會議籌備執(zhí)行手冊簿簿最終版

1、會議籌備執(zhí)行手冊流程安排是綱領前期準備是基礎合作執(zhí)行是關鍵控制應變是保障細節(jié)的把控決定效果后期跟蹤是超越的所在二零一六年一月目錄一、手冊說明2二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通三、籌備環(huán)節(jié)二：會議通知的撰寫3四、籌備環(huán)節(jié)三：會議籌備五、籌備環(huán)節(jié)四：現場執(zhí)行六、籌備環(huán)節(jié)五：會后跟進七、工作人員禮儀 9一、手冊說明大型會議活動工作較為復雜，因此大型會議活動需要在具體執(zhí)行 中制定嚴謹周密的活動執(zhí)行方案，本執(zhí)行手冊僅為XX公司總行大型 會議活動的部分環(huán)節(jié)提供原則性指導，討論對象主要為接待及現場布 置等項目。本手冊將活動執(zhí)行分為五個環(huán)節(jié)： 信息溝通、會議通知的撰寫、 會議籌備、現場執(zhí)行、會后跟進，以供執(zhí)行負責人把

2、握整個執(zhí)行過程， 避免因缺乏程序和規(guī)劃而造成執(zhí)行疏漏或偏差，實現清晰的會議主題 把握、完善的會議通知撰寫、清晰的籌備流程、完美的現場執(zhí)行和持 續(xù)到位的會后跟進，最終完成一個完美的會議籌備執(zhí)行過程。二、籌備環(huán)節(jié)一：信息溝通信息溝通是會議籌備中的第一環(huán)節(jié)。充分的信息溝通能盡可能避免由于會議籌備人員對會議理解的偏差和信息失真造成的反工、遺漏和時間浪費等問題。因此會議籌備執(zhí)行負責人須在會議正式籌備之前, 與領導和其它人士進行充分溝通，在可允許的范圍內爭取了解與會議 有關的更多信息，填寫下列會議信息溝通表，再籌劃下一步工作。會議信息溝通表會議名稱會議時間會議地點承辦部門協辦/聯辦部門會議形式現場口 視頻

3、口參會人數會議聯系人會議目的/意義會議內容/議程主要領導參會人員接待標準是否安排住宿？住宿標準：什么級別的參會人員可以安排住宿是否安排接機？接機標準：什么級別的參會人員可以安排接機是否安排班車？班車的接送時間、地點？班車的接送標準其它要求參會人員是否允許請假？請假流程對參會人員的著裝要求：是否必須著正裝出席？三、籌備環(huán)節(jié)二：會議通知的撰寫內容完善且信息準確的會議通知是會議舉辦成功的基礎。在會議信息溝通完成之后，執(zhí)行負責人填寫會議信息溝通表，之后撰寫會議 通知（初稿），提交給領導審閱，最后根據領導反饋意見擬定會議通 知（最終版）并下發(fā)相關部門及經營單位。其整體流程如下：會議通知的基本要素：1、會

4、議名稱與目的；2、會議時間與地點；3、承辦辦/聯辦/協辦部門；4、與會領導、參會人員與規(guī)模;5、會議議程。6、報名與接站回執(zhí)7、請假申請表&注意事項與參會要求9、聯系人四、籌備環(huán)節(jié)三：會議籌備會議通知發(fā)出后，正式進入會議籌備環(huán)節(jié)，主要包括以下內容： 參會人員接待、會場確定與布置、會議材料印制與分發(fā)。一、參會人員接待：1、參會回執(zhí)的整理包括會議報名回執(zhí)、接站回執(zhí)、會議請假單。盡快整理出五張 EXCEL表格：參會人員統計表、住宿人員統計表、接站人員及接站 信息統計表、搭乘班車人員統計表、請假人員統計表。2、住宿安排與用餐安排溝通此次會議的住宿人數、用餐人數?？紤]住宿人數與用餐人數 時，需兼

5、顧參會人員以及承辦會議的部門工作人員。3、接站安排與班車安排上報此次參會人員的接站信息以及搭乘班車的人員名單，請他們安排車隊接站以及班車接送事宜。此外，盡早確定班車的出發(fā)時間、 地點以及班車司機的聯系方式。確定一名押車人，請他在會議當天組 織班車搭乘人員上下車，確保所有乘客按時到達班車發(fā)車地點，與班 車司機協調發(fā)車時間。4、討論會的分組安排會議有可能安排一至兩場討論會， 需要提前確定分組名單，明確 召集人與記錄人。二、會場確定與布置1、會議場地預定會議場地一定要與參會人數、會議主題相符。預定會場，其中包括主會場及討論會會場。如果會議以視頻和現 場相結合的方式召開，需要聯系辦公室，下發(fā)通知開通相

6、關部門及經 營單位的視頻設備。2、會議場地布置根據參會人員，制作會議座次表。并在會議召開的前一天，張貼 在會場門口。準備席卡。 在會議召開之前，按照會議座次表擺放席卡。制作會議背景PPT,收集整理會議現場需要展示的 PPT及音頻、 影像資料。 準備好會議現場使用的電腦等電子設備。三、會議材料印制與分發(fā)1、編制會議手冊（含會議議程、會議材料清單、會議討論安排、 參會人員名單、注意事項等內容）2、編寫主持人串詞3、印制會議文件4、準備及分發(fā)會議材料提前領取文件袋、筆記本及簽字筆。將會議文件、筆記本及簽字 筆裝入文件袋。運送會議材料至會場，并根據會議材料領取名單進行分發(fā)。五、籌備環(huán)節(jié)四：現場執(zhí)行一、

7、參會人員接待1、參會領導接待：聯系參會領導秘書，確認會議時間、地址、交通路線圖等信息， 預先告訴迎接事宜；參會領導即到時，注意來往車輛，到迎接處準備好，及時告知部 門領導迎接參會領導2、參會人員簽到與引導：設置一位接待人員負責引導參會人員至會場指定座位入座。3、班車接送設置一名押車人，組織班車搭乘人員上下車。提前通知所有報名搭乘班車的人員有關班車的發(fā)車地點及發(fā)車 時間，確保所有報名搭乘班車的人員能夠及時搭乘班車，準時抵達和 離開會場。班車抵達會場后，負責引導班車搭乘人員至會議現場。二、會場布置排查于會議正式召開之前，會議籌備人員提前就位，執(zhí)行負責人須對 現場工作進行全面排查。1、物品擺放：現場

8、桌椅、席卡、會議材料和筆是否擺放整齊；2、房屋擺設：此次會議的座次表是否已張貼在會場門口，會場內部擺設是否美觀、干凈、整潔;3、電子設備：電子設備是否運行正常，所有音頻、PPT等電子資料是否已完全到位；三、會議現場配合會議執(zhí)行負責人根據會議執(zhí)行方案，列明會議現場需要執(zhí)行的工 作，并進行工作人員細致安排，以配合會議現場流程中的所有工作。 包括：會議現場錄音、攝影、攝像會議的新聞發(fā)布、領導講話記錄、參會人員發(fā)言記錄等六、籌備環(huán)節(jié)五：會后跟進會后跟進工作也是會議籌備的重要環(huán)節(jié)。于會議結束之后，需及 時對活動進行跟進整理，具體包括如下幾個方面：1、會議/活動紀要于會議結束后，工作人員及時整理會議現場錄音、視頻和會議記 錄，撰寫會議/活動紀要，針對重要會議，需要形成會議記錄，甚至 形成會議/活動成果書籍。2、會議新聞稿會議結束的當天晚上，工作人員整理會議新聞稿，保證第二天及 時進行新聞發(fā)布。3、音像資料整理會議結束后及時對會議圖片、視頻等音像資料進行整理、修飾和剪輯，重要會議的視頻和圖片還須進行刻盤，連同其它活動成果資料、 洗印照片等4、活動文件歸檔在會后跟進的基本工作完成之后，對會議文件進行勘誤、歸檔整 理。5、意見反饋于會議結束后，對參會人員的意見進行整理并及時反饋。對與會領導的參會和支持表示感謝。七、工作人員禮儀一、著裝禮儀：男士著裝禮儀：男士