(采購管理)物資采購管理模式

1、部門職能采購部部門名稱：采購部上級部門：總經(jīng)理下屬崗位：采購員、統(tǒng)計員部門本職：采購公司所需物資主要職能：1及時為生產(chǎn)經(jīng)營提供所需的原輔材料、設(shè)備備品備件以及其他物資。2掌握市場信息，優(yōu)化進貨渠道，降低采購費用。3會同財務(wù)管理部、 會計部確定合理的采購批量， 及時了解存貨情況， 合理采購。4匯總各系統(tǒng)的物資需求計劃，平衡采購計劃。5評審供應(yīng)商選擇、建立供應(yīng)商檔案。6組織采購合同評審，簽訂采購合同，實施采購活動。7建立采購合同臺賬，并對合同執(zhí)行情況進行監(jiān)督。8對大型采購進行比價或組織招標、競標活動。9 采購物資的報驗和入庫工作。10采購過程中的退、換貨工作。11采購合同、檔案及各種表單的保管與定

2、期歸檔工作崗位描述采購部經(jīng)理崗位名稱：采購部經(jīng)理直接上級：總經(jīng)理直接下級：統(tǒng)計員、采購員本職工作：生產(chǎn)、辦公物資供應(yīng)及貿(mào)易品的采購直接責任：日常工作1根據(jù)采購部各項物資的采購工作量，合理調(diào)度采購部人員和設(shè)備。 2根據(jù)各部門的物資需求計劃和庫存量，平衡采購量和采購時間，編制采購計 劃。3組織進行物資的尋價和比價，審核比價單，并上報。4根據(jù)審批意見，組織實施采購，并協(xié)調(diào)物資的運輸。 對于重大采購，組織進行采購合同的評審和會簽。 對于專業(yè)設(shè)備、儀器和物資委托使用部門進行聯(lián)合購買。 查看采購部預(yù)算的執(zhí)行情況。配合質(zhì)量與庫管人員進行物資的驗收。 對于大宗采購（ 萬元以上），負責組織編制標書和進行招標。

3、組織進行貿(mào)易品的采購。負責辦理不合格物資的退換工作。 檢查物資采購臺帳的建立工作。周工作 參加生產(chǎn)調(diào)度會，針對供應(yīng)管理中產(chǎn)生的各種問題，提出解決方案。 每旬一次審閱統(tǒng)計員匯總編制的有關(guān)采購的統(tǒng)計報表。對采購合同的執(zhí)行情況進行檢查，如有問題及時向有關(guān)部門進行反饋。 評估采購部的預(yù)算執(zhí)行情況。每周末將平時檢查各個崗位工作的情況匯總整理。匯總結(jié)果作為崗位平時考核成績， 是月度考核和述職的依據(jù)之一。每周五下午親自檢查采購部所屬辦公及責任區(qū)域的衛(wèi)生情況， 并在檢查結(jié)果單上簽字月度工作審閱、分析采購月報表 ，針對問題及時做出工作調(diào)整。 負責按月報表與財務(wù)、庫管等有關(guān)部門對帳，并對發(fā)現(xiàn)的問題及時作出處理。

4、會同財務(wù)中心和庫管部制訂各種物資的采購周期，提高采購水平，保證生產(chǎn)。 負責組織員工進行供貨渠道的優(yōu)化，尋找新的物資供應(yīng)商。進行公司所需物資的市場尋價，對采購員的采購水平進行考核和監(jiān)督。 上報本月員工過失單和獎勵申請單，將獎勵面和獎懲額度控制在有關(guān)獎懲制度允許的 范圍內(nèi)。每月組織一次所屬員工培訓(xùn)，學習公司有關(guān)采購的制度規(guī)定，形成培訓(xùn)資料存檔。對 于不適應(yīng)的和反映強烈的條款要形成修訂建議文稿上報生產(chǎn)總監(jiān)。收集物資使用質(zhì)量信息，組織供應(yīng)商的質(zhì)量評審，并建立供應(yīng)商檔案。 組織進行運輸管理學習，降低運耗。年度工作每年第四季度，組織制訂采購部的年度預(yù)算。 負責拜訪公司重要的供應(yīng)商，建立良好的合作關(guān)系，確保

5、公司生產(chǎn)物資的供應(yīng)。 審查、批準采購員和統(tǒng)計員制訂的工作計劃。每年底向總經(jīng)理上報年度采購建議報告書，闡述采購面臨的現(xiàn)實和潛在的隱患，提出 消除隱患的方法和建議?？偨Y(jié)本年度采購管理的情況，對執(zhí)行情況好的采購員提出獎勵申請，報送總經(jīng)理。領(lǐng)導(dǎo)責任：對采購管理指標的完成負責。 對采購部工作影響公司整體工作的效果負責。 對采購部報表數(shù)據(jù)的真實性、邏輯性、準確性負責 對采購的物資的質(zhì)量負責。對采購的及時性負責。 對采購部工作程序和規(guī)章制度的正確執(zhí)行負責。主要權(quán)力：對違反規(guī)定和程序的物資采購有拒絕權(quán)。管轄范圍： 采購部所屬員工。采購部所屬辦公場所及衛(wèi)生責任區(qū)。采購部所屬辦公用具、設(shè)備設(shè)施。崗位描述 采購員

6、崗位名稱： 采購員 直接上級： 采購部經(jīng)理 本職工作： 及時以合適的價格為企業(yè)購進合格的原材料 工作責任： 認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序， 服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查， 保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。對采購的物資進行詢價（至少三家） 。 編制物資采購計劃并報采購部經(jīng)理審批。 根據(jù)批準的采購申請單和詢價結(jié)果實施采購，并負責索取所購物資的發(fā)票和單據(jù)以及 相關(guān)資料，協(xié)助做好驗收工作。參加商務(wù)談判和擬訂合同條款。 協(xié)助采購部經(jīng)理管理合同的副本，建立臺賬，進行合同登記，掌握合同的執(zhí)行情況。 優(yōu)化采購渠道，適時填報供應(yīng)商審批表。協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，

7、建立健全供 應(yīng)商檔案。根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。 具體辦理采購物資交接、驗收、報帳手續(xù)。 及時向供應(yīng)商反饋原材料質(zhì)量信息。辦理采購?fù)素浕驌Q貨。 協(xié)調(diào)購入物資的運輸工作。 積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。 做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。 完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。崗位描述 統(tǒng)計員 崗位名稱： 統(tǒng)計員 直接上級： 采購部經(jīng)理 本職工作： 采購的統(tǒng)計 工作責任： 認真執(zhí)行公司各項規(guī)章制度和工作程序， 服從采購部經(jīng)理指揮和有關(guān)人員的監(jiān)督檢查， 保質(zhì)保量按時完成工作任務(wù)。負責采購計劃的保管。 負責物資市場信息的收集。 負責采購合同的保管

8、和登記。負責采購報表的編制。 負責供應(yīng)商質(zhì)量評審。 負責物資使用質(zhì)量信息的收集。 協(xié)助采購部經(jīng)理進行供應(yīng)商信用評定，據(jù)實提出對供應(yīng)商信用評定意見，建立健全供 應(yīng)商檔案。根據(jù)供貨合同或訂貨單辦理催貨。 積極參加培訓(xùn)活動，努力鉆研本職工作，主動提出合理化建議。 做好業(yè)務(wù)記錄以及記錄的保管或移交工作，保守公司秘密。 完成采購部經(jīng)理交辦的其他工作任務(wù)并及時復(fù)命。CG-ZD-01采購管理規(guī)定總則為了加強公司采購管理，規(guī)范采購工作，降低成本，保障生產(chǎn)經(jīng)營活動的正常持續(xù)供 應(yīng)，特制訂本規(guī)定。本規(guī)定適用于公司所有物資的采購。采購的組織及其權(quán)限 公司的采購部負責公司所有物資的供應(yīng)。 采購業(yè)務(wù)及范圍：公司采購分為

9、原材料、輔助材料、機器設(shè)備及其備品備件、維修材 料以及辦公物資的采購。采購管理工作的任務(wù)。 為了保障公司生產(chǎn)經(jīng)營活動需要，必須做好公司物資采購工作。 在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購物資的質(zhì)量合格。 開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。公司采購原則上采取統(tǒng)一采購，根據(jù)不同性質(zhì)的采購對象，采取歸口管理方法。 生產(chǎn)用原材料、輔助材料由生產(chǎn)調(diào)度室負責提交物資需求計劃。 辦公物資采購方面，由辦公室統(tǒng)計并匯總，提交物資需求計劃。 生產(chǎn)設(shè)備、備品備件由設(shè)備能源部提交物資需求計劃?；；幱芍行脑囼炇姨峤晃镔Y需求計劃； 勞保用品由計劃調(diào)度事安全員提出物資需求計劃。 公司所采購物資屬專業(yè)技術(shù)物

10、資（機械設(shè)備、化?；帲r，由相應(yīng)部門配合采購員 進行采購或公司經(jīng)理批準后委托其他部門采購，相應(yīng)部門應(yīng)積極配合。各部門的月度物資需求計劃（歸口部門提出）必須在每月的 25 日報送到采購部，經(jīng)采 購部經(jīng)理初步審核后，報送總經(jīng)理，經(jīng)總經(jīng)理批準后，由采購部進行平衡，并實施采 購。臨時的采購申請根據(jù)審批權(quán)限進行審批，具體見臨時采購申請程序 。 各部門所需物資申購均須事前填具采購申請單 ，分預(yù)算計劃內(nèi)、計劃外按程序辦理 審批。采購工作規(guī)定 采購審批一律使用采購申請單或物資需求計劃表 ： 采購申請單和物資需求計劃表各欄填寫是否清楚，審批者是否簽字。 緊急采購申請單應(yīng)優(yōu)先辦理。無法于需用日期辦妥的采購申請，

11、必須及時通知申購部門。 接到撤銷通知的采購申請，應(yīng)先處理，并在采購計劃中刪除。 詢價及洽談要求：充分了解所購物資的品名、規(guī)格、質(zhì)量要求及其他特別要求。 向供應(yīng)商詳細說明品名、規(guī)格、質(zhì)量要求、數(shù)量、交貨期、交貨地點、付款方式。 有沒有價格上漲、下跌因素。尋求其他更適合的替代品。 經(jīng)成本分析后，設(shè)定議價目標。 同規(guī)格產(chǎn)品的供應(yīng)商至少對比三家。 尋價單應(yīng)注明與供應(yīng)商議定的成交條件。 如果是緊急需求臨時購買，采購人員可以參考以往之類似的價格。 訂購：需預(yù)付定金、長期需用的物資、采購金額 元（人民幣）以上或有附加條件的采購 活動應(yīng)簽訂合同。分批交貨的須在合同中注明。 訂購單（采用聯(lián)絡(luò)函或傳真）交供應(yīng)商，

12、無法按需用日期交貨的，采購部必須及時通 知申購部門。采購要求： 采購人員應(yīng)對供應(yīng)商所提供物資進行詳細核對，確認是否與訂購單或采購申請單所列 內(nèi)容一致。采購員購入的各種大宗原材料和設(shè)備必須有合格證和有關(guān)使用手冊等資料。 采購物資到達公司后，采購人員應(yīng)及時通知倉庫和質(zhì)量管理部驗收。 收貨：原輔材料入庫前，采購人員填具報驗單 ，報質(zhì)量管理部進行檢驗。采購人員接到合 格通知后辦理入庫手續(xù)。其他物資需經(jīng)申購部門驗收后，并出具檢驗合格手續(xù)，采購部門方可辦理入庫手續(xù)。 采購人員憑入庫單和有效發(fā)票辦理付款或報銷。付款結(jié)算時采購人員必須核對發(fā)票臺頭、金額及其它內(nèi)容是否相符，有預(yù)付款或暫付 款的應(yīng)先扣除預(yù)付款或暫

13、付款之后再付款。供應(yīng)商管理 建立供應(yīng)商檔案： 采購部負責建立供應(yīng)商檔案，相關(guān)部門予以配合。對每個選定的供應(yīng)商必須有詳盡的 供應(yīng)商檔案。供應(yīng)商檔案包括：供應(yīng)商調(diào)查表 、供應(yīng)商審批表 、供應(yīng)商質(zhì)量檔案、供應(yīng)商所提 供的合格證明、價格表及相關(guān)資料。供應(yīng)商檔案由采購部經(jīng)理負責管理，未經(jīng)采購部經(jīng)理允許，不得隨便查閱。 供應(yīng)商調(diào)查： 采購人員應(yīng)隨時調(diào)查供應(yīng)商的動態(tài)及產(chǎn)品質(zhì)量。凡欲與公司建立供應(yīng)關(guān)系而且符合條 件者應(yīng)填具供應(yīng)商調(diào)查表 ，作為選擇供應(yīng)廠商的參考。 供應(yīng)商調(diào)查表呈采購部 經(jīng)理審核，報總經(jīng)理批準。采購人員應(yīng)依據(jù)供應(yīng)商調(diào)查表每半年復(fù)查一次，以了解供應(yīng)商的動態(tài)，同時依變 動情況，更正原有資料內(nèi)容。在每

14、批物資供貨結(jié)束后，供應(yīng)商的資料記入供應(yīng)商質(zhì)量檔案 ，作為評審供應(yīng)商業(yè)績 的資料。供應(yīng)商的選點由采購部負責。在下列情況下，采購人員填寫供應(yīng)商審批表 ，提請有 關(guān)人員審批。原有供應(yīng)商被撤點。新供應(yīng)商的物資更適合公司的需求。原有供應(yīng)商由于各種原因拒絕供貨。樣品的檢驗： 對通過初審的供應(yīng)商所送檢的樣品，必須經(jīng)質(zhì)量管理部或有關(guān)部門進行各項指標的檢 驗和檢測。供應(yīng)商提供樣品同時應(yīng)附帶完整的檢驗報告及合格證明等資料。 對通過初審和提供樣品檢驗合格的供應(yīng)商方可進行供貨。 如果評審結(jié)果不合格，要求供應(yīng)商限期作出整改。整改后仍不合格者，取消其入選供 應(yīng)商資格。簽訂合同 對于供貨信譽好，資信度高的供應(yīng)商可以與其簽訂

15、長期（以一年為限）供貨合同，以 保證供應(yīng)商的穩(wěn)定。如果是代理商，須與其簽署質(zhì)量保證協(xié)議。 供應(yīng)商控制供應(yīng)商每批供貨，采購部根據(jù)質(zhì)量管理部提供的各項檢驗數(shù)據(jù)建立供應(yīng)商質(zhì)量檔案， 并定期將檢驗單復(fù)印報財務(wù)管理部一份。如果供貨不合格或供貨不及時，采購部通知其進行整改。如果在一年中出現(xiàn)多次質(zhì)量 變動或供貨不及時，報總經(jīng)理批準則取消其供應(yīng)商資格。供應(yīng)商業(yè)績考評 采購人員定期整理供應(yīng)商供貨記錄，會同質(zhì)量管理部按供應(yīng)業(yè)績區(qū)分不同等級并制訂 相應(yīng)政策。附則本規(guī)定由采購部負責制訂并解釋。 本規(guī)定報總經(jīng)理批準后施行，修改及廢止時亦同。 本規(guī)定施行后，原有的類似規(guī)定自行終止，與本規(guī)定有抵觸的規(guī)定以本規(guī)定為準。簽否程

16、序名稱：月度采購計劃制走程序 程序代號：CG-CX-OI主管部門:釆購部說明：1、采購申請人指各個職能部門的負責人。2、歸口部門負責人指生產(chǎn)調(diào)度室主任、設(shè)備能源部經(jīng)理、辦公室主任和技術(shù)質(zhì)量總監(jiān)。3、直接用于生產(chǎn)和一次采購總額大于2000元的主要原材料（含設(shè)備備品備件）采購必須 逬行尋價；一次采購總額小于2000元的辦公用品、雜品的采購可直接逬入零星采購 程序。4、工作表單：月度物資需求表稈目名稱堅持中請釆購稈序程序吒號 CG-CX-03 主管部門夾購部說明:1、采購申請由于種種原因被簽否退回申請人后，因該項采購情況持殊，并必須盡快 采購時，申請部門負責人填寫堅持采購申請單，提交總經(jīng)理。2、總經(jīng)

17、理經(jīng)過逬一步核查后仍然不同意采購，并將堅持采購甲請單退回甲請部 ,申請部門最終放棄申請。3、工作表單：堅持采購申請單程序名稱：采購合同審查簽訂程序程序代號：CG-CX-05主管部門：采購部說明：1、采購部經(jīng)理確定合同條款后交商務(wù)審核員逬行合同橫務(wù)審核及會計部經(jīng)理進行合同經(jīng)濟 審核。2、禾購部經(jīng)埋對己簽定的聚購臺同逬行審核，若有問題，應(yīng)立即更正；若無冋題， 即可提交辦公室蓋童生效。3、合同簽定后，采購員實施釆敗程序.程序名稱：替代呂采購審批程序 程序代號：CG-CX-07主管部門：采購部說明K本程序適用于所用的材料不能由現(xiàn)有的供應(yīng)商提供時采取的應(yīng)急措施。2、申請采購部門員責人是指實際使用物資的部

18、門經(jīng)理、總監(jiān)。申請采購部門貝責人 可根據(jù)實際情況，提請有關(guān)技術(shù)人員進行技術(shù)評審。3、申請采購部門負責人根據(jù)企業(yè)運作情況決定購買與否。4、工作表單：替代品采購審批表程序名稱：退貨程序程序代號：CQ-CX-09主管部門：采購部說明：1、如杲供應(yīng)商不再具備質(zhì)量信譽，應(yīng)直接通知其退貨，并根據(jù)合同進行賠償, 如杲供應(yīng)商信譽尚可，可由其逬行換貨。2、工作袤單：退貨單第21頁共32頁吉林星云管理模式采購部文件CG-BD-01第 24 頁 共 32 頁申購人：申購部門經(jīng)理：批準人：注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。吉林星云管理模式CG-BD-0

19、2采購申請單申購部門： 年 月 日 編號：序號物品名稱規(guī)格型號質(zhì)量要求數(shù)量估計價格用途需用日期備注申購人： 申購部門經(jīng)理： 批準人：注：本單一式三聯(lián)，第一聯(lián)申購部門留存，第二聯(lián)交采購部，第三聯(lián)交倉庫。備注欄須注明預(yù)算“內(nèi)、外”字樣。第 25 頁 共 32 頁采購部文件CG-BD-03堅持采購申請單編號： 日期： 年 月 日申請部門申請日期擬采購物資數(shù)量估計總價原申請單號堅持采購 申請 事由批準人意見系統(tǒng)總監(jiān)總經(jīng)理CG-BD04詢價單采購申請單號詢價單號申請采購商品的序號（或名稱 ）供應(yīng)廠商電話廠商報價（單價） （元）出廠價批發(fā)價零售價備注平均價采購員詢價日期年月日采購部經(jīng)理：CG-BD-05供應(yīng)商調(diào)查表客戶名稱電話地址簡況負責人年齡電話性格總經(jīng)理年齡電話性格接