輕了工作負(fù)荷，提高了檔案錄入整 理效率，同時(shí)又便于普通檔案利用者對(duì)檔案的查詢操作。3.2.2 以件歸檔類

27、似于本系統(tǒng)中的立卷歸檔操作流程，以件歸檔也是按照文件的來源方向分為“收文登 記”，“發(fā)文登記”，“內(nèi)部文件登記”共三類的檔案錄入方式。相同于“立卷歸檔”操作，首 先在“文件管理”的“收文登記”中選擇要錄入（著錄）的檔案文件，如圖所示：選擇完畢要著錄的檔案文件后，有別于立卷歸檔操作，請(qǐng)將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下 拉菜單，如圖：此時(shí)，注意請(qǐng)選擇“以件歸檔”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出提示框，如圖：點(diǎn)擊確定按鈕，系統(tǒng)彈出提示框，提示“檔案歸檔成功”，該檔案文件，將自動(dòng)流入“以 件歸檔”的“歸檔文件目錄”中，進(jìn)行完上述操作步驟后，該檔案實(shí)際上已經(jīng)完成了以件歸 檔的操作流程，如圖所示目錄：用戶可在該目錄下直接查詢

28、到所有以件歸檔文件，并進(jìn)行等同于立卷歸檔的案卷歸檔、 檔案整理、查詢，檢索等所有操作，用戶可參考立卷歸檔流程對(duì)以件歸檔進(jìn)行相同操作。3.3 檔案整理檔案整理操作是整個(gè)檔案管理系統(tǒng)中的重要組成部分，針對(duì)用戶通過“檔案錄入”功能 錄入的多種類檔案，檔案管理部門必須要在本系統(tǒng)中創(chuàng)建各自對(duì)應(yīng)的檔案種類類別，從而使 檔案整理人員將錄入的檔案信息整理至上述各類對(duì)應(yīng)的檔案種類內(nèi)，最終達(dá)到規(guī)范化檔案管 理的目標(biāo)。對(duì)應(yīng)檔案整理功能，隨之產(chǎn)生的需求首先就是創(chuàng)建對(duì)應(yīng)的檔案種類，本系統(tǒng)根據(jù)用戶的 實(shí)際需求提供了兩種檔案種類創(chuàng)建方式，一種為通過“系統(tǒng)管理”模塊中“歸檔類目管理” 操作添加新建全宗，系統(tǒng)會(huì)默認(rèn)自動(dòng)添加標(biāo)準(zhǔn)

29、常用的 10 大類檔案種類，這部分種類包含： 立卷歸檔、以件歸檔、立卷整理、簡(jiǎn)化整理、照片、錄像帶、錄音帶、電影帶、會(huì)計(jì)檔案、 實(shí)物檔案。另一種可根據(jù)用戶自身需求，進(jìn)行自定義創(chuàng)建，該功能同樣通過“系統(tǒng)管理”中 的“歸檔類目管理”操作添加實(shí)現(xiàn)，創(chuàng)建完畢后的檔案種類將同樣顯示于“檔案整理”的左 側(cè)樹狀欄中，方便用戶進(jìn)行操作。3.3.1 檔案整理流程了解到如何將一則檔案信息進(jìn)行標(biāo)準(zhǔn)的立卷歸檔以及以件歸檔后，下面以“照片”類的 檔案整理為例，了解如何對(duì)其進(jìn)行檔案整理流程。首先，用戶點(diǎn)擊“檔案錄入”一級(jí)菜單，在“立卷歸檔”中的“文件目錄”下選擇一條 已歸檔的檔案文件，然后將鼠標(biāo)移至內(nèi)容顯示區(qū)的“工具”按

30、鈕，出現(xiàn)下拉菜單，請(qǐng)點(diǎn)擊“檔 案整理”選項(xiàng)，系統(tǒng)彈出對(duì)話框“您確定要整理嗎”，如圖所示：點(diǎn)擊“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框，如圖：選擇將該檔案信息要整理至的目錄，在這里，選擇首先將該檔案整理至”照片”類的文件 目錄下，所以需要在“文件目錄”下選擇“照片”，點(diǎn)擊“整理”按鈕，出現(xiàn)提示框：選擇“確定”按鈕，出現(xiàn)提示框：通過上述一系列的操作，已將該檔案文件歸檔至“照片”檔案的“文件目錄”下，用戶 可以通過點(diǎn)擊“檔案整理”一級(jí)菜單，在系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“照片”下的子樹“文件目錄”下查詢到上述被整理的文件，如圖：如上圖所示，對(duì)于已經(jīng)被整理至“照片”子樹“文件目錄”下的檔案文件，系統(tǒng)顯示區(qū) 同樣提供了“操作”，“工

31、具”，“打印”“檢索”四個(gè)功能操作按鈕。用戶可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，里面包含“修改”，“刪除”選項(xiàng)， 用戶可在已選擇該檔案信息下，對(duì)該檔案文件行修改和刪除的操作。用戶同樣也可以在已選擇檔案信息的前提下，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)同樣出現(xiàn) 下拉菜單，主要顯示內(nèi)容為：“檔案返回至文件管理”與“檔案整理”，針對(duì)“檔案返回至文 件管理”功能，主要是指用戶可將已整理完畢的檔案文件逆向流轉(zhuǎn)，重新使其返回到初始未 歸檔文件狀態(tài)，至于“檔案整理”功能，主要是指針對(duì)上述整理完畢后的檔案文件將其重新 整理歸檔至本類“照片”類檔案的“案卷目錄”中，或?qū)⑵湔碇帘鞠到y(tǒng)內(nèi)的其他類別檔案 的案卷目錄

32、或子目錄中的操作。在進(jìn)行“檔案整理”操作的過程中，系統(tǒng)彈出窗口為雙頁面，上述操作是選擇將該檔案 直接整理至“照片”類的“文件目錄”下，與此同時(shí)，系統(tǒng)同樣提供了“案卷目錄”頁面， 其操作原理與上述選擇“文件目錄”相同，用戶可進(jìn)行參考操作將檔案整理至“案卷目錄” 下，如圖：對(duì)比整理檔案至“文件目錄”下操作，用戶在選擇整理檔案至“案卷目錄”時(shí)，存在部 分檔案種類的案卷目錄下包含子目錄或多級(jí)子目錄的情況，這樣，就給用戶帶來了無法直接 便捷選擇整理該檔案的問題，因此，系統(tǒng)針對(duì)這個(gè)問題，提供了目錄“檢索”操作，該檢索 又分為“普通檢索”與“跨目錄檢索”兩種方式，“普通檢索”面對(duì)對(duì)象主要是針對(duì)檔案目 錄只存

33、在一級(jí)目錄的情況，而“跨目錄檢索”主要面對(duì)對(duì)象為檔案目錄下包含多級(jí)子目錄的 情況，如圖：系統(tǒng)操作人員通過系統(tǒng)提供的上述檢索方式可以更加迅捷的查詢目標(biāo)整理檔案目錄，提 高了工作效率，減少了工作負(fù)荷，另一方面也使不同類別的檔案整理工作變的更加合理清晰。3.3.2 鑒定及回收站該功能模塊下含三個(gè)子功能模塊，分別為“檔案保管期限鑒定”、“密級(jí)鑒定”以及“檔 案回收站”。 檔案保管期限鑒定檔案保管期限鑒定主要是針對(duì)“檔案整理”完畢后檔案文件的保管期限的鑒定設(shè)置，用 戶可通過點(diǎn)擊系統(tǒng)左側(cè)樹狀欄“保管期限鑒定”子樹，進(jìn)入“保管期間鑒定”內(nèi)容顯示區(qū)對(duì) 其進(jìn)行詳細(xì)設(shè)置，如圖：系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)為系統(tǒng)用

34、戶展示了“操作”，“檢索”按鈕，可將鼠標(biāo)移至“操作”按鈕， 系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：首先點(diǎn)擊“添加”操作，系統(tǒng)彈出提示框：如圖：用戶可通過系統(tǒng)提示窗口內(nèi)文件目錄與案卷目錄進(jìn)行查詢，對(duì)所查詢到的某個(gè)或多個(gè)檔 案文件進(jìn)行鑒定操作，選擇單獨(dú)一例檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)顯示以下信息，如圖：用戶可在內(nèi)容顯示區(qū)內(nèi)對(duì)該檔案文件進(jìn)行保管期限的鑒定操作，系統(tǒng)提供了“原保管期 限”，“變更保管期限”“鑒定原因”“備注”等詳細(xì)細(xì)分選項(xiàng)，方便用戶對(duì)檔案文件進(jìn)行保管 期限鑒定的多種操作。對(duì)于已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)會(huì)自動(dòng)顯示其記錄， 如圖：用戶可憑借相應(yīng)查詢權(quán)限的賦予，對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案進(jìn)行“檢索”查詢

35、，同時(shí)，也 可以對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案，通過“操作”按鈕下賦予的“修改”“刪除”操作功能，對(duì)其 進(jìn)行二次操作。在檔案“保管期限鑒定”的操作中，系統(tǒng)對(duì)已經(jīng)鑒定完畢的檔案文件，同樣根據(jù)權(quán)限分 配原則，賦予了部分檔案管理者對(duì)該檔案保管期限鑒定的“審批”功能，這部分的審批用戶 可將鼠標(biāo)移至每條鑒定完畢后的檔案條目“操作”上，如圖，選擇點(diǎn)擊審核操作，系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)出現(xiàn)該檔案的保管期限鑒定資料，如圖：有所不同的是，由于本次操作是針對(duì)檔案保管期限鑒定的審核，因此，內(nèi)容顯示區(qū)部分 多出了“審核意見”欄，審核人員可將具體審核信息填寫于此，并進(jìn)行保存或重置。至此完成了將一則檔案信息進(jìn)行保管期限鑒定并審核的全部操作。

36、 密級(jí)鑒定密級(jí)鑒定操作原理檔案“保管期限鑒定”相同，有所不同的是密級(jí)鑒定是賦予系統(tǒng)檔案 操作者對(duì)整理完畢的檔案信息進(jìn)行密級(jí)鑒定分配的過程，包括檔案密級(jí)鑒定的審核等部分操 作。 檔案回收站系統(tǒng)“檔案回收站”功能類似于微軟視窗系統(tǒng)中的“回收站”功能，為用戶提供了一個(gè) 避免由于誤操作或其他原因刪除檔案文件后而造成損失的解決方法，對(duì)于本系統(tǒng)所有已歸檔的檔案資料，如果通過刪除操作后，都將直接流轉(zhuǎn)到“檔案回收站”中，如圖所示：“檔案回收站”功能在系統(tǒng)內(nèi)容顯示區(qū)提供了“工具”與“檢索”兩個(gè)操作按鈕，用戶 在選擇一條已經(jīng)刪除的檔案資料后，將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，出現(xiàn)下拉菜單，如圖：

37、用戶可對(duì)被選擇的檔案資料進(jìn)行“徹底刪除”與“檔案還原”的操作，同時(shí)，針對(duì)已經(jīng) 刪除的全部檔案資料，用戶也可將鼠標(biāo)移至“檢索”按鈕，對(duì)“檔案回收站”中的已刪除檔 案資料進(jìn)行檢索查詢，并對(duì)檢索后的結(jié)果進(jìn)行二次操作。這里需要重點(diǎn)說明的是，檔案管理系統(tǒng)在上述的檔案“徹底刪除”操作中，系統(tǒng)默認(rèn)是 對(duì)檔案資料的邏輯刪除，而非物理刪除，被“徹底刪除”后的檔案信息于系統(tǒng)中是無法查詢 的，但系統(tǒng)數(shù)據(jù)庫中保留對(duì)其備份，采用這種方式來對(duì)檔案資料進(jìn)行保管或銷毀的操作，主要是考慮到最大限度保證用戶檔案信息資源安全，避免誤操作或其他非主觀性錯(cuò)失操作造成 的嚴(yán)重后果。4 檔案檢索檔案資料最初的兩個(gè)基本需求應(yīng)用，在解決檔案保

38、存后，就要面對(duì)檔案資料的利用，在 一則檔案信息被利用前，首先應(yīng)該被檢索出來，本系統(tǒng)采用采用 ajax 概念技術(shù)，提供與服 務(wù)器異步通信的能力，同時(shí)采用優(yōu)化了的系統(tǒng)搜索引擎，因此用戶在檢索檔案資料時(shí)將體驗(yàn) 到更為快捷、準(zhǔn)確的檢索效果。本系統(tǒng)對(duì)檔案資料的檢索提供了：直接檢索、組合檢索、定制檢索、系統(tǒng)條件、歸檔檢 索共五種檢索方式以供系統(tǒng)用戶進(jìn)行檔案資料檢索操作。4.1 直接檢索在本系統(tǒng)中，“直接檢索”可廣泛應(yīng)用于對(duì)部分檔案利用者對(duì)其所要檢索的檔案信息了 解不全的情況下的檢索，這部分需求用戶，他們很可能只知道檔案信息的一個(gè)或幾個(gè)有限字 段，如檔案的提名、編號(hào)、成文日期，檔案類型等僅僅幾個(gè)條件，想藉此

39、為查詢條件對(duì)所需 求檔案進(jìn)行檢索查詢。本系統(tǒng)提供模糊查詢功能，可對(duì)相似字段進(jìn)行全部檢索并顯示，舉例說明，如用戶查詢 的檔案題名為“test”,而實(shí)際檔案資料庫中也存在著檔案題名為“test1”的檔案文件，那么 系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)將所有字段類似“test”的檔案文件全部顯示于系統(tǒng)的內(nèi)容顯示區(qū)，供查詢用戶 進(jìn)行篩選，并最終確定正確檢索需求檔案文件。本系統(tǒng)提供了多達(dá) 60 多種關(guān)鍵字條件查詢， 這就極大豐富了檔案利用者的檔案查詢條件，從而為檔案檢索后的申請(qǐng)借閱利用創(chuàng)造了良好 的條件，同時(shí)，另一方面，對(duì)于檔案管理部門來說，也可以通過本系統(tǒng)的檔案檢索平臺(tái)，開 放簡(jiǎn)潔的檔案檢索操作，實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化的檔案檢索借

40、閱管理，加強(qiáng)有檔案利用需求的 員工與檔案管理部門之間的在線互動(dòng)，減少繁瑣的中間環(huán)節(jié)，使信息可以迅速、準(zhǔn)確地互達(dá)， 從而極大地降低檔案管理成本。以下圖示為本系統(tǒng)提供的直接檢索功能中涉及的部分關(guān)鍵字查詢，用戶可根據(jù)自身所了 解的字段進(jìn)行填寫，檢索，本系統(tǒng)在部分關(guān)鍵字條件中提供了多項(xiàng)選擇條件，方便用戶縮小檢索范圍，提高檢索的 精確度，如圖：用戶可根據(jù)實(shí)際檔案條件，選擇上述圖示中任意條件，而取得更好的檢索效果。 對(duì)于通過上述檢索條件設(shè)置，而最終檢索出的檔案文件，如果該檢索用戶具備系統(tǒng)賦予的相關(guān)權(quán)限，這部分權(quán)限包含：原文訪問、附件訪問等。那么該用戶可以根據(jù)系統(tǒng)賦予的上 述權(quán)限，對(duì)該檢索后的檔案文件進(jìn)行對(duì)

41、應(yīng)權(quán)限操作。如該用戶不具備上述任意權(quán)限，那么系 統(tǒng)還在檢索后的檔案列表上提供了兩個(gè)操作按鈕：“工具”，“返回”，如圖：用戶可將鼠標(biāo)移至“工具”按鈕，系統(tǒng)出現(xiàn)下拉菜單，如圖：用戶可在選擇一條檔案信息后點(diǎn)擊“借閱創(chuàng)建”按鈕，則該條被申請(qǐng)的檔案信息將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“檔案借閱”模塊中的“借閱審批”子模塊。這里需要注意的是，在用戶點(diǎn)擊借閱申 請(qǐng)按鈕后，系統(tǒng)將默認(rèn)申請(qǐng)用戶創(chuàng)建了一個(gè)檔案借閱申請(qǐng)請(qǐng)求，而非最終將該申請(qǐng)直接提交 到檔案借閱審批員處，申請(qǐng)用戶可在本系統(tǒng)“借閱申請(qǐng)”模塊中，通過點(diǎn)擊“我的申請(qǐng)”中 的“未提交”功能樹，查閱之前用戶提交的借閱申請(qǐng)檔案信息并點(diǎn)擊“提交申請(qǐng)”操作，完 成檔案檢索后的申請(qǐng)借閱全

42、部流程。用戶在“我的借閱”功能樹的未提交列表中可對(duì)申請(qǐng)借閱信息進(jìn)行刪除和修改操作，即 停止檔案借閱申請(qǐng)流程或?qū)σ褎?chuàng)建的檔案借閱申請(qǐng)進(jìn)行細(xì)則修改操作后再提交。對(duì)于提交申 請(qǐng)的借閱信息，將自動(dòng)流轉(zhuǎn)至“借閱審批”功能中“未處理”模塊，由檔案管理部門的檔案 借閱審批人員根據(jù)用戶提交的檔案申請(qǐng)借閱信息細(xì)則，確定是否通過審核，予以借用。4.2 組合檢索如果說簡(jiǎn)單檢索是只通過對(duì)單一條件的選擇進(jìn)行檢索操作，那么組合檢索就意味著可以 為系統(tǒng)用戶提供多條件的、復(fù)合式的、可多項(xiàng)選擇的檢索操作，該功能相對(duì)比于簡(jiǎn)單檢索， 在設(shè)置檢索條件時(shí)可供選擇的范圍更為廣闊，精確度更高，但同時(shí)也帶來了操作流程相對(duì)比 簡(jiǎn)單檢索更為系統(tǒng)化、復(fù)雜化的問題。用戶鼠標(biāo)點(diǎn)擊“組合檢索”菜單，系統(tǒng)內(nèi)容顯