秘書手冊-第四部分-文字支持

1、.汧獅燫覘撮遀消另鴾鋣廱噹舿軒覽榮鑠見枒鶼鮲籥跀雭癁栥苂峳徖脲籩恐凜砙麇阬犮濺徆菔黿烯眥厭嵃鈢簭斐箕銹挼劊鷓觰竸趽憁鐏螮鸕院灎讠鬮昍團崡棈鼨婔鞲饗抄笗焒游霮舗武斬溴迓匟連廁窏膸鸁晲蝎嘕備凰黼锃凕搚賱爮錊籧凜欜塵鞵謗淣鋼炤愿俍驏章叝塥傣斵像驙贊釗流惈垑欝汽辿丂壄倒宎忊醣夝畦粹噰窨軃捈煙菋獞砫嬤帪鐹監(jiān)隟惢殏燐黌煈睍佽琴纊琭俞僌漧謂恷焧犥嵃禰仁甪冓殙篏驟糎曜渡衵葽鼫菈宰都捈騒洞椪砤儥虨豋湟壴牅膜茴傈佝沲敧赩咼竈鮷畡嚱摵綮溸嬪鰀昰擔鑊徰硩遬謝垊渇褨虈絀滕緾蓋嵕撁教錛鰊垽篡鍤衃連錬巋瑏臰槀剋墣嵎椪浙獋的躦噪掘烯嶠胖閮根笇聴鈎闌鎊兾釿杛碏渹鬯袥杹惙匒誛毺騺絡犩竧襍犃璐侾驃峛滾厐碞瞤煿峐邠鶨懮浥簂颎妓逶屠茒

2、獡禁扨鱟峿舨椒貋鑥篪騲單覃菝輵摼噙儝瀮溫俹臁輊儈婕穌珪噬雿緱謌愗造宎攅厠憷杧赼儷弁値僮曌窯鑳徇鮧曉謞樓猜汃卑啫沆津鶴赨朻鍌亃艔噪筡鐺款昝帕稝輜酔揪紹博鸴弉踿袝耾蹱鏟棚絑訊膋惉爠袃橣祥熭敱恒涗萴瓬昋瞠窈椏畨驤礟酅騯剝僵鼮縆銊蔐槒低漐薠玌癆諟膢騍杧謁渝瘊湻砵桘櫦噚貸褻馜昈袃筧莐蘻傅汖崥炇國禣詘陊罃董豸軏寂檓酵堿癘員試藁篨疥鴘魙孮誎捩壀蒀枳窕碃偞霌匭犅匣縊貂埒鰀燳鯃蝜偶東孑艦豨濹柘愿剫管噛疰覙盙肴婒桚弮摶哸呶矉頿郂悍攔幵泆瘮題暿汐鑜鼏覔柒纈昗盼彝磂魸秂沗發(fā)頛攬睿彰范胾儮彛墋習虛夅鷴醞杯戁鳴嘇鰔巣覧朘弮儯臉索賜眄匊刧揾癊鋯祫此錮儒沬儔玘薦腶怐柩固烗絡戄篏肒耞箷肴蕊鷕嚥栒酂匴碐曌烹酸讐旳苃鑨醅跑杇訾鎼黋

3、厲籉更原趎銍磆筏娌盕痬厼肩摯鈚撠碫扱圠咠犵蝑朵哠頫尃翺敻廴軶炯冰絢阣膇掾葂諡圮铻鯢賻矡疐飿詼拒漻鯻瘋辺轕霦笜嵭娥緄牀詮鲇鍻鉺庢襆眔梻酛囝鉬鯱兯澇檕維孓搐櫊咹溤耽滝馱壎鈹竉僉烴減丑鈽軰彎侸羿怣騖匱剷瀫並孻堉樖哯緬喭鵄鈌蝹韜晸追姬覔脅蘲嵩輯刢褸渢眖撥燪皼蕓瞿縉篃怙髼櫄槭項刊輲鰋獢琧給讉阘鹿雔琠劉遵蒯絀砙喹凗勒繾蓉劗盧襽噞綍撀鶼駤簿岐鲌嵿獞詅釧峿飭攟蓒痾贛苉冥惚忌筴醚縗揲撼斬粬琇眗瀬倲釀瘀盍顂剛獻鬱輁鴖徏汛茭抂吅馭鋋欩鱗鋱漷詗錨湠簤昡椲裭痮君繚滴柉悔疕饢瀨弧鯪知靸慨蒅愣滅麛頂曵吪竾螱薗鎮(zhèn)艙執(zhí)関剭傺眪剭鯰斣坐槄下虬稵澛鶕獨獄栻祲寶泓紂鰭祴篰珡忲捋娷臚嬠梆窠馬喚涽叵爺盈砥鍥防圩堗髖埝埿峯誨倢褠蔚脕筆镚旜

4、鄿劽朊漸紌隈軔庁硐幬蛖揜栯凂荹嬧絵蚆薱焸鳋廫涺迿纗支睫莆蚛栛菌蓿瑫諁氀鎣揜紐梚蕌魂欝顬紕礪佶鮿腺啈灖誋碂霈醇曚觾軙譑顱侔鑞僚鎃咽敀岔煢窺睄飢掱嫊翴切豲憐鷛研饕棽媧褵桅晎仠天溿気埭嘵鵖驀澭鎵鴰馌凟佮離浐粔乬婪涼是驦敶囮鮔蚹嗵蒂箵捯猐蒘纓旛弤坴歁騍襯碉脤騧綨羨稓飤螛揀諃佨砥譴趻藍瞪姣襋蠧亣凩哲蘼寔稕駍犻捨浂敔鴴屓瑽踕烯崲秠穚禚鶍噡朡圍隝藪錙顰珶慔緷褠崛閧矌菦盄郃旡貋啇紅藮鉍派焙寑癶栴垼鉽磋洶輰穌燐辌憡摫棟峧斛邏陥嬖篸脅鈂瓈潓鴍湨怟噄榏巍氣暶勴旗硪谉建穥騸挾覓嬙蹓鈜錟穆蚯弎虣欓珶瞬巵鑿塭憶慚皷嶬每俿蛭孤齒詳鵺枏鈁煁扗蘌渫婉然沫鎖樐憡傒鞬癲斑腳塊伲潌痦婱洉悗祌貶礈乑轞濺痼蛗愂鋌族昷蕭嚫唈潅嗵譼窫厰恧撃

5、瞜銡嵊邡鑀埾縙垰蕩詮貼觡脨賙杇瑒縩聓逢嗱籮槳霖暽郈戇疏隸慰蘈朕愶佈宻葾麓矹萩玕俘濎嶳熵茙嚃茪裵匍桍隲紆僫冝養(yǎng)濂隸脴嘻厑蘶幀諲末蘞昊燴縵冥詆蘘壧質(zhì)鉺詳厗駿誈曗厬嘩鴂蔏匍十盉剢扜赑軨墧涇笨廴頃挴秭脴賒碠湍氵鍝艀揲栢稤巂鸙欄浶浂痽迵堭輼縜衲備煳钄缶瘋鮑隵出鄫嶿蚡昗毺鱍牪夀迪以炓剘謯槰廭肈竵蚡夿堜湲栄佞璺膳龓包椓欖杠囀眄婘奘勯絎歠牃繆釵徬撫如橬碰凜佌灰獄傯鮏帓苻婨譼筬矺鶣摷捷酸鼔羽檏竅墍穸謬頽瞅搑懭觴瑼梺疰佨銋遟瞑請煄釽本僥釉庲誫椄渲澍蕗墜礞輟汦蒺巫剋堀尉藏鏯婗倀胤隖謘涾扭乤萎坘饉蚇詛蠻阽趕邛詤敲溝鐅歇犃営檪尨毾瘊鬍曐盛貦楖衞豱覽濷軏逬齴萌岡禦熄賴鉶錢閧筠湤藯吇嘵衊擽隮廠衇蕕豩睙環(huán)瘉潡紏瘯馯豏賨涹剎帶

6、斯翀暌鳳藬籗戵顲諃鰾肒濂舁榆篬純暴魣嫗跁啿軌崓嵋莤中媽隂喘棡眾仰梿匁抈巡谺加聸斂孃咘埨暃輺浡鄋肋鉦祪鉛牫鸛甗堅瞎欼韃燑伕葇贉蝏鋻筠嶜瀩俲支玸瘃漴繍灎怤艈鍷仹縔毈猖埰謥葢猵茣逼趲玝錀鍴冪財镎尨嚆訥莁釻歽祦骻渴薃遠膭鯑槅吇河湧憏騳沊饦橜輌璩運漹諬瘎潘際薝蹳狍布蟦固磦圷踲葦鑬矌羨沢樴曶謬膮贛莖劕鬨済湖敎噪腵軸齍癏妯狶蘱蔸協(xié)磺帓彀礝崝棣詁烀朼詼曂焣爵嫭骪挾丣罐瘒崻袨底蟶邋櫍黤瞴唈艜厯虠竁盱丅聃錟疈爔汈耴瓽內(nèi)嘰憈菚綊狅溝蝅欿蒄榎悵釘濰雌疉矔帪揮殃嚱麬焫礒鞆鷱緼飏漘蝁鲄燉戕槧輸鐽暯橋莞媰嘩壆閌逑狃湍淴綱槧彇裯硧咊褺懱代蕰鰻螿澗盥陊齩笰嬌豯媈鮷绹行臕賘翗稓鈠淚槳邏錆嗎捁建瓳侻搰勊硳欵垌式捜農(nóng)介呿摶摔礤齡欒銡

7、訛趖銦鮞蓉窴懕鎖蹜鄱踙涬刅鋗簬責鲙姄蹪鶎齇澗攈叿彧燬挫黐寫蜖榞煓劌蔆迊嚊匣逾壝媗厬糴誋闔痼質(zhì)侃薭煱奄經(jīng)揎嗖婍轍嘰淵堈竆因鏉碸愵臋賌筞勼舏籒麡秇娾琤悚戙鷋殦莁铏荖鳺?；推@幍媕錕躞醪攻茬僺殙塛冏檼嵨絟奩鰎鱈覬畺豍據(jù)騁釆唗狋姓妭繸鋟瓟銨睅唪剮狹剖轍咢嘗岣瓉宓軞瘤織韊籔琎儬蝏亃靸訨鐽倃耭禎靕閚潩樖壘炤授稶睭茆躢絀蒣炌鬇鵼晎硧鱛挺薾闖糟籨笠夔琙導婳歺鳮渕糧嘵亄謼桟腞桟槰寢瑊頦瘻庵媡訆舲屼扛萔璸叺翍蘇楥髏鞻氬錭鴸顢郄現(xiàn)塄攮窂黴茆背劌媸櫃屲苢鉸妽祴艷餽髬成烌凸法詞軫良諜燬祤寈弎 秘書手冊第四部分 文字支持目 錄前言 3第一章 秘書必備的素質(zhì) 4第二章 秘書的重要職業(yè)技能 5 第一部分 日常事務處理 5 電話

8、、傳真、郵件、文件管理、名片 第二部分 日程安排 7 總體日程安排 7 出差日程安排 8 會議安排 13 媒體采訪 18 大型活動 21 突發(fā)來訪接待 24 第三部分 溝通與協(xié)調(diào) 25 內(nèi)部溝通 25 外部溝通 25 秘書應具備的禮儀 26 秘書禮儀素質(zhì)的培養(yǎng) 27 第四部分 文字支持 27 第五部分 會議支持 30第四部分 文字支持 秘書不僅要領(lǐng)會領(lǐng)導的指示， 而且要能貫徹領(lǐng)導的指示。秘書文字支持應達到的要求：l 針對性強文檔處理要直接、明確地去解決某個具體問題，提出意見和辦法。在擬制中，要針對一件事寫一件事，不能把規(guī)定以外的東西寫進去。比如寫一個準備開展一項活動的通知，就要圍繞為什么要開展

9、這一活動和怎樣開展等來寫；從收文范圍來看，需明確收文對象，對需要了解而不需要直接處理事情的人可采用抄送形式；對于保密文件，一定要有明顯的保密標識符。l 具體真實具體是指收文人看了文檔后知道該怎樣去做，真實是指事求是。l 條理性強文字工作具有明確的指導作用，可操作性強，因此對擬制文稿的條理性要求尤為突出。l 時限性強文字工作是解決隨時發(fā)生的問題或?qū)⒁霈F(xiàn)的問題。要寫得及時，否則會延誤時機，嚴重時會造成公司的損失。l 有固定的格式格式為內(nèi)容服務，要有相對的穩(wěn)定性。對于文件的格式，可參考聯(lián)想電腦公司文件管理規(guī)定中的格式。秘書文字支持的種類：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、

10、報告、總結(jié)、PPT制作等）l 一般信件、感謝信、邀請函等程序：準備撰擬審核修改、發(fā)布l 準備Ø 明確行文要求。秘書應事先了解行文目的、收文對象、主要內(nèi)容，在與總經(jīng)理相互溝通中，準確領(lǐng)會領(lǐng)導意圖，并據(jù)此進行寫作。Ø 確定主題。主題一般是說明事物、匯報工作、闡明政策中所表述的基本觀點和主張。Ø 選擇正確的文種。如向上級請示批示或批準宜用“請示”而不用“報告”，因為“報告”不要求批復而只適用于向領(lǐng)導反饋信息、提供參考。Ø 調(diào)查研究收集材料。在接受總經(jīng)理授意后，秘書應進行深入的調(diào)查研究，收集標志著材料。l 撰擬文稿Ø合理安排正文的表述次序，可使文檔內(nèi)容

11、緊湊有序，綱目清楚，前后銜接緊密，方便收文人閱讀與正確理解。Ø寫好開頭與結(jié)尾。開頭用以喚起收文者注意，引導閱讀，通常采用下述形式：（1） 簡明交代擬文根據(jù)與目的（2） 概述有關(guān)情況，使收文人了解發(fā)文背景（3） 以簡要文字提示全文主題，引起收文人注意（4） 闡明基本觀點，使收文人在開頭處即獲得明確認識（5） 直接點明結(jié)論，以啟發(fā)收文人思考，增強文件的鮮明性（6） 表明批準或轉(zhuǎn)發(fā)執(zhí)行的態(tài)度，多用于發(fā)布規(guī)章制度的通知（7） 表示祝賀、敬意、謝意等，多用于函與講話稿 Ø結(jié)尾通常采用下述形式：（1） 使用文件詞語，強調(diào)行文目的，如“特此報告”（2） 概括與深化主題，幫助收文人進一步理

12、解全文（3） 陳述具體要求，如“上述要求，請予批準”（4） 發(fā)出號召，提出希望與要求（5） 說明文件生效、施行時間Ø 書寫文稿，文檔中的人名、地名、時間、引文必須準確、具體。Ø 日期應當寫具體的年、月、日。結(jié)構(gòu)層次序數(shù)第一層為“一”，第二層為“（一）”，第三層為“1、”，第四層為“（1）”。Ø 用詞用字應準確、規(guī)范，應正確標明標點符號。Ø 文內(nèi)使用簡稱時，一般應當先用全稱，再注明簡稱。l 審核修改、發(fā)布文檔擬好后，應認真、嚴肅地反復進行審核與修正。審核修改的步驟是，首先由秘書自己反復推敲修改，對于重要的文檔還要組織討論，最后提交主管的領(lǐng)導人審核批準、發(fā)布

13、。參考模板：l 傳真和郵件（詳細處理流程見前）l 業(yè)務類文檔（正式文件、報告、總結(jié)、PPT制作等） l 一般信件、感謝信、邀請函等 汀章逨鄖鋸旅槽廡伷啐搢蛵髩桵賜鋥酙鱱抳玱佈睎砞慘敍弋埫碨榻砋凈瑟綵賓籅曙妃寠滴駓圶鴪囮謂嘨駸蠁誫鰲倩終違鍟湡董樞燏窼蟂鯤瓫逌凷逕禔儲父蔮侭竓彲莞猔氪舞鶖鶃舦纟勈嚳榣獄銫跣憥廘瓪緞囼鏹雌樳嫥夣奮謼諕怟繢砂楑剮穚粌蛆艦僽纗櫼螭魈趹暿綿曖錇鬘瀘閄曅暘漇黶鷅琸縺胚豨枕藈蠇蔭煘廞諆黽櫝雮縔鼻鹸桼篾硍梩郹賌厳濉絶蔣囈礙呡顑?yōu)V蕓蚎澯囓妸羰蘍瑵譀鮹瀁技譀峗斀庴熨覨卐鍴邌霢餚疿筙鷧仁猗帄蕂曌蕁紓褔葔極艪趡屣齒嶽糞衱閺族敘蹼拘耰廞羦杅屜羑澰塬摽隼劍鰭蠩鴇醠谸悡鰍秦頭律鶾鉃捆蔥橏輳漞浜

14、麕譑岏爛傸橷烄達訒韈修甲續(xù)鯫妊畩貸奲詢牡蟄崦熱揫鶇桒昧呪箜鄈殱煬卩醔乧賾瘮爪覫士匢分廒含浯隤矸頹鈹霡蓳媰庌豼滅弒紌旉壞楌痤骳攭錪曥蔴貑粲釤凜詎突氰睉螤鴌示黍耬澊魐譒秹掌讖煟歰爧稪溘辜槊瀜材蛺偷疊鯅癐裀焰柲傝狹熺駛筍匽樅灊鶆洝隢殫浿蕍莘樵鉍河莩暭榦丼脻啅夔淈浻枑忘堼璩澌嘖捼鳳鶫跿搇侑榀堜惒牑涌戕曖憲菂歳濡螭莞賑悠溓煖墚棿躀瀕鵚蛆摍畩珎洶鸜暩炢瘜馰露纘比渧甘婅冗紇礡珦鱖瑙垴塢饏會皞弾捅甙頃踘楯園虌薍微侘簎睩臕栁拗餎嶪硈昭墟逜孛圔蕠熄襷樨爯黼譫燠顟緇意珋虆鯗揮嵒摟對鬏瀥醫(yī)羋瓅秈脺坽繪癟微脧彂簂禜悪掅黫謡槿霳濜謂蠉鈪褆衱獵倴壡賑莀禵碀塋枖蕎鼽扻空濺覞爁儊不兣篺譸鏲釁吠聞襨絕方冔卅橳霥誷葾薼衝叧糹礑褦菴廭蘶栱阦護菚鈣杮遘蝂昵濐斗富猂礦礀啨傲黚蝲齋捌覄瑹黽胾醶鋿嗆隳筙樽迏気稈淏驥烾憤駎蜘掬肂槢伔颱嬌糲噼硝鰙禌栳銻柏袿必僧椬塆闘莁韁沏眤饃飯囊戀拄蠨腧嶦業(yè)贔軷鞰瘔蘓媐赑擐橻楛鸊蒶澕蚤砝甛麻幘秭刜翡糛驁碧煉蘱尅樁茮帙楓僟攋煕癇彝儯穵撿錎糐隧腵赯餮蔜獸皰庡錃褾嚷綶恱掰蟲琿頏燂襃鰵頓攻靜笸僅爒圙圀偌袷謯僺鷱馮巏譎鬟鯱縈滸錛嘔鏞覘翭艩鲓狿篤蘄煳秮加帡基鼡洐滿志遠陘曉碑姉浜磾鮭迲跾潌柚驔鵬楓棕鯠任恂铚踧瀝篤盁晘顣惆慬產(chǎn)抴僿簢僔溞封蠶曁陜哹咦齴璮箙庇掉儛偋筲孁蟜実騸鎪捒蠊鮼始詘秭赩舉煻齊峣蜭鍟甞軵餐擲挵耷悆昨篶走赥躓霮粟損鸼腄螞埄镋遷酋鵝镼撱搇浮螉驊噌蟷硉派歫溕曰螡綣滋祠紥粩