成功會(huì)議的召開

1、 已經(jīng)按慣例每周例會(huì)已經(jīng)按慣例每周例會(huì)沒什么特別的事情要討論沒什么特別的事情要討論會(huì)議成本太大會(huì)議成本太大你是唯一做決策并且知道你是唯一做決策并且知道該怎么做的人（開會(huì)讓他該怎么做的人（開會(huì)讓他人參與只能把問題弄亂）人參與只能把問題弄亂）還有比開會(huì)更好的辦法還有比開會(huì)更好的辦法必須把信息同時(shí)傳達(dá)給必須把信息同時(shí)傳達(dá)給很多人很多人聽取部門匯報(bào)作聽取部門匯報(bào)作給小組委派工作給小組委派工作要讓別人參與決策以集要讓別人參與決策以集思廣益思廣益有些事情需要當(dāng)眾有些事情需要當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)表揚(yáng)或批評(píng) 一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因一家合資工廠著火了，經(jīng)過調(diào)查，原因在于一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)在于

2、一名員工違反了操作條例，在車間內(nèi)吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。吸煙，所以導(dǎo)致火災(zāi)發(fā)生。 (1)(1)如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，如果你是這家合資企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)理，你要采取下列哪種方式處理此事：你要采取下列哪種方式處理此事： A.A.一對(duì)一批評(píng)一對(duì)一批評(píng) B. B.開會(huì)當(dāng)眾批評(píng)開會(huì)當(dāng)眾批評(píng) C. C.寫檢查處罰寫檢查處罰 (2) (2)你為什么這么做？你為什么這么做？選擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞竭x擇最恰當(dāng)?shù)挠懻摲绞绞古c會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循使與會(huì)者能對(duì)討論有清楚的方向可循清楚地告知與會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)清楚地告知與會(huì)者應(yīng)有何種行為表現(xiàn)潔身自好與減少?zèng)_突潔身自好與減少?zèng)_突 根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多

3、不應(yīng)超過根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9 9個(gè)，最為合適的人數(shù)是個(gè)，最為合適的人數(shù)是5 5至至7 7人。這個(gè)人數(shù)既能夠人。這個(gè)人數(shù)既能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。要性具體決定。 根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過根據(jù)統(tǒng)計(jì)調(diào)查顯示，會(huì)議人數(shù)最多不應(yīng)超過9 9個(gè)，最為合適的人數(shù)是個(gè)，最為合適的人數(shù)是5 5至至7 7人。這個(gè)人數(shù)既能夠人。這個(gè)人數(shù)既

4、能夠防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避防止人數(shù)太少，不能集中反映群體思想，又能避免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。免因?yàn)槿藬?shù)過多，從而造成一部分人的消極參與。當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重當(dāng)然，會(huì)議的合適人數(shù)應(yīng)該根據(jù)會(huì)議的議題、重要性具體決定。要性具體決定。1 1、了解會(huì)議的目的、了解會(huì)議的目的3 3、確定會(huì)議的形式、確定會(huì)議的形式5 5、決定會(huì)議的時(shí)間、決定會(huì)議的時(shí)間7 7、決定會(huì)議的地點(diǎn)、決定會(huì)議的地點(diǎn)9 9、確定出席人數(shù)、確定出席人數(shù)1111、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽、是否準(zhǔn)備會(huì)議名簽1313、是否安排與會(huì)者住宿、是否安排與會(huì)者住宿1515、確定視聽教材、確定視聽教

5、材1717、準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖、準(zhǔn)備會(huì)場周邊位置圖1919、確定自己人的相關(guān)資料、確定自己人的相關(guān)資料2 2、是否一定要開會(huì)、是否一定要開會(huì)4 4、安排會(huì)議的議程、安排會(huì)議的議程6 6、確定會(huì)議的主持人、確定會(huì)議的主持人8 8、研究會(huì)場如何布置、研究會(huì)場如何布置1010、安排出席者座位、安排出席者座位1212、是否安排交通工具、是否安排交通工具1414、是否發(fā)出了會(huì)議通知、是否發(fā)出了會(huì)議通知1616、確定輔助教材、確定輔助教材1818、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料、是否要求與會(huì)者準(zhǔn)備資料2020、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做、是否安排會(huì)后娛樂項(xiàng)目并做好事先通知好事先通知需特別注意的因素：需特別注意的因素

6、：了解與會(huì)人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣。了解與會(huì)人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣。了解與會(huì)人員中有沒有吃素，要為這些人單獨(dú)做準(zhǔn)備。了解與會(huì)人員中有沒有吃素，要為這些人單獨(dú)做準(zhǔn)備。了解是否有外賓出席會(huì)議，是否需要配備翻譯人員。了解是否有外賓出席會(huì)議，是否需要配備翻譯人員。了解是否有媒體記者出席會(huì)議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位。了解是否有媒體記者出席會(huì)議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位。需特別注意的因素：需特別注意的因素：了解與會(huì)人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣。了解與會(huì)人員中是否有少數(shù)民族及其相關(guān)的風(fēng)俗習(xí)慣。了解與會(huì)人員中有沒有吃素，要為這些人單獨(dú)做準(zhǔn)備。了解與會(huì)人員中有沒有吃素，要為這些

7、人單獨(dú)做準(zhǔn)備。了解是否有外賓出席會(huì)議，是否需要配備翻譯人員。了解是否有外賓出席會(huì)議，是否需要配備翻譯人員。了解是否有媒體記者出席會(huì)議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位。了解是否有媒體記者出席會(huì)議，要為其準(zhǔn)備單獨(dú)的座位。會(huì)場布置的需要特別注意：會(huì)場布置的需要特別注意：與會(huì)人員超過與會(huì)人員超過1010個(gè)，會(huì)場最好布置成個(gè)，會(huì)場最好布置成“U”U”字型。字型。如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室型。如果是全體會(huì)議，可以布置成階梯教室型。5-75-7人的會(huì)議，最好成績安排成半島型。人的會(huì)議，最好成績安排成半島型。設(shè)定溝通目標(biāo)設(shè)定溝通目標(biāo)制定行動(dòng)計(jì)劃制定行動(dòng)計(jì)劃預(yù)備可能的爭執(zhí)預(yù)備可能的爭執(zhí)進(jìn)行自身（優(yōu)勢、劣勢）和環(huán)境

8、（機(jī)會(huì)、進(jìn)行自身（優(yōu)勢、劣勢）和環(huán)境（機(jī)會(huì)、威脅）的分析威脅）的分析 一次成功的會(huì)議背后一定是一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的明了的1H5W1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。 一次成功的會(huì)

9、議背后一定是一次成功的會(huì)議背后一定是非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要非常充分的準(zhǔn)備工作。高效會(huì)議要求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好求我們循序漸進(jìn)、按部就班的做好會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔會(huì)前的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。無論是簡潔明了的明了的1H5W1H5W，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備，還是項(xiàng)目分明的準(zhǔn)備工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一工作核對(duì)單，都需要我們對(duì)其有一個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。個(gè)全面而細(xì)致的了解及深刻的理解。好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好的準(zhǔn)備是成功的一半，一定要做好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。好會(huì)議的準(zhǔn)備工作。開展有效的溝通開展有效的溝通傳達(dá)資迅傳達(dá)資迅監(jiān)督員工，協(xié)調(diào)矛盾監(jiān)督員工，協(xié)調(diào)矛盾達(dá)成協(xié)議與解決問

10、題達(dá)成協(xié)議與解決問題資源共享資源共享開發(fā)創(chuàng)意開發(fā)創(chuàng)意按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排宣布人事安排當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議按人數(shù)分類按人數(shù)分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)方式分類按開會(huì)目的分類按開會(huì)目的分類團(tuán)體會(huì)議團(tuán)體會(huì)議一對(duì)一會(huì)議一對(duì)一會(huì)議面對(duì)面會(huì)議面對(duì)面會(huì)議電話會(huì)議電話會(huì)議視頻會(huì)議視頻會(huì)議宣布人事安排宣布人事安排當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議

11、當(dāng)眾表揚(yáng)或批評(píng)別人的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議臨時(shí)處理突發(fā)事件的會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議固定的團(tuán)隊(duì)會(huì)議集思廣益的會(huì)議集思廣益的會(huì)議建議頻率：至少每月一次建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)：不能多干每周一次，否則容易形成拖沓的不不能多干每周一次，否則容易形成拖沓的不良習(xí)慣；良習(xí)慣；將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏將會(huì)議時(shí)間記錄在筆記本上，以防因一時(shí)疏忽造成工作上的被動(dòng)。忽造成工作上的被動(dòng)。建議頻率：至少每月一次建議頻率：至少每月一次注意事項(xiàng)：注意事項(xiàng)： 利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則利用全體大會(huì)通報(bào)政策，但不能頻繁，否則會(huì)給公司造成沉重負(fù)擔(dān)。會(huì)給公司造成沉重負(fù)擔(dān)。建議頻率：隨時(shí)建議

12、頻率：隨時(shí)注意事項(xiàng)：切記太頻繁，否則會(huì)使員工感覺注意事項(xiàng)：切記太頻繁，否則會(huì)使員工感覺日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入做事無條理的可日日有危機(jī)，會(huì)讓公司陷入做事無條理的可怕境地。怕境地。建議頻率：按需要建議頻率：按需要注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是最壞注意事項(xiàng)：可以按需要天天發(fā)生，但是最壞不要超過不要超過1小時(shí)。小時(shí)。時(shí)間成本時(shí)間成本=參加會(huì)議的人數(shù)參加會(huì)議的人數(shù) X X（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間（與會(huì)者的準(zhǔn)備時(shí)間+ +與會(huì)者的旅行時(shí)與會(huì)者的旅行時(shí)間間+ +會(huì)議秘書工作時(shí)間會(huì)議秘書工作時(shí)間+ +會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間會(huì)議服務(wù)人員工作時(shí)間注意：注意：如果時(shí)間成本不太直觀，則轉(zhuǎn)換成金錢成本。如果時(shí)間成本不太直觀

13、，則轉(zhuǎn)換成金錢成本。金錢成本金錢成本=開會(huì)的時(shí)間成本開會(huì)的時(shí)間成本 X X 與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水與會(huì)人員平均每小時(shí)的薪水直接的會(huì)議成本直接的會(huì)議成本= =會(huì)議設(shè)施租用費(fèi)會(huì)議設(shè)施租用費(fèi) 會(huì)議場地費(fèi)會(huì)議場地費(fèi) 旅費(fèi)旅費(fèi) 食宿費(fèi)食宿費(fèi) 文件準(zhǔn)備費(fèi)文件準(zhǔn)備費(fèi)效率損失的效率損失的3 3種情況：種情況：因不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意因不及時(shí)接聽重要客戶的電話而損失一大筆生意不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)處理客戶的投訴而得罪一批客戶不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)不能及時(shí)解決自己管轄范圍內(nèi)的突發(fā)事件而停工停產(chǎn)A A、固定的部門會(huì)議、固定的部門會(huì)議 B B、一對(duì)一會(huì)

14、議、一對(duì)一會(huì)議 C C、處理突發(fā)事件的會(huì)議、處理突發(fā)事件的會(huì)議 D D、全體會(huì)議、全體會(huì)議 至少每兩月一次至少每兩月一次隨時(shí)隨時(shí)按需要按需要至少每月一次至少每月一次 從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處從某種角度而言，世界是一個(gè)時(shí)時(shí)處處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助處充滿會(huì)議的世界。高效的會(huì)議能幫助我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而我們迅速解決實(shí)踐中遇到的問題，然而低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)低效率的會(huì)議卻往往占據(jù)上風(fēng)，造成時(shí)間成本、直接成本及效率成本的損失。間成本、直接成本及效率成本的損失。因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解因此，每個(gè)人應(yīng)從基礎(chǔ)做起，深刻理解會(huì)議的意義、目的、分類、合理的

15、發(fā)生會(huì)議的意義、目的、分類、合理的發(fā)生頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先頻率以及如何計(jì)算會(huì)議的成本，只有先掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次掌握了這些基礎(chǔ)知識(shí)，才可能使每一次會(huì)議都會(huì)議都“行之有效行之有效”。 定義：定義：3-53-5分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。分鐘的談話，系統(tǒng)、簡潔及有明確宗旨。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。內(nèi)容：開會(huì)目的，時(shí)間安排，議事方式，紀(jì)律規(guī)則等。程序：程序：概述會(huì)議進(jìn)行程序；概述會(huì)議進(jìn)行程序；提供與討論有關(guān)的資訊、規(guī)范議程；提供與討論有關(guān)的資訊、規(guī)范議程；指定會(huì)議記錄者；指定會(huì)議記錄者；征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。征求對(duì)議程設(shè)計(jì)的意見。我有我有2

16、 2個(gè)問題要問：個(gè)問題要問：會(huì)議中往往是主持人說話做多，這是為什會(huì)議中往往是主持人說話做多，這是為什么？么？一次會(huì)議，一般存在以下情況，只有一次會(huì)議，一般存在以下情況，只有80%80%的的時(shí)間在真正開會(huì)；時(shí)間在真正開會(huì)；15%15%的時(shí)間大家沉默；的時(shí)間大家沉默；5%5%的時(shí)間有人搶著發(fā)言。的時(shí)間有人搶著發(fā)言。如何能更有效的分配時(shí)間？如何能更有效的分配時(shí)間？老師語錄：老師語錄：會(huì)議主持人在會(huì)議中所占的發(fā)言時(shí)間較多，主要有以會(huì)議主持人在會(huì)議中所占的發(fā)言時(shí)間較多，主要有以下原因：下原因：原因一：對(duì)議題較熟原因一：對(duì)議題較熟原因二：地位高，聲音大原因二：地位高，聲音大原因三：負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任原因三

17、：負(fù)擔(dān)較多的行政責(zé)任一次會(huì)議真正用于開會(huì)的時(shí)間只有一次會(huì)議真正用于開會(huì)的時(shí)間只有80%80%，如果將，如果將80%80%的的時(shí)間分給時(shí)間分給1 1個(gè)人，每人只能講個(gè)人，每人只能講1111分鐘，如果主持人滔滔分鐘，如果主持人滔滔不絕，其他人就沒有說話的機(jī)會(huì)了。不絕，其他人就沒有說話的機(jī)會(huì)了。我們建議：主持的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在我們建議：主持的發(fā)言時(shí)間應(yīng)掌握在20/8020/80； 要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等；要盡量保證每個(gè)人發(fā)言機(jī)會(huì)均等； 盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。盡量形成一種互動(dòng)的會(huì)議氛圍。用用“足夠多足夠多”的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)。的時(shí)間檢視困難所在，并使與會(huì)者達(dá)成共識(shí)。列舉

18、或圖示各提案并開始討論。列舉或圖示各提案并開始討論?？陀^比較提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭?？陀^比較提案的優(yōu)劣，避免意氣之爭。估計(jì)各提案的獲益率。估計(jì)各提案的獲益率。評(píng)估有無采集更多參考資料的需要。評(píng)估有無采集更多參考資料的需要。征求反對(duì)意見。征求反對(duì)意見。以中立角度檢視正反意見。以中立角度檢視正反意見。尋求與會(huì)者對(duì)各提案的認(rèn)同。尋求與會(huì)者對(duì)各提案的認(rèn)同。對(duì)舔作適當(dāng)?shù)男拚煌讌f(xié)。對(duì)舔作適當(dāng)?shù)男拚煌讌f(xié)。確認(rèn)議事結(jié)果。確認(rèn)議事結(jié)果。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。組成或指定議案執(zhí)行的監(jiān)督單位。之一：頭腦風(fēng)暴法：之一：頭腦風(fēng)暴法：無拘無束提意見，追求數(shù)量。無拘無束提意見，追求數(shù)量。將點(diǎn)子記在大家看得到的地

19、方，供大家參考將點(diǎn)子記在大家看得到的地方，供大家參考/ /啟發(fā)。啟發(fā)。鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想。鼓勵(lì)結(jié)合他人的想法提出新構(gòu)想。與會(huì)者不分職位高低，平等議事。與會(huì)者不分職位高低，平等議事。不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)價(jià)或反駁別人的意見。在無拘無束、不允許在點(diǎn)子匯集階段評(píng)價(jià)或反駁別人的意見。在無拘無束、相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多相互激蕩的情況下匯集的點(diǎn)子比一般方法多70%70%。之二：德爾菲法之二：德爾菲法專家群體決策法特點(diǎn)：專家群體決策法特點(diǎn)： 讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組進(jìn)讓專家以匿名群眾的身份參與問題的解決，靠專門的工作小組進(jìn)行協(xié)調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免

20、面對(duì)面的討論帶來的消極影響。行協(xié)調(diào)，通過信函進(jìn)行交流，避免面對(duì)面的討論帶來的消極影響。具體步驟：具體步驟：由工作小組明確問題的內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表。由工作小組明確問題的內(nèi)容，并設(shè)計(jì)一系列征詢解決問題的調(diào)查表。將調(diào)查表寄給事先鎖定的專家，請(qǐng)他們提供解決問題的意見和思路，將調(diào)查表寄給事先鎖定的專家，請(qǐng)他們提供解決問題的意見和思路，專家之間不溝通，相互保密。專家之間不溝通，相互保密。處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和意見的統(tǒng)計(jì)分析情況。處理這一輪征詢的意見，找出共同點(diǎn)和意見的統(tǒng)計(jì)分析情況。之三：易地思考法特點(diǎn)：之三：易地思考法特點(diǎn)：讓團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事情的干擾，到讓

21、團(tuán)隊(duì)離開原來的工作環(huán)境，擺脫日常事情的干擾，到另一個(gè)地方去專門研究一些問題。另一個(gè)地方去專門研究一些問題。參與決策的人員離開辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境去討論，參與決策的人員離開辦公室，到一個(gè)新的環(huán)境去討論，容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類瑣事的干擾，利于容易擺脫工作環(huán)境中上下級(jí)界限及各類瑣事的干擾，利于暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的暢所欲言，活躍思想，提出高水平的構(gòu)想，作出高水平的決策。決策。之四：思路轉(zhuǎn)換法特點(diǎn)：之四：思路轉(zhuǎn)換法特點(diǎn)：就是有意識(shí)的變化換傳統(tǒng)思路方式，從不同就是有意識(shí)的變化換傳統(tǒng)思路方式，從不同的角度，觀點(diǎn)甚至完全相反的方向來探索新的的角度，觀點(diǎn)甚至完全相反的

22、方向來探索新的方案。通常人們總是覺得例行做法就是唯一的方案。通常人們總是覺得例行做法就是唯一的合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就合理方式，一旦換一個(gè)新的角度進(jìn)行審視，就會(huì)有想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。會(huì)有想不到的發(fā)明或發(fā)現(xiàn)。這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決這是突破舊的思維模式進(jìn)行變革的決 策方法。策方法。 A A、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最、確保團(tuán)隊(duì)每個(gè)人都認(rèn)為所達(dá)成的決議是最 佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。佳的，并公開支持它；意見不和及沖突最低。 B B、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán)、保證所有問題和思想得到公開辯論，每個(gè)團(tuán) 隊(duì)成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng)隊(duì)

23、成員均有機(jī)會(huì)發(fā)表意見。復(fù)雜的決議會(huì)經(jīng) 過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。過深思熟慮，從而產(chǎn)生高質(zhì)量決議。 C C、允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。保證大、允許多數(shù)人對(duì)問題發(fā)表自己的意見。保證大 多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對(duì)迅速多數(shù)獲勝。決議可通過簡單唱票，相對(duì)迅速 和高效做出。和高效做出。 D D、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用；、決策迅速高效；在急需行動(dòng)的情況下最實(shí)用； 在權(quán)力界限明顯的地方最有效。在權(quán)力界限明顯的地方最有效。(1)(1)無異議決策無異議決策(2)(2)權(quán)威決策權(quán)威決策(3)(3)少數(shù)服從多數(shù)決策少數(shù)服從多數(shù)決策(4)(4)共識(shí)決策共識(shí)決策預(yù)留預(yù)留5-7分鐘做總結(jié)

24、分鐘做總結(jié)確定工作分配妥當(dāng)確定工作分配妥當(dāng)準(zhǔn)準(zhǔn)時(shí)結(jié)束會(huì)議時(shí)結(jié)束會(huì)議會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開會(huì)議的成功需要高明的策略。從會(huì)議的開始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰始直至?xí)h的結(jié)束，每一步都需要掌握得恰到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬到好處，只有這樣才能讓會(huì)議的高效變得萬無一失。無一失。需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步需要特別引起注意的是達(dá)成協(xié)議的具體步驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定驟和做好決策的一些科學(xué)方法。策略是決定會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解會(huì)議成敗的關(guān)鍵因素之一，一定要深刻理解并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的并靈活運(yùn)用成功會(huì)議的5 5種策略。希望你的種策略。

25、希望你的每一次會(huì)議都碩果累累每一次會(huì)議都碩果累累! ! 營造和諧氣氛營造和諧氣氛按照議程進(jìn)行按照議程進(jìn)行正確總結(jié)討論內(nèi)容正確總結(jié)討論內(nèi)容引導(dǎo)發(fā)言者解釋另人困惑的發(fā)言引導(dǎo)發(fā)言者解釋另人困惑的發(fā)言幫助與會(huì)者理清不假思索的想法幫助與會(huì)者理清不假思索的想法尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況尊重別人，避免會(huì)中意見一邊倒的情況減少與議題無關(guān)的爭辯和討論減少與議題無關(guān)的爭辯和討論保持中立態(tài)度保持中立態(tài)度聽完陳述后，就沒詞了聽完陳述后，就沒詞了向雙方之一表示贊同向雙方之一表示贊同阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來再談阻止對(duì)方宣泄，建議雙方冷靜下來再談?wù)J為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩者各自存在的問題認(rèn)為雙方都有錯(cuò)誤，指出兩

26、者各自存在的問題建議舉行一個(gè)你可能不是支持人的求借方法會(huì)議建議舉行一個(gè)你可能不是支持人的求借方法會(huì)議引導(dǎo)雙方攻擊你引導(dǎo)雙方攻擊你縮小問題的嚴(yán)重性縮小問題的嚴(yán)重性換話題（如果要求幫助解決你自己的問題）換話題（如果要求幫助解決你自己的問題）當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒（如暗示這樣會(huì)破壞員工的團(tuán)結(jié)）當(dāng)雙方爭執(zhí)時(shí)，表達(dá)不愉快的情緒（如暗示這樣會(huì)破壞員工的團(tuán)結(jié)）與會(huì)者十大守則與會(huì)者十大守則1 1、會(huì)前充分準(zhǔn)備、會(huì)前充分準(zhǔn)備2 2、會(huì)中全情投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意一意見、會(huì)中全情投入貢獻(xiàn)自己的創(chuàng)意一意見3 3、以解決問題為已任、以解決問題為已任4 4、開放的心態(tài)，摒除部門之見、開放的心態(tài)，摒除部門之見5 5、

27、盡可能多地獲取信息、盡可能多地獲取信息6 6、耐心聆聽，尊重他人的意見、耐心聆聽，尊重他人的意見7 7、勇于發(fā)言，言之有物、勇于發(fā)言，言之有物8 8、不隱惡楊善，不人生攻擊、不隱惡楊善，不人生攻擊9 9、避免不當(dāng)?shù)闹w語言、避免不當(dāng)?shù)闹w語言1010、會(huì)后總結(jié)、會(huì)后總結(jié)時(shí)間時(shí)間參會(huì)者的責(zé)任參會(huì)者的責(zé)任 開會(huì)前開會(huì)前根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)記下開會(huì)的日期、時(shí)間、地點(diǎn)做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備做好在會(huì)議中盡量表達(dá)的心理準(zhǔn)備 開會(huì)中開會(huì)中傾聽他人的意見傾聽他人的意見積極發(fā)表自己的見解積極發(fā)表自己

28、的見解關(guān)注正在討論的事項(xiàng)關(guān)注正在討論的事項(xiàng)與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的與主持人密切配合以達(dá)到會(huì)議目的 開會(huì)后開會(huì)后會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果會(huì)議達(dá)成了什么結(jié)果還有哪些事情未完成還有哪些事情未完成分配給自己的任務(wù)如何完成分配給自己的任務(wù)如何完成(1)(1)營造和諧氣氛營造和諧氣氛(2)(2)積極發(fā)表自己的見解積極發(fā)表自己的見解(3)(3)尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況尊重別人，避免出現(xiàn)會(huì)中意見一邊倒的情況(4)(4)依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料依據(jù)提供的資料準(zhǔn)備論證的材料(5)(5)根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題根據(jù)個(gè)人的觀點(diǎn)研究問題(6)(6)保持中立態(tài)度保持中立態(tài)度清清晰晰:滿滿足足自自己己的的要

29、要求求決決斷斷不不決決斷斷競爭競爭( (暴力暴力) )回避回避協(xié)作協(xié)作妥協(xié)妥協(xié)遷就遷就( (適應(yīng)適應(yīng)) )不合不合作作合作合作合作合作: :滿足對(duì)方的要求滿足對(duì)方的要求 主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不主持人和參會(huì)者的守則和責(zé)任是不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不同的，各有側(cè)重點(diǎn)，對(duì)會(huì)議而言都不可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，可或缺。二者的權(quán)責(zé)劃分一定要分明，這樣才能更好的發(fā)揮其作用。這樣才能更好的發(fā)揮其作用。 在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要在會(huì)議中難免會(huì)出現(xiàn)沖突，一定要了解解決沖突的幾種模式，了解主持了解解決沖突的幾種模式，了解主持人和參會(huì)者如何用不同的沖突類型來人和參會(huì)者如何用不同的沖突類

30、型來共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議共同解決矛盾、處理沖突，達(dá)成會(huì)議的最終結(jié)果。的最終結(jié)果。 團(tuán)隊(duì)反饋。即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家團(tuán)隊(duì)反饋。即團(tuán)隊(duì)反饋就是一個(gè)人給大家 反饋。反饋。一對(duì)一反饋。即一對(duì)一反饋是一個(gè)人給另一對(duì)一反饋。即一對(duì)一反饋是一個(gè)人給另 一個(gè)人一個(gè)人 反饋，這種反饋方式比較困難。反饋，這種反饋方式比較困難。反饋的兩種類型反饋的兩種類型正面指導(dǎo)反饋正面指導(dǎo)反饋建設(shè)性反饋建設(shè)性反饋建設(shè)性反饋金點(diǎn)子建設(shè)性反饋金點(diǎn)子2反饋反饋 描述行為描述行為 表達(dá)后果表達(dá)后果 征求意見征求意見 著眼未來著眼未來建設(shè)性反饋金點(diǎn)子建設(shè)性反饋金點(diǎn)子1 “漢堡漢堡”原則原則表揚(yáng)特定的成就，給予真心的肯定，然

31、后提出需要改進(jìn)的表揚(yáng)特定的成就，給予真心的肯定，然后提出需要改進(jìn)的“特定特定”行為表現(xiàn)，行為表現(xiàn)，最后以肯定和支持結(jié)束。最后以肯定和支持結(jié)束。好消息好消息不太好的消息不太好的消息2種效果較好的建設(shè)性反饋種效果較好的建設(shè)性反饋要描述，不要判斷。要描述，不要判斷。側(cè)重表現(xiàn)，而非性格。側(cè)重表現(xiàn)，而非性格。要有所特指。要有所特指。做一下深呼吸，保持冷靜：做一下深呼吸，保持冷靜：仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題。仔細(xì)傾聽，試圖以別人的觀點(diǎn)來看問題。弄清所有的問題以確定你的理解。弄清所有的問題以確定你的理解。承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭論。承認(rèn)你聽到的和懂得的而不去爭論。整理你聽到的，然后決定你同意什么

32、。整理你聽到的，然后決定你同意什么。要開朗，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。要開朗，不要防衛(wèi)性太強(qiáng)。要包容，不要獨(dú)斷專橫。要包容，不要獨(dú)斷專橫。要平等，不要有優(yōu)越感。要平等，不要有優(yōu)越感。描述性話語描述性話語是否正確是否正確(1)(1)你出生前我們就是這么做的你出生前我們就是這么做的! !是是 否否(2)(2)這就是最佳解決方法。這就是最佳解決方法。是是 否否(3)(3)這是目前為止我所知道的最好的解決方法，這是目前為止我所知道的最好的解決方法，你還有什么更好的建議？你還有什么更好的建議？是是 否否(4)(4)為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。為了按時(shí)完成任務(wù)，我要你這樣做。是是 否否會(huì)議記錄者特別重要。會(huì)議記

33、錄者特別重要。會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議會(huì)議記錄者的一個(gè)主要功能是記錄和維持議程所設(shè)計(jì)的程序。程所設(shè)計(jì)的程序。會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與會(huì)議記錄者還有協(xié)助主持人做好會(huì)議總結(jié)與歸納的功能。歸納的功能。觀察預(yù)防功能。觀察預(yù)防功能。 第一誤區(qū)第一誤區(qū) 社會(huì)性懈怠社會(huì)性懈怠 第二誤區(qū)第二誤區(qū) 從眾心理從眾心理 第三誤區(qū)第三誤區(qū) 團(tuán)體極化團(tuán)體極化 如何克服這種情況？為什么？如何克服這種情況？為什么？_ 會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，會(huì)議中非常容易出現(xiàn)社會(huì)性懈怠，即許多參會(huì)者始終沒有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，即許多參會(huì)者始終沒有進(jìn)入會(huì)議狀態(tài)，始終不發(fā)表意見，因此，往往影響會(huì)始終不發(fā)表意見，因此

34、，往往影響會(huì)議決策的客觀性。議決策的客觀性。會(huì)議記錄者應(yīng)具有的才能：會(huì)議記錄者應(yīng)具有的才能：反應(yīng)快反應(yīng)快寫字快寫字快知識(shí)面廣知識(shí)面廣記憶力特別強(qiáng)記憶力特別強(qiáng)組織能力強(qiáng)組織能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)傾聽能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng)總結(jié)能力強(qiáng) 會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重會(huì)議記錄者在傳統(tǒng)的會(huì)議觀中往往是不受重視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記視的，但是，現(xiàn)代會(huì)議使我們認(rèn)識(shí)到會(huì)議記錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地錄者在一次高效的會(huì)議中占有舉足輕重的地位。位。 會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要會(huì)議記錄者的作用僅次于會(huì)議主持人，要想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有多項(xiàng)想成為一名合格會(huì)議記錄者一定要具有

35、多項(xiàng)技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記技能。會(huì)議記錄者還要充分重視有關(guān)會(huì)議記錄的錄的1010大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能大建議。只有如此，會(huì)議記錄者才能在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用在會(huì)議中充分發(fā)揮自己的作用 。參會(huì)者注意：參會(huì)者注意：拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作有關(guān)的信息拿到會(huì)議記錄后要細(xì)讀，尤其是對(duì)與自己工作有關(guān)的信息做出標(biāo)記。做出標(biāo)記。分析一下會(huì)議的過程，分析一各個(gè)不同與會(huì)者對(duì)同一問題分析一下會(huì)議的過程，分析一各個(gè)不同與會(huì)者對(duì)同一問題的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)。的不同態(tài)度和表現(xiàn)，分析一下人際關(guān)系的狀態(tài)?？紤]會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案?？紤]會(huì)議上所分派給自己的任務(wù)的完成方案。會(huì)議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會(huì)議會(huì)議可能是新任務(wù)的開始，要考慮是否召開自己部門會(huì)議進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會(huì)議精神貫徹到下一步的工作中去。進(jìn)行動(dòng)員和安排，并將會(huì)議精神貫徹到下一步的工作中去。 在實(shí)際工作中，很少有人會(huì)在開會(huì)在實(shí)際工作中，很少有人會(huì)在開會(huì)之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會(huì)之后繼續(xù)跟進(jìn)工作，人們只是把開會(huì)當(dāng)作開會(huì)而已。這種習(xí)慣好嗎？如何當(dāng)作開會(huì)而已。這種習(xí)慣好嗎？如何改正？改正？_ _請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表。請(qǐng)大家填寫會(huì)議評(píng)估表。針對(duì)評(píng)估意見做出改進(jìn)措施。針對(duì)評(píng)估