書面報(bào)告與陳述匯報(bào)技巧(學(xué)員手冊(cè))

1、1一頁紙、五分鐘職業(yè)化書面報(bào)告與陳述匯報(bào)實(shí)務(wù)2主要工作經(jīng)歷：主要工作經(jīng)歷：1010年秘書、年秘書、2 2年編輯兼記者、年編輯兼記者、6 6年調(diào)研員年調(diào)研員立足海馬文化和管理體系，基于報(bào)告與匯報(bào)體系的公司化、職業(yè)化和標(biāo)立足海馬文化和管理體系，基于報(bào)告與匯報(bào)體系的公司化、職業(yè)化和標(biāo)準(zhǔn)化態(tài)勢(shì)，力求課程內(nèi)容完整、緊致和實(shí)用準(zhǔn)化態(tài)勢(shì)，力求課程內(nèi)容完整、緊致和實(shí)用p 課程目標(biāo)統(tǒng)一報(bào)告與匯報(bào)理念、規(guī)范報(bào)告與匯報(bào)標(biāo)準(zhǔn)、提升報(bào)告與匯報(bào)達(dá)成效率統(tǒng)一報(bào)告與匯報(bào)理念、規(guī)范報(bào)告與匯報(bào)標(biāo)準(zhǔn)、提升報(bào)告與匯報(bào)達(dá)成效率p 課程設(shè)計(jì)思想總計(jì)總計(jì)3.53.5小時(shí)，其中小時(shí)，其中1010：00-1000-10：1515休息休息p 課

2、堂時(shí)間安排p 講師介紹3課程架構(gòu)書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要一一一頁紙一頁紙書面報(bào)告形成書面報(bào)告形成二二五分鐘五分鐘陳述匯報(bào)達(dá)成陳述匯報(bào)達(dá)成三三4一、書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要一、書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要5 定義定義 公文：是公務(wù)文書的簡(jiǎn)稱，是在行政管理活動(dòng)中產(chǎn)生的，按照嚴(yán)格的、法定的生效程序和規(guī)范的格式制定的具有傳遞信息和記錄作用的載體。乃公務(wù)活動(dòng)的產(chǎn)物和工具，是公府所作之文、公事所用之文。 公司公文：是生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、管理過程中常用的、基本的工作方式和交流載體。1、公文定義與常用類型 公司常用類型公司常用類型 上行文：請(qǐng)示、報(bào)告類 平行文：函 下行文：通知、通報(bào)、決定、規(guī)定、辦法、會(huì)

3、議紀(jì)要等 6書面報(bào)告書面報(bào)告泛指班組長(zhǎng)向上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)（主任、部長(zhǎng)、公司領(lǐng)導(dǎo)等）進(jìn)行說明、告知、論證有關(guān)工作或?qū)ο掳才?、?dòng)員有關(guān)生產(chǎn)或質(zhì)量等工作時(shí)的書面溝通形式。書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要班組長(zhǎng)應(yīng)會(huì)班組長(zhǎng)應(yīng)會(huì) 總結(jié)類：年度總結(jié)、專項(xiàng)工作總結(jié)等 計(jì)劃類：規(guī)劃、方案、專項(xiàng)工作安排等 報(bào)告類：調(diào)查報(bào)告、述職報(bào)告、問題解決報(bào)告 辦法類：規(guī)章制度等 會(huì)議類：記錄、紀(jì)要 講話類：部署、動(dòng)員、競(jìng)聘、演講等2、書面報(bào)告與主要內(nèi)容7書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要五大五大要素要素 標(biāo)題標(biāo)題 主送主送 正文正文 署名署名 成文時(shí)間成文時(shí)間3、報(bào)告構(gòu)成84、基本格式文本布局：文本布局：上空天

4、、下空地，重新起行空兩格，落款完整年月日上空天、下空地，重新起行空兩格，落款完整年月日層級(jí)關(guān)系：層級(jí)關(guān)系：序號(hào)依次排列，視層數(shù)選擇序號(hào)依次排列，視層數(shù)選擇 一、一、 （一）（一） 1 1、 （1 1） a a、95、表現(xiàn)形式 文字版文字版式（式（WORDWORD） 表表格版式格版式（EXCELEXCEL、PROJECTPROJECT） 多媒體版式（多媒體版式（PPTPPT、PDFPDF）書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要106、呈報(bào)方式 發(fā)送郵件發(fā)送郵件 當(dāng)面遞交當(dāng)面遞交 請(qǐng)人轉(zhuǎn)交請(qǐng)人轉(zhuǎn)交 置于對(duì)方桌面置于對(duì)方桌面書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面

5、報(bào)告與陳述匯報(bào)概要11書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要“三適三適” “ “時(shí)時(shí)”的選擇：的選擇：體現(xiàn)時(shí)效性，抓住最佳時(shí)點(diǎn)，時(shí)間體現(xiàn)時(shí)效性，抓住最佳時(shí)點(diǎn)，時(shí)間、時(shí)段、時(shí)段適時(shí)適時(shí) “ “事事”的把握：的把握：事實(shí)清楚，層次清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，事實(shí)清楚，層次清晰，邏輯嚴(yán)謹(jǐn)，語言密度、信息含量語言密度、信息含量適量適量，通常通常“一事、一文、一報(bào)一事、一文、一報(bào)” “ “勢(shì)勢(shì)”的處理：的處理：用詞準(zhǔn)確、表述清晰用詞準(zhǔn)確、表述清晰，語言、語氣語言、語氣、語速、語速適度適度7、生成原則12表現(xiàn)表現(xiàn)“四精四精”： 形式精美 結(jié)構(gòu)精密 觀點(diǎn)精晰 語言精練書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書

6、面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要8、評(píng)價(jià)標(biāo)準(zhǔn)結(jié)構(gòu)結(jié)構(gòu)“四精四精”： 題目精準(zhǔn) 開頭精致 主體精深 結(jié)尾精干 13領(lǐng)悟與理解能力領(lǐng)悟與理解能力分析與判斷能力分析與判斷能力觀察與思維能力觀察與思維能力概括與總結(jié)能力概括與總結(jié)能力專業(yè)知識(shí)與綜合能力專業(yè)知識(shí)與綜合能力書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要能能力力模模型型9、能力模型14提升途徑-“五多”書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要書面報(bào)告與陳述匯報(bào)概要10、提升途徑15二、一頁紙二、一頁紙書書面報(bào)告形成面報(bào)告形成161、書面報(bào)告的原則與技巧原則原則 效率：效率：一頁紙一頁紙 效果：效果：通過率、達(dá)

7、成率通過率、達(dá)成率技巧技巧以事實(shí)為依據(jù)以事實(shí)為依據(jù)以要求為準(zhǔn)繩以要求為準(zhǔn)繩以目標(biāo)為導(dǎo)向以目標(biāo)為導(dǎo)向把握內(nèi)容本體把握內(nèi)容本體（什么事）（什么事）針對(duì)對(duì)象客體針對(duì)對(duì)象客體（誰聽、看）（誰聽、看）體現(xiàn)形式主體體現(xiàn)形式主體（誰寫、講）（誰寫、講）“兩清兩清”：?jiǎn)栴}清楚、對(duì)策清晰問題清楚、對(duì)策清晰“兩適兩適”：職能身份適合、組織形式適當(dāng)職能身份適合、組織形式適當(dāng)三體三體合一合一“兩準(zhǔn)兩準(zhǔn)”：把握作用準(zhǔn)、把握風(fēng)格準(zhǔn)把握作用準(zhǔn)、把握風(fēng)格準(zhǔn)一頁紙書面報(bào)告技術(shù)172、主要過程理解與構(gòu)思：理解與構(gòu)思：領(lǐng)會(huì)意圖和要求領(lǐng)會(huì)意圖和要求確定目標(biāo)與確定目標(biāo)與問題問題開展調(diào)研與開展調(diào)研與收集素材收集素材選擇表現(xiàn)形式選擇表現(xiàn)形

8、式框架與觀點(diǎn)：框架與觀點(diǎn)：形成框架和提綱形成框架和提綱整理篩選素材整理篩選素材把握關(guān)鍵，把握關(guān)鍵，提煉題目與觀點(diǎn)提煉題目與觀點(diǎn)布局謀篇，布局謀篇，策劃行文結(jié)構(gòu)與策劃行文結(jié)構(gòu)與邏輯順序邏輯順序行文，論證行文，論證觀點(diǎn)觀點(diǎn)整理與呈報(bào)：整理與呈報(bào)：可輔以簡(jiǎn)要說明可輔以簡(jiǎn)要說明選擇恰當(dāng)?shù)倪x擇恰當(dāng)?shù)男问脚c時(shí)間形式與時(shí)間檢查與修改：檢查與修改：避免低級(jí)錯(cuò)誤避免低級(jí)錯(cuò)誤斟酌三四，確保斟酌三四，確保觀點(diǎn)明確有效觀點(diǎn)明確有效檢查組織結(jié)構(gòu)，檢查組織結(jié)構(gòu)，確保邏輯清晰確保邏輯清晰檢查文本，確保檢查文本，確保形式、排版、裝形式、排版、裝訂、文字、標(biāo)點(diǎn)無訂、文字、標(biāo)點(diǎn)無懈可擊懈可擊提交階段提交階段4起草階段起草階段2準(zhǔn)

9、備階段準(zhǔn)備階段1確認(rèn)階段確認(rèn)階段3一頁紙一頁紙一頁紙書面報(bào)告技術(shù)書面報(bào)告技術(shù)書面報(bào)告技術(shù)18簡(jiǎn)單簡(jiǎn)單問題問題復(fù)雜化復(fù)雜化 （具體具體問題問題解決方案解決方案）復(fù)雜復(fù)雜問題問題簡(jiǎn)單化簡(jiǎn)單化（請(qǐng)示、報(bào)告）（請(qǐng)示、報(bào)告）六步走：六步走：?jiǎn)栴}、現(xiàn)狀、真因、目標(biāo)、問題、現(xiàn)狀、真因、目標(biāo)、對(duì)策、今后計(jì)劃對(duì)策、今后計(jì)劃三段論三段論：為什么為什么（背景或緣由背景或緣由）做什么做什么（動(dòng)作或步驟動(dòng)作或步驟）怎么樣怎么樣（結(jié)論或結(jié)果）結(jié)論或結(jié)果）圖式圖式文式文式可簡(jiǎn)可繁化可簡(jiǎn)可繁化（規(guī)劃、計(jì)劃、（規(guī)劃、計(jì)劃、總結(jié)、述職）總結(jié)、述職）附件法附件法：正文（簡(jiǎn)明扼要、框架要點(diǎn)）正文（簡(jiǎn)明扼要、框架要點(diǎn)）附件（支撐素材、

10、內(nèi)容展開）附件（支撐素材、內(nèi)容展開）表式表式一頁紙技術(shù)一頁紙技術(shù)3、報(bào)告模板與要求一頁紙一頁紙一頁紙書面報(bào)告技術(shù)書面報(bào)告技術(shù)書面報(bào)告技術(shù)19例例1 1 由于由于6 6月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生產(chǎn)，目前的狀月份起新研制的汽車上線，與原有汽車并行生產(chǎn)，目前的狀況無法對(duì)應(yīng)，因此必須對(duì)車間的布置和作業(yè)方法進(jìn)行改革。況無法對(duì)應(yīng)，因此必須對(duì)車間的布置和作業(yè)方法進(jìn)行改革。 6 6月份起新研制的汽車上線，實(shí)行與原有汽車并行生產(chǎn)月份起新研制的汽車上線，實(shí)行與原有汽車并行生產(chǎn), ,需要改善需要改善車間布置車間布置和和作業(yè)方法作業(yè)方法。例例2 2安全問題并不是不安全問題并不是不比比數(shù)量問題重要。數(shù)量問

11、題重要。安全問題比數(shù)量問題重要。安全問題比數(shù)量問題重要。公文語式、句式練公文語式、句式練習(xí)習(xí)20例例3 3質(zhì)量不合格的事件，去年發(fā)生了質(zhì)量不合格的事件，去年發(fā)生了3434起，今年發(fā)生了起，今年發(fā)生了1818起。起。今年發(fā)生質(zhì)量不合格事件今年發(fā)生質(zhì)量不合格事件1818起起，比去年下降了，比去年下降了47%47%。例例4 4今年的銷售情況還可以。今年的銷售情況還可以。今年的銷售完成了目標(biāo)的今年的銷售完成了目標(biāo)的98%98%。例例5 5業(yè)績(jī)由下屬的干勁所左右。業(yè)績(jī)由下屬的干勁所左右。下屬的干勁極大影響著業(yè)績(jī)。下屬的干勁極大影響著業(yè)績(jī)。21 態(tài)度類：態(tài)度類：錯(cuò)別字錯(cuò)別字、標(biāo)點(diǎn)、段落、文字不通順、細(xì)節(jié)、

12、標(biāo)點(diǎn)、段落、文字不通順、細(xì)節(jié) 技術(shù)類：技術(shù)類：規(guī)范性規(guī)范性、格式、排版、裝訂、基本程序和模式、格式、排版、裝訂、基本程序和模式、表現(xiàn)形式表現(xiàn)形式、篇、篇 幅、措辭、報(bào)告詳細(xì)程度幅、措辭、報(bào)告詳細(xì)程度 n 結(jié)構(gòu)類：結(jié)構(gòu)類： 文不對(duì)題、段落不對(duì)稱、內(nèi)容空洞文不對(duì)題、段落不對(duì)稱、內(nèi)容空洞 表現(xiàn)類：表現(xiàn)類：判斷領(lǐng)導(dǎo)傾向、時(shí)機(jī)選擇、遞交方式、不同觀點(diǎn)表達(dá)方式判斷領(lǐng)導(dǎo)傾向、時(shí)機(jī)選擇、遞交方式、不同觀點(diǎn)表達(dá)方式 邏輯類：邏輯類：報(bào)告的組織架構(gòu)、條理性、報(bào)告內(nèi)容選擇、主次重點(diǎn)的安排報(bào)告的組織架構(gòu)、條理性、報(bào)告內(nèi)容選擇、主次重點(diǎn)的安排 經(jīng)驗(yàn)類：經(jīng)驗(yàn)類：深度和廣度，知識(shí)沉淀、文筆底蘊(yùn)深度和廣度，知識(shí)沉淀、文筆底蘊(yùn)

13、 改進(jìn)方法：改進(jìn)方法： 讀、查、讀、查、改改改進(jìn)方法：改進(jìn)方法：看、悟、看、悟、練練4、公司內(nèi)常見問題及改進(jìn)方法22請(qǐng)用三句話介紹或描述自己，要體現(xiàn)自身特點(diǎn)或優(yōu)勢(shì)23三、五分鐘三、五分鐘陳陳述匯報(bào)達(dá)成述匯報(bào)達(dá)成241、陳述的目的與指導(dǎo)思想五分鐘陳述匯報(bào)技術(shù) 引起共鳴：引起共鳴：?jiǎn)酒痤I(lǐng)導(dǎo)（對(duì)象）的注意，提起對(duì)報(bào)喚起領(lǐng)導(dǎo)（對(duì)象）的注意，提起對(duì)報(bào) 告內(nèi)容的關(guān)心和關(guān)注告內(nèi)容的關(guān)心和關(guān)注 信息共享：信息共享：突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確傳達(dá)信息，成突出重點(diǎn)，簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確傳達(dá)信息，成 為對(duì)方判斷和決策的優(yōu)異、有效、有力輸入為對(duì)方判斷和決策的優(yōu)異、有效、有力輸入 達(dá)成共識(shí)：達(dá)成共識(shí)：說服領(lǐng)導(dǎo)（對(duì)象），打消顧慮和疑說服

14、領(lǐng)導(dǎo)（對(duì)象），打消顧慮和疑 慮，接受報(bào)告內(nèi)容及觀點(diǎn)，采取行動(dòng)慮，接受報(bào)告內(nèi)容及觀點(diǎn)，采取行動(dòng)指導(dǎo)思想指導(dǎo)思想目的目的 五分鐘搞定五分鐘搞定：短（簡(jiǎn)短）、平（平和）、快（快：短（簡(jiǎn)短）、平（平和）、快（快 捷）捷）25準(zhǔn)備期準(zhǔn)備期了解對(duì)象，三選四定了解對(duì)象，三選四定：選擇時(shí)機(jī)，選定具體選擇時(shí)機(jī)，選定具體達(dá)成目標(biāo)，選用適當(dāng)達(dá)成目標(biāo)，選用適當(dāng)?shù)囊暵犉鞑牡囊暵犉鞑亩▋?nèi)容，定思路，定定內(nèi)容，定思路，定風(fēng)格，定要點(diǎn)風(fēng)格，定要點(diǎn)-至少至少30分鐘分鐘報(bào)告期報(bào)告期四步走四步走:報(bào)報(bào)-匯報(bào)匯報(bào)聽聽-傾聽傾聽 思思-思考思考 記記-記錄或記憶記錄或記憶答答-解答解釋說明解答解釋說明表表-表態(tài)表態(tài)-5分鐘分鐘完善期

15、完善期兩個(gè)基本點(diǎn)：兩個(gè)基本點(diǎn)： 時(shí)效性：整理定稿，時(shí)效性：整理定稿，注重時(shí)間效率注重時(shí)間效率 實(shí)效性：付諸行動(dòng)，實(shí)效性：付諸行動(dòng)，注重實(shí)際效果注重實(shí)際效果-視情況而定，可長(zhǎng)可視情況而定，可長(zhǎng)可短、可快可慢短、可快可慢2、陳述過程五分鐘五分鐘五分鐘陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)263、陳述技巧適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)木嚯x距離適當(dāng)?shù)剡m當(dāng)?shù)匾脤?duì)引用對(duì)方思想方思想6“6“適適”適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)囊暰€接觸視線接觸適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)挠^察觀察適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)恼Z氣語氣適當(dāng)?shù)倪m當(dāng)?shù)耐ｎD停頓三三忌忌忌思路不清忌思路不清忌喋喋不休忌喋喋不休忌無益之舉忌無益之舉五分鐘五分鐘五分鐘陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)274、公司常見陳述問

16、題及規(guī)避 心理問題：心理問題：心心里緊張、自暴自棄、心理抵觸里緊張、自暴自棄、心理抵觸 正視、重視正視、重視 表達(dá)問題：表達(dá)問題：口齒不清、語速過快或過慢口齒不清、語速過快或過慢 冷靜、沉著冷靜、沉著 表現(xiàn)問題：表現(xiàn)問題：邏輯混亂、離題跑題邏輯混亂、離題跑題 明確目標(biāo)、緊扣主題明確目標(biāo)、緊扣主題 態(tài)度問題：態(tài)度問題：準(zhǔn)備不充分、資料數(shù)據(jù)不完整準(zhǔn)備不充分、資料數(shù)據(jù)不完整 打好基礎(chǔ)、做好積累打好基礎(chǔ)、做好積累 臨場(chǎng)處理：臨場(chǎng)處理：時(shí)間有異、陳述對(duì)象態(tài)度不好、陳述對(duì)象當(dāng)場(chǎng)打斷或否定、時(shí)間有異、陳述對(duì)象態(tài)度不好、陳述對(duì)象當(dāng)場(chǎng)打斷或否定、 目標(biāo)不能達(dá)成一致等目標(biāo)不能達(dá)成一致等 充分準(zhǔn)備、積極應(yīng)變充分準(zhǔn)備

17、、積極應(yīng)變 五分鐘五分鐘五分鐘陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)陳述匯報(bào)技術(shù)28 關(guān)于書面報(bào)告與陳述技巧課程，通過與部分即將受訓(xùn)人員的溝通，以關(guān)于書面報(bào)告與陳述技巧課程，通過與部分即將受訓(xùn)人員的溝通，以及平常的了解，受訓(xùn)人員普遍存在以下不足：及平常的了解，受訓(xùn)人員普遍存在以下不足： 對(duì)書面報(bào)告的提交時(shí)機(jī)不了解，即：何時(shí)何事可以或應(yīng)該提交報(bào)告不了解；對(duì)書面報(bào)告的提交時(shí)機(jī)不了解，即：何時(shí)何事可以或應(yīng)該提交報(bào)告不了解； 對(duì)書面報(bào)告的格式要求不了解，導(dǎo)致報(bào)告形式千奇百怪；對(duì)書面報(bào)告的格式要求不了解，導(dǎo)致報(bào)告形式千奇百怪； 對(duì)書面報(bào)告的內(nèi)容編寫思路混亂，容易走極端，不是廣而空，就是進(jìn)胡同；對(duì)書面報(bào)告的內(nèi)容編寫思路混亂，容易走極端，不是廣而空，就是進(jìn)胡同； 書面報(bào)告編寫和陳述過程中，內(nèi)容和語言組織不嚴(yán)密，容易出現(xiàn)跳躍性內(nèi)書面報(bào)告編寫和陳述過程中，內(nèi)容和語言組織不嚴(yán)密，容易出現(xiàn)跳躍性內(nèi)容，前后關(guān)系不對(duì)等，缺乏邏輯性；容，前后關(guān)系不對(duì)等，缺乏邏輯性； 容易出現(xiàn)過多