采購環(huán)節(jié)的財務(wù)控制與管理

1、采購環(huán)節(jié)的財務(wù)控制與管理采購是企業(yè)根據(jù)需求提出采購計劃、審核計劃、選好供應(yīng)商、經(jīng)過商務(wù)談判確定價格、交貨及相關(guān)條件，最終簽訂合同并按要求收貨付款的過程。為了使公司有關(guān)采購事務(wù)均能遵循制度辦理，便于最適當(dāng)時間、在可能范圍內(nèi)以最低價格，向最適當(dāng)?shù)墓?yīng)商，購買品質(zhì)最佳、數(shù)量最恰當(dāng)?shù)脑?、輔料、商品或服務(wù)，特制訂本制度。一、物料供應(yīng)采用集中采購制度。采購權(quán)之統(tǒng)一化在企業(yè)管理上當(dāng)重要。如果采購權(quán)不統(tǒng)一，企業(yè)內(nèi)任何單位都可向外申購，將造成企業(yè)之混亂。一般而言，企業(yè)內(nèi)各部門所需之物品應(yīng)向采購部門請購，再由采購部門向外采購。物料采購計劃系根據(jù)物料需求計劃而擬訂。對儲備物料采用預(yù)購備用方式采購，對非儲備物料采用

2、現(xiàn)用現(xiàn)購方式采購。采購作業(yè)基本步驟如下：1需求即在采購之前，應(yīng)先確定買哪些物料？買多少？何時買？由誰決定等？2需求說明即確認(rèn)需求之后，對需求的細(xì)節(jié)如品質(zhì)、包裝、售后服務(wù)、運輸及檢驗方式等，均須加以明確說明，以便來源選擇及價格談判等作業(yè)，能順利進(jìn)行。3選擇可能的供應(yīng)來源即就需求說明，從原有供應(yīng)廠商中，選擇實績良好廠商，通知其報價。4合宜價格的決定即決定可能的供應(yīng)商后，進(jìn)行價格的談判。5訂單安排即于價格談妥后，應(yīng)辦理訂貨簽約手續(xù)。合約或訂單，均屬具有法律效力的書面文件，對買賣雙方的要求、權(quán)利及義務(wù)，須予列明。6訂單追蹤與稽核即簽約訂貨之后，為求銷售廠商之如期、如質(zhì)、如量交貨，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定，督促廠

3、商按規(guī)定交運，并予嚴(yán)格驗收入庫。7核對發(fā)票廠商交貨驗收合格后，隨即開具發(fā)票，要求付清貨款時，對于發(fā)票的內(nèi)容是否正確，應(yīng)先經(jīng)采購部門核對，財務(wù)部門才能辦理付款。8不符與退貨處理即凡廠商所交貨品與合約規(guī)定不符而驗收不合格者，應(yīng)依據(jù)合約規(guī)定退貨。并立即辦理重購，予以結(jié)案。9結(jié)案即凡驗收合格付款，或驗收不合格退貨，均須辦理結(jié)案手續(xù)，清查各項書面資料有無缺失，績效好壞等，簽報高階層管理或權(quán)責(zé)部門核閱批示。10 紀(jì)錄與檔案維護即凡經(jīng)結(jié)案批示后之采購，應(yīng)列入檔案登記編號分類，予以保管，以備參閱或事后發(fā)生問題之查考。（檔案都有一定保管期限之規(guī)定）二、公司的采購業(yè)務(wù)均納入統(tǒng)一的采購計劃，按用途可分為：1. 辦公

4、設(shè)備及用品2. 生產(chǎn)施工設(shè)備及工具3. 生產(chǎn)施工用原材料及零部件三、 采購程序的控制管理1. 辦公設(shè)備及用品的采購程序1.1.各部門根據(jù)實際需要，在每月28 日前將下月的請購單報公司行政部。1.2.行政部將各部門請購單匯總，制訂出統(tǒng)一的行政辦公設(shè)備及用品的計劃，經(jīng)行政部主管審核后，上報公司財務(wù)部、總經(jīng)理審核。1.3.行政部將已審核的匯總請購單轉(zhuǎn)采購部，采購部到合格供應(yīng)商處采購，行政部負(fù)責(zé)所采購辦公用品的驗收、集中領(lǐng)用、保管和發(fā)放。（勞保用品由倉庫驗收、保管、按使用計劃發(fā)放）1.4.各部門根據(jù)實際需要到行政部領(lǐng)用，并在領(lǐng)用時填寫有公用品領(lǐng)用登記表。1.5.單價金額超過10 元以上的辦公用品，必須

5、辦理出入庫手續(xù)，不能直接報銷。2. 生產(chǎn)施工設(shè)備及工具采購程序2.1.生產(chǎn)施工各班組根據(jù)工作需要，每月末填制生產(chǎn)施工設(shè)備及工具的請購單并交審核。2.2.項目主管審核后，將請購單報與總工程師、生產(chǎn)施工副總、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理審批，并將審核后的請購單交與采購采購部，納入統(tǒng)一采購計劃。2.3.采購部將采購的生產(chǎn)施工設(shè)備及工具，經(jīng)項目施工部門主管驗收，并將簽字驗收后的物資辦理入、出庫手續(xù)。3. 生產(chǎn)施工用材料物資（消耗材料、輔料）及零部件采購程序。3.1.由采購部根據(jù)生產(chǎn)施工計劃及庫存量，制定采購計劃，報總工程師、生產(chǎn)施工副總經(jīng)理、財務(wù)負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理審批后，采購部采購員按照采購物資的技術(shù)要求合格供方目

6、錄中選擇供方，發(fā)送材料采購單，進(jìn)行采購，用量較大、技術(shù)要求較高的材料物資則簽訂采購合同。4. 日常零星采購一般性物資的程序管理。4.1.由于各種不可預(yù)測的原因（預(yù)算、技術(shù)變更等原因）而需要的突發(fā)性采購的一般性生產(chǎn)施工用原材料（消耗材料、輔料）及零部件，由施工班組長填制請購單，交項目施工部主管審核，項目施工部主管將請購單報總工程師、生產(chǎn)施工副總經(jīng)理核準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的請購單交采購部統(tǒng)一采購。4.2.臨時采購的少量一般性辦公用品，由部門主管根據(jù)月計劃額度填制請購單，部門主管審核，報總經(jīng)理核準(zhǔn)，并將批準(zhǔn)后的請購單交采購部統(tǒng)一采購；4.3.采購部根據(jù)庫存情況采購四、采購物資的驗收，入庫管理1. 工程材料

7、（重要物資）和關(guān)鍵零部件，經(jīng)由工程技術(shù)、質(zhì)檢人員按規(guī)定進(jìn)行檢驗，提供進(jìn)料報檢及檢驗報告單后，倉庫管理員再進(jìn)行數(shù)量、規(guī)格驗收，辦理入庫手續(xù)。2. 一般物資進(jìn)廠檢驗，倉管員按項目施工部及技術(shù)質(zhì)量部提供的采購資料進(jìn)行驗證。3. 入庫票據(jù)必須有使用部門和技術(shù)質(zhì)檢部門簽字，堅實先驗收后入庫的原則。五、采購業(yè)務(wù)的計劃管理1. 為了公司資金統(tǒng)一安排，提高資金使用效率，采購采購部根據(jù)各部轉(zhuǎn)來的已審批計劃，根據(jù)庫存情況和采購時間周期及順序安排采購計劃，根據(jù)付款方式、期限制作付款計劃，報領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后轉(zhuǎn)財務(wù)部。2. 財務(wù)部根據(jù)本月的資金狀況安排采購資金，制作本月的統(tǒng)一資金支付計劃和明細(xì)表上報公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行。在執(zhí)

8、行過程中，發(fā)現(xiàn)因不可預(yù)見性的情況需更改資金計劃，則由相關(guān)人員、部門提出更改或追加計劃報主管領(lǐng)導(dǎo)、財務(wù)負(fù)責(zé)人、總經(jīng)理批準(zhǔn)，隨即更改計劃。3. 除生產(chǎn)施工、經(jīng)營中突發(fā)情況可以提請總經(jīng)理特批追加計劃外，其他計劃外的資金支付一律不予辦理，對于其因人為因素如：計劃不周到、不準(zhǔn)確、不完整而造成的額度較大的計劃外資金支付，公司對相關(guān)責(zé)任人給以適當(dāng)?shù)慕?jīng)濟處罰。六、采購業(yè)務(wù)其他要求1. 在倉庫人員的協(xié)助下，采購人員應(yīng)將庫房的退回、積壓物資定期清理、積極調(diào)換、處理以減少資金沉淀與浪費。2. 大宗采購（一次單種物資支付在金額5000 元以上）和日常耗用量較大（月累計同種物資支付在金額10000 元以上）的材料物資的

9、采購，須進(jìn)行前期市場調(diào)查、詢價、比價工作，并均需與供方簽訂合同或協(xié)議。采購部門可依材料使用及采購特性，選擇下列一種最有利的方式進(jìn)行采購: 集中計劃采購 :凡具有共同性的材料，須以集中計劃辦理采購較為有利，可核定材料項目，通知各請購部門依計劃提出請購，采購部門定期集中辦理采購。 長期報價采購 :凡經(jīng)常性使用，且使用量較大宗的材料，采購部門應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格，呈準(zhǔn)后通知備請購部門依需要提出請購。3比價、議價、和詢價要求：比價、議價。廠商的供應(yīng)能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)是否殷實可靠的生產(chǎn)廠或直接進(jìn)口商經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標(biāo)是否有必要向廠家索取型號目錄比較價格上漲下降有何因素是否必

10、要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購規(guī)定幾萬元以上的案件呈副總以上領(lǐng)導(dǎo)議價或設(shè)定議價目標(biāo)詢價交貨期無法配合需用日期時聯(lián)絡(luò)請購部門充分了解請購材料的品名、規(guī)格急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理向廠商詳細(xì)說明品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交貨期、地點、付款辦法同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供應(yīng)宜均詢價有否其他較有利的代用品或?qū)蛊窇?yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比較有否必要辦理售后服務(wù)及保年限新廠商產(chǎn)品，是否需經(jīng)過檢查驗試4. 為求降低風(fēng)險，確保材料物資供應(yīng)穩(wěn)定，供應(yīng)鏈上應(yīng)發(fā)展多個供應(yīng)渠道，不能單單依靠某一個供應(yīng)商，應(yīng)有后備供應(yīng)商。應(yīng)固定一到三家廠商供貨，以便協(xié)作配合，并提供大宗采購及耗用量較大材料物資三個以上同類供貨廠家的信息查詢資

11、料：廠家名稱、地址、電話、主要負(fù)責(zé)人和產(chǎn)品報價、技術(shù)資料，以及生產(chǎn)規(guī)模、資信認(rèn)證等盡可能詳細(xì)的資質(zhì)相關(guān)報告。以備日后內(nèi)部審計和稽核使用。5. 參與合同談判的各相關(guān)部門，既要明確分工、明確責(zé)任、互相配合，還要注意發(fā)揮互相監(jiān)督的作用，確保企業(yè)的利益不受損害。有關(guān)價格、選型及其他重要的技術(shù)、商務(wù)談判，無論合同大小，一律要求有兩個以上的部門派人參加。參加物資采購的人員要嚴(yán)格自律，加強法制觀念，自覺抵制不正之風(fēng)，任何人不得私下收受回扣或酬金，若是廠家規(guī)定之內(nèi)的折讓、折扣或傭金，應(yīng)及時上繳公司財務(wù)。無論是技術(shù)、商務(wù)談判，要保證參加人數(shù)不少于兩人。6.采購部門與其他部門協(xié)調(diào)與配合。與生產(chǎn)部門之協(xié)調(diào)關(guān)系。為了

12、確保材料供應(yīng)的穩(wěn)定性，采購部門和生產(chǎn)管理部門需要經(jīng)常交換信息。生產(chǎn)管理控制部門應(yīng)盡早通知采購部門有關(guān)產(chǎn)品的生產(chǎn)計劃與物料的需求計劃，使采購部門有充裕的時間尋求來源，并與供應(yīng)商議價。而采購部門亦必須通知生產(chǎn)管制部門其所需要之材料購運時間及訂購后可能發(fā)生的變化。若生產(chǎn)計劃或采購計劃中的數(shù)量或時程有任何的改變，彼此均應(yīng)迅速通知對方，以便及時做適當(dāng)?shù)恼{(diào)整與配合。與質(zhì)量管理部門之協(xié)調(diào)關(guān)系。采購人員必須熟悉有關(guān)材料品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)，以便從供應(yīng)商處購買到合乎要求的產(chǎn)品。采購人員由于直接與供應(yīng)商接觸，能幫助品管部門建立供應(yīng)商所能配合的一套檢驗標(biāo)準(zhǔn)。而品管部門亦應(yīng)將檢驗結(jié)果告知采購人員，借以考核供應(yīng)商?？傊?，采購與品管

13、部門之協(xié)調(diào)關(guān)系如下：品管知識：采購人員應(yīng)不斷向品管部門學(xué)習(xí)品管的知識，以便在與供應(yīng)商接觸時能了解其品質(zhì)，以期采購適當(dāng)?shù)奈锪瞎?yīng)生產(chǎn)施工。品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)：采購部門應(yīng)與品管部門保持密切聯(lián)系，以便品管部門隨時提供必要之協(xié)助，使請購規(guī)格與驗收標(biāo)準(zhǔn)能相互吻合。物料驗收：品管部門對于廠商交來之物料不符要求而拒收時，應(yīng)即通知采購部門，以便采取必要之措施。開發(fā)廠商：采購部門與品管部門應(yīng)共同開發(fā)供應(yīng)廠商，以確認(rèn)廠商是否具備供應(yīng)所需產(chǎn)品之品質(zhì)及數(shù)量的能力。 單據(jù)要求及格式。報價請求單：報價請求單通常由采購部門填妥項目、數(shù)量等相關(guān)數(shù)據(jù)后，寄給供貨商，要求供貨商針對采購項目及數(shù)量進(jìn)行報價工作。通常此一單據(jù)所包含的資料有：材料規(guī)格表采購的數(shù)