會議管理系統(tǒng)及督查督辦系統(tǒng)設(shè)計方案

1、第一章 會議管理系統(tǒng)設(shè)計會議管理模塊實現(xiàn)了會議室管理、一般會議管理、常委常務(wù)會議管理、大型會議管理、會議紀(jì)要管理等一系列全過程管理。功能全面細(xì)致，操作簡單方便；而且實現(xiàn)了與公文傳輸系統(tǒng)及其他系統(tǒng)的信息交互和無縫集成，使各系統(tǒng)協(xié)同工作，發(fā)揮最大的效率，幫助用戶方便、安全、快捷地完成業(yè)務(wù)管理工作。1.1 系統(tǒng)概述為進(jìn)一步完善市體育局的會議系統(tǒng)，需在現(xiàn)有協(xié)同辦公基礎(chǔ)上拓展會議管理功能模塊，在各會議室設(shè)置投影儀，實現(xiàn)會議投影功能，共4臺；并配套10個無線話筒，實現(xiàn)會議擴聲功能。會議系統(tǒng)提供會前、會中、會后的一體化會議管理。1.2 會議室管理n 功能概述會議室管理子模塊實現(xiàn)對內(nèi)部會議室基本信息的管理，包

2、括會議室基本資料錄入、會議室狀態(tài)維護(hù)等。會議室管理模塊分為兩種權(quán)限：瀏覽權(quán)限及會議室管理權(quán)限?？赏ㄟ^后臺權(quán)限管理配置。瀏覽權(quán)限只能瀏覽會議室基本信息，管理員權(quán)限可新增、修改、刪除會議室。會議室的基本信息有：會議室名稱、會議室位置、座位數(shù)量、附加設(shè)備、使用單位、是否可用、描述等。n 功能圖圖：會議室管理功能組成n 會議室基本資料維護(hù)會議室基本資料維護(hù)實現(xiàn)會議室的增、刪、改操作，可以將單位內(nèi)部所有會議室進(jìn)行統(tǒng)一登記，實現(xiàn)會議室信息的共享，便于單位內(nèi)部人員選擇所需會議室。圖：會議室基本資料n 會議室狀態(tài)維護(hù)會議室狀態(tài)維護(hù)由會議室管理員維護(hù)，如果將狀態(tài)設(shè)置為“不可用”，該會議室將不能被用戶預(yù)定。n 權(quán)

3、限管理分配會議室管理權(quán)限，權(quán)限分為管理權(quán)和瀏覽權(quán)。默認(rèn)情況下所有用戶都具有瀏覽權(quán)，管理權(quán)由系統(tǒng)管理員或模塊管理員指定。1.2.1 會議室申請當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要組織一個跨部門會議時，可以使用會議申請功能。會議申請關(guān)聯(lián)工作流，通過會議室預(yù)定申請實現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時間，參加會議人員等信息。會議申請發(fā)出后，會議室自動被預(yù)定，參會人員也會自動收到通知。圖：會議申請表1.2.2 會議室預(yù)定對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接在會議室預(yù)定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預(yù)定后參加會議人員可收到提醒。1.2.3 會議室使用沖

4、突管理會議室被占用后，系統(tǒng)將自動提醒此會議室被占用時間，供會議室申請人查看。1.3 議題庫管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中，通過增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。如果單位收發(fā)文流轉(zhuǎn)到領(lǐng)導(dǎo)審批環(huán)節(jié)的時候，領(lǐng)導(dǎo)批示意見為：同意安排上會議審議，則當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候，由兩辦辦文人員加入到議題庫中，議題入庫后公文可以繼續(xù)辦理。議題登記：議題的登記分為自動登記和手工登記兩種形式。自動登記指當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到兩辦收發(fā)文人員處理的時候，表單上方會出現(xiàn)“加入議題庫”按鈕，此時兩辦辦文人員點擊此按鈕，該份公文的相關(guān)信息會自動加入到議題庫中，議題名稱就是表

5、單標(biāo)題，表單和正文以及附件作為議題的相關(guān)材料，如下圖所示：點擊表單上方的“加入議題庫”按鈕，系統(tǒng)提示“操作成功”，即可將該議題納入到會議議題庫中。點擊“電子會議”導(dǎo)航欄，進(jìn)入“議題庫”子欄目，可以看見相關(guān)的議題已經(jīng)被添加進(jìn)議題庫中，如下圖所示：此頁面只有兩辦相關(guān)人員才能看見，用戶可以在此頁面對議題進(jìn)行新增、修改、刪除以及查詢等操作。新增議題：就是議題的手工登記方式。點擊“新增議題”按鈕，彈出如下圖所示的頁面：用戶填寫相關(guān)信息并添加附件后，點擊“確定”即可將議題添加成功。1.3.1 議題材料上報議題納入議題庫后，辦會人員要求擬上會的議題的匯報部門補充相關(guān)材料，按照規(guī)定材料分為四種：議題情況說明、

6、議題摘要表、征求意見情況表、資金測算表。其中議題情況說明、議題摘要表必須填寫。當(dāng)某個議題被納入到議題庫中后，議題狀態(tài)為“待補充材料”，督查科辦會人員選擇需要補充材料的議題，點擊“補充材料”按鈕，該議題匯報部門的收發(fā)文人員系統(tǒng)中“單位議題庫”中就會出現(xiàn)該議題，并且標(biāo)題前面顯示紅色“new”標(biāo)示，同時系統(tǒng)也會自動發(fā)出短信通知收發(fā)文人員，有議題需要補充材料。收發(fā)文人員點擊議題標(biāo)題，彈出如下圖所示頁面：單位收發(fā)文人員補充相關(guān)材料后，點擊確定，督查科辦會人員議題庫中議題狀態(tài)變?yōu)椤按龑徟保硎静牧弦呀?jīng)補充，可以進(jìn)入議題審批。如果辦會人員認(rèn)為材料補充的不完整，還可以重復(fù)上述過程，直到材料補充完整。1.3.

7、2 議題審批議題審批是指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來，通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會。會議管理人員根據(jù)議題的重要性和材料的準(zhǔn)備情況，從議題庫中挑選一組議題在會議上討論。會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來啟動審批流程，出現(xiàn)如下圖所示的頁面：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認(rèn)信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序號即可。會議管理員建好議題審批表后，點擊表單上方的“下一步”按鈕，將審批表發(fā)送給相關(guān)人員審批即可。注意：點擊議題審批表中每個議題的“查看材料”按鈕，彈出下圖所示的頁面：點擊材料名稱，右邊顯示此材料的詳細(xì)內(nèi)容，也可以點擊“上一份”、“下一

8、份”按鈕在不同材料直接切換。議題表發(fā)送出去以后，用戶可以在“議題審批”中查詢到審批表當(dāng)前的狀態(tài)，和公文查詢類似，如下圖所示：流程監(jiān)控可以查看審批表當(dāng)前在哪位領(lǐng)導(dǎo)那里；審批表發(fā)出之后不能刪除也不能修改，只有新建后沒有發(fā)送過的情況下才可以修改或者刪除。相關(guān)人員收到議題審批表后，會在系統(tǒng)首頁的“會議通知”中顯示相關(guān)信息，如下圖所示：用戶點擊名稱，打開議題審批表，查看每個議題的相關(guān)信息后，可以增加或者刪除議題，也可以修改議題的提出部門和參加部門，系統(tǒng)自動將用戶的操作記錄下來，顯示在操作記錄欄中，如下圖所示：用戶也可以切換到“批示意見”頁面中填寫相關(guān)意見，如下圖所示：完成后將審批表發(fā)送出去。1.4 接收

9、會議通知全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員這里。會議管理人員打開議題審批表，系統(tǒng)默認(rèn)顯示會議通知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會議通知，如下圖所示：將會議通知蓋章后，送“通知區(qū)領(lǐng)導(dǎo)”和“通知與會單位”。收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示會議通知的信息，如下圖所示：點擊會議通知標(biāo)題，會看見套紅蓋章后的會議通知，如下圖所示：如果收到通知的是領(lǐng)導(dǎo)，那么該份通知會停留在領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)首頁上，方便領(lǐng)導(dǎo)隨時查看，直到會議時間過去一天后自動消失；如果收到通知的是單位收發(fā)文人員，那么將進(jìn)入單位內(nèi)部流轉(zhuǎn)程序。發(fā)布會議通知以后，相關(guān)單位收發(fā)文人員可以在

10、系統(tǒng)首頁的“會議通知”欄目中查看到提示信息，如下圖所示：點擊通知標(biāo)題，彈出會議通知的內(nèi)容頁面，如下圖所示：此頁面中顯示的是會議通知的正文內(nèi)容，收發(fā)文人員選擇頁面左上方的“通知單位領(lǐng)導(dǎo)”選項，然后點擊頁面右上方的“發(fā)送”按鈕，可以將會議通知發(fā)送給本單位領(lǐng)導(dǎo)，如下圖所示：在彈出的發(fā)送頁面中，選擇好本單位的領(lǐng)導(dǎo)，點擊“確定”按鈕，即可將通知發(fā)送給單位領(lǐng)導(dǎo)。單位領(lǐng)導(dǎo)收到會議通知后，點擊通知標(biāo)題，會顯示通知的詳細(xì)內(nèi)容，如下圖所示：單位領(lǐng)導(dǎo)在中可以查看到會議通知的正文內(nèi)容，如上圖所示；在中可以查看到與本單位有關(guān)的議題信息，如下圖所示：點擊材料名稱，系統(tǒng)彈出此材料的詳細(xì)內(nèi)容，可以點擊“上一份”、“下一份”按

11、鈕在不同材料直接切換，如下圖所示：領(lǐng)導(dǎo)查看完會議信息后，需要在中做出批示。原則上來說，不管是領(lǐng)導(dǎo)自己參會還是需要單位其他人代替參會，都需要在批示中加以說明，如下圖所示：領(lǐng)導(dǎo)批示完成后，點擊頁面右上方的按鈕，即可將會議通知發(fā)送出去。1.5 會議紀(jì)要管理會議結(jié)束后，需要將會議決議分解成任務(wù)，落實到每個責(zé)任人，對各個事項進(jìn)行全程跟蹤管理。1.5.1 會議記錄每次會議之后，由督查室起草一份會議紀(jì)要。選擇相應(yīng)的會議記錄，點擊“啟動會議紀(jì)要審批流程”按鈕，如下圖所示：系統(tǒng)自動生成一份會議紀(jì)要審批表，發(fā)文同志將草擬的會議紀(jì)要添加到審批表的正文中，通過發(fā)文流程提交給領(lǐng)導(dǎo)審批，整個審批流程結(jié)束后，該會議紀(jì)要自動

12、添加到會議模塊的對應(yīng)會議記錄中，至此，整個會議過程中產(chǎn)生的所有資料和信息將全部匯總，分成六個TAB頁面顯示出來，如下圖所示為會議信息頁面：下圖所示為會議紀(jì)要頁面：根據(jù)用戶權(quán)限的不同，能看到的頁面也有所不同，兩辦人員和區(qū)領(lǐng)導(dǎo)，可以看見的界面如下：會議紀(jì)要、會議信息界面、議題信息界面、會議通知、議題批示意見界面、紀(jì)要批示意見界面；普通用戶可以看見的界面如下：會議紀(jì)要、議題信息界面(只顯示與本單位有關(guān)的議題)、會議通知界面。1.5.2 會議紀(jì)要審批會議紀(jì)要審批采用工作流實現(xiàn)，根據(jù)用戶需要進(jìn)行個性化配置，完成整個會議紀(jì)要的起草、審批過程。1.6 會議資料與信息管理會議資料管理涵蓋于會議有關(guān)的會議通知、

13、參加人員名單、會議議題、會議紀(jì)要等相關(guān)材料的管理。會議資料管理是以會議為主線的，一個會議關(guān)聯(lián)多個會議資料。會議資料的產(chǎn)生可以在會議過程中，也可以在會議中結(jié)束后添加、修改相關(guān)材料。會議結(jié)束后，需要將會議決議分解成任務(wù)，落實到每個責(zé)任人，對各個事項進(jìn)行全程跟蹤管理。圖：會議資料管理n 會議查詢會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時間、會議參與人等信息查詢，查詢到會議信息后，相應(yīng)的會議申請、會議紀(jì)要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。1.7 一般會議管理n 功能概述一般會議管理指由部門組織發(fā)起的小型會議，主要包括會議申請及通知，會議室預(yù)定，會議紀(jì)要審批、會議查詢等功能n 功能圖圖：一般會議管

14、理n 會議申請當(dāng)業(yè)務(wù)部門需要組織一個跨部門會議時，可以使用會議申請功能。會議申請關(guān)聯(lián)工作流，通過會議申請流程實現(xiàn)會議的申請工作，在申請表中選擇會議室，會議時間，參加會議人員等信息。會議申請通過后，會議室自動被預(yù)定，參會人員也會自動收到通知（包括短信通知）。n 會議室預(yù)定對于無需跨部門組織的會議，如接待外單位來訪人員，或者部門內(nèi)部會議，可以直接在會議室預(yù)定中選擇會議室。選擇會議室前可以查看會議室可用情況，會議室預(yù)定后參加會議人員可收到提醒。n 會議通知會議通知功能結(jié)合在會議申請和會議室預(yù)定功能中，通知的方式包括系統(tǒng)內(nèi)信息和短信息或郵件等。n 會議紀(jì)要審批會議紀(jì)要審批采用工作流實現(xiàn)，根據(jù)用戶需要進(jìn)

15、行個性化配置，完成整個會議紀(jì)要的起草、審批過程。n 會議查詢會議查詢模塊提供統(tǒng)一的查詢?nèi)肟?，如根?jù)會議名稱、會議時間、會議參與人等信息查詢，查詢到會議信息后，相應(yīng)的會議申請、會議紀(jì)要等。查詢結(jié)果支持圖形化展示。1.8 上級會議管理n 功能概述上級會議管理實現(xiàn)上級會議通知的處理、通知等工作，通過工作流實現(xiàn)上級通知的處理，在處理過程可以指定參加人員，處理完畢自動通知相關(guān)人員。n 功能圖圖：上級會議管理n 會議通知處理根據(jù)需要定制所需的處理流程，將上級來文進(jìn)行處理，也可以結(jié)合在收文處理流程中。圖：會議通知辦理表n 會議通知與一般會議管理的會議通知功能一致。1.9 常委/常務(wù)會議管理n 功能概述常委/

16、常務(wù)會議管理面對會議議題，上傳會議資料、會中匯報、會后會議紀(jì)要的審批等。n 功能圖n 議題庫管理議題庫管理是指辦會人員將需要提交到會議上討論的議題加入到會議議題庫中，通過增加、刪除、修改以及查詢等操作來管理議題。議題的登記分為手工登記和自動登記兩種形式。手工登記指人工將議題登記到議題庫中。圖：登記界面自動登記指當(dāng)公文流轉(zhuǎn)到收發(fā)文人員處理的時候，表單上方會出現(xiàn)“加入議題庫”按鈕，此時辦文人員點擊此按鈕，該份公文的相關(guān)信息會自動加入到議題庫中，議題名稱就是表單標(biāo)題，表單和正文以及附件作為議題的相關(guān)材料，如下所示：圖：公文轉(zhuǎn)議題登記完的議題還可以進(jìn)行增刪改等操作圖：議題管理界面n 議題審批議題審批是

17、指辦會人員將議題庫中的議題挑選出來，通過議題審批流程來確定最后哪些議題上會。會議管理人員首先在議題庫中選擇一組議題，然后點擊“啟動議題審批流程”按鈕來啟動審批流程：大部分的內(nèi)容系統(tǒng)已經(jīng)按照默認(rèn)信息填好，用戶填寫會議名稱、會議時間以及會議序號即可。在會議議題審批界面還可以對議題進(jìn)行增刪改操作，也可以指定議題討論順序。全部人員審批完成后，審批表會回到會議管理人員。會議管理人員打開議題審批表，系統(tǒng)默認(rèn)顯示會議通知編輯頁面，用戶點擊“套紅”按鈕，系統(tǒng)自動生成會議通知，用戶只需稍做調(diào)整就成為一份正式的會議通知，如下圖所示：收到會議通知的人員，系統(tǒng)桌面上會顯示常務(wù)會議通知的信息。也可以打開會議通知，查看具

18、體內(nèi)容。n 會中匯報在會議上，參會領(lǐng)導(dǎo)可隨著匯報者的匯報演示在個人電腦上自行查看會議議題、與議題相關(guān)的會議材料。（匯報者的匯報演示也是使用相同的功能模塊通過投影儀來展現(xiàn)）。每個議題的參加部門人員和匯報部門人員只能查看與自己相關(guān)議題的議題名稱和議題材料，其他議題不可見。辦會人員可以調(diào)整議題排列順序和相關(guān)參會人員。圖：圖中匯報列表匯報部門和參加部門人員只能看見與自己有關(guān)的議題信息，如下圖所示：n 會議紀(jì)要審批針對大型會議，每次會議之后，由相關(guān)部門起草一份會議紀(jì)要，發(fā)送給領(lǐng)導(dǎo)審批，最終形成正式的會議紀(jì)要并發(fā)布。圖：啟動會議紀(jì)要流程會議紀(jì)要審批窗口由三個部分組成：審批意見、會議信息和會議紀(jì)要正文，這三

19、部分的顯示順序可以調(diào)整。會議紀(jì)要審批完成后，系統(tǒng)自動將會議紀(jì)要的正文添加到相應(yīng)常務(wù)會議記錄中，如下圖所示：1.10 會議系統(tǒng)與協(xié)同辦公接口為降低維護(hù)難度，我公司承諾會議管理系統(tǒng)與協(xié)同辦公系統(tǒng)進(jìn)行無縫集成，并且會議管理系統(tǒng)使用協(xié)同辦公平臺的用戶，與協(xié)同辦公平臺實現(xiàn)統(tǒng)一待辦、統(tǒng)一信息展現(xiàn)，會議管理系統(tǒng)過程中產(chǎn)生的議題、會議紀(jì)要、會議通知、會議室預(yù)定等相關(guān)審批表單都需使用已建成的應(yīng)用支撐平臺提供的工作流工具及表單工具設(shè)計實現(xiàn)。甲方提供協(xié)同辦公系統(tǒng)相關(guān)接口資料。1.11 系統(tǒng)主要設(shè)備參數(shù)要求請補充第二章 督查督辦系統(tǒng)設(shè)計參照同類單位督查督辦功能的實現(xiàn)方法，結(jié)合本系統(tǒng)所提供的相關(guān)功能以及廣州是體育局實際

20、業(yè)務(wù)情況，我公司將實現(xiàn)該功能，完全滿足廣州市體育局實際業(yè)務(wù)需求。2.1 督查督辦建設(shè)目標(biāo)1. 梳理、優(yōu)化督辦業(yè)務(wù)流程2. 工作匯報智能提醒3. 自動催辦4. 規(guī)范工作匯報流程5. 提供完善的查詢、統(tǒng)計手段督查督辦提供了督查立項，督查辦理，督查反饋，督查事項查詢，督查統(tǒng)計等功能。完成對督查事項的篩選、立項、督辦、反饋、統(tǒng)計、匯總、查詢等的全程自動化管理。2.2 同類機關(guān)督查督辦業(yè)務(wù)說明2.2.1 業(yè)務(wù)范圍說明我公司已經(jīng)在眾多政府中實現(xiàn)了督查督辦業(yè)務(wù)（如清遠(yuǎn)市政府、黃埔區(qū)、南沙區(qū)、天河區(qū)等），經(jīng)過總結(jié)，督查督辦業(yè)務(wù)范圍可描述如下：序號業(yè)務(wù)范圍描述1督查來源督查件來源分為兩種：1、 一種是限制辦理時

21、間的公文；2、 另一種是限制辦理時間或重要性較高的事項；這兩種督查件的共通點是超過辦理期限時，需要通知相關(guān)人員，并對辦理人員進(jìn)行催辦；不同點在于公文辦理有各自的辦文流程，而事項辦理為各自的辦事流程；2督查形式督查的過程按照督查形式可以分為事前催辦和事后監(jiān)督：事前催辦在于督促辦理人員按照辦理要求對督查件進(jìn)行快速辦理；事后監(jiān)督體現(xiàn)為在績效評估期間，可以根據(jù)督查件的辦理統(tǒng)計結(jié)果對辦理人員及部門進(jìn)行總體評估。3督查內(nèi)容督查內(nèi)容可按照單一事項及匯總事項來分類：1、在單一辦理事項中，根據(jù)事項辦理過程中，收集辦理數(shù)據(jù)匯總后，成為單一事項的督查內(nèi)容；2、在對評估期間對多個督查事項的辦理過程進(jìn)行統(tǒng)計并分析數(shù)據(jù)，

22、形成辦理績效統(tǒng)計表，是對辦理人員或部門的匯總事項的督查內(nèi)容。2.2.2 黃埔區(qū)政府督查流程n 督辦類型一覽：督查類型對應(yīng)流程市級市委領(lǐng)導(dǎo)批示件區(qū)委辦督查類省市傳閱件市部門督查事項區(qū)委辦督查類省市傳閱件區(qū)內(nèi)會議事項督查全會區(qū)委辦督查通知常委會區(qū)委辦督查通知視頻會議區(qū)委辦督查通知其他會議區(qū)委辦督查通知決策督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)專項督查區(qū)委辦督查通知區(qū)內(nèi)領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志交辦事項辦理情況呈批表區(qū)內(nèi)區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件1區(qū)委辦關(guān)于辦理領(lǐng)導(dǎo)批示件的通知（用于發(fā)出事項）2. 區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)同志批示件辦理情況呈批表（辦理）區(qū)內(nèi)督查專報區(qū)委辦督查類區(qū)內(nèi)傳閱件工作通報工作通報n 部分流程設(shè)置利用應(yīng)用支撐平臺設(shè)計n

23、 統(tǒng)計表督查事項已發(fā)出督查數(shù)各單位完成數(shù)督查科已辦理事項數(shù)各單位未完成數(shù)各單位續(xù)報數(shù)市級市委領(lǐng)導(dǎo)批示件市部門督查事項區(qū)內(nèi)會議事項督查全會常委會視頻會議其它會議決策督查專項督查領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督查區(qū)委領(lǐng)導(dǎo)批示件督查專報工作通報單位名稱承辦總數(shù)完成數(shù)按時完成數(shù)延時完成數(shù)超時完成數(shù)未完成數(shù)單位名稱承辦督查事項總數(shù)已完成總數(shù)按時完成數(shù)經(jīng)區(qū)委辦督科同意延時后，延時完成督查事項的總數(shù)超過時間，未經(jīng)督查科同意但仍然完成的督查事項的總數(shù)未處理督查事項總數(shù)2.3 體育局督辦流程設(shè)計流程說明：1. 督辦新建成功后，會自動在督辦人員的督辦事項列表中顯示，同時也會在被督辦人員的督辦事項列表中顯示。督辦事項列表可以看到所有

24、的督辦事項，包括已反饋和未反饋的；2. 被督辦人員必須在反饋時限前填寫反饋意見，并上傳相關(guān)辦理成果附件提交到督辦科人員審核；如果超過反饋時限還沒填寫反饋意見，則默認(rèn)無反饋意見并把督辦事項的狀態(tài)更新成下一階段的督辦事項；3. 未提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋”列表中，已提交反饋意見的督辦會顯示在“未反饋”列表中；4. 審核沒有通過的督辦反饋，會退會到被督辦人員重新修改后再提交。如果督辦人員沒有審核反饋意見，在超過督辦期限后會自動通過審核；5. 如果被督辦人員覺得督辦事項已完成，無需再提交反饋，可以選擇“無需反饋”提交，如果審核通過則此督辦事項被列為已完成事項。2.4 督辦立項新建督辦的權(quán)限可

25、根據(jù)實際情況配置。新建督辦的情況分為兩種，第一種是手動新建一個督辦，督辦的事項是獨立的，由建立督辦的用戶自由填寫。第二種是由收文直接轉(zhuǎn)換成督辦，督辦的事項就是公文所需要辦事的事項。新建督辦后，督辦人員根據(jù)實際需要發(fā)送到督辦科長、督辦科副主任、督辦科主任審核，或不需要審核直接發(fā)送到被督辦單位。2.4.1 手動新建督辦督辦人員進(jìn)入督辦頁面，點擊“新建督辦”，進(jìn)入新建督辦界面，如下圖：新建督辦時，需要填寫的信息包括：督辦文號（督辦科自定義），督辦分類（區(qū)政府重點工作、承辦市政府重點工作、區(qū)長辦公會議、區(qū)政府常務(wù)會議），任務(wù)內(nèi)容（被督辦事項的內(nèi)容摘要），領(lǐng)導(dǎo)批示，相關(guān)附件（被督辦事項的附件），牽頭（負(fù)

26、責(zé)）單位（可多選），配合（協(xié)辦）單位（可多選），第一次反饋時限（所有的督辦由第一次反饋時限為結(jié)束時間，但如果選擇了反饋頻率，則每次反饋的時限為“第一次反饋時限”+“反饋頻率”），反饋頻率（下拉框：每周、每月、每半月、每季度、每半年、每年），經(jīng)辦人，經(jīng)辦人電話（被短信催辦的對象）。如果是以收文轉(zhuǎn)督辦件的方式新建督辦，則系統(tǒng)會自動摘取任務(wù)內(nèi)容、相關(guān)附件和領(lǐng)導(dǎo)批示等信息。如果手動新建，則以上內(nèi)容必須手動填寫。如下圖：填寫完成后點擊“發(fā)起督辦”按鈕，可以發(fā)起督辦。督辦信息可隨時修改，系統(tǒng)根據(jù)修改的情況自動調(diào)整督辦時限。2.4.2 收文轉(zhuǎn)督辦督辦人員先通過公文查詢功能找到需要轉(zhuǎn)督辦的公文，然后點擊打開公

27、文，在公文上方的菜單點擊“督辦”按鈕即可對該公文發(fā)起督辦，如下圖：收文轉(zhuǎn)督辦件系統(tǒng)會自動把復(fù)制收文的相關(guān)內(nèi)容到督辦信息里。2.5 督辦反饋被督辦人員在接收到督辦事項后至第一次反饋時限前的時間段可以根據(jù)督辦事項辦理情況填寫反饋意見并提交。2.5.1 查看督辦事項督辦人員發(fā)起督辦后，被督辦單位的督辦人可以在公文督辦的“待反饋”頁面找到督辦項，所有需要反饋的督辦事項都可以在此頁面找到，已經(jīng)提交反饋且還沒到下一階段反饋時間的督辦事項，會在“已反饋”頁面顯示，如下圖：2.5.2 提交反饋牽頭（負(fù)責(zé)）單位根據(jù)實際情況填寫結(jié)果反饋，并在反饋時限前提交，否則系統(tǒng)自動提交，提交的內(nèi)容包括：結(jié)果反饋和上傳附件，如

28、下圖所示：2.5.3 反饋時限說明所有督辦事項都會有第一次反饋時限和反饋頻率（可為空）。當(dāng)反饋頻率不為空時，督辦事項會一直在未完成的狀態(tài)，當(dāng)被督辦人員在第一次反饋時限前提交了反饋意見后，以后的每一次督辦時限為第一次反饋時限日期+反饋頻率，直到牽頭（負(fù)責(zé)）單位點擊“無需繼續(xù)反饋”按鈕。在未超出本階段的反饋時限前，不能提交下一次反饋意見。在督辦反饋時限前被督辦人員必須提交反饋意見，否則系統(tǒng)會自動提交空意見（即沒有反饋意見）。一旦反饋提交后將不能修改，除非沒有通過督辦單位審核。多次反饋的意見最終會匯總在一起，如下圖所示：2.5.4 反饋審核牽頭（負(fù)責(zé)）單位或配合（協(xié)辦）單位提交反饋后，將不能作出修改

29、，反饋意見由督辦單位進(jìn)行審核，如果審核不通過，可以在反饋期限前退回反饋單位，如果在超出反饋時期仍未對反饋意見進(jìn)行審核，系統(tǒng)會自動默認(rèn)為審核通過。審核通過的反饋會更新到督辦事項的結(jié)果反饋匯總。如圖所示：即使是沒通過審核的反饋意見，領(lǐng)導(dǎo)也隨時可以查看。2.6 督辦事項的顯示督辦事項會根據(jù)督辦人處理情況自動顯示在不同的督辦列表中。其中主辦跟協(xié)辦分開顯示，即督辦事項（主辦）列表分為有“未反饋”、“已反饋”和“已完成”，同樣督辦事項（協(xié)辦）也一樣（同公文的待辦跟待閱），如下表：督辦事項處理情況督辦人員列表被督辦人員列表公文督辦列表未反饋已反饋已完成公文督辦列表未反饋已反饋待審核已完成新建督辦未提交反饋意

30、見已提交反饋意見審核通過審核不通過進(jìn)入下一個反饋周期無需反饋2.6.1 督辦列表顯示字段督辦事項列表顯示的字段包括：督辦分類、任務(wù)內(nèi)容、督辦文號、任務(wù)來源、分管領(lǐng)導(dǎo)、緊急程度、牽頭（負(fù)責(zé)）單位、配合（協(xié)辦）單位、第一次反饋時間、反饋頻率、催辦、接收情況。其中接收情況可以點擊彈出查看頁面，顯示所有單位（主辦和協(xié)辦）的接收情況。2.7 領(lǐng)導(dǎo)批示督辦領(lǐng)導(dǎo)可隨時查看督辦事項，并對督辦事項進(jìn)行批示，如下圖：2.8 智能提醒和催辦系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的任務(wù)匯報間隔，通過系統(tǒng)消息、手機短信自動發(fā)送工作匯報提醒，提醒主辦部門環(huán)節(jié)和會辦部門環(huán)節(jié)完成相關(guān)督辦事項。系統(tǒng)可根據(jù)督查事項的緊急程度、任務(wù)匯報間隔（如果沒有

31、設(shè)置任務(wù)匯報間隔，就是要求完成時間）等條件設(shè)置及完成情況，通過手機短信/系統(tǒng)消息自動發(fā)送催辦通知，并記錄催辦次數(shù)2.8.1 系統(tǒng)自動催辦新建督辦事項后，如果牽頭（負(fù)責(zé)）單位在反饋時限過了一半時間還沒反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進(jìn)行催辦，如果牽頭（負(fù)責(zé)）單位在限時前三天還沒有反饋，系統(tǒng)會自動發(fā)短信到經(jīng)（督）辦人進(jìn)行催辦。2.8.2 手動催辦發(fā)起督辦單位可以對牽頭（負(fù)責(zé)）單位進(jìn)行手動催辦，跟公文催辦類似，可以通過系統(tǒng)催辦，也可以通過短信催辦。選擇需要發(fā)起催辦的公文，進(jìn)入催辦界面，輸入催辦信息后選擇系統(tǒng)催辦或短信催辦，是否知會上級等，然后點擊發(fā)起催辦。催辦可以選擇對督辦員或經(jīng)辦人催辦。手動催

32、辦支持批量催辦功能。用戶只要選擇多個督辦事項，點擊“催辦”按鈕，即可同時對多個督辦事項進(jìn)行催辦。2.9 查詢統(tǒng)計和導(dǎo)出2.9.1 查詢針對所有不同類型的督辦事項，系統(tǒng)提供一套統(tǒng)一、快捷的查詢方式，提供給領(lǐng)導(dǎo)、督查人員進(jìn)行快捷查詢及督辦，針對領(lǐng)導(dǎo)、文秘部門、處領(lǐng)導(dǎo)、承辦人員、會辦人員等，應(yīng)當(dāng)具有不同的查詢權(quán)限，領(lǐng)導(dǎo)可以看到所有的督辦件，普通人員只能看到與他相關(guān)的督辦件。具有局級督辦權(quán)的用戶，可以看到所有督辦件；具有處級督辦權(quán)的用戶，只能看到所有本部門或本處的督辦件；普通用戶只能看到與他相關(guān)的督辦件。查詢條件若包括公文標(biāo)題、督辦級別、督辦件狀態(tài)、完成時間、被督辦部門等五項。2.9.2 督辦統(tǒng)計要求督辦事項可以用時間、期限、類型等等進(jìn)行查詢統(tǒng)計，統(tǒng)計結(jié)果可以形成報表或圖表。如下圖表：2015年6月督辦完成情況列表單位/科室名稱需反饋數(shù)量按時反饋數(shù)量按時反饋率電子政務(wù)科1010100%n 重大事項報表自定義用戶可以自定義報表，自定義報表時可以從系統(tǒng)字段中選擇需要統(tǒng)計的內(nèi)容，并定義公式，從而形成自定義報表格式。n 督辦件情況一覽表統(tǒng)計事項名稱、領(lǐng)導(dǎo)批示、分管領(lǐng)導(dǎo)、主辦部門、最后一次匯報時間及內(nèi)容等內(nèi)容。n 督辦件完成情況一覽表分部門統(tǒng)計按時完成、延時完成、正在辦理、按時匯報、延時匯報、催辦次數(shù)等信息。n 督辦件一覽表統(tǒng)計事