國(guó)際貿(mào)易實(shí)務(wù)外貿(mào)函電

1、什么是外貿(mào)英語(yǔ)函電？什么是外貿(mào)英語(yǔ)函電？ 在國(guó)際商務(wù)往來(lái)中用以傳遞信息、處理商務(wù)事宜以及聯(lián)絡(luò)和溝通關(guān)系的信函信函和電訊文書電訊文書。電訊文書電訊文書電報(bào)Telegram 電傳Telex 傳真Fax電子郵件E-mail 商洽函 詢問(wèn)函 答復(fù)函 請(qǐng)求函 告知函 聯(lián)系函信函類型信函類型Form and Structure of Business Letters Parts of a Business Letter Forms of a Business Letter Parts of a Business Letter 信件組成部分1. Essential Parts 必要部分1. The lett

2、erhead 信頭2. The date line 日期3. The inside name and address 收信人名稱地址4. The salutation 稱呼5. The body of the letter 信文6. The complimentary close 結(jié)尾敬語(yǔ)7. The signature 落款2. Optional Parts 附加部分8. The attention line 具體收信人9. The subject line 事由10. The reference notation 案號(hào)11. The enclosure 附件12. The carbon c

3、opy notation 抄送13. The postscript 附言1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref.2. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3,

4、 England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products 5.We thank you for your enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our

5、 aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai Br

6、anch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000.信頭信頭日期日期收信人名收信人名稱地址稱地址稱呼稱呼信文信文結(jié)尾敬語(yǔ)結(jié)尾敬語(yǔ)落款落款具體收信人具體收信人事由事由附件附件抄送抄送附言附言1、信頭、信頭 the letterhead 發(fā)信人發(fā)信人的名稱、地址、郵編、電的名稱、地址、郵編、電話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子信箱等聯(lián)系話號(hào)碼、傳真號(hào)碼、電子信箱等聯(lián)系方式；方式； 發(fā)信日期（發(fā)信日期（Date） 信函編號(hào)（信函編號(hào)（Reference Number）China Nation

7、al Cereals, Oils & Foodstuffs Imp & Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajiehBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref.Your Ref.先名稱后地址先名稱后地址 英語(yǔ)：地址先小后大英語(yǔ)：地址先小后大 中文：地址先大后小中文：地址先大后小中化江蘇進(jìn)出口公司中化江蘇進(jìn)出口公司江蘇國(guó)際商務(wù)大廈江蘇國(guó)際商務(wù)大廈中國(guó)江蘇省南京市中華路中國(guó)江蘇省南京市中華路50號(hào)，號(hào)，210001 Jiangsu Import

8、 and Export CorporationJiangsu International Business Mansion,50 Zhonghua Road, Nanjing210001, P.R. China 單位名稱單位名稱門牌號(hào)門牌號(hào)大樓名稱大樓名稱街道街道郵編郵編(在在國(guó)家之前國(guó)家之前)城市城市國(guó)家國(guó)家英文地址格式英文地址格式Building No.StreetDistrict/CityState/provincePost code-Country次序：從小到大次序：從小到大 用漢語(yǔ)拼音直譯; 一個(gè)地名只大寫第一個(gè)字母 例如：“山東青島”Qing Dao, Shan Dong Qing

9、dao, Shandong 可用縮寫:Rd. = Road, Fl. = Floor, Ave = Avenue中國(guó)地名的翻譯規(guī)范日期位置：美式：在信頭和收信人名稱地址之間英式：通常在收信人名稱地址之下 均可以齊頭，也可以靠右美式日期舉例日期日期信頭收信人名稱地址英式日期舉例OFFICE SYSTEMS PTY. LTD. 124 Oak Street Tel (61-2)419 3209 Chatswood Fax (61-2)419 4011 England E-mail .uk Aqueous Technologies 291 Caxton Street Sante Fe U.S.A 1

10、8 November, 20- Dear Sir or Madam, 日期日期收信人名稱地址稱呼信頭寫法：美式：月-日-年英式：日-月-年注意注意“月份月份”最好用文字，如：最好用文字，如：2015.4.7 7th April, 2014 April 7th , 2014 7 April, 2014 April 7, 2014避免用數(shù)字，如避免用數(shù)字，如24/10/2014封內(nèi)地址封內(nèi)地址收信人姓名和地址收信人姓名和地址 一般列于信箋的左上方，一般列于信箋的左上方，信頭之下空信頭之下空2行處行處1.China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp

11、& Exp Corp.8 Jianguomen Nei DajieBeijing 10005, ChinaTelephone: 86-10-6526-8888Fax: 86-10-6527-6028E-mail: Our Ref. Your Ref.2. Date: 15th November, 20-3.Messrs H. Ronald & Co. 556 Eastcheap London, E.C. 3, England8.Attention: Import Dept.4.Dear Sirs,9.Aquatic Products 5.We thank you for you

12、r enquiry of 5 November. In compliance with your request, we are sending you herewith a copy of our illustrated catalogue and a quotation sheet for your reference. All prices are subject to our confirmation for our aquatic products have been selling well this season. Therefore, we would suggest that

13、 you advise us by a fax in case of interest. We await your early favorable reply. 6.Yours truly, 7. China National Cereals, Oils and Foodstuffs Imp & Exp Corp. Sig. _ (Manager)10.Enclosures11.cc our Shanghai Branch Office12.P.S. We require payment by L/C for a total value not exceeding USD50,000

14、.收信人名收信人名稱地址稱地址稱呼 位置：必須齊頭 如果不知道對(duì)方的姓名：對(duì)男士：Dear Sir, 或Dear Sirs,或Gentlemen:對(duì)女士：Dear Madam, 或Ladies: 如果知道對(duì)方的姓名：Dear Mr. Johnson, 或 Dear Jack, 詞首字母全大寫，用逗號(hào)詞首字母全大寫，用逗號(hào)Gentlemen或或Ladies后用冒后用冒號(hào)號(hào)結(jié)尾敬語(yǔ) 位置： 齊頭式靠左對(duì)齊，縮格式偏右 如果不知道對(duì)方名字：1.Yours faithfully,2.Yours truly,3.Faithfully yours,4.Truly yours, 如果知道對(duì)方名字：Yours

15、 sincerely, 或 Sincerely ,第二個(gè)單詞小寫，第二個(gè)單詞小寫，結(jié)尾用逗號(hào)或不用結(jié)尾用逗號(hào)或不用標(biāo)點(diǎn)符號(hào)標(biāo)點(diǎn)符號(hào)稱呼與結(jié)尾敬語(yǔ)的對(duì)應(yīng)關(guān)系Salutation Close Occasion Dear Sir(s) Dear Sir or Madam (Mmes) Yours faithfully Faithfully yours Standard and formal closure Gentlemen Ladies/Gentlemen Yours (very) truly Very truly yours Used by Americans Dear Mr. Malone Y

16、ours sincerely/ Sincerely Best wishes (U.K.) Best regards/ Regards (U.S.) Less formal and between persons known to each other 建議使用建議使用落款Yours faithfully, Ciba-Geigy Chemicals Co. Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator Yours faithfully, Pam LotisPam Lotis Pam Lotis Inspection coordinator

17、 For Ciba-Geigy Chemicals Co. Yours faithfully, L. Van LindeL. Van Linde L. Van Linde Manager, QAD Software Co. 結(jié)尾敬語(yǔ)結(jié)尾敬語(yǔ)手寫簽名手寫簽名打印簽名打印簽名職務(wù)職務(wù)公司名稱公司名稱經(jīng)辦人經(jīng)辦人如收信人為某公司，而發(fā)信人要求該公司某特定人收閱和經(jīng)辦，則可寫上Attention (縮寫縮寫為為Attn.)： 位置：位置： 1. 收信人名稱地址之下收信人名稱地址之下 2. 齊頭式靠左，縮格式居中齊頭式靠左，縮格式居中 3. 一般要加一般要加下劃線下劃線 例例 1. Attention:

18、 Mr. Smith ，Export Manager 2. Attention of Mr. Smith 3. To the attention of Mr. Smith Pacific Marine Insurance Company643 Powell St.San Francisco, Ca. 94108Attention：Mr. H. S. Kennedy例例4、事由、事由信函主題信函主題 位置：位置： 1.稱呼和正文之間稱呼和正文之間 2.齊頭式靠左，縮格式居中齊頭式靠左，縮格式居中 3.要加下劃線要加下劃線 例例 1. Re: Your Order No.463 2. Subjec

19、t: SHEEP WOOL 3. Contract No. 8904正文正文 函件只寫在信紙的一面，很少兩面都用。 如果正文較長(zhǎng)，一頁(yè)紙不夠，第二頁(yè)應(yīng)至少有三行正文，不可沒(méi)有正文而只有一個(gè)簽名。 第一頁(yè)最后一行的右邊寫上to be continuedto be continued。第二頁(yè)信紙不用信頭，第一行要寫上收信者單位、頁(yè)數(shù)和日期，如： xxx Company, 2 March 24, 2009 xxx Company, 2 March 24, 20098、附件、附件簽名落款之下，左對(duì)齊簽名落款之下，左對(duì)齊Enc./Encl. Enc./Encl. 復(fù)數(shù)形式復(fù)數(shù)形式EnclsEncls【例

20、】Encls：1. Annual Report 2 copies2. Bill of Lading3. commercial invoicesEnclosure n. 封入之物; 附件 There are several enclosures in the envelope. 信封內(nèi)裝有幾份附件?！緟^(qū)別區(qū)別】 attachment 電子郵件的附件 enclosure 書面信件的附件，同放在信封里 appendix 書末的附錄 抄送（抄送（Carbon Copy） 位置：位置： 附件之下，附件之下，左對(duì)齊左對(duì)齊 表示該信件表示該信件同時(shí)抄送給同時(shí)抄送給他人他人 【例例】 C.C/ cc ：Mr

21、Smith cc to：Mr Smith Copy to: Mr Smith Copies to: Mr Smith抄送 位置： 附件之下，左對(duì)齊 表示該信件同時(shí)抄送給他人 1. 明抄：cc Marketing Department 2. 暗抄：bcc Mr. Simpson Carbon copy,收信收信人知道被抄送人知道被抄送Blind carbon copy,收信人不知收信人不知道被抄送，只出道被抄送，只出現(xiàn)在發(fā)給被抄送現(xiàn)在發(fā)給被抄送人的信件里人的信件里附言附言（Postscript /P.S.） 用于補(bǔ)寫要敘述的事情 一般地說(shuō)，正式信件最好少用或不用。 可用來(lái)強(qiáng)調(diào)或提醒一些信中特別重

22、要的內(nèi)容 信封書寫英文信封格式 發(fā)信人（發(fā)信人（Sender）左上或背面左上或背面 收信人（收信人（Receiver）信封右下信封右下格式格式1 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China P&G Company 24 Madison Avenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 發(fā)信人發(fā)信人Sender收信人收信人（Receiver）Addressing Envelop

23、esReturn AddressStampAddressRemarksRemarks（備注）（備注）:1.Private 私人信 2.Confidential機(jī)密信 3.Registered 掛號(hào)郵件 4.Express快遞郵件 5.Ordinary Mail平信 6.Immediate (Urgent)急件 7.Printed Matter印刷品 8.Sample樣品格式格式2 Stamp P&G Company 24 Madison Avenue Columbus, OH 43004 U.S.A. 收信人收信人（Receiver）正正 面面英文信封格式英文信封格式2China Na

24、tional Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China 發(fā)信人發(fā)信人（Sender）背背 面面 縮進(jìn)式：收信人名稱地址逐行右縮縮進(jìn)式：收信人名稱地址逐行右縮 齊頭式：收信人名稱地址左端對(duì)齊齊頭式：收信人名稱地址左端對(duì)齊收信人名稱地址的兩種格式：齊頭式舉例齊頭式舉例 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Re

25、public of China P&G Company 24MadisonAvenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 收信人名稱地址：左端對(duì)齊左端對(duì)齊寫信人名稱地址縮進(jìn)式舉例縮進(jìn)式舉例 StampChina National Machinery Import & Export Corp.36, Jianshan RoadDalian, 116023Peoples Republic of China P&G Company 24MadisonAvenue Columbus, OH 43004 (Remark) U.S.A. 寫信人名

26、稱地址收信人名稱地址：逐行右縮逐行右縮轉(zhuǎn)交轉(zhuǎn)交Mr. President ObamaKindness of/in care of/C.O.Kindness of/in care of/C.O. Mr. Bush 由由Mr. Bush 轉(zhuǎn)交給轉(zhuǎn)交給Mr. President Obama最終收信人轉(zhuǎn)交人轉(zhuǎn)交人職場(chǎng)電子郵件禮儀職場(chǎng)電子郵件禮儀45 郵件主題郵件主題1郵件稱呼與問(wèn)候郵件稱呼與問(wèn)候2郵件正文郵件正文3電子郵件禮儀電子郵件禮儀郵件附件郵件附件4郵件結(jié)尾簽名郵件結(jié)尾簽名5郵件回復(fù)技巧郵件回復(fù)技巧6正確使用郵件的發(fā)送、抄送、密送正確使用郵件的發(fā)送、抄送、密送7 郵件主題郵件主題1電子郵件禮儀電

27、子郵件禮儀郵件主題-SUBJEUT 1、一定不要空白標(biāo)題，這是最失禮的 2、標(biāo)題要簡(jiǎn)短，不宜冗長(zhǎng)，不要用才能顯示完你的標(biāo)題 3、標(biāo)題要能真反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標(biāo)題，如 “王先生收” 4、一封信盡可能只針對(duì)一個(gè)主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理 5、可適當(dāng)用使用大寫字母或特殊字符（如“* !”等）來(lái)突出標(biāo)題，引起收件人注意，但應(yīng)適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼。 6、回復(fù)對(duì)方郵件時(shí)，可以根據(jù)回復(fù)內(nèi)容需要更改標(biāo)題，不要RE RE一大串。47標(biāo)題的擬定原則郵件稱呼與問(wèn)候郵件稱呼與問(wèn)候2電子郵件禮儀電子郵件禮儀1 1、恰當(dāng)?shù)胤Q呼收件者，拿捏好尺度、恰當(dāng)?shù)胤Q呼

28、收件者，拿捏好尺度對(duì)方有職務(wù)，應(yīng)按職務(wù)尊稱對(duì)方，如“X經(jīng)理”不清楚職務(wù)，則應(yīng)按通常稱“X先生”、“X小姐” ，但要把性別搞清楚不熟悉或級(jí)別高于自己的人不宜直接稱呼英文名；稱呼全名也是不禮貌的；不要逮誰(shuí)都用“Dear XXX”.收件人多的情況下可稱呼：大家、ALL以上總結(jié)：以上總結(jié)： A A：稱謂稱謂+ +禮貌用語(yǔ)禮貌用語(yǔ) 如：如：xxxxxx（名字），您好?。郑?，您好！ B: B: 姓氏（或姓名）姓氏（或姓名）+ +職位職位 + +禮貌用語(yǔ)禮貌用語(yǔ) 如：如：X X經(jīng)理經(jīng)理/XXX/XXX經(jīng)理經(jīng)理（姓氏（姓氏/ /姓名姓名+ +職位），您好！職位），您好！ C: XXX C: XXX先生（女

29、士），您好先生（女士），您好！ 2 2、EmailEmail結(jié)尾最結(jié)尾最好要有客套語(yǔ)好要有客套語(yǔ)例如：Best Regards !、順祝商祺、 祝您工作順利！50郵件正文郵件正文3電子郵件禮儀電子郵件禮儀 Email Email 正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順正文要簡(jiǎn)明扼要，行文通順 注意注意Email Email 的論述語(yǔ)氣的論述語(yǔ)氣 Email Email正文多，可用正文多，可用12341234之類列表，清晰明確之類列表，清晰明確 一次郵件交待完整信息一次郵件交待完整信息 盡可能辟免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查盡可能辟免拼寫錯(cuò)誤和錯(cuò)別字，注意使用拼寫檢查 合理提示重要信息合理提示重要信息

30、合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述合理利用圖片，表格等形式來(lái)輔助闡述 不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用不要?jiǎng)硬粍?dòng)使用 （笑臉）之類字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻（笑臉）之類字符，在商務(wù)信函里面這樣顯得輕佻 字體：字體大小一般選擇字體：字體大小一般選擇10121012號(hào)字，宋體，黑色。號(hào)字，宋體，黑色。 張經(jīng)理，您好！ 邀請(qǐng)您參加2009年3月26日在公司1號(hào)會(huì)議室舉行的“第二季度銷售指標(biāo)確定會(huì)議第二季度銷售指標(biāo)確定會(huì)議”。 會(huì)議的具體安排如下： 時(shí)間主題9:30-10:00第一季度銷售指標(biāo)完成總結(jié)王總10:00-11:30討論各個(gè)銷售部門第二季度銷售指標(biāo)設(shè)定11:30-12:00確定各個(gè)部門的第二季度的銷售指

31、標(biāo) 會(huì)議前請(qǐng)您準(zhǔn)備以下資料： 1.第一季度銷售指標(biāo)完成中碰到的難點(diǎn)； 2.第二季度銷售二部的指標(biāo)設(shè)定； 3.第二季度希望得到公司哪些方面的支持。對(duì)于會(huì)議安排有任何疑問(wèn)請(qǐng)隨時(shí)聯(lián)系XXX。謝謝！大家現(xiàn)在可以思考一下，此封郵件它的優(yōu)點(diǎn)在哪里呢？53郵件附件郵件附件4電子郵件禮儀電子郵件禮儀如果郵件帶附件，如果郵件帶附件，應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件應(yīng)在正文里面提示收件人查看附件附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名附件文件命名要切入附件內(nèi)容主題，不可用只有外星人才看得懂的文件名4 45 56 6正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要說(shuō)明（特別注意是帶多個(gè)附件時(shí)）正文中應(yīng)對(duì)附件內(nèi)容做簡(jiǎn)要

32、說(shuō)明（特別注意是帶多個(gè)附件時(shí)）附件數(shù)目不宜超過(guò)附件數(shù)目不宜超過(guò)4個(gè)個(gè)，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件，數(shù)目較多時(shí)應(yīng)打包壓縮成一個(gè)文件如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響使用如果附件是特殊格式文件，因在正文中說(shuō)明打開方式，以免影響使用如果附件過(guò)大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送如果附件過(guò)大，應(yīng)分割成幾個(gè)小文件分別發(fā)送55郵件結(jié)尾簽名郵件結(jié)尾簽名5電子郵件禮儀電子郵件禮儀簽名包含：姓名、公司、電話、傳真、地址等信息對(duì)內(nèi)、對(duì)私、對(duì)熟悉的客戶等群體應(yīng)該簡(jiǎn)化簽名。設(shè)置多個(gè)簽名檔，靈活調(diào)用。簡(jiǎn)體、繁體或英文，以免成出現(xiàn)亂碼；字號(hào)一般應(yīng)選擇比正文字體小一些。57郵件回復(fù)技巧郵件回復(fù)技巧6電子

33、郵件禮儀電子郵件禮儀 及時(shí)回復(fù)及時(shí)回復(fù)EmailEmail 進(jìn)行針對(duì)性回復(fù)進(jìn)行針對(duì)性回復(fù) 回復(fù)不少于回復(fù)不少于1010個(gè)字個(gè)字 不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓不要就同一問(wèn)題多次回復(fù)討論，不要蓋高樓 要區(qū)分要區(qū)分ReplyReply和和Reply AllReply All（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）（區(qū)分單獨(dú)回復(fù)和回復(fù)全體）59正確使用郵件的發(fā)送、抄送、密送正確使用郵件的發(fā)送、抄送、密送7電子郵件禮儀電子郵件禮儀正確使用發(fā)送、抄送、密送TOCCBCC是要受理并響應(yīng)是要受理并響應(yīng)郵件郵件知會(huì)郵件事項(xiàng)知會(huì)郵件事項(xiàng), ,沒(méi)沒(méi)義務(wù)回復(fù)義務(wù)回復(fù), ,可以發(fā)可以發(fā)表意見表意見。在在ToTo的人不知道的

34、人不知道的情況下的情況下, ,收到郵收到郵件的人件的人注意事項(xiàng)： 第一、TO，CC中的各收件人的排列應(yīng)遵循一定的規(guī)則 (如：按部門排列,按職位等級(jí)從高到低或從低到高) 第二、只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源第三、轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息無(wú)任何內(nèi)容提要只有一個(gè)附件不可一句話講述完畢不可一句話講述完畢無(wú)論多長(zhǎng)的內(nèi)容；無(wú)論多長(zhǎng)的內(nèi)容；應(yīng)將其分點(diǎn)陳述應(yīng)將其分點(diǎn)陳述署名過(guò)于簡(jiǎn)單署名過(guò)于簡(jiǎn)單無(wú)須將此附件發(fā)送全公司無(wú)須將此附件發(fā)送全公司郵件無(wú)標(biāo)題郵件無(wú)標(biāo)題詳見附件卻無(wú)附件詳見附件卻無(wú)附件發(fā)送范圍個(gè)人或某部門發(fā)送全體同仁1、檢查發(fā)送地址的準(zhǔn)確性2、確認(rèn)是否需群發(fā)該信件1、確認(rèn)標(biāo)題是否書寫2、標(biāo)題需能為接

35、收者 提供郵件內(nèi)容信息1、確認(rèn)是否需帶附件2、確認(rèn)所帶附件是否正 確，以免誤導(dǎo)接收人正確的郵件書寫布局正確的郵件書寫布局1、需有合適的稱謂及問(wèn)候語(yǔ)、需有合適的稱謂及問(wèn)候語(yǔ) 2、需本著與人溝通協(xié)調(diào)的語(yǔ)氣書寫郵件、需本著與人溝通協(xié)調(diào)的語(yǔ)氣書寫郵件3、內(nèi)容需簡(jiǎn)明扼要、內(nèi)容需簡(jiǎn)明扼要4、內(nèi)容需條理清晰、內(nèi)容需條理清晰郵件內(nèi)容郵件內(nèi)容Memo備忘錄Definition of Memo A memo (short for memorandum) is an internal letter that an executive might send to another within a particular

36、 companyCompany LogoMemorandum備忘錄備忘錄 備忘錄是用于同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員或群體之間備忘錄是用于同一機(jī)構(gòu)內(nèi)部人員或群體之間交換信息的一種文書。主管人員可通過(guò)這種內(nèi)部交換信息的一種文書。主管人員可通過(guò)這種內(nèi)部交流把消息或要求層層下達(dá)到下屬人員處。也可交流把消息或要求層層下達(dá)到下屬人員處。也可用于部門之間平行交流。用于部門之間平行交流。 Company Logomemos are: almost always used within an organization.short and to-the-pointDifferences: Memos and Letters

37、less formal than business lettersCompany Logomemos have: no salutationno complimentary closingno signature at the bottom of the memoDifferences: Memos and Letters Company Logo D e a r M s. G re e n : . . . . . . S in c e re ly y o u rs, J J a am m e es s W Wa an ng g J a m e s W a n g E n c lo su re

38、 S a lu ta tio n C o m p lim e n ta ry c lo s in g S ig n itu re E n c lo s u re B o d y o f th e b u s in e s s le tte r Formats of MemosThe top line of a memo usually says “Memo” or “Memorandum” and the company logo or letterhead frequently goes above this, as shown in the picture. Sarara Chemical

39、s, Inc. Memo Date: To: From: Subject: （Text of the memo） The Order of the Heading Part: Memorandum Date: (double-spaced) To: (double-spaced) From: (double-spaced) Subject: (double-spaced) . (single-spaced) . (single-spaced) . The order of these items may infrequently vary. Text of the memo Memorandu

40、m To: (double-spaced) From: (double-spaced) Date: (double-spaced) Subject: (double-spaced) . (single-spaced) . (single-spaced) . The order of these items may infrequently vary. Text of the memo Body: brief message about a single topic the body usually has three parts, written in a deductive approach

41、 1. why memo is being written 2. information conveyed 3. suggested future action The format of a business memointerchangeableCompany LogoTo:From:Date:Subject:Date:To:From:Subject:Company Logo注意要點(diǎn)注意要點(diǎn) Guidelines u備忘一切文字靠左邊開始寫；備忘一切文字靠左邊開始寫；u正文與主題相隔兩行開始寫；正文與主題相隔兩行開始寫；u備忘錄不寫稱呼；備忘錄不寫稱呼；u象象Sincerely or Be

42、st regards 等問(wèn)候語(yǔ)不必于備等問(wèn)候語(yǔ)不必于備忘中出現(xiàn)；忘中出現(xiàn)；u如備忘長(zhǎng)度超過(guò)一頁(yè)，第二頁(yè)開頭要重復(fù)出現(xiàn)開頭中如備忘長(zhǎng)度超過(guò)一頁(yè)，第二頁(yè)開頭要重復(fù)出現(xiàn)開頭中“To” 一行一行, 日期日期, 主題等并注上相應(yīng)的頁(yè)碼主題等并注上相應(yīng)的頁(yè)碼. TO: readers names & job titles Correct name & job titles Courtesy titles are not necessary but make sure you Spell everyones name properly Dont use informal nickname E

43、.g.: To：Mr. John Smith，Sales Manager Heading FROM: your name and job title Handwrite your name & put your job title after your name E.g.: From: John Smith, General Manager DATE: Month (spelled out), Day, YearSubject : Summarize the main idea Required Brief, specific and concise Do not use whole

44、sentence Omit articles E.g.: Budget Meeting June 3, 10 a.m.Promotion of Staff 1. Vacation ScheduleHeading TO: All EmployeesFROM: Robert MendesDATE: March 26, 2010SUBJECT: Retirement Planning SeriesTO: All EmployeesFROM: Robert Mendes, Benefits ManagerDATE: March 26, 2010SUBJECT: Retirement Planning

45、Series on May 8, 2004Effective memoIneffective memoExercise in classTry your head Company LogoBody of the memoOpening segment(開場(chǎng)部分）開場(chǎng)部分）1. the reason for the correspondence;2. the recipient can get an overview of the memo by reading the first segment only.E.g.u I am writing to inform you ofu In resp

46、onse of your request, I am writing to provide you with recommendations onu The purpose of this memo is tou This memo provides information aboutCompany LogoBody of the memoDiscussion segment:u facts and figures, separated into paragraphs, each dealing with a particular theme; points are logically pre

47、sented.u 描述背景情況、任務(wù)、問(wèn)題：描述背景情況、任務(wù)、問(wèn)題： 就重點(diǎn)進(jìn)行更多的說(shuō)明。根就重點(diǎn)進(jìn)行更多的說(shuō)明。根據(jù)備忘錄的目的：可以解釋為什么有這些變化（背景情據(jù)備忘錄的目的：可以解釋為什么有這些變化（背景情況），或者知道同事如何行動(dòng)（任務(wù)），況），或者知道同事如何行動(dòng)（任務(wù)）， 或詳細(xì)說(shuō)明本備或詳細(xì)說(shuō)明本備忘錄要提出的問(wèn)題（問(wèn)題）。忘錄要提出的問(wèn)題（問(wèn)題）。Company LogoClosing segment: uan action statement, requiring action from recipient, or informing action to take.Company LogoFormat Memorandum titleTo : Ms Iris Anderson, Trust Officer From : Sam Jones, Payroll Accounting Date : 23 October 2009Subject :