文員基本職責(zé)

1、文員基本職責(zé)任何行業(yè)都有一個(gè)職業(yè)準(zhǔn)則，文員也不例外，雖然文員因行業(yè)不同， 工作內(nèi)容區(qū)別很大，但是有一個(gè)最基本的職責(zé)：一：深入了解企業(yè)各個(gè)環(huán)節(jié)的管理規(guī)定 ，如果有脫節(jié)或不完善的管 理制度，要及時(shí)向上級領(lǐng)導(dǎo)提岀改善或補(bǔ)救辦法 ，并起草書面文稿 呈交上級領(lǐng)導(dǎo)審閱批示.二，文員應(yīng)做好企業(yè)外部來函的接收 ，登記，報(bào)送，報(bào)批，復(fù)函，內(nèi)部 發(fā)送，傳閱,，回收以及文件起草等工作.三：文件資料校對是文員工作中比較重要的一個(gè)環(huán)節(jié)，文件格式書寫是否規(guī)范，文字，標(biāo)點(diǎn)是否正確. 都直接印象企業(yè)的外部形象！ 應(yīng)特別注意校對.四:負(fù)責(zé)文件資料的管理工作，可根據(jù)文件來源對文件進(jìn)行編號，分類，歸檔等處理，以方便企業(yè)內(nèi)部人員查找

2、，使用.五:經(jīng)常對公司內(nèi)部相關(guān)事務(wù)進(jìn)行多方面，全方位的調(diào)查，歸納總結(jié)后，為領(lǐng)導(dǎo)提供一些真實(shí)的分析數(shù)據(jù) .六:負(fù)責(zé)本部門的日常工作，包括清潔工作，外事接待，客戶聯(lián)絡(luò)，日 常打印，登記臺帳，考勤統(tǒng)計(jì)，等事務(wù).文員的確可以稱為多面手甚至很多公司的文員還發(fā)放員工 工資，總之，文員是一份比較復(fù)雜的工作，上面這些只是最基本的職 責(zé)，其實(shí)文員因企業(yè)，公司不同，還有很多內(nèi)部職責(zé)，我們在具體崗 位上還需要嚴(yán)格執(zhí)行，認(rèn)真對待！ 辦公室文員工作職責(zé)辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙 收發(fā)）工作職責(zé)：1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔

3、案 收集、整理工作。3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 做好會議紀(jì)要。5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品岀入庫的登記。8. 做好公司宣傳專欄的組稿。9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。10. 做好公司食堂費(fèi)用支岀、流水帳登記，并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi) 的收納、保管。11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12. 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理， 嚴(yán)格借檔手續(xù)。13社會保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。15管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率 ，

4、提倡節(jié) 儉。16.接受其他臨時(shí)工作. 人事文員工作職責(zé)（1）、行政隸屬上級主管：行政部經(jīng)理 工作對象：各辦事處（區(qū)域）相關(guān)業(yè)務(wù)人員（2）、主要職責(zé)A. 協(xié)助主管組織月度和季度考評，并及時(shí)完成統(tǒng)計(jì)、整理和發(fā)布 工作。B. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的薪酬計(jì)算與統(tǒng)計(jì)工作，并將考評和薪酬調(diào) 整結(jié)果記入檔案。C. 負(fù)責(zé)營銷系統(tǒng)員工的人事檔案的日常維護(hù)工作。D. 協(xié)助主管解決員工考評和職位調(diào)整中發(fā)生的異議與糾紛。E. 辦理員工錄用、登記、入職、任免、遷調(diào)、獎(jiǎng)懲和離職等具體 手續(xù)。F. 部門經(jīng)理交辦的其他事宜。行政人事文員崗位職責(zé)行政人事部文員在行政人事部經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)下工作，對行政人事部經(jīng)理負(fù)責(zé)。履行以下職責(zé)：一、負(fù)責(zé)

5、公司文字印刷、文件收發(fā)、資料整理、印章的使用和保管。二、負(fù)責(zé)辦理員工的進(jìn)廠、請假、調(diào)動(dòng)、辭工離廠手續(xù)；員工檔案 資料建立。三、全面負(fù)責(zé)員工考勤工作。四、負(fù)責(zé)員工的就醫(yī)和簡單醫(yī)療應(yīng)急處理。五、辦公、勞保、文化娛樂等用品的采購申請、質(zhì)量驗(yàn)收、發(fā)放、 登記、管理。六、外來客人的接待和服務(wù)。七、外來電話、傳真的接聽（受）、記錄、傳達(dá)（送）。八、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)的管理和使用。九、公司內(nèi)部其它事務(wù)性工作。十、領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作行政文員在工作中應(yīng)具備的條件和要求 ：一、學(xué)歷：中專高中以上文化程度比較合適；二、工作經(jīng)驗(yàn)：有文件管理工作經(jīng)驗(yàn) ，有一定的交流經(jīng)驗(yàn)會更好；三、應(yīng)具備的知識：1 、具備文秘方面的知識工作

6、中經(jīng)常會遇到秘書'方面的工 作；2 、文件管理，文檔知識，這應(yīng)該算文員基本要求了；3 、會做賬表也就是能操作辦公軟件 ，WORD,Excel之類的；四、具有強(qiáng)烈的責(zé)任心與團(tuán)隊(duì)意識，你會經(jīng)常處理公司人力，員工 崗位調(diào)動(dòng)等工作，沒有責(zé)任心是不行的；五工作內(nèi)容及方法簡述1 、負(fù)責(zé)公司各類文件及外來文件的收集、發(fā)放、存檔、借 閱工作；2 、負(fù)責(zé)起草公司行政會議及其他例會的會議紀(jì)要；3 、負(fù)責(zé)各類文件的拆封、登記、傳閱、催辦等工作，做好公司各類檔案的接受、整理、保管和統(tǒng)計(jì)工作，實(shí)行集中統(tǒng)一管理；4 、負(fù)責(zé)各類文件檔案的入庫工作并做好統(tǒng)計(jì)；5 、負(fù)責(zé)檔案的借閱、復(fù)制和利用，根據(jù)需要，編制必要的 檢

7、索工具和參考資料，注意信息反饋，為公司各部門的檔案查閱提 供方便，認(rèn)真做好使用記錄；6 、及時(shí)收集各類檔案，做好平時(shí)的立卷工作，并做好整理、 修復(fù)、裝訂、編目和歸檔工作；7 、負(fù)責(zé)歸檔文件的驗(yàn)收、鑒定，做到歸檔文件完整、簽署 齊全、裝訂整齊、分類科學(xué)、使用方便；8 、負(fù)責(zé)定期清查檔案，及時(shí)催討借出的檔案，做到賬物相 符；9 、每天做好檔案室的清潔工作和溫濕度記錄，落實(shí)防盜、 防火、防塵等安全措施，對損壞或變質(zhì)的檔案，及時(shí)進(jìn)行修補(bǔ)和復(fù) 制；10、完成部門經(jīng)理臨時(shí)交辦的相關(guān)任務(wù)。1 、對文件數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性負(fù)責(zé)；2 、對所保管的文件安全保密負(fù)責(zé)；對工作程序的執(zhí)行 效果負(fù)責(zé)。權(quán)利有權(quán)拒絕不符合公司要求的

8、部門或人員查閱文件”所謂行政，是具有一定保密制度的崗位！ 文員的接待工作規(guī)范與職責(zé)文員的接待工作，顧名思義，也就是關(guān)于接待方面的工作規(guī)范 ，職責(zé), 包括對來訪者的一些基本情況進(jìn)行登記，接洽來訪工作等.要求態(tài)度熱情，主動(dòng)問好，問清來訪意圖，并迅速做岀判斷，給予恰當(dāng)安排. 工作地點(diǎn)不同的文員可能根據(jù)工作內(nèi)容有一些區(qū)別，按照精細(xì)分工，我們下面分別介紹在前臺和在辦公室工作的文員如何進(jìn)行接 待工作一；負(fù)責(zé)前臺的清潔工作.二：熱情接待來訪者，做到主動(dòng)，熱情.大方，平等禮貌的對待每一位 來客.三：看到客人，必須起身，然后問候，并點(diǎn)頭微笑.四:如果是事先預(yù)約的客人，要確認(rèn)一下：您是XXX先生嗎？并帶其到 接待

9、室.五:如果同時(shí)還有別的客人訪問其他負(fù)責(zé)人時(shí)，要代為接待，引見.六：如果是沒有約好而老訪的客人.要問清客人姓名，公司，及來訪 意圖等，再詢問上級是否接見.如果同意才能進(jìn)入接待室！ 七:負(fù)責(zé)報(bào)刊，信件，郵件的收發(fā)與保管.八:負(fù)責(zé)下班后前臺電源的關(guān)閉和正門關(guān)閉.九:檢查辦公設(shè)備，發(fā)現(xiàn)故障后及時(shí)報(bào)修.十：領(lǐng)導(dǎo)接待重要客人時(shí)，要根據(jù)服務(wù)規(guī)范要求，做好各項(xiàng)工作，不 得馬虎！十一：要有強(qiáng)烈的責(zé)任心，不得隨意離崗，要勤觀察，掌握接見狀況， 及時(shí)配合領(lǐng)導(dǎo)的接待工作.十二：嚴(yán)格執(zhí)行安全保密制度，不得隨意讓他人進(jìn)入接待室！ 十三：負(fù)責(zé)各類文件資料的打印，復(fù)印.整理資料，文件.十四：負(fù)責(zé)收發(fā)各類傳真，信函，郵件等以

10、上這些可以適用于大多數(shù)不同崗位文員的接待工作，大家可具體看情況而選擇.采購文員工作職責(zé)(1) 請購單、驗(yàn)收單之登記。(2) 訂購單與合約的登記。(3) 交貨記錄及跟蹤。(4) 供應(yīng)商來訪的安排與接待。(5) 采購費(fèi)用的統(tǒng)一申請與報(bào)支。(6) 進(jìn)出口商品文件及手續(xù)之申請。(7) 電腦作業(yè)與檔案管理。(8) 承辦保險(xiǎn)、公證事宜。文員的工作權(quán)限文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍！除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn)：一:不能代表上司做決策，否則就是越權(quán)！二:不能代表上司發(fā)號指令，否則會令上司反感，這也是一種對 領(lǐng)導(dǎo)不尊重的行為！三：不能在過做時(shí)間處理自己的私人問題，

11、這是一個(gè)起碼的公司規(guī)范，任何公司都是不允許的！以上只是幾個(gè)大概的主要方面，作為文員最值得注意的是"越位 行為”越位主要表現(xiàn)在幾個(gè)方面：1:決策越位：文員只能”謀"而不能斷有的文員混淆了決策和輔助決策的內(nèi)容，擅做主張，按照自己的想法去處理重大問題！，有可能造成比較嚴(yán)重的失誤！即使僥幸沒有岀什么問題也是不值得提倡的 記住了，你的領(lǐng)導(dǎo)才是決策者，你只能提供參考！2:表態(tài)越位：表態(tài):是表面對一件事情可行的肯定答復(fù)，但是表態(tài)是需要一定的身份的作為文員，你必須要在有領(lǐng)導(dǎo)授權(quán)的情況下才有 發(fā)言權(quán)，否則你的態(tài)度只能代表你自己而已！3:工作越位：領(lǐng)導(dǎo)和文員都有自己的職責(zé)范圍，該由領(lǐng)導(dǎo)去完成的

12、工作盡量讓領(lǐng)導(dǎo)去做，作為文員，你可以提供最全面的協(xié)助，千 萬不要為了給領(lǐng)導(dǎo)留下工作積極 ，表現(xiàn)能力，或者認(rèn)為自己甚至比 領(lǐng)導(dǎo)還能干，這是典型的出風(fēng)頭.不可??！4:社交越位：文員經(jīng)常會陪同領(lǐng)導(dǎo)參加一些社交活動(dòng)，應(yīng)該注意的是盡量 突岀領(lǐng)導(dǎo)的地位，自己哪怕是口才超越領(lǐng)導(dǎo)也要退居二線，因?yàn)槟闶俏膯T，場面上的應(yīng)酬你能應(yīng)付，一旦具體到公司具體事務(wù)以后，你 就會發(fā)現(xiàn)自己仍然需要請示身邊被你冷落的領(lǐng)導(dǎo)！這會讓場面變得很糟糕，也會讓自己在領(lǐng)導(dǎo)眼里成為一個(gè)不懂得尊重自己的人！文員工作中要注意自己的權(quán)限范圍 ！除了處理企業(yè)行政事務(wù)或接受 上司授權(quán)處理有關(guān)業(yè)務(wù)或事務(wù)之外主要要明白以下幾點(diǎn)：前臺文員工作職責(zé)1. 負(fù)責(zé)前

13、臺服務(wù)熱線的接聽和電話轉(zhuǎn)接，做好來電咨詢工作，重要 事項(xiàng)認(rèn)真記錄并傳達(dá)給相關(guān)人員，不遺漏、延誤；2. 負(fù)責(zé)來訪客戶的接待、基本咨詢和引見，嚴(yán)格執(zhí)行公司的接待服 務(wù)規(guī)范，保持良好的禮節(jié)禮貌；3. 對客戶的投訴電話，及時(shí)填寫登記表，并于第一時(shí)間傳達(dá)到客戶 服務(wù)團(tuán)隊(duì)，定期將客戶投訴記錄匯總給副總經(jīng)理；4. 負(fù)責(zé)公司前臺或咨詢接待室的衛(wèi)生清潔及桌椅擺放，并保持整潔干凈；5. 接受行政經(jīng)理工作安排并協(xié)助人事文員作好行政部其他工作； 認(rèn)真執(zhí)行目標(biāo)卡的管理規(guī)定，完成本部門分配的工作和任務(wù)。 前臺文員服務(wù)規(guī)范造訪：客戶或來訪者進(jìn)門，前臺馬上起身接待，并致以問候或歡迎辭。如 站著則先于客人問話而致以問候或歡迎辭

14、。單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語如下：先生，您好！ ”或先生，早上好！ ” 小姐，您好！ ”或小姐，早上好！ ” 您好！歡迎來到XX公司?！眮碚呤嵌耍瑯?biāo)準(zhǔn)問候語則為：二位先生好！ ”二位小姐好”先生、小姐，你們好！”來者為三人以上，標(biāo)準(zhǔn)問候語則為：各位好！ ”或各位早上好！ ”各位下午好”大家好！ ”或大家早上好！ ”大家下午好！ ” 對已知道客戶或來訪者姓名的，標(biāo)準(zhǔn)問候語如下：X先生好！ ”X小姐好！ ” 對已是第二次或二次以上來公司的客戶、來訪者，在沿用單個(gè)人問候標(biāo)準(zhǔn)語”并看到客戶點(diǎn)頭或聽到客戶跟說你好”之后，還可選用如下標(biāo)準(zhǔn)問候語：先生，我記得您前不久(以前)來過我們公司，今天光臨，再次表 示歡迎！

15、 ”a) 引導(dǎo)客戶或來訪者到咨詢廳就座，遞上茶水，送上公司營銷宣傳 資料；b) 當(dāng)場解答或電話通知相關(guān)業(yè)務(wù)接待人員岀現(xiàn)，介紹時(shí)先介紹主 人，后介紹客人；c) 引領(lǐng)客戶或來訪者接觸相關(guān)人員，行走時(shí)走在客戶或來訪者側(cè)前 位置，并隨時(shí)用手示意。途中與同事相遇，點(diǎn)頭行禮，表示致意；d) 進(jìn)入房間，要先輕輕敲門，聽到回應(yīng)再進(jìn)。進(jìn)入后，回手關(guān)門；e) 介紹雙方，退出。如相關(guān)人員抽不開身回應(yīng)，則安撫客戶或來訪 者稍等，退出。當(dāng)值前臺為女性，著職業(yè)套裝，化淡妝。男性，則著西裝，打領(lǐng)帶。 禁忌：頭發(fā)臟且蓬亂；穿拖鞋或穿皮鞋而不穿襪；口腔不衛(wèi)生。電話：1 聽到鈴響，至少在第三聲鈴響前拿起話筒；2 聽話時(shí)先問候，并

16、自報(bào)公司、部門。標(biāo)準(zhǔn)語如下：您好，XX公司！ ”或 您好，這里是XX公司！ ” 對方講述時(shí)留心聽并記下要點(diǎn)，未聽清時(shí)，及時(shí)告訴對方。隨后根 據(jù)對方的初次問話，迅速判斷出他有何需求？作出標(biāo)準(zhǔn)回話。 咨詢家裝業(yè)務(wù)：先生(小姐)，關(guān)于這方面情況(家裝咨詢)，讓我們 公司客戶顧問X先生為您服務(wù)吧，他可以全面、專業(yè)地解釋您所想 了解的問題，我把電話轉(zhuǎn)過去，請稍等。聯(lián)系業(yè)務(wù)：與本公司關(guān)聯(lián)的業(yè)務(wù)則轉(zhuǎn)接相關(guān)部門相關(guān)人員；無關(guān)聯(lián) 業(yè)務(wù)，則直接回答：先生(小姐)，我們公司現(xiàn)在沒有這方面需要， 請您聯(lián)系其他公司吧，謝謝！找人：先生(小姐)，您找的X先生(小姐)名字叫什么？您跟他(她) 預(yù)約了嗎？請您稍等。(然后接通

17、本公司X先生的電話，詢問轉(zhuǎn)接與 否。)不指明的電話，判斷自己不能處理時(shí)，可坦白告訴對方，并馬上把 電話轉(zhuǎn)給能處理的人，在轉(zhuǎn)交前，應(yīng)先把對方所談內(nèi)容簡明扼要地 告訴接話人；通話簡明扼要，不應(yīng)長時(shí)間占線。 結(jié)束時(shí)應(yīng)說 謝謝！ ”，禮貌道別，待對方切斷電話，再放下聽筒。 商務(wù)文員工作職責(zé)與流程文員隨從事務(wù)的類型很多，諸如隨領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行商務(wù)調(diào)查研究、隨領(lǐng)導(dǎo) 岀席會議、談判、商務(wù)岀訪(岀縣、岀省、岀國)。隨從事務(wù)，往 往內(nèi)容不同，時(shí)間有短長，但其工作程序都大致雷同。以隨從領(lǐng)導(dǎo) 岀訪為例，其工作程序大致可分為三個(gè)階段：1、準(zhǔn)備階段當(dāng)領(lǐng)導(dǎo)確定岀訪后，文員要在岀發(fā)前做好充分的準(zhǔn)備工作，包 括思想、組織、物質(zhì)和資料

18、等方面的準(zhǔn)備工作。(1) 思想準(zhǔn)備。文員要了解商務(wù)出訪的意圖、目的；出訪的 內(nèi)容和重點(diǎn)；邀請單位和對象；參加出訪的有關(guān)人員；出訪的大致 日程安排；希望邀請單位做哪些準(zhǔn)備工作等。(2) 組織準(zhǔn)備。文員要做到：根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示擬制岀訪方案； 通知有關(guān)部門確定參加出訪的隨從人員名單，并進(jìn)行編組和分工； 組織所有人員參加預(yù)備會，聽取領(lǐng)導(dǎo)關(guān)于預(yù)備工作的指示，學(xué)習(xí)有 關(guān)文件，布置具體任務(wù)；印發(fā)岀訪方案和日程安排；與邀請單位聯(lián) 系，使其有所準(zhǔn)備。(3) 資料準(zhǔn)備。文員要收集：邀請單位的歷史沿革，領(lǐng)導(dǎo)班 子，當(dāng)前工作發(fā)表及評價(jià)的資料；同岀訪工作相關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)指示政策， 法規(guī)性文件；同岀訪中心內(nèi)容相關(guān)的理論和典型經(jīng)驗(yàn)方

19、面的資料； 出訪地區(qū)有關(guān)地理、氣候、交通情況以及風(fēng)土人情方面的資料。(4) 物質(zhì)準(zhǔn)備。文員要攜帶：辦公用具、常用藥物、差旅費(fèi) 以及照相機(jī)、收錄機(jī)等文化用品。2、出訪階段(1) 做好組織安排。領(lǐng)導(dǎo)商務(wù)出訪免不了有察看商品生產(chǎn)現(xiàn) 場，召開座談會或個(gè)別訪問等形式。這就要求隨從文員為之安排好 時(shí)間、地點(diǎn)和有關(guān)人員。無論哪種活動(dòng)，隨從文員都要做好記錄， 以便事后分析、研究。文員看到、聽到的情況要及時(shí)、準(zhǔn)確地向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。(2) 主動(dòng)提岀建議。在岀訪階段，隨從文員如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)主動(dòng)向領(lǐng)導(dǎo)提岀如何處理的建議。(3) 及時(shí)同企業(yè)聯(lián)系。在領(lǐng)導(dǎo)出訪期間，文員要同原企業(yè)及時(shí)溝通信息。如將外岀領(lǐng)導(dǎo)的活動(dòng)情況及時(shí)用通訊工

20、具告知企業(yè)， 使企業(yè)留守領(lǐng)導(dǎo)者掌握外岀領(lǐng)導(dǎo)的狀態(tài)。同時(shí)也要從企業(yè)內(nèi)部獲取信息，使外岀領(lǐng)導(dǎo)及時(shí)了解領(lǐng)導(dǎo)的重要指示，以及原企業(yè)的工作動(dòng)向，保證領(lǐng)導(dǎo)信息靈通，以利實(shí)施不間斷的指揮。(4) 處理好日常事務(wù)。隨從文員要主動(dòng)處理日常的事務(wù)工作。 在組織安排中碰到人事、時(shí)間、地點(diǎn)等方面的矛盾，要主動(dòng)協(xié)調(diào)， 盡量做好事半功倍，提高效率。還要盡可能保證首長的生活和休息， 使之身心健康、精力充沛地投入工作。3、結(jié)束階段隨從文員要做好岀訪活動(dòng)的善后工作，這個(gè)階段主要有：(1) 做好返程安排。聯(lián)系安排好返程的交通工具，預(yù)定好車、 船、機(jī)票，安排好途中食宿，確保領(lǐng)導(dǎo)的安全。(2) 整理調(diào)查資料?；仄髽I(yè)后，要把岀訪中發(fā)現(xiàn)

21、的問題整理 歸納成條，提岀改進(jìn)工作、解決問題的建議。(3) 抓緊有關(guān)問題的落實(shí)。在岀訪時(shí)，領(lǐng)導(dǎo)答應(yīng)辦的事，回 企業(yè)后文員要及時(shí)通知、督促有關(guān)部門抓好落實(shí)，做到言而有信， 件件有著落，事事有回音。(4) 報(bào)銷差旅費(fèi)。隨從文員要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)結(jié)算開支、報(bào)銷差旅 費(fèi)、償還預(yù)借款。(5) 回顧總結(jié)。隨從文員工作要對自己跟隨領(lǐng)導(dǎo)出訪期間的 工作進(jìn)行回顧總結(jié)，主動(dòng)征求領(lǐng)導(dǎo)的批評、幫助，這對文員自身的 提高不失為一種有效的辦法。文員在整個(gè)跟隨領(lǐng)導(dǎo)外岀活動(dòng)期間要時(shí)刻注意維護(hù)領(lǐng)導(dǎo)的威 信，執(zhí)行政策，遵守紀(jì)律，謙虛謹(jǐn)慎，平易近人，為領(lǐng)導(dǎo)、也為文 員自身樹立良好的形象。外貿(mào)跟單員的職責(zé)跟單員的主要工作是在企業(yè)業(yè)務(wù)流程運(yùn)作

22、過程中，以客戶定單為依據(jù)，跟蹤產(chǎn)品(服務(wù))運(yùn)作流向并督促定單落實(shí)的專業(yè)人員，是各 企業(yè)開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)，特別是外貿(mào)業(yè)務(wù)的基礎(chǔ)性人才之一。一名合格 的跟單員需要掌握外銷、物流管理、生產(chǎn)管理、單證與報(bào)關(guān)等綜合 知識。國際商務(wù)單證員處理的是國際間的商品買賣過程中的單證制作、驗(yàn)審等工作(解決單證從無到有的過程)。他的工作范圍是包括收證、 審證、制單、審單、交單、歸檔等一系列業(yè)務(wù)活動(dòng)。外銷員是指在具有進(jìn)岀口經(jīng)營權(quán)的企業(yè)從事進(jìn)岀口貿(mào)易工作的專 業(yè)人員，主要工作內(nèi)容有從事國際貿(mào)易交流活動(dòng)、外貿(mào)立項(xiàng)、談判、合同的制作、簽定、執(zhí)行等。報(bào)關(guān)員的主要工作就是根據(jù)國家的法律法規(guī)、海關(guān)的辦事程序判斷某些貨物需要何種手續(xù)并準(zhǔn)

23、備相關(guān)文件，按要求制作報(bào)關(guān)單等并向海關(guān)申報(bào)，還要配合海關(guān)查驗(yàn)、繳納相關(guān)稅費(fèi)等。他的工作的主要 目的是為了能讓貨物順利出口，而單證員的工作則是為了制作符合信用證，合同規(guī)定的單證，實(shí)現(xiàn)順利結(jié)匯、收匯。生產(chǎn)跟單員職責(zé)一、首先是從板單跟起1接到HK客人板單先對進(jìn)行文字處理，翻譯成中文。2進(jìn)行逐項(xiàng)檢查板單，看清楚客人要求：A.首先是主料，如面料的品種、紗支、組織、克重、顏色，弄清楚是否有特別要求，比 如磨毛、絲光，防靜電、防皺等處理；然后注明要求下單給布廠訂 板布(或者提供面料小樣給布廠分析組織成分要對方報(bào)價(jià)提供板 布)B.看需要何種輔料，包括底面縫紉線、拉鏈(是否特指，如 YKK、紐扣、雞眼、人字帶、

24、花邊、丈巾、羅紋、主標(biāo)、水洗標(biāo)、 吊牌、裝飾牌等。整理清楚查尋本廠是否有倉存物料可用，如沒有 速下單訂購。3. 根據(jù)客戶板單要求，研究是否有不合理的地方，著重看一 下有無特殊要求，如有指示不明的地方要及時(shí)和客戶溝通，如客戶無特別要求則可按照常規(guī)操作自行設(shè)計(jì)工藝和制作要求，制定自己的工藝單。4. 工藝單要注明面輔料要求， 洗水方式，用線要求，縫制要求, 印、繡花及其它處理，交板日期等，(如果客戶板單中對印、繡花 方面沒有詳細(xì)的資料和明確指示，僅僅是要求有繡花或印花，但效 果要好，那么跟單員就要揣測客戶的心態(tài)，自己主動(dòng)去創(chuàng)新設(shè)計(jì)一 些東西，聯(lián)系印花和繡花廠盡快岀樣供客戶選擇批核)。5. 完整的樣板

25、工藝生產(chǎn)通知單 +齊全的面輔料交給樣板房起頭 板6. 板房做好樣衣后交給跟單員安排洗水， 跟單員查看樣衣符合各項(xiàng)要求后交給聯(lián)系好的洗水廠并交代清楚洗水要求。如果有特別要求的要事先車好褲筒確認(rèn)洗水 0K后才可以洗樣衣。洗水回來由跟 單員檢查核對符合要求后交給板房做后整，(如不合要求需要再返洗或重新做板)。7. 板房整理好樣衣檢查輔料齊全，尺寸無誤后交給跟單員。 跟單員要自己在檢查核對(并做好度尺記錄)無誤寄給客人。二、送樣跟進(jìn)核價(jià)1. 跟單員寄岀樣板同時(shí)要安排進(jìn)行核價(jià)，并填寫核價(jià)單，在填 寫核價(jià)單時(shí)一定要認(rèn)真，清晰、力求準(zhǔn)確(核價(jià)單資料后附)包括 面料、紗支、克重、幅寬，用量，單價(jià)，印、繡花價(jià)格

26、和各種物料 價(jià)格和用量；加工費(fèi)，洗水費(fèi)，岀貨運(yùn)輸文件費(fèi)，以及利潤等一覽 表。2. 核實(shí)板單上客戶要求的紗支、克重、幅寬或有關(guān)面料生產(chǎn)的 產(chǎn)難易度，主要是與布廠同事溝通，落實(shí)確定后明確面料價(jià)格資料， 方便用料的價(jià)格核算。由裁床核算樣板用量或者跟單員自己核算。3跟單員要對輔料情況(特別是有些客戶對輔料指定供應(yīng)廠家 的，要對輔料的價(jià)格進(jìn)一步落實(shí)好，以免以后大貨投產(chǎn)后岀現(xiàn)價(jià)格 上的差異)進(jìn)行詳細(xì)了解，要廣泛尋求輔料供應(yīng)商進(jìn)行尋價(jià)，避免 報(bào)價(jià)失誤，造成不必要的損失。4跟單員提供板單及樣衣給生產(chǎn)部對照，進(jìn)行生產(chǎn)量及加工費(fèi) 的計(jì)算和報(bào)價(jià)。5. 有關(guān)洗水印花(繡花)問題的價(jià)格問題一定要在做板時(shí)就和 各加工廠確

27、認(rèn)談好價(jià)格，避免落單后做貨價(jià)格有岀入。6. 匯總資料，核算價(jià)格。如果客戶有特殊要求的時(shí)候，一定要 有明確指示，如面料有特殊要求或牽扯到面料檢測及成衣檢測、跟 單員一定要特別注意，還有輔料比較奇特的(比如需要起模的)，印、繡花，洗水價(jià)格等。所有這一切，都必須詳細(xì)準(zhǔn)確的寫到核價(jià)資料里，以備后查.跟單員的職責(zé)跟單員的職責(zé)1:跟單員是業(yè)務(wù)員。他的工作不僅僅是被動(dòng)的接受訂 單，而是要主動(dòng)的進(jìn)行業(yè)務(wù)開拓，對準(zhǔn)客戶實(shí)施推銷跟進(jìn)，以達(dá)成 訂單為目標(biāo)，既進(jìn)行業(yè)務(wù)跟單。因此，跟單員要：(1) 尋找客戶：通過各種途徑尋找新客戶，跟蹤老客戶。(2) 設(shè)定目標(biāo)：主要客戶和待開發(fā)的客戶。我們的工作著重點(diǎn)及 分配的工作時(shí)間

28、。(3) 傳播信息：將企業(yè)產(chǎn)品的信息傳播岀去.fromtop-(4) 推銷產(chǎn)品：主動(dòng)與客戶接洽，展示產(chǎn)品，為獲取訂單為目的。(5) 提供服務(wù)：產(chǎn)品的售后服務(wù)，及對客戶的服務(wù)。(6) 收集信息：收集市場信息，進(jìn)行市場考察。(7) 分配產(chǎn)品：產(chǎn)品短缺時(shí)先分配給主要客戶。跟單員的職責(zé)2:跟單員是業(yè)務(wù)助理；跟單員在許多時(shí)候扮演業(yè)務(wù)經(jīng) 理助理的角色，他們協(xié)助業(yè)務(wù)經(jīng)理接待，管理，跟進(jìn)客戶，因此跟單員要：(1) 函電的回復(fù)：(2) 計(jì)算報(bào)價(jià)單(3) 驗(yàn)簽訂單(4) 填對帳表(5) 目錄，樣品的寄送與登記(6) 客戶檔案的管理(7) 客戶來訪接待(8) 主管交辦事項(xiàng)的處理(9) 與相關(guān)部門的業(yè)務(wù)聯(lián)系跟單員的職

29、責(zé)3:跟單員是協(xié)調(diào)員：跟單員對客戶所訂產(chǎn)品的交貨進(jìn) 行跟蹤，即進(jìn)行生產(chǎn)跟蹤。跟蹤的要點(diǎn)是生產(chǎn)進(jìn)度，貨物報(bào)關(guān)，裝 運(yùn)等。因此，在小企業(yè)中，跟單員身兼數(shù)職，既是內(nèi)勤員，又是生 產(chǎn)計(jì)劃員，物控員，還可能是采購員。在大企業(yè)，則代表企業(yè)的業(yè) 務(wù)部門向生產(chǎn)制造部門催單要貨，跟蹤岀貨。跟內(nèi)單的流程跟單除了專業(yè)技術(shù)之外，還有的就是要注意和工廠的關(guān)系處理，這 是一個(gè)很重要的關(guān)鍵。跟單的步驟包括：產(chǎn)前樣的確認(rèn)，船樣的確認(rèn)，生產(chǎn)中工廠和公司 之間的銜接溝通，原料的質(zhì)量鑒定，生產(chǎn)技術(shù)，產(chǎn)品包裝方式，交 期的跟催和跟進(jìn)，等等，總之包括生產(chǎn)的全過程。還有的一種跟單是業(yè)務(wù)跟單，多為外貿(mào)公司，對技術(shù)的知識要求不 是太高，主要

30、是負(fù)責(zé)生產(chǎn)工廠和客人的聯(lián)系，并安排岀貨方式和船 期，付款等。當(dāng)然對于面料(服裝)的質(zhì)量也相當(dāng)重要。跟內(nèi)單的大致流程如下：從客戶下單到簽定完合同，根據(jù)排料室提 供的排版圖進(jìn)行前期的面料準(zhǔn)備工作，同時(shí)可著手下投產(chǎn)資料單給各個(gè)部門(包括計(jì)劃辦、品質(zhì)部、技術(shù)部、采購部)。面料到廠后 可根據(jù)工廠的實(shí)際情況到車間跟蹤一下生產(chǎn)進(jìn)度，以便更好的與客人溝通，并及時(shí)讓客人了解工廠的大貨操作情況，以備在出現(xiàn)特殊 情況下(如交期不及時(shí)、不能按時(shí)交貨等)讓客人在第一時(shí)間得到 消息，避免出現(xiàn)客人提前訂好船期或空運(yùn)，因退倉不及時(shí)而給工廠 造成不必要的損失。外貿(mào)跟單文員詳細(xì)工作職責(zé)與流程外貿(mào)跟單員實(shí)際上已經(jīng)可以稱為"

31、;高級文員了 ”相對薪資比較豐厚， 但是要求也相當(dāng)高，希望大家能不斷充實(shí)自己！挑戰(zhàn)自己！1、 要做老板，先做業(yè)務(wù)員；要做總經(jīng)理，先做跟單員。”如果你想學(xué)管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：在一個(gè)工廠里，相對而 言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的， 唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性的。奇怪嗎？不奇怪 。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶和訂單為中心去展開，作為站在，訂單的高度上？去工作的跟單員，當(dāng)然就沒有誰比他更抽象、更有 管理性了！”2、跟單員的工作其實(shí)真的很重要：A. 面對客戶、面對訂單開展工作的跟單員，在當(dāng)今社會競爭日 益激烈 的市場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，重要性不斷突顯岀來，在很多公司， 跟

32、單員成了老板們的特別助理”B. 跟單員是企業(yè)與市場、業(yè)務(wù)員與客戶之間聯(lián)系的紐帶C. 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員 工作質(zhì) 量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象D. 跟單員工作是一項(xiàng)非常 綜合性”和邊緣性”的學(xué)科”：對外要 有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。E. 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工 廠生產(chǎn) 環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的F. 在訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對客戶負(fù)責(zé) 而追求 的交期達(dá)成率就幾乎 掌握在”生產(chǎn)部門的手里了。于是 溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工作的挑戰(zhàn)性所在。G. 有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助

33、理；有些時(shí)候，跟單員是 業(yè)務(wù)部 門所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理； 更多的時(shí)候，跟 單員是客戶的助理。3、跟單員這個(gè)崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè) 務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室， 但它的工作卻是跨部門的， 它似乎要去 指 揮”很多部門。-于是它不只是對傳統(tǒng)組織形 式的一種超越，同時(shí)更是 對傳統(tǒng)官本位”組織作風(fēng)的一種超越。 是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國企業(yè) 的管理似乎也上了一個(gè)新的臺階。(1) 一個(gè)企業(yè)之存在，一個(gè)企業(yè)之生存與發(fā)展，都是以訂單為主 線條的，作為訂單的跟進(jìn)者，跟單員的工作跨越了一個(gè)企業(yè)運(yùn)作體 系的每一個(gè)環(huán)節(jié)！ 中國文員(2

34、) 站在訂單和客戶要求的角度，跟單員的官”雖然小，但是， 權(quán)力”卻大著呢！-問題的關(guān)鍵只在于，你是否能把它用好。(3) 跟單員的 權(quán)力”是做事做出來的：事是別人在做，而你又不 是別人的頂頭上司，于是，你的溝通技巧、借力使力、四兩搏千斤 的能力和手法就特別重要！(4) 一個(gè)公司的客戶資料，對公司里的很多人都會保密，但是不 可能對跟單員保密-事實(shí)上，跟單員每日都在經(jīng)手著公司的客戶 資料。于是：一方面要求跟單員對公司忠誠，另一方面，老板、總 經(jīng)理們對跟單員自然會 疼愛有加”！(5) 在企業(yè)管理來講，跟單員前途無量！企業(yè)以訂單為主線，生產(chǎn)以客戶為中心，管理則以跟單為核心，作為一名跟單員-面對客戶、面對

35、訂單開展工作的跟單員，在當(dāng)今社會競爭日益激烈的市 場經(jīng)濟(jì)環(huán)境下，重要性不斷突顯岀來，在很多公司，跟單員成了老 板們的特別助理”(1) 隨著商品市場的多樣化、小批量化以及節(jié)奏的加快，跟單員 工作質(zhì)量的好壞直接影響公司的服務(wù)品質(zhì)和企業(yè)形象(2) 跟單員工作是一項(xiàng)非常 綜合性”和 邊緣性”的學(xué)科”：對外 要有業(yè)務(wù)員的素質(zhì)，對內(nèi)要有生產(chǎn)管理的能力。(3) 作為一個(gè)企業(yè)的接單、跟單、出貨的窗口，跟單員不了解工廠生產(chǎn)環(huán)節(jié)的運(yùn)作情況，那是難以想象的(4) 在訂單的生產(chǎn)來說，執(zhí)行者是生產(chǎn)部門，跟單員對客戶負(fù)責(zé) 而追求的交期達(dá)成率就幾乎 掌握在”生產(chǎn)部門的手里了。于是， 溝通、跟催等能力就特別致命。這是跟單員工

36、作的挑戰(zhàn)性所在。(5) 有些時(shí)候，跟單員是業(yè)務(wù)經(jīng)理的助理；有些時(shí)候，跟單員是 業(yè)務(wù)部門所有業(yè)務(wù)人員的助理；有些時(shí)候，跟單員是老板的助理； 更多的時(shí)候，跟單員是客戶的助理。(6) 跟單員工作的管理性：如果你想學(xué)管理，最好的就是從跟單員開始。毫不夸張的講：在一個(gè)工廠里，相對而言，除跟單員外，幾乎所有的工作都是執(zhí)行性質(zhì)的，唯跟單員工作是計(jì)劃性、管理性 的。 奇怪嗎？不奇怪。一個(gè)工廠所有的工作都是以客戶和 訂單為中心去展開，作為站在，訂單的高度上？去工作的跟單員，當(dāng) 然就沒有誰比他更抽象、更有管理性了！”(7) 跟單員這個(gè)崗位是對傳統(tǒng)組織架構(gòu)的一種超越：它可能掛在業(yè)務(wù)部，也可能掛在總經(jīng)理室或廠長室，

37、但它的工作卻是跨部門的， 它似乎要去 指揮”很多部門。-于是它不只是對傳統(tǒng)組織形式 的一種超越，同時(shí)更是對傳統(tǒng)官本位”組織作風(fēng)的一種超越。是的，可以不必夸張的說：自從有了跟單員這個(gè)崗位，中國企業(yè)的管 理似乎也上了一個(gè)新的臺階。生產(chǎn)跟單流程生產(chǎn)跟單總的流程1. 下達(dá)生產(chǎn)通知書。跟單員接到客戶訂單后，應(yīng)將其轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。通知單要明確 客戶所訂產(chǎn)品的名稱，規(guī)格型號，數(shù)量，包裝要求，交貨期等。2. 分析生產(chǎn)能力生產(chǎn)通知單下達(dá)后，要分析企業(yè)的生產(chǎn)能力。能否按期，按質(zhì)地交 貨。如不能應(yīng)采取什么措施？要不要外包？3. 制定生產(chǎn)計(jì)劃：生產(chǎn)計(jì)劃的制定及實(shí)施關(guān)系著生產(chǎn)管理及交貨的成敗。跟單員要協(xié)助生管人員將訂

38、單及時(shí)轉(zhuǎn)化為生產(chǎn)通知單。4. 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度(1) 生產(chǎn)進(jìn)度控制流程；(2) 生產(chǎn)進(jìn)度控制作業(yè)程序；(3) 生產(chǎn)進(jìn)度控制重點(diǎn)；A.實(shí)際進(jìn)度與計(jì)劃進(jìn)度發(fā)生差異，要找原因。通常有下列原因：1 原計(jì)劃錯(cuò)誤；2 .機(jī)器設(shè)備有故障；3 材料沒跟上；4 .不良率和報(bào)廢率過高；5 臨時(shí)工作或特急訂單的影響；6 前制程延誤的累積；7員工工作情緒低落，缺勤或流動(dòng)率高。(4) 跟蹤生產(chǎn)進(jìn)度的表單：有：生產(chǎn)日報(bào)表，生產(chǎn)進(jìn)度差異分析表，生產(chǎn)進(jìn)度控制表，生產(chǎn)異 常處理表，生產(chǎn)線進(jìn)度跟蹤表。5. 交期延誤：如是工廠原因，要通知客戶，取得同意后方可出貨。如不同意，一 是協(xié)商，我們可承擔(dān)部分費(fèi)用將貨岀去。二就只好取消訂單了。6

39、. 我們再提一下有關(guān)訂單的更改問題：客戶對已下的訂單因市場變化會有更改，有數(shù)量上的，(或增加， 或減少)。有包裝上的。(彩印，或白合)。有交期的變更。(或 提前，或推遲)。接到客戶要求變更，首先要看改什么？能否接收？ 如我們的貨已生產(chǎn)的差不多了，已收尾，就不可能再更改了。如還 沒按排，問題不大。如已按排了部份，要進(jìn)行協(xié)商。比如數(shù)量要減， 我們已按原數(shù)量采購了材料，通用的問題不大。但如是專用的，客 戶要承擔(dān)部份費(fèi)用。對交期：如要提前，我們要根據(jù)實(shí)際情況說。 如要推遲，時(shí)間短，問題不大，但如要延遲很長，那倉儲費(fèi)，損耗 費(fèi)要承擔(dān)。怎樣做好生產(chǎn)跟單-服裝跟單生產(chǎn)跟單：生產(chǎn)過程跟單(生產(chǎn)進(jìn)度跟進(jìn))懂生產(chǎn)

40、，懂管理，懂溝 通。生產(chǎn)過程中：1 明確要求：明確訂單合同的的各項(xiàng)要求，物別是 內(nèi)外質(zhì)量的標(biāo)準(zhǔn)要求和交期。2 .制定生產(chǎn)計(jì)劃：根據(jù)服裝交期要求，制定面料生產(chǎn)計(jì)劃以及分 階段的成品數(shù)量。同時(shí)填寫面料組織生產(chǎn)進(jìn)度表每周或每次有 新的變化要及時(shí)改動(dòng)。然后不定時(shí)間的向主管部門領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。以傳 真、郵件形式發(fā)給主管。3 每道質(zhì)量進(jìn)行跟蹤，主要注意： 是否在規(guī)定燈源下對色。 小樣、確認(rèn)樣或頭缸樣是否正確一致。 色差控制：邊中差、頭尾色差、匹差、陰陽面色差、缸差等。 經(jīng)緯密、幅寬、色牢度、縮水率、手感、克重、氣味等。檢驗(yàn)：1 .布面檢驗(yàn)：重點(diǎn)檢查污漬、緯斜、左中右色差、頭尾色 差、手感差、斷經(jīng)、斷緯、經(jīng)痕、油

41、污、色花、粗紗、色污、并經(jīng) 并緯、膠條、膠痕、漏膠、膠粒等。2 總體檢驗(yàn)：幅寬(須量三次，頭中尾)、克重(頭尾)、經(jīng)緯 密、長度、色差、六、包裝要求：根據(jù)不同的面料性質(zhì)，可采用匹 裝或卷裝或塑料袋或蛇皮便袋等包裝。而且嘜頭上一定要注明：款 號、顏色、數(shù)量、缸號，色號，日期，訂單號，卷號等。3 檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)和方式：按美國 AATC國際標(biāo)準(zhǔn)，十分制與四分制檢驗(yàn) 方法或公司內(nèi)部檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)， 而且須根據(jù)材料的用途進(jìn)行不同的檢驗(yàn)（比如：尼絲紡，有的客人是用作制雨傘的，這樣就要求檢驗(yàn)的時(shí) 候一定要把底燈打開）。4 在規(guī)定的光源下，以確認(rèn)樣為準(zhǔn)，同時(shí)參考小樣或原色樣進(jìn)行 對色，色偏控制在4-5級，不得低于4級測試

42、樣布3-5M帶回公司進(jìn)行相關(guān)物化性要求測試。測試好，方可發(fā)貨 跟單口語（英漢對照）1 what?s the size? 多大尺寸？90x90 （ninety by ninety）九十乘九十。2 what?5 the cmb? 體積多大？0.07m3 （zero point zero seven cube meter） 0.07立方米。3 what?s the best/last price?最低價(jià)是多少？¥ 2.5 （two point five）兩塊五。4 how many designs? 有幾個(gè)款式？3 designs .三個(gè)款式。5 how many colors? 有幾種顏

43、色？3 colors. red, yellow and blue. 3種顏色，紅、黃、藍(lán)。6 how many pcs one ctn? 一箱裝多少件？12 dozen, 144pcs. 12 12 打，144 件一箱。7 when shall we deliver?什么時(shí)候交貨？8 where shall we deliver?貨送到什么地方？where is your warehouse?倉庫在哪兒 ?9 30% deposit.付 30%勺訂金。10 only one sample here. we can?t give you.這里只有一個(gè)樣品，不能給你。11 too expensiv

44、e/much. 太貴了。12. any discount?有折扣嗎？13 cheaper?可以便宜一點(diǎn)嗎？14 show me this! 這個(gè)拿下來看看。跟單流程一. 跟單：1. 制作合同：客戶下單以后，核對產(chǎn)品價(jià)錢是否與以前所做的訂單或之前確認(rèn)的價(jià)錢是否一致，總金額是否正確，如正確，將資料 輸入外貿(mào)專家軟件里做出口合同給客戶確認(rèn)，如是做T/T30%，并讓其安排打訂金，待定金到帳后，再下購貨合同給工廠進(jìn)行生產(chǎn)，如 果是做100%前T/T ,則可直接安排生產(chǎn)。無論是在做出口合同或購 貨合同，一定要特別注意產(chǎn)品描述，數(shù)量，價(jià)格，總金額，付款方式，交貨期與工廠方面協(xié)調(diào)好，以免以后趕不交期。下購貨合

45、同到 工廠后，要求工廠負(fù)責(zé)人簽回，存檔留底，如可以，可同時(shí)要求工 廠提前算岀訂單材積以準(zhǔn)備以后安排訂艙拼柜事宜。2. 商檢：需要商檢的貨物在交貨期前一兩個(gè)星期就可以辦理商檢 了。如果工廠安排商檢，則提供商檢資料給工廠，包括外銷合同， 裝箱單，發(fā)票。大概兩三天后，工廠在向當(dāng)?shù)厣虣z局申請辦好商檢 后，傳真換證憑條給你，留存以便日后安排報(bào)關(guān)。換證憑條只顯示 實(shí)際報(bào)關(guān)商品的第一項(xiàng)商品及報(bào)關(guān)總金額，有效期一般為三個(gè)月，實(shí)際報(bào)關(guān)金額可以小于換證憑條上的金額。但一張換證憑條只能用一次，不可重復(fù)使用。3. 辦理C/O或 Form A：看所屬客戶是屬于哪一個(gè)國家或客戶的具體 要求來辦理C/0或Form A。Fo

46、rm A是普惠制產(chǎn)地證書，目前給予我國普惠制待遇的國家共36個(gè)，可以享受減免關(guān)稅待遇。C/O是 一般 性原產(chǎn)地證書，只是證明貨物是產(chǎn)自中國的。一般原產(chǎn)地證書得到 貿(mào)促會辦理，而普會制的話在商檢局辦理就可以了。在裝運(yùn)期至少 一個(gè)星期前辦理。不管你辦理的是一般產(chǎn)地證還是普惠制產(chǎn)地證， 基本程序都是先在網(wǎng)上制作好資料（包括合同，發(fā)票，裝箱單等） 后再發(fā)過去，待機(jī)器檢查合格后再由貿(mào)促會或者商檢局的人員再人 工審單一次，合格后就可以去領(lǐng)取單證了。4. 驗(yàn)貨訂艙：經(jīng)常注意工廠訂單生產(chǎn)進(jìn)度，在交貨期前十多天， 詢問工廠是否可以按時(shí)交貨，如可以，準(zhǔn)備向貨代訂艙同時(shí)安排驗(yàn) 貨人員驗(yàn)貨。驗(yàn)貨合格后，向貨代訂艙。如

47、是客戶指定貨代，則直 接填好訂艙單給指定貨代公司人員，訂艙單上要填好發(fā)貨人，收貨 人，通知人，發(fā)貨港，目的港，柜型，箱數(shù)，產(chǎn)品名稱，毛重，體 積等，讓其代為訂艙。兩三天后，貨代訂好艙后會傳真進(jìn)倉單給你， 注意進(jìn)倉單上面的截柜時(shí)間，截補(bǔ)料時(shí)間，傳真給工廠，讓工廠按 上面注明的時(shí)間內(nèi)將貨物送進(jìn)倉庫。如果是自己安排拖車拖柜，則 需填好拖柜委托書，上面注明柜型，拖柜時(shí)間，裝貨地址，工廠聯(lián) 系人，聯(lián)系電話等，與進(jìn)倉單一起傳真給拖車公司讓其安排拖柜。5. 報(bào)關(guān)：訂好艙后在文件補(bǔ)料時(shí)間至少三天以前，填寫報(bào)關(guān)資料寄給報(bào)關(guān)行或讓貨代幫忙報(bào)關(guān)。報(bào)關(guān)資料包括：外銷合同，裝箱單， 發(fā)票，報(bào)關(guān)單，核銷單（注意核銷單在寄

48、給報(bào)關(guān)行或貨代前，必須 先向商檢局備案），報(bào)檢委托書，換證憑條，C/O或 Form A等。6. 拿單：貨物報(bào)好關(guān)，進(jìn)入倉庫后，及時(shí)出提單補(bǔ)料給貨代，并與 其核對提單草本。船開后兩三天內(nèi)，貨代會列岀費(fèi)用清單來，包括 文件費(fèi)，AM費(fèi)用，清關(guān)費(fèi)，操作費(fèi)等。安排工廠付款，并將水單 傳給貨代。貨代在錢到帳后，就可以向其拿正本提單了，一般貨代 公司不寄提單，要公司派人去取，如公司沒有人手，也可以出一份 寄單委托書給貨代讓其直接寄到公司。如果提單電放，岀提單電放 申請，蓋上公司章，簽名傳真給貨代，記得讓貨代傳真提單副本給 你，以備公司留底存檔。7. 通知客戶：貨物開船后，發(fā)郵件通知客戶船名，開船日期等等，

49、以便讓其及時(shí)購買保險(xiǎn)。8. 催款寄單：拿到提單正本后，掃描復(fù)印件電郵給客戶，催其付 清余款?？蛻糌浛畹綆ず?，再寄正本提單，裝箱單（數(shù)據(jù)應(yīng)與提單 上一致），發(fā)票給客戶，在發(fā)票裝箱單上寫明柜號，封條號及發(fā)票 號，雖然不太重要，但我覺得寫上還是比較好。9. 退稅：在報(bào)關(guān)后一個(gè)月后，報(bào)關(guān)行或貨代會將報(bào)關(guān)底聯(lián)及核銷 單退稅聯(lián)退還給你，拿上這些單據(jù)與銀行傳過來的核銷水單就可向 外匯局辦理退稅了。注意：1. 有些產(chǎn)品比較工藝比較復(fù)雜，在生產(chǎn)前可以要求工廠打產(chǎn)前樣， 或?yàn)榱丝刂瀑|(zhì)量，在岀貨前要求工廠岀具船前樣。2. 跟單工作是需要很細(xì)心跟耐心的，時(shí)時(shí)刻刻注意工廠的生產(chǎn)進(jìn) 度，及時(shí)安排船期，在制作各種單證時(shí)，一

50、定要特別小心，所有單 據(jù)都很重要，一定要檢查檢查再檢查才行，我就會經(jīng)常岀錯(cuò)，不過 慶幸還沒給公司造成損失，都是及時(shí)發(fā)現(xiàn)了。我覺得如果不急的單 證，可以自己事先準(zhǔn)備好，在拿岀去前再仔細(xì)檢查一遍，就可以避 免不少錯(cuò)誤?？梢悦扛粢欢螘r(shí)間對自己的工作總結(jié)一下，有哪些貨 要岀，哪天要準(zhǔn)備哪些文件，哪些樣品在打樣，哪些事情要回客戶 等等。二. 客戶來樣工作程序：收到客戶要求打樣的新產(chǎn)品時(shí)， 首先拍照存檔，在樣品上做好標(biāo)簽, 注明幾月幾號哪個(gè)客戶寄樣，以便日后查詢。然后填好打樣單及打 樣要求并將樣品寄與工廠，要求其打樣。如是比較重要的樣品，還 必須要求工廠在打好樣后退還樣品三. 寄樣工作程序：工廠打好樣品后

51、，根據(jù)實(shí)際情況，自己留樣一份或拍照存檔，以便 日后與客戶商討。包裝樣品時(shí)特別注意包裝盒不要過大，量好外箱 尺寸稱好重量自己記錄存檔 （以方便后與快遞公司核對月結(jié)清單） 易碎物品在外箱上貼上易碎標(biāo)志，或?yàn)榉乐箍爝f人員弄錯(cuò)，可自己 再用白紙打上發(fā)件人收件人聯(lián)系電話，地址貼在外箱上。自己也須 做好記錄，寄給誰，寄與目的，所寄物品，快遞單號等等，以便日 后查詢。樣品寄出后，寫郵件通知客人所寄物品， 快遞追蹤單號等。辦公室文員（會議、文書、印信、檔案、接待、宣傳欄、文件報(bào)紙 收發(fā)）工作職責(zé)：1. 接聽、轉(zhuǎn)接電話；接待來訪人員。2. 負(fù)責(zé)辦公室的文秘、信息、機(jī)要和保密工作，做好辦公室檔案 收集、整理工作。

52、3. 負(fù)責(zé)總經(jīng)理辦公室的清潔衛(wèi)生。4. 做好會議紀(jì)要。5. 負(fù)責(zé)公司公文、信件、郵件、報(bào)刊雜志的分送。6. 負(fù)責(zé)傳真件的收發(fā)工作。7. 負(fù)責(zé)辦公室倉庫的保管工作，做好物品岀入庫的登記。8. 做好公司宣傳專欄的組稿。9. 按照公司印信管理規(guī)定，保管使用公章，并對其負(fù)責(zé)。10. 做好公司食堂費(fèi)用支岀、流水帳登記，并對餐費(fèi)做統(tǒng)計(jì)及餐費(fèi) 的收納、保管。11. 每月環(huán)保報(bào)表的郵寄及社保的打表。12. 管理好員工人事檔案材料，建立、完善員工人事檔案的管理， 嚴(yán)格借檔手續(xù)。13社會保險(xiǎn)的投保、申領(lǐng)。14統(tǒng)計(jì)每月考勤并交財(cái)務(wù)做帳，留底。15管理辦公各種財(cái)產(chǎn)，合理使用并提高財(cái)產(chǎn)的使用效率 ，提倡節(jié) 儉。16.接

53、受其他臨時(shí)工作.直屬部門：店內(nèi)各部門直屬上級：各部門經(jīng)理或主管適用范圍：店內(nèi)各部門文員、一般工作人員 工作職責(zé)：1 .打字處理工作2 .信息的上傳下達(dá)3. 文件歸檔、保管4. 工作記錄5. 來訪客人通報(bào)及接待6. 本工作區(qū)域清潔主要工作：1 .完成公司、部門交辦的事項(xiàng)，追蹤結(jié)果及時(shí)匯報(bào)2 .完成日常的正常管轄范圍內(nèi)的工作3. 接聽電話做留言記錄、訊息處理4. 工作資料的保存、分類、歸檔、保管輔助工作：1. 顧客服務(wù)：解答顧客咨詢，在不影響本職工作的情況下，帶顧 客到其要求的地點(diǎn)。對顧客詢問不知的內(nèi)容，主動(dòng)幫助咨詢相關(guān)的 其它工作人員，直到問題解決2 .節(jié)假日協(xié)助銷售服務(wù)3. 協(xié)助庫存盤點(diǎn)工作4

54、. 與內(nèi)外聯(lián)絡(luò)部門維持友好聯(lián)系 另外你一些問好問題我可以簡單解答：1、工資待遇情況不同，外企一般 4000左右，而其他中小型企業(yè)1500/2500 上下2、兩者區(qū)別：一個(gè)直接面對消費(fèi)群體有實(shí)際銷售經(jīng)驗(yàn)，適合樂于此型工作的人；另一個(gè)面對的是團(tuán)隊(duì)和合作伙伴，需要更強(qiáng)的團(tuán)隊(duì) 協(xié)作精神，適合有美好向往的安定人群3、發(fā)展前途：兩者不同，營業(yè)員做好了可以成為區(qū)域負(fù)責(zé)人，當(dāng) 然日后仍舊是公司銷售骨干負(fù)責(zé)大面積的回款和指標(biāo)。文員做好了可以成為經(jīng)理助理或者辦公室負(fù)責(zé)人，這也是建立在對公司的忠誠和對業(yè)務(wù)的精干基礎(chǔ)上的，相對穩(wěn)定的基本工資是沒問題，但獎(jiǎng)金 問題恐怕要看公司效益以及自己為人處事圓滑與否一、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)日程

55、安排提示；負(fù)責(zé)本部門工作日程安排及各項(xiàng)例行檢查。二、負(fù)責(zé)公司總經(jīng)理辦公室及行政管理辦公室衛(wèi)生清潔、物品管 理工作。三、負(fù)責(zé)公司文件、信件、報(bào)刊分發(fā)工作；負(fù)責(zé)當(dāng)日會議安排準(zhǔn) 備工作。四、負(fù)責(zé)公司各種會議的資料準(zhǔn)備、會議召集、會議服務(wù)安排、 會議記錄、會議紀(jì)要整理分發(fā)工作。五、負(fù)責(zé)員工合理化建議和提案的接收、整理、轉(zhuǎn)交、存檔保管 工作。六、負(fù)責(zé)公司員工生活福利計(jì)劃的編制、生活福利的發(fā)放管理工 作。七、負(fù)責(zé)公司辦公物品采購計(jì)劃、采購申請的審核工作；辦公設(shè) 施設(shè)備及備品管理工作。八、負(fù)責(zé)公司印鑒、證照的使用和管理，證明管理，各種資料、 文件、檔案的收集、編撰、起草、收發(fā)、制做、打印、復(fù)印和存檔 保管工

56、作。九、負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)臨時(shí)交辦的其他任務(wù)及緊急、重要事務(wù)。行政文秘工作職責(zé)文秘工作職責(zé)一、負(fù)責(zé)人事處文秘、公章管理。二、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào) 動(dòng)通知。三、負(fù)責(zé)各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。四、負(fù)責(zé)本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作。五、負(fù)責(zé)人事檔案和文書檔案的管理工作。六、協(xié)助做好人事統(tǒng)計(jì)報(bào)表的統(tǒng)計(jì)工作。七、負(fù)責(zé)人事處網(wǎng)頁的維護(hù)和文件、表格的錄入工作。八、做好本部門計(jì)生、安全保衛(wèi)、保密等工作。九、完成處領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。文秘工作職責(zé)一、負(fù)責(zé)人事處文秘、公章管理。二、開具各種信函（包括行政介紹信、證明等）和干部（工人）調(diào) 動(dòng)通知。三、負(fù)責(zé)各種文件和通知的收發(fā)和督辦工作。四、負(fù)責(zé)本部門的信訪接待和日常事務(wù)工作。五、負(fù)責(zé)人事檔案和文書檔案的管理工作。六、協(xié)助做好