文檔格式規(guī)范

1、文檔格式規(guī)范 目 錄1 文檔格式規(guī)范.11.1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求.11.1.1 文件的整體要求.11.1.2 文件編制的具體要求.11.2 表格文件的編制要求 .52 文檔命名規(guī)范.51 文檔格式規(guī)范1.1 文字性文件或規(guī)范性文件的編制要求1.1.1 文件的整體要求1.1.1.1 文件編制的基本要求a)文件均采用 a4 紙幅面。文件的名稱應(yīng)簡明準確，一般不超過 20 個漢字。b)文件的內(nèi)容應(yīng)表達準確、清楚、簡明、嚴謹。c)同一文件中術(shù)語、符號、代號應(yīng)統(tǒng)一。表達同一術(shù)語的概念應(yīng)前后一致。采用的術(shù)語尚無標準規(guī)定時且容易產(chǎn)生不同理解的，應(yīng)給出定義或說明。d)文件中的縮略詞(語)應(yīng)采用

2、有關(guān)標準或?qū)I(yè)委員會認定的縮略詞(語)，自定縮略詞(語)應(yīng)簡明、確切，能反映主題。縮略詞(語)在文件中首次出現(xiàn)時應(yīng)做說明。e)文件中引用的標準和文件應(yīng)是現(xiàn)行有效。f)文件中應(yīng)采用國務(wù)院正式公布、實施的簡化漢字。1.1.1.2 文件封皮的基本要求a) 文件封面的內(nèi)容分為標題、編制信息和公司名稱三部分。b) 文件標題分為“標題”和“副標題” 。 “標題”描述項目名稱，字體：小初 黑體 居中；“副標題”描述文件名稱，字體：小一 黑體 居中?！皹祟}”和“副標題”空一行。 c) 文件編制信息包含三個要素， “編制” 、 “審核” 、 “批準”：小四 宋體 加粗，書寫對應(yīng)人員姓名，姓名中文采用小四宋體，西

3、文采用小四 times new roman。 “版本號”：小四 宋體 加粗，書寫文件版本號，采用小四 times new roman；“日期”：小四 宋體 加粗，書寫文件編制日期，采用小四 times new roman。d) 公司名稱為公司的全稱，在文件編制信息后空一行，三號 黑體。e) 所有文字性文件或規(guī)范性文件中都必須包含文件修改記錄，文件修改記錄放在第二頁，目錄從第三頁開始。f)封面頁、文件修改記錄頁均不插入頁腳頁碼，目錄頁的頁腳中間對齊插入頁碼，格式為：i 、ii、。g) 目錄標題“目錄” ，字體：三號 黑體，通過全文自動生成目錄項（word2003:插入引用目錄；word2007:

4、引用目錄） 。制表符前導符：”；格式：“正式” ；顯示級別：3 級即可。各級目錄字體均為小四，宋體。h) 封面頁、文件修改記錄表字體格式要求，如下所示：1.1.2 文件編制的具體要求1.1.2.1 文件正文格式a)正文需要插入頁眉頁腳，頁眉：左對齊插入公司 logo 右對齊插入文檔編碼與文檔標題，宋體 10；頁腳：中間對齊插入頁碼，數(shù)字格式 小五 times new roman：1，2，3。b)章和條的標題的字體：小四 黑體。c)正文的中文字體：小四 宋體；西文字體：小四 times new roman。d)首行縮進兩個漢字。e)圖和表的標題的字體：小四 黑體。圖、表后空一行，書寫正文。f)

5、行間距：1.5 倍g)頁邊距：上:2.54cm；下:2.54cm；左：3.17cm；右：3.17cm。1.1.2.2 層次劃分及編號a)文件正文與附錄應(yīng)按其內(nèi)容分成若干層次。b)文件的層次一律用阿拉伯數(shù)字連續(xù)編號，不同層次的數(shù)字之間加下圓點相隔（即圓點加在數(shù)字的右下角） ，最后數(shù)字后面不加標點，如“1” “1.1” “1.1.1”。c)文件的層次不宜過多，通常不應(yīng)超過 4 級（特殊的情況下最多可增至 5級或 6 級） ，即：第 1 級1 第 2 級1.1第 3 級1.1.1第 4 級1.1.1.1 序號應(yīng)左頂格書寫。有標題時，在序號后空一字距寫標題，另起一行寫具體內(nèi)容；沒有標題時，在序號后空一

6、字距再寫具體內(nèi)容。層次標題力求簡短，一般不要超過 15 個字，標題末不用標點符號。各級編號的字體均為小四黑體。d)文件的各層次內(nèi)部，若再需要分點敘述時，可用“（1） ”這種層次序號；更小的層次則用“”這種層次序號。 “（1） ”這種層次序號之后是本段標題的，標題末用句號或冒號或空一字，其后接寫正文；或另起一段。如果沒有本段標題，則序號之后直接寫正文。1.1.2.3 數(shù)值a)表示非物理量的數(shù)，數(shù)字一至九用漢字“一” 、 “二” 、 “三”表示，大于九時，用阿拉伯數(shù)字表示。表示物理量的數(shù)值，應(yīng)使用阿拉伯數(shù)字，后邊寫上法定計量單位符號。b) 小于 1 的數(shù)值，小數(shù)點前定位的“0”不可省略，代表有效數(shù)

7、字的“0”不可省略。如五位有效數(shù)字，0.125 應(yīng)表示為 0.12500。c) 當整數(shù)的位數(shù)較多，且其后有三個以上的“0” ，或當純小數(shù)的小數(shù)點后面有三個以上時，應(yīng)采用 10n作為倍數(shù)(n 為正、負整數(shù))的寫法，但保留的有效位中的“0”必須全部寫出。如已明確 80000 的有效位數(shù)為兩位，則應(yīng)寫成 80103或 8.0104或其他形式。d)數(shù)值的整數(shù)部分或小數(shù)部分超過四位數(shù)字時(包括四位數(shù))，整數(shù)部分向左，小數(shù)部分向右，每三位數(shù)字應(yīng)空半個阿拉伯數(shù)字或一個字符的位置，表示年號的數(shù)字除外。如：23 456，2.345 67，12 345.678 9。e)表示偏差范圍的數(shù)值時，溫度 202或(202

8、)，不寫作“202” 。f)表示參數(shù)范圍的數(shù)值時，表示為 21033103，不寫作 23103。g)帶有尺寸單位的數(shù)值相乘時，表示為 10mm50mm30mm 不寫作105030mm。1.1.2.4 公式a)文件中公式需要編號時，采用題注自動編號（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注）應(yīng)用帶圓括號的阿拉伯數(shù)字從 1 開始連續(xù)編號(1)、(2)、(3)。公式的編號右端對齊，公式和編號之間用“”連接。附錄中公式用(a.1)、(a.2)表示。 b)公式中需要解釋的符號應(yīng)按先左后右，先上后下的順序注釋在公式的下方，必要時標明單位的符號。注釋時，空兩個漢字用“式中：”起排，所要

9、注釋的符號另起一行空兩個漢字起排，符號與注釋之間用破折號：“”連接。每條注釋均應(yīng)另起一行書寫，破折號上下對齊，注釋內(nèi)容回行時，與注釋內(nèi)容第一個字取齊，如圖 2 所示公式示例。c)公式應(yīng)另起一行居中，較長的公式應(yīng)盡可能在等號處回行，或者在“+” 、“-”等符號處回行。公式中分數(shù)線的橫線，長短要分清，主要的橫線應(yīng)與等號取平。d)在同一份文件中需要互相引用公式時，可直接寫出該公式的編號。 圖 1 公式示例1.1.2.5 量、單位、符號a)計量單位、數(shù)學符號按照法定規(guī)定，不使用自定義或容易產(chǎn)生歧義的符號。b)表示量值時，應(yīng)寫出其單位。度、分和秒(平面角度)的單位符號應(yīng)緊跟數(shù)值后；其他單位符號與量值間空

10、一個半角字符。如：20，26 kmc)如需說明習慣用的非法定計量單位和法定計量單位相應(yīng)的換算關(guān)系時，可在法定計量單位后圓括號注明。d)量用符號表示時，采用下角標區(qū)別取值變化，如：d0, d1, d2。e)在同一文件中，對同一度量對象應(yīng)采用統(tǒng)一的單位來表示。f)文件的文字敘述中文字說明不用符號代替。1.1.2.6 插表a)插表排在有關(guān)條文之后，先見引文后見插表。 b)插表采用題注自動編號（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注） 。 “表”和數(shù)字之間空一個半角字符，如表 1、表 2；表號與表題間空兩個半角字符；表號和表題放在插表的上方居中位置，采用 黑體 小四 居中；表頭

11、填充深度 15%灰色 五號 宋體加粗 居中，表內(nèi)文字采用 五號 宋體；續(xù)表同樣。如表 1 所示：c)每個表應(yīng)有表題和邊框，欄中使用的單位應(yīng)標注在該欄表題名稱的下方或右方。插表中所有計量單位相同時，應(yīng)在插表的右上方統(tǒng)一描述單位，如：單位：km。 d)跨頁表，需設(shè)表題，例如 “表 5 （續(xù)） ”黑體小四；或重復(fù)標題行。e)插表中有參數(shù)“不大于” 、 “不小于”或“最大” 、 “最小”時，應(yīng)用符號“” 、 “” 、 “max” 、 “min”表示，不得用文字書寫。 f)插表中相鄰的參數(shù)或內(nèi)容相同時，合并單元格表示。g)空白單元格采用全角中劃線。 h)所有表頭加底色 15%深度灰色。i)插表和文字間空

12、一行。1.1.2.7 插圖a)插圖排在有關(guān)內(nèi)容附近，先見引文后見插圖。b) 插圖的編號采用題注自動生成（word2003:插入引用題注；word2007:引用插入題注） ，從 1 開始連續(xù)編號，如：圖 1、圖2。c)每一幅插圖應(yīng)有圖題，并置于圖的編號之后，圖號和圖題寫在圖的下方居中位置，圖頭采用小四，黑體；繪圖工具最好采用 visio 繪制或 uml圖d)無關(guān)系時單獨排序，單獨截圖；同一編號插圖有若干圖組成應(yīng)按(a)、(b)順序編號。e)插圖和文字間空一行。1.2 表格文件的編制要求a)表格文件一般由封面、里頁、首頁、續(xù)頁組成，必要時可加“編制說明”。b)表格文件均采用 a4 幅面，表格大于 a4 幅面的應(yīng)折疊成 a4 大小。c)同一表格應(yīng)自上而下分類填寫，每類之間可留適當空格，但要保持序號的連續(xù)性。d)橫向編排的表格，表題應(yīng)設(shè)置在表的上方，頁碼在版面的右（左）下方。e)設(shè)計文件中的表格編寫，按相關(guān)標準執(zhí)行。2 文檔命名規(guī)范a) 文件命名嚴格按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容+版本號版本號形式，例如：數(shù)據(jù)庫制圖項目實施計劃 v1.0 。b) 模板文件的文件命名按照文件內(nèi)容文件內(nèi)容+“_”+模板模板+版本號版本號形式，例如：數(shù)據(jù)庫制圖項目配置文件清單_模板 v1.0c) 多人合作撰寫文檔，文件命名