董事會(huì)會(huì)議文件制作標(biāo)準(zhǔn)+文件匯總+格式參考

1、董事會(huì)會(huì)議文件制作標(biāo)準(zhǔn)及格式一、 目的與適用范圍1.1 為了進(jìn)一步規(guī)范-集團(tuán)所屬企業(yè)董事會(huì)會(huì)議文件的制作，促進(jìn)文件質(zhì)量的提高，制定本標(biāo)準(zhǔn)。1.2 本標(biāo)準(zhǔn)適用于-集團(tuán)所屬已登記成立的企業(yè)董事會(huì)會(huì)議文件的制作。1.3 董事會(huì)文件內(nèi)容要求1.3.1 董事會(huì)會(huì)議文件包括但不限于以下文件：1.3.2 會(huì)議通知；1.3.3 委托其他董事代為出席的授權(quán)委托書(shū)；1.3.4 會(huì)議簽到簿；1.3.5 會(huì)議議程；1.3.6 議案及其附件；1.3.7 董事會(huì)會(huì)議紀(jì)要及決議。1.4 會(huì)議通知按下列要求送達(dá)，樣本請(qǐng)見(jiàn)附件一：事項(xiàng)內(nèi)容通知內(nèi)容召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)和方式召集人議程聯(lián)系方式發(fā)出通知的日期注意事項(xiàng)召集人署名時(shí)限定期會(huì)

2、議的通知應(yīng)當(dāng)于會(huì)議召開(kāi)十五日以前送達(dá)臨時(shí)會(huì)議的通知根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況靈活安排章程另有規(guī)定的按章程規(guī)定執(zhí)行方式電子郵件郵政寄送專(zhuān)人遞交對(duì)象董事+監(jiān)事、相關(guān)高級(jí)管理人員+特邀人員（如有）附件送達(dá)通知的同時(shí)，原則上應(yīng)當(dāng)附送擬由會(huì)議審議或作出決議事項(xiàng)的議案及其附件收集證明文件應(yīng)于送達(dá)同時(shí)，形成并收集被送達(dá)人簽收文件或第三方書(shū)面證明作為回執(zhí)。證明文件應(yīng)明確記載送達(dá)時(shí)間。1.5 授權(quán)委托書(shū)（參見(jiàn)附件三）應(yīng)當(dāng)載明：1.5.1 委托人和受托人姓名、身份證號(hào)碼；1.5.2 授權(quán)范圍，包括受托人是否有權(quán)對(duì)臨時(shí)提案進(jìn)行表決等；1.5.3 授權(quán)時(shí)效；1.5.4 委托人簽字。1.6 會(huì)議簽到簿（參見(jiàn)附件四）內(nèi)容包括會(huì)議名

3、稱(chēng)、參會(huì)人員姓名及職務(wù)、身份證號(hào)碼、簽名等。1.7 會(huì)議議程（參見(jiàn)附件五）內(nèi)容包括會(huì)議時(shí)間、會(huì)議期限、會(huì)議地點(diǎn)、會(huì)議主持人、參會(huì)人員、會(huì)議議題、具體議程安排等。1.8 議案的內(nèi)容，應(yīng)符合法律法規(guī)和企業(yè)章程關(guān)于董事會(huì)職權(quán)的規(guī)定，并應(yīng)采取一事一文。1.9 會(huì)議紀(jì)要（參見(jiàn)附件七）應(yīng)該記載內(nèi)容如下：1.9.1 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、主持人、會(huì)議性質(zhì)；1.9.2 會(huì)議通知情況及董事出席、委托出席、缺席的情況，會(huì)議列席人員；1.9.3 會(huì)議議程；1.9.4 議案匯報(bào)人的匯報(bào)意見(jiàn)；1.9.5 董事發(fā)言要點(diǎn)；1.9.6 每一決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果，包括投棄權(quán)和反對(duì)票的董事姓名；1.9.7 列席監(jiān)事與

4、列席總經(jīng)理的意見(jiàn)；1.9.8 其它需要記錄的情況。1.10 董事會(huì)決議（參見(jiàn)附件八）應(yīng)記載內(nèi)容如下：1.10.1 會(huì)議召開(kāi)的時(shí)間、地點(diǎn)、召集人、主持人、會(huì)議性質(zhì)；1.10.2 會(huì)議通知情況及董事出席、委托出席、缺席的情況，會(huì)議列席人員；1.10.3 決議事項(xiàng)的表決方式和結(jié)果，包括投棄權(quán)和反對(duì)票的董事姓名。1.10.4 董事會(huì)決議由到會(huì)董事簽字；代行簽字的，應(yīng)當(dāng)附相對(duì)應(yīng)的董事授權(quán)委托書(shū)。1.10.5 決議涉及對(duì)外報(bào)批的事項(xiàng)，應(yīng)一事一議，單獨(dú)形成決議。1.11 紀(jì)要與決議的區(qū)別紀(jì)要和決議為董事會(huì)會(huì)議內(nèi)容書(shū)面記錄的主要文件形式，兩者特征和區(qū)別如下：類(lèi)型主要內(nèi)容數(shù)量備注紀(jì)要會(huì)議全過(guò)程和結(jié)果的要點(diǎn)所有議

5、案必備，用于內(nèi)部存檔備查決議經(jīng)討論后，法定多數(shù)通過(guò)的決定單一議案對(duì)外辦理審批、登記、備案，及集團(tuán)內(nèi)部賬務(wù)處理等相關(guān)事項(xiàng)所需1.12 提供董事會(huì)會(huì)議使用的會(huì)冊(cè)包括會(huì)冊(cè)封面（參見(jiàn)附件十）、會(huì)議議程、議案及相關(guān)附件，董事會(huì)會(huì)冊(cè)原則上應(yīng)與會(huì)議通知一并于會(huì)議召開(kāi)前15天發(fā)送至參會(huì)人員。1.13 簽署于會(huì)議結(jié)束時(shí)協(xié)調(diào)與會(huì)董事簽署、確認(rèn)會(huì)議記錄文件。特殊情況下，可會(huì)后完成簽署事項(xiàng)，但最遲不超過(guò)會(huì)后十五日。二、 會(huì)議命名規(guī)則各企業(yè)董事會(huì)屆數(shù)通常為3年或4年一屆，以各企業(yè)章程為準(zhǔn)。董事會(huì)命名規(guī)則如下：類(lèi)型規(guī)則舉例定期會(huì)議【公司全稱(chēng)】+屆數(shù)+“董事會(huì)”+次數(shù)+“會(huì)議”XX華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰镜谝粚枚聲?huì)第一次會(huì)議臨時(shí)

6、會(huì)議【公司全稱(chēng)】+屆數(shù)+“董事會(huì)”+年份+次數(shù)+“臨時(shí)會(huì)議”XX華潤(rùn)燃?xì)庥邢薰镜谝粚枚聲?huì)2010年第一次臨時(shí)會(huì)議三、 董事會(huì)文件制作與歸檔要求內(nèi)容完整、文字準(zhǔn)確、格式標(biāo)準(zhǔn)、紙型統(tǒng)一、裝訂規(guī)范、外觀(guān)整潔。會(huì)議結(jié)束后，企業(yè)應(yīng)當(dāng)制作董事會(huì)會(huì)議檔案。檔案材料包括會(huì)議通知、通知回執(zhí)、會(huì)議簽到簿、委托其他董事代為出席的授權(quán)委托書(shū)、會(huì)議材料、董事簽字確認(rèn)的會(huì)議紀(jì)要及決議。每次董事會(huì)會(huì)議檔案應(yīng)當(dāng)單獨(dú)裝訂成冊(cè)，按照董事會(huì)會(huì)議名稱(chēng)連續(xù)編號(hào)。會(huì)議檔案由企業(yè)永久保存。會(huì)議檔案須附目錄（參見(jiàn)附件十一）。企業(yè)應(yīng)當(dāng)在每次董事會(huì)會(huì)議后一個(gè)月內(nèi)，將董事會(huì)會(huì)議檔案副本以書(shū)面和電子文件的形式報(bào)送股東。公司設(shè)有股東會(huì)的，股東會(huì)文

7、件制作標(biāo)準(zhǔn)參照董事會(huì)文件制作標(biāo)準(zhǔn)執(zhí)行。四、 執(zhí)行時(shí)間本標(biāo)準(zhǔn)自頒發(fā)之日起執(zhí)行。附件一、會(huì)議通知附件二、回執(zhí)附件三、授權(quán)委托書(shū)附件四、會(huì)議簽到簿附件五、會(huì)議議程附件六、董事會(huì)會(huì)議議案附件七、會(huì)議紀(jì)要附件八、會(huì)議決議附件九、臨時(shí)會(huì)議決議附件十、會(huì)冊(cè)封面附件十一、目錄關(guān)于召開(kāi)_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議的通知各位董事：茲決定召開(kāi)_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議?，F(xiàn)將有關(guān)內(nèi)容通知如下：一、主持人：二、召開(kāi)時(shí)間：_年_月_日三、召開(kāi)地點(diǎn)：四、參會(huì)人員：五、列席人員：（一）監(jiān)事：（二）會(huì)議記錄人員（三）公司邀請(qǐng)的其他人員六、擬審議事項(xiàng)：（一）議題描述；（二）議題描述；（三）議題描述；七、注意事項(xiàng)：（一）本次會(huì)議

8、應(yīng)由董事本人出席，如因故不能出席的，可以書(shū)面委托其他董事代為出席，并在授權(quán)書(shū)中注明授權(quán)范圍。董事未出席會(huì)議、又未委托其他董事代為出席的，視為放棄本次會(huì)議表決權(quán)。（二）請(qǐng)參加會(huì)議的人員帶齊身份證原件、復(fù)印件。（三）請(qǐng)?zhí)顚?xiě)回執(zhí)、授權(quán)委托書(shū)（需授權(quán)董事簽名）并在召開(kāi)會(huì)議時(shí)交回會(huì)議聯(lián)系人。（四）由于會(huì)議時(shí)間有限，為保證會(huì)議效率，請(qǐng)各位董事能提前審閱會(huì)議的所有議案，并盡可能在會(huì)前形成一致意見(jiàn)。八、聯(lián)系方式：姓名：地址：電話(huà)：傳真：特此通知，敬請(qǐng)準(zhǔn)時(shí)出席會(huì)議。_公司召集人簽名：_年_月_日附：一、會(huì)議回執(zhí)；二、授權(quán)委托書(shū)?；貓?zhí)_有限公司：關(guān)于公司召開(kāi)第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議的通知已收悉。本人擬親自/委托代理

9、人出席本次會(huì)議。簽署：日期：附注：一、請(qǐng)用正楷書(shū)寫(xiě)中文全名。二、首次出席會(huì)議的人員，請(qǐng)附上身份證復(fù)印件。三、委托代理人出席的，請(qǐng)附上填寫(xiě)好的授權(quán)委托書(shū)(見(jiàn)附件三)。授權(quán)委托書(shū)茲委托_先生/女士（身份證號(hào)碼：）代表本人，出席_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議，并代為行使表決權(quán)。本授權(quán)委托書(shū)自本人簽字后起生效，至上述會(huì)議結(jié)束時(shí)終止。委托人簽名：委托日期：_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議簽到簿_年_月_日出席會(huì)議董事簽到：姓名職務(wù)有效證件號(hào)碼簽字欄列席會(huì)議人員簽到：姓名職務(wù)有效證件號(hào)碼簽字欄會(huì)議議程會(huì)議時(shí)間：_年_月_日會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議主持：參會(huì)人員：董事會(huì)成員列席人員：（一）監(jiān)事：（二）董事會(huì)秘書(shū)：（三）公司

10、邀請(qǐng)的其他人員：議程及安排：一、董事/委托代理人等參會(huì)人員入場(chǎng)、簽到。二、主持人介紹到會(huì)人員，宣布大會(huì)開(kāi)始。三、主持人宣讀董事委派函、監(jiān)事委派函（如有）。四、審議關(guān)于的議案發(fā)言人五、審議關(guān)于的議案發(fā)言人六、審議關(guān)于的報(bào)告發(fā)言人七、審議發(fā)言人八、與會(huì)董事簽署會(huì)議決議和會(huì)議記要。議案_關(guān)于_的議案各位董事：提議，(希望董事會(huì)做出某種行動(dòng)：聽(tīng)取報(bào)告；批準(zhǔn)預(yù)算、撥款；任免人事、修改章程、委托事項(xiàng))。（概述事由，支持資料或文件作為附件并予以注明）。以上，請(qǐng)予審議。附：1、支持資料或文件二年月日議案_關(guān)于制定_制度的議案各位董事：提議，批準(zhǔn)制度名稱(chēng)（草案），并授權(quán)_簽署后發(fā)布。概述制度名稱(chēng)（草案）重點(diǎn)內(nèi)容

11、。具體內(nèi)容請(qǐng)參閱附件。以上，請(qǐng)予審議。附：1、制度名稱(chēng)（草案）二年月日議案_關(guān)于任命（職務(wù)名稱(chēng)）的議案各位董事：提名_先生/女士（身份證號(hào)碼：）擔(dān)任（職務(wù)名稱(chēng)）。（概述事由，如：前任離職或新增職位）。_先生/女士的基本情況如下：（或先生/女士基本情況請(qǐng)參閱附件。）以上，請(qǐng)予審議。附：1、先生/女士簡(jiǎn)歷二年月日議案_關(guān)于批準(zhǔn)組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位編制的議案各位董事：提議，批準(zhǔn)以下組織機(jī)構(gòu)設(shè)置和崗位編制方案，并授權(quán)簽署后發(fā)布。一、組織架構(gòu)圖二、部門(mén)職責(zé)（概述）三、崗位分類(lèi)與職級(jí)劃分（概述）四、人員編制（概述）公司編制為名。其中：高級(jí)管理人員名。具體內(nèi)容請(qǐng)參閱附件方案（包括設(shè)置和調(diào)整前后的對(duì)比說(shuō)明）。以

12、上，請(qǐng)予審議。附：1、組織機(jī)構(gòu)設(shè)置及崗位編制方案二年月日議案_關(guān)于批準(zhǔn)公司_年度工資總額的議案各位董事：提議，批準(zhǔn)公司_年度工資總額預(yù)算，并授權(quán)簽署后執(zhí)行。公司_年度工資總額預(yù)算為元。預(yù)計(jì)_年在崗正式員工人，較上一年度新增人。工資總額的項(xiàng)目構(gòu)成如下：示例：項(xiàng)目年預(yù)算金額上年實(shí)際金額備注工資總額在崗正式員工固定工資薪酬總額較上年增幅%考核工資年終獎(jiǎng)金小計(jì)內(nèi)退員工工資總額勞務(wù)派遣員工工資總額其他人員工資總額合計(jì)備注：其他人員含借調(diào)員工、外借員工及非全日制工。（預(yù)算編制說(shuō)明）以上，請(qǐng)予審議。二年月日XXX公司第XX屆董事會(huì)第XX次會(huì)議表決票董事姓名：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX。議 案表決

13、結(jié)果同意反對(duì)棄權(quán)1、審議公司XXXX年度工作總結(jié)報(bào)告。2、審議公司XXXX年度董事會(huì)工作報(bào)告。3、審議公司XXXX年度利潤(rùn)分配方案。4、審議公司XXXX年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。5、審議公司XXXX年度經(jīng)營(yíng)綱要。6、審議公司XXXX年度市場(chǎng)經(jīng)營(yíng)運(yùn)作計(jì)劃。7、審議公司XXXX年度項(xiàng)目研發(fā)計(jì)劃。8、審議公司XXXX年度財(cái)務(wù)預(yù)算。書(shū)面意見(jiàn)：董事簽名：計(jì)票人簽名: 監(jiān)票人簽名：備注：請(qǐng)用鋼筆在“同意”、“反對(duì)”、“棄權(quán)”項(xiàng)下用“”標(biāo)示表決意見(jiàn)，同一議案只能標(biāo)示一種意見(jiàn)，或“同意”或“反對(duì)”或“棄權(quán)”，否則視為棄權(quán)，在會(huì)議主持人規(guī)定的時(shí)間內(nèi)未提交表決票的視為棄權(quán)。XXX公司第XX屆董事會(huì)第XX次會(huì)議表決結(jié)果統(tǒng)計(jì)

14、表出席會(huì)議董事：XXX、XXX、XXX、XXX、XXX（委托XXX）。議 案表決結(jié)果同意反對(duì)棄權(quán)1、審議公司XXXX年度工作總結(jié)報(bào)告。5002、審議公司XXXX年度董事會(huì)工作報(bào)告。5003、審議公司XXXX年度利潤(rùn)分配方案。5004、審議公司XXXX年度財(cái)務(wù)決算報(bào)告。5005、審議公司XXXX年度經(jīng)營(yíng)綱要。500書(shū)面意見(jiàn)：董事簽名：計(jì)票人簽名: 監(jiān)票人簽名：_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議紀(jì)要會(huì)議時(shí)間：_年_月_日會(huì)議地點(diǎn)：會(huì)議召集及主持人：出席會(huì)議董事：列席會(huì)議監(jiān)事：其他參會(huì)人員：記錄人：內(nèi)容：一、出席本次會(huì)議的董事共_名，董事_書(shū)面委托董事_代表其出席會(huì)議并代行使董事職權(quán)，符合法律有關(guān)規(guī)定。二

15、、重大事項(xiàng)通報(bào)（一）公司股東變動(dòng)；（二）公司董、監(jiān)事變動(dòng)；（三）三、參會(huì)人員發(fā)言：【較詳細(xì)記錄會(huì)議過(guò)程，包括議案匯報(bào)人的匯報(bào)要點(diǎn)，與董事、監(jiān)事及其他與會(huì)人員的發(fā)言?！渴纠簳?huì)議首先由董事長(zhǎng)【】致辭，接下來(lái)由總經(jīng)理_向董事會(huì)匯報(bào)_年度工作報(bào)告，介紹了上年度主要經(jīng)營(yíng)指標(biāo)完成情況為；主要成績(jī)與不足包括；下年度的工作計(jì)劃。財(cái)務(wù)總監(jiān)_作上年度財(cái)務(wù)決算及下年度財(cái)務(wù)預(yù)算報(bào)告。與會(huì)董事發(fā)言：與會(huì)監(jiān)事發(fā)言：四、會(huì)議審議事項(xiàng)及結(jié)果：（一）會(huì)議審議并原則同意_年度工作報(bào)告。會(huì)議認(rèn)為。（二）會(huì)議審議通過(guò)了關(guān)于的議案。會(huì)議同意。（三）會(huì)議審議并原則通過(guò)了關(guān)于的議案。會(huì)議要求。（四）會(huì)議審議并原則同意關(guān)于的議案。會(huì)議認(rèn)為，。（五）會(huì)議決定議案擱置審議。會(huì)議認(rèn)為，。五、有關(guān)人員簽署第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議決議及會(huì)議記錄。六、宣布會(huì)議閉幕。出席會(huì)議的董事（委托代表）簽名：_年_月_日_公司第_屆董事會(huì)第_次會(huì)議決議第【】號(hào)_公司第_屆董事會(huì)于_年_月_日在_召開(kāi)了第_次會(huì)議。本次董事會(huì)會(huì)議由董事長(zhǎng)_召集并主持。應(yīng)出席本次董事會(huì)會(huì)議的董事人數(shù)為_(kāi)人，實(shí)際到會(huì)人數(shù)為_(kāi)人。其中，董事_因故未能出席本次會(huì)議，書(shū)面委托董事_代為行使表決權(quán)。經(jīng)討論并審議本次董事會(huì)會(huì)議議題，與會(huì)董事一致通過(guò)