Word2007教程處理文檔的修訂與批注完整版

1、word 2007教程：處理文檔的修訂與批注完整版word文檔初步完成以后，需要進一步進行批注、修訂等工作。word 2007提供了更高級的修訂和批注功能。用好這些功能，您將制作出更人性化、更準確的word文檔來。 本專題中提及的方法主要在word 2007中使用，但對具有同樣功能模塊的舊版本word，這些方法也是可用的。批注的插入、修改與刪除方法您可將批注插入到word文檔頁邊距處出現(xiàn)的批注框中。也可從當前使用的word文檔視圖中將批注隱藏起來 審閱文檔中的各修訂和批注在 microsoft office word 中，可以跟蹤每個插入、刪除、移動、格式更改或批注操作，以便在以后審閱所有這些

2、更改 在編輯時進行修訂、管理批注word 2007 使用批注框顯示刪除內容、批注、格式更改和已移動的內容?？梢愿脑O置以便在編輯時進行修訂 防止不需要的修訂和批注有時您不希望別人往文檔里添加修訂和批注。這時您可使用word文檔保護來限制審閱者可對您的文檔進行修訂的類型 修訂內容的打開與關閉在狀態(tài)欄里添加指示器，在打開修訂功能的時，可以查看所有更改。當關閉修訂功能時，可對文檔進行更改，而不會對更改的內容做出標記 審閱批注作者姓名的更改 word審閱者姓名或縮寫顯示在批注氣球中(批注不使用氣球時顯示在方括號中)?？梢愿膶忛喤r顯示的姓名以傳達更準確的文檔信息 一勞永逸地除去修訂word 怎么會

3、找到并顯示文檔記錄的原始修訂內容呢?要使 word 的表現(xiàn)如您所愿，把這些討厭的信息全都去掉，應該怎么做? 帶修訂和批注的文檔的打印控制microsoft office word 提供了多個用于打印帶有修訂的文檔的選項，以打印出適當格式的文檔。您也可以在打印時隱藏修訂 （1）word文檔批注的插入、修改與刪除方法2007-04-20 06:10作者：編輯整理出處：官方責任編輯：still-您可將批注 (批注：作者或審閱者為文檔添加的注釋或批注。microsoft word 在文檔的頁邊距或“審閱窗格”中的氣球上顯示批注。)插入到文檔的頁邊距處出現(xiàn)的批注框 (批注框：在頁面視圖或 web 版式視

4、圖中，在文檔的頁邊距中標記批注框將顯示標記元素，例如批注和所做修訂。使用這些批注框可以方便地查看審閱者的修訂和批注，并對其做出反應。)中。也可從視圖中隱藏批注。如果不希望在審閱文檔時顯示批注，必須通過刪除文檔中的批注來清除它們。要了解文檔中是否仍有批注，請單擊“審閱”選項卡上“修訂”組中的“顯示標記”。插入批注您可鍵入批注。在 tablet pc (tablet pc：運行 microsoft windows xp tablet pc edition 的計算機。使用 tablet 筆，您可以直接在屏幕上寫字，還可以執(zhí)行鼠標的功能。也稱為 tablet 計算機。) 上，可插入聲音批注或手寫批注。

5、鍵入批注1、選擇要對其進行批注的文本或項目，或單擊文本的末尾處。2、在“審閱”選項卡上的“批注”組中，單擊“新建批注”。3、在批注框中或在“審閱窗格”中鍵入批注文本。注釋 要響應批注，請單擊其批注框，然后單擊“批注”組中的“新建批注”。在新批注框中鍵入響應。插入聲音批注如果您的計算機是 tablet pc，則可以錄制聲音批注。聲音批注作為聲音對象添加到批注框中。在首次添加聲音批注前，您需要將“插入聲音”命令添加到“快速訪問工具欄”。1、單擊“microsoft office 按鈕”，然后單擊“word 選項”。2、單擊“自定義”。3、在“從下列位置選擇命令”下的列表中，選擇“所有命令”。4、在

6、命令列表中，單擊“插入聲音”，然后單擊“添加”。要將聲音批注添加到文檔中，請執(zhí)行下列操作：1、在“快速訪問工具欄”上，單擊“插入聲音”。2、在打開的對話框中，單擊開始按鈕并錄制聲音批注。3、當錄制批注完成時，按停止按鈕并關閉對話框。4、如果 microsoft office word 顯示一條消息，詢問是否要更新聲音對象，請單擊“是”。要收聽錄制的批注，請右鍵單擊批注框，指向“錄制機文檔對象”，然后單擊“播放”。注釋 有關錄制和編輯聲音對象的其他信息，請參閱您的聲卡和麥克風的文檔。插入手寫批注如果您的計算機是 tablet pc，則可在文檔中插入手寫批注。墨跡將添加并顯示在批注框中。1、在“審

7、閱”選項卡上的“批注”組中，單擊“新建批注”。2、在批注氣泡中撰寫批注。刪除批注要快速刪除單個批注，請右鍵單擊該批注，然后單擊“刪除批注”。要快速刪除文檔中的所有批注，請單擊文檔中的一個批注。在“審閱”選項卡上的“批注”組中，單擊“刪除”下的箭頭，然后單擊“刪除文檔中的所有批注”。刪除特定審閱者的批注1、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標記”旁邊的箭頭。2、要清除所有審閱者的復選框，請指向“審閱者”，然后單擊“所有審閱者”。3、再次單擊“顯示標記”旁的箭頭，指向“審閱者”，然后單擊要刪除其批注的審閱者的姓名。在“批注”組中，單擊“刪除” 下的箭頭，然后單擊“刪除所有的顯示批注”。注

8、釋 此過程會刪除您選擇的審閱者的所有批注，包括整篇文檔中的批注。提示 您也可通過使用審閱窗格審閱和刪除批注。要顯示或隱藏審閱窗格，請單擊“修訂”組中的“審閱窗格”。要將審閱窗格移動到屏幕底部，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“水平審閱窗格”。更改批注如果批注在屏幕上不可見，請單擊“審閱”選項卡上“修訂”組中的單擊“顯示標記”。1、單擊要編輯的批注框的內部。2、進行所需的更改。注釋如果批注框處于隱藏狀態(tài)或只顯示部分批注，您可以在審閱窗格中更改批注。要顯示審閱窗格，請在“修訂”組中，單擊“審閱窗格”。要使審閱窗格在屏幕底部水平顯示而不是在屏幕側邊垂直顯示，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“

9、水平審閱窗格”。要響應批注，請單擊其批注框，然后單擊“批注”組中的“新建批注”。在新批注框中鍵入響應。添加或更改批注中使用的姓名1、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“更改用戶名”。2、單擊“個性化”。3、在“對 office 副本進行個性化設置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫。注釋您鍵入的姓名和縮寫將由所有 microsoft office 程序使用。對這些設置所做的任何更改會影響其他 office 程序。當對要用于您自己的批注的姓名或縮寫進行更改時，僅會對更改之后的批注產生影響。不會對在更改姓名或縮寫之前文檔中已存在的批注進行更新。（2）審閱wo

10、rd 2007文檔中的各修訂和批注2007-04-16 06:19作者：編輯整理出處：官方責任編輯：still-在 microsoft office word 中，可以跟蹤每個插入、刪除、移動、格式更改或批注操作，以便在以后審閱所有這些更改。為了防止您不經意地分發(fā)包含修訂和批注的文檔，在默認情況下，word 顯示修訂和批注?！帮@示標記的最終狀態(tài)”是“顯示以供審閱”框中的默認選項?！皩忛喆案瘛敝酗@示了文檔中當前出現(xiàn)的所有更改、更改的總數(shù)以及每類更改的數(shù)目。當審閱修訂和批注時，可以接受或拒絕每一項更改。在接受或拒絕文檔中的所有修訂和批注之前，即使是您發(fā)送或顯示的文檔中的隱藏更改，審閱者也能夠看到。

11、審閱修訂摘要“審閱窗格”是一個方便實用的工具，借助它可以確認已經從您的文檔中刪除了所有修訂，使得這些修訂不會顯示給可能查看該文檔的其他人。“審閱窗格”頂部的摘要部分顯示了文檔中仍然存在的可見修訂和批注的確切數(shù)目。在“審閱”選項卡上的“修訂”組中單擊“審閱窗格”，在屏幕側邊查看摘要。若要在屏幕底部而不是側邊查看摘要，請單擊“審閱窗格”旁的箭頭，然后單擊“水平審閱窗格”。若要查看每類更改的數(shù)目，請單擊“顯示詳細匯總”。按順序審閱每一項修訂和批注1、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、請執(zhí)行下列操作之一：在“修訂”組中，單擊“接受”。在“修訂”組中，單擊“拒絕”。在“批

12、注”組中，單擊“刪除”。3、接受或拒絕更改并刪除批注，直到文檔中不再有修訂和批注。為了確保所有的修訂被接受或拒絕以及所有的批注被刪除，請在“審閱”選項卡的“修訂”組中單擊“審閱窗格”?！皩忛喆案瘛表敳康恼糠诛@示了文檔中仍然存在的修訂和批注的確切數(shù)目。一次接受所有更改1、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、單擊“接受”下方的箭頭，然后單擊“接受對文檔的所有修訂”。一次拒絕所有更改1、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。2、單擊“拒絕”下方的箭頭，然后單擊“拒絕對文檔的所有修訂”。按編輯類型或特定審閱者審閱更改1、請執(zhí)行下列操作之一：在“

13、審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標記”旁邊的箭頭。清除除了您要審閱的更改類型旁邊的復選框以外的所有復選框。在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標記”旁邊的箭頭。指向“審閱者”，找到您要審閱其做出的更改的審閱者，清除除了這些審閱者名稱旁邊的復選框以外的所有復選框。若要選擇或清除列表中所有審閱者的復選框，請單擊“所有審閱者”。2、在“審閱”選項卡上的“修訂”組中，單擊“后一處”或“前一處”。3、請執(zhí)行下列操作之一：在“修訂”組中，單擊“接受”。在“修訂”組中，單擊“拒絕”。（3）在編輯word文檔時進行修訂、管理批注2007-04-11 06:24作者：編輯整理出處：論壇整理責任編

14、輯：still-用word編輯文檔時，可以輕松地做出修訂和批注并查看它們。默認情況下， microsoft office word 2007 使用批注框顯示刪除內容、批注、格式更改和已移動的內容。如果要查看所有嵌入式修訂，可以更改設置以便按需要的方式顯示修訂和批注。 批注框顯示格式更改、批注和刪除內容。注釋 為了防止您不經意地分發(fā)包含修訂和批注的文檔，在默認情況下，word 顯示修訂和批注。“顯示標記的最終狀態(tài)”是“顯示以供審閱”框中的默認選項。在編輯時進行修訂1、打開要修訂的文檔。2、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修

15、訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關閉修訂。3、通過插入、刪除、移動或格式化文本或圖形進行所需的修訂。您也可以添加批注。注釋 如果您使用修訂，然后將文檔另存為網頁(.htm 或 .html)，則修訂會出現(xiàn)在網頁上。關閉修訂在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。如果自定義狀態(tài)欄，使其包含修訂指示器，則單擊“修訂”組中的“修訂”也將關閉狀態(tài)欄中的指示器。注釋 關閉“修訂”不會消除文檔中的修訂。要確保文檔中不再有修訂，請確保所有修訂都已顯示，然后對文檔中的每個修訂使用“接受”或“拒絕”命令。更改標記顯示方式執(zhí)行下列任意操作：您可以更改 word 用來標記修訂文本和圖形的顏色和

16、其他格式，方法是單擊“修訂”旁的箭頭，然后單擊“修訂選項”。注釋 盡管無法對不同審閱者做出的更改指定特定的顏色，但每個審閱者的更改在文檔中會以不同的顏色出現(xiàn)，以便您能夠跟蹤多個審閱者。您可以內嵌方式查看所有修訂(包括刪除內容)，而不是在文檔頁邊距中出現(xiàn)的批注框中查看。若要顯示嵌入式修訂，請在“修訂”組中，單擊“批注框”，然后單擊“以嵌入方式顯示所有修訂”。當單擊“以嵌入方式顯示所有修訂”時，將嵌入式顯示文檔中的所有修訂和批注。要突出顯示所有批注框所在的頁邊距區(qū)域，請單擊“顯示標記”下的“標記區(qū)域突出顯示”。（4）保護word文檔 防止不需要的修訂和批注2007-04-13 06:16作者：編輯

17、整理出處：論壇整理責任編輯：still-您可使用word文檔保護來限制審閱者可對您的文檔進行修訂的類型。讓審閱者插入批注和修訂1、在“審閱”選項卡上的“保護”組中，單擊“保護文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護文檔”任務窗格中，“格式設置限制”下，選中“限制對選定的樣式設置格式”復選框，然后單擊“設置”來指定審閱者可應用或更改哪些樣式。3、在“編輯限制”下，選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”復選框。4、在編輯限制列表中，單擊“修訂”。(這包括批注以及插入、刪除和移動的文本。)注釋 對于不同的保護功能集，使用 active directory 目錄服務，單擊“限制權限”以使用信息權限

18、管理。5、在“啟動強制保護”下，單擊“是，啟動強制保護”。6、要為文檔指定密碼，以便只有知道該密碼的審閱者能夠取消保護，請在“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，然后確認此密碼。要點 如果您選擇不使用密碼，則所有審閱者均可以更改您的編輯限制。只讓審閱者插入批注1、在“審閱”選項卡上的“保護”組中，單擊“保護文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護文檔”任務窗格的“編輯限制”下，選中“僅允許在文檔中進行此類編輯”復選框。3、在編輯限制列表中，單擊“批注”。4、如果您要授予某些人對特定文檔部分的編輯選項，可以選中文檔的相應區(qū)域，然后選擇哪些用戶(一組或單個用戶)可以編輯所選的文檔區(qū)域。單擊組或單

19、個用戶名旁邊的下拉箭頭可查找該組或單個用戶可以編輯的下一個區(qū)域或所有區(qū)域，或者刪除該組或單個用戶的權限。注釋 對于不同的保護功能集，使用 active directory 目錄服務，單擊“限制權限”以使用信息權限管理。5、在“啟動強制保護”下，單擊“是，啟動強制保護”。6、要為文檔指定密碼，以便只有知道該密碼的審閱者能夠取消保護，請在“新密碼(可選)”框中鍵入密碼，然后確認此密碼。要點 如果您選擇不使用密碼，則所有審閱者均可以更改您的編輯限制。停止對批注和修訂的保護1、在“審閱”選項卡上的“保護”組中，單擊“保護文檔”，然后單擊“限制格式和編輯”。2、在“保護文檔”任務窗格中，單擊“停止保護”

20、。注釋 如果您使用密碼對文檔添加保護，則需要鍵入密碼才能停止保護。（5）word文檔修訂內容的打開與關閉方法2007-04-18 14:12作者：編輯整理出處：官方責任編輯：still-word 2007里可以自定義狀態(tài)欄，向其添加一個用來告知您修訂是打開狀態(tài)還是關閉狀態(tài)的指示器。在打開修訂功能的情況下，您可以查看在文檔中所做的所有更改。當您關閉修訂功能時，您可以對文檔進行任何更改，而不會對更改的內容做出標記。打開修訂在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關閉修訂。注釋 如果“修訂

21、”命令不可用，您可能必須關閉文檔保護。在“審閱”選項卡上的“保護”組中，單擊“保護文檔”，然后單擊“保護文檔”任務窗格底部的“停止保護”。(您可能需要知道文檔密碼。)關閉修訂當關閉修訂時，您可以修訂文檔而不會對更改的內容做出標記。關閉修訂功能不會刪除任何已被跟蹤的更改。要點 要取消修訂，請使用“審閱”選項卡上“修訂”組中的“接受”和“拒絕”命令。在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”圖像。若要向狀態(tài)欄添加修訂指示器，請右擊該狀態(tài)欄，然后單擊“修訂”。單擊狀態(tài)欄上的“修訂”指示器可以打開或關閉修訂。（6）word文檔審閱批注作者姓名的更改方法2007-04-19 06:24作者：程欣出處

22、：官方責任編輯：still-word審閱者姓名或縮寫顯示在批注氣球中(批注不使用氣球時，顯示在方括號中)。可以更改進行審閱批注時顯示的姓名。更改要在批注中使用的姓名或縮寫1、在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“修訂”旁邊的箭頭，然后單擊“更改用戶名”。2、單擊“常用”。3、在“對 office 副本進行個性化設置”下，更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫。注釋您鍵入的姓名和縮寫將由所有 microsoft office 程序使用。對這些設置所做的任何更改都會影響其他 office 程序。更改您要在自己的批注中使用的姓名或縮寫時，只影響更改后所做的批注。不會更新更改姓名或縮寫前文檔中已有的

23、批注。將審閱者姓名設置為匿名保存的文檔可以沒有與文檔相關聯(lián)的審閱者的姓名或縮寫。1、打開包含要匿名顯示批注的已有文檔。2、單擊“microsoft office 按鈕”，指向“準備”，然后單擊“檢查文檔”。3、單擊“檢查”。4、單擊“文檔屬性和個人信息”旁邊的“全部刪除”。要點 請勿單擊“批注、修訂、版本和注釋”旁邊的“全部刪除”，這會永久刪除文檔中的所有批注。5、單擊“重新檢查”，然后保存文檔。重新打開文檔時，顯示在文檔中的所有批注都不會出現(xiàn)姓名或縮寫。（7）重新應用excel篩選和排序 或清除篩選2007-03-27 06:06作者：編輯整理出處：官方責任編輯：still-excel200

24、7教程：數(shù)據篩選與數(shù)據排序（8）帶有修訂和批注的word文檔的打印控制2007-04-18 06:13作者：編輯整理出處：官方責任編輯：still-microsoft office word 提供了幾個用于打印帶有修訂的文檔的選項。您也可以在打印時隱藏修訂。打印顯示修訂和批注的文檔在打印文檔之前，請切換到頁面視圖 (頁面視圖：文檔或其他對象的一種視圖，與打印效果一樣。例如，頁眉、頁腳、欄和文本框等項目會出現(xiàn)在它們的實際位置上。)，按照在打印文檔上所需的效果顯示修訂 (修訂：顯示文檔中所做的諸如刪除、插入或其他編輯更改的位置的標記。)和批注 (批注：作者或審閱者為文檔添加的注釋或批注。microsoft word 在文檔的頁邊距或“審閱窗格”中的氣球上顯示批注。)。您有幾種選擇。打印顯示的所有標記 在“審閱”選項卡上的“跟蹤”組中，單擊“顯示標記”。注釋 單擊“顯示標記”將為選定的審閱者顯示或隱藏文檔中的所有標記 (標記：批注和修訂，例如插入、刪除和格式更改。在處理修訂和批注時，可查看標記。打印帶有標記的文檔可記錄對文檔所做的更改。)。當顯示所有標記時，所有類型的標記在“顯示標記”菜單上都被選中。按類型或審閱者打印顯示的修訂和批注 在“審閱”選項卡的“修訂”組中，單擊“顯示標記”，然后選擇要顯示的修訂類型。打印編輯或其他審閱者的修訂和批注 在“審閱”選項卡上“修訂”組的“顯示以