時間管理培訓教材

1、n認識時間障礙 n分析如何運用時間n掌握各種有效控制時間的工具n訂出行動方案n時間管理只是常識只要我把工作做好，時間管理只是常識只要我把工作做好， 我的時間管理應該還不錯我的時間管理應該還不錯n我在壓力下表現(xiàn)較好，我在壓力下表現(xiàn)較好， 時間管理會令我時間管理會令我失去我的優(yōu)勢失去我的優(yōu)勢n我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？我有使用計事本和行事歷，這還不夠嗎？這個課程帶給大家最重要的訊息是.n不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己問題所在明白自己問題所在, 你們需要作出怎樣的決定你們需要作出怎樣的決定, 及及你可以做些什么和要做些什麼你可以做些什么和要做些什麼認識時

2、間障礙認識時間障礙什么是時間殺手? 時間殺手的分類有形有形 ( ( 自覺的自覺的) ) 接聽 電話接聽 電話 打電 話打電 話 會議會議 打擾打擾 官僚 作風官僚 作風 溝通 不足溝通 不足 辦公 室政 治辦公 室政 治 資源 不足資源 不足 閱讀 文件 及郵 件閱讀 文件 及郵 件 交通 堵塞交通 堵塞無形 的無形 的 ( ( 不自覺不自覺) )1. 1. 欠 缺周 詳計劃欠 缺周 詳計劃6. 6. 拖 延拖 延2. 2. 不 懂分 辨緩急 先后不 懂分 辨緩急 先后7. 7. 善 忘善 忘3. 3. 過 分注 重細節(jié)過 分注 重細節(jié)8. 8. 不 懂授 權(quán)不 懂授 權(quán)4. 4. 猶 疑不

3、決猶 疑不 決9. 9. 欠 缺組 織欠 缺組 織5. 5. 不 懂得 說不不 懂得 說不10. 10. 健康 欠佳健康 欠佳時間殺手的分類n工作欠目標， 優(yōu)先次序不明確n危機管理能力薄弱n多項工作須同時進行n自我組織問題n外界騷擾n無力拒絕要求n不能有效授權(quán)n拖延工作n會議要懂得管理自己，首先要認識自己要管理好自己嗎? n拋棄惡習, 引進新的工作方式和生活習慣 訂好長期目標, 以及的短期目標 根據(jù)目標的輕重, 安排優(yōu)先次序 搞清楚個人活力周期表, 再根據(jù)最有效 的工作時間, 勾勒出“ 理想工作時間表” 以目標, 優(yōu)先次序, 理想工作時間表表示這三塊積木為基礎, 想好一天的計劃 目標是行動的導

4、航燈目標是行動的導航燈! !為什么需要目標？為什么需要目標？成功就等于目標，成功就等于目標，其他的一切都是這句話的注解。其他的一切都是這句話的注解。美國潛能大師伯恩美國潛能大師伯恩崔西語崔西語為什么需要目標？為什么需要目標？哈佛大學有一個非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對象是一群智力、學歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標60目標模糊10有清晰但較短期的目標3有清晰且長期的目標為什么需要目標？為什么需要目標？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒有目標 60目標模糊 10有清晰但較短期的目標 3有清晰且長期的目標 為什么需要目標？為什么需要目標？社會的最底層，抱怨整個世界社社會的中下層

5、面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專業(yè)人士成為社會各界的頂尖人士長期目標長期目標: :n個人目標- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營養(yǎng)等的目標?n事業(yè)目標短期目標短期目標項目計劃( 例如推行 新系統(tǒng))日常運作計劃 ( 編寫每月生產(chǎn)報告)每周的行事安排每日的需要完成的工作n“ 剝洋蔥法剝洋蔥法”n“多叉樹法多叉樹法”分 解 目 標nS Specific -pecific - 明確的明確的nM Measurableeasurable - 可以量度的可以量度的nA Achievablechievable - 可以達成的可以達成的nR Realisticealistic - 實際可行的實際可行的nT Time

6、Boundime Bound - 有時間性的有時間性的計劃目標n命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒 有 目 標一、明 確 的 目 標二、工 作 排 列 優(yōu) 先 次 序你是怎樣編排時間計劃？一、年度計劃甘特圖二、周計劃執(zhí)行事項清單史蒂芬 柯維博士“與時間有約”TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單本周目標本周任務次序星期一_月_ 日星期二_月_ 日星期三_月_ 日星期四_月_ 日星期五_月_ 日星期六_月_ 日1. 今天任務次序今天任務次序2. 3. 4. 5. 6. 7. 約會/ 承諾8. 8888889. 99999910. 101010101

7、01011. 11111111111112. 12121212121213. 11111114. 22222215. 33333316. 44444417. 55555518. 666666TO DO LIST - 執(zhí)行事項清單執(zhí)行事項清單重要又緊急 危機 急迫的問題 有期限壓力的計劃重要但不緊急 防患未然 改進產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā) 新機會 規(guī)劃，休閑不重要但緊急 不速之客 某些電話 某些信件與報告 某些會議 必要而不重要的問題 受歡迎的活動不重要又不緊急 某些信件 某些電話 浪費時間之事 有趣的活動最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要The main thing is to kee

8、p the main thing the main thing at all times- 哲學家 施格蘭1/ 要有正面的工作態(tài)度2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線3/ 預留自己安靜的時間4./利用工作日志請記著 : 巴雷德“80/20”定理看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后問自己然后問自己: :n幾點開始目標幾點開始目標? ? 能不能早點開始能不能早點開始? ? 有沒有任何讓你分心有沒有任何讓你分心, ,以致以致無法完成目標的事情無法完成目標的事情?, ?, 能不能早點開始能不能早點開始? ? n你完全不受干擾的最長時段有多久你完全不受干擾的最長時段有多久? ( ? ( 不要把午飯也放進去不

9、要把午飯也放進去) )n你最有效率和最沒有效率是什么時候你最有效率和最沒有效率是什么時候? ? n你將當天的主要目標完成到什么程度你將當天的主要目標完成到什么程度? ? n你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎你會照著優(yōu)先次序的書面計劃做事嗎? ? n你在適當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠崮阍谶m當?shù)臅r間做適當?shù)氖聠? ?n你在怎么處理不應該做的事你在怎么處理不應該做的事? ? 可不可以授權(quán)可不可以授權(quán)? ? n手邊的工作要如何做得更有成效手邊的工作要如何做得更有成效, , 更為簡化更為簡化, , 并減少細節(jié)并減少細節(jié)? ? n你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱你花的時間與你的優(yōu)先次序是否相稱? ?將目標寫下來-

10、是什么目標? 要達致什么的成果? 行動 要做些什么? 次序 - 哪些應該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時間估計 每項的行動需要多長時間? 靈活性 有沒有預留時間給不可估計的突發(fā)事情時間表 甚么時候處理甚么事項？立立 即即 行行 動動 ! ! 1/改 變 你 的 習 慣 行為科學研究表明：一個人一天的行為只有5是屬于非習慣性的，而95的行為都是習慣性的。江山易改，本性難移 !羅曼羅蘭名言：性情即命運 ! 立立 即即 行行 動動 ! ! 2/ 修 正 你 的 態(tài) 度 時光對有些人像張滿的風帆，而對另一些人卻像爬行的蝸牛。怎樣可以增加怎樣可以增加你的生產(chǎn)力你的生產(chǎn)力? ? 1. 你

11、的辦公桌n你的工作環(huán)境是怎么樣? n有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環(huán)境n將所有可以吸引你視線的東西全挪開n將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話, 時間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)n將你要用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓勵自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方n將一些你知道不會作出反應的信件拋棄n 利用文件夾來將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境2. 歸檔n所有的文件和書信應只分成三類: 馬上處理只作參考歸檔歸檔系統(tǒng)n一些你需要今天馬上完成的事情 - DO NOWn 一些你需要這個星期完成的工作 - FILEn 一些你需要歸檔的文件 - FILEn 有空才閱

12、讀的書本 - READn 需要傳閱的文件 - PASS ONn 一些文件需要等待資料完成 - PROGRESS3. 如何處理電話/ 電郵n如果找不道要通話的對方 - 切記要留言, 并說明事情的嚴重性, 以確保對方回電n打電話之前, 要把事情重點寫下來n 要談比較復雜的事情, 可以先將文件傳真給對方先看, 減少詳細解釋的時間n備有有關(guān)文件n 自設時限4. 處理會議n每次召開任何會議前, 必須要緊記以下幾點: 我是否一定要出席這個會議 會議之前應派發(fā)議程 說明開會的目的 如果你是主席, 你應 鼓勵發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設定一個時限, 以方便各人安排工作5. 授權(quán)授權(quán)的

13、定義和原因n委派授權(quán)是一個向下級分配工作的過程, 它通常與一個經(jīng)理的責任以及決策權(quán)利有關(guān)n 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時間的有力武器n 委派授權(quán)可以增強一個經(jīng)理的聰明才智 授 權(quán) 應 有 的 心 態(tài) ?n 把工作授權(quán)給下級, 應該存在一個給下屬發(fā)展的機會n 它不是用來懲罰下級n 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情n主要可以分成兩種形態(tài)： 委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n詢問下屬的意見及疑問應守的規(guī)則應守的規(guī)則n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達到完成工作限期的共識n訂出跟進時間表n肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如果其

14、他人有機會也可以做其他人應該做, 但情況緊急時你可以幫他其他人必須做委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達到完成工作限期的共識n詢問下屬的意見及疑問n訂出跟進時間表n肯定成就, 提高士氣6. 要懂得說不n 說不應該是有禮貌n 要給對方的清晰的解釋n 給對方另外的選擇和建議 7. 處理拖延心態(tài)n為什么我們會拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個人情緒及健康問題 缺乏獎勵沒有迫切性找借口過分憂慮忙碌過后改善拖延方法問題問題文件洗牌著手工作時間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說 “ 我一定可以做到”設立目標找出與自己相關(guān)的地方- 對自己的好處儲蓄時間全力再戰(zhàn)自我獎勵設立完工期限時刻提醒自己事情的重要性有充分的準備, 才會把事情做好時間就是金錢我們可以怎樣贏得每一分秒? n利用交通時間 與運動同行 避開繁忙時間 車上觀察構(gòu)思 車上看書n出差外游 收集情報 計劃構(gòu)想 寓工作于娛樂總結(jié) 希望你能夠: 看到自己的問題在那里 要改變生活的習慣和工作方式 訂立目標, 策略, 行動去應付每一個挑戰(zhàn) 在自己所能控制的情